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Ensayo. Aplicación de tablas de retención documental.

Organización Documental en el Entorno Laboral (Servicio Nacional de

Aprendizaje)
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¿Cuál es la importancia de la aplicación de tablas de retención documental en el contexto

institucional colombiano, además del cumplimiento de la normativa vigente y de la política
institucional para lograr el cumplimiento de los principios archivísticos?

• Karol Zharick Mayorga Diaz

SENA

Organización Documental En El Entorno Laboral (2530549)

Docente: Sandra Liliana Bravo Becerra

23 de julio del 2022

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Las tablas de retención son primordiales en toda empresa o institución debido a que estas

facilitan a la toma de decisiones en cuanto a la manera en la que los archivos deben pasar el tiempo

debido en cada fase o etapa (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico) y saber

clasificarlos de manera eficaz, por otro lado, se cuenta con una herramienta la cual permite registrar

un listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les

asigna su tiempo de permanencia en las diferentes fases del archivo mencionados anteriormente, a

estas se les llama: TABLAS DE RETENCION (TDR), definido literalmente en el Acuerdo 027 de

2006) así: “Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna

el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”, también se debe tener

en cuenta que es una herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere permanentemente el

seguimiento y apoyo de quienes son los productores (dependencias) garantizando así la plena

identificación y control de la Documentación relevante para la administración. Este instrumento

archivístico facilita la clasificación documental en concordancia con la estructura funcional de cada

entidad; en ella se indica los criterios de retención y disposición final, de acuerdo con la valoración

asignada; también se debe tener en cuenta, en cuanto a su alcance, como lo menciona el Acuerdo

004 de 2013 en su Art. 2: “Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto

para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con

lo establecido en el Decreto 2609 de 2012”, lo anterior es importante tenerlo en cuenta ya que no

solo para los documentos físicos es necesario aplicar dichas TDR, sino también para los

documentos electrónicos de cada institución, de manera aplicada y eficaz. Es de vital importancia

la regulación de las TDR ya que facilitan a las instituciones su manera de darle un manejo y control

a los documentos, así como un fácil acceso a la información tanto para ellos como para los usuarios

o personas que requieran acceder a estos documentos. Lastimosamente, en muchas empresas no se

cumple con dicha legislación, ya sea por desinformación, desinterés o simplemente falta de

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organización estructural, desconociendo que estas se encuentran reguladas en la Ley General de

Archivos (Ley 594 de 2000), por consiguiente, es de forma obligatoria aplicarlas. En esta ley

además se da la guía, los pasos y parámetros correspondientes para orientar a las entidades públicas

o privadas para una gestión archivística exitosa, considerando que su proceso inicia con la

recolección de cada documento y continúa hasta su almacenamiento, garantizando con ello la

adecuada conservación y facilidad de consulta. Cumplir correctamente con la normatividad vigente

es de vital importancia ya que nos permite tener unos lineamientos claros que se deben seguir para

un correcto desarrollo archivístico. Finalmente, y como conclusión, es importante recordad la

vitalidad que representan las TDR en lo que tiene que ver con el tema archivístico ya que facilitan

la recuperación de la información, racionalizan la producción documental, facilitan el control y

acceso de los documentos, regulan la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo

central y permiten realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar

documentación relevante.

BIBLIOGRAFIA

• https://www.dane.gov.co/index.php/servicios-al-ciudadano/tramites/transparencia-y-

acceso-a-la-informacion-publica/tablas-de-retencion-documental

• https://smsafemode.com/blog/archivo-y-retencion-documental-del-sgsst/

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/Radi

cado_2-2015-07150.pdf

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