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CALCULAR
FUNCIONES
LGICOS

DATOS
CON

USANDO
CRITERIOS

Aplicar funciones con criterios lgicos para resumir datos.

Aplicar las funciones para realizar clculos con fechas y datos
estadsticos.

GUA DIDCTICA

Descripcin
Esta unidad proporciona informacin sobre ciertas funciones de Excel que utilizan criterios
lgicos, otras que se usan en forma especial por su particular forma de trabajo del resto de funciones,
as mismo la aplicacin de las funciones de texto en casos que pueden ser de mucha utilidad, como
la autogeneracin de cdigos o la extraccin de datos basados en cadenas de texto proporcionadas
individualmente. Finalmente, se har uso del formato condicional avanzado, el cual utiliza una frmula
como condicionante en la aplicacin de los formatos seleccionados.

Capacidad
El participante al final de esta unidad estar en capacidad de aplicar funciones con criterios lgicos
para resumir datos. Adems de aplicar funciones especiales para realizar clculos con fechas y datos
estadsticos, as como operaciones con bloques de texto.

Actividad
Las actividades a desarrollar en la sesin son:

Actividad 01: Utiliza funciones matemticas y estadsticas con criterios lgicos

Actividad 02: Obtiene las frecuencias absolutas y relativas de una muestra de datos.

Evaluacin
En esta Unidad Ud. ser evaluado en:
1. El uso de funciones matemticas y estadsticas que utilizan uno o ms criterios lgicos.
2. El uso de funciones especiales, como las funciones SIFECHA y FRECUENCIA.
3. El uso de funciones de Texto en la manipulacin de cadenas de texto.
4. Aplicacin de formatos condicionales basados en una frmula.

CALCULAR DATOS USANDO

FUNCIONES CON CRITERIOS
LGICOS

Calcular datos usando funciones con criterios lgicos

Las funciones lgicas actan sobre una expresin para devolver informacin acerca de los valores o
conjuntos de la expresin. Por ejemplo, puede utilizar la funcin SI para comprobar el resultado de
una expresin y crear resultados condicionales. Y son muy valiosos para realizar reportes, informes,
etc. Para visualizar y acceder a las funciones
a. FUNCIN CONTAR.SI.CONJUNTO
Realiza el conteo de las celdas que cumplen los criterios especificados, dentro del rango.

Sintaxis:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_crierio1, criterio1, rango_crieterio2, criterio2)

Aplicacin:
Determine el nmero de empleados segn las condiciones siguientes:

N de empleado del Dpto de Contabilidad

N de empleado afiliados a AFP Prima con sueldo superior a 1700

N de empleados del Dpto. de Ventas con fecha de ingreso a partir del ao 2000

En la Hoja 1, ingresa las funciones segn se indica en las celdas G17, G18 y G19
respectivamente.

Importante.
Como se muestra en el ejemplo de aplicacin, se est utilizando en la funcin con uno y
dos criterios, recuerda que puedes seguir aplicando ms criterios a la funcin.
b. FUNCIN SUMAR.SI.CONJUNTO

Calcular datos usando funciones con criterio lgico

Esta funcin suma las celdas de un rango de valores, pero solo a aquellos que cumplen con
varios criterios que t especifiques.
Sintaxis:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma, rango_criterio1, criterio1, rango_criterio2, criterio2)

Aplicacin:

Encontrar el sueldo total de los empleados del Dpto. de Contabilidad

Encontrar el sueldo total de los empleados del Dpto. Ventas, afiliados Habitat

Copia el cuadro a la Hoja 2 y haz clic en la celda G16 Y G17 y escribir la funcin siguiendo la
estructura de la sintaxis de la funcin.

Importante
Si tienen alguna dificultad para trabajar con la funcin, use la biblioteca de funciones para insertar
la funcin sumar.si.conjunto, siga la secuencia mostrada en la siguiente figura:

1.

Usar la biblioteca de funciones.

2.

Ahora debe ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

3.

Finalmente Aceptar.

c. FUNCIONES PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas que cumplen mltiples criterios
que t especificaste

Sintaxis:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio, rango_criterio1, criterio1, rango_criterio2,
criterio2)

Aplicacin:
Encontrar sueldo promedio de los empleados, con los siguientes criterios:

Sueldo promedio de los empleados del Dpto. de Ventas, afiliados en la AFP Habitad.

Copia el cuadro a la Hoja 3 y haz clic en la celda G16 Y G17 y escribir la funcin siguiendo la
estructura de la sintaxis de la funcin.

Importante

Calcular datos usando funciones especiales

Si tienen alguna dificultad para trabajar con la funcin, use la biblioteca de funciones para insertar
la funcin promedio.si.conjunto, siga la secuencia mostrada en la siguiente figura:

1.

Usar la biblioteca de funciones.

2.

Ahora debe ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

3.

Finalmente Aceptar.

Calcular datos usando funciones especiales

a) FUNCIN SIFECHA.
Es una funcin que nos permite obtener el nmero de das, meses y aos que han transcurrido
entre dos fechas determinadas.

Sintaxis:
=SIFECHA(Fecha_inicial,Fecha_final,Parmetro)

El parmetro a utilizar en la ltima parte de la frmula puede ser:

D si queremos obtener los das que han transcurrido

M si queremos obtener los meses

Y si queremos obtener los aos

YM si queremos obtener los meses sin tener en cuenta los aos

MD si queremos obtener los das sin tener en cuenta los meses

Aplicacin:
Determinar la Edad y el Tiempo de servicios en aos de los siguientes empleados.

Ingrese los datos y la funcin SIFECHA en la celda G6 y G7 como se indica en la imagen

anterior.

Importante:
Para calcular la edad, debes considerar la fecha de nacimiento y la fecha actual, representada
por la funcin HOY(). Adems, como la edad se est calculando en aos, el parmetro a usar
es Y. En forma similar, para calcular el tiempo de servicio, debe considerar la fecha de
ingreso y la fecha actual que puede ser utilizando la funcin HOY() o hasta cuando desea
calcular que puede ser como ejemplo al (31/12/2014).

Aplicacin:
Determinar su record laboral en aos, meses y das de los siguientes empleados.

Ingrese los datos y la funcin SIFECHA en la celda E6, F6 y G6 respectivamente como se

indica en la imagen anterior.

Importante:
Para calcular los aos del record laboral, la forma es la misma que se utiliz para determinar
el tiempo de servicios en aos. Sin embargo, para calcular los meses restantes sin considerar
los aos ya contabilizados, usa el parmetro YM. Para determinar los das restantes sin
considerar los meses y aos contabilizados, use el parmetro MD.

Dnde est la funcin SIFECHA?

Uno de los misterios de Excel es la funcin SIFECHA. Observar que esta funcin no aparece
en la lista de funciones desplegable de la categora Fecha y Hora.
La funcin SIFECHA tiene su origen en Lotus 1-2-3 y aparentemente, Excel la ofrece para
mantener la compatibilidad. Por alguna razn, Microsoft quiere mantener esta funcin en
secreto.

b) FUNCIN FRECUENCIA
Calcula la frecuencia con que se repiten los valores dentro de un rango, devolviendo una matriz
vertical de nmeros.

Sintaxis

=FRECUENCIA (datos, grupos)

Aplicacin:
Se hizo una encuesta para conocer las edades de los pacientes atendidos en el Hospital de
Neoplsicas, la muestra poblacional fue de 120 encuestados. Se pide clasificar dicha muestra
con una de amplitud de 10, considerando un lmite mnimo de 29 y un lmite mximo de 79,
obteniendo la frecuencia absoluta y relativa.

Para desarrollar esta aplicacin necesita tener el cuadro donde clasificars la muestra y
obtendrs la frecuencia Absoluta y Relativa:

Creando los Grupos de datos:

Estos Grupos o rangos servirn para clasificar las edades de los encuestados. Se sabe que existe
un lmite mnimo de 29 para el primer rango y un mximo de 79 para el ltimo rango, con una
amplitud de 10.

Solucin:
1. Digite en la celda K10, el dato 29 como lmite del primer grupo.
2. Ahora, en la celda K11, ingresa el dato 39 como lmite de este grupo, este valor se obtiene
sumando al lmite anterior, la amplitud que es de 10; y as sucesivamente sobre el resto
de grupos. Quedar el cuadro con se muestra:

Calculando las frecuencias absolutas:

1. Seleccione el rango de celdas donde se obtendrn todas las frecuencias:
L10:L15.
2. Puede escribir la funcin directamente y seleccionar los argumentos o usar la
biblioteca de funciones para insertar la funcin, siga la secuencia mostrada en la
siguiente figura:

10

3. Ahora, ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante
En el cuadro Datos (B5:I19) contiene el rango de la muestra, y Grupos (K10:K15),
son los datos que ingreso a partir de los lmites y la amplitud, llamados tambin
intervalos de clase.
4. FRECUENCIA por ser una funcin de tipo matricial, los resultados se mostrarn
presionando las teclas: CRTL+SHIFT+INTRO:

5. Calculando las frecuencias relativas:

Estas frecuencias se obtienen con la frmula: =frecuencia Absoluta/Total
muestra.
Por ello debe calcular el total de la muestra con la funcin SUMA:

Haga clic en la celda L16

Escriba la funcin: =SUMA(L10:L15) y pulsa la tecla Enter

Ahora ya puede calcular la frecuencia relativa:

Haga clic en la celda M10

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Manipular datos usando funciones de texto

Escriba la frmula: =L10/$L$16 y pulsa la tecla Enter.

Copie la frmula hacia abajo y veras la informacin completa.

Importante:
Observe que la frecuencia absoluta es cuantitativa y la frecuencia relativa es porcentual.

Manipular datos usando funciones de texto

Las funciones de texto permiten trabajar con cadena, caracteres, adems tiene mltiple aplicaciones.

a) FUNCIN IZQUIERDA
Extrae el nmero indicado de caracteres, colocados a la izquierda o al principio de la cadena de
texto.

Sintaxis
=IZQUIERDA(Texto, Nm_de_caracteres)

Texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.

Nm_de_caracteres: Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer con la

funcin IZQUIERDA.

Importante

Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.

Si Nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolver todo

el texto.

Si Nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

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b) FUNCIN DERECHA
Extrae el nmero indicado de caracteres, colocados al final de la cadena de texto.

Sintaxis:
=DERECHA(Texto, Nm_de_caracteres)

Texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.

Nm_de_caracteres: Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer con la

funcin DERECHA.

Importante

Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.

Si Nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolver todo el

texto.

Si Nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

Aplicacin: Uso de las funciones IZQUIERDA y DERECHA

Los datos de referencia tienen un delimitador que es el punto y coma. Se desea separar todas
las palabras que estn antes y despus de dicho delimitador.
En el primer caso, utiliza la funcin IZQUIERDA para extraer los 21 primeros caracteres
(Microsoft Office 2013) del dato en referencia.
En el segundo caso, utiliza la funcin DERECHA para extraer los 10 ltimos caracteres (Excel
2013) del dato en referencia.

Importante

Las funciones ingresadas no deben ser copiadas verticalmente, ya que la cantidad de

caracteres a extraer tanto de la izquierda como de la derecha, son diferentes.

Cada caso es particular.

c) FUNCIN EXTRAE

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Obtiene el nmero de caracteres de una cadena de texto a partir de una posicin indicada.

Sintaxis:
=EXTRAE(Texto, Posicin_inicial,Nm_de_caracteres)

Texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.

Posicin_inicial: Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La
Posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.

Nm_de_caracteres: Especfica el nmero de caracteres que se desea que EXTRAE

devuelva del argumento texto.

A considerar:

Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve (texto vaco).

Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms

nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta
el final de texto.

Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!

Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!

Aplicacin:
Del texto que se muestra en la celda B4, se desea extraer la palabra Excel
Debes tener en cuenta la posicin de la letra E, si cuentas, su posicin es 24. Desde esa
posicin extrae 5 caracteres, que es la cantidad de caracteres de la palabra EXCEL.
Utiliza la funcin EXTRAE como se indica en la imagen.

d) FUNCIN CONCATENAR
Une varios elementos de texto en uno solo.

Sintaxis:

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=CONCATENAR (texto1,texto2,)

Aplicacin:
Se desea mostrar en una sola celda tanto los nombres como los apellidos:
1. Utilice la funcin CONCATENAR, donde el texto1 son los Nombres (celda A5), el texto2
es un espacio en blanco ( ) y el texto3 son los Apellidos (celda B5).
2. Copie la funcin verticalmente.

Importante:
Si desea empezar por los apellidos y luego los nombres adems separar por una coma (,)
entonces la (,) ser texto 2, el espacio en blanco ser texto 3, como se muestra en la imagen:

e) FUNCIN HALLAR

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Devuelve el nmero de caracteres en el cual se encuentra un carcter en particular o cadena de

texto, leyendo de izquierda a derecha (no diferencia entre maysculas ni minsculas).

Sintaxis:
=HALLAR(Texto_buscado,Dentro_del_texto,Nm_inicial)

Texto_buscado: es el texto que desea encontrar.

Dentro_del_texto: es el texto en que se desea encontrar el Texto_buscado.

Nm_inicial: es, contando desde la izquierda, el nmero del carcter en Dentro_del_texto

desde donde se desea iniciar la bsqueda. Si se omite, se usa 1.

Aplicacin:
Utilice la funcin HALLAR para encontrar la posicin del carcter indicado en el dato de
referencia.

Importante:
En este caso se puede omitir la posicin inicial, as =HALLAR(C4,B4) por ser un solo carcter.

f)

FUNCIN LARGO
Devuelve el nmero de una cadena de texto
Sintaxis:
=LARGO(Texto)

Texto: es el texto cuya longitud se desea conocer. Los espacios cuentan como
caracteres.

Aplicacin
Se ha determinado el nmero de caracteres que tiene el dato de referencia.

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Aplicacin
Uso de funciones combinadas.
Se desea separar todas las palabras que estn a lado izquierdo y derecho del delimitador punto
y coma.
Para este caso, debe usar una combinacin de las funciones de texto, as:

Importante

Al utilizar la funcin IZQUIERDA, el problema es determinar en forma general la cantidad

de caracteres a extraer hasta antes del punto y coma. Para ello, usa la funcin HALLAR
para determinar la posicin del punto y coma, luego resta menos 1, para determinar la
cantidad exacta de caracteres a extraer desde el inicio.

de caracteres a extraer despus del punto y coma. Para ello, usa la funcin LARGO para
determinar la cantidad de caracteres de todo el texto, luego usa la funcin HALLAR para
determinar la posicin del punto y coma, que restars de la longitud total.

g) FUNCIN MAYUSC

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Convierte todas las letras de un texto en maysculas.

Sintaxis:
=MAYUSC(Texto)

Texto: es el texto que desea convertir en maysculas. Los caracteres en Texto que no sean
letras no cambiarn.

h) FUNCIN MINUSC.
Convierte todas las letras de un texto en minsculas.

Sintaxis:
=MINUSC(Texto)

Texto: es el texto que desea convertir en minsculas. Los caracteres en Texto que no sean
letras no cambiarn.

i)

FUNCIN NOMPROPIO
Pasa en maysculas la primera letra de todas las palabras de la cadena de texto y el resto de los
caracteres en minsculas. As como cualquiera de las otras letras que se encuentren despus de
un carcter que no se una letra (espacios, nmeros, signos de puntuacin, etc.).

Sintaxis:
=NOMPROPIO(Texto)

Aplicacin:
Uso de las funciones MINUSC, MAYUSC y NOMPROIO

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Formato condicional avanzado

FORMATO CONDICIONAL AVANZADO

El formato condicional avanzado utiliza una frmula como condicionante en la aplicacin de los
formatos seleccionados.
A continuacin mostramos una aplicacin en donde la condicin del formato condicional es una
frmula:

Aplicacin
Al ingresar un cdigo en la celda D13, automticamente debe resaltarse las celdas con relleno de
color amarillo (cdigo, artculo, Fecha Ingreso y stock) del artculo correspondiente en la tabla.

Solucin:
1. Seleccione el rango de celdas que desea formatear, en este caso A5:A11
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y,
a continuacin, haga clic en Nueva regla
3. En el cuadro Selecciona un tipo de regla, haz clic en la opcin Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato.

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4. En el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera, introduce la
siguiente frmula:
=A5=$D$13
5. Haga clic en el botn Formato y luego selecciona la ficha Relleno y elije el color
amarillo. Finaliza haciendo clic en el botn Aceptar.
6. Repite los mismos pasos para los rangos B5:B11, C5:C11 y D5:D11, la frmula en el
formato condicional es la misma.
7. El resultado ser el siguiente:

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