ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA MINISTERIO DE EDUCACIÓN

VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR DE FORMACIÓN

PROFESIONAL
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIOM SUPERIOR TÉCNICA
TECNOLÓGICA LINGÜÍSTICA Y ARTÍSTICA
INSTITUTO TÉCNICO SUPERIOR “INCOS TARIJA”
CARRERA SECRETARIADO EJECUTIVO

PERFIL DE PROYECTO DE GRADO

TEMA: APLICAR UNA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS EN LA

DIRECCIÓN DISTRITAL DE EDUCACIÓN DE LA PROVICIA CERCADO

ESTUDIANTE: Lindsay Aliz Ángelo Donaire

DOCENTE: Mary Velásquez Villa
TARIJA- BOLIVIA
2023
 DEDICATORIA

Dedico principalmente a dios, por darme

la fuerza necesaria para culminar esta
meta.

a mis padres, por todo su amor y por

motivarme a seguir hacia adelante.

también a mis hermanos, por brindarme

su apoyo moral en esas noches que
tocaba investigar.
 AGRADECIMIENTO

Primeramente, a dios por haberme permitido

llegar hasta este punto y haberme dado salud y
seguir adelante también a mis padres por
apoyarme en todo momento y nunca dejarme
sola a mi docente por sus sabios
conocimientos y consejos durante nuestra
formación.
 INDICE
1.1. TITULO DEL TEMA...........................................................................................................1
1.2. DIAGNÓSTICO..................................................................................................................1
Misión......................................................................................................................................1
Visión.......................................................................................................................................2
1.3. JUSTIFICACIÓN................................................................................................................2
1.4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.............................................................................2
1.5. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.................................................................................2
1.6. PROPUESTA DEL PROBLEMA......................................................................................2
1.7. OBJETIVOS.......................................................................................................................3
1.7.1. OBJETIVO GENERAL...............................................................................................3
1.7.2. OBJETIVO ESPECÍFICO..........................................................................................3
1.8. ENFOQUE METODOLÓGICO.........................................................................................3
1.8.1. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN.................................................................................3
1.8.2. Investigación Cuantitativa..........................................................................................3
1.8.3 Investigación Cualitativa.............................................................................................4
1.8.4 Herramientas de investigación...................................................................................4
1.8.5 Población:.....................................................................................................................4
1.8.6 Muestra:........................................................................................................................4
MARCO TEÓRICO....................................................................................................................5
1. ¿Qué es archivo?..................................................................................................................6
2. ¿Qué es documento?...........................................................................................................6
2.1. Definición de documento de archivo...........................................................................7
3. Características del documento de archivo.........................................................................7
a) Caracteres externos.........................................................................................................7
1. Clase:......................................................................................................................................7
• Textuales:.........................................................................................................................7
• Icnográficos:.....................................................................................................................7
• Sonoros:...................................................................................................................................7
• Audiovisuales:..................................................................................................................7
• Electrónicos o informáticos:...........................................................................................7
2.Tipo:.........................................................................................................................................7
• Tradicionales:......................................................................................................................7
• De nuevo tipo:.....................................................................................................................8
3. Formato:.................................................................................................................................8
2.1. PARTES DEL DOCUMENTO ESPECIALIZADO..........................................................8
2.2. Título................................................................................................................................8
2.3. Autoría e instituciones...................................................................................................8
2.4. Resumen.........................................................................................................................8
2.5. Palabras claves..............................................................................................................9
2.6. Introducción....................................................................................................................9
2.7. Material y métodos (metodología)...............................................................................9
2.8. Resultados......................................................................................................................9
2.9. Discusión de los resultados..........................................................................................9
2.10. Referencias bibliográficas........................................................................................10
2. DEFINICIÓN DE ARCHIVO...............................................................................................10
4. CICLO VITAL DEL ARCHIVO...........................................................................................11
4.1. Objetivo.........................................................................................................................11
4.2. Fases.................................................................................................................................11
4.2.1. Archivo de gestión................................................................................................11
4.1.2. Archivo central......................................................................................................12
4.2.2. Funciones de/Archivo Central.....................................................................................12
a) La Identificación..............................................................................................................13
b) La conservación de documentos..................................................................................13
4.1.3. Archivo histórico...........................................................................................................13
a) Funciones del Archivo....................................................................................................14
5. Aspectos importantes de la archivística:..........................................................................15
6. Objeto, fin y método............................................................................................................15
7. Principios y Normas de la archivística..............................................................................16
a) El Principio de procedencia...........................................................................................16
b) Principio de respeto al orden original........................................................................16
7.1. Diseño de un programa de gestión documental..........................................................16
7.2. La gestión documental....................................................................................................16
8. Definición e importancia.....................................................................................................16
8.1. Procesos archivísticos de gestión documental........................................................17
8.2. Producción documental...............................................................................................17
8.3. Recepción de documentos.........................................................................................17
8.4. Distribución de documentos.......................................................................................17
8.5. Organización de los documentos..............................................................................17
8.6. Conservación de documentos....................................................................................17
8.7. Disposición final de los documentos.........................................................................17
Bibliografía..............................................................................................................................……
ANEXOS......................................................................................................................................….
 INTRODUCCIÓN

En el papel se registra información de diferente índole y a medida que pasa el

tiempo, se va acumulando acorde a las funciones que cumple una determinada
institución pública o privada. Posteriormente este conjunto de documentos
necesita ser organizado para cumplir con los propósitos trazados por las
autoridades de una institución, siendo su lugar de conservación un archivo de
gestión, un archivo central, un archivo intermedio o un archivo histórico.

La Dirección Distrital de Cercado es una entidad que se ocupa de entregar

documentación requerida las mismas no están organizadas de acuerdo a
normas de archivo. En ese entendido el presente trabajo pretende ordenar,
clasificar, describir, conservar y difundir la información a los usuarios. El tema
de documentación es muy importante en todo momento organizar un
documento para encontrarlo y ser devuelto fácilmente al momento de que el
cliente lo solicite o algún encargado administrativo lo requiera al instante.
CAPITULO I
1.1. TITULO DEL TEMA
APLICAR UNA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS EN LA
DIRECCIÓN DISTRITAL DE EDUCACIÓN CERCADO.

1.2. DIAGNÓSTICO
La Dirección Distrital de Educación Cercado está ubicado em el barrio San
Bernardo Av. Marcelo Quiroga Santa Cruz calle Salvador Campero, está
conformado por el director Distrital, 8 técnicos y 1 portera.
El director se llama Félix José Tapia Rueda

 Técnico Cristina Arce de área de legalización de libretas extrajeras y

toda documentación de casos suscitados em cada colegio.
 Técnico Armida Flores de colegios privados y primaria.
 Técnico Mariela Tapia área de atención de subsidios bajas médicas
inscripción a las cajas.
 Técnico Gustavo Navajas área de memorándum y sistema adquirido
para compulsas.
 Técnico Héctor Román área de inscripción al sistema y dar de baja a
cualquier estudiante.
 Técnico Paola Choque área de colegios de secundaria.
 Técnico María Nela Murillo secretaria de la institución.
 Técnico José Guerrero él es mensajero encargado de llevar
información a toda institución.
 Judit Flores es encargada de portería.

Misión
La misión fundamental de la Dirección Distrital de Educación de la Provincia
Cercado, es la administración y gestión de la Educación pública y el control de
la privada, en el área de la jurisdicción de la Provincia Cercado del
Departamento de Tarija, dando cumplimiento a la Ley Aveliño Siñani – Elizardo
Pérez N.º 070 y demás normas vigentes.

1
Visión
Ser una Institución educativa eficiente que brinde un servicio de calidad y
excelencia a la Comunidad Educativa en el Distrito Cercado, con alta Cobertura
social, con estudiantes creativos, investigativos, participativos, productivos,
competentes, preparados para Vivir Bien; en una Comunidad educativa con
altos valores cívicos, morales, culturales y éticos con mejores oportunidades,
donde los niños, jóvenes y adultos desarrollen a plenitud sus capacidades para
la vida, actuando con solidaridad, democracia, interculturalidad, equidad y
justicia, respetando los derechos y deberes del ser humano y del medio
ambiente.

1.3. JUSTIFICACIÓN

1.4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El conjunto de documentos que produce cualquier organización no puede
cumplir su rol principal que es prestar servicios de información sin ser
ordenadas, clasificadas y descritas según las normas establecidas.

Haciendo el diagnóstico correspondiente el problema encontrado en la

Dirección Distrital de Educación es la Mala organización de los documentos, lo
que provoca dificultad para encontrar y entregar la documentación de manera
rápida y eficiente.

1.5. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿La aplicación de técnicas archivísticas mejorará la organización Y
localización de los documentos en la Dirección Distrital de Educación Cercado
de Tarija?

1.6. PROPUESTA DEL PROBLEMA

Crear un sistema de control en digital utilizando como herramienta paquete de
informática como ser Excel, Word y el Scanner para que así dicha
documentación sea más fácil de encontrar o también crear localizadores
manuales con nombres respectivos, orden alfabético, orden numérico y el
rotulo respectivo.
2
1.7. OBJETIVOS

1.7.1. OBJETIVO GENERAL

Mejorar el tratamiento documental en la Dirección Distrital de Tarija para un
manejo óptimo de documentación y localización de archivos o documentos.

1.7.2. OBJETIVO ESPECÍFICO

- Inspeccionar la documentación que la institución maneja.
- Clasificar y ordenar la documentación alfabéticamente, numéricamente
según el asunto.
- . Elaborar un diagnóstico a través de encuestas, formularios a los
administrativos de la institución y público externo.
- Archivar (identificar, clasificar, ordenar, expurgar, describir y
acondicionar) los documentos de la Dirección Distrital de Educación
Cercado.

1.8. ENFOQUE METODOLÓGICO

Para conocer mejor ¿qué es enfoque teórico metodológico? Se refiere a
como el investigador diseña los estudios para garantizar un resultado fiable y
válido con el fin que respondan a sus objetivos de su investigación y
comunicación. Dicho esto, el enfoque teórico, se determina como el método
para una recopilación de datos utilizando diversas técnicas de pedagogía,
orientación y sacando conclusiones sobre su investigación, por eso daremos
a conocer los factores.

1.8.1. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

Se logrará analizar cómo es y cómo se manifiesta la falta de control de
documentación, adicionalmente, se recopila la información del público que
requieren de nuestros servicios en la institución.

1.8.2. Investigación Cuantitativa

La investigación cuantitativa es un método de investigación que utiliza
herramientas de análisis matemático y estadístico para describir, explicar y
predecir fenómenos mediante datos numéricos.

3
Describimos el problema en La Dirección Distrital de Educación de Cercado el
cual era la mala organización de archivos y así perdida de documentación.

3
1.8.3 Investigación Cualitativa
Una cualidad es una propiedad que existe en cualquier objeto, individuo,
entidad o estado, la cual se puede analizar comparándolo con otro semejante.
Así, lo cualitativo depende de la percepción social, cultural o subjetiva del
objeto.

El adjetivo "cualitativo" se usa para expresar el tenor de calidad de una cosa,

bien sea en comparación con otra, consigo misma o con un paradigma ideal.
Por ejemplo: “La invención del smartphone representa un salto cualitativo en la
historia de las comunicaciones”.

1.8.4 Herramientas de investigación

Las herramientas de la investigación para este problema fueron a través de
encuestas realizadas al personal administrativo también se ha realizado
entrevistas de la Distrital de Cercado.

1.8.5 Población:
En mi población solo están 10 personas ya que solo es el personal
administrativo esa es la cantidad de técnicos que hay.

1.8.6 Muestra:
Se realizo solo a la mitad del personal administrativo que es de 5 personas.

4
CAPITULO II
 MARCO TEÓRICO

1. ¿Qué es archivo?
El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al
conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la
propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la
de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la
de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización
del archivo.
Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan
de suma importancia cuando se emprende una actividad de
investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos
por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para
un uso eficiente.
La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se
encuentran preparados para albergar y custodiar grandes cantidades de
información son conocidos como archivos. Algunos países cuentan con
Archivos Generales, que albergan de una forma organizada información
con respecto a la historia y la cultura de sus pueblos.
En muchos casos, los archivos también cumplen con la función de
conservar y ayudar a la restauración de la documentación con la que
cuentan. A menudo se utiliza el verbo “archivar” para dar a entender el
cierre de un proceso, como, por ejemplo, al decir ‘se ha ordenado el
archivo del caso.
Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la
información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se
denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante
una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser)

5
2. ¿Qué es documento?
Hablando etimológicamente, documento procede del latín "documentum"
que derivado
del verbo "docere" significa enseñar e instruir; según el Diccionario de
terminología archivística se entiende por documento "la combinación de
un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado
como prueba o para consulta”.
El concepto de documento es amplio porque abarca a un conjunto de
datos
significativos expresados en un lenguaje natural o convencional, grafico o
sonoro, registrados en cualquier tipo de soporte.
El concepto citado en el primer párrafo define al documento en sentido
general, en cambio el documento de archivo posee ciertos elementos
diferenciadores como ser:

2.1. Definición de documento de archivo

"Un documento de archivo es el testimonio...cié/material de un hecho o
acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y
formal". DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA.
Es decir, para hablar de documento de archivo se debe considerar que
éste debe producirse en el curso o ejercicio de una actividad
administrativa, las mismas pueden organizarse en las instituciones
públicas o privadas.
"El archivo nace de manera espontánea, es el resultado de
sedimentación natural de una actividad práctica o por un conjunto de
documentos unidos entre sí recíprocamente por un vínculo originario,
necesario y determinado.
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con
determinados atributos, ya que contiene datos textuales o gráficos
creados por el usuario con su computadora -o dispositivo móvil, por
ejemplo- mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un
formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta
previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible

6
volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para
imprimirlo,

6
 modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente
archivo.
Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es
decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el
objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del
espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o
probativo, testimonio histórico, etc.

3. Características del documento de archivo

Los documentos tienen una serie de características externas o internas,
entre estas podemos citar los siguientes caracteres:

a) Caracteres externos
1. Clase: Es el procedimiento empleado para transmitir la información,
así tenemos las siguientes clases de documentos:

• Textuales: En este tipo de documentos se transmiten la información

mediante texto escrito, sea manuscrito o mecanografiado.
• Icnográficos: Transmiten la información con signos no textuales, es
decir para representar mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas,
transparencias y microformas.
• Sonoros: Para representar la información que producen y graban
sonidos, los que se registran en discos, cintas, magnéticas y discos
compactos.
• Audiovisuales: Son los que combinan el sonido e imagen.
• Electrónicos o informáticos: Son las cintas magnéticas, disquete y
CD ROM.

2.Tipo: Es la característica física o externa del documento, que revela tanto el

contenido como su estructuración del mismo. Estos tipos de caracteres físicos
de los materiales pueden ser tradicionales y de nuevo tipo.

• Tradicionales: El papel es el tipo de soporte más antiguo que data del

siglo XII, en su momento fue el único hasta la aparición de nuevos
soportes, por ello el papel se define como el material de fabricación
artificial cuyo nombre proviene del papiro y consiste en hojas delgadas,
hechas con pastas de materiales fibrosos, molidas, blanqueadas y

7
 disueltas en agua, luego secadas e inducidas por procedimientos
especiales.
• De nuevo tipo: Su particularidad consiste en la utilización de nuevos
soportes lo que le diferencia de los soportes tradicionales, en este grupo
tenemos a las microformas, cintas magnéticas, discos ópticos entre
otros.

3. Formato: Se refiere a la forma de presentación del documento el tamaño o

las dimensiones del mismo. En los soportes tradicionales el formato se refiere a
las medidas y calidad del papel utilizado. En los soportes de nuevo tipo el
formato ésta en la relación a la extensión y/o el programa utilizado para su
elaboración.

2.1. PARTES DEL DOCUMENTO ESPECIALIZADO

2.2. Título
El título debe ser breve y claro para dar a conocer al lector el contenido
fundamental del documento. Algunos editores sugieren que tenga entre
tres y diez palabras, aunque el máximo estimado es de quince. No es
necesario agregar elementos indicativos que pueden ser mencionados
en el resumen del documento.

2.3. Autoría e instituciones

La autoría debe ser indicada con el nombre del investigador que ha
diseñado, ejecutado y validado el documento, quien asume la
responsabilidad del contenido del mismo. Para el caso de autoría
múltiple no hay un límite definido de personas, siempre y cuando hayan
hecho una contribución significativa y sustancial en el proceso
investigativo. Asimismo, debe incluirse el nombre oficial de la institución,
instituciones o centros de investigación involucrados de manera
protagónica en el desarrollo de la investigación.

2.4. Resumen
Su objetivo primordial es presentar las ideas básicas del documento, de
tal manera que el lector identifique los aspectos principales que lo
componen. Su extensión no debe sobrepasar las 300 palabras. Integra
de forma concisa y sin detalle los objetivos y el alcance del estudio, la

8
metodología, los principales resultados y conclusiones. El resumen
puede ser descriptivo o informativo, dependiendo la finalidad del mismo

8
2.5. Palabras claves
Las palabras claves son de carácter informativo y sirven de guía en la
búsqueda de material específico. Siempre deben ser escritas en el
idioma oficial de la investigación y no sobrepasar una línea de extensión.

2.6. Introducción
Esta parte del documento expone el estado actual del problema, justifica
la pertinencia de la investigación y resalta los objetivos que persigue.
Tiene una estructura deductiva, es decir de los general a lo específico.
Retoma elementos significativos o hallazgos de la documentación
realizada que permitan presentar la investigación de manera interesante
y con contenido.

2.7. Material y métodos (metodología)

El apartado correspondiente a la metodología expone los materiales y
métodos utilizados y que sustentan la veracidad de los resultados de la
investigación. Además, da una idea clara del contexto y nuestro método
de intervención en una realidad determinada. Incluye tanto la
metodología de recolección de información como de análisis de
resultados.

2.8. Resultados
Se trata del texto principal del documento. Su desarrollo debe tener una
secuencia lógica y respetar los criterios de coherencia y cohesión de
redacción. El objetivo de esta subsección es presentar los hallazgos más
importantes de la investigación, evitando las generalidades y/o
explicaciones innecesarias. El texto principal debe estar dividido en
secciones para facilitar la lectura y organizar de manera más adecuadas
las ideas principales. La forma de presentación puede incluir recursos
gráficos como tablas, gráficos, líneas de tiempo, fotografías, entre otros
que se consideren pertinentes. Todos los recursos utilizados serán
citados de acuerdo con las normas bibliográficas seleccionadas, y/o
especificar cuándo se traten de elementos de elaboración propia.

9
2.9. Discusión de los resultados
La discusión de los resultados es una de las partes más importantes del
documento. En esta subsección se examinan e interpretan los hallazgos

9
 encontrados. No sirve solo para contrastar los resultados con el marco
conceptual estudiado, sino que permite ofrecer respuestas y
posibilidades de actuación a las situaciones problemáticas analizadas.
se discuten la coherencia y las contradicciones fundamentales de los
datos obtenidos,
donde se evalúan y califican las implicaciones de los resultados con
respecto a las hipótesis originales. En fin, es el espacio en que se
produce el vuelo teórico del investigador, de donde emergen los nuevos
conocimientos y las hipótesis a verificar en nuevos estudio”.
Las conclusiones pueden ser incluidas en este apartado o separadas
con su título identificador respectivo. Es importante que las conclusiones
sean totalmente coherentes con los hallazgos desarrollados.

2.10. Referencias bibliográficas

Las referencias “permiten identificar las fuentes originales de ideas,
conceptos, métodos, técnicas y resultados provenientes de estudios
publicados anteriormente, orientan al lector con mayor extensión y
profundidad en el sustento teórico en que se fundamenta el estudio”.
Las referencias bibliográficas no pueden ser obviadas bajo ninguna
circunstancia y justificación en la redacción de un documento
especializado. No será permitido el plagio y será imprescindible respetar
la ética profesional y los derechos de autor correspondientes.
El autor tiene la responsabilidad de indicar de manera clara qué partes
del texto representan contribuciones externas y cuáles corresponden a
aportes propios, de acuerdo con los procedimientos adscritos en normas
internacionales de citación y elaboración de bibliografía.

2. DEFINICIÓN DE ARCHIVO
La archivística es una disciplina relativamente moderna y, con el nombre
de Archivología nace en el siglo XIX como una técnica empírica para
arreglo y conservación de los archivos. Su configuración como disciplina
independiente y su consideración como ciencia auxiliar de la Historia es
bastante reciente.

10
Los diferentes autores en su interés de alcanzar consenso en el uso de
la terminología de archivo plantean las siguientes definiciones: "Se llama
archivos a los fondos documentales producidos y recibidos por los

10
 organismos en la realización de sus actividades, y también se llama
archivo a la institución, creada para conservar, organizar y servir los
documentos de una o más organizaciones, dotada de personal
responsable de los mismos”. OPORTO ORDÓÑEZ, plantea que el
archivo es la base fundamental de la estructura archivística. El archivo
tiene tres acepciones que son:

4. CICLO VITAL DEL ARCHIVO

Se refiere a las distintas fases o etapas por las que pasan los
documentos desde su creación como productor hasta a su eliminación o
selección para su custodia permanente, generalmente por su valor
histórico.

4.1. Objetivo
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que
aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada
una de esas fases.

4.2. Fases
1.- Archivo de Gestión.
2.- Archivo central.
3- Archivo histórico.

4.2.1. Archivo de gestión

Los archivos de gestión son los encargados de conservar y
organizar la documentación activa desde su creación o recepción
hasta su eliminación o transferencia. Esta documentación activa es
la de uso habitual en la oficina productora. Así, cada unidad
administrativa, en el desarrollo de sus funciones y actividades, emite
y recibe documentos que conforman su archivo de gestión, cuya
correcta organización y custodia es responsabilidad del jefe de la
unidad.
Los archivos centrales y territoriales, cada uno en su ámbito, son los
encargados de asesorar, informar y difundir normas de actuación
entre los archivos de gestión correspondientes, así como preparar
las transferencias documentales que se llevan a cabo

11
periódicamente. Para facilitar esta labor se ha editado un Manual de
Archivo de Oficina, descargable en esta web

11
Por otro lado, es tarea propia de la Administración Autonómica establecer unas
normas, instrucciones y procedimientos encaminados a la correcta gestión de
la documentación que genera desde el mismo momento de su producción en
las oficinas.

4.1.2. Archivo central

Archivo Central es aquel en el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad.

Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y

particulares en general. En esta fase se desarrollan los siguientes
procesos del Programa de Gestión Documental: Organización,
Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos. Tiempo
de permanencia Documental. Se conservan no más allá de cincuenta
años.

El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias

documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas,
cajas,). La organización de los archivos centrales obedece a lo
estipulado en la TRD, es decir debe atender a las series
documentales y tiempos de retención establecidos, entendiendo que
los documentos de conservación permanente integrarán el Archivo
Histórico.

4.2.2. Funciones de/Archivo Central

CONDE VILLAVERDE, El archivo central tiene como función principal
el control y tratamiento de las series documentales en la fase de
producción. Tomando en cuenta que la perspectiva global de las
cuatro operaciones en que se subdivide el tratamiento y control de los
fondos documentales (identificación, valoración, descripción y
difusión) al Archivo Central le corresponde la forma plena y exclusiva
la etapa de identificación

12
a) La Identificación
La identificación es la primera actividad de la archivística, que
consiste en la investigación del sujeto productor y del tipo documental,
por tanto su propósito es el conocimiento exhaustivo de la Institución
productora del documento, su evolución orgánica, competencias
administrativas y tipos documentales en los que se materializan.

La identificación tiene como objeto la aplicación de dos principios

básicos de la Archivística, que son el respeto a la procedencia y el
respeto a la estructura interna del fondo. El resultado de esta fase
será la organización del fondo con el establecimiento del cuadro de
clasificación y la ordenación de series documentales.

b) La conservación de documentos
El archivo central tiene la responsabilidad de velar por la adecuada
conservación física de los documentos producidos por el organismo al
que pertenece y que todavía no hayan sido transferidos al archivo
intermedio, también cuidando por la adecuada instalación y
acondicionamiento de los fondos, atendiendo al tipo de soporte, tanto
en las oficinas como en los locales que constituyan el depósito del
archivo. Por último, otra de las actividades que se realiza es la:
transferencia de documentos desde el Archivo Central al Archivo
Intermedio.

4.1.3. Archivo histórico

Es el conjunto ordenado de documentos al que se transfieren desde
el archivo central los documentos de archivo de conservación
permanente, que son conservados por su valor.

El archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo

Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respectivo
inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneización)
en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme
con las directrices establecidas

13
 El Archivo Histórico propende mantener disponibles los documentos
mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de
servicios de archivo. Este, adopta sistemas de ordenación que
permiten la ubicación de fondos, secciones, subsecciones, series,
subseries y vela por la correcta organización e instalación de áreas de
depósito, unidades de conservación y almacenamiento.

A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor

informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en
condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las
generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio
histórico de las naciones y de la humanidad.

El archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo

Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respectivo
inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneización)
en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme
con las directrices establecidas.

El conocimiento histórico y social de los pueblos se vuelve un

imperativo necesario, donde las fuentes documentales se constituyen
en portadoras de huellas y vestigios del pasado.

a) Funciones del Archivo

CRUZ MUNDET, plantea que las funciones del archivo son:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrada,

durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa
de las oficinas y para la toma de decisiones.

• Asegurar la transferencia periódica al archivo de los

documentos que ya no son de uso corriente por parte de las
oficinas. Aplicar los principios y técnicas modernas de
valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los
documentos que por su valor van a ser conservados
indefinidamente, y destruir el resto.

14
 • Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación
en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la
archivística.
• Describir la documentación para hacer fácilmente el accesible
la información, mediante los distintos instrumentos de
descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas
por las nuevas tecnologías.
• Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y
equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el
tiempo.
• Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el
archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas
mediante un reglamento del servicio.

5. Aspectos importantes de la archivística:

a) Ser una fuente de información
b) Centro de atención desde perspectivas diferentes:

Histórica, porque desarrolla la literatura, paleografía y diplomacia, plasmado

en la trascripción de documentos solemnes.

 Jurídica, cuando el documento tiene importancia legal se debe tener

plena fe en él y esto debe responder a la autenticidad, ya que sirve
como prueba, testimonio de un acto jurídico.
 Administrativo, porque el documento es el elemento principal para el
funcionamiento de la administración pública y privada.

6. Objeto, fin y método

El objeto, son los archivos, como conjunto de documentos portadores de
información lo que centran prioritariamente la atención de esta disciplina, en su
objeto no olvida el edificio donde se instalará ese conjunto documental. La
finalidad, es el servicio de los archivos a la sociedad, materializado en el
ofrecimiento de la información ya sea las instituciones productoras, ya sea a los
ciudadanos, sean o no estudiosos.

15
El método, lo constituyen los procedimientos y tareas llevadas a cabo por el
archivero para conseguir el fin que se pretende, siguiendo ese largo camino
cuyas etapas están ya suficientemente establecidas de recoger, organizar,
conservar y servir los documentos.

7. Principios y Normas de la archivística

La archivística se basa en los principios científicos que la configuran como
ciencia, los cuales están determinados por el origen jurisdiccional de los
archivos que son: el respeto al orden original, al orden natural y el principio de
procedencia. Que según el Diccionario de Terminología Archivística son
principios fundamentales de la archivística.

a) El Principio de procedencia
El principio de procedencia "consiste en respetar el origen de los fondos, es
decir en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de
cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea de una administración
pública, privada, una persona, familia, respetando la estructura o clasificación
propia de dicha entidad".

b) Principio de respeto al orden original

El principio de respeto al orden original, establece que no se debe alterar la
organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que esta sea.

También el respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un

fondo debe responder a la organización y competencia de la unidad productora.

7.1. Diseño de un programa de gestión documental

7.2. La gestión documental

"Es el conjunto de procedimientos administrativos básicos, que son comunes y

necesarios para el tratamiento uniforme de los asuntos, la comunicación y la

coordinación.

8. Definición e importancia
El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece un plan
de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera
efectiva; contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos;

16
considera el análisis y determinación de los requerimientos de información,
mantenimiento, evaluación y documentación del programa como también los
planes de mejoramiento y de contingencia.

8.1. Procesos archivísticos de gestión documental

Los procesos archivísticos establecen que la gestión de documentos dentro del
concepto de archivos total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.

8.2. Producción documental

Consiste en la producción de documentos de las instituciones en cumplimiento
de sus funciones.

8.3. Recepción de documentos

Comprende el conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica.

8.4. Distribución de documentos

Trata de actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destino.

8.5. Organización de los documentos

Constituye el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.

8.6. Conservación de documentos

Advierte el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido.

8.7. Disposición final de los documentos

Se refiere a la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental y/o tablas de
valoración documental.

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Bibliografía
https://maestriadicom.org/articulos/claves-para-abordar-el-diseno-
metodologico/#:~:text=Los%20enfoques%20metodol%C3%B3gicos
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https://www.geeknetic.es/Archivo/que-es-y-para-que-sirve

https://docs.oracle.com/cd/E19683-01/816-3938/6ma6eh79q/index.html

https://economipedia.com/definiciones/documento.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Documento
ANEXOS
Anexo 1

Anexo 2
Anexo 3

Anexo 4
Anexo 5

Anexo 6
Anexo 7

Anexo 8
Anexo 9

Anexo 10