INSTITUTO TECNOLOGICO DE HUATABAMPO

INGENERIA EN GESTION EMPRESARIAL.

MATERIA:

HABILIDADES DIRECTIVAS ll

ACTIVIDAD IV COMUNICACIÓN EFECTIVA

MAESTRO:

ROSARIO GIL VERDUZCO.

ALUMNA:

BEATRIZ ALEJANDRA MORALES NIEBLAS.

ANGEL GAEL GARCIA ALAMEAMEA
ANA SOFIA BAZ PALOMARES
ALAN IVAN BUELNA ORTEGA.

INDICE
1.- Introducción…………………………………………………………………1

4.1 La importancia de la comunicación efectiva…………………2

4.2 Concepto de Imagen directiva………………………………………3

4.3 Conducción de presentaciones orales y escritas……………4

4.4 Conducción de entrevista………………………………………………5

4.4.1 Que es una entrevista…………………………………………………..6

4.4.2 Técnicas para conducir una entrevista………………………..7

4.4.3 Planeación y conducción de entrevistas………………………8

4.4 Conducción efectiva de juntas…………………………………………..9

4.4.1 Qué es una junta…………………………………………………………….10

4.4.2 Cómo programar una junta efectiva………………………………..11

4.4.3 Como conducir una junta…………………………………………………12

INTRODUCCION.
Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el mundo
actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado con incompetencias
que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros. Muchas personas
sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad
para reconocer el trabajo de otros.
Debemos tener en cuenta que muchos de los problemas de las organizaciones son a
consecuencia de la pobre comunicación que se tenga. La comunicación efectiva es un
componente esencial para el éxito de la organización, que en nuestro caso sería la biblioteca
que estemos administrando o trabajando. La comunicación no tan sólo es interpersonal, de
persona a persona, sino que también nos enfrentaremos a comunicación intergrupal,
intergrupal, organizacional y externa.
Todos debemos contar con unas buenas destrezas de comunicación para poder
desempeñarnos en cada una de ellas. Lo más importante es estar dispuesto a colaborar y
tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra
organización, empresa, biblioteca o cualquier lugar de trabajo que representemos.

4.1 La importancia de la comunicación efectiva.

La comunicación efectiva es aquella en la que el emisor y el receptor codifican un mensaje
en forma equivalente. Así, el mensaje es transmitido de forma exitosa: el receptor
comprende el significado y la intención del mensaje emitido.
Para lograr que la comunicación resulte efectiva es muy importante que el emisor sepa con
claridad qué es lo que quiere transmitir y que esté al tanto de las cualidades de la persona o
personas a las que se lo quiera enviar para así formular el mensaje de la forma más acertada
posible.
En la comunicación efectiva, el emisor debe ser –o al menos parecer– creíble para quienes
reciben el mensaje. Para esto, la clave es demostrar que entiende, que es una voz autorizada
sobre lo que se está comunicando. A la vez, debe transmitirlo de la mejor forma posible,
con conceptos claros y precisos, para que no haya malentendidos ni interpretaciones
erróneas.
Por otra parte, el mensaje formulado por el emisor no debe ser solo racional ni solo
emocional, sino combinar ambas dimensiones. De esta forma, a quienes no los conmuevan
los elementos emocionales pueden convencerlos los racionales y viceversa. Pero, además,
puede ser una buena estrategia para acaparar la atención del receptor del mensaje.
Dentro de la comunicación efectiva –como en cualquier tipo de comunicación– existen
ciertos elementos que la componen. Algunos de ellos son:
 Emisor. La o las personas que producen y envían el mensaje.
 Receptor. La o las personas que reciben e interpretan el mensaje.
 Código. Un conjunto de reglas y signos de los que el emisor se vale para producir su
mensaje y que también debe ser conocido por el receptor para poder interpretarlo.
 Canal. El medio físico a través del cual se transmite el mensaje, que va desde el
emisor al receptor.
 Mensaje. El objeto que se comunica. Es formulado y enviado por el emisor y
recibido e interpretado por el receptor.
 Referente. Aquel elemento, situación o suceso al cual hace alusión o “refiere” el
mensaje.
 Situación. El contexto en el cual el emisor transmite su mensaje y en el cual el
receptor lo recibe. Para ambos, la situación termina influyendo o incluso
condicionando la forma en que se formula y en que se interpreta el mensaje. La
situación puede ser o no compartida por ambos.
 Ruido. Cualquier tipo de interferencia que afecta a cualquiera de los elementos que
intervienen en la comunicación y que, por tanto, terminan afectándola. Cuando se
produce un ruido –o varios– la comunicación no resulta efectiva.
Importancia de la comunicación efectiva:
La importancia de la comunicación efectiva se ve con claridad en el ámbito empresarial
donde puede hacer la diferencia a la hora de fomentar la productividad, pero también
para que los equipos y recursos humanos trabajen correctamente y en forma
complementaria. En el ámbito académico, transmitir correctamente los contenidos
elaborados en una tesis, por ejemplo, también resulta relevante para que el público
comprenda en qué consistió la investigación y cuáles fueron las conclusiones al
respecto. En política, lograr un mensaje claro y convincente es la clave para captar
votos y lograr consenso a la hora de llevar adelante una medida. Una comunicación
ineficiente puede resultar poco feliz para buena parte de los ciudadanos. A nivel
comercial, la comunicación también hace la diferencia: un mensaje bien elaborado se
puede traducir en un mayor volumen de ventas.
Ejemplos de comunicación efectiva:
Una comunicación efectiva se puede concretar por diferentes vías o canales.
Algunos ejemplos pueden ser:

 Comunicación escrita. Aquí podemos ubicar una tesis universitaria, en la que su

autor se explaya sobre una investigación previa y llega a una conclusión.
 Comunicación oral. El discurso de un político puede ser un ejemplo, cuando
argumenta por qué hay que votarlo en un acto público.
 Gesticulación. Por medio de señas o gestos, el emisor comunica algo, por
ejemplo, dónde puede estacionar el conductor de un auto y cómo hacerlo.

4.2 Concepto de Imagen directiva.

Es una forma de comunicación, que logra que quien transmite el mensaje lo haga de
modo claro y entendible para su interlocutor/es, sin que genere confusión, dudas o
interpretaciones erróneas.
Es efectiva la comunicación cuando el mensaje que se pretende enviar llega al receptor
de la manera más similar posible a la idea que quiso expresarse. Conocer las
características de la personalidad y de la cultura del receptor, ayudan mucho en este
sentido.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN
¿Porque es importante?
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION EFECTIVA
TRANSMITE INFORMACIÓN E INTERCAMBIA O COMPARTE IDEAS
EVITA LOS MALOS ENTENDIDOS O MENSAJES DISTORCIONADOS
MAXIMIZA POTENCIALIDADES Y LOGRA UNA ORGANIZACION FUERTE Y
SOLIDA COMUNICACION EFECTIVA, TIPOS DE COMUNICACIÓN, PASOS
PARA UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA, TIPOS DE COMUNICACIÓN Y
COMO LOGRAR QUE SEA EFECTIVA, TIPOS DE COMUNICACIÓN
EMPRESARIAL.
COMUNICACIÓN INTERNA:
El mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, a su personal. Su finalidad es delinear
misión y visión, coordinar actividades, organizar tareas, informar sucesos, replantear
objetivos, motivar, etc.
COMUNICACIÓN EXTERNA:
La externa comprende lo que se debe transmitir hacia fuera de la empresa, lo que puede
comprender consumidores, grupos de opinión, cámaras empresariales, etc.
Permite dar a conocer un producto o servicio e informar sobre sus principales
beneficios o características. Por lo general se recurre a medios gráficos, televisión,
Internet, carteles, folletos, etc.

COMUNICACIÓN EFECTIVA
1. Escuchar atentamente.

2. Respetar lo que otros piensan o sienten.

3. Ser claro.

4. Ser breve.
 5. Cuidar el lenguaje corporal.
Es una forma de comunicación, que logra que quien transmite el mensaje lo haga de
modo claro y entendible para su interlocutor/es, sin que genere confusión, dudas o
interpretaciones erróneas.

4.3 Conducción de presentaciones orales y escritas.

Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional
son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación
altamente profesional si se le planifica de antemano y se practica.
Pasos para preparar una presentación oral:
1. Clarificar y determinar los objetivos específicos. Al principio es importante formular los
objetivos generales y específicos.
2. Analizar la audiencia. Al preparar la presentación, es importante considerar la
composición de la audiencia.
3. Seleccionar los materiales. Tener claro que información que se incluirá o excluirá en la
presentación.
4. Organizar sus materiales. Determinar en primer lugar, el orden lógico en que ira el
material seleccionado.
4.4 Conducción de entrevista.
1. Puntualidad.
Así como usted espera que el candidato le de puntualmente a la entrevista. es necesario
tener el mismo respeto por esa persona. Ivo llegue larde a la cita, es preferible disculparse o
cancelar la entrevista si es imposible legar a tiempo.
Ser Impuntual transmitiría al candidato la sensación que ni el ni la vacante son importante
para la compañía
2 Conocimiento.
¿En el conocimiento de la información disponible de candidato antes de realizar la
entrevista? Asegúrese de leer cuidadosamente el CV y revise las redes sociales para
empezar a conocer a la persona. Es recomendable verificar las referencias del candidato
antes de realizar la entrevista
3. Preparación.
¿Están previamente detenidas las competencias actitudes persona y capacidades que
regularé tener el candidato para tener éxito en el cardo?
Usted podría hacer 100 entrevistas. pero si no tiene realmente claro lo que busca, no va a
encontrar a la persona indicada

4. Preguntas
¿Existe una lista con las preguntas que le darán la información que necesita durante la
entrevista? Evite improvisar y tomar decisiones basadas únicamente
en sensaciones, tome la decisión con base en los negocios y prepare una lista de preguntas
con la suncamente anticipación
5. Presentación
Los reclutadores esperan que el candidato llegue con una presentación personal impecable
y con el vestido adecuado para la situación. También. presente apropiadamente para la
entrevista. así evitara enviar un mensaje descortés a los postulantes Concentración
¿Está realmente poniendo toda atención en entrevista? Evite contestar llamadas y usar su
celular.
Enfoque su atención en las respuestas del candidato, involúcrese realmente en la
conversación y haga las contra preguntas necesarias, eso hará que el candidato se sienta
cómodo, seguro y sabrá que no está perdiendo su tiempo.
7. Oferta
Su objetivo siempre será seleccionar al candidato más competente y con mayor potencial de
crecimiento para ocupar la vacante disponible. Pero no olvide que la oferta económica que
le haga debe ser adecuada a su ver y colmar sus expectativas, de lo contrario podría de la
escapar a un gran talento para su organización.

4.4.1 Que es una entrevista.

Es un diálogo que se establece entre dos personas en el que una de ellas propone una serie
de preguntas a la otra a partir de un guión previo. Se realiza con el fin de que el público
pueda conocer la información de su persona, de su experiencia o conocimientos.
Es un proceso de comunicación que se realiza normalmente entre dos personas; en este
proceso el entrevistador obtiene información del entrevistado de forma directa. Es una
conversación formal que tiene una intencionalidad, deben de fijarse objetivos.
Tipos de entrevista:
Hay dos tipos de entrevista según su finalidad:
a) Entrevista informativa: es aquella en la que el entrevistador pretende obtener
información sobre un tema determinado.
b) Entrevista psicológica: es aquella en la que se pretende conocer la personalidad o el
ambiente que rodea al entrevistado.
Partes:
a) Título
b) Cuerpo:
- Introducción o presentación del entrevistado.
- Preguntas con las que se obtiene información.
- Conclusión o párrafo final que indica al lector que la entrevista se ha terminado (breve
resumen o frase de agradecimiento o despedida).
Las Preguntas:
- Características: planificadas, concretas, ordenadas y variadas.
- Tipo de preguntas:
1. Preguntas cerradas
Son aquellas en las que se espera una respuesta concreta.
"¿Usted fuma?"
"¿Tiene hijos?"
2. Preguntas abiertas
Son aquellas en las que se dan respuestas largas, donde el entrevistado puede expresarse
libremente.
"¿Qué planes de futuro tiene?"
"¿Qué opina del gobierno actual?"
3. Preguntas hipotéticas
Son aquellas en las que se plantean situaciones supuestas.
"¿Qué haría usted si...?"
4. Preguntas de sondeo
Son aquellas que permiten al entrevistador profundizar en la información de la respuesta
anterior.
"¿Por qué?"
"¿Qué pasó después?
5. Preguntas comentario
Se trata de una frase inacabada a la que el entrevistado responde como si fuera una
pregunta.
"Y en 1936, se inicia la Guerra Civil.

4.4.2 Técnicas para conducir una entrevista:

1. TÉCNICA DE OBSERVACIÓN.
EL ENTREVISTADOR DEFINE Y ELIGE LO QUE DEBE SER OBSERVADO,
INTERPRETADO O CUESTIONADO.
ES DECIR, EL ENTREVISTADOR DEBE DE ESTAR ATENTO, TANTO AL
LENGUAJE VERBAL COMO NO VERBAL DEL ENTREVISTADO, PARA ASI
PODER HACER UNA ADECUADA INTERVENCIÓN.
2. TÉCNICA DEL ECO.
CONSISTE EN REPETIR LAS ÚLTIMAS PALABRAS QUE SE HAN DICHO.
PUEDE SER EN ALGO QUE SE HAYA CONTRADECIDO EL ENTREVISTADO,
ALGO QUE DIGA EN PLURAL, CUANDO DEBE DE SER EN SINGULAR, QUE LO
HAYA DICHO EN VOZ BAJA, COMO PARA QUE NO SEA ESCUCHADO, O QUE
EL MISMO ENTREVISTADOR QUIERA ENFATIZAR. DE ESTA MANERA, AL
REPETIR O HACER ECO EN UNA PALABRA QUE HAYA DICHO EL
ENTREVISTADO, ESTE HACE CONCIENTE LO QUE MENCIONO, Y DA LA
INFORMACION COMPLETA, QUE POSIBLEMENTE HAYA DEJADO
INCOMPLETA, O QUE EL CREE QUE NO ES DE IMPORTANCIA. PARA ESO EL
ENTREVISTADOR DEBE DE ESTAR ATENTO COMPLETAMENTE A LAS
PALABRAS DE SU ENTREVISTADO.
3. TÉCNICA DEL SILENCIO.
ES UNA TÉCNICA DE PRESIÓN, SEMI - ABIERTA. EL ENTREVISTADOR DEBE
SER CAPÁZ DE RESISTIR MÁS EL SILENCIO QUE EL ENTREVISTADO.
ESTA TÉCNICA ES EXCELENTE, SABIENDOLA UTILIZAR EN EL MOMENTO
PRECISO, YA QUE DE LO CONTRARIO, LO UNICO QUE SE HARÁ ES PONER
TENSO Y NERVISO AL ENTREVISTADO, DEBIDO A QUE ESTE, PUEDE PENSAR
QUE EL ENTREVISTADOR NO SABE QUE PREGUNAR O DECIR ANTE SU
SITUACIÓN. ASI QUE AL SABERLA UTILIZAR, EL ENTREVISTADO SE SENTIRA
ESCUCHADO, POR CONSIGUINTE SE PUEDE OBTENER INFORMACION MUY
IMPORTANTE DE LA PERSONA ENTREVISTADA.
4. TÉCNICA DE JUEGO DE PAPELES.
EL ENTREVISTADOR TIENE QUE ACTUAR COMO EL JEFE QUE VA A TENER EL
ENTREVISTADO O SIMILAR UN AMBIENTE PARECIDO. ESTA TÉCNICA PUEDE
SER UTILIZADA EN ENTRÉVISTA LABORAL, EL ENTREVISTADOR PUEDE
PROPONER ALGUNA DINAMICA O PROBLEMA A RESOLVER AL
ENTREVISTADO, Y SEGÚN SEA LA FORMA EN LA QUE LO RESUELVA, ES
COMO EL ENTREVISTADOR OBTIENE LA INFORMACIÓN, PARA ACEPTAR O
NO AL CANDIDATO. OTROS EJEMPLOS PUEDEN SER QUE EL
ENTREVISTADOR, LE PROPONGA AL ENTREVISTRADO PERSONIFICAR AL
MIEMBRO DE LA FAMILIA O ALGUNA PERSONA, CON LA QUE TIENE ALGÚN
CONFLICTO EMOCIONAL, ASÍ ESTE PUEDE HACER CONCIENCIA, Y HACER
EMPATIA CON LA PERSONA PERSONIFICADA, Y HALLA MAS PROBABILIDAD
DE QUE SOLUCIONE SU CONFLICTO EMOCIONAL. POR SUPUESTO QUE EL
ENTREVISTADOR DEBE DE TENER UN EXCELENTE MANEJO Y CONTROL DE
LA TÉCNICA, PARA QUE PUEDA LLEGAR A SU OBJETIVO, ADEMAS DE
ACOMPAÑAR A SU ENTREVISTADO DE UNA MANERA ADECUADA EN EL
PROCESO.
5. TÉCNICA DE CONFRONTACIÓN.
ESTA TÉCNICA SE UTILIZA PARA CONFIRMAR DATOS QUE SE CREE QUE EL
ENTREVISTADO HA EXAGERADO. PARA ELLO EL ENTREVISTADOR DEBE DE
ESTAR ATENTO, VISUAL Y AUDITIVAMENTE, PARA PODER DETECTAR,
CUALQUIER EXAGERACIÓN, MENTIRA O CONTRADICCION EN LA
INFORMACIÓN QUE PROPORCIONA SU ENTREVISTADO. Y ASI EL
ENTREVISTADOR PUEDA UTILIZAR LA TÉCNICA DE CONFRONTACIÓN.
6. DEJAR QUE EL ENTREVISTADO ESTABLEZCA EL “RAPPORT”
ES UNA VARIACIÓN DE LA TÉCNICA DE SILENCIO. EL ENTREVISTADO TOMA
LA INICIATIVA, PARA ESTABLECER LA RELACIÓN INICIAL.
ESTE TIPO DE TÉCNICA PUEDE SER DE MUCHA AYUDA, PARA UNA
ENTREVISTA EN DONDE HAY UNA VACANTE DE VENDEDOR, RELACIONES
PÚBLICAS, O CUALQUIER PUESTO EN EL QUE EL CANDIDATO AL PUESTO, VA
ESTAR EN CONTACTO CON OTRAS PERSONAS, QUE SOLICITAN
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA QUE ESTA SOLICITANDO CUBRIR LA
VACANTE.
EL ENTREVISTADOR SE PRESENTA, Y DEJA QUE EL ENTREVISTADO HAGA EL
RAPPORT, OSEA QUE INICIE LA PLATICA, SE PRESENTE, MENCIONE CUAL ES
MOTIVO POR EL CUAL ESTA AHÍ, ETC… DE ESTA FORMA (OBSERVANDO Y
ESCUCHANDO SU LENGUAJE VERBAL, NO VERBAL, CONTRADICCIONES
ENTRE LA SOLICITUD DE EMPLEO LO EXPRESADO, Y SOBRE LA FORMA DE
HACER EL RAPPORT ESTABLECIDO) ES COMO EL ENTREVISTADOR LLEGARA
A LA CONCLUCIÓN DE SI EL CANDIDATO ES IDONEO PARA EL PUESTO O NO.

7. TÉCNICA DEL USO DEL AGRADO.

DETERMINA COMO FUNCIONA EL ENTREVISTADO EN UNA SITUACIÓN DE
APOYO. EL ENTREVISTADOR DEBE DE TENER EN CLARO QUE ES LO QUE
QUIERE OBTENER CON ESTA TÉCNICA, DEBIDO A LAS DIFERENTES
PERSONALIDADES, YA QUE DEPENDIENDO DE ESTO ES COMO VA A
REACCIONAR EL INDIVIDUO, YA SEA QUE LE SIRVA PARA AUMENTAR SU
AUTOESTIMA O CAUSAR ALGUNA DUDA HACIA EL ENTREVISTADOR. ES POR
ELLO QUE EL ENTREVISTADOR DEBE DE HACER UN USO ADECUADO DE LA
MISMA.
8. TÉCNICA DEL USO DEL DESAGRADO.
PRINCIPAL OBJETIVO, EVALUAR COMO REACCIONA EL ENTREVISTADO
ANTE EL RECHAZO ES COMO LA TÉCNICA ANTERIOR, EL ENTREVISTADOR
DEBE TENER EN CLARO CUAL ES EL OBJETIVO DE APLICARLA, Y SOBRE
TODO SABERLA UTILIZAR.
9. TÉCNICA DE PRESIÓN EMOCIONAL.
ES DE PRESÓN Y LA MAS FUERTE. SIRVE PARA VER QUE TAN FÁCIL O
DIFICILMENTE EL ENTREVISTADO, PIERDE LOS ESTRIBOS. PRINCIPALMENTE
CONSISTE, EN PONER EN DUDA LA MAYOR PARTE DE LA INFORMACIÓN QUE
DA EL ENTREVISTADO, ASI SE LOGRA VER CUAL ES LA REACCIÓN DEL
ENTREVISTADO ANTE LA SITUACIÓN.
ESTA TÉCNICA TAMBIÉN PUEDE SER UTILIZADA EN ENTRÉVISTA LABORAL,
DEBIDO A QUE CON ELLA PODEMOS OBTENER EL PERFÍL ADECUADO DE LA
VACANTE REQUERIDA, SEGÚN SEA EL PUESTO, Y SOBRE TODO SI SE ESTA
BUSCANDO A UNA PERSONA QUE TRABAJE BAJO PRESIÓN.

10. TÉCNICA DE PRESION DE TIEMPO.

EJERCE UN ALTO GRADO DE PRESIÓN EN BASE AL MANEJO DEL TIEMPO EN
ELLA SE PRETENDE PONER AL ENTREVISTADO EN UNA SITUACIÓN EN LA
QUE SE SIENTA PRESIONADO EN TERMINAR O EXPLICAR ALGUNA COSA.
ESTA TÉCNICA TAMBIÉN PUEDE SER ÚTIL EN UNA ENTRÉVISTA LABORAL,
SOBRE TODO PARA DETECTAR A LAS PERSONAS IDONEAS REQUERIDAS A
UN PUESTO, EN EL QUE REQUIERA TERMINAR LAS LABORES EN UN TIEMPO
LIMITADO.
Planeacion y conducción de una
entrevista
Esto es especialmente importante
porque depende del entrevistado
si la entrevista puede tener
lugar y cuándo.
PLANEACION:
 Establecer el propósito
 Planear la agenda
 Contenido de la entrevista
 Formular preguntas (orden
de prioridad)
 Creación de buenas
preguntas
 Realizar preguntas abiertas o
preguntas cerradas
CONDUCCION:
 Mantenga una atmosfera de
apoyo
 Introducir la entrevista
 Realizar la entrevista
 Concluya la entrevista
 Registre el contenido de la
entrevista utilizando un formato
adecuado
4.4 conduccion efectiva de juntas
Conduccion Efectiva de juntas
Realizar una junta efectiva es de
gran importancia para el
funcionamiento de una compañía
o una
organización. Esta presenta una
oportunidad para organizarse,
compartir una información,
colaborar con varios miembros
del equipo y afrontar
eficientemente los objetivos.
Se necesita de:
 Antecedente
 Objetivo común
 Moderador
 Conclusión
Planeación y conducción de una entrevista
Esto es especialmente importante porque depende del entrevistado si la entrevista puede
tener
Lugar y cuándo.
PLANEACION:
Establecer el propósito
Planear la agenda
Contenido de la entrevista
Formular preguntas (orden de prioridad)
Creación de buenas preguntas
Realizar preguntas abiertas o preguntas cerradas
CONDUCCION:
Mantenga una atmosfera de apoyo
Introducir la entrevista
Realizar la entrevista
Concluya la entrevista
Registre el contenido de la entrevista utilizando un formato adecuado
4.4 conducción efectiva de juntas
Conducción Efectiva de juntas
Realizar una junta efectiva es de gran importancia para el funcionamiento de una compañía
o una
Organización. Esta presenta una oportunidad para organizarse, compartir una información,
Colaborar con varios miembros del equipo y afrontar eficientemente los objetivos.
Se necesita de:
Antecedente
Objetivo común
Moderador
Conclusión

Regla de la agenda: Las agendas de las juntas deben de ser escritas con verbos activos,
ejemplo: en vez
de “minuta” utilice “aprobar minuta”.
Regla de resumen ejecutivo: en este resumen se resaltan los puntos clave a tratar.
Regla de la campana de agenda: Los temas principales debe tocarse en forma
ascendente en la
reunión.
Regla integridad de agenda: solo deben de ser analizados los temas de la agenda.
Regla de la integridad temporal: que la junta comience a tiempo y termine a tiempo.
Regla de las minutas: las minutas deben tener 3 características importantes: relevancia en
la agenda,
relevancia en el contenido y enfoque en la decisión.
4. PARTICIPACIÓN:
Método el cual se utilizara para que todo el participante se incluya en la junta.
Proporcionar introducciones.
Establecer reglas básicas.
Establecer reglas de decisión.
Utilizar una variedad de medios para presentar la información.
Alentar la participación.
Resumir todo lo visto en la junta.
5. PERSPECTIVA:
Nos hace evaluar cada junta y sus decisiones. al final de cada junta se pueden aplicar
evaluaciones para saber
si la junta fue efectiva.
A continuación se proporciona diversas guías para contribuir a la eficiencia de una junta
desde una perspectiva
no directiva.
 Determinar si debe asistir a la junta.
 Prepararse.
 Ser puntual.
 Pedir aclaraciones.
 Ser preciso al dar información.
 Escuchar.
 Apoyar a los demás miembros.
 Asegurar participación equitativa.
 Haga que los desacuerdos estén basados en principios.
 Actuar en forma que el desempeño des grupo sea proactivo
 Escuchar.
 Apoyar a los demás miembros.
 Asegurar participación equitativa.
 Haga que los desacuerdos estén basados en principios.
 Actuar en forma que el desempeño des grupo sea proactivo

Al igual que la creación de una página web, las reuniones de trabajo también deberían
servir como herramienta para lograr el éxito general de un negocio, al menos en teoría. Sin
embargo,en la práctica, la mayoría de la gente ve estas reuniones de negocios como una
enorme pérdida de tiempo.

Las quejas más comunes que suelen suscitar dichas reuniones son tales como que los
convocados llegan tarde, que es difícil identificar los objetivos de la reunión o la mala
gestión del tiempo de quién lidera el encuentro. Finalmente, están los que se preguntan si
podrían haber recibido la información por correo electrónico mejor.

A pesar de esto, no podemos obviar el poder de una charla cara a cara. Una reunión deber
servir para enriquecer a los participantes y, en este sentido, tendrá éxito cuando cada
participante conozca el tema central de la reunión y tengan claro que deben traer a la mesa
para que nadie lo considere una pérdida de tiempo. Parece una misión imposible pero no lo
es. Por eso en este artículo repasaremos todo lo que necesitas tener cuenta para llevar a
cabo una reunión efectiva:

1. Decidir si la reunión es realmente

2. Fijar los puntos de la reunión por adelantado
3. Revisar la lista de participantes
4. Empezar y finalizar a tiempo
5. Administrar los tiempos
6. Tomar notas durante la reunión
7. Reservar tiempo para preguntas
8. Finalizar con elementos de acción
9. Reevaluar la efectividad
10. Hacer un seguimiento enviando un resumen vía email

01. Decidir la reunión es necesaria

El tipo de reunión que planeas hacer definirá desde la guia de actividades para la reunión
hasta la lista de invitados. ¿Se trata de una reunión semanal o mensual? ¿Es para actualizar
al equipo sobre qué proyectos está trabajando cada uno? ¿O es más bien una reunión
extraordinaria programada para discutir un proyecto especial o una información sensible?
Cualquiera sea el caso, deberás decidir si organizar una reunión es la opción más efectiva.

Si hablamos de reuniones que se repiten, no siempre vale la pena organizarlas. Si el

propósito es hacer un repaso de tareas semanales, quizás tiene más sentido enviar un correo
electrónico con toda la información, algo así como realizar un checklist . Y ya estará en
manos de los grupos de trabajo decidir si quieren reunirse para discutir juntos los proyectos
relevantes cuando sea realmente apropiado. Esto les ahorrará tiempo a todos y evitará
quejas innecesarias.

Respecto a reuniones que giran en torno a proyectos específicos, lo más seguro es que tenga
sentido llevarlas a cabo. La información que compartirás es nueva para todas las partes
involucradas y, por ello, es probable que valga la pena convocar la junta pues será del
interés de todos.

02. Fijar los puntos de la reunión por adelantado

La regla de oro de las reuniones efectivas es: no hagas perder tiempo a la gente.

Para poder cumplir esto, fíjate un objetivo del tipo "esta reunión se llevará a cabo para
discutir los planes para la próxima campaña de marketing". ¡Perfecto! Estás organizando
una reunión con un verdadero fin. ¡Ese es el primer paso!
Una vez hecho esto, establece una agenda. Escribe punto por punto los temas que se
tocarán en la reunión. Nuestro consejo es que envíes un mail con este orden del día antes de
la reunión para que los participantes que puedan prepararse preguntas o venir con datos e
información relevantes. Cuando decimos antes de la reunión, nos referimos a un día antes
por lo menos, no una hora antes.

Durante la reunión, mantén a mano esta agenda. Puedes imprimirla y distribuirla o

mostrarla en una pantalla. La idea es tener presente todos lo puntos para no desviarse y que
los participantes no pierdan el interés.

03. Revisar la lista de participantes

Un elemento clave de esta guía es asegurarte de que cada persona se beneficie de esta
reunión. Así, revisa tu lista de participantes. Primero, debes asegurarte de que todos los que
deberían ser invitados lo estén.

Después de fijar claramente el objetivo del temario, determina qué personas de tu empresa
deben ser invitadas en función de la conexión que tengan con el tema a desarrollar. Sin
actores cruciales en los procesos de toma de decisiones, no podrás conseguir resultados
efectivos tras la reunión.

Por otra parte, está el hecho de no hacerle perder el tiempo a nadie. Comprueba que no has
invitado a personas que no necesitan estar allí. Por ejemplo, ¿planeabas invitar a alguien a
la reunión solo por formalidad? Le harás un gran favor si lo liberas del compromiso.

04. Empezar y finalizar a tiempo

Nada es menos profesional que llegar tarde a una reunión que tú mismo convocaste.
Respeta el tiempo de tus invitados presentándote al menos cinco minutos antes de la hora
pautada. Eso establecerá el tono y te permitirá comenzar a tiempo.

Cuando llegue la hora de inicio de la reunión, comienza de inmediato. El hecho de no

esperar a los invitados que llegan tarde es otra manera de enfatizar tu intención de
puntualidad. Al verte, los demás aprenderán que en futuras reuniones contigo, la demora no
es un comportamiento aceptable.

Además, sólo permite que la reunión se lleve a cabo hasta la hora de finalización
programada. Todos tienen otras tareas que terminar así que no dejes que tu reunión sea
interrumpida e interfiera con esas prioridades. Si no conseguiste todo lo que necesitabas,
puedes determinar si es necesario organizar otra reunión o si es suficiente con enviar lo
expuesto en un correo electrónico de seguimiento.
05. Administrar los tiempos

Como anfitrión de la reunión, tu deber es asegurarte de que se siga la pauta fijada y que
todo vaya de acuerdo con lo planeado en la agenda.

El secreto es no irse por las ramas. Naturalmente, esto va a suceder, todos somos humanos,
pero eso no significa que no puedas volver al tema original. Una solución fácil es habilitar
un espacio en la pizarra o designar a un participante para que marque estos elementos que
podrían volver a ser tratados más adelante. Así, con ese orden, permitirás que se aborden
primero los puntos de discusión previstos.
Una buena práctica es ir marcando los temas de la agenda que se van tocando, bien en una
pizarra o en tu libreta de notas. As´siempre sabras a que tema debes volver y no dejarás
ningún punto en el tintero.

06. Tomar notas durante la reunión

El objetivo principal de tomar notas durante la reunión es asegurarte de abordar todas las
inquietudes y tareas que se te vayan pidiendo. También debes solicitar que los asistentes
hagan lo mismo (mejor con lápiz y papel para evitar distracciones).

Si hay que escribir demasiado, puedes asignarle la tarea a un asistente para que tome nota y
luego prepare un resumen escrito de lo discutido en la reunión. Después del encuentro
podrás compartir ese documento con los asistentes o enviárselo a las personas que no
pudieron asistir pero que necesitan ponerse al día.
07. Reservar tiempo para preguntas

Cuando planifiques el tiempo para cada ítem del temario de la reunión, también reserva un
espacio para las preguntas. Si todo sale bien, te mantendrás estrictamente en el orden
planteado y podrás designar un tiempo flexible a inquietudes. En otras palabras, esto les
permitirá a los asistentes escuchar tus opiniones y aclarar cualquier cosa que no hayan
comprendido. Cuando les digas a los participantes que has reservado un tiempo para
preguntas, habrá una menor posibilidad de que te interrumpan durante la reunión.

08. Finalizar con elementos de acción

Nuevamente, es importante reservar un espacio especial. Tus elementos de acción definen

en primer lugar por qué organizaste esta reunión. Es importante que tengas en cuenta que
las reuniones efectivas siempre deben tener intenciones para generar resultados. Los
elementos de acción son todo lo que deseas que se obtenga en tu reunión: plazos, objetivos
y aspectos destacados, así como asistentes asignados que sean relevantes para cada una de
esas cosas.

09. Reevaluar la efectividad

Después de la reunión llega el momento de reflexionar. Es la hora de que te preguntes si la

reunión produjo los resultados que esperabas. ¿Crees que pudiste expresar tu punto de
vista? ¿Sientes que los asistentes te entendieron y se comprometieron? Todos estos son
componentes importantes para organizar reuniones efectivas.
Junto a tu propia percepción está la opinión de los participantes. Es así que puedes
comunicarte con ellos para saber qué piensan. Pregúntales si consideraron útil la reunión,
desde su duración hasta la información presentada y la forma en que se realizó todo. De
acuerdo con la cantidad de asistentes, puede preguntarles a las personas cara a cara o crear
y enviar una encuesta por correo electrónico.