Procedimiento específico Código MYS-CON-ITR-001

Edición 1

Registro de cuentas por pagar Emisión Mar-23

1. Propósito
Llevar un control en la programación de pago a proveedores.

2. Alcance
El alcance del procedimiento tiene contribución con el de alta de compras y con el área de Contabilidad.

3. Responsabilidad y autoridad
3.1 Del Jefe de Contabilidad:
3.1.1 Capacitar al personal para la correcta aplicación de este procedimiento.
3.1.2 Revisar y actualizar este procedimiento.
3.1.3 Verificar su correcta implantación.

3.2 Del Analista de Compras:

3.2.1 Registrar las facturas de los proveedores en el formato de cuentas por pagar.
3.2.2 Verificar los vencimientos de fecha de pagos a proveedores.
3.2.3 Capturar documentos en el sistema ASPEL SAE.

3.3 Del Ingeniero de T.I.

3.3.1 Asignar usuario y clave al Analista de Compras.
3.3.2 Solucionar cualquier inconveniente presentando con el sistema Aspel SAE.
3.3.3 Solucionar cualquier inconveniente con el equipo de cómputo asignado a los responsables del procedimiento.

4. Definiciones y abreviaturas
4.1 Definiciones

Proveedor Es aquella persona física o jurídica que provee o suministra profesionalmente de un

determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad
económica y a cambio de una contra prestación.
Factura Documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación
de un servicio determinado.
Crédito Cantidad de dinero u otro medio de pago que una persona o entidad, especialmente
bancaria, presta a otra bajo determinadas condiciones de devolución.
Celda Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede
contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se
puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas de cálculo.
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Cuentas por pagar Deudas que posee una empresa a sus acreedores y proveedores, como resultado de la
adquisición de bienes y servicios.
Pago Transacción (monetaria o no) por la que se extingue una deuda.
Es decir, cuando realizamos un pago lo que estamos realizando es acabar la última parte
de una transacción, en la que previamente se ha prestado un servicio o entregado una
mercancía, por lo que es la contraprestación del bien o servicio.
Notas de crédito Una nota de crédito es un comprobante contable por medio del cual se le notifica al cliente
el reembolso o deducción a su cuenta de una determinada suma de dinero.
Monto Es una cantidad o masa de dinero localizada en una fecha o punto inicial de una
operación financiera, igual se le puede llamar principal, valor actual, valor presente, es el
valor del dinero en este momento.
Deuda Obligación que tiene una persona física o jurídica para cumplir sus compromisos de pago,
fruto del ejercicio de su actividad económica.
Saldos Es la diferencia que existe entre los ingresos y egresos (similar a los gastos).
Aspel SAE Aspel SAE es un sistema administrativo empresarial que ayudará a digitalizar y llevar el
registro del negocio de los procesos del ciclo de compra y venta.
Hoja de cálculo Programa que permite efectuar operaciones aritméticas y funciones con datos dispuestos
en forma de tablas (filas y columnas). En algunos casos se pueden incluir gráficos que
se corresponden a los resultados de las operaciones matemáticas.

4.2 Abreviaturas

No. Número
T.I. Tecnologías de la Información

5. Desarrollo del proceso

5.1 Registrar cuentas por pagar
El Analista de Compras debe:
5.1.1 Recibir factura del proveedor.
5.1.2 Abrir el formato “MYS-COM-FRM-002 Cuentas por pagar”.
5.1.3 Dirigirse a la hoja de cálculo del proveedor correspondiente a la factura. Ver anexo 8.1.
5.1.4 Colocar la serie de la factura generada por el sistema Aspel SAE, en la celda “SERIE”.
5.1.5 Colocar el “NO. FACTURA” de la factura del proveedor.
5.1.6 Colocar la fecha de la factura en la celda “FECHA DE FACTURA”.
5.1.7 Colocar el total de la factura en la celda “TOTAL FACTURA”.

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Figura 1. Cuentas por pagar del proveedor AXCENT.

5.2 Registrar cuentas pagadas a los proveedores

El Analista de Compras debe:
5.2.1 Verificar las fechas de pago.
Si esta por vencerse la fecha de pago de un proveedor:
5.2.2 Transferir al proveedor a pagar.
5.2.3 Registrarlo en el formato “MYS-COM-FRM-002” en la serie y factura correspondiente, en la celda “MONTO
PAGADO”.
5.2.4 Colocar la fecha de pago y el monto pagado en “FECHA Y MONTO DE PAGO”.

Figura 2. Cuentas por pagar de AXCENT.

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5.3 Iniciar sesión en Aspel SAE

El Analista de Compras debe:
5.3.1 Abrir Aspel SAE.
5.3.2 Seleccionar la empresa a la que se debe ingresar.
5.3.3 Ingresar a ASPEL SAE con un usuario cuyo perfil permita realizar dicha acción. (En caso contrario debe
solicitarse el ajuste al departamento de T.I.).

Figura 3. Inicio de sesión en Aspel SAE.

5.4 Verificar los saldos

El Analista de Compras debe:
5.4.1 Seleccionar en la barra de menús “PROVEEDORES”.
5.4.2 Dar clic en el icono de proveedores, esta acción abrirá una ventana emergente.

Figura 4. Barra de herramientas de “Proveedores”.

5.4.3 Seleccionar al proveedor a verificar, dando doble clic, esta acción abrirá una ventana emergente.
5.4.4 Dar clic en el icono de “Información de saldos”, nuevamente se abrirá una ventana emergente con la
información del estado de cuenta del proveedor.
5.4.5 Verificar que los montos y el saldo coincidan con el formato “MYS-COM-FRM-002 Cuentas por pagar”.

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Figura 5. Estado de cuenta del proveedor AGM.

Figura 6. Saldo del proveedor AXCENT.

5.5 Capturar pagos de proveedores

Una vez comparados los montos y saldo del proveedor, el Analista de Compras debe:
5.5.1 Dirigirse a la barra de herramientas y dar clic en la flecha de “EMISIÓN DE PAGOS”, se abrirá una lista
desplegable.
5.5.2 Dar clic en “Emisión de pagos de multidocumentos”, esta acción abrirá una ventana emergente.

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Figura 7. Lista desplegable de “Emisión de pago”.

5.5.3 Colocar la clave del proveedor, en caso de desconocer la clave, seleccionar el icono de búsqueda y se abrirá
una ventana emergente.
5.5.4 Seleccionar en “Filtrar por” > “Nombre” y en “Buscar” colocar el nombre del proveedor.
5.5.5 Dar ENTER y seleccionar al proveedor con doble clic.
5.5.6 Dirigirse a la opción de “Concepto” y dar clic en el icono de búsqueda, esta acción abrirá una ventana
emergente.
5.5.7 Seleccionar con doble clic la forma de pago.
5.5.8 Dirigirse a “Documento” y dar clic en el icono de búsqueda.
5.5.9 Dar doble clic a la facturación del proveedor pagada.
5.5.10 Dirigirse al campo de referencia y dar clic en el icono de búsqueda.
5.5.11 Seleccionar la factura pagada, dar doble clic y ENTER hasta que se haya capturado el documento. En caso de
haber pagado otro monto, se selecciona el otro documento y se repite la operación.

5.6 Guardar documentos capturados

El Analista de Compras debe:
5.6.1 Guardar documento seleccionando el icono de “Guardar” o teclear F3.

Figura 8. Ventana emergente para capturar la factura pagada.

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5.6.2 Fin del procedimiento.

6. Registros

Código Título
MYS-COM-FRM-002 Cuentas por pagar

7. Referencias
7.1 MYS-COM-PES-005 Procedimiento alta de compra.

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8. Anexos
8.1 Factura del proveedor “AXCENT”

SERIE

NO. DE FACTURA

FECHA DE FACTURA

FECHA DE FACTURA

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9. Control de cambios

Edición Inciso Cambios realizados Justificación

N/A N/A N/A N/A

10. Autorizaciones
Su firma indica que ha revisado el documento mencionado y está de acuerdo en su contenido.
NOMBRE Y PUESTO ACTIVIDAD FIRMA FECHA

[Nombre]
[Dueño de proceso] / Elaboró
[Responsable de la actividad]

[Nombre]
[Coordinador /Jefe de área] / Revisó
"[Gerente de área]"

[Nombre]
"[Gerente General] / [Gerente de área]" Aprobó

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