PR-CS-066

PROCEDIMIENTO
Fecha: 15-Nov-17

Rev. 07
CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
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1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y reevaluación de
proveedores, sobre la base de su capacidad de suministrar productos y servicios en conformidad con
los requerimientos de INESCO.

Proveer al responsable de la compra de alternativas para la selección de proveedores.

Determinar la idoneidad de los proveedores para cumplir con los objetivos de Calidad de INESCO.

Asegurar un vínculo rápido, directo y confiable con proveedores calificados.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los proveedores de bienes y/o servicios, cuyos suministros afec-
ten a la calidad de los productos de INESCO.

Este procedimiento se lleva a cabo para la evaluación y calificación de nuevos proveedores ya sean
Locales y/o Internacionales, así como el seguimiento y re-evaluación de proveedores actuales.

3. DEFINICIONES

 Proveedor: Organización o persona externa que proporciona un producto (bien y/o servi-
cio).

4. RESPONSABILIDADES

 Implementación y mantenimiento:

El responsable de la implementación y del mantenimiento efectivo de este procedimiento es

el Jefe de Compras y Servicios y el Jefe de Compras Técnicas.

 Involucrados:

 Gerentes / Jefes de los diferentes departamentos

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Clasificación de proveedores

Basados en la criticidad del producto o servicio, el cual sea necesario proveer a los proyectos o
procesos solicitantes, se define las siguientes categorías para proveedores:

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5.1.1. Proveedores Externos Críticos

Productos Servicios
Materiales de Instalación (relacionados a Subcontrato para desarrollo de alguna
MR’s) etapa o disciplina de Ingeniería
Subcontratos de Serv. De construcción y
montajes (prefabricados, construcción,
aislamiento, pintura)
Servicios de Inspección Especializada
(API 510, API 570, API 579, similares)
Provisión de Mano de Obra Especiali-
zada
Provisión de Ensayos no Destructivos

5.1.2. Proveedores Externos Importantes

Productos Servicios
Alquiler de equipos especializados
Consumibles en general (Grúas para afectar a obras, compreso-
res, maquinaria de obra civil)
Herramientas / Equipos / Instrumentos
de Medición
Repuestos de equipos
Pinturas
EPP para tareas de riesgos elevados
(Ej. Presencia de Mercurio)

5.1.3. Proveedores Externos Básicos

Productos Servicios
EPP’s básicos y ropa de trabajo Alquiler de Vehículos
Material de Escritorio Servicios de Catering
Señalética Asesorías legales
Medicamentos para unidades medicas

5.2. Evaluación del proveedor nuevo

A todo proveedor nuevo ya sea de servicio técnico o material, se le solicita inicialmente la si-
guiente información, según aplique:

a) Copia de los certificados de aprobación de su sistema de gestión (si lo posee).

b) Certificaciones de productos o certificados de trabajos similares realizados.

c) Referencias de sus clientes y/o constancia de proveedor calificado para empresas clientes de
INESCO.

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d) En el caso de servicios, se deberá evaluar que cuente con la infraestructura adecuada y com-
petencia del personal conforme al alcance de sus servicios.

e) Requisitos legales a solicitar a los nuevos proveedores locales (considerar proveedores ex-
ternos críticos e importantes):

Producto Servicios técnicos

Requisito Persona Persona
Empresa Empresa
natural natural
Constitución de la sociedad y sus modificaciones SI NO SI NO
Poder del representante legal SI NO SI NO
C.I. del representante legal SI SI SI SI
Certificado de inscripción al NIT SI SI SI SI
Autorización de dosificación de factura (actualizado) SI SI SI SI
Fundempresa SI SI SI SI
Licencia de funcionamiento SI SI SI SI
Numero patronal del seguro social NO NO SI SI
Numero patronal de fondo de pensiones (AFP) NO NO SI SI
Nota: dentro de la clasificación de PERSONA NATURAL, también están las EMPRESAS UNIPERSONALES

f) A todo Proveedor Internacional nuevo (considerar proveedores externos críticos e importan-

tes), ya sea de servicio, suministro o material, se le solicita inicialmente la siguiente informa-
ción según aplique:

Proveedor
Requisito Servicio
Producto Técnico
Carta de presentación de los productos que comercializa y/o de los servicios
que ofrece SI SI

Licencia de funcionamiento SI SI
Organigrama estructurado de su empresa SI SI
Acreditaciones a organizaciones internacionales de calidad y normas SI SI
Catálogos y/o fichas técnicas de sus productos SI SI
Referencias bancarias SI SI

g) Proveedores básicos: se solicitará la siguiente documentación:

Producto/ Servicio
Requisito Persona
Empresa
natural
Poder del representante legal SI NO
C.I. del representante legal SI SI
Certificado de inscripción al NIT SI SI
Autorización de dosificación de factura (actualizado) SI SI
Nota: dentro de la clasificación de PERSONA NATURAL, también están las EMPRESAS UNIPERSONALES

Los proveedores externos críticos, deberán ser evaluados previamente a la adjudicación. Se

permitirá el uso de proveedores considerados importantes los cuales se encuentren en proceso
de calificación.

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Como modelos de carta de invitación a calificación de proveedores locales y/o internacionales

ver Anexos 1, 2 y 3.

5.3. Criterios de calificación de proveedores

El proceso de calificación se realiza con la ayuda del departamento más idóneo para evaluar al
posible nuevo proveedor calificado.

Con la información entregada por el proveedor, se aplican los siguientes criterios para su califi-
cación, y en este orden:

1. Previo a la evaluación técnica, todo proveedor crítico o importante debe cumplir todos los
requisitos legales establecidos en el punto 5.2 inciso E y/o F.

2. Si el proveedor posee una certificación vigente de un sistema de calidad ISO 9001 o

equivalente, solo se calificara los puntos de precio y disponibilidad para productos y pre-
cio e infraestructura para servicios.

3. Si el producto no es conocido, el Responsable del área o proyecto emisor de la SC o su

delegado evalúa muestras del producto para determinar si satisface los requerimientos
de calidad de la organización. Para ello, se definen los tipos y extensión de las pruebas
y se procede a la evaluación.

La documentación de respaldo de los proveedores calificados reposa bajo la responsabilidad del

Jefe de Compras y Servicios y/o Jefe de Compras Técnicas.

Como constancia de la calificación se generará el siguiente registro:

 RG-053 Calificación y Re-Evaluación de Proveedores de Productos y Servicios

5.4. Seguimiento del desempeño y reevaluación de los proveedores.

Para que las re-evaluaciones y seguimientos de proveedores sean más objetivas se realizaran
con la ayuda del área o proyecto con la cual haya interactuado el proveedor. Las re-evaluaciones
de proveedores se realizarán a través del registro RG-053 Calificación y Re-Evaluación de Pro-
veedores de Productos y Servicios.

5.4.1. Proveedores Externos Críticos

Se deberá realizar el seguimiento de cada Pedido de Compra o Servicio a través del

formato RG-402 Seguimiento de Proveedores Críticos, este seguimiento se realizará de
forma semestral

Para más de 1 compra de material (PC) a un mismo proveedor, en el periodo, se reali-

zará 1 solo registro de seguimiento por proveedor.

Para servicios los cuales sean por un tiempo mayor a los 3 meses, se realizará de
forma trimestral.

Dichos registros de seguimiento aportarán durante la re-evaluación del proveedor, la

cual se realizará de forma anual.

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5.4.2. Proveedores Externos Importantes y Básicos

Los proveedores sometidos a re-evaluación o seguimiento se le asignaran las siguientes

sub-categorías acorde a la calificación obtenida:

 Entre 85 y 100, la vigencia de su re-evaluación durara 2 años.

 Entre 65 y 84, la validez de su evaluación durara 1 año.

 Entre 51 y 64 puntos, se solicitará la toma de acciones correctivas y preventivas,

durante este periodo serán retirados de la “LISTAS DE PROVEEDORES CALIFICA-
DOS” de INESCO.
Las acciones correctivas y/o preventivas pueden ser solicitadas a los proveedores por cualquier
tipo de comunicación establecido en el procedimiento de comunicaciones externas (Carta, correo
electrónico).

5.5. Excepciones

Se exceptúan de este procedimiento lo siguiente:

a) Las compras de oportunidad, como son remates, ofertas especiales por temporada o
cambio de líneas de producto

b) Otras compras de oportunidad en donde la Compra está sujeta a la aceptación técnica

del producto y verificación antes de su recibo y despacho a la obra.

Al margen de lo dicho, si los productos adquiridos mediante estas excepciones afectan de alguna
manera la calidad de los productos suministrados por INESCO a sus clientes, los primeros se
someten a los controles de calidad pertinentes para asegurarse de que cumplan con las especi-
ficaciones de compra. De no ser así, no se utilizan en la ejecución de proyectos o en cualquier
servicio que entregue INESCO.

Si un proveedor no califica en la evaluación realizada por INESCO y es necesaria su inclusión

en algún proyecto, el Gerente de Proyecto o su delegado toma la decisión o no de incluirlo como
proveedor.

6. REFERENCIAS

 PR-CS-065 Procedimiento de Compras y Servicios.

 ISO 9001: 2015

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7. REGISTROS

Lugar de Clasificación Tiempo de Disposi-

Titulo Código almacena- Responsable (Como esta conserva- ción fi-
miento ordenado) ción) nal
Calificación y Re-Eva- Jefe de Com-
Compras y Por Provee-
luación de Proveedor RG-053 pras / Compras 3 años Reciclar
Servicios dor
de Producto y Servicios Técnicas
Jefe de Com-
Lista de proveedores Compras y Por Provee-
RG-054 pras / Compras 3 años Reciclar
calificados Servicios dor
Técnicas
Jefe de Com-
Seguimiento de Pro- Compras y Por Provee-
RG-402 pras / Compras 3 años Reciclar
veedores Críticos Servicios dor
Técnicas

8. ANEXOS

 Anexo 1. Invitación a Calificación de Proveedores Locales de servicios, materiales y suminis-

tros
 Anexo 2. Invitación a Calificación de Proveedores Internacionales de Servicios, Materiales y
Suministros.
 Anexo 3. Invitación a Calificación de Proveedores Básicos de Servicios, Materiales y Sumi-
nistros

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