GOBERNACION DEL TOLIMA

NIT 800.113.672-7
Secretaría de Educación y Cultura

CIRCULAR No. 015

151

DE JULIAN FERNANDO GOMEZ ROJAS

SECRETARIO DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA

PARA RECTORES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LOS MUNICIPIOS NO

CERTIFICADOS EN EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA.

ASUNTO ORIENTACIONES CIERRE FISCAL VIGENCIA 2022

FECHA 17 de enero de 2023.

En virtud de las competencias establecidas en el Decreto 1075 de 2015, a continuación, impartimos

las orientaciones para el cierre fiscal definitivo vigencia 2022:

❖ Las apropiaciones incluidas en el presupuesto son autorizaciones máximas de gasto que el

Consejo Directivo de cada Institución Educativa aprueba para ser ejecutadas o comprometidas
durante la vigencia fiscal respectiva; después del 31 de diciembre de cada año estas
autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse,
ni contracreditarse.

❖ Al cierre de la vigencia fiscal cada Institución Educativa constituirá las reservas presupuestales
con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén
legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo
podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.

❖ Igualmente, cada Institución Educativa constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar
con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de
bienes y servicios.

❖ Lo mismo, cada Institución Educativa constituirá los rendimientos y excedentes financieros que
resulten al cierre del ejercicio fiscal 2022.

En consecuencia, los actos administrativos que soportarán la constitución de: reservas

presupuestales, cuentas por pagar, rendimientos y excedentes financieros, serán las Resoluciones
expedidas y certificadas por Rector – Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo 407-10 (con
funciones de pagador), las cuales deberán ser del mes de enero de 2023.

Así las cosas, desde el aplicativo Sistema de Consolidación Financiera de la SEDTOLIMA, el Área
de Gestión Financiera, realizará el seguimiento al cierre fiscal, teniendo en cuenta los siguientes
parámetros:

Reservas Presupuestales

Se hallará obteniendo la diferencia entre COMPROMISO menos OBLIGACIÓN y de la misma

manera deberá verse reflejado el valor en el concepto y fuente de financiación, en la hoja de Excel
denominada EJECUCIÓN RESERVAS PPTAL, únicamente en la columna constitución, cuando
estén presentando el reporte de la ejecución del cuarto trimestre vigencia 2022, dato que será
verificado cuando se solicite la Resolución rectoral de constitución de reservas presupuestales.

“El Tolima nos Une”

Edificio Gobernación del Tolima – Carrera 3 entre Calle 10 y 11, Piso 8°
Web: www.sedtolima.gov.co Teléfonos: 2 611111 Ext. 1809 - Código Postal 730001
Ibagué, Tolima - Colombia
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CIRCULAR No. 015

151

Cuentas por pagar

Se obtendrá de la diferencia entre OBLIGACION menos PAGO así mismo debe verse el valor
reflejado en el concepto y fuente de financiación, en la hoja de Excel denominada EJECUCIÓN CXP,
únicamente en la columna constitución, cuando estén presentando el reporte de la ejecución del
cuarto trimestre vigencia 2022, dato que será verificado cuando se solicite la Resolución rectoral de
constitución de cuentas por pagar.

Rendimientos y Excedentes Financieros:

De acuerdo con las inconsistencias presentadas en el cierre de la vigencia anterior (2021) es preciso
relacionar de manera detallada la operación matemática para obtener los excedentes financieros por
cada fuente de financiación así:
CONCEPTO RECAUDO ACUMULADO COMPROMISOS RESULTADO
Fuente 1.1 - Certificados y Constancias de Estudios a Exalumnos
Fuente 1.2 - Otros Cobros
Fuente 1.3 - Concesión de espacios
Los valores registrados en la ejecución de
Fuente 1.4 - Ingresos por Proyectos Pedagogicos Productivos MENOS EXCEDENTE FINANCIERO POR
RECURSOS PROPIOS gastos del cuarto trimestre de la vigencia fiscal
Fuente 3.1 - Otras Transferencias de Recursos Públicos RECURSOS PROPIOS
2022, columna denominada compromisos.
Fuente 5.1 - Recursos del Balance - Recursos Propios
Fuente 5.3 - Rendimientos Financieros - Recursos Propios
Fuente 5.5 - Otros recursos de capital (Donaciones - Reintegros - Recuperaciones)

Fuente 2.1 - Gratuidad - MEN Los valores registrados en la ejecución de

EXCEDENTE FINANCIERO
GRATUIDAD EDUCATIVA Fuente 5.2 - Recursos del Balance - SGP Gratuidad MENOS gastos del cuarto trimestre de la vigencia fiscal
GRATIDAD EDUCATIVA
Fuente 5.4 - Rendimientos Financieros - SGP Gratuidad 2022, columna denominada compromisos.

Fuente 3.2 - FOME Los valores registrados en la ejecución de

EXCEDENTE FINANCIERO
FOME Fuente 7.1 - Recursos del balance - FOME MENOS gastos del cuarto trimestre de la vigencia fiscal
FOME
Fuente 7.3 - Rendimientos financieros - FOME 2022, columna denominada compromisos.

Fuente 4.1 - Ciclos Complementarios Escuelas Normales Superiores

Los valores registrados en la ejecución de EXCEDENTE FINANCIERO
COBROS CICLOS COMPLEMENTARIOS Fuente 4.2 - Derechos Academicos Ciclos Complementarios
MENOS gastos del cuarto trimestre de la vigencia fiscal COBROS CICLOS
ENS Fuente 4.3 - Derechos de Grado Ciclos Complementarios 2022, columna denominada compromisos. COMPLEMENTARIOS ENS
Fuente 4.4 - Otros Cobros de los Ciclos Complementarios

Fuente 6.1 - Transferencia de Municipales de Calidad SGP Los valores registrados en la ejecución de EXCEDENTE FINANCIERO
TRANSFERENCIAS DE MUNICIPALES DE
Fuente 7.2 - Recursos del balance - Transferencia de MunicipalesMENOS
de calidadgastos
SGP del cuarto trimestre de la vigencia fiscal TRANSFERENCIA DE
CALIDAD SGP
2022,SGP
Fuente 7.4 - Rendimientos Financieros - Transferencia de Municipales de calidad columna denominada compromisos. MUNICIPALES CALIDAD SGP

De esta forma, será necesario que en la Resolución de constitución de excedentes financieros se

relacione cada concepto con sus respectivas fuentes de financiación, como se ilustra en la tabla
anterior.

Recomendamos tener especial cuidado en la elaboración de cada uno de los actos administrativos
que soportan el cierre fiscal vigencia 2022, con el fin de que estos sean coherentes con el resultado
de las operaciones matemáticas explicadas en cada uno de los conceptos que conforman el cierre
del periodo vigencia 2022.

Finalmente, se adjunta a la presente circular los formatos de las Resoluciones para cada uno de los
conceptos que hacen parte del cierre presupuestal vigencia 2022.

JULIAN FERNANDO GOMEZ ROJAS

Secretario de Educación y cultura.
Proyectó: Edna Liliana Valderrama / Técnico Operativo Área de Gestión Financiera
Revisó: Yucely Montoya Bayona / Profesional Especializada Área de Gestión Financiera
Vo.Bo.: Luz Aida Lara Bahamón/ Directora Administrativa y Financiera SEDTOLIMA

“El Tolima nos Une”

Edificio Gobernación del Tolima – Carrera 3 entre Calle 10 y 11, Piso 8°
Web: www.sedtolima.gov.co Teléfonos: 2 611111 Ext. 1809 - Código Postal 730001
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 RESOLUCIÓN N° XXXXXX
( )

“Por medio de la cual se realiza la constitución de los Excedentes Financieros de la INSTITUCIÓN

EDUCATIVA XXXXXX, del municipio de XXXXXX, de la vigencia fiscal 2022”.

El RECTOR (A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXX del municipio de XXXXXX, en uso de

sus atribuciones Constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas en la Decreto
111 de 1996, Decreto Único Reglamentario del Sector Educación 1075 de 2015, y,

CONSIDERANDO

Que mediante Circular No. 015 del 17 de enero de 2023, la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima
emitió las orientaciones para el cierre fiscal vigencia 2022, con el fin de garantizar uniformidad en la
información con corte al 4to trimestre del año 2022.

Que el recaudo total acumulado del presupuesto de ingresos de la vigencia fiscal 2022, correspondió a
la suma $XXXXXX.

Que el total de compromisos en el presupuesto de gastos de la vigencia fiscal 2022, fue de $ XXXXXX.

Que los excedentes financieros a 31 de diciembre de la vigencia fiscal 2022 corresponden a $ XXXXXX

Que, por lo anterior,

RESUELVE

Artículo Primero: Constitúyase como Excedentes Financieros del Fondo de Servicios Educativos de la
INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXX, del municipio de XXXXXX, la suma total de $XXXXXX,
correspondiente a la vigencia fiscal del año 2022, conforme al detalle que se presenta en el siguiente
cuadro:

CONCEPTO DETALLE V/R EXCEDENTE

FINANCIERO
Fuente 1.1 - Certificados y Constancias de Estudios a Exalumnos 0
Fuente 1.2 - Otros Cobros 0
Fuente 1.3 - Concesión de espacios 0
Fuente 1.4 - Ingresos por Proyectos Pedagógicos Productivos 0
RECURSOS PROPIOS Fuente 3.1 - Otras Transferencias de Recursos Públicos 0
Fuente 5.1 - Recursos del Balance - Recursos Propios 0
Fuente 5.3 - Rendimientos Financieros - Recursos Propios 0
Fuente 5.5 - Otros recursos de capital (Donaciones - Reintegros -
Recuperaciones) 0
SUBTOTAL 0
 CONCEPTO DETALLE V/R EXCEDENTE
FINANCIERO
Fuente 2.1 - Gratuidad - MEN 0
GRATUIDAD EDUCATIVA Fuente 5.2 - Recursos del Balance - SGP Gratuidad 0
Fuente 5.4 - Rendimientos Financieros - SGP Gratuidad 0
SUBTOTAL 0

CONCEPTO DETALLE V/R EXCEDENTE

FINANCIERO
Fuente 3.2 - FOME 0
FOME Fuente 7.1 - Recursos del balance - FOME 0
Fuente 7.3 - Rendimientos financieros - FOME 0
SUBTOTAL 0

CONCEPTO DETALLE V/R EXCEDENTE

FINANCIERO
Fuente 4.1 - Ciclos Complementarios Escuelas Normales
Superiores 0
COBROS CICLOS Fuente 4.2 - Derechos Académicos Ciclos Complementarios 0
COMPLEMENTARIOS ENS
Fuente 4.3 - Derechos de Grado Ciclos Complementarios 0
Fuente 4.4 - Otros Cobros de los Ciclos Complementarios 0
SUBTOTAL 0

CONCEPTO DETALLE V/R EXCEDENTE

FINANCIERO
Fuente 6.1 - Transferencia de Municipales de Calidad SGP 0
TRANSFERENCIAS DE Fuente 7.2 - Recursos del balance - Transferencia de
MUNICIPALES DE CALIDAD Municipales de calidad SGP 0
SGP Fuente 7.4 - Rendimientos Financieros - Transferencia de
Municipales de calidad SGP 0
SUBTOTAL 0

Artículo Segundo: Ajústese el Presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia fiscal 2022 del
Fondo de Servicios Educativos de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXX del municipio de XXXXXX
previa aprobación del Consejo Directivo con base en la parte considerativa de la presente Resolución.

Artículo Tercero: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en XXXXXXX, a los XXXXXX días del mes de XXXXXX del año 2023.

NOMBRE DEL RECTOR NOMBRE DEL PAGADOR

Rector Auxiliar Administrativo 407-10
con funciones de pagador
 RESOLUCIÓN N° XXXXXX
( )

“Por medio de la cual se realiza la constitución de las Reservas Presupuestales de la INSTITUCIÓN

EDUCATIVA XXXXXX, del municipio de XXXXXX, de la vigencia fiscal 2022”.

El RECTOR (A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXX del municipio de XXXXXX, en uso

de sus atribuciones Constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas en la
Decreto 111 de 1996, Decreto Único Reglamentario del Sector Educación 1075 de 2015, y,

CONSIDERANDO

Que de conformidad a lo establecido en el Art. 89 del Decreto 111 de 1996, el cual señala que las
apropiaciones incluidas en el presupuesto son autorizaciones máximas de gasto que el Consejo Directivo
de cada Institución Educativa aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal
respectiva; después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia,
no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse, ni contracreditarse.

Que al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los
compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente
contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse
para cancelar los compromisos que les dieron origen.

Que se realizó el cierre fiscal de la vigencia 2022, de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXX, del
municipio de XXXXXX, teniendo en cuenta las consideraciones anteriores, por lo que se hace necesario
constituir la suma de $XXXXXX como reservas presupuestales.

Que, por lo anterior,

RESUELVE

Artículo Primero: Constitúyase las Reservas Presupuestales por valor de $XXXXXX, correspondiente a
la vigencia fiscal 2022, para ser ejecutadas y pagadas en la vigencia fiscal 2023.

Artículo Segundo: Detállese las Reservas presupuestales, de la vigencia fiscal 2022, de acuerdo con el
orden de los rubros establecidos en el presupuesto según la siguiente relación:

NUMERO FECHA V A LO R
FUENTE CONCEPTO / RUBRO IDENTIFICACION BENEFICIARIO C o mpro mis o M E N O S O bliga c ió n
REGISTRO PRESUPUESTAL REGISTRO PRESUPUESTAL

Artículo Tercero: La presente resolución rige a partir de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en XXXXXXX, a los XXXXXX días del mes de XXXXXX del año 2023.

NOMBRE XXXXXX NOMBRE XXXXXX

Rector – Ordenador del Gasto Auxiliar Administrativo 407-10
con funciones de pagador
 RESOLUCIÓN N° XXXXXX
( )

“Por medio de la cual se realiza la constitución de las cuentas por pagar de la INSTITUCIÓN
EDUCATIVA XXXXXX, del municipio de XXXXXX, de la vigencia fiscal 2022”.

El RECTOR (A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXX del municipio de XXXXXX, en uso

de sus atribuciones Constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas en la
Decreto 111 de 1996, Decreto Único Reglamentario del Sector Educación 1075 de 2015, y,

CONSIDERANDO

Que de conformidad a lo establecido en el Art. 89 del Decreto 111 de 1996, el cual señala que las
apropiaciones incluidas en el presupuesto son autorizaciones máximas de gasto que el Consejo Directivo
de cada Institución Educativa aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal
respectiva; después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia,
no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse, ni contracreditarse.

Que al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las cuentas por pagar con las obligaciones
correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios.

Que se realizó el cierre fiscal de la vigencia 2022, de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXX, del
municipio de XXXXXX, teniendo en cuenta las consideraciones anteriores, por lo que se hace necesario
constituir la suma de $XXXXXX como cuentas por pagar.

Que, por lo anterior,

RESUELVE

Artículo Primero: Constitúyase las Cuentas por Pagar valor de $XXXXXX, correspondiente a la vigencia
fiscal 2022, para ser pagadas en la vigencia fiscal 2023.

Artículo Segundo: Detállese las Cuentas por Pagar, de la vigencia fiscal 2022, de acuerdo con el orden
de los rubros establecidos en el presupuesto según la siguiente relación:
VALOR
FUENTE CONCEPTO / RUBRO ORDEN DE PAGO NO. IDENTIFICACION BENEFICIARIO
Obligación MENOS Pago

Artículo Tercero: La presente resolución rige a partir de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en XXXXXXX, a los XXXXXX días del mes de XXXXXX del año 2023.

NOMBRE XXXXXX NOMBRE XXXXXX

Rector – Ordenador del Gasto Auxiliar Administrativo 407-10
con funciones de pagador