MANUAL BALANCE DE PRUEBA

Utilizar el botón de limpiar para que la hoja quede en blanco.

Este anexo está diseñado para copiar y pegar allí el balance de prueba en Excel descargado del software contable a nivel
4 (6 dígitos), para procesarlo y que sea trasladado a la hoja sumaría.

Debe pegar la información correspondiente al balance cumpliendo la estructura de las tres primeras columnas:

COLUMNA A: CUENTA

COLUMNA B: NOMBRE CUENTA

COLUMNA C: SALDO A 31 DE DIC

RECOMENDACIONES:

• El balance de prueba debe estar sin cierre contable

• El balance de prueba no debe tener terceros

• Como se mencionó anteriormente se sugiere descargar el balance de prueba del sistema contable a un nivel de
6 dígitos. Si alguna cuenta del balance no maneja el nivel que desea que se traslade a la Hoja Sumaria,
previamente en el archivo de Excel debe completar y garantizar que todas las cuentas con movimiento tengan
mínimo el nivel deseado de 6 dígitos.

• El balance de prueba no debe presentar problemas de estructura, y debe estar cuadrado en su totalidad
(diferencia 0).

• El manejo de los signos de las cifras numéricas es muy importante y se requiere que todas sean positivas, con
excepción de las cuentas que tengan por naturaleza signo contrario, como por ejemplo el caso de las
amortizaciones, depreciaciones, deterioros, devoluciones en ventas y cuentas que al corte hayan quedado con
signo contrario por errores contables.

• Para entender un poco lo anterior, si el software contable maneja por ejemplo los pasivos o ingresos con signo
negativo, deberá ponerlos positivos previamente antes de pegar el balance, pero si hay un gasto que por error
contable esta con signo negativo, debe dejarlo así. Dado lo anterior, antes de copiar y pegar del archivo
independiente denominado "balance de prueba", es precioso que se analice la forma en que los sistemas
maneja los signos para proceder a realizar las modificaciones del caso

• Verifique que el código de la cuenta tenga formato numérico, dado que, si el código contable no tiene formato
numérico, la información no será trasladada a la hoja sumaría al elegir el nivel respectivo. Por lo que siempre
antes de procesar el balance de prueba verifique que el código tenga formato numérico.
En las columnas D, E y F se van a generar unas alertas con la palabra VERIFICAR, LA CUENTA NO EXISTE, HOMOLOGAR y
la celda se resaltará de diferente color, esto quiere decir que la cuenta contable no fue identificada en la hoja sumaria,
sea porque la cuenta contable en alguna de las dos hojas esta con diferente código o no existe en el PUC de la sumaria.
La solución es sencilla, solo es igualar los códigos en cualquiera de las hojas, crear o remplazar el código contable en la
sumaria teniendo en cuenta el concepto.

BALANCE DE PRUEBA A PROVEEDORES 133001

HOJA SUMARIA A PROVEEDORES 133005

Caso especial para balances descargados de SIIGO y otros programas contables.

Si en el balance de prueba que se descarga del sistema contable en Excel, se evidencia que cada dos dígitos del código
PUC aparece en columnas o celdas independientes, en este caso no convierta el código del plan contable en formato
numérico dado que borraría los ceros que son parte del código.

En el mismo archivo descargado del software contable Inserte una columna al lado derecho y utilice la función
=VALOR(IZQUIERDA(A2;2)&IZQUIERDA(B2;2)&IZQUIERDA(C2;2)), arrastra la fórmula para que se incluya en las demás
celdas, luego selecciona toda la nueva columna y le aplica el Ctrl+C y Ctrl+V, en formato 123 para romper la formula. De
esta manera consolida los dígitos y cumple con la estructura que necesita el balance de comprobación.
MANUAL HOJA SUMARIA

Este anexo está diseñado para realizar los ajustes fiscales partiendo de las cifras contables del balance de prueba. Es
importante que verifique que la información del balance haya pasado correctamente a la hoja sumaria, por lo que debe
revisar las cuentas contables y las cifras, teniendo en cuenta las alertas que se generan en el balance de prueba. Se
recomienda leer el manual del balance.

Ajustes fiscales: En este espacio de ajustes encuentra dos columnas, una para los ajustes débito y otra para los ajustes
crédito. Según el criterio y el conocimiento profesional del usuario debe realizar manualmente los ajustes fiscales de
cada partida. Para realizar los ajustes debe pensar en la naturaleza de la cuenta que va a ajustar dado que los ajustes
están pensados y formulados de acuerdo a estas reglas.

Existen “Ajustes automáticos”, los cuales se generan por los cálculos de los diferentes anexos predefinidos que hacen
parte de esta plantilla. Estos ajustes se identifican porque están resaltadas las celdas con color naranja y tiene una letra
que al darle clic se traslada al anexo correspondiente, pero usted puede modificar el renglón al cual quiere dirigir el
ajuste. Esos ajustes automáticos por ejemplo se encuentran en los impuestos de GMF, Predial, ICA, deterioro de cartera,
interés presuntivo, entre otros.