Instructivo de Dotación de Ley: Macroproceso de Gestión Humana Proceso de Seguridad Y Salud en El Trabajo

CÓDIGO:
INSTRUCTIVO DE DOTACIÓN DE LEY I19-GH

MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA
VERSIÓN:
PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
V2.0-2019
Dar cumplimiento a las exigencias de Ley y a las políticas de la Empresa, promoviendo la imagen corporativa
OBJETIVO de Capital Salud EPS-S, mediante la utilización de los uniformes entregados a los trabajadores que cumplen
con las condiciones definidas en las normas vigentes.
Inicia desde la identificación de cantidades de dotación requeridas hasta el seguimiento periódico del uso de la
dotación, involucra a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes
ALCANCE
legales y que tienen contrato indefinido, contrato de obra abierta y contrato de obra superior a cuatro (4)
meses.
DEFINICIONES
No. TÉRMINO DEFINICIÓN
Es el conjunto de vestido y calzado que se entrega a los trabajadores de cargos que cumplen
1 Dotación
con las condiciones definidas en la ley, en los tiempos correspondientes.
Es un contrato laboral, realizado a las personas que van a cubrir una vacante o cargo nuevo,
2 Contrato indefinido
aprobado dentro de la estructura. No tiene duración definida.
Es un contrato laboral donde una persona natural presta servicios a Capital Salud EPS-S. Se
realiza para cubrir una labor específica y por un tiempo determinado tales como: licencias de
3 Contrato de obra
maternidad, vacaciones programadas en secuencia o incapacidades iguales o superiores a 30
días.
4 Aprendiz Estudiante en práctica, según lo establecido en la ley 789.
CONDICIONES GENERALES
Los documentos que se proveen a todos los trabajadores a quienes se les hace entrega de dotación ya sea de manera física
o virtual son los siguientes:
 Requerimiento de dotación.
1  Reporte de tallaje de trabajadores
 Guía de Utilización de Uniformes Administrativos Femenino
 Guía de Utilización de Uniformes Administrativos Masculino
 Formato de entrega de dotación
ELABORO/MODIFICO REVISÓ APROBÓ

Nombre: Claudia Andrea Pardo Núñez Nombre: Alejandra Avella / Diana Mejía Nombre: Alejandra Ignacia Avella Peña
Cargo: Profesional SST Cargo: Secretaria General y Jurídica / Profesional de G.A Cargo: Secretaria General y Jurídica
Fecha: Agosto de 2019 Fecha: Agosto de 2019 Fecha: Agosto de 2019
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VERSIÓN:
V2.0-2019
CONDICIONES GENERALES
La dotación de Ley se entregará a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes
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legales y que tienen contrato indefinido, contrato de obra abierta y contrato de obra superior a cuatro (4) meses.
Es responsabilidad del Supervisor o jefe inmediato de cada área promover la utilización de la dotación (uniforme) por parte
3 de los trabajadores de acuerdo con los parámetros establecidos por Capital Salud EPS-S. El no uso del uniforme será causal
de llamado de atención por incumplimiento, tanto para el supervisor o jefe inmediato como para el trabajador.
El trabajador debe usar el uniforme de dotación, teniendo en cuenta la programación establecida por el área de Gestión
4
Humana y conservando la uniformidad, de acuerdo a las guías de utilización entregadas a cada uno.
La Coordinación de Gestión Humana es la responsable de garantizar que la “Programación de Utilización de Uniformes” se
5
publique en las carteleras de cada Sede de Capital Salud EPS-S.
6 El trabajador debe velar por el cuidado y mantenimiento del uniforme o dotación entregada.
El trabajador debe utilizar la dotación exclusivamente para la realización de las labores contratadas, en caso de no hacerlo
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será causal de medidas disciplinarias.
En los casos de daños de la dotación entregada, por causas diferentes a la calidad de material, diseño o confección, el
8 trabajador debe asumir el arreglo o costo de la prenda, sin que esto lo exima de su utilización en el desempeño de sus
labores.
Por ley se deben hacer 3 entregas de dotación al año, en los meses de abril, agosto y diciembre. Capital Salud EPS-S
9 entrega la dotación masiva una vez al año, en el mes de abril, y corresponde a los tres vestidos que establece la ley para
este período; esto con el fin de disminuir la operatividad, logística y administración del proceso.
El costo anual para la dotación y calzado es definido en el presupuesto de la Compañía, con el visto bueno del Gerente
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General.
Los trabajadores que reciben bonos de calzado, deben garantizar la utilización de estos en calzado, el cual debe cumplir con
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las especificaciones dadas por Capital Salud EPS-S.
Desde la Coordinación de Gestión Humana, se realizarán revisiones periódicas a la utilización de los uniformes de dotación
12 de los trabajadores. La coordinación de Servicio al Cliente de cada sucursal se encargará de realizar dichas revisiones cada 4
meses a los trabajadores de Servicio al Cliente y Atención al usuario.

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VERSIÓN:
V2.0-2019
DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE N° OBSERVACION FRECUENCIA
ACTIVIDADES DE CONTROL
Las cantidades se definen en el
mes de enero del año
correspondiente a la entrega de
la dotación, con base en los
siguientes reportes:
 Planta activa de personal:

generado del Programa de
Definir las cantidades de
Administración de la nómina
Profesional de dotación requerida, para los
1 SARA. (Incluye los parámetros
Gestión Humana diferentes cargos a nivel
de ley: salario, cargo, tipo de
nacional.
contrato, sucursal, fecha de
ingreso, género).
 Información aproximada, Anual
según datos históricos, sobre
el crecimiento de personal del
siguiente año: entregado por
el proceso de Nómina de
Gestión Humana.
Se debe realizar un estudio
previo con la siguiente
información:
Profesional de Realizar el estudio previo para la
2  Identificación y descripción de
Gestión Humana contratación de la dotación
la necesidad que se pretende
satisfacer con la contratación. Anual
 Descripción del objeto a
contratar, especificaciones e
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V2.0-2019
identificación del contrato a
celebrar.
 Objeto.
 Naturaleza del contrato.
 Alcance.
 Características
 Cantidades.
 Valor del contrato, forma de
pago.
 Plazo de ejecución.
 Lugar de ejecución
 Supervisión.
 Liquidación del contrato.
 Fundamentos jurídicos que
soportan la modalidad de
selección.
 Factores de evaluación.
 Determinación de los riesgos
previsibles de acuerdo con la
naturaleza del contrato.
 Análisis de la exigencia de los
mecanismos de cobertura.
 Estudio de mercado y soporte
económico del valor estimado
del contrato.
Profesional de Aprobación y entrega al área de Luego de ser estructurado y
3
Gestión Humana Juridica para publicación revisado por la Coordinación de Anual

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Gestión Humana, el documento
debe ser radicado en el área de
Juridica para validación y
posterior publicación.
Si el documento no tiene
ninguna observación por parte
de la persona encargada de la
revisión esta se aprueba para
publicación en la página web de
capital salud EPS-S.
 Evaluar las propuestas
allegadas en el proceso de
invitación pública, con
respecto a los criterios
técnicos y económicos, para
esta actividad se realiza la
metodología de evaluación
Evaluación de las propuestas establecida en el estudio
Profesional de
4 allegadas, escogencia y previo entregado. Anual
Gestión Humana
contratación de proveedor.  Una vez realizadas las
evaluaciones, estas deben
ser entregadas a la
Secretaria General y Jurídica
por medio de memorando
interno con el fin que
informen al proveedor, se
haga la firma de contrato y

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se coordine la reunión para
dar inicio al objeto del
contrato.
Cuando se requieran cambios
significativos de la dotación
respecto a la entregada el año
anterior, se conformará el comité
de la siguiente manera:
 Dos (2) trabajadores de clima

cálido (hombre / mujer)
 Dos (2) trabajadores de clima
frio (hombre / mujer)
 Dos (2) trabajadores
pertenecientes al sindicato
Profesional de
5 Comité de elección (hombre / mujer)
Gestión Humana
 Profesional de Seguridad y
Salud en el Trabajo
 Jefe de gestión humana
 Secretaria General y Jurídica
en caso de requerirlo
Anual
En el momento en el que el área
jurídica notifique el proveedor
elegido y se efectué el proceso
de contratación, se debe
establecer contacto con el
proveedor y coordinar reunión de
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comité de elección de modelos
de dotación, para lo cual se
deben elegir los integrantes y
solicitar la participación del
sindicato con uno o dos
integrantes ( hombre y mujer),
posteriormente se debe notificar
a los elegidos la hora y el lugar
de la reunión de elección de
modelos, para iniciar fase de
toma de tallaje el proveedor
debe garantizar que la tela con la
cual toma tallaje sea la misma a
utilizar en los uniformes o la más
parecida con el fin de disminuir
la cantidad de novedades.
De lo contrario, los
requerimientos de dotación se
mantienen sin ninguna
modificación respecto del año
inmediatamente anterior.
Se debe establecer el
cronograma para la toma de
Profesional de Toma de tallaje y coordinación tallas y la entrega teniendo en
6 Anual
Gestión Humana de entrega de dotación. cuenta los tiempos de producción
y novedades en cada una de las
fases y velar por el cumplimiento

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V2.0-2019
del mismo, así mismo se debe
coordinar la logística, la
notificación a trabajadores y
jefes de área, los espacios en
cada una de las sedes para la
ejecución del mismo, tanto en
Bogotá como en el Meta.
Se hace entrega de la dotación al

personal en cada una de las
sedes de capital salud EPS-S
dejando como evidencia la
“Constancia de recibido de
dotación”.
Profesional de En caso de presentarse
7 Entrega de dotación al personal. Anual
Gestión Humana novedades en la dotación del
personal este debe informar de
manera inmediata con el fin de
notificar al proveedor y hacer los
cambios, ajustes o
requerimientos necesarios para
dar satisfacción al usuario.
Una vez realizada la toma de
tallas y la entrega de las
Jefe de Gestión Supervisión de entrega de
dotaciones a satisfacción, es
Humana 8 dotación, uso y conformidad del Anual X
decir, después de los ajustes de
(Sucursales) producto.
las novedades presentadas tanto
en vestido como en calzado se

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debe realizar la supervisión del
contrato dada la facturación por
parte del proveedor, esta
supervisión se realiza por medio
del formato de supervisión de
contrato establecida en la
Entidad y se deben anexar los
soportes de los ejecutado
durante cada fase que deben ser
las planillas de toma de tallaje y
los soportes de recibido a
satisfacción por parte del
trabajador.
Elaborar y enviar a Gestión Máximo una semana después de
Humana el informe electrónico la entrega.
Jefe de Gestión
del proceso de entrega y los Para el caso de las sucursales,
Humana 9 Anual X
originales de las “Constancias de esta actividad la realizará el
(Sucursales)
recibido de dotación” firmadas trabajador encargado de la
por los trabajadores. entrega.
Archivar los originales de las
“Constancias de recibido de
Profesional de
dotación” en una carpeta
Seguridad y Salud 10 Anual
asignada para el proceso y que
en el Trabajo
se incorpore en el área de
Gestión Humana.
Jefe de Gestión Hacer seguimiento periódico de
Humana 11 la utilización de la dotación de Anual X
(Sucursales) los trabajadores, de acuerdo con

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las políticas establecidas.
Generar informe del proceso de
administración de la dotación
Profesional de
12 frente a la planta activa de Anual X
Bienestar
personal, y presentar a Gestión
Humana y a Gerencia General.
INDICADORES DEL PROCESO

NOMBRE DEL
NUMERADOR DENOMINADOR META PERIODICIDAD
INDICADOR
Numero de Dotaciones Total de Dotaciones
Entrega de dotación 100% Anual
entregadas Solicitadas
ACTIVIDADES DE CONTINGENCIA
EVENTO ACTIVIDADES DE CONTINGENCIA RESPONSABLE
Entregar inicialmente solo el carné
del trabajador, dependiendo tipo de
Ingreso de trabajadores nuevos. Jefe de Gestión Humana
contratación se ingresará para
solicitud de dotación.
Daños en la dotación por causas inherentes al Solicitar cambio de la dotación al
Jefe de Gestión Humana
proveedor (calidad, diseño, confección). proveedor.
Solicitar aprobación presupuestal a la
Aumento de la planta de personal de Capital Salud dirección Financiera y Administrativa
Jefe de Gestión Humana
EPS-S. y realizar pedido adicional al
proveedor.
Notificar la novedad al área de
Casos de embarazo. Jefe inmediato y/o trabajador
Gestión Humana para solicitar el

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V2.0-2019
uniforme nuevo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
(CUANDO APLIQUE)
F50-GH Constancia de Recibido de Dotación

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 Dos (2) trabajadores de clima

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Se hace entrega de la dotación al

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