INTRODUCCIÓN

ACUERDO No. 049 (5 DE MAYO DE 2000)

Este informe nos muestra la gran importancia que fija el acuerdo 049 en lo relativo hacia la
gestión documental, por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 "condiciones de edificios
y locales destinados a archivos mediante el cual se estipula los parámetros que se deben
establecer para la adecuada gestión documental.

¿Qué establece el acuerdo?

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones
de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

A quienes aplica el acuerdo 049 de 2000?

El acuerdo se aplica a todo edificio y local de las empresas, entidades u organizaciones

destinados para sedes de archivos.

Condiciones Generales de las Edificaciones de Salvaguardado de Documentos de Archivo

Ubicación

Sin riesgos de humedad o problemas de inundación.

• Lejos de industrias contaminantes.

• Amplio

• Seguro

Estructura
• Estantería de 2.2 Mts de alto.

• Suelo con soporte de 1.200 K/Mts^2 o mayor.

• El Edificio o lugar debe estar construido con material ignífugo, incluyendo la pintura.

Almacenamiento

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

• Manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

• Adecuación climática para la conservación

Distribución

• Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos
de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.

• Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación

de servicios, almacenamiento. estará aislado de la zona de

• Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito.

AREAS DE DEPÓSITO

Estantería

. Deben estar construidas en láminas metálicas anticorrosivas, sólidas y con recubrimiento

horneado químicamente estable.

⚫ Debe tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja. soportar un peso de 100kg/mt lineal.
Las baldas, inferior por lo menos a 10 cms del piso y la superior a máximo 180cms.

. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentación.

Distribución

El espacio entre muro y estantería debe ser de mínimo 20cms.

· El espacio entre cada módulo de estantes debe ser de mínimo 70cms y el corredor central de
120cms.

⚫ Debe tener un sistema de identificación acorde con la signatura topográfica.

Mobiliario para Obras de Gran Formato

⚫ Deberán dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no

dificulte su manipulación.

. Cada una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y
vibraciones.

Archivadores Verticales

Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la

conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

Mobiliario para Documentos en Otros Formatos

Se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o

estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar
y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
Contenedores

Para el almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para

albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos.

• Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro.

⚫ La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de
4 cm.