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4. Systematize (sistematizar): llevar a cabo una trabajo. Los miembros del equipo de las 5 S designado
rutina de limpieza y verificación. van al lugar de trabajo con puñados de etiquetas
5. Standarize (estandarizar): estandarizar los cuatro rojas y las colocan sobre los elementos que consideran
pasos anteriores para constituir un proceso sin fin como innecesarios. Cuanto más grandes sean las
y que pueda mejorarse. etiquetas rojas y mayor sea su número, mejor. Cuando
no está claro si se necesita o no una determinada cosa,
Campaña de las 5 C debe colocarse una etiqueta roja sobre éste.
1. Clear out (limpiar): determinar qué es necesario Algunas veces, es posible que los empleados
o innecesario y deshacerse de esto último. encuentren etiquetas rojas sobre las cosas que en
2. Configure (configurar): suministrar un lugar realidad necesitan. Para poder conservar estas cosas,
conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y ellos deben demostrar la necesidad de hacer esto. De
mantener cada cosa allí. lo contrario, todo lo que tenga una etiqueta roja debe
3. Clean and check (limpiar y verificar): monitorear retirarse del lugar de trabajo. Las cosas que no
y restaurar la condición de las áreas de trabajo tengan razón para permanecer ahí, que no tengan un
durante la limpieza. uso futuro evidente y que no tengan valor intrínseco, se
4. Conform (ajustar): fijar el estándar, entrenar y descartan. Las cosas que no se vayan a necesitar en
mantener. los próximos 30 días pero que podrían utilizarse en
5. Custom and practice (costumbre y práctica): algún momento en el futuro, se llevan a sus
desarrollar el hábito de mantenimiento de rutinas correspondientes lugares (como a la bodega, en el
y esforzarse por un nuevo mejoramiento. caso de suministros). El trabajo en proceso que
exceda las necesidades del lugar de trabajo deberá
UNA MIRADA DETALLADA DE LAS 5 S enviarse a la bodega o devolverse al proceso
responsable de producir el excedente.
Seiri (sort - separar)
En el proceso de seiri pueden obtenerse
La primera "S", seiri, incluye la clasificación de percepciones valiosas sobre la forma como la empresa
las cosas del lugar de trabajo en dos categorías -lo conduce su negocio. La campaña de etiquetas rojas
necesario y lo innecesario- y eliminar o erradicar del deja como resultado una montaña de cosas
lugar de trabajo esto último. Debe establecerse un innecesarias, y los empleados se enfrentan a incómodas
tope sobre el número de cosas necesarias. En el lugar preguntas como: "¿cuánto dinero se ‘inmoviliza’ en
de trabajo puede encontrarse toda clase de objetos. productos prematuramente fabricados?". Las personas
Una mirada minuciosa revela que en el trabajo diario se preguntan a sí mismas cómo pudieron haber actuado
sólo se necesita un número pequeño de éstos; muchos en forma tan insensata. En una empresa, ¡una campaña
otros objetos no se utilizarán nunca o sólo se necesitarán de etiquetas rojas puso al descubierto suministros
en un futuro distante. El lugar de trabajo está lleno de suficientes para unos 20 años!
máquinas sin uso, cribas, troqueles y herramientas,
productos defectuosos, trabajo en proceso, materias Tanto los gerentes como los operadores tienen
primas, suministros y partes, anaqueles, contenedores, que ver estas extravagancias en el lugar de trabajo
escritorios, bancos de trabajo, archivos de para poder creerlo. Ésta es una práctica en que los
documentos, carretas, estantes, tarimas y otras cosas. gerentes puedan echar una mirada a la forma como las
Un método práctico y fácil consiste en retirar cualquier personas trabajan. Al encontrar un montón de
cosa que no se vaya a utilizar en los próximos 30 días. suministros, por ejemplo, el gerente debe preguntarse:
"¿Qué tipo de sistema tenemos para hacer pedidos a
Con frecuencia, seiri comienza con una campaña los proveedores? ¿Qué tipo de información utiliza
de etiquetas rojas. Seleccione un área del lugar de nuestro personal de compras para hacer pedidos?
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¿Qué tipo de comunicación se mantiene entre deben clasificarse de acuerdo con su uso. En un
programación de producción y producción? O, ¿el escritorio con sólo dos cajones, los implementos de
staff responsable de las compras simplemente hace oficina y los artículos personales deben ocupar cada
pedidos cuando piensa que ha llegado el momento de uno un cajón.
hacerlo?".
A continuación se determina el número máximo
Los gerentes deben ser igualmente rigurosos de cada cosa. Por ejemplo, supongamos que
cuando observan que el trabajo en proceso se ha decidimos colocar en los cajones solamente dos
realizado con mucha anticipación: "¿por qué nuestro lápices, un bolígrafo, una goma de borrar, un block de
personal continúa produciendo trabajo en proceso del papel, y así sucesivamente. Todas las cosas que
que no tenemos una necesidad inmediata? ¿Con base superan el número máximo se descartan, es decir, se
en cuál tipo de información comienzan ellos la sacan del cajón y se llevan al área de almacenamiento
producción?". Esta situación indica deficiencias para implementos de oficina que está en un rincón de
fundamentales en el sistema, como el hecho de tener ésta. Algunas veces, esta área de almacenamiento
un control insuficiente entre producción y compras en recibe el nombre de banco de reciclaje. Cuando se
el lugar de trabajo. También revela una flexibilidad agotan los implementos que están en los cajones, el
insuficiente para enfrentar los cambios en la empleado se dirige al banco de reciclaje para
programación de producción. reponerlos. A su vez, el empleado a cargo del banco
observa el inventario y, cuando éste baja al mínimo
Al final de la campaña de etiquetas rojas, todos establecido, ordena más implementos.
los gerentes -incluidos el presidente y el gerente de
planta, lo mismo que los supervisores- deben reunirse Al reducir a un mínimo los implementos en los
y echar un buen vistazo al montón de suministros, cajones de nuestra oficina, eliminamos la necesidad de
trabajo en proceso y otras cosas innecesarias y revolver la colección de lápices, papeles y cosméticos
comenzar a llevar a cabo el proceso de mejora para para llegar a lo que deseamos. Este proceso desarrolla
corregir el sistema que dio lugar a este despilfarro. autodisciplina, e igualmente, mejora el mantenimiento
de registros e incrementa la capacidad de los empleados
La eliminación de cosas innecesarias mediante la para trabajar en forma eficaz.
campaña de etiquetas rojas también deja espacio
libre, lo que incrementa la flexibilidad en el uso del área Seiton (straighten - ordenar)
de trabajo, porque una vez descartadas los cosas
innecesarias, sólo queda lo que se necesita. En esta Una vez que se ha llevado a cabo el seiri (separar),
etapa debe determinarse el número máximo de cosas todas las cosas innecesarias se han retirado del lugar
que deben permanecer en el lugar de trabajo: partes de trabajo, dejando solamente el número mínimo
y suministros, trabajo en proceso, etc. necesario. Pero estas cosas que se necesitan, tales
como herramientas, pueden ser elementos que no
Seiri también puede aplicarse a las personas que tengan uso si se almacenan demasiado lejos de la
trabajan en oficinas. Por ejemplo, un escritorio típico estación de trabajo o en un lugar donde no pueden
tiene dos o más cajones. Con frecuencia, los elementos encontrarse. Esto nos lleva a la siguiente etapa de las
se colocan en estos cajones en forma indiscriminada; 5 S, Seiton.
en un solo cajón, de lado a lado, pueden encontrarse
no sólo lápices, bolígrafos, gomas de borrar, papeles, Seiton significa clasificar las cosas por uso y
ligas, tarjetas de negocios y tijeras, sino también disponerlas como corresponde para minimizar el tiempo
cepillos de dientes, dulces, perfume, aspirinas, de búsqueda y el esfuerzo. Para hacer esto, cada cosa
monedas, fósforos, cigarrillos, joyas de fantasía, cintas debe tener una ubicación, un nombre y un volumen
adhesivas y otros objetos. Primero, estos elementos designados. Debe especificarse no sólo la ubicación,
sino también el número máximo de cosas que se
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permite en el lugar de trabajo. Por ejemplo, el suficiente para almacenar el volumen máximo de cosas.
trabajo en proceso no puede producirse en cantidades Al mismo tiempo, cualquier desviación del número de
ilimitadas. Por el contrario, debe delinearse claramente cajas señalado se hace evidente instantáneamente.
el espacio en el suelo para las cajas que contienen el (Los lectores familiarizados con el sistema justo a
trabajo (pintando un rectángulo para demarcar el tiempo reconocerán que ésta es la primera etapa de
área, etc.) y debe indicarse un número máximo tolerable introducción de un sistema de producción de
de cajas, por ejemplo, cinco. Puede colgarse un "atracción"). Las herramientas deben colocarse al
objeto pesado en el techo encima de las cajas para alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y
impedir que se apilen más de cinco. Cuando se ha regresar a su sitio. Sus siluetas podrían pintarse en la
alcanzado el nivel máximo permitido de inventario, superficie donde se supone que deben almacenarse.
debe detenerse la producción en el proceso anterior; Esto facilita saber cuándo se encuentran en uso.
no hay necesidad de producir más de lo que puede
consumir el proceso siguiente. De esta forma, seiton El pasillo también debería señalizarse claramente
garantiza el flujo de un número mínimo de cosas de con pintura. Al igual que otros espacios se designan
estación a estación, sobre la base de "primeros en para suministros y trabajo en proceso, el destino del
entrar, primeros en salir". pasillo es el tránsito: no debe dejarse nada allí. El
Una vez invitaron a Taiichi Ohno a visitar la línea pasillo debe estar completamente despejado de
de ensamblaje de otra empresa. Cuando se le pidió manera que se destaque cualquier objeto que se deje
que comentara sobre la línea, dijo: "ustedes tienen allí, lo que permite a los supervisores observar
demasiado trabajo en proceso que está en espera, instantáneamente la anormalidad y emprender así la
creando una línea lateral. Dejen un número mínimo en correspondiente acción correctiva.
la línea lateral y devuelvan todos las cosas en exceso
al proceso anterior". Una montaña de láminas metálicas Seiso (scrub - limpiar)
prensadas tenían que devolverse al taller de prensa, y
allí los trabajadores tenían que realizar su trabajo Seiso significa limpiar el entorno de trabajo,
rodeados de hojas metálicas prensadas, lo que creaba incluidas máquinas y herramientas, lo mismo que
una atmósfera similar a una cárcel. Ohno dijo: "esta es pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo.
la mejor forma de mostrarles a las personas que También hay un axioma que dice: Seiso significa
cuanto más duro trabajen, mayor será la cantidad de verificar. Un operador que limpia una máquina puede
dinero que pierda la empresa". descubrir muchos defectos de funcionamiento. Cuando
la máquina está cubierta de aceite, hollín y polvo, es
Los cosas que se dejan en el lugar de trabajo difícil identificar cualquier problema que se pueda
deben colocarse en el área designada. En otras estar formando. Sin embargo, mientras se limpia la
palabras, cada cosa debe tener su propia ubicación y, máquina podemos detectar con facilidad una fuga de
viceversa, cada espacio en el lugar de trabajo también aceite, una grieta que se esté formando en la cubierta,
debe tener su destino señalado. Cada pared debe o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos
estar numerada, utilizando nombres como pared A-1 problemas, pueden solucionarse con facilidad.
y pared B-2. La colocación de elementos tales como
suministros, trabajo en proceso, tomas de agua, Se dice que la mayor parte de las averías en las
herramientas, cribas, moldes y carretas deben señalarse máquinas comienza con vibraciones (debido a tuercas
por su ubicación o con marcas especiales. Las marcas y tornillos flojos), con la introducción de partículas
en el piso o en las estaciones de trabajo indican las extrañas como polvo (como resultado de grietas en el
ubicaciones apropiadas del trabajo en proceso, techo, por ejemplo), o con una lubricación o engrase
herramientas, etc. Al pintar un rectángulo en el piso inadecuados. Por esta razón, seiso constituye una
para delinear el área para las cajas que contienen gran experiencia de aprendizaje para los operadores,
trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio ya que pueden hacer muchos descubrimientos útiles
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Una vez completo el seiso, la atención de la La gerencia también debe comprender los muchos
gerencia debe centrarse en un nuevo horizonte, beneficios de las 5 S en el lugar de trabajo para la
específicamente, mantener y garantizar el momentum totalidad de la empresa; entre éstos mencionamos:
y el entusiasmo. Después de haber trabajado
intensamente en seiri, seiton y seiso, y de haber visto • Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina;
los mejoramientos en el lugar de trabajo, los los empleados con autodisciplina están siempre
empleados empiezan a pensar: "¡lo hemos logrado!" y participando en las 5 S, asumen un interés real en
se relajan y lo toman con calma por un rato (o lo que la calidad y se puede confiar en su adhesión a los
es peor, suspenden sus esfuerzos por completo). Las estándares.
poderosas fuerzas que están en juego en el lugar de • Destaca los muchos tipos de desperdicio en el
trabajo tratan de ejercer presión sobre las condiciones lugar de trabajo; el reconocimiento de problemas
para que vuelvan a su estado anterior, lo que hace es el primer paso para la eliminación del
imperativo que la gerencia construya un sistema que desperdicio.
asegure la continuidad de las actividades de las 5 S. • Señala anormalidades, tales como productos
defectuosos y excedentes de inventario.
IMPLANTACION DE LAS 5 ‘S’ • Reduce el movimiento innecesario, como caminar
y el trabajo innecesariamente agotador.
Para lograr la calidad hay que valorar tanto el • Permite que se identifiquen visualmente y, por
proceso como el resultado. Con el fin de que las tanto, que se solucionen los problemas
personas se involucren en la continuación de su relacionados con escasez de materiales, líneas
esfuerzo en la calidad, la gerencia debe planear, desbalanceadas, averías en las máquinas y
organizar y ejecutar con cuidado el proyecto. A demoras en las entregas.
menudo, los gerentes desean ver el resultado • Resuelve grandes problemas logísticos, de una
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forma simple.
• Hace visibles los problemas de calidad.
• Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los
costos de operación.
• Reduce los accidentes industriales mediante la
eliminación de pisos aceitosos y resbalosos,
ambientes sucios, ropa inadecuada y operaciones
inseguras. Seiso, en particular, incrementa la
confiabilidad de las máquinas, dejando de esta
forma tiempo libre a los ingenieros de
mantenimiento para trabajar en máquinas que
sean propensas a averías repentinas. Como
resultado, los ingenieros pueden concentrarse en
aspectos primarios de mayor importancia, como
el mantenimiento preventivo, el mantenimiento
predictivo y la creación de equipo libre de
mantenimiento, en colaboración con los
departamentos de diseño.
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ANEXO 1
ADMINISTRACIÓN
DE UTILIDADES
Gerencia Administración
de calidad de Gerencia
y seguridad costos logística
Operaciones Productos
de los Información Equipo y
trabajadores materiales
Estandarización
5 S de la calidad
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O
UCT
D CA
PRO LI
L DA
N DE DM
Ó ÁS
ACI EL
C
SIFI EV
AD
R A
VE
DI
CLASIFICACION ORGANIZACION
TASA DE DISPONIBILIDAD MÁS ALTA
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