PROCESO PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS

000000F1.P5.PP
DE ALIMENTOS
Versión
DE ALTO
5 1 de
VALOR
17/02/2023
NUTRICIONAL
Clasificación de la información Clasificada

NOMBRE DEL PUNTO DE ENTREGA ___________________________________________________________________________________ CODIGO DEL PUNTO ___________________________

NOMBRE RESPONSABLE DEL PUNTO ______________________________________ NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIAR EL FORMATO ______________________________________
REGIONAL _____________________________________ CENTRO ZONAL ________________________________________ MUNICIPIO ___________________________________
DESCRIPCION DEL AAVN DATOS INFORMATIVOS (Para la Nueva reserva registre el dato que aparece en el acta de entrega)
Bienestarina Más® Tradicional _____ Bienestarina® Líquida Vainilla _____ Alimento para MG y ML _____ Mes entrega Nueva reserva Mes entrega Nueva reserva Mes entrega Nueva reserva
Bienestarina Más® Fresa _____ Bienestarina® Líquida AAQ _____ Otro _____
Bienestarina Más® Vainilla _____ Cuál: _____________________

Fecha de entrada o ENTRADAS SALIDAS

Fecha de vencimiento
salida Origen Destino/Motivo
EXISTENCIA EXISTENCIA

Cambio contrato /
Unidades Unidades

Entrega especial
Devolución UDS
Programación
LOTE (Bolsas por TOTAL (Bolsas por

Beneficiarios

Laboratorios
Vencimiento
Número de Acta Número de Lote

Reposición
(Bolsas por 900 (Bolsas por 900

Traslado

Traslado

Pérdida
Averia
900 gramos o 900 gramos o

UDS
Día Mes Año Día Mes Año gramos o unidades gramos o unidades
unidades de 200 ml) unidades de 200 ml)
de 200 ml) de 200 ml)

17 3 23 2039062 1962603 22 8 23 100 X 0 100 100

20 3 23 1962603 22 8 23 0 100 X 0 0
17 3 23 2041585 1962603 22 8 23 75 X 0 75 75
20 3 23 2041585 1962603 22 8 23 0 25 X 50 50

Firma del responsable _______________________________________________________ Cédula del responsable _________________________

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ALTO VALOR
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INSTRUCTIVO FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL (AAVN)

Este formato aplica en los puntos de entrega primarios exclusivamente, para llevar el control de los movimientos de entradas (debido a la programación, reposiciones, traslados y
devoluciones UDS), y salidas (debido a unidades de servicio, beneficiarios, traslados, vencimiento, averias, laboratorios, entregas especiales o por pérdida, este último asociado a
situaciones externas como por ejemplo hurto).
ALCANCE
Nota 1: Debe diligenciarse en filas nuevas cada vez que haya movimientos de inventarios (entrada o salida) dentro del punto de entrega.
Nota 2: Se debe diligenciar un formato por cada referencia de AAVN: 1. Bienestarina Más®, 2. Bienestarina Más® Vainilla, 3.Bienestarina Más® Fresa, 4. Bienestarina® Líquida Vainilla, 5. Bienestarina
Líquida® AAQ, 6. Alimento para la Mujer Gestante y Madre en periodo de Lactancia y 7. otro AAVN cuando aplique.
Nota 3: Unidad de Servicio: es el lugar físico donde son atendidos los usuarios para recibir directamente los servicios de Primera Infancia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).
ENCARGADO DEL El diligenciamiento de este formato está a cargo del responsable principal o suplente del punto de entrega primario, o la persona a quienes estos deleguen para llevar el control de
DILIGENCIAMIENTO inventarios.
En el encabezado están los datos básicos del punto de entrega los cuales deben ser diligenciados como se describe a continuación:
NOMBRE DEL PUNTO DE Escriba el nombre del punto de entrega primario donde se recibe el AAVN, por ejemplo: "Bodega Alcaldía Municipal”; ” Hogar Infantil Los Pitufos”. El cual debe coincidir con lo registrado
NOMBRE
ENTREGA en el Sistema de Informacion Misional (SIM) y el
NOMBRE Registre el nombre de la persona responsable delacta de de
punto entrega.
entrega primario (principal o suplente) actual que está registrado en el Sistema de Información Misional (SIM) y/o base de
RESPONSABLE DEL
RESPONSABLE DE datos del ICBF
PUNTO: Registre el nombre de la persona encargada del diligenciamiento de este formato.
DILIGENCIAR
CÓDIGO EL
DEL PUNTO DE Escriba el código del punto de entrega con el cual fue registrado en el Sistema de Información Misional (SIM) y/o base de datos del ICBF. Este código aparece consignado en el acta de
FORMATO:
ENTREGA: entrega delelAAVN.
Diligencie nombre del Departamento en el cual está ubicado el punto de entrega primario, para el caso de Distrito Capital es la Regional Bogotá. El cual debe coincidir con lo
REGIONAL:
registrado en el Sistema de Informacion Misional (SIM) y el acta de entrega.
MUNICIPIO: Indique el nombre del municipio en el cual está ubicado el punto de entrega primario de acuerdo con lo registrado en el acta y en el Sistema de Informacion Misional.
Escriba el nombre del centro zonal, al cual corresponde el punto de entrega primario y es el encargado de realizar el seguimiento, el cual debe coincidir con lo registrado en el Sistema
CENTRO ZONAL:
de Informacion Misional (SIM) y el acta de entrega.
DESCRIPCIÓN DEL Marque con una X en el espacio frente a la referencia de AAVN que va a ser objeto de control del formato: 1. Bienestarina Más®, 2. Bienestarina Más® Vainilla, 3.Bienestarina Más®
AAVN (AAVN): Fresa, 4. Bienestarina® Líquida Vainilla, 5. Bienestarina® Líquida AAQ, 6. Alimento para la Mujer Gestante y Madre en periodo de Lactancia, y 7. otro AAVN cuando aplique.

Diligenciar la información del mes de entrega y nueva reserva, la cual debe coincidir con lo registrado en el acta de entrega.

Nota 1: El valor de la Nueva reserva se consigna con relación al mes en el cual se proyecta la entrega del producto y no el periodo de consumo. Por ejemplo, si la entrega hace parte de la Programación
AAVN entrega mayo consumo junio, el mes en el que se relaciona la nueva reserva es mayo.
DATOS INFORMATIVOS: Nota 2: En caso de que el punto de entrega no haya sido programado porque cuenta con saldos o reservas, el valor de la Nueva reserva se debe tomar del archivo Excel "Puntos No Programados" que
se remite junto con la programación mensual, el cual debe ser solicitado al enlace de la Regional y/o Centro Zonal al que esté adscrito su punto de entrega.
Nota 3: En caso de que un punto de entrega reciba dos entregas o más durante el mismo mes, la nueva reserva se registrará al lado de la anterior, separada por una coma (,), punto y coma (;), raya (-),
barra (/) o cualquier otro símbolo que permita identificar que corresponde a un registro adicional.
Nota 4: Los Datos Informativos no constituyen un criterio de evaluacion, por lo cual no se puede castigar la variable en su seguimiento.

A continuación, se describe el cuadro para el control de inventarios:

FECHA DE ENTRADA O Diligenciar la fecha en la cual se está registrando la entrada o salida del AAVN en el siguiente Orden: día/mes/año. La fecha debe coincidir con el día en el cual se realizó el movimiento
SALIDA: del producto.

Para entradas de producto:

*Programación/Reposición: Escriba el número de acta con la que recibió los AAVN por parte del contratista productor y distribuidor.
*Traslado/Devolución UDS: Se debe escribir "NO APLICA" ó su sigla correspondiente "N/A", de forma que indique que no existe una numeración de acta para ese tipo de movimiento.
NUMERO DE ACTA:
Para salidas de producto:
*UDS/Beneficiarios/Traslado/Vencimiento/Averia/Laboratorios/Entrega especial/Pérdida: Se debe escribir "NO APLICA" ó su sigla correspondiente "N/A", de forma que indique que no
existe una numeración de acta para ese tipo de movimiento.

En cada registro de Entrada o Salida de los AAVN, debe diligenciarse el número del lote del producto que está entrando o saliendo del punto de entrega primario.
NÚMERO DE LOTE:
Nota 1: El número de lote debe escribirse en todos los movimientos que se registren en el formato.

En cada registro de Entrada o Salida de los AAVN, debe diligenciarse la fecha de vencimiento del lote que está entrando o saliendo del punto de entrega primario en el siguiente orden
FECHA DE día/mes/año.
VENCIMIENTO:
Nota 1: La fecha de vencimiento debe escribirse en todos los movimientos que se registren en el formato.
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Diligenciar la cantidad de bolsas por 900 gramos o unidades de 200 ml que ingresan al punto, según la referencia de AAVN objeto de control del formato. Así mismo, se debe identificar
el origen de la entrada del producto, la cual podrá ser alguna de las siguientes opciones:

*Programación: Corresponde a la programación normal de los AAVN. La entrada del producto se soportada con el acta de entrega.
*Reposición: Corresponde a las entregas de AAVN realizada por el contratista productor y distribuidor debido alguna afectación presentada durante el proceso de entrega. La entrada del producto se
soporta con el acta de reposición.
*Traslado: Corresponde a los movimientos de producto realizados entre puntos de entrega. La entrada del producto se soporta con el acta de traslado.
*Cambio contrato / Devolución UDS: Corresponde al producto ingresa por una de las siguientes opciones: 1. Cambio contrato: Al cambiar de vigencia, se continúa con el mismo punto de entrega (mismo
código SIM), pero se cambia de contrato, por lo cual se debe actualizar la papelería. Este movimiento se soporta con un acta generada por el punto de entrega, donde se detallen los datos del contrato
anterior y las cantidades que ingresan. 2. Devolución UDS: Producto que retorna al punto de entrega debido a saldos que se generaron en las UDS que están asociadas a ese punto. Esta entrada es
diferente a los traslados, toda vez que el movimiento no se realiza entre puntos de entrega, sino de una UDS a un punto de entrega. La entrada del producto se soporta con un correo electrónico que
relacione las cantidades que se retornan al punto por cada UDS.

Nota 1: El registro de los campos de la sección "ENTRADAS" se debe realizar de la siguiente manera:
- "Unidades (Bolsas por 900 gramos o unidades de 200 ml)" se debe escribir diligenciar en número enteros.
- "Origen" se debe seleccionar la opción correspondiente con una Equis (X), el resto de campos de deben inhabilitar mediante con una Raya (-).
ENTRADAS

Nota 2: Como el registro pertenece a una entrada, en los campos de la sección "SALIDAS" se debe diligenciar de la siguiente manera:
- "Unidades (Bolsas por 900 gramos o unidades de 200 ml)" se debe escribir cero (0), toda vez que corresponde a un campo numérico. En ningún caso este campo puede quedar vacío.
- "Destino/Motivo"
Diligenciar la cantidad dese bolsas
deben inhabilitar todos losocampos
por 900 gramos conde
unidades una Raya
200 (-). salen del punto, según la referencia de AAVN objeto de control del formato. Así mismo, se debe identificar el
ml que
Nota 3: En
destino de caso de nodel
la salida contar con algún
producto, soporte
la cual podráde ser
los movimiento de producto,
alguna de las siguientesseopciones:
debe remitir correo electrónico como "Situación Evidenciada" a la Sede Nacional para su seguimiento. Sin embargo,
esto no se considerará como causal para afectar la calificación de diligenciamiento del formato.
*UDS: Corresponde a la unidad de servicio asociada al punto de entrega, y que según la modalidad del ICBF es la encargada de brindar la atención directa a los beneficiarios. La unidad de servicio
puede estar ubicada físicamente en el mismo punto, pero funciona administrativamente de manera independiente.
*Beneficiarios: Corresponde a las personas atendidas a través de las modalidades o servicios del ICBF.
*Traslado: Corresponde a los movimientos de producto realizados entre puntos de entrega. La salida del producto se soporta con acta de traslado debidamente suscrita.
*Vencimiento: Corresponde al AAVN que superó su fecha de vida útil y no fue objeto de entrega. La salida del producto se soporta con el acta de desnaturalización de producto, según los lineamientos
definidos por la Dirección de Nutrición.
*Averia: Corresponde al AAVN que presentó alguna afectación durante el proceso de distribución o almacenamiento y que no puede ser objeto de entrega. La salida del producto se soporta con el acta
de desnaturalización de producto, según los lineamientos definidos por la Dirección de Nutrición.
*Laboratorios: Corresponde al AAVN tomado por el verificador de la interventoría y que es objeto de análisis de laboratorio para hacer seguimiento a las condiciones de calidad e inocuidad. La salida del
producto se soporta con acta definida por el ICBF, debidamente suscrita por el encargado de recibir la visita y el verificador de la interventoría.
*Entrega especial: Corresponde al AAVN que es autorizado por el ICBF para que sea utilizado en la atención de alguna jornada específica (emergencias, mesas públicas, eventos, etc.). Es diferente a un
traslado, toda vez que su destino no es un punto de entrega, sino una población en condición de vulnerabilidad que no se atiende en programas del ICBF. La salida del producto se soporta con
Nota 1: El registro
aprobación de los
por correo campos de
electrónico la sección del
o documento "SALIDAS" se debe
ICBF (Sede realizar
Nacional, de la siguiente
Regional o Centromanera:
Zonal).
- "Unidades
*Pérdida: (Bolsas
Corresponde a unpor 900 gramos
extravío de AAVNo unidades de generarse
que puede 200 ml)" sepor
debe escribir
hurto diligenciar endel
o responsabilidad número
puntoenteros.
de entrega. La salida del producto se soporta con constancia de la radicación de una denuncia
SALIDAS: ante las- "Destino/Motivo" se debe seleccionar la opción correspondiente con una Equis (X), el resto de campos de deben inhabilitar mediante con una Raya (-).
entidades competentes.

Nota 2: Como el registro pertenece a una salida, en los campos de la sección "ENTRADA" se debe diligenciar de la siguiente manera:
- "Unidades (Bolsas por 900 gramos o unidades de 200 ml)" se debe escribir cero (0), toda vez que corresponde a un campo numérico. En ningún caso este campo puede quedar vacío.
- "Origen" se deben inhabilitar todos los campos con una Raya (-).
Nota 3: Para los casos donde la Unidad de Servicio se encuentre físicamente en el punto de entrega, se debe diligenciar la salida en el formato de Control de Inventarios. Así mismo, el producto de la
Unidad de Servicio debe estar físicamente separado del espacio destinado para el almacenamiento del punto de entrega (no estar en la misma estiba, caneca u otro espacio donde se almacene), de
forma tal que no se preste para confusión al momento de hacer inventario.
Nota 4: Las unidades a tomar por parte de la interventoría para la ejecución de Laboratorios serán tomadas de la reserva disponible en el punto, para lo cual el verificador de la interventoría debe
confirmar con la Programación del mes correspondiente a la visita e informar a la Dirección de Nutrición de la toma de muestras para efectuar la disminución de reservas para el siguiente mes. En ningún
caso la toma de muestras puede afectar los inventarios disponibles para la atención de beneficiarios.
Nota 5: En caso de no contar con algún soporte de los movimiento de producto, se debe remitir correo electrónico como "Situación Evidenciada" a la Sede Nacional para su seguimiento. Sin embargo,
esto no se considerará como causal para afectar la calificación de diligenciamiento del formato.
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ALTO VALOR
VersiónNUTRICIONAL
5 4 de 17/02/2023 Clasificación de la información Clasificada

Diligenciar la cantidad de unidades POR LOTE que permanecen como inventario (almacenado físicamente) en el punto de entrega, después de recibir una entrada o registrar una salida
del AAVN.

EXISTENCIA LOTE
(Bolsas por 900 gramos
o unidades de 200 ml):
Nota 1: Cuando se este registrando una entrada de AAVN, en el campo Existencia Lote se debe diligenciar la misma cantidad de unidades por lote que se registró en el campo de Entrada, siempre y
cuando no tenga existencias de ese mismo lote. En el caso de tener existencias del mismo lote, en el nuevo registro de entrada se debe sumar dicha entrada con las existencias anteriores del mismo
lote.
Nota 2: Cuando se cuente con el ingreso de un lote diferente, este se debe registrar en una fila independiente.
Nota 3: Si el registro es de salida se debe tener en cuenta que la existencia del lote, será el resultado entre la cantidad de unidades disponibles por lote menos la cantidad de unidades que salen por lote
hasta que la existencia de dicho lote sea cero (0).
Nota 4: Se debe dar una adecuada rotación de los inventarios de AAVN disponibles en los puntos de entrega teniendo en cuenta las fechas de vencimiento, es decir Primeras en Vencer Primeras en
Salir y con esto evitar acumulación de Alimentos próximos a vencer.

EXISTENCIA TOTAL
Diligenciar la cantidad de unidades totales por referencia de AAVN que quedan en el punto de entrega como inventario después de recibir o entregar AAVN. Cada movimiento de
(Bolsas por 900 gramos
entradas o salidas genera cambios en la existencia total en el punto de entrega.
o unidades de 200 ml)
Aceptación de Responsabilidad

El responsable (principal o suplente) del punto o a quien éste delegue para el diligenciemiento del formato debe firmar y escribir su número de cédula verificando la veracidad de la
FIRMA Y CÉDULA DEL información que fue diligenciada en el formato de Control de Inventarios.
RESPONSABLE
Nota 1: Delegar el diligenciamiento del formato no exime a los responsables del punto de los errores que éste pueda presentar y las implicaciones que estos conlleven.

Notas Importantes

1. El Formato de Control de Inventarios puede diligenciarse en computador.

2. Por efectos de calidad y confiabilidad de los registros, solo se manejará una cara para el diligenciamiento del formato. En caso de requerir filas adicionales, se deben utilizar cuántas copias se requieran de la hoja de control,
siempre diligenciando el encabezado con los datos del punto de entrega.

3. Cuando se realice la visita por parte del profesional de la interventoría, se debe presentar el formato de Control de Inventarios impreso y firmado por el responsable del diligenciamiento (digitalmente o firmado en esfero).

4. Si el formato es diligenciado a mano, solamente se puede diligenciar en esfero (cualquier color, preferiblemente negro, no borrable), no se permiten diligenciamientos en lápiz o portaminas.

5. En caso de cometer errores en los datos registrados en el cuadro de entradas y salidas del formato de Control de Inventarios, se debe tachar (con una línea) toda la fila y escribir el registro correcto en la fila siguiente; puede tener
un máximo de 3 filas tachadas. El encabezado no puede tener errores, es decir no pueden tener tachones; no se permiten borrones ni uso de corrector en todo el Formato.

6. Si el formato no ha sido diligenciado en la totalidad de sus filas cuando se presente la visita, a las filas sobrantes el Punto de Entrega Primario les deberá trazar una línea y el punto de entrega primario deberá iniciar un formato
nuevo. Importante, antes de cerrar el formato se debe confirmar con el verificador de la interventoría si se van a tomar muestras para laboratorio, en cuyo caso se debe registrar en el formato la salida del producto y luego trazar la
línea. El verificador de la interventoría debe dejar copia del acta con la salida del producto para soporte del punto de entrega.

7.El punto de entrega podrá cerrar el diligenciamiento de una hoja del formato sin completar la totalidad de filas y previo a la llegada del verificador de la interventoría, en caso de presentarse situaciones como cambio de contrato o
cambios de los responsables. Lo anterior, considerando los procesos internos de entrega de información que pueda tener el punto de entrega.