Necesidades Procesos

NECESIDADES DE LOS
PROCESOS
Clientes
Proveedores
Aliados
Gobierno
Comunidades
locales y publico en
general
Contratistas y
subcontratistas
Gestión
direccionamiento
estratégico
Gestión integral
Gestión de
conocimiento
Gestión alianzas -
convenios
E Diseño y desarrollo
M
I
S
O
R
I
S
O
R
Gestión mercadeo
Gestión comercial
Planeación
operaciones
Gestión operaciones
Comunicación y
concientización
Gestión humana
Gestión financiera
Gestión compras
Gestión
infraestructura
Clientes
Material para divulgar y
comunicar a nivel interno (Si
tiene personal interno)
Divulgación de material de
acuerdo a Programación
ejemplo Lecciones aprendida,
temáticas y aspectos claves
de los procesos operativos,
Información para resaltar
(Resultados positivos) etc
Proveedores
Insumo para el diseño de
inforgrafías, gráficos,
presentaciones etc
Aliados
NA
Gobierno
NA
Comunidades locales y publico
en general
acuerdo a Programación si se
establece proceso de ayuda
mutua en temas que aplique.
Divulgación de temáticas en
aspectos claves, promoción y
prevención si la actividad de
la empresa afecta la
comunidad
Contratistas y subcontratistas
acuerdo a Programación
ejemplo: Lecciones
aprendida, temáticas y
aspectos claves de SG SST,
SGC, Información para
resaltar (Resultados positivos)
etc
Gestión
direccionamiento
estratégico
Características
sociodemográficas; necesidades,
expectativas; grado de
satisfacción
Características
expectativas; cambios,
características y mejoras de
productos / servicios.
Características
expectativas; cambios,
características y mejoras de
productos / / servicios
Plan de desarrollo; políticas;
datos macroeconómicos;
programas de gobierno,
reformas; normatividad de las
diferentes autoridades
Características
expectativas
Características
expectativas
NA
Quejas y reclamos; informes de
NC y AC; Resultados de
indicadores; resultado de
inspecciones; resultados de
auditoria; Resultados del
cumplimiento del plan de acción;
Matriz de peligros en SST; planes
de trabajo con necesidades de
presupuesto; grado de
cumplimiento de objetivos.
Lecciones aprendidas internas y
externas; análisis y desarrollo de
nuevas normas en las 3
temáticas; informe de
retroalimentación de clientes y
usuarios; informe cambios
prioritarios de normatividad;
informe de oportunidades de
mejora en la implementación de
sistemas; informe desarrollo de
artículos y comentarios
generales de los mismos; grado
de cumplimiento de objetivos
Listado de alianzas establecidas

y faltantes; condiciones de
mejora que pueden otorgarse al
mercado gracias a la alianza;
beneficios de la alianza para
ATCAL; grado de cumplimiento
de objetivos; evaluación de los
aliados.
Cantidad de diseños nuevos vs
oportunidades de mejora
detectadas en g conocimiento;
Estado de cumplimiento plan de
acción de los desarrollos
efectuados; limitantes
encontradas; oportunidades de
mejora de los productos en
diseño y desarrollo; grado de
cumplimiento de objetivos
Número de seguidores por red
social; interacción de usuarios de
la red social; incremento en la
base de datos potenciales;
posicionamiento de las páginas
web; resultado de las campañas
de mercadeo; retroalimentación
de usuarios y mercado en
general; grado de eficiencia en el
presupuesto asignado; grado de
Informe de negocios nuevos
comparativos con periodos
anteriores y por línea de
producto o servicio y por medio
de consecución; motivos de
rechazo o pérdidas de negocios;
grado de cumplimiento del
presupuesto; grado de
Grado de cumplimiento de
planes de trabajo por proyecto;
cantidad de reprocesas
generados con la indicación de
los motivos; grado de
productividad; oportunidades de
mejora de la planeación y el
personal operativo; grado de
Novedades presentadas en cada
proyecto; resultados de la
implementación de cada
proyecto acorde con lo
contratado; no conformidades
generadas; grado de
Informe de percepción del

sistema, análisis de mejora y
oportunidades para continuar la
mejora; incremento en
seguidores y participación por
redes sociales; informe de
planes a seguir; grado de
Nivel de rotación del persona;
indicadores de ausentismos
analizado; proyecciones y
presupuesto de nómina;
novedades con entidades de
seguridad social; propuestas y
presupuesto de programas de
bienestar; indicadores de
evaluación de desempeño y
formación adelantada por el
personal interna y
externamente; cumplimiento de
conformación y reuniones de
comités (COPASST / Comité de
convivencia) y planes de trabajo
propuestos por ellos; grado de
Presupuesto aprobado.
Flujo de caja actualizado; estado
de bancos y obligaciones;
mensualmente liquidación
nómina; Costos por proyectos
comparados con la negociación
efectuada por comercial; estado
de la contabilización de la
empresa; liquidación de
impuestos; indicadores de
rotación de cartera indicando los
casos de prioridad; informe de
costos o gastos inusuales;
presupuestos de costos y gastos
con su respectiva ejecución;
informe de oportunidades de
mejora para disminuir costos y
gastos; grado de cumplimiento
Grado de cumplimiento de los

proveedores críticos: evaluación
de los mismos
Estado de las plataformas
tecnológicas y físicas (equipos e
infraestructura); presupuesto
para la renovación de equipos y
necesidades de mejora
proyectadas de las plataformas
tecnológicas; gastos por
mantenimiento correctivo
generado con análisis de
motivos; mejoras existentes en
el mercado a nivel de
infraestructura que podría
utilizar ATCAL.
Gestión integral
Retroalimentación del cliente (positivo y negativo);

1)Encuesta de satisfacción del cliente:
a) Calidad
b) Tiempo
c)Profesionales
Información de contacto del cliente (direcciones,
persona de contacto y cargo), condiciones locativas
de los sitios donde laborará personal de ATCAL;
horarios; información sobre el objeto social que
desempeña el cliente; mecanismo para el manejo
de la información documentada del proyecto
(medio de almacenamiento); aspectos general del
plan de emergencia definido por el cliente.
N/A
Listado de aliados con: nombre, actividad que

desarrolla para ATCAL; ciudad; proyectos en que
participa; novedades en materia de SST que se les
puedan presentar en el desarrollo de su labor.
Programación de simulacros distritales y nacionales;
normatividad.
Información de entidades como: policía, bomberos,

centros médicos
Listado de contratistas con: nombre, actividad que

desarrolla para ATCAL; ciudad; proyectos en que
participa; novedades en materia de SST que se les
puedan presentar en el desarrollo de su labor.
Directrices organizacionales: Misión, visión,
objetivos
Contexto de la organización para definición de
riesgos (cuadro); objetivos - cuadro de mando
integral; mapa de procesos; presupuesto para el
sistema de gestión; planes de acción y análisis de
riesgos de la gestión de cambio; matriz de
comunicación; plan de acción de la revisión por la
dirección.
NA
Salidas no conformes; Información documentada
del proceso; cambios y versiones de artículos; guías;
informes, rendición de cuentas con los indicadores
del proceso medidos.

del proceso; rendición de cuentas con los
indicadores del proceso medidos; retroalimentación
de los aliados.
del proceso; cambios y versiones de plantillas; guías;
documentos; software diseñados y desarrollados;
rendición de cuentas con los indicadores del
proceso medidos.
indicadores del proceso medidos.
de los clientes potenciales.
Condiciones para la prestación del servicio que

afecten la seguridad o salud de los trabajadores, así
como EPPs particulares.
de los funcionarios.

de usuarios.
de los bancos, entidades de seguridad social,
parafiscales

de proveedores.
indicadores del proceso medidos; Inspecciones de
infraestructura - necesidades de mejora priorizada.
Gestión de
conocimiento
No se tiene relación directa, sin

embargo se solicita a través de
otros procesos,
FORMACIÓN: Seguimiento al
cumplimiento del desarrollo de
cursos; estadísticas,
aprobaciones, emisión
certificados.
N/A
N/A
Normatividad saliente: A quienes
aplica, fecha de vigencia y
reglamentaciones.
Percepción del sistema de

gestión integral
Necesidad de material de apoyo,

contenido, fecha requerida.
Lecciones aprendidas
Transmisión del conocimiento

Directrices organizacionales:
Misión, visión, objetivos
Contexto de la organización
Estructuración conjunta del plan
de trabajo
Revisión por la dirección

Documentos aprobados:
Procedimiento, instructivos y
formatos con versiones y
contenido vigente.
Resultados del seguimiento y
medición
No conformidades y acciones
Riesgos operacionales del
proceso y controles
N/A

Transmisión del conocimiento

Notificación de nuevas
plantillas, metodologías de
programas salientes
Investigación de mercado
Estadísticas de interacción y
comentarios de los portales
web.

contenido, fecha requerida,
Disponibilidad de personal, días,
horas, actividades que se
pueden desarrollar.
medición de todos los proyectos
(Indicadores)
Ejecución del plan de trabajo por
proyectos y gastos.

Perfiles de los colaboradores y
resultados de las pruebas
(redacción).
Necesidades de formación
Costos por proyectos.
Contenido y diseño páginas web.
- COMITÉ G Conocimiento
Material de consulta para

manejo de plataforma
Cronogramas de mantenimiento
de equipos y software al servicio
del proceso.
Gestión alianzas -
convenios
Necesidades de servicios que no

estén en nuestro portafolio.
Listado de precios.
Características del servicio,
tiempos de entrega.
Portafolio
Cobertura
Hoja de vida del personal que va

a prestar el servicio.
Documentación y
requerimientos necesarios para
la prestación del servicio.
Normatividad requerida para
prestación del servicio.
Condiciones Comerciales -
Financieras
N/A
Grado de responsabilidad
Documentación y
requerimientos necesarios para
la prestación del servicio.
* Directrices organizacionales:
*Contexto de la organización
Lineamientos requeridos del SIG.
Información documentada
Metodología y Matriz riesgos
operacionales, SST y
ambientales.
medición y plan de acción.
Necesidad de buscar aliados
para servicios específicos o
cambios normativos.
Requisitos de los servicios de a

prestar. (Actividades mínimas,
personal idóneo, entre otros)
N/A
Herramientas para la
implementación de SG,
Plantillas, software para
impulsar.
cambios normativos.
cambios normativos.
Retroalimentación del servicio.

Requisitos de los productos y
servicios.(ATCAL, aliado y
cliente)
Retroalimentación del servicio.
Seguimiento a novedades.
Lineamientos del sistema de

gestión integral.
Estrategias y estructuras
desarrolladas.
Formación específica
Documentos legales de ATCAL
N/A
Herramientas tecnológicas de
acuerdo al servicio.
Diseño y desarrollo
Quejas y reclamos relacionadas

con las herramientas diseñadas;
retroalimentación relacionada
Cambios y mejoras en las
versiones de las herramientas
tecnológicas que utiliza ATCAL;
políticas de las plataformas
WEB; promociones

Normatividad relacionada con
tecnología; convocatorias de
innovación; proyectos de
incentivos
No aplica

Directrices organizacionales:
Proyectos de gestión de cambio
con necesidades de mejora de
las herramientas diseñadas o a
diseñar, matiz de comunicación;
plan de acción de la revisión por
la dirección; presupuesto para
diseño y desarrollo.
Resultados de auditoria; planes
de acción fruto de análisis y
gestión de riesgos; salidas no
conformes y acciones correctivas
relacionadas con las
herramientas diseñadas; listado
maestro de documentos.
Oportunidades de mejora en las
herramientas diseñadas u
oportunidades de mejora que
lleven a desarrollar nuevas
herramientas; indicando: que se
desea, todos los requisitos
funcionales de la herramienta
(cómo, quien, cuando, donde;
porqué); prioridad - cronograma
de diseño y desarrollo.

NA

retroalimentación relacionada;
formación de temas
relacionadas con las
herramientas utilizadas para
diseñar y desarrollar
(programación).
retroalimentación relacionada.

adquisición de los servicios y
productos para diseñar y
desarrollar (información cuando
se adquieran)
novedades de infraestructura
que afecten el diseño y
desarrollo; como nuevas
versiones (inventario
infraestructura)
RECEPTO
Gestión mercadeo
* Logos de los clientes activos

para disposición en la página
web
* Información de proveedores,
portafolio de servicios y
productos para evaluar si
pueden ser aliados
* Políticas de las redes sociales
* Logo de la empresa para la

página web
*Listado de precios de productos
y servicios, promociones,
tiempos y requisitos de entrega
Normatividad
N/A
N/A
* Directrices organizacionales:
*Contexto de la organización
*Líneas de productos y servicios
a impulsar y público objetivo.
Lineamientos requeridos del SIG.
Información documentada
Metodología y Matriz riesgos
operacionales, SST y
ambientales.
medición y plan de acción.
* Material para publicaciones en
redes sociales: Videos, artículos,
lecciones aprendidas, noticias
* Frases del día por temática:
Calidad, ambiental y SST
Productos ofrecidos,
disponibilidades, costos y
alcances
Herramientas para la
implementación de SG,
Plantillas, software para
impulsar.
N/A
* Imágenes de interés común de
SG, para publicar
* Informe de gestión comercial
(Ventas)
* Percepción y retroalimentación
del cliente por productos
adquiridos
N/A
N/A
* Mensajes e información para

publicar en redes sociales
Personal acorde al perfil.
Desarrollo de competencia del
personal.
Asignación de puestos de trabajo
e insumos.
Informes de inversión y
publicidad.
* Listado de Proveedores
aprobados.
Habilitación de plataformas y
software especiales.
Datos de usuarios en páginas,
programas. servidores y
plataformas.
RECEPTOR
Gestión comercial
CLIENTE POTENCIAL (sin visita

comercial):
1) Nombre completo de la
empresa
2) Actividad económica
3) Esquema de preguntas por
servicio para cotizar
4) Formato diligenciado
"Registro de clientes"
CLIENTE POTENCIAL (Visita
comercial):
1) Formato Visita comercial
CLIENTES ACTIVOS: Necesidades

adicionales
N/A
* Términos y condiciones de
alianza
* Lista de servicios y productos
* Lista de precios
* Requisitos por producto y
servicios
N/A
N/A
N/A
*Directrices organizacionales:
* Directrices comerciales
* En algunas ocasiones revisión
de costos para propuestas
comerciales
* Directrices del SGI:
Reglamentos, políticas
* Directrices de la información
documentada
*Requisitos de los servicios de a
prestar. (Actividades mínimas,
personal idóneo, entre otros)
* Listado de proveedores de
alianzas con: Términos y
condiciones, servicios y
productos, precios y requisitos
* Informe de resultados de
ventas por aliado
* Fichas técnicas de los
aplicativos.
* Estadística de las publicaciones
de las redes sociales
* Clientes potenciales
* Estrategias de mercadeo:
mercado objetivo; metas; precio,
plaza, promoción y publicidad
* Cartas de aprobación de uso
del logo en la pagina web
* Base de datos de clientes,
posibles clientes, clientes
inactivos.
* Caracterización de clientes
* Manual de marca
* Estudio de mercado de la
actividad económica de ATCAL
para tener en cuenta si se
requiere cambio de estrategia
N/A
Retroalimentación de la
ejecución de los proyectos;
Informe de gestión
(cumplimiento cronograma,
novedades, etc)
*Novedades de los proyectos,
productos y servicios.
* Mensajes e información para

publicar en redes sociales
*Plan de divulgación
* Base de datos de recurso
humano: Nombres completo,
temática (calidad, ambiental,
sst), tiempo de experiencia,
nombre de las empresas donde
ha trabajado la persona,
actividad económica, HV y
soportes
* Consolidado de evaluación de
desempeño para toma de
decisiones del equipo comercial
* Presupuesto aprobado.
* Informe de cartera cuando se
requiera la intervención de la
Directora Comercial (con
tiempo)
* Estatus de firmas de contratos
* Novedades de los clientes a
nivel financiero (si se requiere)
* Directrices tributarias
* Costeo de proyectos
N/A
* Cronograma de
mantenimiento de equipos de
computo del área comercial
* Herramientas tecnológicas
R
Planeación opera
Responsable de la dirección del proyecto (nombre, teléf

sede; Disponibilidad para visitas
NA
Descripción de las actividades que realizan; especifica

Disponibilidad tiempo, persona contacto (nombr
Normas que impacten el p
Proyectos en campo (acceso, condiciones desarrollo de

trabajos con personal de la zona, lenguaje, característic
Información de contacto (Nombre, teléfono, correo); pro

con esta); disponibilidad; objetivo
*Directrices organizacionales: Misió
Caracterización del proceso (objetivos, indicadores);
revisión por la dirección; Ajustes o replanteami
Entrega de documentación del proceso de Operaciones;
planeación de auditorias internas y externas; Determinac
proceso
Normas que impacten el proyecto (MRL); artículos por
estrategias para optimización; lecciones apren
Disponibilidad tiempo; Descripción de las actividad

prestación del servic
Listado de plantillas y guías para su uso y actualizació
(Módulos disponible
NA
Propuesta aprobada (Alcance del proyecto; duración; rec
específicos como EPP); tipo d
Requisitos de los productos y servicios.(A

N/A
Retroalimentación de la ejecución de los proyectos;
cronograma, novedades
Planes de divulgación (información); Seguimiento al cu

de sensibilización al cliente (E
Id perfiles de cargo: Nombre; competencias; alcance
Asignación puesto de trabajo; cronogr
Presupuesto aproba
Gestión de cartera para toma
Novedades con el cliente (Legal
NA
Disponibilidad de equipos (PC); instalación programa
ingreso MOODLE (Formación); Información acceso her
Módulos actuales (acc
Estructura de archivos planos para el ca

Gestión operaciones
Actividades que realiza; listado de trabajadores (nomb

correo, cargo, identificación); listado maquinaria, equip
herramientas; listado productos químicos; nivel de ries
informes de rendición de cuentas; seguimiento continuo
satisfacción del cliente frente a la implementación y/
asesoría del proyecto; Conocer expectativas de la Geren
frente a la implementación y/o asesoría del proyecto; His
de la compañía; Listado de documentación anterior que
maneje asociado a la asesoría del proyecto contratado
Identificación herramienta para difusión de informació
Identificación lideres de proceso (nombre, cargo, corr
electrónico, teléfono); Asignación de lugar de trabajo
Accesos (internet, aplicativos de la empresa que pued
manejarse(outsourcing)); Visitas de entes regulatorios (A
Ministerios, Secretarias, etc)
NA
Confirmación asistencia; Informes de gestión (novedad

labor desarrollada, etc)
Normas que impacten el proyecto
Quejas y reclamos (comunidad, proveedores, clientes, p

interesadas)
Reporte actividades EBENSIGA (descripción, gastos, a

de visita); entrega de actividades asignadas; LIDER: Info
de gestión del proyecto
*Directrices organizacionales: Misión, visión, objetiv
Caracterización del proceso (objetivos, indicadores)
disponibilidad recursos; resultados revisión por la direcc
Ajustes o replanteamiento de la metodología DEIO
Acciones a realizar en caso de emergencia en sede clie
(riesgos, plan de emergencias); Control entrega de EP
acorde a la labor a realizar (Matriz de EPP por proyect
FORMACIÓN: Seguimiento al cumplimiento del desarr
de cursos; estadísticas cumplimiento, aprobaciones, emi
certificados
Confirmación para el desarrollo de la actividad, perso

contacto (nombre, teléfono, correo electrónico); Inform
resultados de la actividad realizada con el cliente.
NA
NA
NA
Divulgar alcance del proyecto y de los consultores;
Cronogramas por proyecto; recursos disponibles;
Retroalimentación de la planeación de los proyectos
Actualización de herramientas según notificación D&
Líder - Coordinador - Profesionales: Comunicación dobl
de las novedades del proyecto
NA
Fechas de ingreso para procesos de inducción; envío d
soportes pago parafiscales a cada persona; comunicad
Presupuesto destinado a cada proyecto
Entrega de insumos solicitados (cuando el proyecto lo e

EBENSIGA: Nuevos accesos; actualizaciones,
mantenimiento a los PC
Comunicación y
concientización
Conocer sus necesidades,

expectativas y realidad.
percepción.
N/A

percepción.
N/A

percepción.
(Redes)

percepción.
Directrices organizacionales
(misión, visión, organigrama,
valores)
Políticas, objetivos
Caracterización gestión
Comunicación y
concientización
Contexto de la organización
Matrices de riesgos
operacionales
Documentos aprobados:
Procedimiento, instructivos y
formatos con versiones y
contenido vigente.
Análisis de los resultados de
seguimiento y medición.
Insumo para divulgar y
comunicar a nivel interno
(ATCAL) y externo.
Oportunidades de mejora

percepción.
Listado de proveedores de
alianzas con: Términos y
condiciones, servicios y
productos, precios y
requisitos
Ebensiga: Módulo de Plan de
divulgación en gestión
humana.
Plantillas: Contenido, público
objetivo, canales.
Líneas y servicios a impulsar
para generar frases
Requerimientos y
necesidades del mercado
objetivo y sector
Producto o servicios para
generar frases persuasivas
para generar venta
Información de interés común
en SG para generar frases
Razones de rechazo de
propuestas
Temáticas y aspectos claves
de los procesos operativos
para divulgar en cada
empresa
Canal de divulgación
Programación de divulgación
Tipo de población y
características.
Disponibilidades del personal.
Información para resaltar
(Resultados positivos),
público objetivo.
Lecciones aprendidas.
Retroalimentación por parte

del cliente de los mensajes
enviados
N/A
Perfiles de los colaboradores
Necesidades para plan de
divulgación por proceso
Notificación de Circulares de
Bienestar, Motivación,
Incentivos
Presupuesto aprobado
Listado de proveedores
Herramientas como las redes
sociales (manejo de
publicación??)
Herramientas tecnológicas,
Bitrix y de diseño
Gestión humana
N/A
Lo necesario para realizar exámenes
médicos, Ficha técnica Dotación y
Elementos de Protección Personal
necesarios para el desarrollo de
trabajo.
Hoja de vida de prestadores de

servicios (Particularmente formación)
N/A
Normatividad: Identificar requisitos
legales: Identifica cada vez que salga
algún normatividad que modifique,
cree o cambio algo en el proceso de
manera legal, como cambios en la
forma de afiliar, contratar, pagos de
nómina, liquidación, tipos de
contrato, tipos de cotizantes,
incapacidades, elementos de
protección personal,
Procesos de Selección
INFORMACION DOCUMENTADA:
Carpeta del Contratista : La hoja de
vida y documentosN/Aque lo soportan
como educación, formación y
experiencia se archivan en la carpeta
de cada Contratista que se encuentra
en el servidor en \\\serverlenovo\
ATCAL SAS\G Compras\1 Contratistas
cada carpeta queda marcada con el
nombre del Contratista y en
subcarpetas nombradas como:
Documentos Contractuales, Seguridad
Social, Estudios, Formación,
Experiencia, Otros
SOLO SE CREA LA SUBCARPETA EN
CASO QUE EXISTAN DOCUMENTOS
PARA SER GUARDADOS.
realice algún cambio a estos
documentos es necesario informar al
área de gestión humana, para
incluirnos en el documento " Plan
Inducción" que se socializa con el
personal de planta y personal
contratista al ingreso a la empresa.
NOTA: Es importante definir cada vez
que salga una nueva versión de estos
documentos que están publicados en
físico (al pie del escritorio de OTILIA
en vidrio) quien y como deberá
realizarse el cambio.
Manual de ética: (en ATCAL se llama
Código de ética y acuerdo de
confidencialidad) Cada vez que se
realice algún cambio a este
documento es necesario informar al
servidor en \\serverlenovo\ATCAL
SAS\G Humana\1 Contratados cada
carpeta queda marcada con el
nombre del Trabajador y en
subcarpetas nombradas como:
Documentos Contractuales,
Afiliaciones, Estudios, Formación,
Experiencia, Otros, Cesantías,
Vacaciones, Llamados de Atención,
Liquidación. También existe una AZ
que se encuentra ubicado en el
puesto del Asistente Administrativo
marcada como HOJAS DE VIDA
GESTION HUMANA, donde se
archivan en el mismo orden que esta
en el servidor los documentos que
son entregados en físico por los
trabajadores, cuando se retiran pasan
al ARCHIVO GENERAL, y se archivan
Nuevas necesidades de formación
(Normatividad, propia del servicio que
presta la organización, etc)
Novedades de personal
Reporte de accidentes de trabajo
Plantillas de contratos y otros
documentos relacionados.

Necesidades del cliente (En cuanto a
personal), cuando se maneje
outsoursing

Novedades de personal con respecto
a proyectos.
Necesidad de enviar los pagos de
seguridad social al cliente.
Retroalimentaciones de los
funcionarios de toda la organización.
N/A
Presupuesto : Se requiere informar al
área financiera, el presupuesto
asignado mensualmente del proceso
para el adecuado control de costos, el
cual debe contener Nombre Proyecto
y/o Empresa, horas asignadas por
persona o perfil, actividad principal a
ejecutar, fecha inicio, fecha fin, id en
ebensiga, e informar si se pacto algún
valor hora diferente al ya asignado al
Contratista.
Fichas técnicas de EPP.

Gestión financiera
INFORMACION DOCUMENTADA: Documentos Legale

Contratos : se archiva en la carpeta de cada cliente que
encuentra en el servidor en \\serverlenovo\ATCAL SAS
Comercial\Clientes cada carpeta queda marcada con
nombre del cliente y en subcarpetas nombradas como
Propuesta, Contratos, Documentos Legales, Informes, O
SOLO SE CREA LA SUBCARPETA EN CASO QUE EXISTA
DOCUMENTOS PARA SER GUARDADOS.
Políticas de tesorerías: fechas, documentos soportes
metodología.
INFORMACION DOCUMENTADA: Documentos Legales
cobros.
INFORMACION DOCUMENTADA: Documentos Legales

cobros.
Normatividad Tributaria y Laboral: Identificación de
requisitos legales que modifique, cree o cambie algo en
proceso de manera legal relacionado con impuestos
cambios tributarios, facturación, medios magnéticos. e
informar la norma para consultarla y el área realizar l
planificación e implementación necesaria.
Cronograma tributario y notificaciones.
N/A
Ordenes de Servicio, Cuentas de Cobro

requiere informar al área financiera, el presupuesto
asignado mensualmente tanto del SGI como de cada
proyecto (CLIENTE) para el adecuado control de costos
cual debe contener Nombre Proyecto y/o Empresa, ho
asignadas por persona o perfil, actividad principal a ejec
fecha inicio, fecha fin, id en ebensiga, e informar si se p
algún valor hora diferente al ya asignado al Contratist
Presupuesto Renovación de equipos y maquinaria: si
tiene algún presupuesto asignado informar al área finan
para llevar el adecuado control de inventario (Equipo
Elemento, valor, asignaciones, compras de nuevo softw
etc)
Gerencia entrega al área financiera el valor hora a pagar
cada actividad para Contratistas.
Directrices organizacionales: Misión, visión, objetivo
Documentación …
Presupuesto : Se requiere informar al área financiera,
presupuesto asignado mensualmente del proceso para
adecuado control de costos, el cual debe contener Nom
Proyecto y/o Empresa, horas asignadas por persona o p
actividad principal a ejecutar, fecha inicio, fecha fin, id
ebensiga, e informar si se pacto algún valor hora diferen
ya asignado al Contratista.
Condiciones de negociación con los aliados.

presupuesto asignado mensualmente proceso como p
cada proyecto(CLIENTE) para el adecuado control de cos
el cual debe contener Nombre Proyecto y/o Empresa, h
El Asistente Administrativo procede con la elaboración d
factura en el software Ebensiga, el cual contiene los da
suministrados por el área comercial y por los documen
físicos solicitados al cliente, debe hacer seguimiento
recibido por parte del cliente y debe notificar al área
comercial y operativo tan pronto como el cliente realiz
pago para inicio de actividades.
El área financiera debe entregar a Gestión Comercial u
matriz de Experiencia consolidada que debe contener
siguiente información: Año, No. CONTRATO, CONTRATIS
El Asistente Administrativo procede con la elaboración d
factura en el software Ebensiga, el cual contiene los da
suministrados por el área comercial y por los documen
físicos solicitados al cliente, debe hacer seguimiento
recibido por parte del cliente y debe notificar al área
comercial y operativo tan pronto como el cliente realiz
pago para inicio de actividades.
El proceso de operaciones debe notificar al proceso
Administrativo tan pronto se haya legalizado el acta de i
de proyecto, con esta acta el proceso administrativo to
los datos de inicio y fin proyecto, los cuales se ingresan
matriz de experiencia consolidada que requiere el áre
comercial: A la fecha son muy pocas las notificaciones qu
han realizado sobre fechas de inicio y fin proyecto, es
información esta un poco desactualizada y se toma de
fechas aproximadas que los consultores reportan
actividades.
Novedades de los proyectos.
Resultado del desempeño final de los aliados.
(Cumplimiento)

Novedades del personal (Ingreso, retiro, incapacidades,
Presupuesto: Formación y bienestar.
N/A

Gestión compras
N/A
Cotización: Razón Social y/o Nombre, Nit, Dirección,
Teléfono fijo o celular, Representante Legal, Contacto
Administrativo y Tesorería, Servicios Pactados para la
compra y/o convenio o si es solo proveedor, Valores
Negociados, Forma de pago, Tipo de empresa, régimen,
si tiene sucursales y en que ciudades, matricula
mercantil, código postal, especificar si será manejo de
convenio o solo proveedor, fecha de inicio negociación,
fecha cancelación convenio.
Documentos Legales: CAMARA DE COMERCIO , RUT ,

CEDULA REPRESENTANTE LEGAL, ACTUALIZADOS
N/A
Normatividad tributaria y comercial asociada.
Cotización: Razón SocialN/A

y/o Nombre, Nit, Dirección,
Teléfono fijo o celular, Representante Legal, Contacto
Administrativo y Tesorería, Servicios Pactados para la
compra y/o convenio o si es solo proveedor, Valores
Negociados, Forma de pago, Tipo de empresa, régimen,
si tiene sucursales y en que ciudades, matricula
mercantil, código postal, especificar si será manejo de
convenio o solo proveedor, fecha de inicio negociación,
fecha cancelación convenio.
Documentos Legales: CAMARA DE COMERCIO , RUT ,
CEDULA REPRESENTANTE LEGAL, ACTUALIZADOS
Directrices organizacionales: Misión, visión y objetivos.
Contexto interno y externo de la organización.
Requisición de compras.
en la carpeta de cada proveedor que se encuentra en el
servidor en \\serverlenovo\ATCAL SAS\G Compras\2
Proveedores cada carpeta queda marcada con el
nombre del proveedor y en subcarpetas nombradas
como: Cotización, Contratos, Documentos Legales,
Ordenes, Otros
SOLO SE CREA LA SUBCARPETA EN CASO QUE EXISTAN
Orden de Compra, Cotización, Documentos Legales,

Contratos : se archiva en la carpeta de cada Aliado que
se encuentra en el servidor en \\serverlenovo\ATCAL
SAS\G Compras\3 Alianzas cada carpeta queda marcada
con el nombre del Aliado y en subcarpetas nombradas
como: Propuestas, Contratos, Documentos Legales,
Ordenes, Otros
SOLO SE CREA LA SUBCARPETA EN CASO QUE EXISTAN
Orden de Servicio: Planeación de Operaciones debe
diligenciar el archivo llamado "Base de Datos", que se
encuentra en la siguiente ruta: \\serverlenovo\ATCAL
SAS\G Compras\6 Ordenes de Servicio, esta información
es requerida para legalizar la actividad con el contratista
y debe contener, Nombre del Contratista, Nombre de la
Empresa o Proyecto, Datos de Contacto, Condiciones
Generales, Objeto de la actividad, Alcance de la
Actividad, Viáticos, Fecha Final y/o Entrega máxima de
actividad, en el caso que deba modificarse alguna orden
ya firmada debe ingresar el cambio en historial de
ajustes.
Presupuesto : Se requiere informar al área financiera, el
el adecuado control de costos, el cual debe contener
Nombre Proyecto y/o Empresa, horas asignadas por
persona o perfil, actividad principal a ejecutar, fecha
inicio, fecha fin, id en ebensiga, e informar si se pacto
algún valor hora diferente al ya asignado al Contratista.
N/A
Requisiciones de productos o servicios de acuerdo a la
operación
Gestión infraestructura
Acuerdos de nivel de servicio: Protocolos de Seguri

Información, especificaciones técnicas (Equipos, red
hardware, comunicaciones)
PQRS del cliente
Disponibilidad para las visitas técnicas para clientes d
Solicitudes de soporte: Usuario que requiere el sopor

disponibilidad para realizar la actividad, antecedente
similares.
Especificaciones técnicas del producto y/o serv
Condiciones para el soporte.
Beneficios de la adquisición
Notificación de mantenimientos y suspensiones de
N/A
Políticas de privacidad y conservación de la informació
electrónico y otra normatividad asociada.
N/A
Notificación de novedades.
Directrices organizacionales: Misión, visión, obj
Directrices de la política de Confidencialidad y segur
información
prioridad, disponibilidad para realizar la actividad, ante
casos similares.
Necesidades de software específicos: Usuario que r

instalación, motivo, prioridad, disponibilidad para realiza
Documentos aprobados: Procedimiento, instructivos y
versiones y contenido vigente.
casos similares.

casos similares, características del equipo.






Si se debe crear con programas y procesos ya definidos
en blanco
Fecha entrega
Accesos:
Carpetas que requiere permisos
Información estructurada para el cargue por archi
Contacto del proyecto de implementación para inst

mantenimiento de Eben Siga.
Solicitud para archivar bases de datos de empresas


Solicitudes de soporte internas y externas: Usuario qu

soporte, motivo, prioridad, disponibilidad para realizar
antecedentes de casos similares, características de

Nombre completo
Cargo
Fecha ingreso
Retiro personal:
Nombre
Fecha
Cambio de vinculación
Cambio de cargo:
Nombre
Fecha
Nuevas asignaciones

Autorización para compras de partes o equipos: Monto
fecha autorizada.


Fechas de entrega de las adquisiciones.
N/A
TAREA
PROPIEDAD
INTELECTUAL
DERECHOS DE
AUTOR
MARCA
AUTORIZADA
CONSERVACIÓ
N DE LA
INFORMACIÓ
N-
CONTRATOS

Necesidades Procesos

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Informe de percepción del

Grado de cumplimiento de los

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Listado de aliados con: nombre, actividad que

Información de entidades como: policía, bomberos,

Listado de contratistas con: nombre, actividad que

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Salidas no conformes; Información documentada

Salidas no conformes; Información documentada

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