CODIGO: PR-TI-701-01

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Elaboró: Viridiana Huerta Revisó: Gisselle Campos Aprobó: Antonio Heredia

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1. Objetivo

Proporcionar las herramientas necesarias a los usuarios de la empresa LINSA de forma personalizada
tales como, equipo de cómputo, celular y licencia Office 365, para que puedan realizar su trabajo de manera
adecuada, teniendo actualizado el inventario de cada uno de ellos.

2. Alcance

A todos los usuarios del corporativo y de operaciones de LINSA que requieran las herramientas
tecnológicas para el desempeño de sus actividades.

3. Términos y definiciones

3.1 Equipo de cómputo

Laptop o PC de escritorio, con las características adecuadas de acuerdo con departamento en

donde será asignado.

3.2 Carta compromiso

Documento que contiene características de equipos asignados a los usuarios, en la cual se

comprometen a cuidar y hacer uso adecuado del mismo.

3.3 Office 365

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Aplicaciones tales como, correo personalizado con el dominio de Linsa, OneDrive y SharePoint
para compartir documentos y respaldarlos en la nube, Teams para comunicación interna, Word,
Excel, PowerPoint, OneNote, entre otros.

3.4 Licencia Premium

Tiene todas las herramientas de office 365, se pueden utilizar Online y de Escritorio, permite
activar 5 licencias de escritorio para Windows y 5 para MacOS.

3.5 Licencia Essentials

Tiene todas las herramientas de office 365, solo se puede utilizar online.

3.6 Inventario

Archivos con información de accesos a las cuentas de Office, servidores, equipos asignados a
cada usuario.

3.7 Servidores

Equipos que almacenan plataformas e información necesaria para realizar las actividades de
trabajo diario para los departamentos de Finanzas y Talento Humano (Contpaq / Pyxoom).

3.8 Herramientas

Equipos de cómputo, celular, licencias, accesorios (memorias usb, disco duro, baterías,
cargadores, entre otros).

4. Responsabilidad y autoridad

4.1 Del departamento de TI

Se encarga de tener en resguardo la información para los accesos a Office, así como cambios de
contraseña, líneas telefónicas y servidores, tener el control de las cartas responsivas de acuerdo
con los equipos que le fueron asignados a cada usuario y el respaldo de información de los
servidores.

4.2 Del usuario

El cuidado de las herramientas asignadas.

4.3 De la Dirección General

Autorizar la compra de las herramientas.

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4.4 Jefe directo

Proporcionar los datos correctos del usuario (nombre completo y área correspondiente).

4.5 De compras

Comprar las herramientas con las características adecuadas para su buen funcionamiento.

5. Documentos de referencia
5.1 Manual de Calidad Linsa.

6. Desarrollo

6.1 Asignación de equipo de cómputo

Una vez autorizado el ingreso del usuario, se valida si se adquiere equipo de cómputo con el área de
compras o bien se asigna uno en stock, se configuran las herramientas de Office 365, antivirus,
programas que utilizarán de acuerdo con el departamento correspondiente, se genera la Carta
compromiso FO-SI-701-01 con las características, se entrega al usuario el equipo completo y se
procede con la firma.

6.2 Asignación de equipo celular

Se aprueba la asignación de un número y equipo para el usuario, se solicita la activación del número
con el proveedor correspondiente, una vez confirmado, se procede con la configuración del equipo
con cuenta de Office 365 personalizada y aplicación para rastreo de equipo, se genera hoja
responsiva con las características, se entrega al usuario el equipo completo y se procede con la firma
de la Carta compromiso FO-SI-701-01.

6.3 Asignación y personalización de licencia Office 365

De acuerdo con la decisión se solicita la licencia (Essentials / Premium), con el proveedor, una vez
habilitada para su uso, se configura con los datos proporcionados por jefe directo (nombre completo
y puesto del usuario), generando el correo con el primer nombre e inicial del primer apellido, creación
y no modificación de contraseña, licencia y herramientas que utilizará, una vez creado se comparte el
acceso con el usuario.

6.4 Archivos compartidos y permisos

El usuario crea su carpeta/archivo en OneDrive, selecciona la opción de compartir y selecciona a los

usuarios que tendrán acceso a la misma, elige los permisos/restricciones que tendrán (edición,
visualización), envía la liga a los correos y recibe notificaciones si pudieron acceder sin problemas.

6.5 Respaldo de información

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Para los usuarios la información es respaldada en la nube desde la aplicación de OneDrive, o bien
con una memoria USB o disco duro externo.
Para el caso de las carpetas generales o de áreas específicas, asi como de los servidores, se realiza
un respaldo semestral por parte del departamento de TI, la información es almacenada en un disco
duro externo, el cual es resguardado en la oficina.

7. Tiempo de retención
CUADRO DE CONTROL DE REGISTROS
Código del registro Descripción del registro Tiempo de retención

FO-SI-701-01 Carta compromiso Por el tiempo que este activo

el usuario

FO-SI-701-02 Reporte de mantenimiento Por el tiempo que este activo

el usuario

8. Mantenimientos de equipos de computo

9. Destino final de los equipos no funcionales

Para determinar si un equipo es inservible o no funcional se debe de seguir el siguiente diagrama de flujo:

Evaluar el estado del

Inicio equipo ¿Funciona?

NO

¿Es factible
¿Tiene SI
SI. su SI
reparación?
reparación?

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NO NO
Reparar el equipo

¿Contiene piezas
reutilizables para
otros equipos?

Mantener en inventario o
SI. reasignar a otra área

NO

Enviar inventario de
Agregar a inventario de desechos de equipos a FIN
desechos de equipos jefe directo

Posteriormente el jefe directo determina si los equipos se van a un contenedor de reciclaje o a

venta.

10. Anexos

CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

NIVEL DE FECHA DEL
MOTIVO DEL CAMBIO
REVISIÓN CAMBIO
01 Emisión del documento por transición de la norma hacia ISO 10-05-19

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9001:2015
02 6.5 Se agrega respaldo a carpetas generales o de áreas
11-03-19
específicas.
03 Se agrega el FO-SI-701-02 Reporte de mantenimiento 18-01-2022

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