1

Ensayo. Aplicación de tablas de retención documental

Actividad 2
Evidencia 2

Por:
Diana Marcela Mosquera Mosquera
C.C 1006109430

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Organización documental en el entorno laboral
Ficha: 2775904
Instructor: Jorge Enrique Oliveros O.
Cali, 6 de junio de 2023
 2

Ensayo. Aplicación de tablas de retención documental

En el ámbito institucional colombiano, la gestión documental desempeña un papel

fundamental en el manejo adecuado y eficiente de la información. Uno de los elementos
esenciales de esta gestión es la aplicación de tablas de retención documental, también
conocidas como cuadros de clasificación, las cuales son herramientas que permiten
identificar, describir y organizar los documentos producidos y recibidos por una institución
en el ejercicio de sus funciones. Además, permiten establecer los plazos de conservación
de los documentos en cada etapa de su ciclo vital y permiten una gestión ordenada y acorde
con la estructura funcional de cada entidad, pero también son esenciales para garantizar la
adecuada gestión de los documentos y el cumplimiento de los principios archivísticos.

En Colombia, el marco normativo para la gestión documental está compuesto por la Ley
594 de 2000, conocida como la Ley General de Archivos, y la Resolución 412 de 2016 del
Archivo General de la Nación (AGN), la cual establece los lineamientos para la elaboración
y aplicación de las tablas de retención documental. Estas normas tienen como objetivo
principal garantizar la conservación, protección y acceso a la información contenida en los
documentos, así como promover la eficiencia administrativa y la transparencia en la gestión
pública.

El cumplimiento de la normativa vigente en materia de gestión documental, incluyendo la

aplicación de las tablas de retención documental, es esencial por varias razones, entre ellas
está la preservación del patrimonio documental, las tablas de retención documental
garantizan la identificación y preservación adecuada de los documentos con valor histórico,
cultural, legal o administrativo a lo largo del tiempo. El incumplimiento de la normativa puede
resultar en la pérdida o destrucción de documentos valiosos para la memoria institucional y
la sociedad en general. Otras de las razones es la eficiencia administrativa, ya que una
gestión documental adecuada, respaldada por las tablas de retención documental, permite
un acceso rápido y eficiente a la información requerida, facilitando la toma de decisiones,
optimizando los procesos y evitando la duplicidad de esfuerzos en la generación y
almacenamiento de documentos. En ultimo lugar, otra razón por la que la aplicación de
estas tablas son fundamentales es porque permiten el cumplimiento de los principios
archivísticos establecidos, ya que mantienen la integridad y el orden original de los
documentos, asegurando que se conserven y se transfieran adecuadamente según los
 3

plazos y condiciones establecidos, además facilitan la valoración y selección de los

documentos, identificando aquellos con valor permanente y definiendo los plazos para su
conservación, pero también permite un acceso adecuado a los documentos, asegurando
que estén disponibles para consulta por parte de los ciudadanos, investigadores y otros
interesados.

Esto fomenta la difusión de la información y el conocimiento, por lo que una política

institucional bien diseñada y debidamente implementada promueve una cultura de gestión
documental responsable, asegurando la protección de los derechos ciudadanos, la
rendición de cuentas y la memoria institucional.

En conclusión, en el contexto institucional colombiano, el cumplimiento de la normativa

vigente y la aplicación de las tablas de retención documental son elementos clave para
lograr una gestión documental eficiente y transparente. El cumplimiento normativo garantiza
la preservación del patrimonio documental, mejora la eficiencia administrativa y promueve
la transparencia y la rendición de cuentas. Además, el cumplimiento de los principios
archivísticos, respaldado por las tablas de retención documental, asegura la integridad,
accesibilidad y valoración adecuada de los documentos a lo largo del tiempo. Es
fundamental que las instituciones colombianas promuevan y fortalezcan la aplicación de las
tablas de retención documental como parte de su política institucional, reconociendo así su
importancia en la construcción de una sociedad informada y responsable.
 4

Bibliografía

• Archivo General de la Nación Colombia. 2000. Recuperado de:

https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-
2000/#:~:text=Objeto.,la%20funci%C3%B3n%20archiv%C3%ADstica%20del%20Est
ado.

• ATS Gestión Documental. 2018. Recuperado de:

https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/

• Instituto Municipal de Formación para el Trabajo y Desarrollo Humano IMETY. 2014.

Recuperado de: https://imety.edu.co/wp-content/uploads/2015/12/1.-DO-GD-01-MINI-
MANUAL.pdf