INSTRUCTIVO

CINEMEX

NOMBRE: Revisión de auditoría interna física y digital PÁGINA: 1 de 6

REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021
CÓDIGO: ITGR-07

1. OBJETIVO:

Asegurar el control y respaldo de información de los recursos financieros, administrativos y humanos del complejo a
través del uso de carpetas electrónicas.

2. ALCANCE:

Aplica para todos los complejos Cinemex a nivel Nacional.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

N/A.

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:

Gerente Regional: Validar la información contenida en las carpetas electrónicas de cada complejo a su cargo.
Gerente General: Asegurar el resguardo de información en la carpeta electrónica que corresponda.
Gerente en turno: Resguardar la documentación soporte correspondiente a cada proceso de gestión administrativa.

5. DEFINICIONES:
N/A

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:
PUESTO: Operaciones PUESTO: Control Interno PUESTO: Control Interno
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

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CÓDIGO: ITGR-07

6.-DIAGRAMA DE FLUJO:

INICIO

1. Elaborar carpetas
electrónicas

2.Guardar
documentación
Caja de Cambios

3.Guardar
documentación
Traslado de valores

4.Guardar
documentación
Puntos de venta

5.Guardar
documentación
Head Count

6.Guardar
documentación
Inventario

7.Guardar
documentación
Política de efectivo

8. Realizar auditoría
interna

FIN

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NOMBRE: Revisión de auditoría interna física y digital PÁGINA: 3 de 6

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7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES

1 Gerente en turno Elaborar carpetas electrónicas
a) Ingresar a Users (G:) del equipo gerencial y crear una carpeta con el nombre
“Auditoría Interna [Trimestre] [Año]”, por ejemplo: Auditoría Interna 2T 2021.
b) Ingresar a la carpeta creada y generar 6 carpetas adicionales en su interior con
los nombres: Caja de cambios, Traslado de valores, Puntos de venta, Head
Count, Inventario, Política de efectivo.
Nota: Los archivos guardados en cada carpeta deberán nombrarse con el tipo de
documento y la semana que corresponda. Por ejemplo: Morralla_SEM28
2 Gerente en turno Guardar documentación Caja de Cambios
Crear 3 carpetas, y en cada una separar la documentación correspondiente por
semana.
1. Facturas: Documentos PDF y xml
2. Morralla: Comprobante de recepción de morralla escaneado en PDF y
correos soporte en caso de no haber recibido morralla.
3. Vales: Formato escaneado en PDF

Nota: Las facturas no se imprimen, su respaldo es digital.

3 Gerente en turno Guardar documentación Traslado de valores
Generar carpetas semanales para resguardar las fichas bancarias y de entrega de
valores escaneadas.

4 Gerente en turno Guardar documentación Puntos de venta

Escanear los reembolsos y arqueos realizados en punto de venta, éstos deberán
guardarse diariamente.
5 Gerente en turno Guardar documentación Head Count
Crear 4 carpetas, y en cada una separar la documentación correspondente por
semana.

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES

1. Ausentismos:
a) Permisos generados en Timeblock: Imprimir formato, escanear en PDF
y, en caso de permiso por paternidad, agregar comprobante escaneado.
Resguardar documentación física en el expediente del colaborador
b) Permisos por defunción y off pagado: Enviar correo electrónico a
Gerente Regional para su autorización, imprimir formatos, y guardar
permiso en PDF y correo en carpeta digital.
c) Permisos que no se puedan registrar en Timeblock: Enviar correo
electrónico de autorización a Gerente Regional con mínimo 24 horas de
anticipación, colocando nombre completo del colaborador, número de
empleado y rango de días a autorizar. Guardar correo en carpeta digital,
no es necesaria la impresión del documento.
d) Suspensiones: Elaborar un acta de hechos como soporte de la medida
correctiva y enviarla a RH Corporativo, guardar correo en carpeta
electrónica.
Nota: Todos los ausentismos deben encontrarse ingresados en Timeblock.

2. Bajas:
Resguardar el formato de baja impreso y escaneado en PDF en su carpeta digital.

3. Incapacidades:
Guardar el formato escaneado en PDF máximo 5 días después del último marcaje,
y conservar incapacidad física en el expediente del colaborador.

4. Enrolamiento TB:
a) Si existe un error por falla en la detección de huellas, enrolar un dedo
distinto, capturar evidencia del CCTV del proceso realizado donde se
observe la fecha y hora. En caso de no contar con CCTV, tomar evidencia
fotográfica del error y el staff enrolado. Para ambos casos, enviar evidencia
al Gerente Regional y resguardar correo en la carpeta digital.
b) Si existe un error que no se pueda solucionar, seguir el procedimiento de
inserción de marcajes
6 Gerente en turno Guardar documentación Inventario
Crear 2 carpetas, y en cada una separar la documentación correspondente por
semana.

1. Inventario Físico: Capturar las pantallas de los conteos generados y finalizados

durante el día acomodando el producto por cantidad de discrepancia.
2. Transferencias: Enviar correo de autorización a Gerente Regional y
Concesionario adjuntando formato de transferencia. Guardar en carpeta correo
de autorización y transferencia en EM realizada.

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES

7 Gerente en turno Guardar documentación Política de efectivo
Guardar evidencia de autorizaciones que apliquen para aclaración. En el caso de robo
psicológico, crear una carpeta con dicho nombre y colocar la documentación por
semana, anexando un correo de soporte con aviso al Gerente Regional, el Cash Up
POS escaneado y el acta de hechos correspondiente.
8 Gerente Regional Realizar auditoría interna
Una vez al mes y de acuerdo al calendario de visitas, realizar una revisión física de los
rubros que corresponden a la Auditoría Interna en cada complejo.

Arqueo de Caja de Cambios

a) Realizar arqueo físico en presencia de gerente en turno. En caso de que el
conteo se realice después de la apertura, cotejar charolas con Formato de
entrega y retiro de charolas digital.
b) Ingresar en el Arqueo de Caja los valores contados; la diferencia deberá ser
igual o menor a $50.
c) Registrar su nombre en el arqueo de caja.
d) Capturar la pantalla del arqueo realizado, esta imagen deberá colocarse en el
cuerpo de correo que se envíe como evidencia de la auditoría al Subdirector
de Operaciones.

Documentación Digital Tesorería

a) Revisar documentación correspondiente a: Facturas, Vales, Marcación de
pases, Reembolsos y Arqueos en POS

Expedientes
a) Elegir a 4 staff en turno de forma aleatoria conforme los horarios de staff y
solicitar la presencia de los mismos para su identificación. Solicitar a Gerente
en turno los expedientes de los staff seleccionados.
b) Revisar expedientes, mismos que deberán contener:
• Contrato
• Aviso de privacidad
• Política Manejo de Efectivo
• Acta de nacimiento
• Número de Seguridad Social
• Identificación oficial
• Comprobante de domicilio
• RFC
• CURP
• Comprobante de estudios
• Solicitud de empleo
• Fotografías infantiles
• Cartas de recomendación
c) Firmar los folders avalando su revisión.
Nota: Los expedientes revisados deben ser diferentes en cada auditoría

Conteo Físico
a) Seleccionar 10 productos al azar

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES

b) Contar los productos seleccionados físicamente y cotejar cantidades contra el
sistema. En caso de realizar en conteo antes de la apertura, realizar el ejercicio
en Bodega General y Dulcería Principal; de lo contrario, omitir la revisión de
Bodega.
c) Generar un reporte de Historical Stock Variance y guardar en PDF.
d) En caso de existir discrepancias en el conteo realizado, seleccionar el nombre
del producto en el documento generado y agregar una nota adhesiva (Ctrl + 6)
y colocar “DIFERENCIA” y la cantidad encontrada.
En caso de que no existan discrepancias, colocar la leyenda “CUADRA”
e) Guardar el archivo con las notas.

Actividades de cierre de auditoría

a) Al finalizar las revisiones, solicitar un segurisello.
b) Colocar el número de segurisello en “Acta de Entrega Auditoría”
c) Guardar en segurisello la evidencia física de la revisión, cerrar y resguardar en
Tesorería.
d) Regresar expedientes revisados para su resguardo en el lugar asignado.
e) En caso de que la evaluación sea reprobada, levantar sanción administrativa
en Timeblock a Gerente General a cargo del complejo siguiendo la ruta:
Calendario → Seleccionar fecha de visita →Justificantes → Agregar
Tipo: Turno
Fecha y Hora: No seleccionar
Motivo: Sanción Administrativa
Comentarios: Amonestación Auditoría Interna Regional y Calificación obtenida.
f) Enviar correo electrónico a Subdirector de Operaciones, adjuntando el Acta de
Entrega Auditoría Interna, el formato PDF con observaciones del conteo
realizado, # de segurisello donde se resguarda la documentación revisada y
colocar la imagen del arqueo de caja en el cuerpo del correo.
FIN

8. REGISTROS APLICABLES:

Formato de Acta de Entrega Auditoría Interna

9. ANEXOS.
NA

10. CONTROL DE CAMBIOS.

Fecha Revisión Elaboró Cambios Motivo Autorizó

30.05.21 00 Operaciones Creación del documento. Creación del

documento

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