EVALUACIÓN DE REPASO-

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS,
DIGITALES Y FÍSICOS
DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

 
Cómo se podría vincular el expediente físico con los documentos electrónicos y
digitales que se encuentran en las carpetas virtuales del sistema de gestión
documental?

Marcando las carpetas físicas con los códigos de las carpetas virtuales que son los
mismos de las series documentales del CGCD
 

Dónde se almacenan los respaldos de los documentos digitales para que sean
parte del archivo de gestión?*

En las carpetas virtuales

 
 
Las carpetas virtuales del sistema de gestión documental son consideradas
parte de:*

Archivo de gestión
 
 
Las codificaciones que poseen las carpetas virtuales en el sistema de gestión
documental corresponden a?*

Series documentales del CGCD

 
 
Se recomienda no utilizar documentos digitales que usen firmas escaneadas
para su legalización.

Verdadero
 
Se consideran como documentos electrónicos a :*
Aquellos generados y legalizados por los sistemas de gestión documental
 
Los documentos digitales cómo se hacen parte de un trámite?*

Son anexos a los documentos electrónicos

 
 
A qué se conoce como expediente híbrido?*

La vinculación de documentos electrónicos, documentos digitales y documentos físicos

 
 
Los documentos digitales pueden ser legalizados con FIRMA ELECTRÓNICA?

Verdadero
 
 
Se puede realizar trámites con la copia simple de un documento legalizado
físicamente?*

No, es necesario pedir una copia certificada del documento original

 
Cómo se verifica la validez de un documento electrónico?*

Verificando el certificado y propiedades de la firma electrónica de la persona que

legalizó el documento

 
El responsable de verificar que se cumplan las TPCD en los archivos de
gestión es?*

El encargado del archivo de gestión

 
El encargado de la coordinación y elaboración del CGCD en las entidades
públicas es?*

Jefe de Gestión Documental y Archivo

 
Las categorías de archivo se definen en base a:*

 
Tabla de Plazos de Conservación Documental
 
El CGCD sirve como referencia para la creación de carpetas virtuales en los
sistemas de gestión documental (CHASQUI, QUIPUX, etc) ?
*
Verdadero
 
 
Las TPCD es de cumplimiento obligatorio, no se puede tener en el archivo de
gestión documentación de años que no corresponde.*

Verdadero
 
El CGCD se elaborará en base a:*

Un esquema jerárquico de acuerdo con la estructura orgánica de gestión

organizacional por procesos de la entidad pública u organigrama institucional vigente.
 
 
Señale las herramientas metodológicas de la gestión archivística*
 
Tabla de Plazos de Conservación Documental
Cuadro General de Clasificación Documental
 
En la serie documental de "catastros", el archivo de gestión debe custodiar la
documentación de los 7 últimos años. Qué alternativa se puede dar para este
caso?*
Se puede materializar un archivo de gestión en una instalación que reuna las
características de seguridad, que tenga una correcta organización y cuidado de los
expedientes
 
 
Siendo el año 2023, en base a la siguiente TPCD, la serie documental de
"Actas", de qué año documental  se debe realizar la transferencia primaria y de
qué año documental se tendría la valoración documental previo al proceso de
baja documental*

Transferencia primaria año 2019, Baja documental año 2007

 
La clasificación documental consiste en?*

Organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de los procesos

institucionales
 
 
Los documentos electrónicos y digitales que están almacenados en las
carpetas virtuales de los sistemas de gestión documental, pertenecen a qué
archivo?*

Archivo de gestión
 
El CGCD debe ser elaborado en forma institucional, detallando todas las
dependencias que lo conforman y los procesos que se cumple en cada una de
ellas.*
Verdadero
 
 
Quién aprueba y valida  el CGDA de las entidades públicas*

La Dirección de Archivo de la Administración Pública

 
Los plazos de conservación en la TPCD se realizará en base a:*

Valoración documental y base legal si hubiere

 

EVALUACIÓN DE REPASO-
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS,
DIGITALES Y FÍSICOS
DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

 
Las carpetas virtuales del sistema de gestión documental son consideradas
parte de:*

Archivo de gestión
 
 
Se puede realizar trámites con la copia simple de un documento legalizado
físicamente?*

No, es necesario pedir una copia certificada del documento original

 
 
Dónde se almacenan los respaldos de los documentos digitales para que sean
parte del archivo de gestión?*

En las carpetas virtuales

 
 
Los documentos digitales pueden ser legalizados con FIRMA ELECTRÓNICA?

Verdadero
 
 
Se consideran como documentos electrónicos a :*

Aquellos generados y legalizados por los sistemas de gestión documental

 
Cómo se podría vincular el expediente físico con los documentos electrónicos y
digitales que se encuentran en las carpetas virtuales del sistema de gestión
documental?
*

Marcando las carpetas físicas con los códigos de las carpetas virtuales que son los
mismos de las series documentales del CGCD
 
 
Las codificaciones que poseen las carpetas virtuales en el sistema de gestión
documental corresponden a?*

Series documentales del CGCD

 
 
A qué se conoce como expediente híbrido?*

La vinculación de documentos electrónicos, documentos digitales y documentos físicos

 
 
Cómo se verifica la validez de un documento electrónico?*

Verificando el certificado y propiedades de la firma electrónica de la persona que

legalizó el documento
 
 
Los documentos digitales cómo se hacen parte de un trámite?*

Son anexos a los documentos electrónicos

 
 
Se recomienda no utilizar documentos digitales que usen firmas escaneadas
para su legalización.

Verdadero 

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DIGITALES, FÍSICOS Y SISTEMA

DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 Evaluación Módulo II y III
Evaluación Módulo II y III

 Puntaje total: 20.00
 Puntaje de aprobación: 14.00
 Incorrectas restan: No
 Abierta: desde 05/05/2023 13:00 hasta 07/05/2023 23:59

Realización

 Fecha: 05-may-2023 12:47:16
 Tiempo realización: 00:02:09
 Cantidad de veces realizada: 1
 Cantidad de respuestas correctas: 2 / 10

No aprobada
- 4.00
Cómo se verifica la validez de un documento electrónico?

Escaneando el código QR

Verificando el certificado y propiedades de la firma electrónica de la persona que

legalizó el documento

No es necesario, solo se imprime el documento

(2.00 puntos)
Las carpetas virtuales del sistema de gestión documental son consideradas parte de:

Archivo central

Archivo de gestión


Son almacenadas independientemente

(2.00 puntos)
Los documentos digitales cómo se hacen parte de un trámite?

Se tramitan directo en los sistemas de gestión documental

Son anexos a los documentos electrónicos

No son parte de los trámites

Sin respuesta (2.00 puntos)
Dónde se almacenan los respaldos de los documentos digitales para que sean parte del
archivo de gestión?

En las carpetas virtuales

En las computadoras del usuario

En dispositivos de almacenamiento
Sin respuesta (2.00 puntos)
Se puede realizar trámites con la copia simple de un documento legalizado físicamente?

Se puede realizar trámites con la copia simple de un documento legalizado físicamente?


 No, es necesario pedir una copia certificada del documento original

No, es necesario pedir el documento original

Sin respuesta (2.00 puntos)
Cómo se podría vincular el expediente físico con los documentos electrónicos y
digitales que se encuentran en las carpetas virtuales del sistema de gestión documental?

No hay como vincular

Marcando las carpetas físicas con los códigos de las carpetas virtuales que son los
mismos de las series documentales del CGCD

Marcando las carpetas físicas con codificaciones internas creadas en los departamentos
Sin respuesta (2.00 puntos)
Las codificaciones que poseen las carpetas virtuales en el sistema de gestión documental
corresponden a?

Secciones documentales del CGCD

Series documentales del CGCD

Los procesos institucionales

Sin respuesta (2.00 puntos)
Se consideran como documentos electrónicos a :

Aquellos generados y legalizados por los sistemas de gestión documental



Aquellos generados por correos electrónicos

Aquellos documentos en formato PDF que son firmados electrónicamente

Sin respuesta (2.00 puntos)
Los documentos digitales pueden ser legalizados con FIRMA ELECTRÓNICA?

Verdadero

Falso
Sin respuesta (2.00 puntos)
Se recomienda no utilizar documentos digitales que usen firmas escaneadas para su
legalización.

Verdadero

Falso
Sin respuesta (2.00 puntos)