Callao - TDR - SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN

Zona Registral N°IX-Sede Lima
TÉRMINOS DE REFERENCIA
Contratación Servicio de Digitalización con valor legal de Títulos
Archivados de la Oficina Registral del Callao de la ZONA REGISTRAL
NºIX-Sede Lima
1 DENOMINACION DE LA CONTRATACIÓN
Servicio de Digitalización con valor legal de Títulos Archivados en la Sede Callao
de ZONA REGISTRAL Nº IX-SEDE LIMA.
2 FINALIDAD PÚBLICA
La contratación tiene como finalidad pública el mejoramiento de la prestación de los
servicios registrales que actualmente viene brindando la Zona Registral N° IX-Sede
Lima, a través de la digitalización de títulos registrales en modalidad papel a digital
de la Oficina Registral Callao en cumplimiento del DL 681.
3 ANTECEDENTES
Mediante Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos
N°113-2021- ZONA REGISTRAL N° IX-Sede Lima de fecha 24 de agosto de 2021,
autoriza a la Zona Registral N° IX – Sede Lima, en su calidad de Unidad Ejecutora
de Inversiones (UEI), la elaboración de los expedientes técnicos o documentos
equivalentes del Proyecto de Inversión denominado “Mejoramiento de los servicios
registrales a través de la digitalización de títulos con valor legal de la Zona Registral
N° IX Sede Lima en las provincias de Lima, Huacho, Cañete, Huaral y Barranca del
departamento de Lima y la provincia constitucional del Callao", el mismo que cuenta
con Código Único de Inversiones N° 2524178 y una inversión de S/.62 0 ́ 46,661.86
(Sesenta y Dos Millones Cuarenta y Seis Mil Seiscientos Sesenta y un con 86/100
soles), disponiéndose la continuidad de la fase de ejecución del ciclo de inversión.
Con fecha 01 de Julio del 2022 el Proyecto de Inversión de Digitalización remite al

Jefe de la Unidad de Tecnologías de la Información (UTI) de la Zona Registral N°IX-
Sede Lima , el INFORME ESPECIAL N.o 055-2022-SUNARP-ZRIX/UREG/PROY-
DIG donde se adjunta una propuesta de términos de referencia para la contratación
del servicio digitalización con valor legal de títulos archivados de la Zona Registral
N°IX – Sede Lima, referidos a la Oficina Registral del Callao, que serán necesarios
para la implementación del proyecto.
Se indica que, conforme a lo acordado con la Jefatura Zonal es necesario el
cumplimiento del cronograma de contratación a fin de que este servicio se ejecute
durante el año 2022, y de esta forma no afectar la ejecución del proyecto general.
El equipo de la UTI luego de revisar, plantea observaciones mediante

MEMORANDUM N°1073-2022-SUNARP-Z.R.N°IX-UTI, para la mejora y
afinamiento de la propuesta. Es así que el Equipo de Gestores del Proyecto de
Inversión de Digitalización, acoge las mejoras y las integra remitiéndolas con
MEMORANDUM No 00006-2022-SUNARP/ZRIX/UREG/PROY-DIG. Luego de una
revisión y validación finalmente el jefe de la Unidad de Tecnologías de la
Información de la Zona Registral N° IX – Sede Lima, emite el MEMORANDUM No
01099-2022-SUNARP/ZRIX/UTI dando por aceptada la propuesta de Términos de
Referencia para la Contratación del Servicio de Digitalización con Valor Legal de
Títulos Archivados de la Sede de Callao – Componente 2, como actividad inicial del
tramo uno del Proyecto de Inversión denominado “Mejoramiento de los servicios
registrales a través de la digitalización de títulos con valor legal de la Zona Registral
N° IX-Sede Lima en las provincias de Lima,Huacho, Cañete, Huaral y Barranca del

departamento de Lima y la provincia constitucional del Callao".
4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1 DEFINICIONES
• Autenticación digital de documentos: Es el acto realizado
personalmente por el Fedatario Institucional que comprueba, previo cotejo
entre el documento presentado físicamente y el documento digitalizado, la
fidelidad, integridad y legibilidad del contenido de esta última, para lo cual
utiliza su certificado digital respectivo para firmar digitalmente el
documento digitalizado. La autenticación se realiza sin emitir
pronunciamiento sobre la información contenida en el documento.
• Copia fiel del original: Se entiende como el proceso de equivalencia entre
la información contenida entre un documento presentado en formato físico,
en el procedimiento de inscripción registral, y su copia representada en
documento digital.
• Documentos complementarios: Son aquellos documentos elaborados
por el personal de las áreas registrales y/o emitidos por entidades externas,
que coadyuvan a la inscripción registral.
• Documento digital: Es la unidad básica estructurada de información,
susceptible de ser clasificada, transmitida, procesada o conservada
utilizando medios electrónicos, sistemas de información o similares. Dicho
documento tiene el mismo valor legal que aquellos documentos en soporte
papel, de conformidad con lo establecido en el numeral 30.3 del artículo 30
del TUO de la Ley Nº 27444.
• Documento físico: Instrumento textual o gráfico que contiene determinada
información, hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material
que sirve para comprobar o acreditar una determina situación.
• Documento Electrónico: Unidades estructuradas de información
registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada,
gestionada, transmitida, procesadas o conservadas por una persona o una
organización de acuerdo a sus requisitos funcionales, utilizando sistemas
de información. (Numeral 4.4.2 del punto 4 de la NTP 392.030-2
• Nota: El término documento electrónico no se refiere únicamente a los
documentos de texto que se suelen crear con procesadores de texto, sino
también comprende los mensajes de correo electrónico, las hojas de
cálculo, los gráficos e imágenes, los documentos HTML o XML y los
documentos compuestos, multimedia o de otras clases, que incluyen a sus
enlaces y accesos automáticos.
• Documento Original: Documento de una organización que autoriza su
migración a microformas y de cuyo origen y contenido es responsable.
• Firma Digital a) Conjunto de datos anexados a un archivo electrónico que
permite a un destinatario autenticar su origen. (4.72, ISO 12651); b) Es
aquella firma electrónica que utilizando una técnica de criptografía
asimétrica, permite la identificación del signatario y ha sido creada por
medios que signatario y a los datos a los que refiere, lo que permite
garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación
ulterior, tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una
• firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador
de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado que se

encuentre dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica - IOFE,
y que no medie ninguno de los vicios de la voluntad previstos en el Título
VIII del Libro II del Código Civil.
• Imagen: Representación por apropiados medios de un apropiado receptor
(pantalla, superficie fotosensible, etc.) de un objeto o de un dato
correspondiente a dicho objeto. (Numeral 4.10 del Artículo 4° de la NTP
392.030-2).
• Imagen Electrónica: Representación de un documento sobre un soporte
de almacenamiento digital. (Numeral 4.11 del punto 4° de la NTP 392.030-
2).
• Imagen digitalizada: Representación digital de un documento físico que
se visualiza utilizando medios informáticos y que se encuentran contenidas
en un almacenamiento electrónico.
• Indización: Identificación de datos, información o documentos
individuales o en conjunto, tratados como unidad, siguiendo una definida
metodología de ordenamiento lógica y uniforme, que permita fácil
ubicación, rápida disponibilidad y su recuperación, durante los procesos de
transformación a los que es sometido y desde los medios de soporte
elegidos para su conservación y almacenamiento, manteniendo en todo
momento la integridad original de dicha unidad. (Numeral 4.12 del punto 4
de la NTP 392.030-2).
• Línea de Producción: Conjunto de procesos, procedimientos y recursos
desoftware y hardware integrados como una unidad de producción para
elaborar microformas. (Numeral 4.16 del punto 4 de la NTP 392.030-2).
• Medio portador físico: Para efectos del presente manual, el soporte
informático (Blue Ray Disc) que contiene los datos.
• Medio portador virtual: Conjunto de documentos electrónicos grabados
temporalmente en un medio portador físico no definitivo, y que están
organizados en la manera en que serán grabados en el medio portador físico
definitivo. Cada medio portador virtual está destinado a llenar sólo un medio
portador físico definitivo y cada medio portador físico definitivo está
destinado a recibir el contenido de un solo medio portador virtual.
• Microarchivo: Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los
elementos materiales de soporte o almacenamiento portadores de
microformas grabados, provistos de sistemas de índice y medios de
recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir
encopias los documentos almacenados como microformas. (numeral 4 del
artículo 1° del Decreto Legislativo N° 681 modificado por el artículo 1 de la
Ley N° 26612).
• Microforma: Un término genérico para cualquier medio que contiene
imágenes. (Numeral 4.19 del Artículo 4º de la NTP 392.030-2).
• Microforma Original: Microforma usada para producir las sucesivas
generaciones de microformas. (Numeral 4.20 del Artículo 4º de la NTP
392.030-2).
• Resolución del Tribunal Registral: Son títulos resueltos que emite el
Tribunal éste mantiene bajo su control, de manera que está vinculada
únicamente al Registral.
• Reproceso: Acción que se realiza en cualquiera de las actividades del
proceso de digitalización, cuando una imagen digitalizada no cumple con
losestándares de integridad, fidelidad y legibilidad.
•Registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las

características pertinentes de un producto, proceso o servicio o las
características particulares de un organismo, o de una persona, en una lista
apropiada disponible públicamente. (Numeral 4.26 del punto 4 de la NTP
392.030-2).
• Sistema Informático: Conjunto de elementos relacionados compuesto por
uno o más de los procesos, hardware, software, instalaciones y personal que
proporcionan la capacidad de satisfacer una necesidad u objetivo definido.
(Numeral 4.30 del punto 4º de la NTP 392.030-2).
• SIGESAR: Sistema Informático utilizado para la Gestión de Archivos.
• Título Registral: Documento sobre el cual se sustenta el derecho o acto
inscribible, que se presenta en el Diario con un número único e inalterable
de trámite, de tal forma que, en el procedimiento registral, permite su
identificación de forma unívoca. Cada título inicia con un Formulario de
Solicitud de Inscripción de Título.
• Títulos que ingresan al Diario acogiéndose al artículo 33 del TUO del
Reglamento General de Registros Públicos: Se refieren a títulos nuevos
que requieren calificación en merito a un título tachado.
4.2 ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
CDMP Coordinación del Diario y Mesa de Partes
SCUNAC Sistema de Caja Única Nacional
IOFE Infraestructura Oficial de Firma Electrónica
SIR Sistema de Información Registral
SIGESAR Sistema de Gestión de Archivos
LPM Línea de Producción de Microformas Digitales
UTI Unidad de Tecnologías de la Información de la ZR IX
5 OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN
5.1 OBJETIVO GENERAL
Contratar los servicios de una persona natural o jurídica para la ejecución del
servicio de digitalización masiva de documentos de archivo, así como en la
implementación y gestión en el Sector Público de Líneas de Producción de
Microformas. Debiendo cumplir con los requisitos técnicos indicados en la
Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:2015 Microformas, para la
generación de microformas digitales con valor legal a partir de la digitalización
del archivo pasivo de la Oficina Registral de Callao, en soporte papel, de
Títulos registrales contenidos en esa sede.
La ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima espera así realizar la digitalización
de sus activos documentales teniendo un respaldo en microformas con valor
legal de una partede la información contenida en su Archivo, ante posibles
contingencias de deterioro, destrucción y/o eliminación. Asimismo, la
obtención de microformas digitales con valor legal de los documentos
permitirá mejorar la calidad de los repositorios de contenidos y de las bases
de datos de los sistemas de consulta.
5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

El contratista encargado de la gestión de la implementación, puesta en
operación y producción de microformas deberá desarrollar los siguientes
componentes:
a. Realizar el despliegue e instalación de los equipos y mobiliarios así

como el personal técnico requerido para el desarrollo del servicio, en
los ambientes de la sede principal Gerencia de Bienes Muebles
ubicada en Jr. Huáscar N° 1584 esquina con cuadra 12 de la Av.
Mariátegui – Jesús María, en la modalidad de papel a digital. El
despliegue debe realizarse en los primeros 15 días calendario de
iniciado el servicio.
b. Definir los procedimientos y normas requeridas para la operación de
la LPM, lo cual debe incluir la capacidad de garantizar la
transferencia e integridad de los archivos digitales y las bases de
datos, hacia un directorio contenedor centralizado y una base de
datos designada por Zona Registral Nº IX-Sede Lima.
C. Definir el Plan de Trabajo para el desarrollo de la LPM, durante el
tiempo que dure el servicio según las series documentales y
volúmenes deproducción requeridos de presentar periódicamente.
- A los tres (03) días calendario de firmado el contrato, El
CONTRATISTA deberá presentar el Plan de Trabajo propuesto para la
implantación y despliegue de mobiliario y configuración de equipos junto
con el Cronograma de mantenimiento de equipos.
- La ZONA REGISTRAL N° IX, podrá observar dentro de los dos (02)
días calendario siguientes de presentado el Plan de Trabajo, tras lo cual,
el CONTRATISTA deberá subsanar en los dos (02) días calendarios
siguientes.
D. Gestionar todas las actividades referentes a la instalación de
software y hardware y todos los elementos necesarios para que la
LPM, cumpla con los lineamientos de la NTP 392.030-2:2015.
E. Implementar las pruebas de operación, en cuanto a funcionamiento
y gestión de la LPM en modalidad de papel a digital, y que abarque
todas las estaciones definidas, es decir su capacidad instalada
máxima.
F. Facilitar las actividades de supervisión por parte de la Zona Registral
Nº IX-Sede Lima en las diferentes etapas de la producción de
microformas de tal manera que pueda monitorear y supervisar la
operación de producción con eficiencia, celeridad y transparencia en
su conjunto.
G. Gestionar el retiro de los equipos y mobiliarios de la LPM, una vez
concluido el servicio, dentro de los plazos establecidos.
6 MARCO NORMATIVO TÉCNICO Y LEGAL

El servicio de desarrollará bajo el siguiente marco normativo técnico y legal:
- Decreto Legislativo 681, que legisla sobre el uso de tecnologías de avanzada
en materia de archivo. Reglamento, modificatorias y ampliatorias

- Ley N.° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, y sus normas
ampliatorias, modificatorias y reglamentarias.
- Decreto Supremo N.º 052-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Firmas y Certificados Digitales.
- Decreto Supremo N.º 070-2011-PCM, que modifica el Reglamento de la Ley
N.º 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales, y establece normas aplicables
al procedimiento registral en virtud del Decreto Legislativo N.º 681 y
ampliatorias.
- Decreto Supremo N.º 105-2012-PCM, establece disposiciones para facilitar la
puesta en marcha de la firma digital y modifican el Decreto Supremo N.º 052-
2008-PCM.
- Resolución Directoral N° 016-2015-INACAL/DN, que aprueba la Norma
Técnica Peruana NTP 392.030-2:2015 Microformas. Requisitos para las
organizaciones que administran sistemas de producción y almacenamiento.
Parte 2: Medios de archivo electrónico.
- Resolución Ministerial Nº 246-2007-PCM, que aprueba el uso obligatorio de la
Norma Técnica Peruana NTP – ISO/IEC 17799-2007 EDI. Tecnología de la
información. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la
información en todas las entidades integrantes del Sistema Nacional de
Informática.
- Decreto Supremo 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM que aprueba el Reglamento del Decreto
Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno
Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las
tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
- NTP 392.030-2 MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que
administran sistemas de producción y almacenamiento. Parte 2: Medios de
archivo electrónico
- Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto de Urgencia N° 006-
2020, Decreto de Urgencia que crea el Sistema Nacional de Transformación
Digital.
7 ALCANCE
El servicio comprende la recepción y procesamiento del acervo documental del
archivo de Títulos Registrales (Persona Natural, Persona Jurídica, Propiedad
inmueble) de la Oficina Registral Callao de los años 2016 a 2021, en un sistema de
producción de microformas, certificada por el contratista, que actualmente se
encuentra en el Archivo Registral del Callao.
Esto incluye la Evaluación Previa, Digitalización y Control de Calidad de Imágenes,
Digitación, Control de Calidad de Data y Micrograbación de los Títulos Registrales.
En el siguiente esquema se muestra la disposición de la LPM del contratista, así como
el sentido de los flujos de procesamiento de los documentos, tanto de origen físico
como digital.
Fig.01 – Diagrama de contexto - Muestra la ubicación de la LPM del Contratista en el flujo para el
Procesamiento de los documentos digitalizados para su conversión a microformas hasta su envío a una bóveda
de microformas y transferencia de los contenidos a los servidores de la Zona Registral IX-Sede Lima.
El Contratista deberá enviar los archivos PDF con sus respectivos Metadatos hacia
un Servidor de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima . Dicho servidor y ubicación se le
indicará en la Etapa Pre Operativa, como parte de la ejecución del servicio.
La conexión (protocolos y metodología) que utilizará el contratista para realizar la
carga de los archivos PDF y Metadatos en el Servidor será indicada por la Zona
Registral Nº IX-Sede Lima en la Etapa Pre Operativa.
En el ANEXO 01 se muestra una estimación del acervo documental propuesto para
su conversión a microformas y su clasificación por años, formatos y tipos de
contenedores.
El CONTRATISTA deberá proveer los equipos de red, conectores, dicteria de ser el
caso y cableado necesarios para instalar una red propia cerrada y autónoma para
la interconexión de todas sus estaciones y equipos. Los equipos, mobiliario y
cableadoson de propiedad del contratista y los retirará al final del servicio.
8 CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR

8.1 METODOLOGIA
El contratista debe proponer una metodología de trabajo para que la Zona
Registral Nº IX-Sede Lima puede efectuar las adaptaciones que considere
necesarias a fin de adecuarlas a los requerimientos del servicio.
La Metodología de Trabajo debe considerar la indicación de las políticas,
objetivos, procedimientos, formatos e indicadores que se implementarán
durante el servicio a realizar, conducentes a concretar las metas planteadas,
garantizando la calidad del servicio. Para lo cual debe considerar,
principalmente, el mantenimiento de los requerimientos aplicables de la NTP
392.030-2:2015 MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que
administran sistemas de producción y almacenamiento.
8.2 FASES DEL SERVICIO

Para el correcto desarrollo del servicio se establecen fases de ejecución, a
continuación, se describen los alcances y actividades de cada fase. Estas
actividades no constituyen entregables, sino una descripción de forma.
El servicio se desarrollará en 3 fases:
N.º Descripción Fases del Servicio

1. Fase Pre-Operativa (duración
1 hasta 15 días calendario,
Servicio de Procesamiento de contados a partir del día
Títulos Registrales archivadosen siguiente de la suscripción del
la Sede Callao de ZONA contrato).
REGISTRAL Nº IX-Sede Lima. 2. Fase Operativa (duración
hasta 75 días calendario,
contados a partir del día
siguiente de la conformidad de
la Prueba de Concepto.).
3. Fase de Cierre del Servicio
(duración aproximada de 10
días calendario, corresponde
a retiro de mobiliario, equipos,
devolución de ambientes de
digitalización y trámites
administrativos
8.2.1 FASE PRE OPERATIVA

En esta fase inicial, el CONTRATISTA y un representante de la Zona
Registral Nº IX-Sede Lima, firmarán un Acta donde se especifique la
entrega del ambiente en el Segundo piso de la Sede “Mariátegui”,
precisándose el estado de conservación del mismo y la operatividad de
las instalaciones, se consignarán los detalles y características de
equipos y mobiliario del CONTRATISTA, la información requerida por el
CONTRATISTA necesaria para cumplir la finalidad de la contratación
(el detalle de la información deberá solicitarse con la documentación
para firma de contrato), se indicará al CONTRATISTA, el tipo de
conexión (protocolos y metodología), así como la ruta del servidor
designado para realizar la carga de los archivos PDF y Metadatos.
Asimismo, el CONTRATISTA debe elaborar y proponer los planes y

procedimientos (formatos incluidos, de ser el caso) que permitan
regular el avance de las fases del servicio, en concordancia con la
documentación interna de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima, quien
deberá aprobar los mencionados planes, procedimientos y los
documentos que serán parte del primer entregable, mediante
conformidad que será emitida por l a Unidad Registral.
El Acta debe ser firmada hasta los siete (07) contados a partir del día
siguiente de la firma del Contrato, con la entrega del ambiente al
Contratista, así mismo, se especificará en el Acta los documentos a
entregar por parte del Contratista, los mismos que se encuentran
especificados en el numeral 12, Entregable N° 1 del presente Término
de Referencia.
8.2.2 Consideraciones generales

Durante esta etapa el contratista deberá realizar las actividades
necesarias de instalación y despliegue para la habilitación de los
ambientes a ser usados en la Fase Operativa; así como la provisión de
los recursos humanos y materiales que sean necesarios para la
ejecución del servicio en todas sus fases.
8.2.3 Obligaciones del contratista

Desde el día siguiente de suscrito el contrato hasta los 15 días sub
siguientes, el contratista tiene plazo para indicar, proponer o presentar
lo siguiente:
8.2.3.1 Metodología de Trabajo, la cual debe contener la forma de trabajo y la
organización establecida para la ejecución del servicio, incluyendo los
objetivos, políticas, formatos e indicadores tendientes a asegurar el
cumplimiento de las metas planteadas, garantizando la calidad del servicio en
todas sus fases. El Contratista deberá indicar el número de turnos y horarios
de trabajo (pudiendo implementar hasta tres (03) turnos por día, de lunes a
domingo durante las 24 horas, pero los horarios para el ingreso y salida del
personal del Contratista se coordinarán en forma conjunta con la Zona Registral
N° IX-Sede Lima) en la Sede donde se desarrollará el servicio.
El contratista debe indicar la cantidad de personas que se asignarán por turno,
debiendo tener en cuenta que el aforo máximo de 50 personas, incluyendo 10
personas que serán contratadas por la ZonaRegistral N°IX-Sede Lima, para el
control de calidad de la entidad y que laborarán físicamente en el área del
ambiente asignado.
La Zona Registral Nº IX-Sede Lima, brindará las facilidades de ingreso
y seguridad para el desarrollo de las actividades en los horarios y
turnos indicados por el Contratista a fin de atender los volúmenes
definidos en el tiempo del servicio.
8.2.3.2 Plan de Trabajo, debe contener los objetivos, metas, responsables y

cronograma de las actividades del servicio, en el entregable de la Fase
Operativa del servicio. Deberá incluir la lista de personal que intervendrá en las
fases del servicio (nombre completo, número de documento de identidad y
cargo).
8.2.3.3 Plan de Gestión de la Calidad que incluya:

a) Los objetivos, políticas, procedimientos, formatos,
indicadores, evaluaciones y acciones de control, que se
implementarán durante el servicio y que garanticen la calidad
del mismo.
b) Las acciones preventivas para garantizar la calidad del
servicio durante toda su Fase Operativa.
c) La evaluación de la calidad del servicio en todas sus fases y
procesos existentes, considerando el aseguramiento de la
calidad como medida preventiva a la detección de productos
no conformes.
d) Las acciones de control y aseguramiento de calidad que se
tomarán para la detección de defectos y efectuar las medidas
correctivas de los siguientes eventos no deseados: Errores
de captura (imágenes cortadas, imágenes borrosas o

movidas, repetición de imágenes, imágenes invertidas).
• Errores de digitación (incorrecta indización).

• Deterioro o pérdida de los documentos físicos o de
información, en alguna fase del servicio.
• Procesamiento de documentos que necesitan ser
restaurados.
• Devolución de documentos en estado de conservación
inferior al recibido, etc. Entre otros que el contratista
considere necesario para asegurar la calidad del servicio.
8.2.3.4 Plan de Seguridad de la Información (considerando los lineamientos de la

ISO 27001:2013), se debe detallar las medidas aadoptarse para garantizar la
integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información contenida en la
documentación procesada en todas las fases del servicio, así como la
continuidad del mismo. Por lo cual, los documentos serán entregados en la
misma sede dónde se realizará la implementación de la Línea de Digitalización
con Valor Legal.
8.2.3.5 Procedimiento de Transferencia y Traslado del acervo documentario, se

entrega la documentación a digitalizar en cajas, en la Sede donde se realizará
la implementación de la digitalización con valor legal. En dicha Sede el
ambiente para la ejecución del servicio se encuentra ubicado en el 2do. Piso.
Cada caja incluirá un listado físico y/o digital con la relación de títulos, el
CONTRATISTA deberá validar y/o firmar el listado en señal de conformidad de
recepción. Se validará tanto la cantidad de títulos de cada caja, como la
coincidencia entre los números de títulos del listado y los títulos físicos
recepcionados
8.2.3.6 Procedimiento de Evaluación Previa, donde se detalle las tareas de

recepción de contenedores (los contenedores seránproveídos por la entidad),
etiquetado con Títulos, registro de datos básicos, desempastado de libros,
generación de órdenes de producción (preparación de las Títulos Registrales
para su escaneo), con mención de las medidas referidas a la seguridad de la
información adoptadas, así como las conducentes a lograr la calidad del
servicio.
8.2.3.7 Procedimiento de digitalización y control de calidad de imágenes y dígito

verificación de datos, señalando el tratamientode los productos no conformes
y sus posibles reprocesos, entre otrospuntos que el CONTRATISTA considere
necesario para asegurar el control de calidad de imágenes y dígito verificación
y calidad del servicio, así como las tareas de recepción de contenedores,
certificación, culminación y reprocesos de Títulos, digitalización y despacho de
contenedores, con mención de las medidas referidas de seguridad de la
información adoptadas, así como las conducentes a lograr la calidad del
servicio.
8.2.3.8 Procedimiento de digitación, donde se detallen las tareas de recepción de

contenedores, digitación, transferencia de documentación, indicando las
medidas referidas a la seguridad de la información adoptadas, así como las
conducentes a lograr la calidad del servicio.
8.2.3.9 Procedimiento de micro grabación, donde se detallen las tareas de

verificación de imágenes y data por parte del Fedatario Juramentado, así como
de la generación y grabación de medios, indicando las medidas referidas a la
seguridad de la información adoptadas, así como las conducentes a lograr la
calidad del servicio.
8.2.3.10 Procedimiento de atención de solicitudes de digitalización de Títulos

Registrales para consulta o emisión de copias certificadas durante el
procesamiento de las mismas, una vez obre en poder del contratista, donde
deberá tener en cuenta el máximo de solicitudes diarias, entre otras
consideraciones que crea necesario para asegurar el éxito de la solicitud de
atención un plazo no mayor a 15 minutos. En ese sentido, el CONTRATISTA
deberá considerar operadores adicionales, dedicados al cumplimiento de las
solicitudes para el préstamo de los títulos al área registral y su posterior
reingreso a la LPM. Se estima un promedio de atención de cinco (05)
solicitudes diarias. Normalmente una solicitud equivale a un Título Archivado.
El Proceso para la atención de las solicitudes sería el siguiente:
a) La Zona Registral N° IX-Sede Lima podrá solicitar un Documento

por Número de Título, Año y Tipo de Registro.
b) Personal de EL CONTRATISTA realiza la búsqueda del mismo.
c) Personal de EL CONTRATISTA escanea el documento
solicitado en formato PDF.
d) Personal de EL CONTRATISTA envía el documento por eMail o
lo guarda en Carpeta Compartida previamente definida por la
Zona Registral N° IX-Sede Lima.
e) Personal de EL CONTRATISTA devuelve el documento a su
ubicación para que continúe el proceso de Digitalización.
8.2.3.11 Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito que afecte la

integridad de los Títulos Registrales. El Plan de Contingencia deberá
considerar procedimientos en caso de incendios, corto circuito, terremoto; los
mismos que serán revisados por la Zona Registral N° IX-Sede Lima, con la
finalidad de garantizar la continuidad del servicio y éste no se vea interrumpido.
Adicionalmente, el contratista podrá realizar visitas técnicas, pudiendo
incorporar factores que no han sido mencionados, pero que pueden ser
requeridos para mantener la continuidad del servicio.
8.2.3.12 Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito que afecte la

información de los Títulos Registrales en la base de datos del contratista, donde
el contratista considere lasacciones necesarias a adoptar para garantizar la
continuidad del servicio. Este documento será revisado por la Zona Registral
N° IX-Sede Lima con el objetivo que, ante un desastre natural o hecho fortuito,
la Zona Registral N° IX-Sede Lima en conjunto con EL CONTRATISTA vean
las alternativas necesarias para garantizar la continuidad del servicio y éste no
se vea suspendido.
8.2.3.13 Procedimiento y funcionamiento de la transferencia de información a la

plataforma de ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima. El cual deberá considerar
los siguientes aspectos:
a) Sobre el Modelo de Datos: Durante la fase pre operativa, de despliegue del
equipamiento y el software del contratista, la Zona Registral Nº IX-Sede Lima
le indicará la metodología y protocolopara la transferencia y grabación de
archivos PDFs y datacorrespondiente a los títulos procesados, en la ruta
compartida en los servidores de la Unidad de Tecnologías de la Información
de la Sede Rebagliati, designados de forma específica para tal fin.
Sobre la Base de Datos: no habrá un modelo de tablas relacional, ya que no
se subirá a ningún motor de Base de Datos.
Sobre el tratamiento del backup de imágenes y sus respectivos metadatos
generados en el servicio, el Contratista deberá entregar el software
visualizador de las microformas con licencias perpetuas, gratuitas y con él
código fuente instalado y configurado con el servidor de la Zona Registral N°
IX-Sede Lima, así como el Manual del Sistema, Manual de Usuario, Pruebas
de Funcionalidad y Uso, además de una reunión técnica con personal de
parte del CONTRATISTA junto al personal de la UTI para el traslado de
conocimiento; el software visualizador permitirá la visualización y búsqueda
básica con las mismas características de la aplicación de visualización que
se instala en los discos ópticos portadores de las microformas, peroinstalado
en el servidor de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima. Este contendrá las
imágenes y data generados, a fin de poder hacer búsquedas y consultas.
El CONTRATISTA deberá entregar a la Unidad de Tecnologías de
la Información de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima, los códigos fuente
de esta aplicación de visualización de las imágenes y data procesados en la
LPM del Contratista antes de finalizar el servicio. Esta se instalará en el
servidor designado para albergar los mencionados contenidos.
b) El contratista se conectará a una ruta de la red de la Zona Registral Nº IX-

Sede Lima y grabará la información en el repositorio quese asignará después
de la firma del contrato.
c) Las imágenes se grabarán directamente en la ruta compartida que se
asignará, después de la firma del contrato.
d) Será responsabilidad de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima indicar los
protocolos y métodos de transferencia para el envío de lainformación desde
su sistema hacia la ruta de red, donde incluirá las imágenes en PDF y el
archivo con la base de datos de los Metadatos respectivos, en base a la
estructura de datos definida por el proveedor, de acuerdo a la estructura de
carpetas dónde deberá almacenar los PDF con Valor Legal en el File Server
presentada en el presente TDR.
e) El CONTRATISTA debe realizar la transferencia de la información
procesada (imágenes y datos) a la ruta del servidor indicado por la Zona

Registral Nº IX-Sede Lima, en base a la estructura de datos definida por el
proveedor, de acuerdo a la estructura de carpetas dónde deberá almacenar
los PDF con Valor Legal en el File Server presentada en el presente TDR.
i) La transferencia de los archivos PDF procesados y firmados digitalmente y
data vinculada debe realizarse mediante carga periódica en la etapa
operativa.
j) La transferencia se realizará en los horarios que indique la Zona Registral
Nº IX-Sede Lima, durante la etapa pre operativa, una vezsuscrito el contrato.
k) De existir inconvenientes en la transferencia de datos por validaciones, la
Unidad de Tecnologías de la Información brindará las facilidades en los
temas de accesos, tanto a la red y base de datos.
l) Los registros de datos e imágenes rechazados tras el envío a la Zona
Registral Nº IX-Sede Lima , luego de los procesos de verificación, deberán
ser corregidos por el contratista y enviadosnuevamente de forma oportuna.
m) La Zona Registral Nº IX-Sede Lima, recibe y valida la data proporcionada
por el contratista en la ruta compartida de red yenviará un correo indicando
la cantidad de contenedores y Títulos transferidos (correctos y rechazados).
n) La información será transferida al ambiente proporcionado por la Zona
Registral Nº IX-Sede Lima para monitoreo permanente.
8.2.3.14 Inventario del software y de equipos a ser utilizados.

Con indicación de su identificación y características técnicas, considerando
como mínimo los equipos descritos en el ANEXO 02.
8.2.3.15 Listado detallado de Bienes que intervendrán en el servicio propiedad del

contratista (inventario de; computadoras, escáneres, impresoras, etc.).
8.2.4 CONSIDERACIONES ADICIONALES
La duración de la Fase Pre-Operativa de Instalación será de hasta 15 días

calendario, a partir del día siguiente de suscrito el contrato, se podrán realizar
hasta dos turnos de trabajo diario, lo cual deberá ser definido por EL
CONTRATISTA. De forma tal, que dicho personal cuente con los criterios y
conocimientos necesarios para desarrollar las actividades del servicio, así
como entender y levantar la información que obra en los Títulos y asegurar la
calidad de la digitación de la información y para la Fase Operativa.
A partir del inicio del servicio, la Zona Registral Nº IX-Sede Lima deberá remitir
al CONTRATISTA la especificación de la base de datos de los títulos
archivados a digitalizar y cualquier otra información adicional
requerida, que sirva de utilidad para que el contratistaconstruya su
proceso de Transferencia al repositorio de la Zona Registral Nº IX-Sede
Lima dentro de esta Fase (Pre Operativa).
Antes de pasar a la Fase Operativa, el CONTRATISTA, la Unidad Registral y la
Unidad deTecnología de la Información - UTI realizarán la Prueba de Concepto
para poder verificar la funcionalidad del sistema implementado. Esta prueba
debe realizarse con casuística proporcionada por la Zona Registral Nº IX-Sede
Lima al CONTRATISTA y se revisará la funcionalidad y operación de todas las
estaciones de trabajo en el sistema, estando presentes mínimo tres (03)
profesionales de UTI.
Terminada esta fase, la Zona Registral Nº IX-Sede Lima suscribirá un Acta con
el CONTRATISTA, en la cual se debe precisar el cumplimiento de los
entregables antes detallados, la conformidad de la Prueba de Concepto y que el
personal del CONTRATISTA cuenta con Seguro Complementario de Trabajo de
Riesgo. (SCTR)
8.3 FASE OPERATIVA
Esta fase comprende las distintas etapas del proceso de micro grabación con valor
legal, según la NTP 392.030-2:2015, las cuales se han enmarcado de acuerdo a
los procedimientos de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima, estableciéndose las
siguientes actividades: evaluación previa, digitalización y control de calidad de
imágenes, digitación y micro grabación, debiéndose contar con laparticipación del
Fedatario Informático Juramentado con licencia vigente, así como la generación
y grabado de medios no regrabables, emisión de actas de apertura, cierre y
conformidad, así como de los testimonios correspondientes.
Por otro lado, en esta fase, el contratista realizará la transferencia de la
información (imágenes y data) a los servidores de ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede
Lima, periódicamente, de acuerdo a la estructura de las tablas de datos, con el fin
de permitir que la ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima efectúe sus validaciones.
8.3.1 CONSIDERACIONES GENERALES
Respecto al acervo documentario, la cantidad aproximada de Títulos

Registrales, están señalados en el ANEXO 01 del presente términos de
referencia, cada título registral está constituido por 13 imágenes, debiéndose
tener en cuentas las siguientes características del acervo documentario:
a) El tamaño de los Títulos Registrales a ser procesadas varían desde

A2 hasta A4; asimismo, se debe considerar, que durante el
desarrollo del servicio se pueden encontrar Títulos Registrales de
mayor o menor tamaño. Del total de Títulos matrices, se encuentran
formatos A2, A3, A4 y otros detallados en Anexo 01. Así mismo,
debe tenerse en cuenta que un título puede estar conformado por
diferentes tamaños de papel.
b) Debe tenerse presente que las fechas extremas de los Títulos
Registrales van desde el año 2016 hasta aquellos que se generen en
el 2021 inclusive, siendo el estado de conservación bueno.
c) El tipo de papel de los Títulos Registrales a ser procesados podrá
ser en papel bond, papel block, papel satinado, papel cebolla, u
otros; asimismo, se debe considerar, que durante el desarrollo del
servicio se pueden encontrar Títulos Registrales con otros tipos de
papel.
d) Los Títulos que serán digitalizados en una sola cara serán
aproximadamente el 70% del total y los que serán digitalizados
en dos caras (anverso y reverso) aproximadamente el 30% del
total; asimismo, se debe considerar que durante el desarrollo
del servicio se pueden encontrar que los porcentajes antes
mencionados pueden variar.
El CONTRATISTA debe generar un archivo PDF por cada imagen.
Las características técnicas y funcionales de la conversión de los
documentos en imágenes con valor legal se describen en un
documento normativo interno de la Zona Registral Nº IX-Sede

Lima y será revisado y entregado durante la inducción.
e) La Fase Operativa se divide en cuatro sub fases:
1. Evaluación.
2. Preparación previa.
3. Digitalización y control de calidad de imágenes.
4. Digitación.
5. Micro grabación.
8.3.2 SUB FASE 1: EVALUACIÓN
A partir de esta fase, el contratista debe tener en cuenta las siguientes

consideraciones generales:
8.3.2.1 Presentará el respectivo plan de producción de su sistema de producción de

microformas que considere el total de Títulos Registrales a procesar, para lo
cual se entregarán 02 base de datos, la primera con parte de los Metadatos
principales a ser registrados, los mismos que deberán ser verificados o
completados de acuerdo a lo indicado en las Bases y la segunda base de
datos se brindará con cada entrega de Lotes de Paquetes Contenedores que
incluyen la información de los Títulos Archivados que se estarán entregando a
la Línea de Producción de Microformas.
Asimismo, la Zona Registral N° IX-Sede Lima brindará al CONTRATISTA una
dirección de correo electrónico para que pueda enviar las consultas o reportes,
el CONTRATISTA deberá utilizar un correo electrónico de su propio dominio
para la comunicación con la Entidad.
8.3.2.2 EL CONTRATISTA deberá cargar a su Sistema de Producción deMicroformas

la Base de Datos de Títulos Archivados Registrales, mediante el cual, EL
CONTRATISTA en la Sub Fase de Digitacióndeberá validar los Metadatos y/o
hacer las correcciones necesarias o ingresar la información faltante de acuerdo
al Anexo N° 06.
8.3.2.3 Entregará reportes y/o consultas de los títulos procesados en su línea de
producción en el momento que se le requiera.
8.3.2.4 Cualquier casuística que no esté prevista, debe ser consultada vía correo
electrónico a la Zona Registral Nº IX-Sede Lima para determinar su forma de
procesamiento.
8.3.3 Sub Fase 2: Preparación Previa
EL CONTRATISTA es responsable de Organizar y preparar la documentación

que se le irá entregando para el Proceso de Digitalizacióncon Valor Legal, ésta
gestión interna formará parte del plan de produccióny las entregas periódicas y
totales con la finalidad de cumplir la producción total del servicio. Las entregas
por parte de la Zona Registral N° IX-Sede Lima se realizarán de forma periódica
mediante cargo firmado por EL CONTRATISTA (Físico o digital).
8.3.4 Sub Fase 3: Digitalización y control de calidad de Imágenes

8.3.4.1 Recepción de contenedores
Una vez agrupados los Títulos Registrales, el contratista procede a
recepcionar los contenedores remitidos para su digitalización.
8.3.4.2 Certificación, culminación y reprocesos de Títulos.

El contratista debe considerar dentro de su proceso de digitalización, las
atenciones diarias que pueda generar la siguiente actividad:
✓ Atención de solicitud de digitalización de Títulos Registrales para
consulta o emisión de copia certificada a través de la Zona Registral Nº
IX-Sede Lima.
8.3.4.3 Digitalización
El contratista debe tener las siguientes consideraciones para
ladigitalización:
a) Antes de la captura de los Títulos Registrales, se debe
registrar el uso del Patrón de Resolución, que contenga la mira
de resoluciónestablecida por la NTP ISO 334 o la ISO 12653,
para la configuración de los equipos de captura. Para esta
actividad, seránaceptadas las hojas de resolución (Scanner Test
Target) PM – 189.
b) La digitalización será en formato PDF paginado, de colores
de 24bits. Una imagen corresponde a un archivo PDF. La
resolución de captura óptica debe ser de un mínimo de 240 dpi
(dot per inch -puntos por pulgada).
c) El archivo de la imagen será en PDF estándar. EL
CONTRATISTA podría proponer un factor de compresión a los
archivos PDF, sin alterar la calidad del documento.
d) Luego de procesadas las imágenes, éstas son renombradas
de acuerdo a lo indicado en el Plan de producción.
8.3.4.4 Control de calidad de imágenes

Los operadores de control de calidad del contratista deben tener las siguientes
consideraciones:
a) El contratista deberá ceñirse a lo establecido en elProcedimiento

de Control de Calidad de Imágenes y Digito Verificación
presentado al inicio del servicio.
b) El 100% de las imágenes obtenidas deben pasar por el control
de calidad, el cual debe efectuarse confrontándose cada imagen
con el físico, verificándose que ésta cumpla con los criterios
requeridos. De encontrarse observaciones, la imagen debe ser
reprocesada hasta que cumpla con dichos criterios.
8.3.4.5 Despacho de contenedores

Concluido el control de calidad, los contenedores donde se encuentran
los documentos que sirvieron para hacer la confrontación con las
imágenes digitalizadas son entregados a los operadores de digitación
del contratista.
8.3.5 Sub Fase 4: Digitación
8.3.5.1 Recepción de contenedores

Los operadores de digitación del contratista reciben los contenedoresde
los operadores de control de calidad para proceder a la digitación. Cada
Base de Datos en formato excell contendrá lo siguiente: N° de Caja, Año,
N° de Título, Estado de calificación del Títulos, Tipo de Registro, Cantidad
de Folios del Título y Cantidad de Imágenes del Título
La Unidad de Tecnologías de la Información de la Zona Registral Nº IX-
Sede Lima proveerá una base de datos desistemas subsistentes referidos
a los títulos a procesar la cual será importada por el software de la LPM
del Contratista.
8.3.5.2 Digitación
La tarea de digitación comprende el ingreso de la información total del
título registral, le corresponde al CONTRATISTA registrar el dato
correcto en caso no se encuentre en la Bases de Datos brindada al inicio
del servicio (metadatos descritos en Anexo 06) con el fin de elaborarde
manera ordenada un índice de datos con la imagen de la misma.
Esta actividad corresponde a la digitación manual de los datos y a la
validación de la data importada correspondiente a los 13 primeros
campos de data de los indicados en el Anexo 06: Metadatos. En caso
de que los campos no estén completos o con información errónea, EL
CONTRATISTA deberá completar y/o corregir la información mediante
ingreso manual, en base a lo indicado en el Título Archivado en físico,
teniendo este la calidad de inalterable, pudiendo realizarse las
correcciones en los Metadatos.
Adicionalmente, el contratista debe considerar una tarea de
verificación del 100% de los documentos procesados. De modo que,
antes de grabar la información, el sistema pueda comparar los datos
ingresados en la tarea de registro (Evaluación Previa) con lo digitado.
El contratista deberá realizar el control de calidad total al 100% de los
datos registrados en la tarea de digitación, en esta tarea se realiza la
verificación visual de los datos principales y secundarios, con la imagen
del título.
8.3.5.3 Transferencia de documentación

Luego de haber concluido la digitalización, la digitación y evaluación
de la información contenida en el documento, ésta debe ser rearmada,
encajonada y despachada, con las mismas características que se
recibieron, a la Zona Registral Nº IX-Sede Lima.
Este despacho se realizará utilizando un Cargo de Envío de
Contenedores, con visado respectivo de la Zona Registral Nº IX-Sede
Lima.
8.3.6 Sub Fase 5: Micro grabación

8.3.6.1 Verificación de imágenes, data y firma digital por parte delFedatario
Juramentado
El Fedatario Juramentado - del contratista- verificará las imágenes
procesadas y data asociada al 100% efectuando sus comprobaciones
contra los documentos físicos. Durante esta actividad podrán
acompañar los supervisores de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima.
El software correspondiente deberá considerar que el Fedatario
Juramentado tenga al menos un módulo para el control de calidad, y
que permita que conforme vaya aprobando las imágenes, las pueda ir
firmando digitalmente, con lo que quedarán listas para la generación
y grabación de discos.
Luego de la revisión y aprobación del Fedatario Juramentado, las
imágenes y data podrán ser revisadas por el personal de la Zona
Registral Nº IX-Sede Lima, a fin de que efectúen las validaciones
necesarias.
Asimismo, se requiere la intervención del Fedatario Juramentado parala
supervisión del proceso, emisión de las actas de apertura, cierre y
conformidad, así como el Testimonio correspondiente. El Testimonio
deberá ser parte del Entregable Final al momento de la Entrega de los
Medios Portadores a la ZR N° IX.
El Token Criptográfico USB Plug & play para la Firma Digital, es un
dispositivo que contiene el Certificado Digital Raíces y/o Intermedia del
Portador firmante (Fedatario Juramentado o Notario Público), confecha
de vigencia durante la prestación del servicio, para la aplicaciónde la
firma digital de larga duración (LTV).
El Token Criptográfico debe ser de propiedad del Fedatario
Juramentado o Notario Público, el que deberá contar con el respectivo
certificado del fabricante o por el distribuidor autorizado que acredite sus
funcionalidades y su propiedad, debiendo presentar los certificados
vigentes (durante la duración del servicio) para la suscripción del
contrato.
Las actividades de Firma Digital las realiza el Fedatario Juramentado
(con especialización en informática) utilizando su Token Criptográfico,
registrando en su bitácora los eventos.
Asimismo, la licencia del Software de Firma Digital debe ser de
propiedad del Fedatario Juramentado o Notario Público o del
Contratista, acreditada con certificación vigente ante INDECOPI. En
caso el Software pertenezca al Fedatario Juramentado o Notario
Público, el contratista deberá adjuntar adicionalmente copia del vínculo
contractual entre el contratista y el Fedatario Juramentado/Notario
Público, debiendo presentar los documentos para la suscripción del
contrato.
El Software de Firma Digital puede ser cliente-servidor, web o
desktop, debeencontrarse con acreditación vigente ante el INDECOPI
en el marco de la IOFE y extensivo durante la prestación del servicio.
El software puede estar instalado en (modalidades de instalación del

software de firma digital):
• Token del Fedatario.

• PC del uso exclusivo por el Fedatario dentro de la Línea de
Producción de Microformas.
• Servidor de imágenes de la Línea de Producción de Microformas.
El Software de Firma Digital deberá poder firmar masivamente

documentos en formato PDF y no deberá modificar el nombre ni la
extensión del archivo.
Para efectivizar la firma digital del Fedatario Juramentado, el softwarede
firma digital deberá contar con las siguientes funcionalidades:
a) Crear archivos en formato PDF los cuales serán firmados
digitalmente por el Fedatario Juramentado.
b) La firma digital debe ser embebida de manera no visible,de
acuerdo al estándar PAdES - LTV (PDF Advanced Electronic
Signatures — Long-Term Validation).
c) Debe incluir sello de tiempo (fecha y hora firmado digitalmente)
de un tercero de confianza que cuente con su Acreditación
ante el INDECOPI.
Los documentos PDF generados deberán asegurar su reproducción en

cualquier plataforma (Macintosh, Linux, Windows) y ser visualizados con
software estándar en el mercado.
El Software de Firma Digital debe estar acreditado ante el Registro de
ROPS (Registro Oficial de Prestadora de Servicio) a cargo del INDECOPI,
y debe estar licenciado a nombre del Fedatario Informático o Notario
Público con vínculo contractual con elContratista o en todo caso licenciado
a nombre del Contratista, debiendo adjuntar la constancia de dicho
licenciamiento acompañada de la documentación de acreditación
(resolución u oficio) emitido por INDECOPI.
La Zona Registral Nº IX-Sede Lima deberá de suministrar el acceso a
Internet para la firma masiva mediante la habilitación de un punto de red.
Por último, el certificado digital del Fedatario Juramentado o Notario

Público, debe considerar las siguientes especificaciones:
a) Emisión por una Entidad de Registro con sede en Perú para
asegurar el proceso de verificación de la identidad.
b) Tamaño de clave 2048bits.
c) Propósito: Firma de documento (no repudio).
d) El certificado raíz tanto de los certificados digitales como del sellode
tiempo debe estar inscrito en la TSL publicada por el INDECOPI.
Los documentos PDF generados deberán asegurar su reproducción en
cualquier plataforma (Macintosh, Linux, Windows) y ser visualizados con
software estándar en el mercado.
El Software de Firma Digital debe estar acreditado ante el Registro de

y debe estar licenciado a nombre del Fedatario Informático o Notario
Público con vínculo contractual con el CONTRATISTA o en todo caso

licenciado a nombre del CONTRATISTA, debiendo adjuntar la constancia
de dicho licenciamiento acompañadade la documentación de acreditación
(resolución u oficio) emitido por INDECOPI.
El Servicio de Sello de Tiempo que proporcionará el Fedatario
Informático o Notario Público, debe estar acreditado ante el Registro de
debiendo adjuntar la documentación de acreditación (resolución u oficio)
emitido por INDECOPI.
La Zona Registral Nº IX-Sede Lima deberá de suministrar el acceso a
Internet para la firma masiva mediante la habilitación de un punto de red.
Por último, el certificado digital del Fedatario Juramentado o Notario
Público, debe considerar las siguientes especificaciones:
• Emisión por una Entidad de Registro con sede en Perú para asegurar
el proceso de verificación de la identidad.
• Tamaño de clave 2048bits.
• Propósito: Firma de documento (no repudio).
• El certificado raíz tanto de los certificados digitales como del sellode tiempo
debe estar inscrito en la TSL publicada por el INDECOPI.
8.3.6.2 GENERACIÓN Y GRABACIÓN DE MEDIOS

Periódicamente y conforme se haya determinado en el plan de producción del
sistema de producción de microformas, el CONTRATISTAprocederá a generar
los medios virtuales para su grabación.
Se deberá grabar dos (02) originales de cada ejemplar con contenido idéntico,
los cuales se rotulan como originales (Original 1 y Original 2). Adicionalmente, se
podrán producir medios portadores de microformas duplicadas, pero estos no
serán mayores al 15%, destinados a las consultas que se requiera por necesidad
del servicio.
Estos medios son revisados por el Fedatario Juramentado a fin de verificar que
el contenido coincida con el reporte que fue enviado anteriormente para generar
las actas de cierre.
Con el visto bueno del Fedatario Juramentado, se procede a la grabación de los
medios físicos, que deben ser BD-R o BD-R DL, 25GB o superior, 16Xmo
superior Blu-ray disco de una capa o doble capa, no regrabables los cuales son
rotulados y nuevamente entregados al fedatario, para su verificación y emisión
de testimonio como parte del entregable final.
Seguidamente, los medios portadores de las microformas deberán entregarse
a los representantes de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima para su envío a
almacenamiento y custodia en la bóveda respectiva.
La Zona Registral Nº IX-Sede Lima proveerá el servicio de Bóveda de
microformas acreditada para la custodia de los discos que se generen en el
servicio.
8.4 FASE DE CIERRE DE SERVICIO

Los entregables se revisarán y aprobarán en la etapa que corresponda,
consecuentemente en esta fase se aprobará el informe de cierre, por parte de
la Zona Registral Nº IX-Sede Lima.
La conformidad de las microformas, a ser entregadas a la bóveda, será
aprobada por la Unidad de Tecnologías de la Información de la Zona
Registral Nº IX-Sede Lima, que tendrá contratada previamente una bóveda de
microformas acreditada.
En esta fase se firmará un Acta entre el CONTRATISTA y la Zona Registral N°

IX-Sede Lima, para verificar las siguientes actividades:
a) Entrega, revisión y aprobación del Informe de Cierre de producciónde
microformas de los Títulos Registrales.
b) Validación de todos los entregables que hayan sido revisados y aprobados
en cada fase respectiva.
c) Devolución de la documentación entregada al CONTRATISTA.
d) Devolución de los ambientes habilitados para que el CONTRATISTA
ejecute el servicio.
e) Retiro del mobiliario y equipo informático del CONTRATISTA.
9 CONDICIONES DEL SERVICIO
9.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
a. El CONTRATISTA, de ser necesario al ingreso a la ENTIDAD, deberá

adoptar las medidas necesarias de seguridad a la ejecución del servicio, a
fin de evitar accidentes a su personal y/o a terceros, haciéndose
responsable de los daños que se pueda ocasionar en el desarrollo del
servicio; siendo responsable del uso de equipos de seguridad obligatorio
por parte el personal. Deberá observar las normas de conducta, honradez,
respeto y cortesía hacia los empleados y usuarios. El CONTRATISTA
deberá presentar el SCTR - Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo,
a la suscripción de contrato.
b. EL CONTRATISTA deberá proveer a su personal propuesto en la cantidad
necesaria para la ejecución del presente servicio los materiales de trabajo
siguientes: guardapolvos, guantes, engrapador, saca grapa, lápiz, lapicero,
borrador, tijera, hojas A4, entre otros.
c. EL CONTRATISTA deberá garantizar que el fedatario que forma parte de
suequipo de trabajo deberá encontrarse habilitado en el Registro Nacional
de Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática del
Consejo de Supervisión de Fedatarios Juramentados del Ministerio de
Justicia durante todo el proceso de prestación del servicio.
d. EL CONTRATISTA para llevar a cabo el servicio, deberá contar con
personal especializado y calificado, contar con mobiliario como mesas y
sillas a fin degarantizar la elaboración de los entregables solicitados en el
presenteservicio.
e. EL CONTRATISTA en lo referido a POLÍTICAS DE SEGURIDAD deberá
decumplir con lo siguiente:
• No podrá exceder el aforo de 50 personas como máximo en los
ambientes asignados sin incluir las diez (10) personas pertenecientes
a la Zona Registral IX-Sede Lima en el 2do piso de la Sede Mariátegui.
(Ver Anexo 05.)

• Establecer las normas de seguridad para el servicio, diferenciándolas
deacuerdo a las características específicas de cada fase y sub fase.
• Todo personal que trabaje para el CONTRATISTA deberá firmar un
Acta de Confidencialidad por la información que maneje, actas que
deberán serremitidas a la UREG. Este compromiso debe firmarlo todo
nuevo trabajador que ingrese a prestar servicios temporales o
permanentes para el Contratista durante el periodo que dure el
servicio.
• El contratista será responsable del deterioro, pérdida o sustracción de
los documentos mientras estos se encuentren en su poder o bajo su
responsabilidad.
• Los archivos electrónicos generados (imágenes, base de datos,
archivostextos y otros) en cada una de las etapas, por ningún motivo
podrán serdivulgados ni física ni electrónicamente.
f. EL CONTRATISTA de manera complementaria deberá cumplir con

lassiguientes OBLIGACIONES DEL SERVICIO:
• Proveer la infraestructura tecnológica (hardware y software) y el
personal necesario para cumplir con el servicio de digitalización de
documentos con valor legal.
• Suministrar, instalar, configurar y poner en funcionamiento lo requerido
en el presente documento.
• Guardar la más absoluta reserva sobre los conocimientos que
adquieraacerca de la infraestructura tecnológica instalada en el local
donde se encuentra el ambiente designado para la Línea de
Microformas.
• Todos los equipos y accesorios deberán estar debidamente
etiquetadospara facilitar una mejor identificación de las conexiones.
9.2 OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
A. La ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima brindará la infraestructura o

ambientes para que el personal del CONTRATISTA pueda ejecutar sus
actividades, otorgará los ambientes equipados con red eléctrica instalada con
tomas dobles para cadaestación de trabajo y periféricos, en cantidad suficiente
para los operadoresrequeridos. Es decir, el espacio físico donde se deben ubicar
las personas y el equipamiento necesario para brindar el servicio. El espacio
físico aconsiderarse para la línea de producción de Microformas se muestra en
el ANEXO 05 para los operadores de los diferentes perfiles.
B. La ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima a través de la UTI brindará el apoyo
técnico necesario para la implementación de la red y otorgará los puntos de
conexión y permisos de acceso necesarios que permitan el eficiente
funcionamiento de la línea de digitalización que empleará el contratista para
ejecutar el presente servicio.
C. La ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima deberá contar con usuarios del
sistema de gestión de la LPM que el CONTRATISTA le habilitará para
actividades de control de calidad de forma: permanente, con periodicidad
semanal, quincenal o cuando estime conveniente según corresponda, podrá
realizar los procedimientos de supervisión o verificación de los avances
realizados por el Contratista a fin de constatar que los servicios recibidos se

ajustan en su totalidad a lo establecido en el contrato. Las inspecciones no
producirán retrasos en el avance del CONTRATISTA.
D. La ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima se reserva el derecho de controlar,
supervisary verificar la ejecución del servicio.
E. Los puntos de control de calidad de parte de la Zona Registral Nº IX-Sede Lima
seinstalarán en el ambiente de la LPM en dos momentos que son:
✓ Después de los procesos de Fedatación.
✓ Después de la Grabación de los Medios Portadores.
Se realizará un Control de Calidad, mediante el método de
muestreo por control de Nivel de Calidad aceptable, iniciando con
un muestreo de las imágenes el proceso con un índice mínimo de
20%.
F. La ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima tendrá la potestad de:
✓ Ejecutar cambios en la programación del cronograma en atención a la
necesidad del servicio y/o necesidades a las que se
les debe dar prioridad.
✓ Incluir la participación del personal de la UTI de la ENTIDAD en la
Supervisión de las Actividades relacionadas con el Servicio.
✓ Proveer al CONTRATISTA la Información relacionada con la
Ejecución del Servicio.
10 REQUISITOS DEL CONTRATISTA
Requisitos Criterio
Persona Natural o Jurídica que cuente con Certificado
1 Tipo de Postor de Idoneidad Técnica para brindar el servicio de
producción de microformas con valor legal, de acuerdo a
la NTP 392.030-2:2015, vigentea la fecha de inicio del
servicio y durante todo el servicio.
2 Experiencia General Experiencia en prestación de servicios de
Digitalización y conversión a microformas y/o
digitalización de documentos con valor legal de acuerdo
a la NTP 392.030-2:2015.
3 Certificación Contar con Certificado de Idoneidad Técnica para
brindar el servicio de producción de microformas con
valor legal, de acuerdo a la NTP 392.030-2:2015,
vigente a la fecha de inicio del servicio y durante todo el
servicio.
Requisitos del Personal Clave
Por cada Turno que EL CONTRATISTA estime para la ejecución del s ervicio
deberá proveer el siguiente personal clave como mínimo:
✓ Un (01) Supervisor: Personal Clave. Encargado de velar por el cumplimiento y la

correcta operación del Servicio, entrega de informes y reportes; será el punto de
coordinación con la Coordinación del Proyecto.
✓ Un (01) Coordinador: Personal No Clave. Asiste al Supervisor y da soporte

tecnológico a los equipos y software utilizados durante el servicio de
digitalización.
✓ Un (01) Fedatario Juramentado: Personal Clave. Encargado de dar Fe al proceso
de Digitalización con Valor Legal de acuerdo a la NTP 392.030-2:2015, control
de calidad y firma de actas
✓ Operadores: Personal No Clave. Encargados de realizar las actividades de
Recepción, Preparación, Escaneo, Ingreso de Metadata y Control de Calidad. La
cantidad mínima de Operadores para la Fase de Operación – Procesamiento de
Títulos, por turno, será de 20 Operadores. ELCONTRATISTA , podrá considerar un
número mayor de operadores necesarios por turno, tomando en cuenta el aforo máximo
que permite el ambiente designado y detallado en el AnexoN° 05.
La capacidad y experiencia del personal clave se consignará en los requisitos de

evaluación.
11 PLAZO Y LUGAR DE PRESTACION DEL SERVICIO

El plazo máximo de ejecución del servicio es de cien (100) días calendario a partir
del día siguiente suscrito el contrato, el cual contiene lo siguiente:
Fase Pre- Operativa: Hasta los quince (15) días calendario, contados a partir del día
siguiente de la suscripción del contrato. En esta Fase se encuentra incluido la entrega
del Plan de Trabajo
Culminada la Etapa Pre- Operativa, el CONTRATISTA, la Unidad Registral y la UTI
realizarán la Prueba de Concepto en un plazo de un (01) día calendario, posteriores
a la culminación de la Etapa Pre- Operativa.
Fase Operativa: Hasta los setenta y cinco (75) días calendario, contados a partir del
día siguiente de realizada y aprobada la Prueba de concepto.
Fase de Cierre: Hasta los diez (10) días calendario, contados a partir del día
siguiente de culminada la Fase operativa.
El servicio será realizado en los ambientes asignados y acondicionados para tal finen
la Sede Principal de la Gerencia de Bienes Muebles de ZONA REGISTRAL N° IX-
Sede Lima, ubicado en Jr. Huáscar N° 1584 esquina con cuadra 12 de la Av.
Mariátegui – Jesús María, donde la empresa contratista desplegará una LPM que
tenga autorizada su certificación para producir microformas con valor legal. En el
Anexo05 se detalla el plan de distribución del ambiente asignado.
12 ENTREGABLES
N° Fase Primer Entregable Plazo %

Pago
Informe que contenga:

a. Metodología de trabajo para la ejecución del
FASE PRE- servicio.
OPERATIVA b. Plan de Trabajo.
c. Plan de Gestión de la Calidad.
d. Plan de Seguridad de la
Información.
e. Procedimiento de Transferencia del Hasta los
acervo documentario. 15 días
calendario 10%
f. Procedimiento de Evaluación Previa.
, contados
g. Procedimiento de digitalización y control de
a partir de
calidad de imágenes y digitoverificación de datos. la firma de
h. Procedimiento de digitación. contrato.
1 i. Procedimiento de micrograbación.
j. Procedimiento de atención de solicitudes.
k. Procedimiento en caso de desastre natural o
hecho fortuito que afecte la integridad de los
Títulos.
l. Procedimiento en caso de desastre natural o
hecho fortuito que afecte la información de los
Títulos Registrales en la base de datos del
contratista.
m. Procedimiento y funcionamiento de la
transferencia de información a la plataforma de
ZONA REGISTRAL N.º IX-Sede Lima.
N° Fase Segundo Entregable Plazo % Pago

Informe de seguimiento de actividades (para la etapa

operativa) de acuerdo al Plan de Trabajo, donde se
incluya lo siguiente:
a. Descripción de actividades de procesamiento del

Volumen Total Proyectado en el ANEXO 01 –
DESCRIPCIÓN DE VOLUMENES DE
FASE DOCUMENTOS A DIGITALIZAR DESDE FÍSICO Hasta los
OPERATIVA Y DIGITAL. 25días
2 b. Entrega de mínima de 400,000.00 imágenes con calendario, 10%
valor legal (microformas en medios portadores). contados a
Precisar la cantidad de Titulos partir del dia
c. Acta de conformidad de entrega de imágenes, con siguiente de
valor legal, según estructura y metadata definida. realizada y
d. Acta de conformidad de microformas entregadas. aprobada la
e. Testimonio de las actas de apertura, cierre y prueba de
conformidad expedida por el fedatario concepto.
informático.
f. Informe de Cierre de proceso de LPM.
N° Fase Tercer Entregable Plazo % Pago

incluya lo siguiente:
FASE
OPERATIVA a. Descripción de actividades de procesamiento del
DOCUMENTOS A DIGITALIZAR DESDE FÍSICO Hasta los
Y DIGITAL. 50días
3 b. Entrega de mínima de 750,000.00 imágenes con calendario,
valor legal (microformas en medios portadores). contados a
c. Acta de conformidad de entrega de imágenes, con partir del dia
valor legal, según estructura y metadata definida. siguiente de
d. Acta de conformidad de microformas entregadas. realizada y
e. Testimonio de las actas de apertura, cierre y aprobada la 30%
conformidad expedida por el fedatario prueba de
informático. concepto.
N° Fase Cuarto Entregable Plazo % Pago


FASE incluya lo siguiente:
OPERATIVA
a. Descripción de actividades de procesamiento del
DOCUMENTOS A DIGITALIZAR DESDE Hasta los
FÍSICO Y DIGITAL. 75días
4 b. Entrega de mínima de 907,008.00 imágenes con calendario, 40%
valor legal (microformas en medios portadores), contados a
para completar el 100% de imágenes detalladas partir del dia
en el Anexo 1. siguiente de
c. Acta de conformidad de entrega de imágenes, con realizada y
valor legal, según estructura y metadata aprobada la
definida. prueba de
d. Acta de conformidad de microformas entregadas. concepto.
e. Testimonio de las actas de apertura, cierre y
conformidad expedida por el fedatario
informático.
N° Fase Quinto Entregable Plazo % Pago
Informe de seguimiento de actividades (para la etapa de

cierre), el mismo que debe incluir:
Hasta los 85
a. Entrega, revisión y aprobación del Informe de días
Cierre de producción de microformas de los calendario,
Títulos Registrales. contados a
5 FASE DE CIERRE b. Validación de todos los entregables que hayan partir del día 10%
sido revisados y aprobados en cada fase siguiente de
respectiva. realizada y
c. Devolución de la documentación entregada al aprobada la
CONTRATISTA. prueba de
d. Devolución de los ambientes habilitados para que concepto.
el CONTRATISTA ejecute el servicio.
e. Retiro del mobiliario y equipo informático del
CONTRATISTA
13 CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN
La conformidad de servicios, previo Informe del Coordinador Institucional del

proyecto sobre el cumplimiento de los objetivos del servicio, descritas en el punto
7. ALCANCES, sustentado en el informe favorable del supervisor de la LPM,
cuyo informe debe contener copia de las Acta en Fase Preoperativa, Operativa y
de Cierre, será otorgada de la siguiente manera:
- La Unidad Registral de la Zona Registral N°IX-Sede Lima, respecto del
cumplimiento de las actividades para la digitalización de títulos archivados.
- La Unidad de Tecnologías de la Información de la Zona Registral N°IX-Sede
Lima, respecto de la verificación del contenido de los medios portadores, carga

al File Server y Visor de Microformas y Metadatos instalado y configurado con
su respectivo Código Fuente;
La conformidad del servicio se brinda en un plazo máximo de 07 días desde producida

la recepción del entregable. Los informes quedarán en custodiadel área usuaria.
14 FORMA DE PAGO
El Contratante pagará por el servicio prestado dentro de los 10 días calendario a
partir del día siguiente de otorgada la conformidad del entregable, de acuerdo al
siguiente detalle:
Entregable Plazo Pago
Hasta 15 días calendario, contados a partir de la
1er firma de contrato 10 % del monto
contratado.
Hasta 25 días calendario,, contados a partir del dia siguiente
2do 10 % del monto
de realizada y aprobada la prueba de concepto .
contratado.
3er Hasta 50 días calendario, , contados a partir del dia siguiente
30 % del monto
de realizada y aprobada la prueba de concepto.
contratado.
4to Hasta 75 días calendario, contados a partir del día siguiente
40 % del monto
contratado.
5to Hasta 85 días calendario, contados a partir del día siguiente
10 % del monto
contratado.
15 CONFIDENCIALIDAD
El CONTRATISTA se compromete a mantener en reserva, y no relevar a tercero
alguno sin previa conformidad escrita de la ENTIDAD, toda información que le sea
suministrada por este último, excepto en cuanto resultare estrictamente necesario
para el cumplimiento del Contrato, y que restringirá la revelación de dicha información
sólo a sus empleados, sobre la base de “necesidad de conocer”.
El CONTRATISTA se compromete (excepto que la Ley dispusiera lo contrario o
resultare necesario para obtener consejo profesional en relación con este Contrato)
a no revelar ni permitir la revelación de cualquier detalle a los medios de prensa o a
terceros, a no revelar que la ENTIDAD es Cliente del CONTRATISTA, y a no usar el
nombre de la ENTIDAD en cualquier promoción, publicidad o anuncio, sin previa
autorización escrita de la ENTIDAD.
La ENTIDAD facilitará al CONTRATISTA toda la información que de común acuerdo
ambas partes consideren necesaria para la Prestación del Servicio, señalando
aquella que, en su opinión, no tenga carácter confidencial.
Los datos de carácter personal entregados por la ENTIDAD al CONTRATISTA y
obtenidos por este durante la Ejecución del Servicio, única y exclusivamente podrán
ser aplicados o utilizados para el cumplimiento de los fines objeto de las mismas, no
pudiendo ser cedidoso entregados a terceros bajo título alguno ni siquiera a los
meros efectos de conservación.
16 SISTEMA DE CONTRATACIÓN
Suma Alzada
17 PENALIDADES
Las penalidades por retraso injustificado en la ejecución del servicio ylas
causales para la resolución del contrato serán aplicadas de conformidad con los
artículos 161 y 162 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
18 OTRAS PENALIDADES
N° Supuestos de Forma
Procedimiento
aplicación de penalidad de cálculo
Informe elaborado por el responsable del

01 Pérdida por cada folio entregado a 0.5% UIT Archivo de la Oficina Registral Callao.
digitalizar.
0.10% UIT Informe elaborado porel responsable del
Deterioro de la Archivo de la Oficina Registral Callao.
02
documentación que vulnere su
integridad por cada Título.
03 0.10% UIT ó de Informe elaborado porel área de

Deterioro de los acuerdo al Infraestructura.
ambientes del 2do piso de la Sede Bienes Valor del
Muebles Deterioro
19 RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS

La Conformidad del Servicio, no enerva su derecho a reclamar posteriormente
por defectos o Vicios Ocultos, conforme a lo dispuesto por el artículo N° 173 del
Reglamento de la Ley No 30225 (Ley de Contrataciones del Estado). El plazo de
responsabilidad del contratista por los vicios ocultos de los servicios ofertados
es de un (01) año, contado a partir de la conformidad final del Servicio.
REQUISITOS DE CALIFICACIÓN PERFIL DEL PERSONAL CLAVE
A CAPACIDAD LEGAL
HABILITACIÓN
Requisitos:
• Certificación de Idoneidad Técnica de Producción de Microformas (vigente al
inicio del servicio y durante la ejecución del mismo). Presentación del
certificado para la suscripción del contrato.
Acreditación:
Copia de su Certificado de Idoneidad Técnica de Producción de Microformas.
Importante
En el caso de consorcios, un integrante del consorcio que se hubiera
comprometido aejecutar las obligaciones vinculadas directamente al objeto de
la convocatoria debe acreditar este requisito.
B
CAPACIDAD TÉCNICA Y PROFESIONAL
B.1 EQUIPAMIENTO ESTRATÉGICO
Requisitos:
Contar como mínimo con los equipos descritos en el ANEXO 02 –
COMPONENTE DEHARDWARE A PROVEER POR EL CONTRATISTA.
Acreditación:
Copia de documentos que sustenten la propiedad, la posesión, el compromiso
de compraventa o alquiler u otro documento que acredite la disponibilidad del
equipamiento estratégico requerido.
B.3 CALIFICACIONES DEL PERSONAL CLAVE

B.3.1 FORMACIÓN ACADÉMICA DEL PERSONAL CLAVE
(01) SUPERVISOR DE LÍNEA DE PRODUCCIÓN DEMICROFORMAS

Formación académica
Bachiller Universitario o Título Técnico en sistemas/informática,
administración o archivística, en Ingeniería Industrial, Ingeniería Electrónica
y Ingeniería de Sistemas.
Acreditación:
Se podrá acreditar con constancias de las universidades o institutos
técnicos superiores.
(01) FEDATARIO JURAMENTADO

Formación académica
Titulado en la carrera de Derecho.
Acreditación: El título o grado de bachiller será verificado por elRegistro

Nacional de Grados y Títulos Profesionales en el Portal web de la

Superintendencia Nacional de Educación Universitaria – SUNEDU.
En caso el título o grado de bachiller no se encuentre en el referido registro,
el postor debe presentar la copia del Título respectivo a fin de acreditar la
formación académica requerida
B.3.2 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL CLAVE
SUPERVISOR DE LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS (01)

Requisitos:
• Diplomado o Curso o taller en Producción de Microformas NTP
392.030-2:2015:Mínimo 20 horas.
• Curso y/o taller en materia archivística o gestión documental: mínimo
12 horas.
Acreditación:
Se acreditará con copia simple de las constancias, certificados u otros
documentossegún corresponda.
• FEDATARIO JURAMENTADO (01)

Requisitos:
• Certificado de Idoneidad Técnica de Fedatario Juramentado con
Especializaciónen Informática vigente
• Diplomado o Curso o Taller o Especialización en Derecho Digital: 15
horas
• Diplomado o Curso o Taller o Especialización en Gestión de la
Información y/oTransformación Digital: 20 horas.
• Curso y/o taller en Generación de Microforma: 12 horas
Acreditación:
Se acreditará con copia simple de las constancias, certificados u otros
documentossegún corresponda
B.4. EXPERIENCIA DEL PERSONAL CLAVE
1. SUPERVISOR DE LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

(01)
Requisitos:
Experiencia como Supervisor o Coordinador o Jefe de Proyectos de producción de
microformas o digitalización con valor legal en Entidades Públicas y/o Privadas; asimismo,
Sub gerente de Operaciones y/o Jefe de Operaciones en Proyectos de producción de
microformas o digitalización con valor legal en Entidades Públicas y/o Privadas. Por lo
menos en 3 Proyectos, con un tiempo acumulado de seis (06) meses en Entidades
Públicas o Privadas.
Acreditación:
La experiencia del personal clave se acreditará con cualquiera de los
siguientes documentos: (i) copia simple de contratos u órdenes de
servicio o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv) cualquier otra
documentación que, de manera fehacientedemuestre la experiencia del

personal propuesto
2. FEDATARIO JURAMENTADO CON ESPECIALIZACIÓN EN

INFORMÁTICA (01)
Requisitos:
Experiencia mínima de ocho (08) años como fedatario informático.
Acreditación: La experiencia del personal clave se acreditará con

cualquiera de lossiguientes documentos: (i) copia simple de contratos u
órdenes de servicio o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv) cualquier otra
documentación que, de manerafehaciente demuestre la experiencia del
personal propuesto.
C. EXPERIENCIA DEL POSTOR EN LA ESPECIALIDAD

Requisitos:
- El postor debe acreditar un monto facturado acumulado equivalente a
TRES
(3) VECES EL VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÓN, por la
contratación de servicios iguales o similares al objeto de la
convocatoria, durante los ocho (8) años anteriores a la fecha de la
presentación de ofertas que se computarán desde la fecha de la
conformidado emisión del comprobante de pago, según corresponda.
- En el caso de postores que declaren en el Anexo N° 1 tener la

condición demicro y pequeña empresa, se acredita una experiencia
del 25% del valor estimado, por la venta de servicios iguales o
similares al objeto de la convocatoria, durante los ocho (8) años
anteriores a la fecha de la presentación de ofertas que se computarán
desdela fecha de la conformidad o emisión del comprobante de pago,
según corresponda. En el caso de consorcios, todos los integrantes
deben contar con la condición de micro y pequeña empresa.
- .
- Se consideran prestaciones similares al objeto de la convocatoria

lassiguientes:
• Servicios de digitalización de documentos y producción de

microformas de acuerdo a la NTP-392.030.2: 2015.
• Servicios de implementación de Líneas de Producción y
Almacenamientode Microformas certificadas.
• Servicios de digitalización con valor legal.
• Servicios de administración de Líneas de Producción y
Almacenamientode Microformas certificadas.
• Servicios de Fedatación Informática.
Acreditación:
La experiencia del postor en la especialidad se acreditará con copia simple

de (i) contratos u órdenes de servicios, y su respectiva conformidad o
constancia de prestación; o (ii) comprobantes de pago cuya cancelación
se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depósito, nota de
abono, reporte de estado de cuenta,
cualquier otro documento emitido por Entidad del sistema financiero que
acredite el abono o mediante cancelación en el mismo comprobante de
pago1, correspondientes a un máximo de veinte (20) contrataciones.
En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para

acreditar una solacontratación, se debe acreditar que corresponden a dicha
contratación; de lo contrario, se asumirá que los comprobantes acreditan
contrataciones independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la
evaluación, las veinte (20) primeras contrataciones indicadasen el Anexo Nº 8
referido a la Experiencia del Postor en la Especialidad
En el caso de servicios de ejecución periódica o continuada, solo se

considera comoexperiencia la parte del contrato que haya sido ejecutada
durante los ocho (8) añosanteriores a la fecha de presentación de ofertas,
debiendo adjuntarse copia de las conformidades correspondientes a tal
parte o los respectivos comprobantes de pagocancelados.
En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, debe

presentarse lapromesa de consorcio o el contrato de consorcio del cual se
desprenda fehacientementeel porcentaje de las obligaciones que se asumió
en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la experiencia
proveniente de dicho contrato.
Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de

selección convocados antes del 20.09.2012, la calificación se ceñirá al
método descrito en la Directiva “Participación de Proveedores en Consorcio
en las Contrataciones del Estado”,debiendo presumirse que el porcentaje
de las obligaciones equivale al porcentaje departicipación de la promesa de
consorcio o del contrato de consorcio. En caso que endichos documentos
no se consigne el porcentaje de participación se presumirá que las
obligaciones se ejecutaron en partes iguales.
Si el titular de la experiencia no es el postor, consignar si dicha experiencia

corresponde a la matriz en caso que el postor sea sucursal, o fue
transmitida por reorganización societaria, debiendo acompañar la
documentación sustentatoria correspondiente.
Si el postor acredita experiencia de otra persona jurídica como

consecuencia de una reorganización societaria, debe presentar
adicionalmente el Anexo N° 9.
Cuando en los contratos, órdenes de servicios o comprobantes de pago el

monto facturado se encuentre expresado en moneda extranjera, debe
indicarse el tipo de cambio venta publicado por la Superintendencia de
Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del

contrato, de emisión de la orden de servicios o de cancelación del
comprobante de pago, según corresponda.
Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo Nº 8

referidoa la Experiencia del Postor en la Especialidad
LISTADO DE ANEXOS
ANEXO 01 - DESCRIPCION DE VOLUMENES DE

DOCUMENTOS A DIGITALIZAR DESDE FISICO Y DIGITAL.
ANEXO 02 – COMPONENTE DE HARDWARE A PROVEER POR

EL CONTRATISTA
ANEXO 03 – COMPONENTE DE SOFTWARE PARA
OPERACIÓN DE LA LPMD (ESPECIFICACIONES Y
FUNCIONALIDADES)
ANEXO 04 – DESCRIPCION DEL ESQUEMA DEL FLUJO DEL

PROCESO PARA LA GENERACION DE MICROFORMAS DE
PAPEL A DIGITAL.
ANEXO 05 - PLANOS DE DISTRIBUCION DEL AMBIENTE
DESIGNADO PARA EL DESPLIEGUE DE LA LPM (DETALLE
DE LA DISPOSICION DE ESTACIONES SEGÚN LA
INSTALACION DE RED DE DATOS Y ELECTRICA)
ANEXO 06 – TIPOS DE METADATOS A REGISTRAR

ANEXO 01 - DESCRIPCION DE VOLUMENES DE DOCUMENTOS A DIGITALIZAR

DESDE FISICO
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CON VALOR

LEGAL
VOLUMEN TOTAL 2.05 MM IMÁGENES
TIEMPO TOTAL 100 DÍAS CALENDARIO
AÑO REGISTROS TÍTULOS IMÁGENES FOLIOS

INMUEBLE 19,444 270,381 217,579
2016 JURIDICA 32,976 7,185 421,837 79,170 340,930 65,564
NATURALES 6,347 72,286 57,787
INMUEBLE 19,713 282,166 216,682
2017 JURIDICA 32,613 6,817 419,808 73,280 323,065 57,603
NATURALES 6,083 64,362 48,780
INMUEBLE 20,533 296,536 227,854
2018 JURIDICA 33,171 6,719 428,941 69,323 329,988 54,262
NATURALES 5,919 63,082 47,872
INMUEBLE 18,841 327,024 241,785
2019 JURIDICA 31,529 7,147 457,833 74,612 341,669 56,809
NATURALES 5,541 56,197 43,075
INMUEBLE 8,285 114,618 83,454
2020 JURIDICA 13,189 3,068 173,257 37,666 127,239 28,032
NATURALES 1,836 20,973 15,753
INMUEBLE 7,733 107,389 79,693
2021 JURIDICA 11,374 1,670 155,332 19,620 115,366 15,094
NATURALES 1,971 28,323 20,579
total 154,852 2,057,008 1,578,257
CANTIDAD DE FOLIOS X TAMAÑO
REGISTRO A4 O MENOR A3 / OFICIO MAYOR A3 TOTAL
% del TOTAL 98.3% 1.0% 0.7% 100.0%

DISTRIBUCION ESTIMADA DE EXPEDIENTES DE TITULOS

REGISTRALES EN CADA UNIDAD CONTENEDORA SEGUN EL AÑO
Año Cant. Cajas Registros
2016 246 PI, PN, PJ

2017 236 PI, PN, PJ
2018 249 PI, PN, PJ
2019 256 PI, PN, PJ
2020 103 PI, PN, PJ
2021 89 PI, PN, PJ
2018 1 RPV
2019 31 RPV
2020 13 RPV
Total 1224
- Los formatos en papel se encuentran en un estado “bueno” de conservación.

- Se le proveerá al contratista la documentación correctamente organizada en los
contenedores indicados, debidamente inventariados y foliados.
- Los paquetes deberán ser devueltos en las mismas condiciones de
conservación al área de archivo de ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima
ANEXO 02– COMPONENTE DE HARDWARE A PROVEER POR EL CONTRATISTA
El Contratista deberá presentar la Lista del Inventario de Equipos que tiene incluido en
su Manual de Producción de Microformas aprobado por SGS, indicando qué equipos son
los que utilizarán como parte del presente Servicio. Los equipos que deberá presentar el
proveedor como parte del servicio son:
- Computadoras personales
- Escáneres de producción o alto rendimiento
- Plotter Multifuncional o Escáner de Formato Ancho A0
- Grabador de Blu-Ray
- Impresoras Multifuncionales
- Servidor del Sistema de Gestión de Microformas
- Servidor de Imágenes
La cantidad de cada uno de los equipos será estimada por el Contratista en base al
Layout del Anexo N° 05 y la distribución en base a los ratios de ocupabilidad definidos
por la Zona Registral N° IX-Sede Lima.
Los equipos propuestos por el contratista deben encontrarse en buen estado de
conservación y que éste tenga equipos en stock de reemplazo para que la operación no
se vea interrumpida con el objetivo de cumplir con la cantidad de imágenes a digitalizar
con valor legal en el tiempo indicado en las bases. Sin embargo, se exigirá que los
postores presenten en sus ofertas el "inventario de equipos" acreditado ante el INACAL,
señalando además que equipos de esa lista, serán los asignados al servicio. En caso
durante la ejecución del servicio, el contratista adquiera nuevos equipos, antes de su
ingreso a la línea de producción, deberá demostrar que han sido incluido en su lista de
inventario de equipos y acreditados ante el INACAL.
Sobre la cantidad de equipos, el estimado de acuerdo a los ratios de ocupabilidad
determinados por la Zona Registral N° IX-Sede Lima, tanto de personal como de equipos
para
el área que se brindará para la ejecución del servicio (460.32 m2), cómo máximo, el
CONTRATISTA podrá tener un mix de la siguiente manera (cuadro referencial):
ANEXO 03 – COMPONENTE DE SOFTWARE PARA OPERACIÓN DE LA LPM
Debe ser una solución cliente-servidor o web para la gestión de flujos masivos de
digitalización e indización de documentos digitales hasta la generación de microformas
convalor legal. Este será utilizado para generar expedientes electrónicos con valor legal
para procesos de conversiones de papel a digital y digital a digital; así como para
automatizar, monitorear, controlar y registrar todas las actividades y operadores de la
Línea de Producción de Microformas (LPM).
Además, la solución se ajusta a las actividades y procedimientos descritos según las
normasy leyes peruanas como la NTP 390.032-2 2015, el Decreto Legislativo 681 y su
reglamento. El sistema informático utilizado por el contratista NO se quedará como
propiedad de la Zona Registral N° IX-Sede Lima.
Software de los medios portadores de microformas
• El software deberá incluirse en los discos Blu-Ray y deben ser auto ejecutables,
se debe incluir adicionalmente a las imágenese índices (metadata), un software
visor auto ejecutable (que se auto ejecute al ser insertado en la unidad de
lectura).
• Debe permitir realizar la búsqueda por campos comodines, es decir colocar un
determinado criterio, palabra o frase y que el software busque tanto en la
metadata como en el OCR indistintamente. Esta búsqueda se realizará en todo
el Blu-Ray, y mostrará un listado de archivos que cumplan los filtros, en una sola
búsqueda y sobre todos los documentos y carpetas.
• Búsqueda en toda la base de datos de documentos del BLU-RAY DISC BRD y
también selectivamente por carpeta o subcarpeta, permitiendo que el usuario
defina sobre cuál de ellas requiere la búsqueda.
• Debe permitir búsquedas combinadas (al mismo tiempo) por plantilla de índices
(metadata) y OCR, o por plantilla de índices, OCR y dentro de algún fólder
específico.
• Adicionalmente, el VISOR que EL CONTRATISTA dejará, instalado y
configurado, como parte del Servicio para hacer las consultas a las Microformas
y Metadatos que EL CONTRATISTA cargue en el File Server de la entidad,
deberá contemplar éstas mismas características descritas en los puntos
anteriores; asimismo, EL CONTRATISTA, deberá dejar el código fuente del
mismo para mejoras que la Unidad de Tecnologías de la Información – UTI
pueda realizar.
ANEXO 04 – DESCRIPCION DEL ESQUEMA DEL FLUJO DEL

PROCESO PARA LA GENERACION DE MICROFORMAS DE PAPEL
A DIGITAL
El Servicio de Digitalización con Valor Legal almacenará en sus Servidores

temporalmente las imágenes y sus Metadatos que convertirán a Microformas, luego el
Contratista las almacenará en un Servidor Temporal en una estructura de carpetas
definida (la misma quese indicará), de este Servidor Temporal, se enviaran las imágenes
en PDF y sus Metadatoshacia una ruta o file system ubicado en los servidores de la
Zona Registral N° IX-Sede Lima, medianteun proceso que se puede automatizar para
que se realice de forma periódica. La periodicidad y el volumen de imágenes en cada
envío se definirá en la fase pre operativa encoordinación entre el contratista y la Unidad
de Tecnologías de la Información UTI de la Zona Registral IX-Sede Lima.
Por otro lado, el Contratista del Servicio de Digitalización deberá permitir que el
supervisor del servicio y los controladores de calidad del mismo puedan acceder al
software de gestión de la producción en diferentes puntos del proceso para ejecutar
controles de calidad de loscontenidos por muestreo. El acceso deberá configurarse de
parte del contratista de tal manera que pueda ser un acceso presencial en una estación
o estaciones definidas ara talfin dentro del ambiente de la LPM o mediante conexión
remota segura.
Asimismo, el contratista deberá definir un procedimiento para atender los pedidos del
área Registral de los Títulos Archivados que aún no se encuentren convertidos en
Microformas, éste pedido deberá ser atendido en cumplimiento de los Tiempos
establecidos (en acuerdocon el contratista) con la finalidad de brindar al usuario interno
las imágenes de los Títulos Archivados para su trabajo diario.
El Contratista debe de instalar una infraestructura de red para desplegar y conectar
todos los equipos que se describen en el anexo 02 y según la distribución del Anexo 05.
Esta deberá ser una red tipo LAN cerrada y aislada a la que utiliza la Zona IX., sólo
tendrá conectividad con ZONA REGISTRAL Nº IX-Sede Lima y con internet pública para
los fines de firma digital, mediante los puntos de conexión que se le asignen. El
contratista deberá de suministrar los puntos de red, tomas eléctricas, patch cord, entre
otros.
El ambiente destinado al Servicio de Digitalización será entregado a EL CONTRATISTA

con 28 tomas eléctricas dobles estabilizadas y con 48 puntos de red, incluyendo los 10
del personal de la entidad. En caso EL CONTRATISTA necesite habilitar una mayor
cantidad de puntos eléctricos o puntos de red, deberá realizarlo teniendo en cuenta las
siguientes características:

Callao - TDR - SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN

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Zona Registral N°IX-Sede Lima

Con fecha 01 de Julio del 2022 el Proyecto de Inversión de Digitalización remite al

El equipo de la UTI luego de revisar, plantea observaciones mediante

N° IX-Sede Lima en las provincias de Lima,Huacho, Cañete, Huaral y Barranca del

de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado que se

•Registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las

5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

a. Realizar el despliegue e instalación de los equipos y mobiliarios así

6 MARCO NORMATIVO TÉCNICO Y LEGAL

en materia de archivo. Reglamento, modificatorias y ampliatorias

8 CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR

8.2 FASES DEL SERVICIO

El servicio se desarrollará en 3 fases:

N.º Descripción Fases del Servicio

8.2.1 FASE PRE OPERATIVA

Asimismo, el CONTRATISTA debe elaborar y proponer los planes y

8.2.2 Consideraciones generales

8.2.3 Obligaciones del contratista

8.2.3.2 Plan de Trabajo, debe contener los objetivos, metas, responsables y

8.2.3.3 Plan de Gestión de la Calidad que incluya:

de captura (imágenes cortadas, imágenes borrosas o

• Errores de digitación (incorrecta indización).

8.2.3.4 Plan de Seguridad de la Información (considerando los lineamientos de la

8.2.3.5 Procedimiento de Transferencia y Traslado del acervo documentario, se

8.2.3.6 Procedimiento de Evaluación Previa, donde se detalle las tareas de

8.2.3.7 Procedimiento de digitalización y control de calidad de imágenes y dígito

8.2.3.8 Procedimiento de digitación, donde se detallen las tareas de recepción de

8.2.3.9 Procedimiento de micro grabación, donde se detallen las tareas de

8.2.3.10 Procedimiento de atención de solicitudes de digitalización de Títulos

a) La Zona Registral N° IX-Sede Lima podrá solicitar un Documento

8.2.3.11 Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito que afecte la

8.2.3.12 Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito que afecte la

8.2.3.13 Procedimiento y funcionamiento de la transferencia de información a la

b) El contratista se conectará a una ruta de la red de la Zona Registral Nº IX-

procesada (imágenes y datos) a la ruta del servidor indicado por la Zona

8.2.3.14 Inventario del software y de equipos a ser utilizados.

8.2.3.15 Listado detallado de Bienes que intervendrán en el servicio propiedad del

8.2.4 CONSIDERACIONES ADICIONALES

La duración de la Fase Pre-Operativa de Instalación será de hasta 15 días

8.3.1 CONSIDERACIONES GENERALES

Respecto al acervo documentario, la cantidad aproximada de Títulos

a) El tamaño de los Títulos Registrales a ser procesadas varían desde

documento normativo interno de la Zona Registral Nº IX-Sede

8.3.2 SUB FASE 1: EVALUACIÓN

A partir de esta fase, el contratista debe tener en cuenta las siguientes

8.3.2.1 Presentará el respectivo plan de producción de su sistema de producción de

8.3.2.2 EL CONTRATISTA deberá cargar a su Sistema de Producción deMicroformas

8.3.3 Sub Fase 2: Preparación Previa

EL CONTRATISTA es responsable de Organizar y preparar la documentación

8.3.4 Sub Fase 3: Digitalización y control de calidad de Imágenes

8.3.4.2 Certificación, culminación y reprocesos de Títulos.

8.3.4.4 Control de calidad de imágenes

a) El contratista deberá ceñirse a lo establecido en elProcedimiento

8.3.4.5 Despacho de contenedores

8.3.5 Sub Fase 4: Digitación

8.3.5.1 Recepción de contenedores

8.3.5.3 Transferencia de documentación

8.3.6 Sub Fase 5: Micro grabación

El software puede estar instalado en (modalidades de instalación del

• Token del Fedatario.

El Software de Firma Digital deberá poder firmar masivamente

Los documentos PDF generados deberán asegurar su reproducción en

Por último, el certificado digital del Fedatario Juramentado o Notario