Procedimiento Monitoreo A Contratistas

MARCOBRE – MINA JUSTA CÓDIGO DE DOCUMENTO
PROCEDIMIENTO PMC-PRO-SRE-09s
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ÁREA REVISIÓN No. 01
RESPONSABILIDAD SOCIAL FECHA DE 01-04-2014

EMISIÓN
PRÓXIMA
TÍTULO DEL DOCUMENTO 01-11-2017
REVISIÓN
PROGRAMA DE MONITOREO DE CONTRATISTAS
HISTORIAL DE REVISIONES
Rev. Fecha Descripción Aprobado por
00 01-04-2014 Emisión Original – Nuevo Formato SB

01 01-11-2017 Revisión GT
COPIA IMPRESA NO CONTROLADA

MARCOBRE S.A.C. (2014). Todos los derechos reservados. “Documento controlado por el departamento de control documentario,
el documento es vigente si se consulta en la RED, Ud. es responsable de verificar que tiene la versión vigente”.
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PROGRAMA DE MONITOREO DE CONTRATISTAS REVISIÓN. 00
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TABLA DE CONTENIDOS
1.0 OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3

2.0 ALCANCE ............................................................................................................................................. 3
3.0 RESPONSABILIDADES ....................................................................................................................... 3
4.0 REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS ................................................................................ 4
5.0 DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 4
6.0 EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL ............................................................................................ 4
7.0 EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES ................................................................................... 4
8.0 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................................ 4
9.0 REQUISITOS RESTRICCIONES O ESPECIFICACIONES ................................................................. 8
10.0 RIESGOS Y PELIGROS ASOCIADOS ................................................................................................ 8
11.0 REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS ................................................................................... 8
12.0 ANEXOS ............................................................................................................................................... 8
Anexo 1: PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas (Pag 1 de 2) ............................................ 9
Anexo 1: PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas (Pag 2 de 2) .......................................... 10

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1.0 OBJETIVO
1.1 El objetivo de este programa es que las contratistas del Proyecto incorporen el enfoque de
Responsabilidad Social de Marcobre y compartan lineamientos de acción para minimizar el
impacto de su presencia sobre la población local.
1.2 El objetivo específico del programa es asegurar que las contratistas y subcontratistas
cumplan con las políticas de gestión social de Marcobre.
2.0 ALCANCE
El alcance de este procedimiento se define en tres ámbitos:
2.1 Alcance conceptual

a) Este programa se basa en las Políticas y la Estrategia de Responsabilidad Social
de Marcobre.
b) Dichos instrumentos no se consideran como una herramienta de gestión sólo de la
Gerencia de Responsabilidad Social (GRS), sino que es de cumplimiento
obligatorio para todas las áreas involucradas en el desarrollo del Proyecto Mina
Justa.
2.2 Alcance organizacional

a) La aplicación de este Programa alcanza de todas las gerencias del Proyecto Mina
Justa incluyendo, sus contratistas y subcontratistas.
b) La aplicación de este programa implica la incorporación del mismo en los
procedimientos de contratación implementados por la Gerencia de Logística y
compras.
2.3 Alcance geográfico

a) La aplicación de este programa es obligatoria dentro del ámbito de influencia de las
actividades del Proyecto Mina Justa y de la ubicación geográfica de sus grupos de
interés.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 Personal Involucrado:

 Gerente General
 Gerente de Responsabilidad Social
 Gerentes de Área
3.2 Responsabilidades:
Gerente General
 Asume el liderazgo y compromiso con la Responsabilidad Social, incluyendo el
planeamiento estratégico, motivacional con sus colaboradores y brindando los
recursos económicos necesarios.
 Responsable de aprobar el presente Procedimiento.
Gerente de Responsabilidad Social
 Responsable de liderar, planificar y supervisar la adecuada implementación del
presente Procedimiento.
Gerentes de Área
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 Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.
4.0 REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
4.1 D.S. 042-2003-EM y su modificatoria D.S. 052-2003-EM
5.0 DEFINICIONES
5.1 No Aplica N/A.
6.0 EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL
6.1 No Aplica N/A
7.0 EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES
7.1 No Aplica N/A
8.0 PROCEDIMIENTO
8.1 Del alineamiento e inducción de contratistas

a) El personal de las contratistas y subcontratistas serán parte del programa de
capacitación en relaciones comunitarias a cargo de la Gerencia de Responsabilidad
Social (GRS).
b) Las contratistas y subcontratistas deberán cumplir las políticas corporativas de
gestión social de Marcobre. Para ello su contratación incluirá el siguiente punto 8.2.
8.2 Del Anexo S [Manual PMC-MAN-SRE-01s Sistema de Gestión Social]

a) Todas las empresas contratistas de Marcobre deberán cumplir con las políticas de
contratación de empleo y servicios locales para lo cual deberán presentar un Plan de
Responsabilidad Social [Manual PMC-MAN-SRE-01s Sistema de Gestión Social
(Anexo S)]. Dicho plan incluye todos los requerimientos sociales que deberá poner en
práctica cada contratista, y que responden a las políticas y estrategia de gestión social
de Marcobre. Acorde con ellos, los componentes del Plan de RS son: Empleo local,
Compras locales, Inversión social y Relacionamiento comunitario.
b) Requerimientos de empleo local:
 El Proyecto, a través de Marcobre, sus contratistas y subcontratistas están
comprometidos con promover la contratación de mano de obra local en sus
actividades.
 Las contratistas y subcontratistas del Proyecto están obligadas a cumplir la Política
de empleo local de Marcobre. Acorde con dicha Política, deberán:
o Difundir y documentar a través de mecanismos auditables las convocatorias
de personal no-calificado, semi-calificado y calificado requeridos para el
Proyecto.
o En igualdad de condiciones, dar prioridad de contratación a la población
local que cumpla con los requisitos del puesto, en el siguiente orden de
prioridad: 1. San Juan de Marcona, 2. Nazca y Vista Alegre, 3. Ica, 4. nivel
nacional, 5. nivel internacional.
o Reportar mensualmente a la GRS: a) la(s) convocatoria(s) de personal local
realizadas y b) la fuerza laboral local contratada (según se trate de mano de
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obra no calificada, semi-calificada y calificada; puesto de trabajo; lugar de

residencia; duración de contratos); y c) el cumplimiento de obligaciones
laborales con los trabajadores locales contratados.
o Entregar a la GRS una copia de los curriculum vitae de pobladores locales
que reciban, con el objetivo de alimentar y actualizar la Base de datos de
postulantes locales a puestos de trabajo.
 Respecto al reporte y el seguimiento a las actividades referidas a este
procedimiento, en caso de detectarse algún incumplimiento o desvío respecto a la
Política de Empleo Local o la estrategia de gestión social del Proyecto, la GRS
podrá solicitar la mejora o suspensión de alguna de estas actividades a través del
envío de un memorándum documentado a la Gerencia de Marcobre a cargo de la
contratista.
c) Requerimientos de compras locales:
 El Proyecto, a través de Marcobre, sus contratistas y subcontratistas están
comprometidos con promover la adquisición y subcontratación local de bienes y
servicios.
 Las contratistas y subcontratistas del Proyecto están obligadas a cumplir la Política
de compras locales de Marcobre. Acorde con dicha Política, deberán:
o Difundir y documentar a través de mecanismos auditables las convocatorias
de bienes o servicios requeridos.
o En igualdad de condiciones, dar prioridad de contratación a los negocios
locales que cumpla con los requisitos establecidos, en el siguiente orden de
prioridad: 1. San Juan de Marcona, 2. Nazca y Vista Alegre, 3. Ica, 4. nivel
nacional, 5. nivel internacional.
o Para la contratación de proveedores locales, no es suficiente el criterio de
localidad de estos. Este requisito sólo brinda una prioridad si es que el
proveedor cumple además con los criterios de selección de seguridad,
calidad y precio que defina cada convocatoria a propuestas establecida por
el área funcional de Marcobre correspondiente, su contratista o
subcontratista.
o Reportar mensualmente a la GRS: a) la(s) convocatoria(s) para contratación
local de bienes y servicios; b) el número de negocios locales contratadas; y
c) los montos, bienes y servicios contratados localmente (según rubro;
localidad del domicilio fiscal del proveedor; y duración de contratos).
 Respecto al reporte y el seguimiento a las actividades referidas a este
procedimiento, en caso de detectarse algún incumplimiento o desvío respecto a la
Política de Compras Locales o la estrategia de RS del Proyecto, la GRS podrá
solicitar la mejora o suspensión de alguna de estas actividades a través del envío
de un memorándum documentado a la Gerencia de Marcobre a cargo de la
contratista.
d) Requerimientos de inversión social
 Toda contratista y subcontratista del Proyecto está obligada a cumplir la Política
de inversión social del Proyecto. Para el cumplimiento de esta política, deberán:
o Presentar una propuesta de inversión social que cumpla con los
lineamientos de la Política de Marcobre. Dicha propuesta:
 Deberá definir proyecto(s) de inversión social referidos a: a) generación
de capacidades (talleres de capacitación, capacitaciones
ocupacionales, asistencia técnica, etc.) o b), la inversión social en
bienes y/o servicios para el beneficio local.

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 Deberá enmarcarse en las actividades principales y expertise del

contratista o subcontratista (core business), o estar referida a las
iniciativas de desarrollo sostenible de la GRS.
o La propuesta de inversión social será evaluada por la GRS. Dicha
evaluación será comunicada al área responsable de contratos y forma parte
de los componentes evaluados por Marcobre en sus procesos de licitación.
o La contratista o subcontratista deberá reportar mensualmente a la GRS los
avances en el cumplimiento de la propuesta de inversión social presentada.
Avances que deberán contar con documentación e indicadores de
cumplimiento adecuados.
o El monto de garantía definido en el contrato con cada contratista o
subcontratista será liberado por Marcobre al completarse la implementación
del Plan de Responsabilidad Social presentado.
 Marcobre, a través de su GRS, podrá asesorar y poner a disposición de las
contratistas y subcontratistas, información socioeconómica sobre la población de
su área de influencia, con el objetivo de que éstas diseñen mejores estrategias de
responsabilidad social, específicamente en el caso de la implementación de
actividades de inversión social.
e) Requerimientos de relacionamiento comunitario
 Todas las contratistas y subcontratistas están en la obligación de seguir el
protocolo de relacionamiento del Proyecto.
 Con el objetivo de fortalecer vínculos de confianza y evitar conflictos, las
contratistas y subcontratistas deberán observar los siguientes lineamientos para
el diseño e implementación de procedimientos de relacionamiento comunitario en
cuatro temas fundamentales:
o Atención de quejas y controversias: las contratistas deberán implementar
mecanismos de atención de quejas o reclamos que surjan por el desarrollo
de sus actividades o las de sus subcontratistas. El diseño e implementación
de estos procedimientos deberá ser coordinado previamente con la GRS.
o Atención de solicitudes y cumplimiento de compromisos: las contratistas
deberán implementar mecanismos que aseguren tanto la atención
(afirmativa o negativa) de solicitudes de apoyo social presentadas por
pobladores locales a las contratistas o subcontratistas, como el
cumplimiento de los compromisos y acuerdos establecidos con la población
local. Las contratistas o subcontratistas no deberán hacer compromisos a
nombre de Marcobre, y deben informar todas las solicitudes de apoyo
recibidas ya sean aceptadas o rechazadas por el contratista mensualmente.
o Comunicación e información: las contratistas y subcontratistas del Proyecto
deberán considerar entre sus procedimientos de comunicación con la
población local, sin generar expectativa fuera del alcance de su contrato.
Para el desarrollo de las actividades de comunicación con la población, las
contratistas y subcontratistas deberán solicitar la asesoría de la GRS.
o Buena conducta y respeto a los derechos humanos: Las contratistas y
subcontratistas deberán establecer un código conducta que se envíe a la
GRS y que guarde concordancia con el Código de conducta de Marcobre.
Remitiendo las fichas de compromisos firmada por sus trabajadores a la
GRS.
o Adicionalmente, las contratistas y subcontratistas deberán observar los
estándares internacionales de desempeño social y respeto a los derechos

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humanos contenidos en las Normas de desempeño de la IFC1 y los

Principios del Ecuador2. Para lo cual deberán considerar una charla de
inducción de los mismos, remitiendo la lista de participantes y la ficha de
compromiso firmada por cada uno de los trabajadores indicando el respeto
y adherencia a los mismos.
8.3 Indicadores de monitoreo y evaluación

a) El monitoreo y la evaluación de este programa se realizará según los siguientes
indicadores clave y según el período que se indica:
Nivel Indicador Fuente Periodicidad

Monitoreo Número de contratistas que presentan completo su Formato de reporte Trimestral
Plan de responsabilidad social mensual de contratistas
Número de convocatorias de personal local Formato de reporte Trimestral
realizadas mensual de contratistas
Número de trabajadores locales contratados según Formato de reporte Trimestral
se trate de mano de obra no calificada, semi- mensual de contratistas
calificada y calificada; puesto de trabajo; lugar de
residencia; duración de contratos
Cumplimiento de obligaciones laborales con los Formato de reporte Trimestral
trabajadores locales contratados. mensual de contratistas
Monto de salarios pagados por contratación de Formato de reporte Trimestral
trabajadores locales mensual de contratistas
Número de convocatorias para contratación local Formato de reporte Trimestral
de bienes y servicios mensual de contratistas
Número de negocios locales contratadas Formato de reporte Trimestral
mensual de contratistas
Montos, bienes y servicios contratados localmente Formato de reporte Trimestral
(según rubro; localidad del domicilio fiscal del mensual de contratistas
proveedor; y duración de contratos).
Porcentaje de avance en el cumplimiento de la Formato de reporte Trimestral
propuesta de inversión social presentada mensual de contratistas
Evaluación Número de contratistas que presentan Entrevistas al área de Anual
observaciones al Anexo S Logística y compras
Número de quejas de la población referidas al Reporte semestral del Anual
desempeño de contratistas estado de las quejas
(de la GRS al resto de
gerencias)
Monto de inversión social de contratistas Reportes trimestrales Anual
de desempeño de
contratistas
1
http://www.ifc.org/wps/wcm/connect/55d37e804a5b586a908b9f8969adcc27/PS_Spanish_2012_Full-
Document.pdf?MOD=AJPERES
2
http://www.equator-principles.com/resources/equator_principles_III.pdf

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8.4 Documentación
a) A lo largo de este programa se utilizarán los siguientes formatos para la
implementación y documentación del procedimiento: PMC-FMT-SRE-23s Reporte
Mensual de Contratistas
9.0 REQUISITOS RESTRICCIONES O ESPECIFICACIONES
9.1 Respetar y cumplir en todo momento el código de ética y código de conducta de Marcobre
10.0 RIESGOS Y PELIGROS ASOCIADOS
10.1 Conflictos Sociales.
11.0 REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS
11.1 PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas

11.2 PMC-MAN-SRE-01s Sistema de Gestión Social (Anexo S)
12.0 ANEXOS
12.1 Anexo 1: PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas

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Anexo 1: PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas (Pag 1 de 2)

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Anexo 1: PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas (Pag 2 de 2)


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1.0 OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA

El alcance de este procedimiento se define en tres ámbitos:

2.1 Alcance conceptual

2.2 Alcance organizacional

2.3 Alcance geográfico

3.1 Personal Involucrado:

 Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.

4.0 REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

4.1 D.S. 042-2003-EM y su modificatoria D.S. 052-2003-EM

5.1 No Aplica N/A.

6.0 EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL

6.1 No Aplica N/A

7.0 EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

7.1 No Aplica N/A

8.1 Del alineamiento e inducción de contratistas

8.2 Del Anexo S [Manual PMC-MAN-SRE-01s Sistema de Gestión Social]

obra no calificada, semi-calificada y calificada; puesto de trabajo; lugar de

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA

 Deberá enmarcarse en las actividades principales y expertise del

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA

humanos contenidos en las Normas de desempeño de la IFC1 y los

8.3 Indicadores de monitoreo y evaluación

Nivel Indicador Fuente Periodicidad

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA

9.0 REQUISITOS RESTRICCIONES O ESPECIFICACIONES

10.0 RIESGOS Y PELIGROS ASOCIADOS

10.1 Conflictos Sociales.

11.0 REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

11.1 PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas

12.1 Anexo 1: PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas

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Anexo 1: PMC-FMT-SRE-23s Reporte Mensual de Contratistas (Pag 1 de 2)

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