Comprenda las necesidades expresadas por su patrocinador y sus necesidades

reales
Las necesidades del patrocinador se exponen en una serie de documentos que comienzan a un
alto nivel y se van detallando a medida que se conoce más información

1. Caso de negocios. Las necesidades iniciales de los patrocinadores se expresan en el Business

Case. Este documento describe lo que el patrocinador está tratando de lograr, los beneficios que
espera obtener y los costos que espera pagar.

2. Carta del proyecto (Project Charter). Si se aprueba el Business Case, el director del proyecto
trabaja con el patrocinador para entender las necesidades a un nivel más detallado. Esto da como
resultado una Carta del Proyecto. La Carta describe específicamente las necesidades del
patrocinador en términos de objetivos, resultados y criterios de éxito. La Carta también describe
los aspectos adicionales del proyecto que deben ser gestionados para que el proyecto tenga éxito.
Esto incluye las hipótesis del proyecto, los riesgos, las limitaciones, los costos detallados, etc.

3. Requisitos comerciales. Si se aprueba la Carta, las necesidades detalladas del patrocinador se

recogen en los requisitos comerciales. Los requisitos comerciales describen las características y
funciones que el patrocinador desea, el nivel de calidad que espera y otras expectativas
relacionadas con los resultados del proyecto.

Una de las principales razones por las que los proyectos tienen dificultades es que el equipo del
proyecto no comprende plenamente las necesidades del patrocinador. Esto conduce a la
repetición de trabajos, expectativas perdidas, cambios extensos y finalmente a la entrega tardía y
por encima del presupuesto.

Es importante que el director y el equipo del proyecto comprendan que las verdaderas
necesidades del patrocinador pueden ser o no las mismas que las que se expresan en la Carta y los
requisitos comerciales. En muchos casos, el patrocinador no comprende sus verdaderas
necesidades cuando el proyecto comienza. Las verdaderas necesidades pueden a veces
evolucionar a lo largo del proyecto. Asimismo, el patrocinador puede tener una visión de sus
necesidades, pero puede tener dificultades para expresarlas al equipo del proyecto.

Puedes preguntarle al patrocinador lo que necesita y el patrocinador puede decírtelo. ¿Pero están
expresando sus verdaderas necesidades? Reunir las necesidades implica más que hacer unas
pocas preguntas y luego construir la solución. Los proyectos con cualquier grado de complejidad
requieren un proceso formal para asegurar que todos los requisitos sean recopilados, revisados,
documentados y aprobados con precisión. Este tipo de proyectos también puede beneficiarse de
prototipos, wireframes y otras técnicas para visualizar la solución al principio del proyecto.

Se valida que se están escuchando las necesidades reales haciendo buenas preguntas, haciendo
preguntas de seguimiento específicas, reuniendo información de todos los interesados clave,
haciendo más preguntas cuando los requisitos no parecen tener sentido, etc. Si su enfoque para
reunir información del patrocinador es superficial y apresurado, terminará con información que
podría no reflejar lo que el patrocinador realmente necesita. Cuanto más se acerquen las
verdaderas necesidades del patrocinador a sus necesidades expresadas, más cerca estarás de acer
bien el proyecto la primera vez. Traducción realizada con la versión gratuita del traductor www.DeepL.com/Translator