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Unidad 2
Estrategias de Gestión
Santo Domingo
2013
GESTION EFICAZ DEL TIEMPO
CONTENIDO
UNIDAD II
INTRODUCCION .......................................................................................................3
ESTRATEGIAS DE GESTION
ESTRATEGIAS DE GESTIÓN .......................................................................................3
LA DELEGACIÓN .................................................................................................. 12
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INTRODUCCION
ESTRATEGIAS DE GESTIÓN
La gestión del tiempo es el arte de hacer que el tiempo sirva para beneficio de la
persona y de la sociedad.
Los factores que más influyen en la gestión eficaz del tiempo son los del propio
entorno. Este está constituido por personas, lugares y cosas que influyen sobre los
individuos al utilizar el tiempo. Algunos de estos factores del entorno pueden estar
fuera de nuestro control y sin embargo existen formas de vencer casi todos los
obstáculos. Identificando cómo influye la conducta de otras personas en la capacidad
de gestionar el tiempo, se habrá conseguido encontrar una manera de cambiar dichas
conductas o de moderar el impacto que éstas producen en su propia vida.
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Factores Que Intervienen En La
Gestión Del Tiempo
Aspectos Organizacionales:
1) Factores culturales: es decir, estilos de trabajo, métodos, costumbres,
materialismo, consumismo hedonista, el desarrollo como valor en sí mismo,
etc., que responden a una concepción de la organización muy distanciada de
la realidad vigente.
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Aspectos Personales
Entre los factores personales que influyen en la gestión del tiempo hay que destacar los
siguientes:
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PUNTO DE PARTIDA EN LA GESTION EFICAZ DEL TIEMPO
Demasiadas veces nos conformamos con reaccionar a lo que ocurre sin molestarnos en
establecer previamente un plan. La consecuencia habitual es que no se logra el
resultado deseado.
El uso del tiempo sólo adquiere importancia cuando existen objetivos por alcanzar. Y, a
la vez, el tiempo sólo esta adecuadamente utilizado cuando se enfoca al logro de esos
objetivos.
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Los objetivos
Desde la Psicología se está insistiendo mucho
en que la razón por la que no tenemos más
éxito es, simplemente, porque no tenemos
objetivos bien definidos. No basta con tener
sueños, esperanzas o aspiraciones vagas;
estos no son objetivos.
Los objetivos son el punto de partida de una gestión eficaz del tiempo; son como una
brújula: indican el camino hacia las cosas en las que debería concentrar su tiempo. Si
identifica sus objetivos, sabrá que es lo que es más importante que realice en un día,
una semana o un mes determinado. Los objetivos guían la gestión del tiempo al
ayudarle a asignar prioridades entre las numerosas cosas que realizarse.
Ser propios
Compatibles entre sí
Tener plazos
Estar escritos
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Definir los objetivos y medir su
rendimiento le permitirá:
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De Los Objetivos A Las Tareas
Desde el momento en que nos encontramos ante una tarea con objetivos que deben
ser alcanzados en un plazo de tiempo determinado, nos encontramos con la necesidad
de gestionar bien el tiempo. Parte de esta gestión descansa en la definición de objetivos
y en la programación, por un lado, y en la buena ejecución de la tarea, por el otro.
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Las 6 reglas para el entrenamiento de la actividad eficaz/eficiente:
Tiempo Asignado
Una programación corta, sin que se alcance el tiempo de máximo rendimiento, conduce
a la improvisación. Una programación demasiado larga dará lugar a perfeccionismos
estériles.
Por lo general, las personas inseguras, algo pesimistas y, sobre todo, introvertidas,
tienden a caer en el perfeccionismo; por el contrario, los extrovertidos, sobre todo si
tienen exceso de confianza en sí mismos, tienen tendencia a retrasar los plazos de inicio
de las tareas con el consiguiente riesgo de improvisación.
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Por eso, es importante saber ajustar a las tareas el tiempo necesario. Si se
tiende al perfeccionismo, hay que exigir las tareas dentro del plazo previsto
sin aceptar dilaciones y si, por el contrario, se tiende al exceso de confianza,
conviene dividir las tareas en etapas intermedias y hacer un seguimiento
cerrado de los inicios, ritmos y entregas.
Asignación de metas:
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LA DELEGACIÓN
Definición
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Características
La delegación debe ser concertada entre jefe y subordinado, sin el talante de cesión de
autoridad no hay delegación. Dicho acuerdo debe surgir después de un análisis y
discusión de la tarea y sus pormenores. Una vez delegada la actividad, hay que saber
no interferir en su modo de ejecución, en el desarrollo del programa o cómo se aplican
los medios. Solo debemos exigir que se cumplan los objetivos. Seguimiento sí,
interferencia no.
Delegar no significa abdicar, sino todo lo contrario, pero además obtendrá la ventaja de
dividir las tareas con personas de confianza. Delegar no se limita sólo a directivos,
directores y otros empleados con mando. Las tareas se pueden delegar abajo, hacia
arriba y también de forma lateral, dependiendo de la posición que ocupe en el
organigrama la persona en la que vamos a delegar.
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Consecuencias de la No Delegación
Genéricas:
Concretas:
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Efectos de las Tareas sin delegar:
La tarea del directivo que no delega suele estar afectada de las siguientes
connotaciones:
Sobrecarga de trabajo
Delegación invertida
Bloqueo de asuntos
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Cómo delegar
1. Selecciona a la persona
adecuada para el trabajo.
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La Comunicación Y La Gestión
Eficaz Del Tiempo
En el entorno laboral existen dos preguntas que debemos formularnos antes de decir
que sí a algo que no termina de convencernos. La primera es qué responsabilidades
conllevará el compromiso y la segunda es si consideraríamos que se trata de un buen
uso de nuestro tiempo si el compromiso comenzase mañana mismo. En caso de que la
respuesta sea negativa, los estudios han identificado un procedimiento en cuatro pasos
para que decir “no” sea seguro, diplomático y efectivo:
1) Dé una razón.
2) Sea diplomático.
4) No posponga la decisión.
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PRINCIPIOS PARA LA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO
2. Programar actividades de ocio: los mejores planes de gestión del tiempo que
acompañan durante toda la vida, no solo durante las horas de trabajo. Hay que intentar
programar períodos de tiempo dedicados a la familia, amigos, tiempo libre propio,
proyectos personales o especiales, en vez de dedicarles “el tiempo que sobre”.
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4. Dividir los trabajos grandes en tareas manejables: es muy fácil aceptar
trabajos de grandes proporciones. Por ejemplo, pintar la casa, será un trabajo menos
desalentador, si se siguen bien los pasos hasta conseguir el objetivo final. Dividiendo un
trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada
paso y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir
cualquier cosa, y con menos presión y estrés, que si se pretende hacerlo todo.
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7. Establece parámetros para decir “no”: todos conocemos gente que establecen
sus límites de tiempo. Puede parecer excesivo pero también sabemos que muchas
personas terminan trabajando hasta tarde o se llevan trabajo a casa de vez en cuando,
por ello, es posible que para esta gente haya llegado el momento decir no. Y no solo a
los otros, sino a nosotros mismos. Trabajar durante horas y horas daña el equilibrio
entre trabajo y ocio necesario y básico para la salud y el bienestar.
8. Haz y sigue una lista de prioridades: no hace falta ser un experto para
elaborarla. Algunas personas llevan varias listas a la vez: una de mayor prioridad para
las cosas urgentes y muy importantes y otra de baja prioridad para tareas que le
gustaría hacer cuando tenga tiempo disponible. Otras personas simplifican el proceso
haciendo solo una lista de las cosas a hacer el día siguiente.
9. Agrupa tareas según las capacidades requeridas: para sacar mayor partido a
tu tiempo, trata de realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren mayor
concentración y mayor eficiencia en aquellos momentos del día en los que tus niveles
de energía y atención son mayores. Si puedes coordinar esos momentos con períodos
en los que tienes menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. De la misma forma,
trata de programar tu rutina, tareas de bajo nivel para las horas del día en las que te
resulta más difícil concentrarse. El truco está en identificar tus horas de mayor
rendimiento y programar tu trabajo en consecuencia.
10. Mantén los ojos abiertos para encontrar atajos: es siempre tentador seguir
haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre, porque es con lo que se
está familiarizado.
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Creando Un Plan
3. Escriba solamente las metas que usted tiene verdadero interés en alcanzar .
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Cómo Iniciar A Programar El Tiempo
Programar es el secreto para conseguir que las cosas sucedan. Las cosas que están
programadas tienen tendencia a suceder en el tiempo que se haya establecido. Las
cosas que no están programadas puede que nunca llegue realizarse.
Como iniciar:
Prioriza:
Excelencia
Fracciona:
Objetivos grandes en tareas: por ejemplo, estudiar una asignatura en estudiar cada
capítulo y planificar el tiempo necesario para cada una de ellas. Aprovecha tus
momentos de mayor rendimiento. Pide ayuda.
Automotívate:
Ten por escrito, y siempre a la vista, tus objetivos. Deja siempre cierta flexibilidad para
temas imprevistos.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://www.aulafacil.com/
http://www.monografias.com/trabajos38/administracion-tiempo/administracion-
tiempo.shtml
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