Directiva General #001-2022-PRODUCE

DIRECTIVA GENERAL
Nº 00001-2022-PRODUCE
Lima 23 de febrero de 2022

DISPOSICIONES QUE REGULAN LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE
LA PRODUCCIÓN
Formulada por: Oficina General de Atención al Ciudadano
I. OBJETIVO:
Establecer disposiciones para el desarrollo de una gestión documental alineada al Modelo

de Gestión Documental aprobado por la Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N°
001-2017-PCM/SEGDI y al Reglamento de la Ley de Gobierno Digital, aprobado por
Decreto Supremo N° 029-2021-PCM.
II. FINALIDAD
Proteger la integridad de los documentos durante todo su ciclo de vida, la misma que
comprende la recepción, emisión, el archivo, la derivación y el despacho.
III. ALCANCE
La presente Directiva General es de aplicación obligatoria para todo el personal que labora
en los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de la Producción, en adelante
PRODUCE.
IV. BASE LEGAL
4.1. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

4.2. Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
4.3. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y modificatoria.
4.4. Decreto Legislativo N°681, que dicta norma que regula el uso de tecnologías
avanzadas en materia de archivo de documentos de información tanto respecto a la
elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos
informáticos en computadoras.
4.5. Decreto Legislativo N° 1246, que aprueba Diversas Medidas de Simplificación
Administrativa.
4.6. Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba Medidas Adicionales de Simplificación
Administrativa
4.7. Decreto Legislativo N°1412, que aprueba la Ley de Gobierno Digital
Esta es una copia autenticada imprimible de un documento electrónico archivado por el MINISTERIO DE LA
PRODUCCIÓN, aplicando lo dispuesto por el Art. 25 del D.S. 070-2013- PCM y la Tercera Disposición
Complementaria Final del D.S. 026-2016-PCM. Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas en la
siguiente dirección web: "https://edocumentostramite.produce.gob.pe/verificar/" e ingresar clave: A1HCIJT0
Ministerio de la Producción | Calle Uno Oeste Nº 060 - Urbanización Córpac - San Isidro - Lima | T. (511) 616 2222 | www.produce.gob.pe
4.8. Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley 27658
Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
4.9. Decreto Supremo N° 021-2019-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus
modificatorias.
4.10. Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus modificatorias.
Firmas y Certificados Digitales.
4.12. Decreto Supremo N° 002-2017-PRODUCE, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del Ministerio de la Producción y modificatoria.
4.13. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
N° 27444 - Ley de Procedimiento Administrativo General.
4.14. Decreto Supremo N° 007-2020-PRODUCE, que dispone la obligatoriedad de la
notificación vía casilla electrónica del Ministerio de la Producción y aprueba su
reglamento.
Gobierno Digital.
4.16. Resolución Ministerial N° 289-2020-PRODUCE, que aprueba el Programa de Control
de Documentos Archivísticos, en el Ministerio de la Producción.
4.17. Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que
aprueba el Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N°
1310.
4.18. Resolución Secretarial N°005-2015-PRODUCE/SG, que aprueba la Directiva N°002-
2015-PRODUCE-SG, “Procedimientos para la autorización, el uso y la cancelación
de certificados digitales de suscriptores en el Ministerio de la Producción, para el uso
de firma digital”.
4.19. Resolución Secretarial N° 195-2016-PRODUCE-SG, que aprueba la Directiva
General N° 012-2016-PRODUCE-SG “Lineamientos para la Formulación,
Aprobación y Modificación de Directivas en el Ministerio de la Producción”; y
modificatoria.
4.20. Resolución Secretarial N° 069-2018-PRODUCE/SG, que aprueba la Directiva
General N° 004-2018-PRODUCE-SG “Normas para la administración de las cuentas
y claves de acceso a los usuarios a las plataformas informáticas y sistemas de
información del Ministerio de la Producción”.
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Definiciones
5.1.1. Área: Órganos y Unidades Orgánicas del PRODUCE.
5.1.2. Archivo: Conjunto organizado de documentos conservados, en cualquier

medio de soporte y que están destinados al servicio.
5.1.3. Certificado digital: Documento electrónico generado y firmado digitalmente

por una entidad de certificación, la cual vincula los datos de verificación de
firma a un firmante y confirma su identidad.
5.1.4. Comunicación externa: Documentos de origen externo recibidos por el
PRODUCE o generados por el PRODUCE para ser remitidos a los usuarios
externos.
5.1.5. Comunicación interna: Documentos de origen interno que son cursados

entre las diversas áreas del PRODUCE a manera de comunicación, en el
cumplimiento de sus funciones.
5.1.6. Conservación: Proceso que consiste en mantener la integridad física del

soporte y de la información contenida en éste, a través de la implementación
de medidas de preservación y restauración.
5.1.7. Despacho: Envío al administrado de los documentos emitidos por el

PRODUCE.
5.1.8. Disponibilidad: Poner la información a disposición de quien tiene que

acceder a esta.
5.1.9. Documento: Información creada, recibida y conservada como evidencia y

como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus
actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
5.1.10. Documento Interno: Documento expedido por un área para ser remitido a
otra.
5.1.11. Documento Externo: Aquel ingresado por el administrado a través de los

medios habilitados por el PRODUCE.
5.1.12. Documento digital de archivo: Es aquel documento que contiene

información en soporte o medio digital y es conservado de manera segura
como evidencia y/o activo de información, respetando su integridad
documental. Es producido por el administrado sea persona natural o persona
jurídica, o PRODUCE, en el ejercicio de sus actividades, procesos, funciones
y/o competencias, cuya producción, firma o conservación no ha sido realizada
completamente en un medio electrónico.
5.1.13. Documento electrónico de archivo: Es toda información gestionada desde

su proyección a través de sistemas electrónicos, hasta su emisión por un
funcionario de una dependencia de PRODUCE, y que durante todo su ciclo
de vida se tramita, distribuye, publica, conserva y archiva electrónicamente,
sin materializarse en papel hasta su disposición final.
5.1.14. Expediente híbrido: Es el expediente que se compone de documentos

electrónicos y documentos soporte papel.
5.1.15. Firma digital: Es aquella firma electrónica que utilizando una técnica de
criptografía asimétrica, permite la identificación del signatario, que ha sido
creada por medios que éste mantiene bajo su control, de manera que está
vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que
permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier
modificación ulterior, tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de
una firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador
de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado.
5.1.16. Firma manuscrita: Es una escritura gráfica que representa el nombre y

apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano, y tiene fines de
identificación.
5.1.17. Foliación de documentos en soporte papel: Consiste en numerar en forma

secuencial cada hoja del documento.
Esta acción debe ser realizada por el administrado previamente a su
presentación por Mesa de Partes. Si en la revisión, se encuentra algún error,
este deberá ser rectificado por el administrado y suscribir el formato de
Rectificación de Folios correspondiente, el cual sumará un folio adicional al
documento que se presente.
5.1.18. Foliado electrónico: Consiste en la asociación de todos los documentos

electrónicos que conforman un expediente electrónico único, a un índice
electrónico con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.
El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice
electrónico, firmado digitalmente por el funcionario de la unidad de
organización, donde el expediente se finalice. Este índice garantizará la
integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se
requiera.
5.1.19. Gestión documental: Conjunto de procesos sistemáticos responsables de
administrar el flujo de documentos administrativos en el PRODUCE aplicando
principios de eficacia, racionalización y economía.
5.1.20. Integridad: Característica que indica que un documento no ha sido alterado

desde su emisión hasta su recepción por el destinatario.
5.1.21. Lote: Cantidad definida de documentos reunidos como conjunto.
5.1.22. Medio de soporte: Medio que contiene información (textual, cartográfico,

audiovisual, táctil, entre otros), pudiendo ser, magnético, digital, u otros.
5.1.23. Mesa de Partes: Unidad de recepción documental del PRODUCE, (física y

virtual) encargada de recibir, registrar y derivar la documentación presentada
al área competente.
5.1.24. Metadatos: Información estructurada o semi-estructurada que permite la

creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo asegurando
la trazabilidad de los mismos.
5.1.25. Operador de Mesa de Partes: Personal encargado de recibir y registrar la

documentación que ingresa al PRODUCE, a través de Mesa de Partes.
5.1.26. Plataforma de Interoperabilidad del Estado – PIDE: Infraestructura

tecnológica que permite la implementación de servicios públicos por medios
electrónicos y el intercambio electrónico de datos, entre entidades del Estado
a través de internet, teléfono móvil y otros medios tecnológicos disponibles.
5.1.27. Plataforma de Trámite Digital – PTD: Sistema habilitado al administrado
para el ingreso virtual de documentos, con excepción de aquellos que
obligatoriamente se realizan en un aplicativo exclusivo, como son: SEIGA,
VUCE, OZONO, etc.
5.1.28. Procedimiento administrativo: Conjunto de actos que determinan la

actuación administrativa, que produce efectos jurídicos sobre intereses,
obligaciones o derechos de los administrados.
5.1.29. Produce Virtual: Plataforma que permite el acceso, la autenticación y

autorización de los usuarios en los sistemas que dicha plataforma contempla,
cuyo enlace se encuentra ubicado en el Portal Institucional del PRODUCE.
5.1.30. Repositorio digital institucional: Es el espacio de almacenamiento de

documentos digitales que garantizan la integridad, la confidencialidad a través
de la aplicación de controles de acceso a las personas autorizadas, y la
disponibilidad mediante el uso de metadatos garantizado por OGTI, y
administrado por el Archivo Central.
5.1.31. Registro de Documento: Generación de numeración correlativa y

cronológica de los documentos internos y externos, con la información
indispensable para su identificación, en el Sistema de Trámite Documentario.
5.1.32. Sellado de tiempo (time stamping): Es un método que permite consignar la

fecha y hora cierta de la existencia de un documento electrónico.
5.1.33. Serie Documental: Conjunto de documentos que tienen características

comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente
son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados
como unidad.
5.1.34. Sistema de Trámite Documentario - SITRADOC: Sistema de información

que se constituye en un soporte tecnológico orientado a tener el control de la
ubicación de la documentación que ingresa y fluye en el PRODUCE, así como
de la documentación que se genera en el PRODUCE, permite realizar el
seguimiento del flujo de atención de los documentos por parte de los usuarios
internos y externos.
5.1.35. Trazabilidad: Procedimiento que permite seguir el movimiento de un

documento, desde su creación hasta su disposición final.
5.1.36. Texto Único de Procedimientos Administrativos-TUPA: Documento de

Gestión Pública que compila los procedimientos administrativos y servicios
exclusivos que regula y brinda una entidad pública.
5.2. HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
5.2.1. SOFTWARE DE APOYO: Permiten realizar las actividades de Recepción,

Emisión, Archivo, Derivación y Despacho, garantizando la trazabilidad de la
documentación, la emisión de los certificados digitales, digitalización de
documentos y consultas posteriores. El PRODUCE cuenta con las siguientes:
 Sistema de Trámite Documentario (SITRADOC).
 Sistema de Control de Escaneo de Documentos (SISCANER)
 Buscador Interactivo de Contenidos LASERFICH.
 Software de Firma Digital.
 Módulos Asociados al SITRADOC.
5.2.2. CERTIFICADOS DIGITALES: Herramienta que permite firmar digitalmente

documentos electrónicos. Se emplean firmas digitales de personas naturales
y jurídicas generadas desde certificados digitales que se encuentren
acreditados dentro del marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica
- IOFE y en el directorio del RENIEC.
Los documentos emitidos a través del SITRADOC, que cuenten con una firma
digital generada en el marco de la IOFE, tienen la misma validez y eficacia
jurídica para el uso y fines administrativos internos y externos que una firma
manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de voluntad.
5.2.3. HARDWARE: El requerido de acuerdo a las características técnicas para la

instalación del software de apoyo indicado.
5.2.4. RECURSO HUMANO: Personal capacitado para desempeñar los roles

establecidos dentro del proceso de Gestión Documental del PRODUCE.
5.3. RECEPCIÓN DOCUMENTAL
5.3.1. Los documentos se reciben digitalmente a través de la plataforma Produce –

PTD y excepcionalmente en forma física en la Mesa de Partes del PRODUCE.
Los tipos de documentos que se reciben en Mesa de Partes son: Documentos

Externos, Expedientes Administrativos (Procedimientos TUPA) y Documentos
Adjuntos.
5.3.2. El SITRADOC es el único medio oficial de registro e identificación de toda la

documentación que ingresa al PRODUCE, el cual genera una numeración
progresiva e invariable a los documentos, el mismo que se conserva a través
de todo el procedimiento o durante su ciclo de vida, reflejándose su
trazabilidad desde el inicio hasta su archivo.
5.3.3. Los documentos que son dirigidos a ex servidores civiles que ya no ocupan
el cargo se reciben y derivan al servidor civil que está ejerciendo dicho cargo.
5.3.4. El documento que ingresa el administrado haciendo uso de la PTD, es

derivado automáticamente al área que ha seleccionado el administrado. En el
caso de otros medios electrónicos habilitados por el PRODUCE, es derivado
por el personal de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, en adelante
OGDA, a la dependencia competente.
El documento que ingresa en soporte papel, antes de ser registrado es leído

en su totalidad por el operador de Mesa de Partes, a fin de exigir el
cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el TUPA y/o en la
normatividad vigente.
5.3.5. En el caso de procedimientos administrativos iniciados a través de la PTD, u
otros medios electrónicos habilitados por el PRODUCE, cuya presentación de
documentos no cumpla con los requisitos o adolezcan de algún defecto u
omisión formal previstos en el TUPA que no puedan ser subsanados de oficio,
al haber sido aceptado automáticamente por el área, la misma, es la
encargada de requerir por el mismo medio y en un solo acto la subsanación,
otorgándole al administrado por única vez el plazo máximo de dos (2) días
hábiles.
Si el operador de Mesa de Partes, verifica que el documento no cumple con

todos los requisitos establecidos en el artículo 124º del TUO de la Ley Nº
27444 o del TUPA, procede a informarle al administrado de este hecho. Si
insistiera en presentarlo, el operador establece en el mismo documento las
observaciones encontradas, como en la copia que conserva el administrado,
precisando los requisitos faltantes en el expediente y/o documento externo,
otorgándole un plazo máximo de dos (2) días hábiles para la subsanación,
luego procede a registrarlo, quedando en estado PENDIENTE, informándole
al administrado que de no subsanar las observaciones en el plazo señalado,
el documento se considera como no presentado, finalizándolo en el
SITRADOC y procediendo a devolver el documento cuando el administrado
se apersone a recogerlo de conformidad con el artículo 136º del TUO de la
Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
En estos casos se coloca el sello de INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

(Anexo Nº 01) suscrito por el operador consignando su nombre y la fecha. El
administrado suscribe la recepción, consignando su nombre y documento de
identidad.
En el mismo acto se consigna que si vencido el plazo de treinta (30) días

calendario, el administrado no recaba la documentación presentada, esta es
incluida en el procedimiento de eliminación.
5.3.6. Los administrados presentan los documentos debidamente ordenados y

aquellos que se presenten por Mesa de Partes son foliados de adelante hacía
atrás, en números arábigos; no se folia el reverso de las hojas ni las hojas en
blanco, de presentarse de esta manera el administrado procede a su
corrección.
5.3.7. Si al leer el Documento Externo ingresado por la PTD se observa que el

mismo es competencia de una entidad distinta al PRODUCE, este debe ser
derivado a OGDA a fin que se proceda a su encausamiento, y posteriormente
comunicar al administrado su traslado a la entidad competente. En caso no
tener certeza de la entidad competente, se comunicará al administrado.
Si el documento es presentado a través de la Mesa de Partes y se observa

que el mismo es competencia de una entidad distinta al PRODUCE y el
administrado insiste en su recepción, se procede a consignar en el recuadro
de “Observaciones” del SITRADOC que se le ha informado dicha situación al
administrado y que se ingresa a su insistencia. En este caso, la OGDA remite
el documento al ente competente y posteriormente el cargo al administrado.
5.3.8. Los administrados que ingresen sus documentos a través de la PTD deberán
completar todos los campos establecidos como obligatorios y consignar en
observaciones los datos que consideren relevantes.
Los operadores de Mesa de Partes completan todos los campos establecidos

en el SITRADOC y en el rubro de “Observaciones” consignan, de ser
necesario, cualquier información relevante respecto a la solicitud.
5.3.9. En caso que el documento ingresado por PTD y otros medios electrónicos,
sea presentado con pluralidad de interesados el registro se realiza a nombre
del administrado que cuente con casilla electrónica.
Los documentos presentados por Mesa de Partes, con pluralidad de

interesados quienes no han precisado representante, en el rubro “RAZON
SOCIAL”, se consigna el nombre de la primera persona que firma el
documento o el primero que esté debidamente identificado.
5.3.10. Los documentos, a los que no se le asigna número de ingreso en el

SITRADOC, presentados a través de la Mesa de Partes, serán: estados de
cuenta de servidores civiles, revistas, diarios y otros de naturaleza semejante;
estos documentos son recibidos y trasladados al área con cargo de entrega
en el cual consta la fecha, sello del área que recibe, fecha y firma de quien lo
recibe.
5.3.11. Los documentos confidenciales que se presenten por la PTD, serán

identificados según la clasificación establecida en el Programa de Control de
Documentos, y serán accesibles únicamente a las personas que se
encuentren en el flujo para su atención.
Los documentos que se presentan por Mesa de Partes dentro de sobre

cerrado con el sello de confidencial o reservado son registrados en el
SITRADOC colocando tal situación en el rubro de “Observaciones”; los sobres
no son abiertos y la etiqueta con el número de registro es colocado en dicho
sobre.
5.3.12. Los documentos que se presenten en sobre cerrado pero que no tienen el
sello de reservado o confidencial son abiertos por el operador de Mesa de
Partes para el ingreso y registro respectivo.
5.3.13. Todo documento que ingrese por la PTD, contará con un cargo de recepción
que se envía a la casilla electrónica del administrado, con:
- Número de registro
- Firma digital de agente automatizado de PRODUCE
- Sello de tiempo, con fecha y hora.
- Foliado, en caso se presente en extensión PDF, las demás
extensiones serán representadas como un solo folio.
- Canal de presentación.
Los documentos que ingresen por Mesa de Partes al PRODUCE, cuenta con
una etiqueta autoadhesiva con las siguientes características:
- Código de barras.
- Identificación del PRODUCE.
- Número de Expediente o Documento Externo o Adjunto.
- Nombre del administrado.
- Asunto.
- Número de folios.
- Fecha y hora.
- Nombre del Operador de Mesa de Partes.
En caso de no ser posible el uso de la etiqueta, el Operador de Mesa de Partes

recibe el escrito con sello de RECIBIDO, consignando el número de registro,
folios, fecha y hora, firma, iniciales de su nombre y apellido, unidad orgánica
de destino y observaciones relevantes.
5.3.14. En los documentos presentados por la PTD los adjuntos son ingresados
relacionándolos al documento principal de acuerdo al listado de documentos
que se encuentren en la lista desplegable, a la que tiene acceso el
administrado, para estos casos.
Tratándose de un documento adjunto, que es presentado por la Mesa de

Partes, este se registra en el SITRADOC, relacionándolo o haciendo
referencia con el documento principal sea expediente o documento externo.
En ambos casos, se derivan automáticamente por el SITRADOC al área que

a la fecha tiene el documento principal para su acumulación; si el área
considera que dicho adjunto requiere ser evaluado por otra área envía el
expediente completo a la misma.
En caso que excepcionalmente se ingresara por otros medios electrónicos,

los adjuntos son registrados con un nuevo número, el cual es acumulado por
el área competente en la atención de la solicitud al documento al cual esté
referenciado, debiendo luego finalizar el documento adjuntado,
continuándose el trámite con el registro del documento primigenio.
5.3.15. En el caso que alguna entidad devuelva físicamente el original de un

expediente administrativo y/o documento externo, el oficio o documento con
el cual se devuelve es considerado como un Adjunto, consignándose en el
SITRADOC únicamente la cantidad de folios que dicho documento tenga,
colocando el mismo al final del expediente y/o documento devuelto, de tal
manera que el documento principal esté primero y el Adjunto al final del
mismo, efectuándose la foliación en ese orden.
5.3.16. En el caso que alguna entidad devuelva físicamente, copias simples o

certificadas de un expediente y/o documento simple, se asigna un número
nuevo al oficio o documento con el cual se devuelve, no siendo necesario que
se acumule al principal, por tratarse de copias.
5.3.17. En el caso de los documentos ingresados por la PTD u otro medio electrónico,
si el administrado desea ingresar una copia para otra dependencia, se genera
un nuevo ingreso para dicha dependencia, precisando en observaciones que
es una copia y el área a la que ha sido derivado el original.
En caso que, el administrado presente una copia del documento original
dirigida a otra área, el operador de Mesa de Partes, lo manifiesta en el rubro
de “Observaciones” del SITRADOC, para luego ser remitido en físico al área
correspondiente.
5.3.18. Los documentos ingresados por la PTD u otros medios electrónicos, se

consideran presentados el día que son enviados por estos medios. Los plazos
para el pronunciamiento o atención de los documentos, se contabilizan a partir
del día hábil siguiente de su presentación.
Los documentos ingresados físicamente por Mesa de Partes, son registrados

en el SITRADOC el mismo día de su presentación; se registran los
documentos que se presenten dentro del horario regular de atención, de 8:30
a 16:30 horas; o el establecido por disposición excepcional del gobierno
central.
5.3.19. En caso que por causas imprevistas se suspenda el funcionamiento del

sistema informático, en Mesa de Partes, se recibe el documento y se coloca
el sello mecánico, precisando la fecha y hora, identificación del operador que
lo recibe, con la inicial de su primer nombre y apellido paterno, número de
folios y de ser el caso alguna observación relevante.
5.3.20. Todos los documentos que ingresan por Mesa de Partes son digitalizados,
pasando por los procesos del Sistema de Producción y Almacenamiento de
Microformas, salvo los confidenciales o reservados, situación que debe ser
registrada en el Sistema de Control de Escaneo (SISCANER).
5.4. RECEPCIÓN DOCUMENTAL POR LAS ÁREAS
5.4.1. Los documentos ingresados por los administrados por la PTD u otros medios
electrónicos, se reciben únicamente en medio digital.
Los documentos ingresados por Mesa de Partes son recibidos por las áreas
digitalmente y en soporte papel para su custodia, lo cual consta en el
SITRADOC; en caso exista alguna observación se comunica máximo dentro
de las 24 horas siguientes a la OGDA.
5.4.2. En el caso de los documentos ingresados por la PTD u otro medio electrónico,
que haya sido derivado de manera incorrecta por el administrado, el área tiene
que derivarlo dentro de las 24 horas a la OGDA para que proceda a
encausarlo, de lo contrario, es la misma área la responsable de la derivación
al área competente.
En caso el documento físico, no corresponda al área a la cual se ha derivado,

esta lo encausa correctamente al área correspondiente máximo a las 24 horas
de recibido.
5.4.3. Es constancia suficiente de recepción por parte del destinatario, la derivación

efectuada a través del SITRADOC, presumiéndose la inmediata recepción de
las comunicaciones priorizadas como 'URGENTES" y "MUY URGENTES".
Se presume la recepción de las comunicaciones con prioridad normal hasta
el final de la jornada laboral del servidor civil o al inicio de la jornada laboral
del día hábil siguiente.
Los documentos en soporte papel, recibidos por las áreas tienen que estar
debidamente foliados, siendo responsabilidad del área receptora verificar que
el documento recibido esté completo y correctamente foliado.
Con la imagen digital insertada en el SITRADOC, las áreas proceden a dar
trámite a los documentos.
5.4.4. Evitar en la medida de lo posible el fotocopiado de documentos que ya
constan dentro de un expediente, a efectos de actuar conforme a las medidas
de ecoeficiencia vigentes.
5.4.5. Cuando se adjunten proyectos normativos, se incluyen los informes
correspondientes en original, dichos proyectos tienen que estar debidamente
visados y colocados en sobre manila para evitar su deterioro.
5.5. PRIORIDAD Y PLAZOS
Los documentos emitidos son clasificados de acuerdo a las siguientes prioridades:
a) MUY URGENTE: Son atendidos en un lapso muy breve, analizando para tal
efecto el grado o nivel de prioridad asignada, el derecho o tema a tratar, o el
plazo legal a cumplir. Su atención toma entre unos minutos hasta un máximo de
tres (03) días hábiles.
b) URGENTE: El plazo máximo para la atención de estos documentos puede

extenderse hasta los cinco (05) días hábiles, tomando en cuenta también los
criterios señalados en el párrafo anterior.
c) NORMAL: La atención se realiza en el plazo previsto por la normatividad vigente

para atender un derecho de petición, que es de hasta treinta (30) días hábiles.
5.6. EMISIÓN DOCUMENTAL
Los documentos que emiten las áreas del PRODUCE para las comunicaciones
internas y externas, se elaboran en formato electrónico, a través del SITRADOC
conforme a las normas vigentes sobre la materia y bajo las siguientes características
5.6.1. Uso de Firma Digital: Los documentos electrónicos emitidos son firmados
digitalmente en el SITRADOC por el emisor, haciendo uso de las credenciales
electrónicas contenidas en el DNI o de los certificados digitales de persona
jurídica otorgados por el RENIEC.
El SITRADOC cumple la función de autorizar el acceso vinculando al emisor

autenticado, con su rol, cargo y dependencia dentro del PRODUCE.
5.6.2. Autenticidad: Los documentos emitidos garantizan que han sido creados y
enviados por los servidores civiles autorizados y autenticados en el
SITRADOC, en la fecha y hora que se indica.
5.6.3. Fiabilidad: Los documentos emitidos dan crédito de su contenido siendo

la representación fidedigna de las operaciones, actividades o hechos que estos
afirman o ilustran, y que pueden ser susceptibles de ser utilizados para
comprobar algo en el curso de las operaciones o actividades subsecuentes.
5.6.4. Confidencialidad: La información contenida en los documentos emitidos por

las áreas, solo podrán ser de acceso para aquellos servidores civiles que
cuenten con la respectiva autorización dentro de sus funciones encargadas.
Asimismo, el SITRADOC cuenta con procesos automáticos de auditoría que
registran todas las ocurrencias realizadas por los usuarios.
5.6.5. Integridad: Los documentos emitidos se mantienen completos e inalterables.

De ser necesaria su impresión, estos no se modifican.
5.6.6. Disponibilidad: Los documentos emitidos están disponibles para consultas de

acuerdo al nivel de acceso autorizado para el servidor civil. El SITRADOC
permite el registro de los metadatos que asocian a un documento emitido,
facilitando de esta manera la fácil ubicación, disponibilidad, recuperación y
trazabilidad de los mismos.
5.6.7. Firma Digital de Documentos en Lote: Para la firma digital de documentos

normalizados emitidos en serie, se permite la opción de firma digital en lote,
exceptuando aquellos documentos que por su naturaleza requieran de un acto
administrativo formal para su firma individual. Algunos ejemplos de firma en lote
son los comunicados, invitaciones, memorandos, entre otros similares.
5.6.8. Impresión de un documento electrónico firmado digitalmente: El proceso

de impresión de un documento electrónico firmado digitalmente refleja en el
medio de soporte papel, además del contenido completo del documento
electrónico, la siguiente información:
a) Datos de representación de la firma manuscrita del firmante (persona

natural, jurídica o sello de agente automatizado), contigua con la
representación gráfica de la firma digital contenida en el documento
electrónico, incluyendo la información del cargo, función o rol que
desempeña en el PRODUCE dicho firmante.
b) La dirección web necesaria para consultar el repositorio de documentos

electrónicos donde conste dicho documento electrónico firmado
digitalmente, a fin que se pueda verificar su autenticidad e integridad.
5.6.9. Otros Tipos de Documentos Emitidos: Los documentos electrónicos

emitidos por aplicativos normalizados de uso exclusivo de diversas áreas, como
el caso de los documentos contables, presupuestales, de contrataciones, de
recursos humanos, de procesos, de identificación, de registros civiles, entre
otros fuera del alcance de los contemplados en el SITRADOC, están regulados
por sus propios documentos normativos.
5.6.10 Los documentos que se tramitan en el SITRADOC deben conformar
expedientes según el Principio de Orden Original que estipulen los procesos de
cada una de las funciones de la entidad. Dicho ordenamiento se realiza
automáticamente y queda evidenciado mediante el sellado de tiempo. Por tal
motivo, el orden de los documentos dentro del expediente no podrá ser
modificado, garantizando la confiabilidad e integridad documental.
5.6.11 La finalización del expediente en el SITRADOC generará un índice electrónico

que debe ser firmado digitalmente por quienes le sea asignada la función o
tarea, para garantizar su integridad. La finalización se realizará únicamente
luego de verificar la presencia del cargo que demuestra la conclusión del
trámite.
5.6.12 Para que el expediente único sea identificado inequívocamente entre otros o
similares, debe contener los datos indicados en el campo de “Datos en la
Descripción” del acta de la serie documental correspondiente en el Programa
de Descripción de Documentos. Las actas de cada una de las series
documentales son elaboradas por la unidad de organización propietaria y el
Archivo Central, de manera conjunta.
5.7. DERIVACION DE DOCUMENTOS
5.7.1. Los documentos que ingresen por la Mesa de Partes del PRODUCE, se derivan
a las áreas tanto físicamente, como digitalizados a través del SITRADOC.
Los documentos internos firmados digitalmente, se derivan automáticamente a

las áreas de manera electrónica, vía SITRADOC.
5.7.2. Derivación por el Sistema de Trámite Documentario de documentos

digitalizados o con firma digital: Los documentos emitidos con firma digital y
los documentos digitalizados se distribuyen a través del SITRADOC; para tal
efecto, se verifica que el destinatario interno cuente con acceso activo al
mismo. El envío incluye el documento principal y los documentos anexos que
se referencian o se mencionan en el documento.
5.7.3. Derivación de documentos digitales en medio de soporte papel:
En todos los casos que los documentos contengan información únicamente
para conocimiento, no requerirán ser enviados a los destinatarios en físico,
teniendo en cuenta las medidas de ecoeficiencia de la administración pública,
por lo que la recepción se realiza únicamente a través del SITRADOC.
5.7.4. Derivación por SITRADOC de Documentos con Copia para Conocimiento:

Sólo es necesario el envío de copia de documentos cuando su finalidad
requiera que un área distinta al destinatario tome conocimiento de la
información que allí se consigna. Los responsables que tengan áreas
dependientes disponen internamente, los casos en que estas estén obligadas
a canalizar los documentos que emiten con copia al superior jerárquico. Los
responsables de las áreas remiten digitalmente a otras áreas, copia de los
documentos que emiten a un destinatario externo, sólo cuando el asunto
tratado requiere que sea de conocimiento para fines pertinentes.
5.7.5 Constancia de Derivación de Documentos: Se considera como constancia
de entrega de los documentos físicos ingresados por Mesa de Partes, el cargo
que se emite. En el caso de documentos digitales, la constancia de derivación
es el sólo registro de derivación y recepción automática en el SITRADOC; sin
embargo, en caso se requiera para fines de control, se digitaliza la constancia
de entrega a fin de vincularla al documento emitido por dicho Sistema.
5.7.6 Derivación de Documentos a otras entidades: El PRODUCE remite
documentos a otras entidades a través de la PIDE (Plataforma de
Interoperabilidad del Estado) y responde a través de la misma plataforma, para
lo cual la OGTI ha implementado la Mesa de Partes Virtual conforme a los
lineamientos que para dichos efectos ha establecido la PCM.
Asimismo, se gestiona la documentación que es remitida a entidades que no
interoperan, y que han habilitado correos electrónicos y plataformas
electrónicas para el mismo fin.
En caso los documentos digitales sean confidenciales o reservados estos son
remitidos a través de la Mesa de Partes Virtual encriptados.
5.8. ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y CONTROL
5.8.1. Repositorio digital institucional
Es donde se custodian los expedientes transferidos electrónicamente que han

sido tramitados y finalizados en el SITRADOC.
Archivo
El archivo comprende los procesos técnicos de administración de archivos,

organización, descripción, conservación, valoración, y servicio archivístico para
el acceso y las consultas de documentos, los cuales se desarrollan conforme a
las disposiciones propias sobre la materia.
Los expedientes electrónicos de archivo serán transferidos de manera

automática:
a) Concluido el trámite correspondiente al expediente, se procede a finalizar.

b) Emitido el índice digital y firmado digitalmente por quienes le sea asignada
la función o tarea.
c) Cumplido el plazo de retención del expediente en el archivo de gestión,
según se estipula en el Programa de Control de Documentos Archivísticos
(en adelante PCDA) incorporado al SITRADOC.
Luego de transferidos, los documentos podrán ser recuperados únicamente por

el Archivo Central.
Será de absoluta responsabilidad de la unidad de organización la descripción

deficiente que no permita su ubicación en el repositorio digital institucional.
Aquellos documentos de valor temporal que cumplan el plazo de retención en
el Archivo central, serán propuestos para su eliminación conforme la normativa
archivística emitida por el Archivo General de la Nación.
Los documentos de valor permanente son custodiados en el repositorio digital

institucional durante el plazo indicado en el PCDA hasta su transferencia al
repositorio digital nacional del Archivo General de la Nación.
La preservación digital de los expedientes transferidos al repositorio digital

institucional será responsabilidad de la OGTI.
Documentos Electrónicos:
Documentos convertidos a microformas. Los documentos convertidos a

microformas son conservados en un microarchivo que cuente con su respectivo
certificado de idoneidad técnica alineados con la Norma Técnica Peruana - NTP
392.030-2:2015. MICROFORMAS Requisitos para las organizaciones que
administran sistemas de producción y almacenamiento.
5.8.2. Reproducción de documentos de archivo en medio de soporte papel,

documentos electrónicos y microformas
a) Copia certificada: Es la copia fiel de un documento original en soporte

papel emitido por el PRODUCE, reproducido y certificado por el servidor
civil designado para tal fin.
Dicho documento es utilizado por el ciudadano ante cualquier entidad para

los trámites que considere pertinentes.
b) Copia Fedateada: Es la copia fiel de un documento original en soporte

papel, reproducido, previo cotejo, por el servidor civil designado para tal
fin.
Dicho documento es utilizado por el ciudadano para los trámites que

considere pertinentes dentro del PRODUCE.
c) Copia fiel de documento electrónico: Se considera copia fiel del

documento almacenado en el SITRADOC o en el repositorio digital
institucional a aquella reproducción contenida en un medio portador digital
o electrónico, la cual cuenta con la firma digital servidor civil autorizado que
emitió el documento y el sellado de tiempo respectivo.
d) Reproducción de Microformas: Para el caso de las reproducciones a

partir de microformas, se aplican los lineamientos establecidos en los
documentos normativos del Sistema de Producción y Almacenamiento de
Microformas.
e) La verificación de la autenticidad de un documento con firma digital:

Se efectúa mediante el Código de Verificación de Documento (CVD) o la
clave de verificación incorporada en la representación imprimible ubicada
en el pie de página, lo que hace las veces de documento autenticado o
certificado.
5.9 DESPACHO
5.9.1 DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia es la comunicación externa que generan las áreas,

dirigidas al administrado.
5.9.2 DE LA NOTIFICACIÓN
La notificación es un acto administrativo a cargo del área que emite el acto a

notificar. Las notificaciones, se llevan a cabo de acuerdo a las formalidades
establecidas por el Capítulo III del Título I, del TUO de la Ley Nº27444.
5.9.2.1 Las modalidades de notificación, se realizan según el respectivo orden

de prelación, establecido en el artículo 20° del TUO de la Ley N° 27444.
La autoridad no suple alguna modalidad con otra, bajo sanción de
nulidad de la notificación. Sin embargo, puede acudir
complementariamente a otras, si estima que conviene para mejorar las
posibilidades de participación de los administrados.
5.9.2.2. En el PRODUCE las notificaciones se efectúan:
a. A través de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo –

OGDA:
A través del Módulo “Correspondencia” del SITRADOC, las
áreas generan comunicaciones externas para remitirlas a los
administrados, registrándolas de acuerdo a los datos que se
requieren en dicho sistema y teniendo en cuenta la normativa
contenida en la presente Directiva General.
Bajo esta modalidad, el área debe remitir físicamente los

documentos a notificar a la OGDA cumpliendo las formalidades
de la notificación y de acuerdo al contrato de servicio de
mensajería que se encuentre vigente.
El cargo de notificación debe ser adjuntado al acto

administrativo materia de notificación que conforma el
expediente o correspondencia.
b. Directamente por el Área:

Bajo esta modalidad, las áreas notifican directamente al usuario
ya sea a través de las plataformas electrónicas, correos
electrónicos u otros, y están obligadas a efectuar el registro
correspondiente con los respectivos cargos en el Módulo de
Correspondencia del SITRADOC.
c. Sistema de Notificación Electrónica o por la Ventanilla Única del

Sector Producción:
Mediante Decreto Supremo N°007-2020-PRODUCE, se dispone la
obligatoriedad de la notificación vía casilla electrónica del
PRODUCE y se aprueba su reglamento.
En este caso, la notificación se entiende válidamente efectuada
cuando el PRODUCE la deposite en el buzón electrónico asignado
al administrado, surtiendo efectos el día que conste haber sido
recibida, conforme lo previsto en el numeral 2 del artículo 25º del
TUO de la Ley Nº 27444.
La Constancia de Notificación debe ser adjuntada al acto

administrativo materia de notificación que conforma el
expediente o correspondencia.
La notificación al administrado se realiza en el horario regular vigente, de lo
contrario, se consideran realizadas al día siguiente hábil.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
6.1. NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que se emiten en la gestión documental del PRODUCE, para

los procedimientos de comunicación interna y externa, son los que se detallan a
continuación determinándose su Noción, Uso y Nivel de Remitente.
Los formularios y formatos que propongan las áreas para mejorar la gestión
documental institucional o de acuerdo a la necesidad de un nuevo procedimiento
administrativo o registral, se implementan a fin de contribuir con la gestión del
cero papel.
6.2. DOCUMENTOS NORMALIZADOS EMITIDOS A TRAVÉS DEL SITRADOC
Los documentos normalizados son los siguientes: Carta, Carta Múltiple,

Informe, Memorando, Memorando Múltiple, Oficio, Oficio Múltiple, Proveído
y Resolución.
6.2.1. CARTA
Noción: Documento utilizado para remitir un mensaje a una persona

natural (administrado) o persona jurídica, que no forma parte
de la Administración Pública.
Uso : Comunicación Externa.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil hacia una persona

natural (administrado) o a una persona jurídica
no gubernamental. Este tipo de documento
puede firmarse en lote.
6.2.2. CARTA MÚLTIPLE
Noción: Documento utilizado para remitir un mensaje a varias

personas naturales (administrados) o personas jurídicas, que
no forman parte de la Administración Pública.

Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil simultáneamente a
varias personas naturales (administrados), o a
varias personas jurídicas no gubernamentales.
Este tipo de documento puede firmarse en lote.
6.2.3. INFORME
Noción: Documento que contiene una opinión fundamentada respecto

a una o más materias específicas, se reporta el cumplimiento
de disposiciones efectuadas anteriormente o se analiza los
alcances y consecuencias de determinados hechos; incluye
el desarrollo y/o análisis de los hechos con la finalidad de
formular conclusiones y recomendaciones sobre el tema
desarrollado y/o analizado. Pudiendo ser por su contenido
legales y/o técnicos, debiendo tener la siguiente estructura:
a) Antecedentes
b) Base Legal (De requerirse)
c) Análisis
d) Conclusiones
e) Recomendaciones
Uso: Comunicación Interna.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor como sustento para la

atención de un documento de procedencia
interna o externa, el mismo es redactado de
forma tal que permita ser trasladado en su
integridad al remitente externo, debiendo
concretarse única y exclusivamente a atender
las materias consultadas o solicitadas, evitando
incluir asuntos o comentarios que son de índole
Institucional interna.
 Sin perjuicio de lo anterior, se utiliza esta forma de documento

normalizado sin la estructura establecida en la “noción” cuando se
requiera poner de conocimiento de algún hecho o remitir
documentación al superior jerárquico.
6.2.4. MEMORANDO
Noción: Documento utilizado para comunicarse con otra área del

mismo nivel jerárquico o con un dependiente jerárquico. Es
también el documento mediante el cual el servidor civil
imparte disposiciones administrativas o hace de conocimiento
asuntos de interés general a un dependiente jerárquico.
Uso : Comunicación Interna.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil hacia otro de su mismo

nivel jerárquico o de nivel inferior.
6.2.5. MEMORANDO MÚLTIPLE
Noción: Documento utilizado para comunicarse con varias áreas del

mismo nivel jerárquico y/o con sus dependientes jerárquicos.
Es también el documento mediante el cual el servidor civil
imparte disposiciones administrativas o hace de conocimiento
asuntos de interés general a sus dependientes jerárquicos.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil simultáneamente hacia

otros servidores de su mismo nivel jerárquico y/o
a servidores dependientes jerárquicamente.
También procede ser dirigido a los niveles
jerárquicos superiores si se trata de
competencias exclusivas, con visto bueno del
superior jerárquico.
6.2.6. OFICIO
Noción: Documento dirigido a una entidad de la Administración Pública.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil hacia una institución o

entidad de la Administración Pública.
6.2.7. OFICIO MÚLTIPLE
Noción: Documento dirigido a varias entidades de la Administración

Pública.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil dirigido simultáneamente

a varias instituciones o entidades de la
Administración Pública.
6.2.8. PROVEÍDO
Noción: Documento que deriva o conduce el expediente por un flujo

determinado, impulsando su trámite.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil hacia otras áreas.
6.2.9. RESOLUCIÓN
Noción: Acto administrativo motivado por el cual se toma una decisión

en relación a un expediente o procedimiento, conforme a su
competencia y en el marco de normas de derecho público, la
que está destinada a producir efectos jurídicos sobre los
intereses, obligaciones o derechos del administrado.
Nivel del Remitente: La emite el servidor civil competente para

resolver.
6.3. OTROS DOCUMENTOS NORMALIZADOS
6.3.1. AYUDA MEMORIA
Noción: Documento descriptivo que tiene por objeto hacer una reseña
de hechos o datos técnicos, necesarios para una toma de
decisiones.
Nivel del Remitente: La emite el servidor civil o alguno de sus asesores

o asistentes, el que va a ser utilizado por el
superior jerárquico.
6.3.2. COMUNICADO
Noción: Documento que es utilizado como nota, declaración o aviso

para conocimiento público, relacionado a temas de carácter
institucional.
Uso : Comunicación Interna o Comunicación Externa.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil o persona que suscribe el

documento, previa aprobación de la Oficina
General de Comunicaciones e Imagen
Institucional.
6.3.3. CORREO ELECTRÓNICO
Noción: Es un servicio de red que permite mandar y recibir mensajes

con múltiples destinatarios o receptores.
Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil que posee la dirección

electrónica autorizada por el PRODUCE.
6.3.4. INVITACIÓN
Noción: Documento impreso o tarjeta mediante el cual se participa de

un evento o ceremonia de carácter institucional.
Nivel del Remitente: La emite la Oficina de Comunicaciones e Imagen

Institucional o el servidor civil a cargo de un
área.
6.4. FORMALIDADES EN LOS DOCUMENTOS
6.4.1. Regla de expediente único: Cada documento emitido, tiene que referirse
a una sola pretensión, a fin de facilitar su tramitación y un adecuado
archivo, y así formar Series Documentales. De generarse más de un
número de registro por el mismo caso, se procede a la Acumulación. Una
vez culminado su trámite, debe ser finalizado en el SITRADOC.
6.4.2. Ortografía y gramática: La redacción tiene que guardar las normas de

ortografía y las reglas gramaticales, de manera estricta.
6.4.3. Estilo: El estilo del texto es siempre cortés y respetuoso.
6.4.4. Cuadros y cifras estadísticas: Los cuadros que contengan en todo o en

parte información numérica cierta y cifras estadísticas; incluyen una
leyenda al pie, dónde se establece la fuente de la información y la fecha
en que esta se dio a conocer. Se puede incluir, en caso la fuente sea
institucional el área que estuvo a cargo de su elaboración.
6.4.5. Firma: Los documentos emitidos por el PRODUCE tienen hasta dos tipos
de firma: la digital y la manuscrita.
La firma digital confirma la identidad del firmante o suscriptor del

documento electrónico y garantiza que éstos no han sido modificados
desde su emisión; se genera haciendo uso del software de firma digital
dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica – IOFE y tiene la
misma validez y eficacia jurídica que la de una firma manuscrita.
La firma manuscrita es la impresa de puño y letra en el documento por el

remitente, y generalmente está acompañada de un sello que contiene el
cargo, la posición o el servicio que presta.
6.4.6. Fotografías: Cuando en un documento se inserte fotografías o imágenes,

se incluye una leyenda en la parte superior que indique de qué fuente se
obtuvo la imagen o si ésta es institucional.
6.4.7. Numeración de páginas: En los casos en que se estime necesario, se

incluye a partir de la segunda página, en la parte inferior derecha de los
documentos con dos o más páginas.
6.4.8. Visto: Es la rúbrica, firma o media firma del remitente y/o involucrados en
la elaboración del documento.
6.5. FORMALIDADES EN LA REDACCIÓN
6.5.1. Tipo y tamaño de letra: Como regla general se usa el tipo de letra Arial
tamaño 11, estilo normal, salvo excepciones.
6.5.2. Encabezado de página: Se respeta lo establecido en el Manual de

Identidad Gráfica vigente.
6.5.3. Denominación y numeración del documento: El tipo de letra a usarse
es Arial, tamaño 12, estilo Negrita.
6.5.4. Destinatario y destino: La forma es la indicada en cada uno de los

formatos y modelos adjuntos como Anexos.
6.5.5. Asunto: Sumilla o mismo texto del documento de origen interno o externo.
6.5.6. Saludo: Es la frase que constituye la antesala al cuerpo del documento.

La forma es igual o similar a la propuesta en los formatos y modelos
adjuntos como Anexos.
6.5.7. Cuerpo: Es la parte principal de los documentos. Está conformado por

uno o varios párrafos, cada uno de los cuales contiene una idea
desarrollada, siendo breves y directos.
De preferencia con una extensión promedio de entre uno (1) a tres (3)
párrafos.
En el último párrafo de los documentos normalizados (carta y oficio) se

establece una fórmula de cierre o una frase de despedida, de acuerdo al
Manual de Identidad Gráfica vigente, como "Hago propicia la ocasión
para renovarle los sentimientos de mi consideración y estima." y
“Atentamente,".
6.5.8. Documento con copia: Cuando el documento se remita "con copia" se

consigna las siglas del área o de los destinatarios. El tipo de letra a usarse
será Arial, tamaño 8 puntos, estilo Normal. Por ejemplo: C.c.: SG, OGACI.
6.5.9. Siglas de identificación: En la parte inferior izquierda de la última página

de los documentos se incluyen las siglas del servidor civil responsable
que firma el documento en mayúsculas y las siguientes siglas (en
minúscula) corresponden a quienes intervinieron activamente en su
redacción.
6.5.10. Anexos: Los anexos que constan de documentos escritos se identifican

con números o letras.
Los anexos que constan de documentos fonográficos, fotográficos,

magnéticos u otros documentos no escritos se coloca dentro de sobres
en los que se rotula el anexo al que corresponde, en la forma descrita en
el párrafo anterior, identificándolo con el número de serie, en caso
corresponda.
Por ejemplo: "...se adjunta CD conteniendo...", "... se adjunta cinta

magnética conteniendo…", "se adjunta DVD conteniendo…… ".
VII. RESPONSABILIDAD
7.1. Los Servidores civiles del PRODUCE, son responsables del cumplimiento de las
disposiciones contenidas en la presente Directiva General.
7.2. La Oficina de Gestión Documentaria y Archivo – OGDA de la Oficina General de
Atención al Ciudadano, es responsable de la supervisión del cumplimiento de las
disposiciones establecidas en la presente Directiva General.
7.3 La Oficina de Gestión Documentaria y Archivo – OGDA de la Oficina General de

Atención al Ciudadano, coordinará con la Oficina General de Tecnología de la
Información - OGTI, sobre la aplicación de lo dispuesto en el numeral 164.3 del
artículo 164 del TUO de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo
General.
VIII. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA
El administrado presenta, de manera excepcional, la documentación a través del correo

electrónico ogaci@produce.gob.pe, ante la imposibilidad de ingresarla mediante los
sistemas o plataformas digitales habilitadas, señaladas en el numeral 5.3.1 de la presente
Directiva General. La documentación ingresada mediante esta modalidad es registrada
en el SITRADOC.
ANEXOS:
Anexo N° 01: Modelo de Sello – Incumplimiento de Requisitos.

Anexo N° 02: Modelo de Carta.
Anexo N° 03: Modelo de Carta Múltiple.
Anexo N° 04: Modelo de Informe.
Anexo N° 05: Modelo de Memorando.
Anexo N° 06: Modelo de Memorando Múltiple.
Anexo N° 07: Modelo de Oficio.
Anexo N° 08: Modelo de Oficio Múltiple.
Anexo N° 09: Modelo de Resolución.
Visado por PANDO AVILA Zoila Ines FAU 20504794637 hard

Fecha: 2022/02/23 12:13:41-0500
Visado por CERQUERA GUEVARA Grover Olver FAU

20504794637 hard
Fecha: 2022/02/23 12:15:47-0500
ANEXO N° 01
MODELO DE SELLO – INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
SOLICITUD O EXPEDIENTE INCOMPLETO

Plazo 02 días hábiles para cumplir con
los requisitos
Art. 136 TUO de la Ley 27444
RGRGTTRHGG
Observaciones : ______________________________ _____ ____
____________________________ _____ _____ _____ ______ _____ __
____________________________ _____ _____ _____ ______ _____ __
____________________________ _____ _____ _____ ______ _____ __
________________________
Firma - Operador Firma - Receptor
NOTA:
De no subsanar lo solicitado, se tiene por no presentada su petición.
Quedando a disposición del administrado para ser recabada la
documentación, si v encido el plazo de 30 días calendario,
no procede a recogerla, esta se incluy e en el procedimiento de eliminación.
ANEXO N° 02
MODELO DE CARTA
Área que emite el documento
“DENOMINACIÓN OFICIAL DEL AÑO"
(Lugar y fecha)
CARTA N° xx-20xx-PRODUCE/ (Siglas del área que emite el documento)
Señor(a):
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Dirección
Departamento – Provincia – Distrito
Presente. -
Asunto : xxx
Referencia : xxx
Mediante el presente me dirijo a usted……………………………………………………...…

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………..
Hago propicia la ocasión para renovarle los sentimientos de mi consideración y estima.
Atentamente,
XXX/xxx
ANEXO N° 03
MODELO DE CARTA MÚLTIPLE
(Lugar y fecha)
CARTA MÚTIPLE N° xx-20xx-PRODUCE/ (Siglas del área que emite el documento)
Señor(a):
NOMBRES Y APELLIDOS (Del primer Destinatario)

Dirección
Señor(a):
NOMBRES Y APELLIDOS (Del segundo Destinatario)

Dirección
Presente.-
Asunto : xxx
Referencia : a) Oficio N° xxx-20xx-PRODUCE/YY/ZZ
b) Oficio N° xxx-20xx-PRODUCE/YY/ZZ
Tengo el agrado de dirigirme a usted, …………………………..……………………………....

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………
Atentamente,
XXX/xxx
ANEXO N° 04
MODELO DE INFORME
INFORME N°xx-20xx-PRODUCE/(Siglas del área que emite el documento)
Para : Nombres y Apellidos (Del destinatario)

Cargo
Área
De : Nombres y Apellidos (Del remitente)
Cargo
Área
Asunto : xxx
Referencia : Oficio N° xxx-20xx-PRODUCE/(Siglas del área que emite el documento)

Fecha : xxx
______________________________________________________________________
Me dirijo a usted, con relación al documento de la referencia, ……………………………..
…………………………………………………………………………………………………..…….
Al respecto, informo a su Despacho lo siguiente:
• ANTECEDENTES
• BASE LEGAL (De requerirse)
• ANÁLISIS
• CONCLUSIONES
• RECOMENDACIONES
Atentamente,
Firma
Nombres y Apellidos (De la persona responsable de la elaboración del documento)

Puesto
Área
El presente informe, cuenta con la conformidad del suscrito
Firma
Nombres y Apellidos (Director del Área que emite el documento).
Cargo
Área
XXX/xxx
ANEXO N° 05
MODELO DE MEMORANDO
MEMORANDO N°xx-20xx -PRODUCE/ (siglas del área que emite el documento)
A : Nombres y Apellidos (Destinatario)

Cargo
Área
Asunto : xxx
Referencia : a) Oficio N°xxx-20xx-PRODUCE/xx

b) Oficio N°xxx-20xx-PRODUCE/xx
Fecha : xxx
Me dirijo a usted, con relación al documento de la referencia, mediante el cual

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
………………………
Atentamente,
XXX/xxx
ANEXO N° 06
MODELO DE MEMORANDO MÚLTIPLE
MEMORANDO MÚLTIPLE N°xx-20xx-PRODUCE/ (siglas del área que emite el

documento)
A : Nombres y Apellidos (Destinatario)

Cargo
Área
Nombres y Apellidos (Destinatario)

Cargo
Área
Asunto : xxx
Referencia : a) Oficio N° xxx-20xx-PRODUCE/xx

b) Oficio N° xxx-20xx-PRODUCE/xx
Fecha : xxx
Me dirijo a usted, con relación al documento de la referencia, mediante el cual

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
………………………
Atentamente,
XXX/xxx
ANEXO N° 07
MODELO DE OFICIO
(Lugar y fecha)
OFICIO N°xx-20xx-PRODUCE/ (Siglas del área que emite el documento)
Señor(a):
Cargo
Institución
Dirección
Presente.-
Asunto : xxx
Referencia : xxx
Mediante el presente me dirijo a usted………………………………………………………......

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………..
Atentamente,
XXX/xxx
Anexo N° 08
MODELO DE OFICIO MÚLTIPLE
(Lugar y fecha)
OFICIO MÚLTIPLE N°xx-20xx-PRODUCE/ (Siglas del área que emite el documento)
Señor(a):
Cargo
Institución
Dirección
Señor(a):
Cargo
Institución
Dirección
Presente. -
Asunto : xxx
Referencia : xxx
Mediante el presente me dirijo a usted…………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………..
Atentamente,
XXX/xxx
ANEXO N° 09
MODELO DE RESOLUCIÓN
RESOLUCION ………
N° xx-20xx-PRODUCE/
Lugar y fecha
VISTOS: El Memorando N° xxx-xxx-PRODUCE/xxx, ................................................
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
CONSIDERANDO:
Que, la Ley ...................................................................................................................
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
SE RESUELVE:
Artículo 1.- ………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
Artículo 2.- …………………………………………………………………………….……
……………………………………………………………………………………………………….
Regístrese, comuníquese y *publíquese

Visado por SAAVEDRA
WELSCH Mayra Amparo
FAU 20504794637 hard
Fecha: 2022/02/23
12:18:25-0500
*Según corresponda

Directiva General #001-2022-PRODUCE

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Directiva General #001-2022-PRODUCE

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DIRECTIVA GENERAL

Lima 23 de febrero de 2022

Formulada por: Oficina General de Atención al Ciudadano

Establecer disposiciones para el desarrollo de una gestión documental alineada al Modelo

IV. BASE LEGAL

4.1. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

5.1.1. Área: Órganos y Unidades Orgánicas del PRODUCE.

5.1.2. Archivo: Conjunto organizado de documentos conservados, en cualquier

5.1.3. Certificado digital: Documento electrónico generado y firmado digitalmente

5.1.5. Comunicación interna: Documentos de origen interno que son cursados

5.1.6. Conservación: Proceso que consiste en mantener la integridad física del

5.1.7. Despacho: Envío al administrado de los documentos emitidos por el

5.1.8. Disponibilidad: Poner la información a disposición de quien tiene que

5.1.9. Documento: Información creada, recibida y conservada como evidencia y

5.1.11. Documento Externo: Aquel ingresado por el administrado a través de los

5.1.12. Documento digital de archivo: Es aquel documento que contiene

5.1.13. Documento electrónico de archivo: Es toda información gestionada desde

5.1.14. Expediente híbrido: Es el expediente que se compone de documentos

5.1.16. Firma manuscrita: Es una escritura gráfica que representa el nombre y

5.1.17. Foliación de documentos en soporte papel: Consiste en numerar en forma

5.1.18. Foliado electrónico: Consiste en la asociación de todos los documentos

5.1.20. Integridad: Característica que indica que un documento no ha sido alterado

5.1.21. Lote: Cantidad definida de documentos reunidos como conjunto.

5.1.22. Medio de soporte: Medio que contiene información (textual, cartográfico,

5.1.23. Mesa de Partes: Unidad de recepción documental del PRODUCE, (física y

5.1.24. Metadatos: Información estructurada o semi-estructurada que permite la

5.1.25. Operador de Mesa de Partes: Personal encargado de recibir y registrar la

5.1.26. Plataforma de Interoperabilidad del Estado – PIDE: Infraestructura

5.1.28. Procedimiento administrativo: Conjunto de actos que determinan la

5.1.29. Produce Virtual: Plataforma que permite el acceso, la autenticación y

5.1.30. Repositorio digital institucional: Es el espacio de almacenamiento de

5.1.31. Registro de Documento: Generación de numeración correlativa y

5.1.32. Sellado de tiempo (time stamping): Es un método que permite consignar la

5.1.33. Serie Documental: Conjunto de documentos que tienen características

5.1.34. Sistema de Trámite Documentario - SITRADOC: Sistema de información

5.1.35. Trazabilidad: Procedimiento que permite seguir el movimiento de un

5.1.36. Texto Único de Procedimientos Administrativos-TUPA: Documento de

5.2. HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

5.2.1. SOFTWARE DE APOYO: Permiten realizar las actividades de Recepción,

5.2.2. CERTIFICADOS DIGITALES: Herramienta que permite firmar digitalmente

5.2.3. HARDWARE: El requerido de acuerdo a las características técnicas para la

5.2.4. RECURSO HUMANO: Personal capacitado para desempeñar los roles

5.3. RECEPCIÓN DOCUMENTAL

5.3.1. Los documentos se reciben digitalmente a través de la plataforma Produce –

Los tipos de documentos que se reciben en Mesa de Partes son: Documentos

5.3.2. El SITRADOC es el único medio oficial de registro e identificación de toda la

5.3.4. El documento que ingresa el administrado haciendo uso de la PTD, es

El documento que ingresa en soporte papel, antes de ser registrado es leído

Si el operador de Mesa de Partes, verifica que el documento no cumple con

En estos casos se coloca el sello de INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

En el mismo acto se consigna que si vencido el plazo de treinta (30) días

5.3.6. Los administrados presentan los documentos debidamente ordenados y

5.3.7. Si al leer el Documento Externo ingresado por la PTD se observa que el

Si el documento es presentado a través de la Mesa de Partes y se observa

Los operadores de Mesa de Partes completan todos los campos establecidos

Los documentos presentados por Mesa de Partes, con pluralidad de

5.3.10. Los documentos, a los que no se le asigna número de ingreso en el

5.3.11. Los documentos confidenciales que se presenten por la PTD, serán

Los documentos que se presentan por Mesa de Partes dentro de sobre

En caso de no ser posible el uso de la etiqueta, el Operador de Mesa de Partes

Tratándose de un documento adjunto, que es presentado por la Mesa de

En ambos casos, se derivan automáticamente por el SITRADOC al área que

En caso que excepcionalmente se ingresara por otros medios electrónicos,