FICHA N° 2 – 2DA PARTE

LA COMUNICACIÓN

La comunicación es el fluido vital de una organización y los errores de comunicación han

producido, en más de una organización, daños muy grandes, que han llegado hasta la
pérdida de negocios que hubieran beneficiado a todos sus integrantes.
Es por ello, que sin una comunicación efectiva entre las partes, el patrón de relaciones,
dentro de lo que llamamos organizaciones, no le servirá de mucho a nadie.

Empecemos definiendo comunicación como “el proceso mediante el cual las personas
pretenden compartir significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos. Esto
comprende tres puntos esenciales: 1) que la comunicación supone la participación de
personas y, por consiguiente, que para entender la comunicación hay que tratar de entender
la forma en que las personas se relacionan unas con otras, 2) que la comunicación
comprende un significado compartido, lo cual sugiere que, para que las personas se puedan
comunicar, tendrán que estar de acuerdo en cuanto a las definiciones de los términos que
están empleando, y 3) que la comunicación entraña símbolos; es decir, que los gestos, los
sonidos, las letras, los números y las palabras sólo son representaciones o aproximaciones
de las ideas que pretenden comunicar.

PROCESO DE COMUNICACIÓN

La comunicación ocurre gracias a la relación entre un emisor y un receptor. La

comunicación puede fluir en una dirección y terminar ahí, o el mensaje puede producir una
respuesta –retroinformación- del receptor.

Entonces, el emisor, o fuente del mensaje, inicia la comunicación. En una organización, el

emisor es la persona que tiene una información, necesidad o deseo, así como un propósito
para comunicárselo a otra persona o a varias.
El receptor, es la persona que, por medio de sus sentidos, percibe el mensaje del emisor.
Puede haber una cantidad importante de receptores, por eje. Cuando se dirige un
memorándum a todos los miembros de la organización o puede haber sólo uno, por ejemplo
cuando se habla de algo, en privado, con un compañero. El mensaje se puede estructurar
tendiendo en mente los antecedentes del receptor.

La codificación se presenta cuando el emisor traduce la información que transmitirá a una

serie de símbolos. La codificación es necesaria porque la información sólo se puede
transmitir, de una persona a otra, por medio de representaciones o símbolos. Como el
propósito de la codificación es la comunicación, el emisor trata de establecer la
“reciprocidad” de significado con el receptor eligiendo los símbolos, por regla general en
forma de palabras y gestos, que, en opinión del emisor, tienen el mismo significado para el
receptor.

Justamente, la falta de reciprocidad es una de las causas que, con más frecuencia, llevan a
equívocos o a una comunicación fallida. Es decir reciprocidad de símbolos, que por ej.
mover la cabeza de un lado a otro signifique “no” y de arriba hacia abajo “sí”.

Los gestos también pueden dar lugar a diferentes interpretaciones, según el ámbito en que
se usen y con quièn.

La decodificación es el proceso mediante el cual el receptor interpreta el mensaje y lo

traduce a información con sentido Es un proceso de dos pasos, primero tiene que captar el
mensaje y después interpretarlo. La decodificación está sujeta a la experiencia pasada del
receptor, a la evaluación personal de los símbolos y gestos usados, a las expectativas (la
gente suele oír lo que quiere oír) y a la reciprocidad de significado con el emisor.

El ruido, es cualquier factor que altera, confunde o interfiere en la comunicación, de la

manera que fuere. El ruido se puede presentar en el llamado canal de la comunicación o en
el método de transmisión (aire o papel, por ej.). El ruido se puede presentar en cualquier
etapa del proceso de comunicación.
Como el ruido puede interferir con la comprensión, los administradores deben tratar de
reducirlo a un nivel que permita la comunicación eficaz. Un mensaje claro, expresado de
manera llana y directa “Apaga esa radio”, se puede transmitir incluso en un ambiente muy
“ruidoso”

La diferencia entre una comunicación efectiva y otra inefectiva puede radicar en el grado en
que las partes que se comunican manejen debidamente cuatros aspecto del proceso de la
comunicación: las diferencias de percepción, las emociones, las incongruencias entre la
comunicación verbal y la no verbal y la confianza previa de las partes.

Diferencias de percepción: Las personas que tienen diferentes antecedentes, en cuanto a

conocimientos y experiencias, suelen percibir el mismo fenómeno desde diferentes
perspectivas.
Las diferencias de lenguaje suelen guardar estrecha relación con las diferencias de las
percepciones particulares. Para poder comunicar bien un mensaje, las palabras usadas
deben tener el mismo significado para el emisor y el receptor. Por ej. “que una tarea se
cumpla en breve tiempo”, para un departamento se puede traducir en días y para otros en
horas.

Reacciones emocionales: las reacciones emocionales -ira, amor, odio, celos, miedo,
influyen en la forma en la que entendemos los mensajes de otros y en la forma en que
influimos en otros con nuestros mensajes,
La mejor manera de manejar las emociones es aceptarlas comparte del proceso de
comunicación y tratar de entenderlas cuando ocasionan problemas.

Inconsistencia entre comunicación verbal y no verbal: Los mensajes que enviamos y

recibimos están sujetos a la influencia de factores no verbales con los movimientos
corporales, la ropa, la distancia que existen entre una persona y su interlocutor, la postura,
los gestos, las expresiones faciales, los movimientos de los ojos y el contacto corporal.
Las claves para eliminar esta inconsistencia está en tener conciencia de que existe y evitar
enviar mensajes en falso, y sincronizar estos gestos con el mensaje verbal. Es muy útil
analizar la comunicación no verbal de otras personas y aplicar lo que se haya aprendido,
tanto a uno mismo como al trato con los demás.

Desconfianza: El hecho de que un receptor confíe o desconfíe de un mensaje está en

función, en gran medida, de la credibilidad del emisor está sujeta a las circunstancias del
contacto en el cual envía el mensaje.
En tal caso, la credibilidad de un gerente será mucho mayor si los demás lo perciben como
una persona conocedora, confiable y verdaderamente interesad por el bienestar de los
demás. La credibilidad es el resultado de un proceso a largo plazo, en el que la honradez, el
juicio equilibrado y las buenas intenciones de una persona son reconocidos por los demás.

LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

Todos los factores que se han mencionado en relación con la comunicación interpersonal se
aplican también a la comunicación dentro de las organizaciones.
Hay varios otros factores que influyen en la comunicación de las organizaciones, como la
estructura, la autoridad y el diseño de las tareas de los trabajadores.
La comunicación franca y efectiva puede ser un valor importantísimo para una
organización
Hay factores que influyen como los canales formales de la comunicación, que es el medio
de comunicación respaldado por los gerentes y, probablemente, controlado por ellos.
Algunos ejemplos son los boletines, los informes, las juntas de personal, etc..
Estos canales influyen en la efectividad de la comunicación en dos sentidos. Por un lado
abarcan una distancia cada vez mayor, conforme las organizaciones van desarrollándose y
creciendo. En segundo lugar, pueden inhibir el libre flujo de información entre los niveles
de la organización. Esto es así cuando por ej. un obrero le comunica a su supervisor los
problemas de la línea de montaje, y obviamente no lo hace a su gerente. Aunque esta
restricción es aceptada por los canales de comunicación y tiene sus ventajas (los gerentes de
niveles altos no se llenan de información excesiva), también tiene sus desventajas, ya que
podría impedir que los gerentes de altos mandos reciban información que deberían tener.
La estructura de autoridad de la organización ejerce una influencia similar en la efectividad
de la comunicación. Las diferencia de poder y posición dentro de la organización sirven
para determinar quién se comunicará cómodamente con quién
La especialización de los trabajos suele facilitar la comunicación dentro de grupos con
diferencias.

Además de estas diferencias tenemos la comunicación vertical y la lateral.

La comunicación vertical es la que sube o baja a lo largo de la cadena de mando de la
organización. La comunicación descendente empieza con los mandos altos y fluye hacia
abajo, pasando por los niveles administrativos hasta llegar a los trabajadores de la línea o al
personal que no tiene actividades de supervisión. Sube información y baja decisión.
La comunicación lateral o informal suele seguir el patrón de flujo del trabajo de la
organización; ocurre entre miembros de grupos de trabajo, entre un grupo de trabajo y otro,
entre miembros de diferentes departamentos y entre el personal de línea y el administrativo.
La gran cantidad de comunicación informal, que se da fuera de la cadena de mando se suele
presentar con el conocimiento, la autorización y el apoyo de los administradores que
entienden que la comunicación lateral puede servirles para aliviar su carga de
comunicación, así como reducir la imprecisión porque coloca en contacto a las partes
convenientes.