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INSTRUCTIVO INVENTARIOS ALEATORIOS

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OPERACIONES Y ABASTECIMIENTO
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GENERALIDADES:.

El presente instructivo describe los pasos que se deben ejecutar para realizar inventarios aleatorios.

Las farmacias que tengan contratación de administrar los inventarios de medicamentos que pertenecen con
IPS MUTUAL SAS SAS para entrega a los usuarios de sus clientes, deberán hacer inventario aleatorio de
forma mensual de acuerdo a la programación que se realice, con el fin de que se pueda evidenciar la buena
administración y confiabilidad del inventario que pertenece a IPS MUTUAL SAS y de esta manera poder
autorizar los pagos por la prestación de su servicio.
. Los puntos propios no en línea deberán hacer inventario aleatorio a medida que sea requerido por el área
de análisis de inventarios.

Tanto los puntos de Administración de inventarios como los puntos propios no en línea en el momento de
realizar inventario aleatorio deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones.

En el momento que se programe los inventarios en los puntos propios y cada corte de mes en los puntos de
administración se deberá hacer corte de la formulación e iniciar el conteo aleatorio de medicamentos los
cuales se deberán registrar en el formato XXXXX el cual se deberá diligenciar de forma completa.

En el encabezado del documento deberá contener todos los datos solicitados como se demuestra a
continuación:
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El conteo de los medicamentos se deberá registrar de forma clara y con la información precisa a fin de que
la verificación de las diferencias no presente dificultades y se pueda garantizar el control del inventario.

Una vez se hayan contado los medicamentos solicitados o la cantidad de productos requeridas se deberá
enviar la información consignada en el formato FO-DO37 a el área de análisis de inventarios donde se
encargaran de realizar la verificación del inventario físico versus el inventario virtual.

Él envió del inventario se deberá hacer de forma conjunta con la formulación entregada hasta el día en que
se realizó el inventario garantizando de esta forma que se descargue la totalidad de los productos
entregados y no se generen diferencias de inventario.
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Se deberá tener en cuenta los prestamos realizados y las devoluciones de estos préstamos a otras
farmacias y se deberá llenar el formato de préstamos de medicamentos garantizando que estos préstamos
se registren en el sistema de información empresarial, estos formatos se deberán anexar junto con la
formulación enviada para que sea tenido en cuenta para la digitación de las formulas.

El proceso de Inventarios deberá informar a digitación hasta que día deberá hacer el registro de las formulas
y este a medida que llegue a esta fecha deberá confirmar a inventarios para que realice el cruce de la
información y pueda determinar el estado del inventario.

Una vez se haya digitado la totalidad de la formulación, proceso de inventarios se encargara de verificar las
diferencias resultantes entre lo contado y lo virtual y procederá a solicitar las respectivas justificaciones en
caso de que se presenten diferencias, una vez justificadas las diferencias se procederá a realizar los ajustes
respectivos y los descuentos pertinente en caso de que las diferencias no sean justificadas.

Una vez se tenga las diferencias inventarios deberá confirmar a digitación que pueden continuar con el
registro de la información en el sistema de las formulas recibidas y realizar los respectivos ajustes si es el
caso.

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CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

XXXXXXXXXX Inventario aleatorio