Aplicación de Tablas de Retención Documental en El Contexto Colombiano

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN EL CONTEXTO
COLOMBIANO: IMPORTANCIA DEL CUMPLIMIENTO NORMATIVO Y DE LA

POLÍTICA INSTITUCIONAL PARA LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS.
MARTHA MARIL PELAEZ ROMERO
CURSO VIRTUAL: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
JULIO 10 DE 2023
Nota del autor
Martha Maril Peláez se encuentra actualmente en el módulo de Organización Documental del
Entorno Laboral del SENA
Cualquier mensaje con respecto a este artículo debes ser enviado al
E-mail: marthamarill@yahoo.es
2
INTRODUCCIÓN
En el contexto institucional colombiano, la gestión adecuada de la documentación es
de vital importancia para garantizar la transparencia, la eficiencia administrativa y la exhibición
del patrimonio documental. En este sentido, las tablas de retención documental se adaptarán en
herramientas fundamentales para lograr una gestión documental efectiva. Este ensayo tiene
como objetivo reflexionar sobre la aplicación de las tablas de retención documental en el
contexto institucional colombiano, destacando la importancia del cumplimiento de la
normativa vigente y de la política institucional para garantizar el cumplimiento de los
principios archivísticos.
3
Las tablas de retención documental son instrumentos que permiten
identificar y clasificar los documentos producidos y recibidos por una institución,
utilizar los plazos de retención y disposición final de los mismos. Su aplicación
proporciona los siguientes beneficios:
a) Cumplimiento normativo: El uso de tablas de rete nción documental
asegura que las instituciones cumplen con la normativa legal vigente en materia
de gestión documental, como la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012 en
Colombia. Esto evita sanciones legales y garantiza la transparencia y el acceso a
la información pública.
b) Eficiencia administrativa: Las tablas de retención documental permiten
identificar los documentos esenciales y prescindibles, lo que facilita la toma de
decisiones sobre su conservación o eliminación. Esto optimiza los recursos
humanos, físicos y tecnológicos involucrados en la gestión documental y agiliza
los procesos administrativos.
c) Preservación del patrimonio documental: Al establecer los plazos de
retención y disposición final de los documentos, las tablas de retención
documental contribuyen a preservar el patrimonio documental de una institución,
garantizando la conservación de la memoria histórica y cultural.
d) Cumplimiento de la normativa vigente: El cumplimiento de la normativa
vigente en materia de gestión documental es esencial para asegurar la validez legal

4
de los documentos y garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. Las
instituciones deben familiarizarse con la legislación aplicable y adaptar sus
procesos de gestión documental en consecuencia. En el cas o colombiano, la Ley
594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012 fundamentando los lineamientos para la
organización, conservación y disposición de los documentos. La aplicación de
tablas de retención documental en concordancia con esta normativa es crucial para
el cumplimiento de los principios archivísticos.
e) Importancia de la política institucional: Además de la normativa vigente,
las instituciones deben contar con una política institucional sólida en materia de
gestión documental. Esta política establece lo s lineamientos internos, roles y
responsabilidades, y define los procedimientos para la aplicación de las tablas de
retención documental. La política institucional debe estar alineada con la
normativa legal y promover la cultura de la gestión documental en todos los
niveles de la institución. Sin una política institucional clara y bien comunicada, la
aplicación de las tablas de retención documental puede ser inconsistente y no se
logrará el cumplimiento de los principios archivísticos.

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CONCLUSIÓN
En el contexto institucional colombiano, la aplicación adecuada de las
tablas de retención documental es esencial para garantizar una gestión documental
eficiente y cumplir con los principios archivísticos. El cumplimiento de la
normativa vigente y la implementación de una política institucional coherente son
aspectos fundamentales para lograr este objetivo. La gestión adecuada de la
documentación no solo asegura el cumplimiento de la ley, sino que también
promueve la transparencia, la eficiencia administrativ a y el patrimonio
documental.
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Referencias
1. Colombia, Ministerio de Cultura, Archivo General de la Nación, Ordenación
Documental, División de Clasificación y Descripción, 2003.
2. Colombia, Ministerio de Cultura, Archivo General de la Nación, Cartilla Clasificación
Documental, División de Clasificación y Descripción, 2009.
3. Tablas de Retención Documental (TRD) de las dependencias de la oficina principal,
agencias culturales y sucursales https://www.banrep.gov.co/es/tablas-retencion-
documental-trd-las-dependencias-oficina-principal-agencias-culturales-y-sucursales.

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