Código: CE-ER-13

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y
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DOCUMENTO SOPORTE
ACTA DE INICIO Fecha Actualización: 15/Oct/2018

1 DATOS GENERALES DEL PROYECTO

A continuación, se definen los datos generales de AGUAS KPITAL CUCUTA S.A. ESP en adelante El
Cliente:

Nombre del producto: Fact-e de Dispapeles

Descripción del producto:
Razón Social del Cliente:
NIT:
Teléfono (1):
Plataforma tecnológica para la transmisión de “Documentos Soporte en adquisiciones
efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente” para
validación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
AGUAS KPITAL CUCUTA S.A. ESP
Av 6 Calle 11 Edificio San José
900.080.956 - 2 Dirección:
Segundo piso, Cúcuta
5956666 Teléfono (2):

1) Jorge Gómez - AKC

Líder Técnico del Cliente Líder funcional del Cliente Javier Rincón
2) Rainel Diaz SAP - ERP

1) 3103405507
Teléfono: Teléfono: 3164686737
2) 3148883348
1) Jorge.gomez@akc.co 2)
Email: Email: Javier.rincon@akc.co
rainel.diaz@actiobyte.com
Nombre Administrador
ambiente Demo Javier Rincón No. Identificación (C.C.) 88.208.918

Email Administrador ambiente

demo Javier.rincon@akc.co

Cantidad de Documentos 250

soporte al mes:

ERP/Software: SAP
Líder Técnico Dispapeles: Nicolle López Arévalo Líder funcional Dispapeles: Nicolle López Arévalo

Teléfono: 324 443 1057 Teléfono: 324 443 1057

Email: Nicolle.Lopez@dispapeles.com Email: Nicolle.Lopez@dispapeles.com

2 RESPONSABILIDADES
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Líder técnico de El Cliente

o Garantizar la extracción de los datos del ERP o software de El Cliente.

o Realizar el (los) desarrollo (s) en los tiempos definidos de la integración entre
el ERP o software de El Cliente y la plataforma Fact-e.
o Dimensionar las actividades técnicas a realizar durante el proyecto, calculando
adecuadamente la duración de cada una.
o Asegurar la disponibilidad de los datos en el momento que se necesiten.
o Dimensionar los recursos técnicos necesarios para el cumplimiento de las
actividades.
o Cumplir con las fechas acordadas en el cronograma de implementación o
informar oportunamente al equipo las situaciones que puedan afectar dicho
cumplimiento.
o Realizar junto con Dispapeles las pruebas necesarias que garanticen la calidad
del producto. o Gestionar los accesos y contraseñas de los usuarios de El
Cliente.

Líder funcional de El Cliente

o Estimar el impacto de la implementación del Documento Soporte en los procesos

internos relacionados.
o Realizar seguimiento constante a las actividades del cronograma e informar
oportunamente al equipo de implementación las situaciones que puedan afectar
su cumplimiento. o Actuar como canal de comunicación entre las diferentes áreas
para asegurar el desarrollo de las actividades
o Generar la documentación del proyecto requerida por El Cliente.
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o Parametrización de códigos de productos, clientes, proveedores o ítems

requeridos con las configuraciones necesarias a nivel de descripciones, precios,
descuentos.

Líder técnico Dispapeles

o Brindar a El Cliente la información técnica necesaria que le permita seleccionar el

escenario de integración más conveniente.
o Establecer los mecanismos de comunicación necesarios que garanticen la
interacción entre el ERP o software de El Cliente y la plataforma Fact-e.
o Dimensionar los recursos técnicos necesarios para el cumplimiento de las
actividades necesarias para la implementación.
o Realizar las configuraciones y parametrizaciones necesarias en la plataforma Fact-
e.
o Realizar en conjunto con El Cliente todas las pruebas necesarias que garanticen
la calidad del producto.
o Capacitar a El Cliente en la parametrización de códigos de productos, clientes,
proveedores o ítems requeridos con las configuraciones necesarias a nivel de
descripciones, precios, descuentos.
Líder funcional de Dispapeles o Coordinar y ejecutar la elaboración de la Especificación
Técnica y Funcional (ETF) del proyecto. o Coordinar y ejecutar la elaboración del
cronograma del proyecto y gestionar su aprobación por parte de El Cliente
o Realizar seguimiento a las actividades del cronograma e informar oportunamente
al equipo de implementación las situaciones que puedan afectar su cumplimiento.
o Constituirse en el canal de comunicación efectivo y oportuno entre los diferentes
involucrados en la implementación.
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3 PORTÁL WEB DE FACT-E

Dispapeles tendrá a disposición de El Cliente un portal web en donde El Cliente podrá:

o Crear a sus proveedores no obligados a generar factura electrónica.

o Crear los códigos o ítems requeridos con las configuraciones necesarias a nivel de
descripciones, precios, descuentos.
o Generar los “Documento Soporte” requeridos.
o Consultar los “Documentos Soporte” que haya generado y transmitido
exitosamente a la DIAN.
Dispapeles entregará un (1) usuario de consulta a El Cliente.
Los usuarios adicionales dependerán de los términos del contrato.

4 MECANISMOS DE INTEGRACIÓN

Integración mediante consumo del Web Service de Fact-e por parte de El Cliente

Dispapeles suministrará el manual de integraciones a El cliente, el cual incluye conexión

a un servicio web basado en SOAP. Se dará un acompañamiento técnico para realizar
esta integración y un acompañamiento de QA para las validaciones posteriores.

NOTA: los servicios de Dispapeles incluyen métodos (definidos en el manual de

integraciones) mediante los cuales El Cliente puede descargar entre otros el XML
(aplication/response de la DIAN) y una representación gráfica con los datos de cada
“Documento Soporte” validados exitosamente por la DIAN.
5 METODOS DE COMUNICACIÓN Y ESQUEMAS DE SEGURIDAD EN LA
COMUNICACIÓN

5.1 PROTOCOLO O METODO DE COMUNICACIÓN (Líderes Técnicos)

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REST: sólo aplica cuando el método de integración es web service. Se debe definir si
va por Internet, canal dedicado y si hay que constituir una VPN en Internet con el
cliente, de ser así, se debe definir qué tipo de VPN

5.2 SEGURIDAD EN LA COMUNICACIÓN (Líderes Técnicos)

Se realizará mediante protocolo HTTPS con algoritmo de toquen JWT.

NOTA: Pendiente por parte del El cliente la confirmación del algoritmo de toquen JWT.

6 DEFINICIÓN DE LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE DOCUMENTOS

SOPORTE ELECTRONICOS

6.1 REPRESENTACIONES GRÁFICAS

FORMATOS ESTANDAR FACT-E. En este escenario El Cliente utilizará el formato

estándar de Documento Soporte de la plataforma Fact-e sin ninguna modificación. En
caso de requerir cualquier modificación, se considerará como un diseño personalizado y
se definirá su costo para El Cliente.

7 DEFINICIÓN DE ESCENARIOS DE DOCUMENTO SOPORTE

A continuación, el Cliente debe definir los diferentes escenarios de Documento Soporte

que maneja dentro de su operación:

No. ESCENARIOS APLICA

1 Documento Soporte en Adquisiciones x

2 Nota Crédito (definición en piloto DIAN) x

3 Nota Débito (definición en piloto DIAN)

TOTAL 2

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8 GENERALIDADES

El Cliente se compromete a enviar a Dispapeles las notificaciones que le lleguen de la

DIAN, relacionadas con Documento Soporte y el proceso de implementación.
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9 APROBACION DE LAS PARTES

Por medio del presente documento, se deja constancia del Inicio de la implementación
del Servicio de Documento Soporte – ACTA DE INICIO -.

Dado en la ciudad de Bogotá a los 29 del mes de junio de 2021.

AGUAS KPITAL CUCUTA S.A. ESP

RAINER DIAZ RAMIREZ

1) Jorge Gómez - AKC

Javier Rincón
2) Rainel Diaz SAP - ERP

Líderes Técnicos Líder Funcional

DISPAPELES S.A.S.

Nombre: Nicolle López Arévalo Nombre: Nicolle López Arévalo

Líder Técnico Líder Funcional