Procedimiento Específico Código MYS-COM-PES-003

Edición 1

Emisión de Orden de compra Emisión Feb-23

1. Propósito
Revisión y comparación de precios, existencias y proveedores de la requisición generada por almacén.

2. Alcance
Este procedimiento aplica para el proceso de Compras e involucra a los proveedores. Aplica para todos los productos y
marcas.

3. Responsabilidad y autoridad

3.1 Del Gerente Administrativo:

3.1.1 Capacitar al personal para la correcta aplicación de este procedimiento.
3.1.2 Revisar y actualizar este procedimiento.
3.1.3 Verificar su correcta implantación.

3.2 Del Analista de compras:

3.2.1 Revisar y analizar la requisición generada por el almacenista.
3.2.2 Seleccionar al proveedor con la mejor calidad-precio.
3.2.3 Actualización de precios y existencias.
3.2.4 Revisión de formato para impresión (correo).

3.3 Del Jefe de T.I.:

3.3.1 Asignar usuario y contraseña a Compras para iniciar sesión en Aspel SAE.
3.3.2 Asignar usuario y contraseña al Gerente Administrativo para iniciar sesión en Aspel SAE.
3.3.3 Editar perfil de usuario.
3.3.4 Asignar correo electrónico a los responsables del procedimiento.
3.3.5 Atender cualquier inconveniente con el sistema Aspel SAE.

4. Definiciones y abreviaturas
4.1 Definiciones

Analizar Examinar detalladamente una cosa, separando o considerando por separado sus partes,
para conocer sus características o cualidades, o su estado, y extraer conclusiones.
Aspel SAE Sistema administrativo empresarial que ayudará a digitalizar y llevar el registro del
negocio de los procesos del ciclo de compra y venta.
Barra de herramientas Conjunto de iconos o botones que forman parte de la interfaz de un programa de software
o una ventana abierta. La barra de herramientas generalmente se encuentra
directamente debajo de barra de menú.
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Barra de menú La barra de menús es la barra horizontal situada en la parte superior de la pantalla del
ordenador que contiene los nombres de los distintos menús. Cuando se hace clic en el
nombre de un menú, éste aparece y se puede hacer clic en los distintos elementos del
menú para realizar diversas tareas.
ENTER La tecla ENTER es una de las más importantes que encontramos en el teclado cuya
función principal es la de dar confirmación a una acción, como es el caso de aceptar una
ventana emergente o de ejecutar un comando previamente escrito.
Operación Ejecución de algo.
Orden de compra Es un documento mediante el cual el comprador solicita mercancías al vendedor.
Proveedor Es aquella persona física o jurídica que provee o suministra profesionalmente de un
determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad
económica y a cambio de una contra prestación.
Recepción (de pedido) Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los
productos solicitados. Al elaborarse una recepción de mercancía disminuirán los
Pendientes por recibir.
Reporte Un reporte es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser impreso,
digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información, aunque puede tener
diversos objetivos.
Requisición Es la solicitud que incluye el usuario en el sistema para solicitar la contratación de
servicios o la adquisición de equipos, materiales de almacén o materiales de consumo.
Tecla TAB Es una tecla de carácter no imprimible, ubicada en el teclado alfanumérico. La tecla TAB
sirve para diversas operaciones en la pc y funciona sola o en combinación con otras
teclas.

4.2 Abreviaturas

CFDI : Comprobante Fiscal Digital por Internet

PUE Pago en una sola exhibición
PPD Pago en parcialidades o diferido
RFC Registro Federal de Contribuyentes
IVA: Impuesto al Valor Agregado

5. Desarrollo del proceso

5.1 Iniciar sesión en Aspel SAE
El Analista de Compras debe:
5.1.1 Abrir Aspel SAE.
5.1.2 Seleccionar la empresa correspondiente. (Estela-5, Julio-6)

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Figura 1. Ventana de inicio de sesión en Aspel SAE.

5.1.3 Iniciar sesión en Aspel SAE, con el usuario y contraseña asignado por el Ingeniero de T.I.
5.1.4 Dar clic en aceptar.

5.2 Generación de Orden de compra

El Analista de Compras debe:
5.2.1 Seleccionar en la barra de menú “COMPRAS”.
5.2.2 Seleccionar en la barra de herramientas “ORDENES”.
5.2.3 Seleccionar en la lista desplegable “ALTA DE ORDENES”, la cual abrirá una ventana emergente.
5.2.4 Seleccionar en la opción “Orden” y en la lista desplegable dar clic en “Requisición”.
5.2.5 Se abrirán dos ventanas emergentes.

5.3 Selección de proveedor

El Analista de Compras debe:
5.3.1 En la primera ventana emergente, seleccionar al proveedor y el folio de la requisición.
5.3.2 Teclear F2 y en la segunda ventana emergente aparecerá la requisición que se va a ocupar.
5.3.3 Dar en guardar y presionar el tabulador, esta acción abrirá una ventana con el nombre del proveedor y el
material solicitado en la requisición.
Nota 1.- En la requisición actualizar las piezas y precios unitarios enviados en la cotización del proveedor.

5.3.4 Presionar “guardar > aceptar > grabar”.

5.4 Enviar Orden de compra

El Analista de Compras debe:
5.4.1 Enviar correo electrónico al proveedor para que puedan surtir el pedido.
5.4.2 Fin del procedimiento.
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6. Registros

Código Título
[Código] "[Título del registro]"

7. Referencias
7.1 Punto de reorden

8. Control de cambios
Edición Inciso Cambios realizados Justificación
1 N/A [N/A N/A

9. Autorizaciones
Su firma indica que ha revisado el documento mencionado y está de acuerdo en su contenido.
NOMBRE Y PUESTO ACTIVIDAD FIRMA FECHA

[Nombre]
[Dueño de proceso] / Elaboró
[Responsable de la actividad]

[Nombre]
[Coordinador /Jefe de área] / Revisó
"[Gerente de área]"

[Nombre]
"[Gerente General] / [Gerente de área]" Aprobó

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