GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

SUBGERENCIA DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y RACIONALIZACIÓN

“Año de la Unidad, la Paz y el desarrollo”

INFORME Nº 044-2023-MDJLO/SGPER

A : CPC ALEJANDRA FACUNDO CRUZ

GERENTE DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO MDJLO
DE : GREGORIO MEJIA ESTEVES
Subgerente de Planeamiento Estratégico y Racionalización

ASUNTO : PRESENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Y CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES PARA LA MODIFICACIÓN DEL ROF

Referencia : Informe N° 009-2023-MDJLO/SGPER (26.01.2023)

Fecha : José Leonardo Ortiz, 13 de junio del 2023
……………………………………………………………………………………………………………………….
Por medio del presente, y en relación al asunto de la referencia, comunico lo siguiente:

I. ANTECEDENTES
1.1. El Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad distrital de José
Leonardo Ortiz, fue aprobado por Ordenanza Municipal N° 011-2019-MDJLO y
publicado el 27 de julio del 2019 en el diario La República, actualmente vigente.

1.2. Con fecha 22 de febrero del 2021, mediante Informe N° 014-2021-MDJLO/SGPER,

se emite opinión técnica de REFORMULACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL ROF al
existir observaciones que deben ser subsanadas, presentándose una propuesta
inicial con el Cronograma de Actividades a ejecutar para la ejecución del mismo.

1.3. El órgano de Control Institucional mediante Oficio N° 230-2021-MDJLO/OCI, de

fecha 13 de mayo del 2021, solicitó información sobre acciones del Informe de
Control concurrente N° 004-2020-OCI/2129-SOO, referido a la situación adversa
identificada al no haber ubicado al OCI en el mayor nivel jerárquico en el
Organigrama de la Municipalidad.

1.4. Mediante Resolución de Alcaldía N° 155-2021-MDJLO/A, de fecha 26 de mayo del

2021, se conformó el Comité de dirección y equipo técnico de REFORMULACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de la
Municipalidad distrital de José Leonardo Ortiz, aprobándose el Plan de Actividades.

1.5. Con fecha 2 de junio del 2021, se produce la primera reunión de trabajo con los
directivos firmantes en el Acta respectiva, comunicándose a mi superior inmediato
mediante Oficio N° 015-2021-MDJLO/SGPER, de fecha 3 de junio del 2021.

1.6. Mediante Oficio N° 017-2021-MDJLO/SGPER, de fecha 16 de junio del 2021, se

remite a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto el Acta de Reunión de Trabajo
de fecha 14 de junio del 2021 con los directivos presentes en dicha reunión.

1.7. Mediante Carta N° 08-2021-MDJLO/SGPER, del 22 de junio del 2021, se hizo un

requerimiento de Encargo Interno al Gerente de Administración y Finanzas.

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1.8. Con fecha 3 de agosto del 2021, se levanta un Acta de Reunión de Trabajo con la
Jefa de órgano de Control Institucional de esta Municipalidad, respeto a la propuesta
de funciones del OCI, indicándose que debe ser remitida a la Gerencia Regional de
Control de Lambayeque para su validación; reiterándose la necesidad de remediar
las observaciones detectadas respecto a la ubicación del OCI dentro del organigrama
de la entidad.

1.9. Mediante Informe N° 059-2021-MDJLO/SGPER, del 9 de agosto del 2021, se

comunica a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto la falta de atención en el
requerimiento de recursos logísticos, adjuntando el detalle de los bienes requeridos
y los pedidos reiterativos.

1.10. Por último, con Oficio N° 000704-2021-CG/GRLA, del 31 de agosto del 2021, el
Gerente Regional de Control de Lambayeque da la conformidad de las funciones del
OCI en el marco de la actualización del Reglamento de Organización y Funciones.

II. ANÁLISIS

2.1. El artículo 43 de los Lineamientos de Organización del Estado aprobados con el

Decreto Supremo Nº 054-2018-PCM, señala que el Reglamento de Organización y
Funciones es el documento técnico normativo de gestión organizacional que
formaliza la estructura orgánica de la entidad. Contiene las competencias y funciones
generales de la entidad; las funciones específicas de sus unidades de organización,
así como sus relaciones de dependencia.

2.2. La Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado modificado
con el Decreto Legislativo Nº 1446, declara al Estado Peruano en proceso de
modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades,
organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y
construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano.

2.3. El Artículo 6º de la citada ley, establece que el diseño y estructura de la

Administración Pública, se deben regir por los siguientes criterios: (a) Las funciones
y actividades que realice la Administración Pública, a través de sus dependencias,
entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en sus
normas; (b) Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la
Administración Pública no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados
por otras entidades ya existentes y; (c) En el diseño de la estructura orgánica pública
prevalece el principio de especialidad, debiéndose integrar las funciones y
competencias afines.

2.4. Por otro lado, el artículo 26º del Título III de la Ley Nº 27972, Ley Orgánica de
Municipalidades, señala que la administración municipal adopta una estructura
gerencial sustentándose en principios de programación, dirección, ejecución,
supervisión, control concurrente y posterior. Se rige por los principios de la legalidad,
economía, transparencia, simplicidad, eficacia, eficiencia, participación y seguridad
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ciudadana, y por los contenidos en el TUO de la Ley Nº 27444, aprobado con Decreto
Supremo Nº 004-2019.JUS.

2.5. La Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 002-2020-PCM/SGP, aprueba

los Lineamientos N° 01-2020-SGP, denominado “Funciones estandarizadas en el
marco de los sistemas administrativos”; luego, mediante Resolución de Secretaría
de Gestión Pública N° 0005-2020-PCM-SGP, se aprueban los Lineamientos N° 02-
2020-SGP, “que establecen orientaciones sobre el Reglamento de Organización y
Funciones”.

2.6. Posteriormente a través de la Resolución de Secretaría de Gestión Pública Nº 007-

2020-PCM/SGP, se aprueba la “Norma Técnica Nº 01-2020-PCM/SGP/SSAP, que
establece modelos de organización para municipalidades”, la cual tiene como
finalidad que las municipalidades adopten el modelo que más se ajuste a sus
características y a las necesidades de las personas de su jurisdicción.

2.7. El Artículo 46 del Decreto Supremo Nº 064-2021-PCM, que modifica al Decreto

Supremo Nº 054-2018- PCM, modificado con Decreto Supremo Nº 131-2018-PCM,
precisa que, la aprobación o modificación del ROF, según corresponda se da en los
siguientes supuestos: a) Por modificación de la estructura orgánica que conlleva a la
creación de nuevas unidades de organización; b) Por modificación de la estructura
orgánica que conlleva a eliminar unidades de organización; c) Por reasignación o
modificación de funciones, sin que se modifique la estructura orgánica.

2.8. La Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 010-2021-PCM/SGP, que

aprueba la Directiva N° 002-2021-SGP, Directiva que regula el sustento técnico y
legal de proyectos normativos en materia de organización, estructura y
funcionamiento del Estado, en su artículo 17 estipula que documentación debe
contener el expediente que sustenta la aprobación o modificación del ROF de una
municipalidad.

2.9. El Decreto Supremo Nº 048-2011-PCM, Reglamento de la Ley N° 29664, en el inciso

c) del numeral 11.11 del artículo 11, establece que los Sistemas Regionales de
Defensa Civil tienen en su estructura a los Centros de Operaciones de Emergencia
Regional - COER y los Centros de Operaciones de Emergencia Local – COEL

2.10. De acuerdo con lo prescrito en el numeral 50.1 del artículo 50 de la norma invocada,
los Centros de Operaciones de Emergencia - COE, son órganos que funcionan de
manera continua en el monitoreo de peligros, emergencias y desastres, así como en
la administración e intercambio de la información, para la oportuna toma de
decisiones de las autoridades del Sistema, en sus respectivos ámbitos
jurisdiccionales; resultando necesario su incorporación en la estructura orgánica.

2.1. En virtud de las normas sobre la materia y al no haberse obtenido el resultado

esperado en el proceso de actualización del ROF en el periodo 2021, conforme a lo
expuesto en el numeral 1.9 del rubro antecedentes, corresponde DEJAR SIN
EFECTO la misma y emitir nuevo acto resolutivo de la misma jerarquía con la
finalidad de modificar el ROF de la entidad, sobre la base de lo avanzado.

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III. CONCLUSIONES
Esta Subgerencia en mérito a su función técnica de conducir el proceso de elaboración
y modificación del ROF, CONCLUYE en lo siguiente:

3.1. SE DEJE SIN EFECTO la Resolución de Alcaldía N° 155-2021-MDJLO/A, de fecha

26 de mayo del 2021, que aprobó el Plan de Actividades y conformó el Comité de
dirección y equipo técnico de Reformulación y Actualización del Reglamento de
Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad distrital de José Leonardo
Ortiz.
3.2. APROBAR EL PLAN DE ACCIÓN Y CRONOGRAMA ADJUNTO que contiene las
actividades del proceso de modificación del ROF
3.3. CONFORMAR EL COMITÉ DE DIRECCIÓN y el EQUIPO TÉCNICO, que tendrán
a cargo la conducción del proceso de modificación del ROF y el Organigrama de
la Municipalidad distrital de José Leonardo Ortiz, así como la ejecución de las
actividades del proceso de modificación del ROF respectivamente, según Plan de
Acción y Cronograma adjunto, sobre la base de lo avanzado en el procedimiento
anterior, cuya conformación es la siguiente:

COMITÉ DE DIRECCIÓN
a) Gerente Municipal
b) Gerente de Planeamiento y Presupuesto

EQUIPO TÉCNICO
c) Subgerente de Planeamiento Estratégico y Racionalización (coordinador
entre el equipo técnico y el Comité de dirección)
d) Especialista Legal - uno (1)
e) Personal de apoyo - cuatro (4) practicantes de la carrera de economía o
administración.
3.4. La Subgerencia de Planeamiento Estratégico y Racionalización, dirigirá al equipo
técnico y asumirá la ejecución de las actividades del proceso de modificación del
ROF institucional conforme al Plan de Acción y Cronograma de actividades.
3.5. La organización debe ser diseñada para obtener los resultados previstos en los
objetivos institucionales, debiendo ajustarse la estructura orgánica a los
requerimientos estratégicos de la entidad, facilitar el desarrollo de las actividades

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operativas de la municipalidad y el desarrollo del trabajo de las personas en un

clima de armonía y cooperación.

IV. RECOMENDACIONES
1. DISPONER que la Gerencia Municipal dicte las disposiciones pertinentes a efectos de que
todas las Gerencias y Subgerencias bajo responsabilidad, brinden las facilidades al
COMITÉ DE DIRECCIÓN y el EQUIPO TÉCNICO DE MODIFICACIÓN DEL ROF,
especialmente la atención oportuna de los requerimientos y necesidades de bienes y
servicios para el cumplimiento de las actividades previstas y el logro de los objetivos.
2. SOLICITAR Asistencia técnica a la Secretaría de Gestión Pública de la PCM respecto a la
propuesta de modificación del ROF, conforme lo estipula el artículo 6 de la Resolución de
Secretaría de Gestión Pública N° 010-2021-PCM/SGP, que aprueba la Directiva N° 002-
2021-SGP, Directiva que regula el sustento técnico y legal de proyectos normativos en
materia de organización, estructura y funcionamiento del Estado
3. PROCEDER conforme lo indiquen las recomendaciones de la opinión técnica previa de la
Secretaría de Gestión Pública de la PCM, hasta su aprobación y promulgación mediante
Ordenanza Municipal.
4. DISPONER que el Equipo Técnico de modificación del ROF, reporte en forma quincenal
ante el Comité de Dirección los avances realizados conforme al Plan de Acción y el
Cronograma de Actividades aprobado, así como informen sobre las limitaciones a su labor
para fines de corrección y solución.

Es cuanto informo a Usted, para conocimiento y fines

Atentamente,
Adjunto
- Plan de Acción MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOSÉ LEONARDO ORTIZ
- Cronograma de actividades SUBGERENCIA DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y
- Copia del Informe N° 014-2021-MDJLO/SGPER (11 folios) RACIONALIZACIÓN
- Copia de Resolución de Alcaldía N° 155-2021-MDJLO/A (5 folios)
C.C.
Archivo.
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Ms. GP Gregorio Mejía Esteves
SUBGERENTE
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