Mapa de Riesgos Gestion-2018

IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, VALORACIÓN Y MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN
PI-FR-017
Versión: 07 Fecha: 16-10-2018 Página: 4 de 4
MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN

Riesgo OPCIÓN
Riesgo Tipo de Riesgo Causa Probabilidad Impacto CONTROLES REGISTRO RESPONSABLE TIEMPO INDICADOR
Residual MANEJO
ADMISIONES /Posibilidad de ESTRATEGICO / Falta de copias de seguridad en intervalos de Copias de seguridad (Tecnología y Admisiones, registro y Soporte de back - up- copias
pérdida de la informacion REPUTACIONAL tiempo requeridos. control). Tecnología -
externas de seguridad. - Diario
académica. Admisiones
Registro de la base de datos
Incosistencia en la migración de la Información. Auditorías permanente a la información
Correos electronicos Lider del proceso Diario
Asumir el
Rara vez Insignificante Bajo Digitalización de la información. Historias academicas en la No se tiene
riesgo Lider del proceso Permanente
plataforma document
Monitoreo de las condiciones locativas(Archivadores). Sistema plannea - Correo
Lider del proceso Permanente
electronico
Mobiliario con condiciones de seguridad. No es necesario dejar
Lider del proceso Permanente
evidencia
Archivar la informacion semanalmente en las hojas de vida. Hoja de vida fisica Lider del proceso Permanente
ADMISIONES /Posibilidad de no ser GESTIÓN / No recibir la información de manera oportuna, Cumplimiento de las fechas establecidas en el calendario Sistema plannea - Correo
oportunos en el servicio de la CUMPLIMIENTO de las diferentes áreas involucradas en el Académico. Lider del proceso Permanente
electronico
información académica. proceso. Indicador Tiempo
Error en el sistema con la radicación de los Asumir el Indicador Tiempo de atención a solicitudes
Rara vez Insignificante Bajo de atención a
documentos con la plataforma document, que riesgo Sistema I-Solucion - excell Lider del proceso Semestral
solicitudes
no generando la evidencia para el área.
Implementar acciones de mejora con las sugerencias de las
Correo electronico - actas Lider del proceso Semestral
encuestas.
AUTOEVALUACION / Probabilidad ESTRATEGICO / Insuficientes recursos humanos y técnológicos Plan anual de gastos de funcionamiento acordes a las (Número de
Formato de necesidades
de que los informes de REPUTACIONAL para la gestión del proceso. necesidades del proceso. Coordinación de informes de
económicas por proceso Anual
autoevaluación de programas o Autoevaluación Autoevaluación
diligenciado
institucional no cuenten con la realizados para
debida rigurosidad conceptual y Deficiencia de la información enviada por los Análisis de consistencia de la información suministrada por los *Correos electrónicos programas de
metodológica requerida por las distintos procesos para adelantar los informes distintos procesos para adelantar los informes de autoevaluación. *Versiones de los informes Equipo de trabajo del pregrado y
de autoevaluación. con observaciones y proceso de postgrado en el
distintas agencias certificadoras y Permanente
comentarios Aseguramiento de la año de medición /
acreditadoras, nacionales e Reducir el
Improbable Moderado Moderado Calidad Académica Número total de
internacionales, y que ponga en riesgo
riesgo las metas de acreditación de informes de
Formulación de planes de trabajo que Plan Anual de trabajo del proceso y seguimiento del mismo. Plan de Trabajo anual del
programas e institucional, al igual Coordinación de Autoevaluación a
desbordan la capacidad humana y técnica del proceso de Aseguramiento Anual
que la renovación de registros Autoevaluación realizar para
proceso. de la Calidad Académica
calificados de los programas de la programas de
Institución. Insuficiente revisión de los informes de Revisión por pares académicos colaborativos externos de los pregrado y
autoevaluación por parte de los comités de informes de autoevaluación de los programas. *Informe de evaluación Cada que se postgrado en el
Pares asignados
autoevaluación de programas o institucional externa requiera año en
medición)*100.
GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS / Bienes sin cobertura de *No reportar ante la aseguradora, los nuevos *Dar cumplimiento a la política de administración de bienes *Informe consolidado de
Adquirir bienes y servicios de póliza bienes que ingresan a la Institución. muebles e inmuebles. inclusión de bienes
acuerdo con el Plan de Compras *Ausencia de controles en la recepción del bien *Radicación de la factura en el archivo. *Memorando enviado a la
aprobado para cada vigencia fiscal y y facturación Mayor Reducir el *Generar reporte consolidado de los bienes asegurados a la aseguradora Líder de Gestión de No se tiene
Raro (1)
(4)
Alta Permanente
controlar el inventario devolutivo y riesgo Vicerrectoria Administrativa y Financiera. *Radicado de la factura en Bienes y Servicios indicador
de consumo en la Institución el sistema Document
Universitaria Colegio Mayor de *Informe de entradas al
*No efectuar conteo y cotejo físico del
Antioquia.
GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS / Posibilidad de pérdida, *Ejecutar la programación de inventarios de todas las almacén
*Consolidado de inventarios
inventario institucional.
Posibilidad de pérdida, daño o daño o deterioro de los
*Desconocimiento del manejo de la dependencias ejecutados y el reporte
deterioro de los bienes de la bienes de la Institución
herramienta para el control del inventario. *Se capacita al personal en el manejo del software de acuerdo individual del inventario
Institución *No conciliación entre las áreas de con la necesidad. realizado a cada área.
Menor Reducir el *Envío de reporte de inventario al área contable para la Líder de Gestión de Bienes con
contabilidad y bienes y servicios. Posible (3) Moderada *Reporte de inventario Permanente
(2) riesgo Bienes y Servicios incidencias
*Condiciones inadecuadas de respectiva conciliación. generado por el sistema
almacenamiento. *Se incluye la solicitud de capacitación en el manejo del bien en *Acta de conciliación
*Indebida manipulación del bien por falta de el contrato al proveedor. *Contrato
método
CONTROL INTERNO /Posibilidad de Informes de auditoría o de consultoría carentes Proceso y procedimiento documentados y actualizados Papeles de trabajo CI-FI-13: Determinar la
Dirección Control
ocurrencia de eventos que afecten GESTION / Reputacional de objetividad. Informes de auditoría
Interno
Permanente conformidad y la
la imagen, buen nombre o contribución de las
Desconocimiento de parte del equipo de Mesas de trabajo que se llevan por parte de los funcionarios del auditorias que realiza la
reputación de la Institución ante los Dirección Control
Acta de mesa de trabajo Permanente oficina de Control
grupos de valor. trabajo que pueden llevar a que se asuma una área de control interno Interno Interno al
posición equivocada. mejoramiento de la
Asumir el Participar en el Comité de enlace del pilar ambiente de control
Improbable Menor Bajo Agenda de trabajo gestión y el control de
riesgo del conglomerado público muncipio de Medellín Dirección Control la institución.
Memorías de capacitación Permanente
Interno CI-FI-15: Determinar la
y/o entrenamiento
efectividad de los
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Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
Capacitación, autocapacitación y entrenamiento Agenda de trabajo

servicios de asesoría
Dirección Control que se brindan por
Memorías de capacitación Permanente parte de la Dirección de
Interno
y/o entrenamiento Control Interno.
CONTROL INTERNO /Actuación GESTION / Fraude Carencia de principios. Mesas de trabajo que se llevan por parte de los funcionarios del
contraria al principio de integridad área de control interno
Dirección Control
Acta de mesa de trabajo Permanente
Interno
Asumir el Participar el el Comité de enlace del pilar ambiente de control del Agenda de trabajo
Improbable Insignificante Bajo No se tiene
riesgo conglomerado público muncipio de Medellín Dirección Control
Interno
y/o entrenamiento
Dirección Control
Interno
y/o entrenamiento
CONTROL INTERNO /Posibilidad de GESTION / Desconocimiento. Mesas de trabajo que se llevan por parte de los funcionarios del
ocurrencia de eventos que afecten Cumplimiento área de control interno Dirección Control
Acta de mesa de trabajo Permanente
la situación jurídica o contractual de Interno
la Institución debido a su
Incumplimiento o desacato a la Participar el el Comité de enlace del pilar ambiente de control del Agenda de trabajo
Asumir el conglomerado público muncipio de Medellín Dirección Control
normatividad legal y las Improbable Insignificante Bajo Memorías de capacitación Permanente No se tiene
riesgo Interno
obligaciones contractuales. y/o entrenamiento
Dirección Control
Interno
y/o entrenamiento
DOCENCIA /Posibilidad de GESTION / Deficiencia del personal docente para el Establecimiento de planes de trabajo para los docentes (Formato Formato TH-FR-043
ocurrencia de eventos que afecten ACADEMICOS desarrollo de las funciones misionales. TH-FR-043). Diligenciado Decanos de las
los procesos de formación. Asumir el Semestral
Registros en el sistema facultades
Improbable Menor Bajo No Apica
riesgo Academia
Ausencia del personal docente para el Seguimiento y evaluación a la ejecución de los planes de trabajo Registros en el sistema Decanos de las
Semestral
desarrollo de las funciones misionales. docente (Formato Academia facultades
DOCENCIA /Altos niveles de GESTION / Bajos niveles de competencia al ingreso: vacios Programa Quédate en Colmayor *Informes de alertas *En cada
deserción por periodo, muy por ACADEMICOS conceptuales educación media e inadecuada tempranas momento
encima de la media nacional orientación vocacional. *Planillas de asistencia evaluativo
Impacto de la
Asumir el *Matrícula en la plataforma Coordinación de *Cada
Improbable Insignificante Bajo mejora académica
riesgo Moodle para la Media Quédate en Colmayor asistencia
de los estudiantes
Técnica *Cada que se
aplique la
estrategia
G.EXTENSIÓN /Posibilidad de que G.EXTENSIÓN *No ejecución de convenios y/o contratos al *Se realiza un seguimiento periódico a la contratación, asi como a *Memorandos de
no se cumpla con la meta /Posibilidad de que no 100%. los recursos que dicha contratación puede generar a la Inst. transferencia
establecida en Plan de Desarrolo se cumpla con la meta *Insuficiente gestión para la celebración de Universitaria Colegio Mayor de Antioquia. *Informe al seguimiento del
para la generación e ingresos por establecida en Plan de convenios y/o contratos que permitan el *Revisión de la ejecución semestral de los Convenios y Contratos Plan Indicativo
concepto de Extensión Académica y Desarrolo para la cumplimiento de la meta establecida o y registros de las Transferencias realizadas por Extensión *Acta de seguimiento a
Ingresos
Proyección Social. generación e ingresos acordada. Académica. contratos
Moderado Reducir el Coordinador de Reales/Ingresos
por concepto de *Dificultad para contratar por impedimento Raro Moderada *Seguimiento bajo responsabilidad del Coordinador de Extensión Permanente
riesgo Extensión Proyectados (Plan
Extensión Académica y legal (Ley de garantías). y de la Coordinadora de Convenios y Contratos.
Indicativo)
Proyección Social. *Inhabilidad para contratar por sanciones *Seguimiento a la ejecución de cada contrato a través del
proferidas por un ente de control. software Contrata bimensual y corresponde al insumo para la
*Demora en la liquidación de los contratos. reunión con cada coordinador.
*Seguimiento al Plan Indicativo bajo responsabilidad del
Coordinador de Extensión para ser reportada a Planeación.
G.EXTENSIÓN /Posibilidad de que G.EXTENSIÓN *Poca o inapropiada consulta sobre las *Aplicación de encuesta para medir el grado de cumplimiento de *Tabulación de las
los servicios de Educacion Continua /Posibilidad de que los necesidades de los egresados y del entorno. los objetivos trazados para cada actividad. encuestas
no sean pertinentes con las servicios de Educacion *Falta de personal idóneo y suficiente para el *Someter a aprobación de Consejo de Facultad y/o Jefe de área *Medición del Indicador
necesidades de sus egresados y del Continua no sean desarrollo de las actividades. correspondiente. *Reporte de servicio no Satisfacción del
Insignificante Asumir el Coordinador de
entorno. pertinentes con las *Insuficientes estudios sobre necesidades de
Raro Baja conforme Semestral Cliente Educación
riesgo Extensión
necesidades de sus egresados y del entorno. Continua
egresados y del *Poca difusión de estudios realizados sobre
entorno. necesidades y expectativas de egresados y del
entorno.
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
GA-FI-01: RESIDUOS
G. AMBIENTAL /Posibilidad de no *Asignación del
SÓLIDOS DESTINADOS
mantener el Sistema de Gestión Falta de compromiso de la alta Dirección con el Implementación de la Resolución 167 de 2018 Compromiso y presupuesto PARA RECICLAJE
Ambiental. *Acta de la revisión por la La alta dirección Anual
Sistema de gestión y control a los procesos. liderazgo de la alta dirección con el SGI.
dirección GA-FI-02: RESIDUOS
PELIGROSOS Y/O
*Informe para la revisión * Informe - SGI ESPECIALES
por la dirección DISPUESTOS
* Acta - Planeación I ADECUADAMENTE.
Implementación del procedimiento de Revisión por la dirección. *Acta de la revisión por la Anual
*Lista de Asistencia-
dirección Planeación I GA-FI-03:
No asumir los roles, responsabilidades y *Lista de asistencia DISMINUCIÓN
Implementación del instructivo TH-IT-004 Roles, *Lista de asistencia de Líder de Talento RESIDUOS SÓLIDOS
autoridad dentro del Sistema de Gestión. Permanente
responsabilidades y autoridad del SGI. socialización de roles Humano PERCAPITA
*Programa de auditoria
Implementación del procedimiento de Auditorias internas. *Planes de auditoria Coordinación SGI Anual
GA-FI-04:
*Informes de auditoria DISMINUCIÓN
CONSUMO DE
*Actas ENERGÍA ELECTRICA
*Formato diligenciado GF-
PERCAPITA
GESTIÓN / Asumir el FR-026 Necesidades
Rara vez Menor Bajo Requerimiento anual de las necesidades del SGI, mediante el económicas anuales por
Administrativo riesgo Coordinación del SGA GA-FI-05 CONSUMO DE
Falta de recursos. diligenciamiento del formato GF-FR-026 Necesidades económicas dependencia. Anual AGUA PERCAPITA
Ambiental
anuales por dependencia. *Correo electrónico con la
GA-FI-06:
aprobación de los recursos. CUMPLIMIENTO DEL
Elaboración y Seguimiento de los aspectos e Registro Matriz de aspectos Coordinación del SGA PROGRAMA DE
Anual SENSIBILIZACIÓN Y
impactos ambientales. e Impactos ambientales Ambiental EDUCACIÓN
AMBIENTAL
Identificación y Seguimiento cumplimiento Matriz requisitos legales, Coordinación del SGA
requisitos legales. Modulo Ambiental isolución Ambiental Anual GA-FI-08 CONTROL DE
falta de cumplimiento de los lineamientos RIESGOS AMBIENTALES
Medición política y ACEPTABLES
establecidos en la política y objetivos Seguimiento cumplimiento política y objetivos integrales. Jefe de Planeación Anual
Objetivos Integrales
ambientales GA-FI-09 DISMINUCIÓN
Registro Programas
Coordinación del SGA DE RIESGOS
Seguimiento cumplimiento programas ambientales ambientales en el formato Anual AMBIENTALES
GA - FR - 001 PROGRAMA Ambiental INACEPTABLES
DE GESTIÓN AMBIENTAL
Elaboración y Seguimiento indicadores Isolución: Indicadores Coordinación del SGA GA-FI-10
Anual
ambientales Ambientales Ambiental CUMPLIMIENTO DE
G. AMBIENTAL /Posibilidad de no Matriz de Capacitación y toma de conciencia del SGI Registro: Matriz de Coordinación del SGA
lograr impacto con la promoción de Falta de recursos. capacitación y toma de Anual
Ambiental GA-FI-06:
una cultura ambiental en las partes conciencia del SGI CUMPLIMIENTO DEL
interesadas GESTIÓN /Proyección Falta de compromiso en todos los niveles de la Asumir el Programa de educación y sensibilización Registro programa de Coordinación del SGA
Rara vez Moderado Moderado Anual PROGRAMA DE
Social Institución. riesgo ambiental Sensibilización ambiental Ambiental SENSIBILIZACIÓN Y
Inadecuada aplicación de las técnicas y Registro Cronograma de
Cronograma de Capacitación y toma de conciencia del SGI Coordinación del SGA EDUCACIÓN
herramientas para la promoción del Sistema de capacitación y toma de Anual AMBIENTAL
Ambiental
Gestión. conciencia del SGI
G. AMBIENTAL / Posibilidad de no Falta de un mecanismo formal para conocer la
Procedimiento de Identificación, Actualización y Evaluación de Actas de reunión / matriz Coordinación del SGA
cumplir con los requisitos legales normatividad de los diferentes Sistemas de
Requisitos Legales y de Otro Tipo del Sistema de Gestión Integral requisitos legales Isolución Ambiental semestral
de carácter ambiental aplicable a la gestión.
Institución Registro Normograma SGA Coordinación del SGA
Implementación Instructivo de actualización del normograma. semestral
Falta de actualización del nomograma de cada Ambiental
Identificación y Seguimiento cumplimiento Actas de reunión / matriz Coordinación del SGA
uno de los Sistemas de Gestión.
requisitos legales. requisitos legales Isolución Ambiental
semestral
GA-FI-10
CUMPLIMIENTO DE
GESTIÓN Asumir el FR-026 Necesidades *Coordinación del SGA Anual
Improbable Insignificante Bajo REQUISITOS LEGALES Y
/Cumplimiento riesgo económicas anuales por Ambiental DE OTRO TIPO DEL
Requerimiento anual de las necesidades del SGI, mediante el dependencia. SISTEMA DE GESTIÓN
Falta de recursos para aplicar la normatividad
diligenciamiento del formato GF-FR-026 Necesidades económicas *Correo electrónico con la *Coordinación del SGA Anual AMBIENTAL
vigente.
anuales por dependencia / Revisión por la Dirección aprobación de los recursos. Ambiental
*Acta revisión por la Anual
dirección * Jefe de Planeación
Identificación y Seguimiento cumplimiento Matriz requisitos legales Coordinación del SGA

Por desconocimiento u omisión. Isolución/Registro semestral
requisitos legales / Revisión periódica a paginas oficiales Ambiental
Normograma SGA
G. AMBIENTAL / Posibilidad de no Planes de Manejo Integral de Residuos Sólidos Ordinarios y Documentos
Insuficiente personal e infraestructura física Coordinación del SGA
realizar una gestión integral a los Hospitalarios, Manual de riesgo químico Implementados Anual
para el manejo y tratamiento de los residuos. Ambiental
residuos sólidos y líquidos
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
residuos sólidos y líquidos
generados en la institución Registro
(ordinarios, especiales, peligrosos, Inspecciones/certificados
recuperables) disposición residuos/Visitas
GA-FI-01: RESIDUOS
a proveedores críticos Coordinación del SGA SÓLIDOS DESTINADOS
Controles ambientales ineficaces. Controles operacionales establecidos /*registros seguimiento Continuo
Ambiental PARA RECICLAJE
residuos especiales,
GA-FI-02: RESIDUOS
peligrosos, ordinarios y
PELIGROSOS Y/O
Asumir el recuperables ESPECIALES
GESTIÓN /Ambiental Rara vez Menor Bajo DISPUESTOS
riesgo Documentos
No contar con plan de contingencia para el Coordinación del SGA ADECUADAMENTE.
Planes de Manejo de Residuos ordinarios y hospitalarios Implementados Anual
manejo integral de residuos sólidos. Ambiental
GA-FI-03:
*Registros seguimiento DISMINUCIÓN
residuos especiales, RESIDUOS SÓLIDOS
peligrosos, ordinarios y PERCAPITA
Desconocimiento de la comunidad Institucional Programas ambientales (residuos sólidos, Educación ambiental) recuperables
*Listas de asistencia Coordinación del SGA Continuo
sobre separación en la fuente de residuos.
actividades de educación y Ambiental
capacitación
* Seguimiento programas
G. AMBIENTAL / Posibilidad de no ambientales
*Lista asistencia inducción
lograr un enfoque de ciclo de vida terceros Continuo
dentro de los procesos de Establecimiento de criterios ambientales en el manual de *Matriz aspectos e impactos
adquisición de bienes y servicios en El modelo de la contratación publica dificulta el ambientales obra civil Coordinación del SGA
contratación de terceros
la Institución cumplimiento de criterios ambientales. *Manual contratación Ambiental
Cada que se
terceros socializados con presente una
contratistas obra
*Estudio previos * Líder del proceso que
gestionados realiza la adquisición
Reducir el
GESTIÓN /Ambiental Improbable Moderado Moderado *Registro criterios del bien o servicio
riesgo
ambientales
Falta de claridad en el establecimiento de
Establecimiento de criterios ambientales en la adquisición de * Instructivo GA - IT -008
requisitos ambientales al momento de realizar Continuo
bienes y servicios. EVALUACIÓN Y DEFINICIÓN *Coordinación del SGA
adquisición de bienes y servicios.
DE CRITERIOS AMBIENTALES Ambiental
Y DE SEGURIDAD Y SALUD
EN LAS COMPRAS Coordinación del SGA
INSTITUCIONALES Ambiental
Falta de conocimiento por parte de los líderes
Evaluación de proveedores *Lista de asistencia de
de proceso en temas relacionados con ciclo de Continuo
Identificación y seguimiento a proveedores criticos socialización evaluación * Coordinación del SGA
vida y compras públicas sostenibles.
G. AMBIENTAL / Posibilidad de que Implementación controles operacionales. *proveedores con lideres de
Registro inspecciones Ambiental
Falta de seguimiento e implementación de
se generen afectaciones medio Seguimiento controles operacionales ambientales
controles ambientales.
ambientales que incidan en la GESTIÓN /Proyección Asumir el Implementación acciones correctivas y de mejora * Registro seguimiento * Coordinación del SGA
Improbable Insignificante Bajo Continuo
comunidad aledaña Social riesgo Inspecciones ambientales Ambiental
Falta de comunicación entre el sistema de G.A -
Seguimiento PQRSFD *Acciones correctivas y de
Procesos Institucionales y Comunidad.
mejora en el modulo de
G. AMBIENTAL / Posibilidad de no *Lista de asistencia
controlar oportunamente y de Falta de educación y entrenamiento brigada de *Entrenamientos Brigada * Coordinación del SGA
Plan de emergencias implementado Continuo
forma eficaz una emergencia emergencias. *Plan de Emergencias Ambiental - SST
ambiental
Falta de sensibilización con las partes PON revisados y * Coordinación del SGA
Procedimientos operativos normalizados divulgados. socializados en áreas criticas Ambiental - SST Continuo
interesadas.
Asumir el *Lista de asistencia/registro

GESTIÓN /Ambiental Rara vez Insignificante Bajo fotográfico
riesgo
Herramientas operativas inadecuadas. *Guion * Coordinación del SGA
Simulacros emergencias Continuo
Simulacros/informes Ambiental - SST
simulacros
*Acciones correctivas y de
Falta de recursos para la atención de mejora en el modulo de
Implementación acciones correctivas y de mejora * Coordinación SST Continuo
emergencias. mejoramiento en Isolución
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
G. AMBIENTAL / Posibilidad de Aplicación Resolución 121

afectación en la salud de las partes de 2018 -Mediante la cual
interesadas de la Instituciones, se genera el compromiso de
asociado a problemas de movilidad la alta dirección con la
formulación e
implementación del plan de
movilidad sostenible en la
Niveles de ruido alto producidos por cercanía Institución Universitaria
Implementación normatividad de movilidad sostenible * Coordinación del SGA Continuo
con la vía al mar y la avenida 80 Colegio Mayor de Antioquia
y se reconocen los
incentivos descritos en la
Asumir el ley 2811 del 21 de octubre
GESTIÓN /Ambiental Improbable Menor Bajo
riesgo de 2016, a los funcionarios
públicos
Afectación de la calidad del aire debido a la * Listas de asistencia

Campañas Institucionales promoviendo movilidad sostenible * Coordinación del SGA Continuo
cercanía de la avenida 80 *Registro fotográfico
Falta de recursos económicos y de compromiso *Plan De movilidad
de la alta dirección para implementar el Plan Planes de Movilidad Empresarial Sostenible —Planes MES empresarial sostenible de la * Coordinación del SGA Continuo
MES. institución
Plan anual de necesidades económicas del SGA FR-026 Necesidades * Coordinación del SGA Continuo
económicas anuales por
dependencia.
G. AMBIENTAL / Posibilidad de *Lista asistencia inducción
incumplimiento de requisitos terceros
legales ambientales por parte de *Matriz aspectos e impactos
proveedores externos. Falta de seguimiento a proveedores por parte Establecimiento de criterios ambientales en el manual de ambientales obra civil
* Coordinación del SGA Continuo
del SGA. contratación terceros *Manual contratación
terceros socializados con
contratistas
*Estudio previos * Líder del proceso que
gestionados realiza la adquisición
*Registro criterios del bien o servicio
ambientales
Falta de rigurosidad al momento de contratar
Establecimiento de criterios ambientales ambientales en la * Instructivo GA - IT -008
debido a la modalidad de contratación en Continuo
adquisición de bienes y servicios. EVALUACIÓN Y DEFINICIÓN *Coordinación del SGA
entidades publicas.
DE CRITERIOS AMBIENTALES Ambiental
Y DE SEGURIDAD Y SALUD
EN LAS COMPRAS Coordinación del SGA
INSTITUCIONALES Ambiental
GESTIÓN Reducir el *Matriz aspectos e impactos
Posible Menor Moderado
/Administrativo riesgo ambientales obra civil. Coordinación del SGA
Control operacional aplicado a proveedores *Inspecciones ambientales Continuo
Ambiental
*Lista de asistencia de
socialización evaluación *Coordinación del SGA
proveedores con lideres de Ambiental
Seguimiento a proveedores críticos proceso
Falta de rigurosidad al momento de contratar Continuo
*Registro Identificación y * Líder de proceso que
debido a la modalidad de contratación en
seguimiento a proveedores realiza la compra y
entidades publicas.
críticos realiza la evaluación.
*Lista de asistencia de
socialización evaluación *Coordinación del SGA
proveedores con lideres de Ambiental
Evaluación ambiental proveedores. proceso Continuo
*Registro Evaluación de * Líder de proceso que
proveedores realiza la compra y
realiza la evaluación.
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
G.INFRAESTRUCTURA/Posibilidad GESTIÓN / Fallas técnicas, ambientales e imprevistos por Programación de mantenimientos preventivos internos y Programación de
de atraso en la atención a las INFRAESTRUCTURA diferentes factores externos anualizados. mantenimientos *Indicador de
solicitudes de servicios del proceso preventivos internos, Auxiliar técnico de cumplimiento de
Anual
enfocados al mantenimiento de la Programación de infraestructura las solicitudes de
infraestructura fìsica. mantenimientos servicios
preventivos externos correctivos por
Falta de planeación y previsión de necesidades, Programación y atención de las solicitudes de servicios mediante parte de los
y desacato a los tiempos previos para las el aplicativo PLANNEA acorde al procedimiento y tiempos Auxiliar técnico de usuarios
Aplicativo PLANEA Permanente
solicitudes, establecidos en el SGC por parte de Reducir el establecidos. infraestructura *Indicador de
los usuarios Probable Menor Alto
riesgo Programación y ejecución cumplimiento de
Programación y ejecución de jornadas intensivas de
de jornadas intensivas de Auxiliar técnico de los mantenimiento
mantenimiento vacacionales. Semestral
mantenimiento infraestructura correctivos
vacacionales detectados por el
Consolidado de la proceso
Auxiliar técnico de
Medición de las calificaciones de satisfacción del usuario. satisfacción de los usarios Trimestral *Indicador de
infraestructura
de los servicios satisfacción de los
Medición de los indicadores de mantenimientos correctivos del usuarios
ISOLUCION Líder de Infraestructura Trimestral
proceso y de solicitudes externas.
G.INFRAESTRUCTURA/Probabilidad GESTIÓN Retrasos en obligaciones contractuales de los Contratación de interventoría integral externa para proyectos de Contrato de interventoría Cada que se
de no alcanzar la meta de /INFRAESTRUCTURA encargados de ejecutar las obras. mayor cuantía y complejidad. por cada obra licitada e Líder de Infraestructura
licita una obra *Ejecución de los
intervención de los proyectos de informe de interventoría
Imprevistos no contemplados por la Análisis en temporalidad de los proyectos en ejecución cuando proyectos de
infraestructura.
complejidad del proyecto o que no son Asumir el se amerite, justificado en comités técnicos. Cada dos infraestructura
Rara vez Menor Bajo Actas de comité de obra Líder de Infraestructura
previsibles en la etapa de diseño y riesgo semanas *m2 de
precontractual. infraestructura
Exigencia de pólizas de cumplimiento integrales tanto para el Pólizas emitidas por Cada que se intervenidos
contratista de obra como para el contratista de interventoría. Líder de Infraestructura
aseguradora licita una obra
G. LEGAL /Probabilidad de no Probabilidad de no *Indebida interpretacion normativa *Seguimiento trimestral por parte del Jefe de Area de las *Planillas de seguimiento
realizar la defensa jurídica de la realizar la defensa *Cambios jurisprudenciales. actuaciones juridico-procesales realizadas, a través del de caso por caso.
entidad en debida forma. jurídica de la entidad en seguimiento al indicador de Gestión Legal (Formato "Seguimiento *Acta de reunión. Seguimiento
Mayor Reducir el Cada que se
debida forma. Raro Alta Etapas Juridico-Procesales" GL-FR-040). Secretario General Etapas Juridico-
riesgo requiera
*El equipo de trabajo de la oficina jurídica se reune para definir Procesales
las estrategias de defensa del proceso.
G. LEGAL /Probabilidad de no Probabilidad de no *Omisión *Documento donde se relacionan las obligaciones de los *Registros de la
realizar una supervisión técnica, realizar una supervisión *Desconocimiento supervisores. sensibilización.
administrativa, juridica y financiera técnica, administrativa, Moderado Reducir el *Flash recordando cumplimiento de la resolución 329 de 2013. Cada que se
Posible Alta Secretario General No se tiene
de los contratos. juridica y financiera de riesgo requiera
los contratos.
G. MEJORA /Posibilidad de no Falta de compromiso de la alta Dirección con el Implementación de la Resolución 167 de 2018 Compromiso y *Asignación del
mantener el Sistema de Gestión de GESTIÓN / Sistema de gestión y control a los procesos. liderazgo de la alta dirección con el SGI. presupuesto
Calidad. *Acta de la revisión por la La alta dirección Anual
Administrativo
dirección
No asumir los roles, responsabilidades y Implementación del procedimiento PI-PR-001 REVISIÓN POR LA *Informe para la revisión * Informe - SGI
autoridad dentro del Sistema de Gestión. DIRECCIÓN por la dirección * Acta - Planeación I
*Acta de la revisión por la *Lista de Asistencia- Anual
dirección Planeación I
*Lista de asistencia
Falta de recursos. Implementación del instructivo TH-IT-004 Roles, *Lista de asistencia de Líder de Talento
Asumir el Permanente
Rara vez Menor Bajo responsabilidades y autoridad del SGI. socialización de roles Humano No se tiene
riesgo
Implementación del procedimiento GM-PR-001 PREPARACIÓN Y *Programa de auditoria
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS *Planes de auditoria Coordinación de G. de
Anual
*Informes de auditoria la Mejora
*Actas
Requerimiento anual de las necesidades del SGI, mediante el *Formato diligenciado GF-
diligenciamiento del formato GF-FR-026 Necesidades económicas FR-026 Necesidades
anuales por dependencia. económicas anuales por Coordinación de G. de
dependencia. Anual
la Mejora
*Correo electrónico con la
aprobación de los recursos.
G. MEJORA /Posibilidad de no GESTIÓN / Falta de un mecanismo formal para conocer la Afiliación a organismo de normalización encargado de emitir y Contrato y factura de Coordinación de G. de
cumplir con la normatividad Cumplimiento normatividad del Sistema de Gestión de la actualizar la normatividad relacionada con el Sistema de Gestión afiliación Anual
la Mejora
aplicable al Sistema de Gestión de la Calidad. de la Calidad (Icontec)
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
aplicable al Sistema de Gestión de la
Calidad. Falta de actualización del nomograma del Implementación del Instructivo GL-IT-001 ACTUALIZACIÓN DEL Diligenciamiento del
Sistema de Gestión de la Calidad. NORMOGRAMA formato GL-FR-039 Coordinación de G. de
Semestral
NORMATIVIDAD POR la Mejora
PROCESO No se tiene
Falta de recursos para aplicar la normatividad Requerimiento anual de las necesidades del SGI, mediante el *Formato diligenciado GF-
vigente. diligenciamiento del formato GF-FR-026 Necesidades económicas FR-026 Necesidades
anuales por dependencia. económicas anuales por Coordinación de G. de
Asumir el dependencia. Anual
Rara vez Menor Bajo la Mejora
riesgo *Correo electrónico con la
aprobación de los recursos.
Omisión Implementación del procedimiento GM-PR-008 IDENTIFICACIÓN Acta GM-FI-03
Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES CUMPLIMIENTO
Y DE OTRO TIPO DE REQUISITOS
Coordinación de G. de LEGALES Y DE
Semestral
la Mejora OTRO TIPO DEL
SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
G.ADTTIVA Y FINANCIERA /Gastos Gastos no Formular y documentar un cronograma de solicitudes de *Oficios enviados desde la
no contemplados en el contemplados en el diligenciamiento del formato GF-FR-026 Necesidades económicas Vicerrectoría administrativa
presupuesto inicial presupuesto inicial anuales por dependencia estableciendo fechas de radicación en y financiera solicitando las
la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. necesidades económicas. Vicerrectoria No se tienen
Necesidades económicas Moderado Reducir el
Posible (3)
(3)
Alta *Formato diligenciado con Administrativa y Anual indicadores
anuales reportadas de forma riesgo
las necesidades económicas Financiera definidos
incompleta, por las diversas por cada una de las
dependencias de la dependencias
Institución.
G.ADTTIVA Y FINANCIERA /Afectar Afectar rubros que no *Desconocimiento de la norma. Revisar el diligenciamiento del formato GF-FR-022 Solicitud de
rubros que no corresponden con el corresponden con el CDP y/o registro presupuestal, conforme a las necesidades y al Formato GF-FR-022
*Documentos soportes con objetos no Vicerrectoria No se tienen
objeto del gasto objeto del gasto Moderado Reducir el presupuesto Solicitud de CDP y/o Cada que se
claros. Raro (1) Moderada Administrativa y indicadores
(3) riesgo registro presupuestal requiera
*Desconocimiento de la planeación asignado. Financiera definidos
diligenciado
presupuestal de la Institución.
G.ADTTIVA Y FINANCIERA Reconocimiento errado *Falta de idoneidad en el documento *Aplicar los procedimientos definidos.
/Reconocimiento errado de los de los hechos fuente. *Elevar consulta sobre temas relevantes para la entidad y que
hechos económicos económicos *Descripción inadecuada del hecho en el puedan impactar los estados
documento fuente. financieros de la IUCMA.
*Falta de información en el documento
*Formatos diligenciados de
soporte. Vicerrectoria No se tienen
Moderado Reducir el conciliaciones con soportes
*Desconocimiento de la norma. Posible (3) Alta Administrativa y Mensual indicadores
(3) riesgo *Solicitud de concepto y
*Interpretación inadecuada del hecho Financiera definidos
respuesta cuando aplique.
realizado, conforme al régimen de
contabilidad pública.
*Incapacidad de asociar el hecho
económico realizado con las normas
contenidas en el PGCP.
G.ADTTIVA Y FINANCIERA Hechos económicos Verificar la composición de los saldos de las cuentas contables y
/G.ADTTIVA Y FINANCIAERA ocurridos, no compararlos con la información generada por las demás áreas de
/Hechos económicos ocurridos, no registrados en la *Formatos de conciliaciones Vicerrectoria No se tienen
Moderado Reducir el
registrados en contabilidad. contabilidad. Raro (1)
(3)
Moderada Institución. con soportes Administrativa y Mensual indicadores
Falta de conciliación entre contabilidad y riesgo
Financiera definidos
las dependencias que generan información
contable.
G.ADTTIVA Y FINANCIERA Información de los *Elaboración de estados contables, antes *Ejecutar el proceso de cierre contable, mensual y/o anual, en el
/Información de los estados estados contables que de efectuar el cierre contable. software SICOF, siguiendo las
contables que no coinciden con los no coinciden con los *Acceso al módulo contable, sin control de directrices del manual de políticas y el manual del proveedor
libros de contabilidad. libros de contabilidad. permisos, perfiles y roles. ADA. Estados financieros Vicerrectoria No se tienen
Mayor
*Elaboración de estados contables, sin Raro (1) Alta Evitar el riesgo *Definir responsabilidades de los funcionarios y asignarle los certificados acordes con Administrativa y Mensual indicadores
(4)
permisos suficientes para cumplir su tarea en cada aplicativo de libros contables. Financiera definidos
cotejar los libros contables.
SICOF.
*Generar balances de prueba.
*Revisar saldos contra auxiliares.
*Realizar ajustes contables.
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
G.COMUNICACION /Insatisfacción Insatisfacción con la *Solicitudes de servicio fuera de los rangos de *Procedimiento de Atención a solicitudes de servicio de *Atencion de las soliciutdes
con la prestación de los servicios en prestación de los tiempo establecidos. comunicaciones. en PLANNEA
terminos de tiempo y calidad servicios en terminos de *Requerimientos de servicios informales. *Envio de flash notificando que la atención a requerimientos se
tiempo y calidad *Asistencia excesiva a reuniones. hará solo con el diligenciamiento de la Solicitud de servicios. *Medición de los
*Personal insuficiente y sin las competencias *No recepcionar requerimientos por fuera del procedimiento indicadores No se tienen
Mayor Reducir el Líder de Gestión de Cada que se
requeridas. Improbable (2)
(4)
Alta establecido. indicadores
riesgo Comunicación requiera
*Ausencia de agenda de eventos *Envio de correos electronicos cuando no se cumple con el definidos
institucionales. diligenciamiento del formato de Solicitudes de servicio.
*Desactualización de software necesarios para *Medición de indicadores de acuerdo con la frecuencia
el desarrollo del proceso. establecida.
*Herramientas de trabajo obsoletas.
G.COMUNICACION /Afectación del Afectación del *Situaciones imprevistas de orden académico, *Lineamientos para preservar la imagen institucional y contribuir *Política
posicionamiento de la marca posicionamiento de la administrativo y proceder inadecuado de un a los lineamientos de la marca. *Plan de Mercadeo
Institucional. marca Institucional. funcionario. *Plan de Mercadeo y Comunicación establecido de acuerdo con *Canales de comunicación
*Falta de presupuesto para llevar plan de los objetivos institucionales pero que es reducido para alcanzar *Plan de Compras
mercadeo y comunicación para el los objetivos planteados por la dirección y las necesidades reales *Plan de Comunicaciones
posicionamiento de la marca Institucional. de la institución bajo su contexto. *Manual de protocolo de
*Difusión de la información a través de los canales crisis
institucionales, con un cubrimiento limitado por la falta de
personal para la creación de los contenidos. No se tienen
Moderado Reducir el *Actualización de la información de los diferentes procesos según Líder de Gestión de
Improbable (2)
(3)
Moderada Permanente indicadores
riesgo las solicitudes de los responsanbles de generar la información. Comunicación
definidos
*Generación del Plan de Compras de acuerdo con las
necesidades de la Institución, que es reducido para alcanzar los
objetivos planteados.
*Control del impacto de las estrategias implementadas por la
oficina de comunicaciones, generando redicreccionamiento de
acuerdo con los resultados obtenidos y ajustándose a la
asignación presupuestal.
*Manual de protocolo de crisis, instrumento de consulta para
G. DOCUMENTAL /Posibilidad de *No verificación de la transferencia enfrentar una situación
*Implementación que afecte
del instructivo la marca.
para préstamo de documentos y Formato GL-GD-FR-014
pérdida del material de archivo e documental primaria en caso de que la solicitud sea del documento original por Líder de Gestión Cada que lo
GESTION / Solicitud de préstamo de
información digital (Document) requerimiento legal se entrega copia autenticada. Documental soliciten
TECNOLÓGICO documentos diligenciado
*Incendio o Inundación Asumir el *Verificar contra inventario la transferencia primaria recibida. Formato Unico de Líder de Gestión
Rara vez Insignificante Bajo Anual No se requiere
riesgo Inventario Documental Documental
*Controles deficentes al realizar préstamo del *Capacitación en el manejo del software Document. Líder de Gestión A solicitud del
Lista de asistencia
documento original Documental usuario
*Seguro todo riesgo que ampara siniestros en la Institución. Póliza en área de Bienes y Líder de Gestión
Anual
Servicios Documental
G. DOCUMENTAL /Posibilidad de GESTION / *Condiciones inapropiadas de la *Fumigaciones periódicas y aseo de los archivadores y unidades *Programación de la
deterioro de los documentos por CUMPLIMIENTO infraestructura física. de conservación. fumigación desde el área de
Líder de Gestión
agentes externos (microorganismos Infraestructura Mensual
Documental
y agentes probióticos) *Correo electrónico
Asumir el notificando la fumigación No. De eventos
*Almacenamiento inadecuado que deteriora el Rara vez Menor Bajo *Implementación del Instructivo GL-GD-IT-002 Transferencias
riesgo presentados
documento en el momento de la consulta. documentales, donde se proporcionan las directrices para Formato Unico de Líder de Gestión
Anual
organización de los documentos en la carpeta Inventario Documental Documental
*Influencia de microorganismos externos,

(hongos, insectos roedores. etc)
G. DOCUMENTAL /Posibilidad de GESTION / Incumplimiento de las directrices para la *Implementación del Instructivo GL-GD-IT-002 Transferencias
flujo inoportuno de la información CUMPLIMIENTO transferencia primaria documentales, donde se proporcionan las directrices para Formato Unico de Líder de Gestión
Anual
a los usuarios. organización de los documentos en la carpeta Inventario Documental Documental Entrega oportuna
Asumir el
Rara vez Menor Bajo de documentos
riesgo
solicitados
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
INTERNACIONALIZACIÓN Posibilidad de que se *Insuficiencia de recursos económicos *Reporte anual enviado a la Vicerrectoria admnistrativa con las *Formato de necesidades
/Posibilidad de que se genere muy genere muy baja *Insuficientes convenios interinstitucionales necesidades económicas del área diligenciado
baja movilidad entrante y saliente, movilidad entrante y *Barreras linguísticas o idiomáticas *Cumplimiento de la Política y reglamento de movilidad *Actas compromisorias,
impactando negativamente la saliente, impactando *Mantener el relacionamiento y la comunicación con organismos solicitudes de CDP, registro
gestión de las relaciones negativamente la e instituciones internacionales. audiovisual
Mayor Reducir el Director de Movilidad
internacionales de la Institución. gestión de las relaciones Improbable (2) Alta *Invitar a las áreas para que propongan actividades que pueden *Correos electrónicos Anual
(4) riesgo Internacionalización Institucional
internacionales de la ser incluídas en los convenios interinstitucionales. *Convenios firmados
Institución. *Desarrollar actividades y eventos que motiven a la movilidad. *Listas de asistencia
INVESTIGACIÓN /Posibilidad de que Posibilidad de que las *Falta de compromiso del personal involucrado *Evaluación para la aprobación de los proyectos de investigación Formatos diligenciados IV-
las actividades que permiten el actividades que en las actividades de investigación (Comité de Facultad, Consejo de Facultad, Dirección de FR-016 Y IV-FR-11
desarrollo de los proyectos de permiten el desarrollo *Desconocimiento de las características y investigaciones, evaluador externo, Comité central de
investigación, no aporten al de los proyectos de normatividad de la institución investigaciones).
fortalecimiento académico investigación, no *Llevar a cabo proyectos de investigación no *Comprobación de los resultados e impactos esperados con el No se tienen
Menor Asumir el Cada que se
institucional, ni contribuyan a aporten al pertinentes. Raro (1)
(2)
Baja desarrollo de la investigación (IV-FR-11) Lider Investigación indicadores
riesgo requiera
resolver las necesidades de la fortalecimiento *Fuerzas externas que presionen el desarrollo *Criterio tenido en cuenta para la aprobación de los proyectos. definidos
sociedad. académico institucional, de proyectos no pertinentes.
ni contribuyan a *No se evalúa el valor agregado
resolver las necesidades
de la sociedad.
INVESTIGACIÓN /Posibilidad que no Posibilidad que no se *No continuidad del *Se evalúa el informe avances enviado por los investigadores, en *Formato diligenciado de
se concluya una concluya una investigador principal. el aspecto técnico y financiero revisión de informes
investigación en curso investigación en curso *Administración deficiente de *Criterio que se tiene en cuenta para la evaluación docente. *Evaluación docente
los recursos asignados para la No se tienen
Moderado Asumir el Cada que se
ejecución del proyecto. Raro (1) Moderada Lider Investigación indicadores
(3) riesgo requiera
*Factores externos que definidos
generen cese de actividades.
*Las entidades cofinanciadoras incumplan con
los acuerdos establecidos para la ejecución del
INVESTIGACIÓN /Posibilidad de que Posibilidad de que se proyecto
*Falta de seguridad *Firma de actas de confidencialidad por todos los involucrados *Actas firmadas
se filtre información filtre información tecnológica o humana. *Inscripción de los proyectos ante la superintendencia *Resolución de la
reservada o confidencial reservada o confidencial *Desconocimiento de la *Firma de actas de suscripción de los proyectos superintendencia
No se tienen
legislación relacionada con Moderado Reducir el Cada que se
derechos patrimoniales y
Raro (1)
(3)
Moderada Lider Investigación indicadores
riesgo requiera
propiedad intelectual. definidos
*Incumplimiento de los
convenios y actas de
LACMA /Posibilidad de no asegurar GESTIÓN confidencialidad
Fallas en el proceso de comunicación con el Recepción y/o diligenciamiento de remisión para el registro y *Formato LAC-PS-FR-060 *Analistas Permanente
la confiabilidad, precisión y /CUMPLIMIENTO cliente para la identificación del servicio. lectura de muestras . Remisión de muestras *Coordinación de
oportunidad de los ensayos diligenciado. Laboratorio
realizados. *Remisiones del cliente
magnéticas o físicas.
Falta de competencia y capacitación del Implementación del Programa de entrenamiento de personal y *Coordinación de
*Formato LAC-PS-FR-051
personal. perfiles de cargo. Laboratorio Cada que se
Inducción, reinducción y
*Representante de la requiera
entrenamiento diligenciado.
alta dirección
Insumos y/o equipos no apropiados para el Requisitos de compra adaptados a las necesidades de los Cada que se Indicadores de
Estudios previos Supervisor asignado
desarrollo del ensayo. diferentes análisis. requiera calidad de
Errores en los ensayos de medición por falta Ejecución del Plan de Calidad de la Prestación del Servicio LAC-PS- controles internos
de método o incumplimiento de la OD-001. Trazabilidad de las muestras Analistas Permanente y externos.
normatividad.
Alta demanda de análisis en un momento Implementación de los Instructivos de proceso para la prestación Formato LAC-PS-FR-031 Evaluación de la
Asumir el Analistas Permanente
particular Rara vez Menor Bajo del servicio. diligenciado. Satisfacción del
No asegurar el buen funcionamiento y control riesgo Cumplimiento de los estándares de la red nacional de *Analistas
Cliente.
metrológico de mantenimiento y calibración de laboratorios. Indicadores medidos *Coordinación de Semestral
equipos. Laboratorio
Medición de Indicadores de calidad de controles internos y Encuesta diligenciada Coordinación de Medición del
Semestral Indicador de
externos. Indicador medido Laboratorio
Evaluación de la Satisfacción del Cliente. *Formato LAC-PS-FR-046 *Analistas Confiabilidad.
diligenciado *Coordinación de Semestral
*Indicadores medidos Laboratorio
Medición del Indicador de salidas no conformes. Coordinación de
*Indicadores medidos Semestral
Laboratorio
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
Ejecución del cronograma anual de mantenimiento y calibración. *Plan y Programa de

Mantenimiento y
*Analistas
Calibración
*Coordinación de Anual
*Informes de
Laboratorio
Mantenimiento y
Calibración
LACMA/Entrega no intencional al GESTIÓN Incumplimiento o revisión insuficiente de los Revisión, aprobación y radicado de los informes de resultados de *Verificación, aprobación y
cliente de salidas no conformes. /CUMPLIMIENTO resultados emitidos antes de ser enviados al los clientes por parte de la Coordinación del Laboratorio o firma en el formato LAC-PS-
cliente. persona competente designada para ello. FR-031 Registro y lectura de *Coordinación de
Permanente
muestras Laboratorio
*Informe final radicado en
el formato LAC-PS-FR-033
Medición del
Fallas en la detección de salidas No Asumir el Clasificación de salidas No Conformes, según LAC-PS-OD-008. Formato diligenciado LAC- *Analistas
Posible Menor Moderado Cada que se Indicador de
Conformes. riesgo PS-FR-046 Salidas no *Coordinación de
requiera Confiabilidad.
conformes Laboratorio
Inexistencia de procedimiento de identificación Ejecución del Procedimiento LAC-PS-PR-004 Salidas No Formato diligenciado LAC- *Analistas
Cada que se
de salidas no conformes. Conformes. PS-FR-046 Salidas no *Coordinación de
requiera
Corrección o tratamiento al producto no conforme en el formato Formato diligenciado LAC- *Analistas
Cada que se
LAC-PS-FR-046. PS-FR-046 Salidas no *Coordinación de
requiera
LACMA/Posibilidad de que las ESTRATÉGICO / Insuficiente asignación de recursos Solicitud de necesidades anuales del laboratorio. *Formato GF-FR-026
estrategias de direccionamiento GERENCIAL Necesidades Económicas
implementadas no garanticen el anuales por dependencia *Coordinación de
Anual
cumplimiento de la misión del diligenciado. Laboratorio
laboratorio *Correo con la asignación
presupuestal.
Falta de un Plan de Mercadeo. Elaboración y ejecución del Plan de Mercadeo del Laboratorio. LAC-DN-FR-013 Plan de *Coordinación de
Anual
Mercadeo diligenciado. Laboratorio
Infraestructura física y tecnológica insuficiente Ejecución del Mantenimiento y renovación de la Infraestructura *Plan y Programa de
para la oferta de servicios. física y tecnológica. Mantenimiento y
Asumir el Calibración Efectividad de las
Rara vez Menor Bajo *Informes de
riesgo *Analistas cotizaciones
Mantenimiento y *Coordinación de Anual
Calibración Laboratorio
*Proceso de contratación
para la adquisición de
infraestructura tecnológica.
Incumplimiento de la normatividad vigente. Cumplimiento de los estándares de la red nacional de Acta de cumplimiento de los
laboratorios. estándares exigidos por la *Coordinación de
Secretaría Seccional de Permanente
Laboratorio
Salud de Antioquia.
QUEDATE EN GESTIÓN / Academico Ausencia de referentes teoricos para el Protocolos de accion para las asesorias en ciencias basicas y
COLMAYOR/Posibilidad de que las desarrollo de las aseosrias y consultas en psicologia educativa, enfocado en referentes teoricos que anclen Protocolos Coordinadora de
Semestral
estrategias Quédate en Colmayor psicologia educativa. el que hacer en las estrategias desarrolladas en Quedate en Quédate Colmayor
no posean metodologias claras Colmayor.
para el desarrollo de las actividades Ausencia de metodologias para la intervencion Protocolos de accion para las asesorias en ciencias basicas y
enmarcadas dentro de Quedate de la consulta en psicologia educativa y psicologia educativa, enfocado en referentes teoricos que anclen Coordinadora de
asesorias en ciencias basicas. el que hacer en las estrategias desarrolladas en Quedate en Protocolos Permanente
Colmayor. Quédate Colmayor
Colmayor.
Baja asistencia de los estudiantes al programa Implementar los procedimientos estalecidos en el sistema d Formatos diligenciados de
Coordinadora de
de Quédate en Colmayor. egestion de calidad para el desarrollo de las actividades acuerdo a cad Semestral
Quédate Colmayor DC-PE-FI-05
enmarcadas en Quédate en Colmayor. aprocedimiento
Baja Pertinencia de la oferta de Quedate en Implementación de formatos de evaluación para los Formatos de evalucion IMPACTO DE
Colmayor. profesionales que desarrollan las actidades dentro de Quédate fisicos e informes d elos QUEDATE EN
en Colmayor. mismos en digital, y Contratistas Permanente COLMAYOR AL
Asumir el
Rara vez Insignificante Bajo formulario de evaluacion de RENDIMIENTO
riesgo
talleres ACADÉMICO DE
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
ACADÉMICO DE
Poca divulgación de los servicios de Quédate Revisar semestralmente las asignaturas con mayor perdida Informe de alertas de LOS ESTUDIANTES
en Colmayor. academica para los 3 primeros semestres y de ahí determinar la perdidas en cada 25%, de QUE UTILIZAN LOS
oferta. acuerdo a esto s eestblece SERVICIOS.
las asignaturas con mayor Contratista apoyo para
Permanente
perdida que se desarrollen las ciencias basicas
en los 3 primeros semestre
y que sean de las ciencias
basicas
Estrategias de divulgación por redes sociales, pagina web, y Publicaciones en facebook,
boletines enviados al correo electronico, ademas de saloneo boletines semanales, la
durante las 2 primeras semanas de clase ofertando los servicios Equipo de trabajo Permanente
informacion suminsitrada
de Quédate en Colmayor. en la wiki.
BIENESTAR I/Probabilidad de que la *No se tiene en cuenta las necesidades y Aplicación de encuestas para evaluar la satisfacción de la *Asistente de Bienestar
programación de las actividades GESTIÓN / expectativas planteadas por la comunidad comunidad institucional con el portafolio ofertado. *Encuesta diligenciada
*Coordinadora de Semestral
deportivas, socioeconómicas, ACADÉMICOS institucional. *Análisis de los resultados
Desarrollo Humano
culturales, de desarrollo humano y
*Incumplimiento del plan de accion de Aplicación de la Ley 30 de 1992, donde estipula que la asignación Vicerrectoría Grado de
de salud no se ajusten a las *Registro presupuestal Anual
bienestar institucional. Asumir el presupuestal corresponde al 2% Financiera satisfacción de los
necesidades y expectativas de la Rara vez Menor Bajo
*Recursos insuficientes para cumplir con el riesgo Seguimiento y evaluación a cada actividad realizada a cargo de * Formatos digitales Coordinadores de cada beneficiarios de
comunidad institucional. Semestral
plan de accion establecido los coordinadores. diligenciados actividad los servicios
*Incumplimiento de los convenios
interinstitucionales para el desarrollo de las
actividades.
BIENESTAR I/Probabilidad de que GESTIÓN / *No disponer de las instalaciones y dotación *Convenios con otras instituciones para la utilización de las Líder de Bienestar *Evaluación a los
los programas de CUMPLIMIENTO adecuada para el instalaciones deportivas. *Convenios firmados Por Vigencia indicadores de
Institucional
bienestar institucional no cumplan cumplimiento de las actividades. gestión: Medición
con *Insuficiente recurso humano *Cronograma semestral por programa. Coordinadores de cada de numero de
la cobertura establecida para la para el cumplimiento de las actividades *Cronograma diligenciado Semestral beneficiarios de
Asumir el actividad
población objetivo. programadas. Rara vez Insignificante Bajo los servicios de
*Debilidad en la planeación de las actividades. riesgo *Campañas de difusión de las actividades a realizar en el *Semanal
*Líder de Bienestar I. Bienestar
semestre. *Registros en página web y *Cada que se
*Enlace de Institucional.
redes oferte una
Comunicaciones
actividad
*Falta de difusión de los servicios de bienestar
institucional.
PI-FI-06 EFICACIA
PLANEACIÓN I/Posibilidad de que se Escaso apoyo de la alta dirección Gestión participativa del proceso con la Alta Dirección con el fín Informe de avance anual del
PONDERADA DEL
incumpla el Plan de Desarrollo de dar a conocer las estrategias que se desarrollan en el proceso, plan de desarrollo que se Asesor de Planeación Anual
GESTIÓN PLAN DE ACCIÓN
Institucional a cargo del equipo de Planeación institucional. presenta al consejo
/CUMPLIMIENTO PI-FI-07
directivo
Recursos financieros insuficientes Formulación, radicación y ejecución de Plan Anual de Inversión *Proyectos de inversión EFICIENCIA
*Asesor de Planeación
(POAI), Proyectos de Inversión y Seguimiento a la Matriz de los *Matriz de los hitos *Anual PONDERADA DEL
*Asistente de banco de
Hitos con el fín de gestionar los recursos para el Presupuesto *Mensual PLAN DE ACCIÓN
proyectos
Anual de Inversión. PI-FI-09 INDICE DE
Inadecuada formulación técnica del Implementación de una metodologia de Formulaciòn "Planeación Equipo de trabajo de INVERSIÓN DEL
Plan de Desarrollo. Estratégica Situacional" con participaciòn de los actores Plan de Desarrollo Planeación Cuatrienal PLAN DE ACCIÓN
Asumir el involucrados. Institucional
Rara vez Menor Bajo PI-FI-14
Poca cultura de Planeación en la institución. riesgo Seguimiento y evaluación semestral del plan indicativo a cargo de Asistente de EFICIENCIA
Asistente de Planeación con el propósito de evaluar la ejecución Plan Indicativo Planeación
Semestral
PONDERADA DEL
de las metas del Plan de Desarrollo.
Debilidad en las estrategias de difusión y Seguimiento y evaluación semestral del Plan de acción a cargo de PLAN INDICATIVO
acompañamiento de la ejecución del plan. Asistente de Banco de Proyectos con el propósito de evaluar las Plan de acción Asistente Banco de PI-FI-15 INDICE DE
Semestral
actividades y ejecución de los Proyectos de Inversión. Proyectos INVERSIÓN DEL
PLAN INDICATIVO
Difusión del Plan de Desarrollo y su ejecución periódica a través Informes de ejecución del PI-FI-19 EFICACIA
de la página web institucional con el fín de informar a la Plan de Desarrollo Asistente de PONDERADA DEL
Semestral
comunidad institucional sobre los avances del Plan de Desarrollo. publicados en la página web Planeación PLAN INDICATIVO
PLANEACIÓN I /Posibilidad de que GESTIÓN Desarrollo de prácticas operativas dejando de Implementación del procedimiento PI-PR-010 Generación,
Políticas Institucionales Jefe de Planeación Permanente
las prácticas operativas se /ADMINISTRATIVO lado el direccionamiento estratégico. aprobación y difusión de políticas institucionales.
encuentren desarticuladas con las Escaso seguimiento a la implementaciòn y
políticas institucionales. consideración de las politicas Institucionales, Reducir el
Improbable Mayor Alto No se requiere
en el que hacer Institucional. riesgo
Políticas deficientes o inexistentes .

PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
PLANEACIÓN I./Insuficiencia en la no implementar actividades de promoción y Cronograma de actividades en materia SST registros de asistencia,
ejecucion de planes y actividades prevención. indicador, cronograma coordinador SG-SST Anual
tendientes a la adecuda gestion de Gestion / cumplimiento diligenciado
los riesgos y peligros, asi como al Incumplimento de los requisitos de ley Actualización, divulgación, de requisitos legales vigente. Indicador, registro de
Profesional de apoyo
desarrollo de las actividades que Reducir el asistencia, matriz de trimestral Indicadores de
Improbable Moderado Moderado SST
generen prevencion. En los riesgo requisitos legales gestion del SG-SST
La no gestion de los diferentes riesgos y Levantamiento, actualizacion de la matriz de riesgos y peligros Profesional de apoyo
servidores publicos y las partes Matriz de peligros permanente
peligros en materia de seguirdad y salud ene l SST
interesadas
trabajo
Falta de recursos financieros. Elaboración de Presupuesto de las necesidades económicas. email con presupuesto
equipo SG-SST anual
asignado,
G.TALENTO HUMANO /No CUMPLIMIENTO *Falta de compromiso de líderes y decanos con *Comunicación a líderes y decanos recordando para el comunicado enviado a los Lider de Talento dos veces al
cumplimiento del PIC por parte de las necesidades reportadas para el PIC. cumplimiento del PIC lideres Humano año
los líderes y decanos. *Falta de socialización del PIC por parte de los *Socialización del PIC comunicado enviado a los Lider de Talento
líderes y decanos con el equipo de trabajo. Asumir el lideres a inicios de año Indicador de
Rara vez Menor Bajo Humano cumplimiento de
riesgo
*Comité de Capacitación presupuesto
Actas Comité de capacitación 2 meses
*Indicador de cumplimiento de presupuesto Lider de Talento
Medición de indicador anual
Humano
VIRTUALIDAD /Posibilidad de que Desconocimiento de los cambios en el uso y Inducción, capacitación, asesoria y soporte permanente a los *Coordinación de
las estrategias de formación aplicación de la tecnologia (brecha digital) para docentes y estudiantes. Virtualidad
*Planilla de asistencia Semestral
implementadas para los procesos GESTIÓN /ACADEMICO procesos de enseñanza - aprendizaje. *Soporte técnico
*Ingreso a Plataforma Permanente
virtuales no sean apropiadas y *Asesores
Indicador de
aplicadas por los docentes y instruccionales
Recursos técnologicos insuficientes para la Seguimiento periódico a los docentes y estudiantes en las *Formato de seguimiento Satisfacción
estudiantes. *Soporte técnico Semanal
generación de competencias TIC. Asumir el diferentes plataformas. diligenciado
Improbable Insignificante Bajo
Metodología inapropiada en los procesos de riesgo Convenio de colaboración con Sapiencia para la estrategia de *Contrato Coordinación de No. De grupos con
Mensual
formación. educacion virtual en las Instituciones del municipio. *Informe de ejecución Virtualidad apoyo a
Insuficiente personal para dar respuesta a las Reentrenaniento con el docente en las herramientas tecnologicas *Soporte técnico plataforma
necesidades de la población en temas de utilizadas para el proceso educativo. *Asesores
Permanente
soporte y capacitación. instruccionales
Convenio de colaboración con Sapiencia para la estrategia de *Contrato Coordinación de
Mensual
educacion virtual en las Instituciones del municipio. *Informe de ejecución Virtualidad
VIRTUALIDAD /Posibilidad de que la GESTIÓN /FRAUDE Desconocimiento de la normatividad vigente. Inducción, capacitación, asesoria y soporte permanente a los *Coordinación de
estrategia utilizada para la docentes y estudiantes. Virtualidad
verificación y control del material *Soporte técnico
*Ingreso a Plataforma Permanente
proporcionado por los tutores y *Asesores
docentes no cumpla con la instruccionales
Los criterios establecidos para la verificación y Actualización del reglamento estudiantil para la metodología *Reglamento Estudiantil *Coordinación de
normatividad establecida para los Reducir el
control no sean los indicados. Posible Moderado Alto virtual. publicado en la página Virtualidad Semestral No se tiene
derechos de autor (plagio). riesgo
institucional y enviado a los *Soporte técnico Permanente
estudiantes virtuales
Diligenciamiento del formato para la revisión de derechos de Formato "Seguimiento de
autor "Seguimiento de derechos de autor en campus virtual". Semestral
derechos de autor en *Soporte técnico
Permanente
campus virtual" diligenciado
APOYOS EDUCATIVOS/Posibilidad Gestión / Cumplimiento *Falta infraestructura física y tecnológica. Actualización permanente desde las nuevas tecnologías. *Registro de los convenios
de que los servicios del proceso de de préstamo
Apoyo Educativo no alcancen la interbibliotecario
cobertura y pertinencia establecida *Medición de la satisfacción
para la comunidad institucional. del cliente
Jefe de Biblioteca Permanente
*Registro de usuarios
formados
*Indicador de
Asumir el *Registro de satisfacción de
Rara vez Menor Bajo impacto del uso de
riesgo usuarios formados
los servicios de la
*Registro de la asistencia
biblioteca
*Falta de recursos bibliográficos. Apoyo permanente del área de tecnología. *Rescata un
Registros de libro
soporte en
Planea
*Inadecuada difusión de los servicios. Actualización de los microcurrículos y los convenios *Registro revisión de
interbibliotecarios microcurriculo
Medición de la satisfacción del cliente. Indicador Jefe de Biblioteca Permanente
Capacitación permanente a la comunidad universitaria Listas de asistencia Jefe de Biblioteca Permanente
PI-FR-017

Riesgo OPCIÓN
Residual MANEJO
G.TECNOLOGIA /Posibilidad de no Posibilidad de no acceso *Incorrecto funcionamiento red eléctrica. *Mantenimiento del Sistema Eléctrico. *Reportes de
acceso a la plataforma tecnológica a la plataforma *Daño en equipos de comunicaciòn. *Configuración Plataforma Tecnológica que permite realizar mantenimiento Eléctrico
Institucional. tecnológica *Daño servicios de Internet. redundancia a aplicativos Institucionales y Red de Datos. *Reporte de conusmo de
Institucional. *Daño servidores de datos. Menor Asumir el *Mantenimiento de PC. recursos.
*Daño en estaciones de trabajo.
Improbable (2)
(2)
Baja *Sistema de Seguridad perimetral. *Reportes de Jefe TI Permanente No se tiene
riesgo
*Intromisión de usuarios externos. *Equipos de Respaldo eléctrico: planta, Ups. mantenimiento PC.
*Sistema de contigencia, plataforma virtuales. *Reportes de consumo.
*Reposición de equipos según existencia.
G.TECNOLOGIA /Posibilidad de Posibilidad de pérdida *Intromisión de usuarios externos. *Configuración y revisiòn Plataforma de Servidores. *Registro Copias de
pérdida de información. de información. *Vulnerablidad de la plataforma tecnológica. *Respaldo Y Backups. Seguridad y Custodia.
*No cumplimiento de los lineamientos en *Implementación de reglas para acceso a la red Institucional, *Registro de restauración
almacenamiento de la información. acceso Wifi, políticas de navegación, parametrización de de *Respaldos.
*Daños servidores de trabajo y equipos de usuarios, monitoreo flujo de internet, trazabilidad y medición de *Mantenimientos de
Menor Asumir el
cómputo. Raro (1)
(2)
Baja conexiones. Equipos. Jefe TI Permanente No se tiene
riesgo
*Mantenimiento de Equipos.
*Funcionamiento de Servidores Backup.
*Restauración de Copias de Seguridad.
*Aplicación, bloqueos, restricciones en equipos Seguridad
Perimetral.
G.TECNOLOGIA /Vulnerabilidad de Vulnerabilidad de *Desactualizacion de las firmas Antivirus. *Actualización Plataforma Antivirus. *Reportes Antivirus:
plataforma tecnológica plataforma tecnológica *Conexion de dispositivos de dudosa *Monitoreo y revisión de Virus Informáticos en estaciones de Escaneos, Infecciones.
procedencia. trabajo. *Reportes Sistema
*Ausencia de Sistemas de protección y equipos *Monitoreo y Revisión en plataforma UTM. Seguridad Perimetral.
de seguridad. Moderado Reducir el *Envío de comunicados frente a ataques informáticos. *Correos Electrónicos.
*Ausencia de polìticas en los Sistemas de
Raro (1)
(3)
Moderada *Parametrización y bloqueos de URL en dispositivos.
Jefe TI Permanente No se tiene
Riesgo
Protección. *Configuración y actualización de Servidores y estaciones con
parches de seguridad.
*Bloqueo y aislamiento de equipos.
G.TECNOLOGIA /Posibilidad de No Posibilidad de No *Falta de análisis en necesidades Tecnológicas *Actualización de Sistemas y Aplicativos. *Registro de
actualización e integración de los actualización e Institucionales por parte de los procesos. *Política de TI Actualizaciones.
Sistemas Informáticos y desarrollos integración de los *No existencia de presupuesto. *Reuniones y exposición de necesidades de integración. *Actas de Reuniones.
Tecnológicos en la Institución. Sistemas Informáticos y *Desconocimiento de las TIC en la Institución. Improbable (2) Menor Asumir el *Plan de Necesidades Anuales. *Reporte Plan de
(2)
Baja Jefe TI Permanente No se tiene
desarrollos Tecnológicos riesgo *Ejecución de Actualizaciones, algunas requieren presupuesto. Necesidades.
en la Institución. *Reuniones con procesos en Desarrollo Informático.
GRADUADOS/Pérdida del vínculo No actualización de la base de datos. Campañas de actualización permanente de las bases de datos. Formularios de
GESTIÓN / Coordinador de Tasa de actualización
entre el graduado y la Institución. actualización, correo anual de graduados
CUMPLIMIENTO Graduados
electronico
Baja pertinencia de las estrategias a Permanente comunicación con los graduados a través de boletines mensuales, Coordinador de
Tasa de actualización
implementar respecto a las necesidades de los diferentes canales. publicaciones en redes Graduados y el permanente de graduados
Asumir el
graduados. Improbable Insignificante Bajo sociales, envío de correos Comunicador
riesgo Oferta de servicios y beneficios para los graduados. listados de asistencia, fotos,
publicaciones de los Número de graduados
Coordinador de que participan en
servicios y beneficios, envío permanenete actividades del Centro
Graduados
de correos , listados de de Graduados
inscripción
GRADUADOS/Suministrar GESTIÓN/ FRAUDE Intención de favorecer a un tercero Solicitar a admisiones el soporte para dar respuesta al correos electronicos con la
información falsa respecto a un Asumir el requerimiento de información de un graduado solicitud de información y la Coordinador de cada que se
graduado Rara vez Insignificante Bajo No se tiene
riesgo evidencia de que el coreo se Graduados requiera
reenvía a admisiones

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