P ág i n a 1|3

CIRCULAR DISPOSITIVA No. -023

Bogotá, D.C., 3 de mayo de 2023

PARA: SUBDIRECTORES, DIRECTORES, DIRECTORES TERRITORIALES,

JEFES DE OFICINA, DECANOS, COORDINADORES DE GRUPO,
SERVIDORES PÚBLICOS, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTA DE LA
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – ESAP-

ASUNTO: LINEAMIENTOS EXPEDICIÓN CIRCULARES DISPOSITIVAS

De conformidad con el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, la función archivística consiste

en las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.

Así mismo, el artículo 12 de la referida Ley, señala que la administración pública será
responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Que el artículo 2 del Acuerdo No. 060 de 30 de octubre de 2001, establece que las
comunicaciones oficiales son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

De acuerdo con el artículo 15, numeral 15 del Decreto 164 de 2021, por el cual se
modificó la estructura de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, es
función exclusiva del Director Nacional, expedir los actos administrativos que sean
necesarios para el cumplimiento del objeto y funciones de la Entidad.

Que, los artículos 9°, 10° y 11° de la Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas
sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden
las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan
otras disposiciones”, regulan la figura de la delegación y régimen de los actos del
delegatario y señalan que, las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en
la Constitución Política y en la misma ley, podrán, mediante acto de delegación transferir
el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines
o complementarias.

Sede Nacional - Bogotá - Calle 44 No. 53 - 37 CAN

PBX: 2202790 - Fax: (091) 2202790 Ext. 7205
Correo Electrónico: ventanillaunica@esap.edu.co
www.esap.edu.co
 P ág i n a 2|3

Igualmente, el artículo 12 ibidem, consagra la facultad del delegante para reasumir la

competencia delegada y revisar los actos expedidos por el delegatario, con sujeción a
las disposiciones contenidas en la ley 1437 de 2011.

Que el Director Nacional de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP

expidió la Resolución No. 611 de 13 de mayo de 2021 “Por medio de la cual se realizan
unas delegaciones de funciones” en empleos del nivel Directivo y Direcciones
Territoriales con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios que rigen la función
pública.

Que mediante oficio No. 130.1.790.120 de fecha 1 de octubre de 2020, se expidió la

Circular Dispositiva No. 11 cuyo asunto determinó la “Elaboración, numeración
divulgación y control de Circulares”; allí se establecieron las indicaciones para su
elaboración y partiendo de su clasificación en informativas y dispositivas, definió esta
última como aquella que se emite para transmitir instrucciones y decisiones de carácter
obligatorio.

Si bien es cierto, la Circular Dispositiva No. 11 de 1 de octubre de 2020, expedida en

vigencia del Decreto 219 de 2004, desarrolló el procedimiento de elaboración de
Circulares, cabe precisar que en virtud de la función del Director Nacional contenida en
el numeral 15 del artículo 15 del Decreto 164 de 2021, la firma de las Circulares
Dispositivas recaerá exclusivamente en el Director Nacional.

Con base en los expuesto, se informa que cada dependencia o grupo elaborará las
Circulares que deban ser emitidas empleando el formato establecido por la entidad y
en los campos del formato de elaboró, revisó y aprobó, los cuales además de ser
diligenciados, deberá contener en el “revisó” el visto bueno del Director, Subdirector
y/o Jefe de Oficina.

Ahora bien, atendiendo la función de la Oficina Jurídica descrita en el artículo 18 del

Decreto 164 de 2021 dirigida a “Revisar los proyectos de actos administrativos de
carácter general y circulares, que sean sometidos a su consideración, y deban ser
suscritos por el director nacional”, se tiene que todas las Circulares Dispositivas que
sean elaboradas por las diferentes dependencias a partir de la fecha, todas serán objeto
de control de legalidad por parte de la Oficina Jurídica.

Por lo tanto, resulta importante considerar los plazos de revisión dispuestos en la

Circular No. 002 de 30 de noviembre de 2022 “Lineamientos para tener en cuenta al
momento de notificar los distintos asuntos judiciales y trámites administrativos internos
a la Oficina Jurídica”, así como los parámetros contenidos en esta para adelantar un
estudio jurídico de fondo de cada uno de los trámites sometidos a consideración de la
Oficina Jurídica.

Sede Nacional - Bogotá - Calle 44 No. 53 - 37 CAN

PBX: 2202790 - Fax: (091) 2202790 Ext. 7205
Correo Electrónico: ventanillaunica@esap.edu.co
www.esap.edu.co
 P ág i n a 3|3

En el caso de las Direcciones Territoriales, el profesional jurídico realizará la revisión

de control de legalidad que corresponda y continuarán aplicando en los demás aspectos
el procedimiento contenido en la Circular No. 11 de 1 de octubre de 2020.

Finalmente, los actos administrativos expedidos en virtud de la Circular Dispositiva N°11

de 2020, emitida en vigencia del Decreto 219 de 2004, conservan su validez en tanto no
hayan sido derogados expresamente por disposiciones posteriores, así como las
actuaciones adelantadas bajo su amparo.

Cordialmente;

JORGE IVÁN BULA ESCOBAR

Director Nacional
Escuela Superior de Administración Pública – ESAP.

Elaboró: María Angélica Rubiano Velásquez. Asesora Despacho de la Dirección

Revisó y ajustó: Luisa Fernanda García Avila – Abogada Oficina Jurídica

Revisó: Andrés Fabian Fuentes – Abogado Oficina Jurídica

Revisó y aprobó: Luz Angélica Vizcaíno. Jefe Oficina Jurídica

Sede Nacional - Bogotá - Calle 44 No. 53 - 37 CAN

PBX: 2202790 - Fax: (091) 2202790 Ext. 7205
Correo Electrónico: ventanillaunica@esap.edu.co
www.esap.edu.co