MANUAL IMPORTAR BALANCE DE PRUEBA EN LA PLANTILLA DRPJ AG 2022

Utilizar el botón de limpiar anexo para que la hoja quede en blanco. (En es caso de que existan cifras
diligenciadas).

Limpiar
Anexo

Este anexo está diseñado para copiar y pegar allí el balance de prueba en Excel descargado del software
contable a nivel 4 (6 dígitos), para procesarlo y que sea trasladado a la hoja sumaría.

Debe pegar la información correspondiente al balance cumpliendo la estructura de las tres primeras
columnas:

COLUMNA A: CUENTA
COLUMNA B: NOMBRE CUENTA
COLUMNA C: SALDO A 31 DE DIC
RECOMENDACIONES:

• El balance de prueba debe estar sin cierre contable

• El balance de prueba no debe tener terceros

• Como se mencionó anteriormente se sugiere descargar el balance de prueba del sistema contable a un
nivel de 6 dígitos. Si alguna cuenta del balance no maneja el nivel que desea que se traslade a la Hoja
Sumaria, previamente en el archivo de Excel debe completar y garantizar que todas las cuentas con
movimiento tengan mínimo el nivel deseado de 6 dígitos.

• El balance de prueba no debe presentar problemas de estructura, y debe estar cuadrado en su

totalidad (diferencia 0).

• El manejo de los signos de las cifras numéricas es muy importante y se requiere que todas sean
positivas, con excepción de las cuentas que tengan por naturaleza signo contrario, como por ejemplo
el caso de las amortizaciones, depreciaciones, deterioros, devoluciones en ventas y cuentas que al
corte hayan quedado con signo contrario por errores contables.

• Para entender un poco lo anterior, si el software contable maneja por ejemplo los pasivos, ingresos y
patrimonio con signo negativo, deberá ponerlos positivos previamente antes de pegar el balance, pero
si hay un gasto que por error contable esta con signo negativo, debe dejarlo así. Dado lo anterior, antes
de copiar y pegar del archivo independiente denominado "balance de prueba", es precioso que se
analice la forma en que los sistemas maneja los signos para proceder a realizar las modificaciones del
caso

• Verifique que el código de la cuenta tenga formato numérico, dado que, si el código contable no tiene
formato numérico, la información no será trasladada a la hoja sumaría al elegir el nivel respectivo. Por
lo que siempre antes de procesar el balance de prueba verifique que el código tenga formato
numérico.
En las columnas D, E y F se van a generar unas alertas con la palabra VERIFICAR, LA CUENTA NO EXISTE,
HOMOLOGAR y la celda se resaltará de diferente color, esto quiere decir que la cuenta contable no fue
identificada en la hoja sumaria, sea porque la cuenta contable en alguna de las dos hojas esta con diferente
código o no existe en el PUC de la sumaria. La solución es sencilla, solo es igualar los códigos en cualquiera de
las hojas, crear o remplazar el código contable en la sumaria teniendo en cuenta el concepto.

COMO ESTA LA CUENTA 111005 EN EL BALANCE DE PRUEBA

COMO ESTA LA CUENTA 111001 EN LA HOJA SUMARIA

El código de la cuenta contable debe coincidir en la hoja del balance y en la hoja de la sumaria, en el ejemplo
anterior vamos a igualar el código de la cuenta de la sumaria para que me arrastre el saldo.
IMPORTANTE: Uno de los errores frecuentes es el formato de los códigos de las cuentas, como se dijo
anteriormente deben estar en formato numérico, en la siguiente imagen vemos un ejemplo como exporta
algunos programas contables los balances con formato texto, los cuales se deben modificar previamente para
montarlos a la plantilla.

111005 La pestaña verde es indicador de que el formato es texto

Existen varias alternativas para corregir este error, el primero es seleccionar la columna y esperar que se
active el botón de corrección de errores. Luego se escoge la opción “Convertir en número”.
Otra alternativa es insertar una nueva columna y utilizar la función VALOR, arrastrar la fórmula para las
demás celdas.
Caso especial para balances descargados de SIIGO y otros programas contables.

Si en el balance de prueba que se descarga del sistema contable en Excel, se evidencia que cada dos dígitos del
código PUC aparece en columnas o celdas independientes, en este caso no convierta el código del plan
contable en formato numérico dado que borraría los ceros que son parte del código.

En el mismo archivo descargado del software contable Inserte una columna al lado derecho y utilice la función
=VALOR(IZQUIERDA(A2;2)&IZQUIERDA(B2;2)&IZQUIERDA(C2;2)), arrastra la fórmula para que se incluya en
las demás celdas, luego selecciona toda la nueva columna y le aplica el Ctrl+C y Ctrl+V, en formato 123 para
romper la formula. De esta manera consolida los dígitos y cumple con la estructura que necesita el balance de
comprobación.
MANUAL HOJA SUMARIA
Este anexo está diseñado para realizar los ajustes fiscales partiendo de las cifras contables del balance de
prueba. Es importante que verifique que la información del balance haya pasado correctamente a la hoja
sumaria, por lo que debe revisar las cuentas contables y las cifras, teniendo en cuenta las alertas que se
generan en el balance de prueba. Se recomienda leer el manual del balance.

Ajustes fiscales: En este espacio de ajustes encuentra dos columnas, una para los ajustes débito y otra para los
ajustes crédito. Según el criterio y el conocimiento profesional del usuario debe realizar manualmente los
ajustes fiscales de cada partida. Para realizar los ajustes debe pensar en la naturaleza de la cuenta que va a
ajustar dado que los ajustes están pensados y formulados de acuerdo con estas reglas.

Existen “Ajustes automáticos”, los cuales se generan por los cálculos de los diferentes anexos predefinidos
que hacen parte de esta plantilla. Estos ajustes se identifican porque están resaltadas las celdas con un color
diferente y tiene una letra que al darle clic se traslada al anexo correspondiente, pero usted puede modificar
el renglón al cual quiere dirigir el ajuste. Esos ajustes automáticos por ejemplo se encuentran en los impuestos
de GMF, Predial, ICA, deterioro de cartera, interés presuntivo, entre otros.