OPERACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

A. Elaboración del reporte de análisis de métodos de operación .

— Manual de Procedimientos y de Organización :

El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas que indican cómo
deben ejecutarse ciertos procesos. Estos manuales permiten a las empresas guiar y administrar sus
operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así como mantener estándares
de calidad y eficiencia.

>> ¿Cuál es la importancia de un manual de procedimientos?

El objetivo principal de estos manuales es establecer de manera clara y comprensiva para todos los
miembros de una plantilla de trabajo los pasos a seguir, procedimientos a cumplir y resultados a
obtener al realizar una actividad dentro de la organización.

>> ¿Para qué sirve un manual de procedimientos?

El manual de procedimientos puede servir para muchos factores como por ejemplo;

(1) Ahorra tiempo,(2) Optimiza los procesos,(3) Mejora la comunicación,(4) Delimita la

responsabilidad, (5) Mejora la imagen,(6) Establece expectativas y (7) Favorece el control interno de
los procesos.

Características de los manuales de procedimientos :

Un manual de procedimientos no es un simple instructivo, que da indicaciones sobre cómo completar
un proyecto, ni cumple la función de un inventario, que solo informa qué recursos posee alguien para
llevar a cabo una actividad. Por el contrario, debe ofrecer más información sobre el procedimiento a
realizar.

– Tiene como fin estandarizar acciones, por lo que debe ser un documento de consulta disponible
para todos los involucrados en un proceso.
– Debe incluir un análisis comprensivo del procedimiento, que ofrezca soluciones a diversas
situaciones y provea a quien lo consulta de información integral sobre la actividad a realizar.
– No puede ser solamente descriptivo, sino prescriptivo, por lo que debe exponer lineamientos y no
solo sugerencias de acción.
– Debe establecer los límites de acción de los colaboradores y las responsabilidades en el
seguimiento de sus protocolos.
– Son documentos escritos para quienes desempeñan sus funciones en la empresa, por lo que
deben estar adaptados para sus conocimientos técnicos, lenguajes y niveles de comprensión
analítica.

Por último, los manuales de procedimientos deben contener cierta información estructurada de
acuerdo con las necesidades de la empresa. Esta organización ayudará a que el contenido sea
mucho más fácil de comprender, que la exposición de procesos sea progresiva y que haya una
organización lógica de ideas. Revisemos los puntos más importantes que debe contener tu manual.
El Manual de Organización es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática la
información y/o las instrucciones sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones,antecedentes
históricos, estructura orgánica y organigrama, objetivo y funciones de la dependencia o entidad,
constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones jerárquicas
que se dan entre los elementos de la estructura organizacional; delimitando el marco de actuación y
precisando las funciones de cada una de las áreas administrativas.

>> Cual es el objetivo del manual de organización?

Su objetivo es servir como como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura
orgánica y funcional, así como los tramos de control y los canales de comunicación que permitan una
funcionalidad administrativa de la Institución.

>> ¿Qué ventajas cuenta el manual de organización?

– Presenta una visión de conjunto de los órganos administrativos de las unidades

administrativas de la Dependencia o Entidad.
– Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a los Órganos Administrativos de
la Unidad Administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar
responsabilidades.
– Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y
proporciona uniformidad en su desarrollo.
– Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando
la repetición de instrucciones y directrices.
– Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de
modernización administrativa.
– Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación e inducción a las distintas áreas.
– Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de los órganos
responsables.

>> ¿Quiénes son los responsables de elaborar el manual de organización?

Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de organización los titulares de todas
las dependencias y organismos públicos descentralizados, así como de cada una de sus unidades
administrativas y órganos desconcentrados; los fondos, fideicomisos y empresas de participación
estatal mayoritaria, cuando así lo marque su ordenamiento de creación.

— Recolección de la información :

>>> Método de acuerdo al procedimiento :

Hay muchas maneras de recolectar información en una investigación. El método elegido por el
investigador depende de la pregunta de investigación que se formule. Algunos métodos de
recolección de información incluyen encuestas, entrevistas, pruebas, evaluaciones fisiológicas,
observaciones, revisión de registros existentes y muestras biológicas.

Los métodos primarios de recolección de datos recopilan información directamente, por lo que son
datos de origen. Los métodos secundarios de recopilación de datos extraen información de
repositorios existentes. Puede ser material fuente de terceros o el resultado del análisis de datos.

En función de la fuente de la que recogen la información, los métodos de recolección de datos

pueden dividirse en dos categorías: métodos secundarios y métodos primarios.
+ Métodos de recolección de datos primarios :
Estos métodos se enfocan en conseguir datos primarios y se recolectan a través de la experiencia de
primera mano, más que de información disponible generada en el pasado. Como resultado, aportan
información específica, altamente auténtica y precisa.

- Encuestas :
Las encuestas se utilizan para recopilar datos de la audiencia objetivo y recoger información sobre
sus preferencias, opiniones, elecciones y comentarios relacionados con tus productos y servicios.

Existen las encuestas tradicionales en papel y las encuestas online. La mayoría de los programas de
creación de encuestas a menudo ofrecen una amplia gama de tipos de preguntas para seleccionar.

También puedes utilizar una plantilla de encuesta ya preparada para ahorrar tiempo y esfuerzo. Las
encuestas en línea se pueden personalizar según la marca de la empresa cambiando el tema, el
logotipo, etc.

Existen diversos métodos de distribución de encuestas, como vía correo electrónico, sitio web,
aplicación offline, código QR, redes sociales, etc. Dependiendo del tipo y la fuente de su audiencia,
puede seleccionar el canal.

- Sondeos :
Los sondeos se componen de una pregunta de opción única o múltiple. Cuando se requiere tener un
pulso rápido de los sentimientos de la audiencia, puedes utilizar un creador de sondeos. Debido a
que son de corta duración, es más fácil obtener respuestas de la gente.

También se pueden integrar en varias plataformas. Una vez que los encuestados responden a la
pregunta, también se les puede mostrar cómo se encuentran en comparación con las respuestas de
los demás.

- Métodos estadísticos :
Los métodos estadísticos se utilizan generalmente para hacer pronósticos a largo plazo. Son
altamente confiables, ya que el elemento de subjetividad es mínimo. Algunos ejemplos de estos
métodos son:

>>> Análisis de series cronológicas o temporales .

>>> Técnicas de suavizado .
>>> Método Barométrico .

- Entrevistas :
En el método de la entrevista, el entrevistador hace preguntas cara a cara o por teléfono a los
encuestados. En las entrevistas cara a cara, el entrevistador hace una serie de preguntas al
entrevistado en persona y anota las respuestas.

Al igual que la encuesta, la entrevista puede contar con un cuestionario, mismo que podrá variar en
cuanto a su flexibilidad dependiendo del tipo de entrevista del que se trate (estructurada,
semiestructurada o no estructurada).

En caso de que no sea posible conocer a la persona, el entrevistador puede apoyarse en una
entrevista telefónica.
A diferencia de los otros métodos de recolección de datos, este es adecuado cuando la muestra de
investigación es pequeña, ya que es demasiado largo y tedioso repetir el mismo proceso si hay
muchos participantes.
- Observación :
La observación es uno de los métodos de recolección de datos más viables de implementar, ya que
puede realizarse simplemente yendo al lugar en donde se dan naturalmente las situaciones que se
buscan investigar.
El investigador puede optar por la observación participante, en donde actúa de manera directa sobre
los hechos, o por la observación no participante, en donde se mantiene al margen de los hechos que
ocurran.

+ Métodos de recolección de datos secundarios :

Los métodos de recolección de datos secundarios son aquellos que se enfocan en los datos que se
han utilizado en el pasado.
Este tipo de métodos se utilizan en la desk research, donde el investigador puede obtener datos de
las fuentes tanto internas como externas a la organización.

– Fuentes internas de datos secundarios :

>> Registros de salud y seguridad de la organización

>> Declaraciones de misión y visión
>> Revistas
>> Informe de ventas
>> Software CRM
>> Resúmenes ejecutivos

– Fuentes externas de datos secundarios :

>> Informes de los gobiernos

>> Comunicados de prensa
>> Revistas de negocios
>> Bibliotecas
>> Internet

Los métodos de recolección de datos secundarios también pueden incluir técnicas cuantitativas y
cualitativas. Estos se encuentran fácilmente disponibles y, por lo tanto, son menos lentos y caros en
comparación con los datos primarios.
Sin embargo, en el caso de los métodos secundarios de recolección de datos, no se puede verificar
la autenticidad de los datos recogidos.

>>> Área a la que pertenece :

>> Area de Auditoria de Procesos :

Verifica que los procesos funcionen dentro de los límites establecidos. Evalúa una operación o
método sobre instrucciones o estándares predeterminados para medir su cumplimiento y efectividad.

> Verificar el cumplimiento de requisitos, el tiempo de ejecución, la precisión, factores como

temperatura, presión, amperaje, mezcla de componentes, etc.

> Examinar recursos físicos como equipos, materiales, personas, pero también procedimientos,
instrucciones, manuales de operación…
> Verificar la adecuación y efectividad de los controles de proceso establecidos.

>> Área de Auditorías de Producto :

Se trata de un examen al producto o servicio de la organización. Este bien puede ser un hardware,
un alimento envasado o un servicio de atención… El objetivo es evaluar si el producto terminado o
servicio ofrecido cumple con los requisitos y especificaciones, y, finalmente, con las expectativas de
calidad de los clientes.

>> Area de Auditoria del Sistema :

Una auditoría realizada a un sistema de gestión es una actividad documentada realizada mediante
examen, y evaluación de evidencia objetiva. En ella se verifica que los elementos aplicables del
sistema son apropiados y efectivos, y se han desarrollado, documentado e implementado de acuerdo
con los requisitos especificados.

+ La Documentación Técnica :
La documentación técnica proporciona información sobre el diseño, la fabricación y el
funcionamiento de un producto, y debe incluir todos los datos necesarios para demostrar que el
producto se ajusta a los requisitos aplicables.

La documentación técnica es necesaria para demostrar que el producto cumple los requisitos
esenciales y, por tanto, justifica y apoya la declaración UE de conformidad. Esta documentación es
necesaria para colocar el marcado CE en el producto.

El fabricante debe poder demostrar dónde y cómo se conservan y mantienen las distintas partes del
documento.En general, podrá elegir la lengua de redacción de la documentación técnica. Sin
embargo, las autoridades de vigilancia del mercado pueden pedirle que traduzca la documentación
técnica dependiendo del país en que el producto se haya introducido en el mercado. Si así se le
solicita, puede facilitar también en formato electrónico.

– Evaluación de riesgos :
El fabricante es responsable de identificar todos los riesgos posibles que pueda plantear su producto
y de determinar los requisitos esenciales aplicables. Este análisis debe incluirse en la documentación
técnica. Además, el fabricante deberá explicar la manera en que ha abordado todos los riesgos
identificados para garantizar que su producto cumpla los requisitos aplicables, por ejemplo, aplicando
las normas armonizadas.

– Declaración UE de conformidad :
La declaración UE de conformidad es un documento obligatorio que el fabricante o su representante
autorizado debe firmar para declarar que sus productos cumplen los requisitos de la UE. Al firmar la
declaración de conformidad, el fabricante asume plena responsabilidad del cumplimiento por parte de
su producto de la legislación aplicable de la UE.

La declaración UE de conformidad debe traducirse a la lengua o las lenguas requeridas por el país
de la UE en el que se venda el producto.Por lo que se refiere a los productos importados, el
importador debe garantizar que el producto vaya acompañado de la declaración de conformidad y
debe conservar una copia de ella durante diez años a partir de la fecha de introducción del producto
en el mercado.
— Comparación de las especificaciones en los documentos normativos
sobre él método :

Se define como un procedimiento de investigación sistemático, basado en la diferenciación de

fenómenos, con la intención de establecer semejanzas y diferencias entre ellos.La comparación es
un método bastante eficaz para poner en práctica el conocimiento tácito y las actitudes tácitas. Esto
es posible demostrando en paralelo dos objetos o situaciones con leves diferencias y explicando las
diferencias entre ellas.

– Características del método comparativo :

> Es un método versátil, puede utilizarse como complemento de otros métodos.

> Puede formar la estructura completa de un proyecto de investigación.

> Al proceder el análisis, permite agregar aspectos nuevos e incluso retirar los aspectos vanos.

> No amerita registrar los aspectos que similares de los casos, ya que el estudio es una comparación
de los mismos.

> Permite y es muy efectivo en el estudio de muestras pequeñas.

> Algunos especialistas lo consideran un tipo de estudio muy limitado, debido a que trabaja con
factores de tiempo y espacio reducidos, implicado por el tamaño de la muestra.

– Tipos de métodos comparativos :

>> La comparación descriptiva:

Se utiliza para describir y explicar las invariantes de los eventos u objetos. No busca generar cambios
en los mismos, en general al contrario trata de evitarlo.

En un estudio descriptivo se dan muchas situaciones donde la comparación resulta ser el método
más adecuado. Por ejemplo, se podría, realizar estudios de productos similares que han sido
diseñados por varios diseñadores, o fabricados por diversas empresas.

>> La comparación normativa :

Es un estilo de investigación necesario cuando además de detectar y explicar eventos, también se
mejora el estado actual del evento, o se ayuda a mejorar productos, o desarrollar productos en el
futuro.

La principal diferencia entre estos dos estilos de la comparación (el descriptivo y normativo) es que
en el estudio normativo los criterios son evaluativos, por ejemplo, de la satisfacción, la utilidad, el
rendimiento, etc., y la finalidad del estudio radica en precisar el mejor en este respecto, considerando
todas las alternativas posibles que se estudian.

– Conclusión :
Para finalizar es importante acotar que, en términos generales, la comparación hace referencia a una
actividad lógica mental, presente en una gran variedad de situaciones de la vida diaria, la misma
consiste en observar las similitudes y diferencias entre dos o más eventos, sucesos u objetos.
— Integración de las especificaciones de los diferentes métodos
aplicados en un área :

Su tarea fundamental es la reducción de datos, con el objetivo de representar la realidad y

transformarla, predecir su futuro o simplemente conocerla. La integración se apoya totalmente en la
utilización de paquetes estadísticos que ayudan a resolver problemas de índole estadística,
acortando dramáticamente los tiempos de resolución. Es por esto que en muchas facultades se
enseña a utilizar estos programas estadísticos sin que, a veces, el alumno entienda, ni tenga la
necesidad de entender cómo funcionan.

Además, permite abordar situaciones reales en las que la variabilidad del entorno es parte de su
realidad Mediante el uso de la estadística, aun en su forma más simple analizar y usar datos
determinados para resolver problemas y entender la información analizar y usar datos determinados
para resolver problemas y entender la información que recibe evaluando los resultados o realiza
cualquier otro aspecto relacionado con su labor en la planificación sin importar el nivel que esta
tenga.

La integración le proporciona la base necesaria a esta planificación para tomar decisiones acertadas
en cuanto al logro de estrategias, cumplimiento de metas y objetivos, por ejemplo :

• EN LA SALUD: Conocimiento en el manejo de las metodologías del análisis demográfico y de la

integración aplicada a los estudios de población, así como de las distintas fuentes de información
sociodemográfica que existen para apoyar el estudio de los diferentes fenómenos.

• EN LA MEDICINA : Imprescindible en la integración, probando nuevos tratamientos en grupos de

pacientes o bien, obteniendo conclusiones sobre ciertas enfermedades observando durante un
tiempo un grupo de pacientes (saber si para el tratamiento de cierto tipo de cáncer es más efectiva la
cirugía, la radioterapia o la quimioterapia, sin más que observar un grupo de pacientes tratados con
estas técnicas).

• EN LA GENÉTICA: Estudia la probabilidad de obtener ciertos factores hereditarios.

En general se utiliza en todos los campos donde se debían recolectar datos para determinar
conclusiones que es en particular una rama de la estadística denominada estadística inferencial.

• EN LAS CIENCIAS PURAS: Sirve para encontrar correlaciones entre las variables, lo que se
denomina la teoría de la regresión. Es decir, si tomas datos, por ejemplo de temperatura, contra
tiempo, podrías escribir una función que las relacione ( o aceptar la hipótesis de que una función las
correlaciona).

• EN LAS CIENCIAS SOCIALES: Se utiliza para determinar muchos factores como la esperanza de
vida, nivel económico, número de hijos, y poder así relacionar los problemas sociales con posibles
causas y proporcionar soluciones ( los famosos censos).

• EN LA INVESTIGACIÓN BIOMÉDICA: Si los datos que se van a investigar se pueden contar, son
paramétricos y se recomienda una inicial como T de estudiante.Las pruebas no paramétricas solo se
cuentan, están o no están en estos casos, se usa la letra CH cuadrada, otro ejemplo son los
microorganismos que son o no son resistentes a un antibiótico, están o no están presentes en un
grupo de pacientes

• EN EL CAMPO INDUSTRIAL: Se usa como control de calidad, para ver el promedio y la

desviación estándar de pesos, grosores, humedad, etc.
B. Diagnóstico de información del análisis de método

— Reporte de análisis de los métodos de operación :

El método de análisis de operaciones es recomendado tomar cada paso actual y analizarlo tomando
en cuenta todos los puntos claves, con un enfoque claro y específico en las mejoras, se sigue este
mismo procedimiento en las secuencias operacionales, inspecciones, movimientos, almacenamiento,
etc.

El análisis de operaciones es la tercera etapa del método. En ella se lleva a cabo el análisis y se
cristalizan los diferentes componentes del método propuesto. Inmediatamente después se obtienen y
presentan los hechos mediante el uso de una gran variedad de herramientas útiles para elaborar los
diagramas de flujo de procesos.

Cuando se utiliza adecuadamente, el análisis de métodos desarrolla un mejor método para hacer el
trabajo mediante la simplificación de procedimientos operativos y manejo de materiales y la
utilización del equipo de una manera más eficaz. Por lo tanto, las compañías pueden incrementar la
producción y reducir los costos unitarios; garantizar la calidad y reducir la mano de obra defectuosa;
e incrementar el entusiasmo del operador a través de las mejoras a las condiciones de trabajo, la
minimización de la fatiga y la obtención de salarios más atractivos.

— Identificación del problema detectado :

En la etapa de Identificación del problema y alternativas de solución se analiza la situación actual, se
crea una visión de la situación deseada y se seleccionan las estrategias que serán implementadas
para alcanzarla.

La Identificación del problema y alternativas de solución, constituye la primera etapa de la

Metodología de Marco Lógico. Esta metodología es una herramienta útil para facilitar el proceso de
conceptualización, diseño, implementación y evaluación de programas, aportando un apoyo
significativo a la gestión estratégica de procesos complejos e inciertos. A su vez, contribuye a la
gestión y la calidad de los programas en la medida en que sus responsables puedan estructurar y
formular mejor sus ideas e inquietudes para traducirlas en un esquema claro y preciso de realización.

Esta etapa incluye:

> Análisis de los involucrados (stakeholders - agentes de interés)

> Análisis del problema
> Análisis del objetivo
> Análisis de alternativas de solución
> Construcción de la Estructura Analítica del Programa

— Causas del problema detectado :

Para comenzar el trabajo en cualquier comunidad es necesario dedicar todo el tiempo que sea
posible para comprender el problema, especialmente las causas del problema.

Si nos equivocamos con esto, la comprensión y claridad de lo que los beneficiarios de nuestra
intervención requieren puede resultar incorrecta y por tanto las soluciones que propongamos serán
seguramente ineficaces.
Es importante entender las causas del problema para:

> Plantear una serie de posibles soluciones.

> Asegurarnos que cualquier solución no se base en suposiciones empíricas erróneas sobre las
causas, y así poder
> Ayudar a identificar las necesidades de los beneficiarios.

Las soluciones a un problema a veces implican intervenir para evitar que sus causas ocurran y no
limitarnos a atacar las consecuencias. A pesar del beneficio de ir sobre las causas, la prevención no
siempre es posible, o incluso no es la solución más eficaz. Todo eso hay que considerarlo, sobre todo
tener claro nuestra capacidad real como institución para influir en beneficio de la comunidad.

— Alternativas de cambio o solución :

Por alternativa de solución se puede entender a una acción o conjunto de acciones (no
necesariamente infraestructura) que pueden llevar a cabo las dependencias y entidades de los
distintos niveles de gobierno con el propósito solucionar o atender en cierta medida una
problemática (en mayor medida que una optimización).

El análisis de las alternativas de solución de una problemática identificada, así como la Evaluación
Socioeconómica de Proyectos, es un trabajo de planeación. Esto es, primero se identifica una
problemática, se optimiza y posteriormente se deben analizar sus posibles soluciones. No debe
tomarse este análisis como una justificación de un proyecto a realizarse.

Es importante señalar que la alternativa de solución no se reduce únicamente a una alternativa de

carácter constructivo, aunque existen excepciones en donde éstas pudieran coincidir dada la
naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en el caso de la modernización de carreteras, la alternativa
no es únicamente construir la ampliación con concreto hidráulico o concreto asfáltico, se deben
analizar alternativas como cambio de trazo actual, mejorar otra ruta, construcción de un carril
para rebase en lugar de dos carriles por circulación, etc. En la sección de “Ejemplos de Alternativas
de Solución” se profundiza la idea anterior.

— Conclusiones :
Luego del análisis de los resultados de la investigación teórica sobre el diagnóstico de información
del análisis del método se llega a las siguientes conclusiones con relación a los objetivos de la
investigación.

El análisis de método es la parte final y conclusiva de una investigación; en él vamos a procesar toda
la información que ha ido apareciendo en nuestro estudio, a intentar presentarla de manera ordenada
y comprensible y a intentar llegar a las conclusiones que estos datos originan.

Para ello deberemos eliminar datos innecesarios y transformar los datos a utilizar para poder
analizarlos de manera conjunta y sistemática y conseguir que toda la información obtenida en nuestro
estudio sea información útil que nos lleve a conclusiones avaladas por dicha información y a la
orientación en la toma de decisiones.

Esta transformación de la información de manera estructurada es ya, por sí sola, un primer análisis
de dicha información encontrada en nuestro estudio a la que, como veremos, seguirá su
interpretación lógica y encontrará las conclusiones a que nos lleva.
 Fuentes Bibliográficas
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https://www.grupoalbe.com/manuales-de-politicas-y-procedimientos-que-son-l
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https://es.wikipedia.org/wiki/%C3%81rea
https://ibermaticaindustria.com/blog/por-que-el-proceso-de-documentacion-te
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https://www.lifeder.com/metodo-comparativo/
https://www.buenastareas.com/materias/integracion-de-la-especificacion-de-lo
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https://sites.google.com/site/et111221057312211582/concepto-enfoque-y-meto
do-del-analisis#:~:text=El%20m%C3%A9todo%20de%20an%C3%A1lisis%20de,
Puntos%20claves.
https://www.oas.org/dsd/publications/unit/oea02s/ch32.htm
https://ctb.ku.edu/es/tabla-de-contenidos/analizar/analizar-problemas-y-soluci
ones-en-la-comunidad/causas-fundamentales/principal
https://www.cepep.gob.mx/work/models/CEPEP/metodologias/boletines/boleti
n_alernativas_de_solucion.pdf
https://repository.eafit.edu.co/bitstream/handle/10784/4496/06_conclusiones.p
df?sequence=7&isAllowed=y