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Introducción

En las organizaciones siempre surgen problemas, algunos cotidianos otros complejos y muchas veces no se sabe cómo responder a ellos o qué decisión tomar, para los administradores es un de las mayores responsabilidades, para facilitar esta tarea se pueden recurrir a procesos, modelos, y herramientas que nos ayudaran a no equivocar en la mejor solución al problema o la situación presentada.

La solución de problemas consiste en un proceso que abarca diversas actividades estas pueden ser cortas o extensas, la solución de problemas es un factor determinante dentro de las empresas y organizaciones, que principalmente es un riesgo tomado por los administradores. De esta necesidad surge el conocer los pasos principales para la identificación y la buena aplicación de técnicas, métodos y modelos que ayuden a la solución de problemas.

Diagnóstico Organizacional

Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles y también las producciones comunicacionales de una organización tales como historietas, metáforas, símbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la organización hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar.

El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organización.

Condiciones para llevar a cabo el diagnóstico organizacional

Para poder llevar a cabo con éxito un diagnóstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos básicos:

1. Antes de iniciar el proceso de diagnóstico es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (término usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformación en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.

3.

El consultor manejará la información que se obtenga del proceso en forma

absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a

las personas que proporcionaron la información.

  • 4. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del

diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

  • 5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y del

cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

Elementos del diagnóstico organizacional

Podemos dividir al diagnóstico organizacional en tres etapas principales:

Generación de información, la cual abarca a su vez tres aspectos:

La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los

procesos utilizados. La metodología utilizada para recopilar la información, la cual sigue dos corrientes, los métodos usados para obtener información desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor

(observación). La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de la

estabilidad del sistema.

Organización de la información, en donde es necesario considerar tres aspectos claves:

El diseño de procedimientos para el proceso de la información.

El almacenamiento apropiado de los datos.

El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil de consultar.

Análisis e interpretación de la información, que consiste en separar los

elementos básicos de la información y examinarlos con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.

Perspectivas del diagnóstico organizacional

El diagnóstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, métodos y técnicas. Son complementarias entre sí y dan origen a dos tipos de diagnóstico:

Diagnóstico funcional

Diagnóstico cultural

El diagnóstico funcional: Examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización, y la innovación.

Usa

un

proceso

de

diagnóstico

en

el

cual

el

auditor

asume la

responsabilidad casi

total

del

diseño y

la conducción del mismo (objetivos,

métodos y la interpretación de los resultados).

Objetivos del diagnóstico funcional

Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación y los diferentes canales de comunicación.

Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental.

Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia.

Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnología de la comunicación organizacional.

Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicación en la satisfacción en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Métodos y técnicas

Dentro de la perspectiva funcionalista los métodos más usados son la entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, la entrevista

grupal, el análisis de experiencias críticas de comunicación, y el análisis de la difusión de mensajes.

Las técnicas aplicables son:

Entrevista: Esta técnica se complementa con el cuestionario y permite recoger información que puede ser investigada hasta en sus mínimos detalles en una conversación personal con los miembros de una organización.

Cuestionario: Permite recoger mayor cantidad de información de mayor cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que otros métodos; y facilita el análisis estadístico.

Análisis de transmisión de mensajes: Consiste en un cuestionario especializado que descubre el proceso de difusión de un mensaje en la organización, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este método revela el tiempo que toma la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicación, las redes de comunicación informal y la manera como se procesa la información.

El análisis de experiencias críticas de comunicación: Sirve para conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organización y la efectividad o inefectividad de las mismas.

Análisis de redes de comunicación: Analiza la estructura de comunicación de una organización y su efectividad. Se evalúa quien se comunica con quién, que grupos existen en la organización, qué miembros actúan como puente entre los grupos, los bloqueos que sufre la información, el contenido de la comunicación y la cantidad de información difundida.

La entrevista grupal: Esta técnica selecciona un cierto número de miembros representativos de la organización para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación organizacional.

Diagnóstico cultural

El diagnóstico cultural es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.

Objetivos del Diagnostico Cultural

Evaluar el papel de la comunicación en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organización.

Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofía y valores.

Entender la vida organizacional y el papel de la comunicación desde la perspectiva de los miembros de la organización.

Métodos y técnicas

El proceso del diagnóstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a su aplicación, básicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo.

Con

el

primero

se

busca

la medición precisa de ciertas variables

establecidas de antemano y su posterior comparación, el segundo depende más de la agudeza de la percepción del investigador al analizar los datos.

Técnicas cualitativas aplicables:

Observación: Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro más del grupo (observación participante), o bien por observarlos desde fuera (observación no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptación y evitar en lo posible que s presencia interfiera o perturbe de algún modo las actividades cotidianas del grupo.

Entrevistas individuales: Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de "simpatía". Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensión y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado.

Análisis de documentos: El investigador reunirá una colección de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la información que contienen sobre la historia y características de la organización, y que lo llevarán a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma.

Discusión en grupos pequeños: Sesiones de grupo con una discusión dirigida.

Dramatización: Proporciona datos sobre la percepción que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo.

Técnicas proyectivas: Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndole que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.

Técnicas cuantitativas aplicables:

Encuesta: La información recogida por medio de esta técnica puede emplearse para un análisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa. El método que puede utilizarse para levantar la encuesta es el cuestionario.

Toma de decisiones

La toma de decisiones se define como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación.

Tomar decisiones es identificar y seleccionar un curso de acción hará enfrentar un problema específico u obtener ventajas cuando se presenta una

oportunidad. La toma de decisión es el proceso de seleccionar un curso de acción entre varias alternativas, para enfrentar un problema o aprovechar una oportunidad.

Un aspecto verdaderamente importante en la toma de decisiones es el grado de comunicación y la aplicación del arte de escuchar. En el campo del liderazgo personal no hay mayor talento que la capacidad de comunicación de una persona. En un líder no importa cuál sea su auto motivación, si no puede transmitir sus ideas a otros. Es entonces cuando se entiende la importancia de la comunicación efectiva.

El proceso que conduce a la toma de decisión es:

Elaboración de premisas

Identificación de alternativas

Evaluación de alternativas, en términos de metas que se desea alcanzar

• Selección de una alternativa, es decir tomar una decisión

La comunicación como parte de la toma de decisiones

Un

líder debe ser capaz de

dar a conocer

sus

ideas

y

a

su

vez debe

entender las ideas de los demás para poder guiarlos. En las relaciones humanas

la mayoría de las diferencias y desacuerdos se originan en la falta de entendimiento entre las personas. La comunicación es difícil, es un arte. Exige algo más que intercambio de ideas; también es un intercambio de sentimientos, actitudes y de emociones.

Herramientas para la toma de decisiones

El ser humano debe exigirse vencer obstáculos que se irán presentando a lo largo del camino. Estos obstáculos traducidos en problemas deben resolverse conforme se presentan evitando con esto las variaciones en los diversos procesos.

Para esto es necesario basarse en hechos y no dejarse guiar solamente por el sentido común, la experiencia o la audacia. Basarse en estos tres elementos

puede ocasionar que al momento de obtener resultados contrarios al esperado nadie quiera asumir responsabilidades.

Herramientas y técnicas para la toma decisiones:

  • 1. Recolección de datos

  • 2. Lluvia de ideas

  • 3. Diagrama de Paretto

  • 4. Diagrama de Gantt

  • 5. Diagrama de Flujo

  • 6. Entrevistas

  • 7. Diagrama de Ishikawa

  • 8. Espina de pescado

  • 9. Negociacion colectiva

Procesos cognitivos implicados en la Toma de Decisiones

Al igual

que le pensamiento crítico en la toma de decisiones se utilizan

ciertos procesos cognitivos como lo son:

Observación: es aplicar atentamente

los

sentidos a

un

objeto

o

a

un

fenómeno, para estudiarlos tal como se presenten en realidad, puede ser

ocasional o causalmente.

• Comparación: Relación de semejanza entre los asuntos tratados. Fijar la atención en dos o más objetos para descubrir sus relaciones o estimar sus diferencias o semejanzas.

• Codificación: Hacer o formar un cuerpo de leyes metódico o sistemático. Transformar mediante las reglas de un código la formulación de un mensaje.

Organización: disposición de arreglo u orden. Regla o modo que se observa para hacer las cosas.

Clasificación:

Ordenar

disponiendo

por

clases/categorías.

Es

un

ordenamiento sistemático de algo.

 

Resolución: término o conclusiones de un muestran los resultados.

problema, parte

en

que

se

• Evaluación: hacer el señalamiento del rango. Análisis y reflexión de los anteriores razonamientos y conclusiones.

• Retroalimentación: el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la intención de recabar información, a nivel individual o colectivo, para intentar mejorar el funcionamiento de una organización o de cualquier grupo formado por seres humanos.

Toma de decisiones en condiciones de certidumbre, incertidumbre y riesgo

Prácticamente todas las decisiones se toman en un ambiente de cierta incertidumbre. Sin embargo, el grado variará desde seguridad relativa a gran incertidumbre. Además, hay ciertos riesgos implícitos en la toma de decisiones.

En una situación de certidumbre, hay una certeza razonable acerca de lo que sucederá cuando se tome una decisión. La información es asequible, se considera confiable y se conocen las relaciones de causa y efecto.

En una situación de incertidumbre, en cambio, solo se cuenta con una escasa base de datos, no se sabe si estos son confiables o no y tampoco si la situación puede cambiar o no. Además, no se pueden evaluar las interacciones de las variables.

En una situación de riesgo es posible que se cuente con información objetiva, pero puede que sea incompleta. Para mejorar la toma de decisiones se pueden estimar las probabilidades objetivas de un resultado a usar.

Hay algunos factores en la toma de decisiones y que se nombran a continuación:

Valores personales y cultura de

la

organización: en

el modelo

de

la

planeación estratégica, se ha visto que una variable importante que influye en la

dirección de la empresa se refiere a los valores personales, principalmente de los gerentes de alto nivel. Sin embargo, los valores influyen en la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales, directivos y no directivos por igual. Lo que es verdad para los individuos también es válido para la organización en su totalidad. Lo que es verdad para los individuos también es válido para la organización en su totalidad. Así el patrón de conducta, las creencias compartidas y los miembros de una organización influyen en la toma de decisiones.

Toma de decisiones en grupo: en las organizaciones modernas, las

decisiones las toman a menudo los grupos de individuos, como son los comités a

los equipos.

Creatividad e innovación: la toma de decisiones eficaz requiere creatividad e innovación.

Bases cuantitativas y no cuantitativas para la toma de decisiones

La selección de una base cuantitativa o no cuantitativa para la toma de decisiones, es individual, por lo general está dictada por los antecedentes y conocimientos del gerente y por los recursos disponibles. A continuación, la descripción de cada una de ellas:

Base cuantitativa

Muchas decisiones en la administración, están determinadas por características cuantitativas, que representan una parte importante del estudio de la administración moderna. Las técnicas cuantitativas buscan apoyar la habilidad administrativa, proporcionando la máxima racionalidad. Los siguientes medios cuantitativos que se toman en consideración para la toma de decisiones son los siguientes:

• Investigación de operaciones: la investigación de operaciones consiste en reunir los datos existentes sobre un problema específico, del procesamiento de estos datos, y a partir de ellos, resolver los reportes cuantitativos sobre los méritos relativos de los varios recursos potenciales de acción. Los pasos de las operaciones que se llevan a cabo en esta base son: enunciar con precisión el

problema, reunir los datos pertinentes, crear un modelo matemático valido para las fuerzas o valores pertinentes involucrados, sustituir los datos en el modelo y cálculo de los resultados bajo diversas circunstancias, selección del curso de acción optimo, y finalmente, seguir la validez del modelo con la obtención de nuevos datos. La investigación de operaciones puede determinar la habilidad minima de los materiales necesarios para satisfacer los requisitos de la producción, cuando y que pedir, y la manera en la cual disponer más provechosamente de un inventario.

• Programación lineal: la programación lineal es un conjunto de técnicas racionales de análisis y de resolución de problemas que tiene por objeto ayudar a los responsables, en este caso el gerente, en las decisiones sobre asuntos en los que interviene un gran número de variables.

• Simulación: esta consiste en crear una abstracción de la realidad y hacer un tiro simulado al problema, ejecutando todo el experimento o proceso para observar el efecto de las variables en el resultado final. Se construye un modelo basado en datos empíricos y se sujeta a las mismas influencias que en la práctica real. Este modelo de la simulación, no se usa para lograr la optimización; es desde el punto de vista básico un enfoque de tanteo para problemas complejos.

• Montecarlo: éste, es un modelo simplificado de la simulación. Es un medio de tanteo para ver qué sucedería cuando ciertos eventos, normales y anormales, se presentan. Este enfoque es predictivo y dice lo que probablemente sucederá en los eventos reales sin analizar los eventos comparables existentes. Esta técnica es fácil de entender y de usar.

• Líneas de espera (filas): esta técnica consiste en minimizar pérdidas para una empresa, ya que una línea de espera son aquellas largas colas que se hacen en un establecimiento para la obtención de un producto o un servicio, cuya espera puede traer desventajas para la empresa, ya que hay fugas de clientes porque no les gusta esperar, desprestigio de la empresa, entre otras. Todo radica en simular el proceso de atención y encontrar la distribución de probabilidad adecuada para lograr modelar el problema, que por cierto será muy distinto dependiendo de la

industria que hablemos (sea banco, automercado, farmacia, etc.). Este problema en si no es fácil dado que existen muchas variables que no son controlables o son exógenas, es decir no dependen de nosotros, por ende la incertidumbre aumenta.

• Teoría de juegos: esta técnica trata, en determinar el curso de acción de una empresa que este en competencia con la nuestra, para ver qué decisión tomar que sea la más justa para la compañía. En poner en practica esta técnica, proporciona al gerente de una empresa, práctica, conocimiento y la oportunidad de mejorar las acciones administrativas al igual que a decidir cursos de acción a partir de situaciones típicas que se experimentan en la actividad administrativa diaria.

Base no cuantitativa

Los medios no cuantitativos, son aquellos que están enfocados en los problemas que tratan con los medios de alcanzar los objetivos. Las bases no cuantitativas son altamente personales, ampliamente conocidas y está considerada como la manera más natural de tomar decisiones. Existen cuatro técnicas fundamentales para tomar decisiones administrativas no cuantitativas; que son las siguientes:

• Intuición: esta técnica está caracterizada por el uso de corazonadas y sensaciones internas del individuo que va a tomar la decisión; también se ve influenciada por opiniones y sugerencias de otros, que afectan el formato psicológico a la hora de que alternativa escoger. Es muy probable que el individuo que va a decidir, esté influenciado también, por los conocimientos, entrenamiento, antecedentes y experiencias que haya tenido en el pasado. En conclusión, esta técnica es basada en tomar la decisión que mejor le favorezca al gerente de una empresa.

Hechos: cuando se utilizan los hechos a la hora de tomar una decisión,

tiene sus raíces en datos objetivos, y esto implica que las premisas sobre las

cuales está basada la decisión son sólidas e intensamente aplicables a la situación en particular. Sin embargo, los hechos no siempre están disponibles; conseguirlos puede costar demasiado y ser una tarea difícil o requiere de mucho tiempo para conseguirlos. Por lo general, para la utilización de ésta técnica, se

requiere experiencia, imaginación y convicciones para interpretar los hechos en su propia perspectiva y saber usarlos con ventaja.

• Experiencia: a la hora de tomar una decisión, casi siempre se pone en práctica las experiencias pasadas. El principal valor de la experiencia en la toma de decisiones, es la formación de una habilidad para discriminar y generalizar situaciones. En esta forma, las situaciones similares junto con sus decisiones, al igual que las situaciones diferentes y sus decisiones, pueden reconocerse y evaluarse.

Opiniones consideradas: esta base particular se distingue de las demás, por

el uso de la lógica detrás de la decisión, lógica que es explícita y que se deriva de

un cuidadoso análisis de la situación. Para hacer esto, se reúnen estadísticas y se relacionan con los resultados obtenidos.

Solución de problemas

Es el proceso mediante el cual se llevan a cabo diversas acciones para la resolver alguna cuestión mediante procesos de razonamiento.

Proceso de solución de problemas y toma de decisiones

El proceso de toma de decisiones puede variar de acuerdo a diversos criterios y este puede ser corto o tan extenso como se desee a continuación se muestra las principales etapas de este proceso.

Identificación y selección del problema Esta etapa hace referencia a encontrar el problema y estar consciente

Identificación y selección del problema

Esta etapa hace referencia a encontrar el problema y estar consciente de que en un momento dado se debe tomar una decisión para encontrar la solución al problema. Este problema puede tener la característica de ser actual o ser la causa de muchos conflictos en la organización. Se pueden realizar las siguientes preguntas como ayuda para la selección del problema:

¿Dónde está ocurriendo?

¿Qué es lo que ocurre?

¿En qué momento sucede?

¿A quién involucra?

¿Por qué ocurre este problema?

Análisis del problema

Se debe comprender el problema, definirlo, estructurarlo y analizar las fallas si el problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en segmentos y realizar una breve descripción de cada una de las partes.

Se debe verificar la comprensión del problema esto resulta ser más fácil si se comparte con otras personas para asegurar de que la comprensión sea la adecuada.

Asignar prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan se debe fijar prioridad para identificar a cual se le dará solución primero y a cuales sucesivamente.

Se debe diferenciar los

aspectos que son

“importantes” y cuales son

“urgentes, ya

que los que resultan

ser importante se les debe prestar mayor

atención.

Un ejemplo de esto puede ser que a menudo se responden llamadas por teléfono y estas son de carácter urgente lo impórtate seria diseñar un sistema que le permita el filtrar y priorizarlas.

Generar alternativas de solución

La solución del problema se puede alcanzar mediante diversas alternativas de solución, estas están basadas en la incertidumbre.

Se desarrollan posibles soluciones y se deben generar muchas para poder encontrar alguna que resulte adecuada para la solución del problema de forma satisfactoria.

Para generar gran cantidad de alternativas en el caso de problemas organizacionales es útil involucrar los demás que se encuentren involucrados en el tema y con ayuda de técnicas tales como la lluvia de ideas recabar información de los demás.

Evaluación de alternativas

Se realiza un estudio de cada una de las posibles alternativas de solución para el problema, se deben identificar las ventajas y desventajas de cada una de acuerdo a los objetivos de la organización y asignar un valor ponderado.

Selección y planificación de la solución

Se debe seleccionar una o varias alternativas de acuerdo a la evaluación que se ha realizado para la obtención de mejores resultados en la solución del problema, para lo cual se debe tomar en cuenta las siguientes preguntas: ¿Con cuál alternativa tiene más probabilidades de resolver el problema?, ¿Se cuenta con los recursos necesarios?, ¿Cuál es el grado de riesgo inherente a cada alternativa?

Para la planificación de la solución del problema, se debe tomar en cuenta las medidas y/o procesos que deberán modificarse en la organización, así como los recursos humanos, financieros e infraestructura que se necesitaran, el tiempo en que se llevara a cabo y quienes serán los responsables.

Ejecución y Control

Este paso se encarga de garantizar que la planificación de la solución se lleve a cabo en los tiempos previamente planeados aplicando controles correctos para el aseguramiento de los objetivos deseados.

Sistemas y tipos

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software)

Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema.

Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

Tipos de sistemas

Pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza

Pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa.

Sistemas aislados: son aquellos sistemas en los que no se produce intercambio de materia ni energía.

Características de los Sistemas

Sistema es un todo organizado y complejo; es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente

PROPOSITO U OBJETO: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

- GLOBALISMO O TOTALIDAD: Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa / efecto.

- ENTROPIA: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la geneantropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

- HOMEOSTACIA: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque.

Sistemas Administrativos

Es el medio a través del cual las decisiones de política o estrategias adoptadas por los niveles superiores de la organización, se concretan en una serie de múltiples decisiones en los niveles medio o inferiores que resuelven casos

individuales y que a través de la conformación de rutinas de trabajo y procesos’ de comunicación van configurando la actividad administrativa total de la organización.

Tipos de Sistemas Administrativos

Dentro de la empresa existen diversos tipos de sistemas administrativos, a saber:

- Operacionales: Captan, procesan y reportan información de carácter repetitivo, con pasos lógicos por ejemplo en primera instancia se debe cortar la piel para la fabricación de calzado y posteriormente se la puede unir o pespuntar.

- Directivos: La información no sigue un procedimiento establecido de procesamiento o selección. Por ejemplo, optar por diferentes alternativas de información para llegar a la mejor toma de decisiones.

- De control: Mecanismos utilizados para que un sistema funcione de acuerdo a los objetivos deseados. Por ejemplo, el presupuesto maestro que los contadores emplean para establecer periódicamente comparaciones entre la erogación real y la presupuestada.

- Informativos: Manejan datos y elaboran reportes que permiten tomar una decisión de acuerdo con los objetivos establecidos, ejemplos, las actividades que desarrolla el departamento de sistemas como el control del sistema “red computacional” de una empresa.

Importancia

Los sistemas administrativos controlan y simplifican los procesos administrativos en las pequeñas y medianas empresas permitiendo tener un manejo óptimo de sus negocios además brindan información exacta oportuna y confiable facilitando la toma de decisiones.

 

Conclusión

 

El

clima

laboral

es

una

variable

clave

en

el

desempeño

de

una

organización, y aun y cuando no puede ser visto o

tocado,

el

clima de

una

empresa se percibe, se vive y afecta todos los aspectos de la empresa.

El diagnostico organizacional es un programa a largo plazo, orientado a mejorar los procesos de solución de problemas y de renovación de una organización, mediante una administración que se base en la colaboración y en la efectividad de la cultura de la empresa, con ayuda de un agente de cambio, o mediante el uso de la teoría y de la tecnología pertinentes de acuerdo con la ciencia del comportamiento organizacional.

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA ANALISIS ORGANIZACIONAL SECCION: ABN0502CP ANALISIS ORGANIZACIONAL Profesor: Integrante:

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA ANALISIS ORGANIZACIONAL SECCION: ABN0502CP

ANALISIS ORGANIZACIONAL

Profesor:

Integrante:

Luis Francisco Marín

22037067

La Cruz, María Gabriela CI: V-

Caracas, 20 de septiembre de 2016.