ENSAYO

TÍTULO: LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE UNA

EMPRESA

NOMBRE: JHONATAN POLOCHE MARÍN

ESTUDIANTE DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CONCEPTUALIZACIÓN Y NORMATIVA ARCHIVÍSTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

MANIZALES 4 DE JUNIO DEL 2023

 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA

El estudio del manejo archivístico es un tema de interés general para todos los empleados
de una empresa por su importancia en la estabilidad y respaldo en el manejo de la
información. A través del presente ensayo quiero resaltar lo fundamental que se convierte
el adecuado uso archivístico en las empresas para alcanzar el desarrollo de sus tareas
diarias desde las más básicas hasta las más complejas; para ello quiero destacar la
definición de archivo “ conjunto de documentos sea cual fuere su fecha , norma y soporte
material acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad público o
privada en el transcurso de su gestión”; partiendo de esta definición como estudiante de
administración documental en el entorno laboral, puedo concluir que la base del orden y
gestión asertiva es la organización y adecuada disposición de la información, la cual tiene
unas disposiciones, dependiendo de su clasificación que puede ser: según la organización,
el uso, la naturaleza y el ciclo vital. Es así como la entidad a través de los proceso
determina en qué estado se encuentra la información, siendo no solo exitoso para el
alcance de las metas propuestas, si no para la respuesta de los usuarios, clientes o
beneficiarios, quienes en algún momento, de cualquier etapa de un proceso, pueden
solicitar información o soportes en base a un contenido específico, es por ello que el
manejo de los archivos debe contar con cualidades como: ser económicos, simples,
funcionales, exactos y técnicos, cada una de estas tan importante para la conservación de
la información .

Cuando se toma la decisión de aprender sobre un tema específico estamos consistes de

que la transformación debe ser no solo del conocimiento si no del entorno y del
empelado, en este caso el archivista debe contar con unas cualidades como profesionales
en las que este menciona el orden, la responsabilidad, la prontitud, la cordialidad, el sigilo
profesional y la concentración, características que permiten la ejecución de una actividad
con calidad y eficacia.

En las diferentes empresas de orden privado y público se realiza un manejo archivístico,

pero en esta oportunidad quisiera hacer relevancia a las empresas del estado por ser
parte de los funcionarios públicos, debo ser conocedor de información como la
categorización de los archivos, determinados como el archivo general de la nación,
archivo territorial, archivo de organización del estado.

Como último punto y no menos importante, el manejo de la temática tratada, hace

énfasis en el conocimiento del entorno y el archivo, que aunque ocasionalmente pasan
desapercibidos, el conocimiento de estos nos permite una información técnica en la
denominación de cada elemento y el uso adecuado de los mismo en el contexto laboral.
La temática estudiada me deja un aprendizaje oportuno inicial en el estudio general del
curso a desarrollar, siendo la información asertiva para los aprendices que mantenemos el
interés de saber el manejo de la información de manera adecuada a cada una de las
empresas a las que pertenecemos, no necesariamente tenemos que ser profesionales de
un área determinada para aprender de esta temática, cualquier área se puede ver
beneficiada ya que la información y su soporte en el tiempo es la que da resultados en
procesos empresariales de cualquier índole.

Conclusión: Archivo es un elemento que reúne información desde cualquier proceso para
dar soporte de verificación a una actividad o acción realizada. Que debe ser respaldado o
dar testimonio de la información manejada.