Boletín Informativo

No. 29
Trámite Documental
Contenido: Apoyo Oficinas
1. Proceso de Atención de Clientes en Trámite Documental
1.1. Proceso con Acceso a Herramienta iCS
1.2. Proceso sin Acceso a Herramienta iCS
2. Aspectos a Tener en Cuenta

1. Proceso de Atención de Clientes en Trámite Documental

En las diferentes alternativas de negociación que requieren documentación para ser formalizadas, los clientes tienen la
opción de realizar el trámite de la firma documental en las oficinas del Banco a nivel nacional. Al recibir el cliente en la
oficina se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

1.1. Proceso con Acceso a Herramienta iCS

1. Atender al Cliente 2. Consultar Cliente en iCS

*Preguntar el motivo de su visita *Solicitar la cédula del (los) Cliente(s),

*Confirmar que desea tramitar *Acceder a iCS (Anexo1)
documentación *Consultar cliente

3. Consultar, Descargar e Imprimir

Documentos de iCS

*Verificar en el histórico de gestión, los documentos

5. Remitir Documentos a tramitar
*Identificar documentos
*Registrar etapa en iCS DOC LISTA Y ENVIADA
*Descargar documentos de iCS o Formas
*Remitir documentos al área correspondiente
electrónicas e imprimir (Anexo2)
por tula o bolsa de seguridad (Anexo4)

4. Firmar Documentos

*Diligenciar formatos descargados

*Solicitar firmas de cliente(s)
* Escanear documentos firmados
* Adjuntar documentos en línea de gestión de iCS
(Anexo 3)

Este documento es confidencial y solamente debe utilizarse con propósitos de capacitación interna del Banco Caja Social.
 Boletín Informativo
No. 29
1.2. Proceso sin Acceso a Herramienta iCS
En caso en que la oficina no tenga acceso a iCS, contactar al CNT a traves de los siguientes pasos

Oficina CNT
CNT
1. Atender al Cliente
3. Consultar Cliente en iCS
*Preguntar el motivo de su visita
*Confirmar que desea tramitar *Revisa ofrecimiento al cliente en iCS en el módulo
documentación de negociación
*Valida negociación

2. Contactar al CNT

*Solicitar la cédula del (los) Cliente(s),

*Comunicarse al CNT Ext 13577
* Informar al asesor del CNT que el cliente se
encuentra tramitando documentación.
5. Descargar e Imprimir
Documentos
*Descargar documentos del correo electrónico
recibido
*Imprimir documentos recibidos
*Diligencia ECOB064 siguiendo las indicaciones del
CNT en los casos que se requiera.
4. Consultar, Descargar y Remitir
Documentos de iCS
*Verificar en el histórico de gestión y módulo de
negociación, los documentos a tramitar
*Identificar documentos anexos en iCS, si se requiere
ECOB064 y no está disponible en línea de gestión, guiar a
la oficina en su diligenciamiento
*Descargar documentos de iCS o Formas electrónicas
*Solicitar dirección de correo de la oficina a donde se
enviarán los documentos para trámite
* Remitir por correo los documentos requeridos indicando
la información registrada en la etapa TRAMITE PAGARÉ, si
no está la etapa registrada en iCS informar a la oficina las
indicaciones necesarias para el trámite correspondiente
*Solicitar confirmación a la oficina del envío de los
documentos

6. Tramitar firma de Documentos

7. Registrar en iCS envío de
*Diligenciar formatos descargados Documentos
*Solicitar firmas de cliente(s)
* Escanear documentos firmados *Verificar correo de confirmación de la oficina del
* Adjuntar y responder por correo electrónico al envío de los documentos
correo recibido desde CNT. * Subir en línea de gestión de iCS, documentos
*Remitir documentos al área correspondiente escaneados
(Coordinación de Negociaciones – Centro de * Registrar etapa DOC LISTA Y ENVIADA (Anexo 4).
Crédito) por tula o bolsa de seguridad.

Este documento es confidencial y solamente debe utilizarse con propósitos de capacitación interna del Banco Caja Social.
 Boletín Informativo
No. 29
2. Aspectos a Tener en Cuenta iCS

 Recuerda la importancia de garantizar el correcto diligenciamiento de los documentos requeridos para las
negociaciones, de esta forma podemos evitar:

 Reclamos por parte del cliente.

 Pérdida de documentos.
 Demoras en el trámite y reprocesos.

 Así mismo contribuiremos a brindar un mejor servicio a nuestros clientes. Es por ello que queremos realizar las
siguientes recomendaciones que podrán ayudar en la gestión documental del trámite de negociaciones:

 Para quienes tienen iCS registrar en el módulo de negociación la etapa “documentación lista y enviada”
relacionando la fecha, destino, enunciar documentos que se envían y el número de bolsa de seguridad con el
que se hace el envío.

 Tener presente que la etapa "Documentación lista y enviada" solo se debe diligenciar siempre y cuando se
hayan remitido los documentos de la negociación a las áreas de Dirección General.

 Tener presente que no todos los documentos se remiten a la misma área

 Coordinación de Negociaciones (Operaciones Especiales) – centro de costos (0656) Calle 31 A # 6-90 Piso 4
Bogotá (negocios denominados preaprobados).
 Fábrica de crédito en la calle 59 # 10 - 51 (Negocios denominados redefiniciones, reestructuraciones o
modificaciones) en estos casos siempre adicional al pagaré se debe descargar un formato denominado ECOB
064 que debe estar como adjunto en línea de gestiones de iCS.

 Verificar que todos los espacios correspondientes a la firma queden diligenciados:

 Diligenciar los espacios correspondientes a nombres, direcciones, telefónos, ciudad y fecha.

 Los documentos diligenciados no deben tener tachones ni enmendaduras.

Teniendo en cuenta que las formas “otrosí” ( Ecre 133 ó Ecre 019) solicitan el diligenciamiento de varios Ítems, es
importante que se consulte el documento informativo anexo5 o se contacten con el CNT para recibir la orientación.

Este documento es confidencial y solamente debe utilizarse con propósitos de capacitación interna del Banco Caja Social.