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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA COORDINACIÓN No. CZ4-HBJ-UA-001

Hospital Básico Jipijapa ZONAL 4
Unidad De Archivo
INFORME TÉCNICO

Año: 2022 Mes: Junio Día: 1 Hora: 10:00

Tema:

f
IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD PARALA ADQUISICIÓN DE 1000 CAJAS DE
CONSERVACIÓN R3 PARA USO DEL ARCHIVO DE LA UNIDAD

Lugar: Hospital Básico Jipijapa

1. ANTECEDENTES

El Ministerio de Salud Pública dentro de sus actividades tiene como objetivo principal
el “Ejercerá plenamente la gobernanza del Sistema Nacional de Salud, con un modelo
referencial en Latinoamérica que priorice la promoción de la salud y la prevención de
enfermedades, garantizando la salud integral y el acceso universal a la red de
servicios.”

r
Como Responsable de Archivo de la Unidad y en vista de las dispersiones emitidas
mediante memorando Nro. MSP-CZ4S-2018-4849-M de fecha 27 de julio de 2018
con la finalidad de preservar y conservar el patrimonio documental de la Unidad
Hospitalaria e Implementar el Manejo Documental y Archivístico requiero de la
adquisición de 1000 cajas de conservación R3 reformadas que servirán para
continuar con las intervenciones de los archivos de la Unidad.

El Art. 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información señala:

“Es responsabilidad de las Instituciones públicas, personas jurídicas de derecho
público y demás entes señalados en el artículo 1la presente Ley, crear y mantener
registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se
pueda ejercer a plenitud, por lo que , en ningún caso se justificará la ausencia de

e
normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para
impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su
destrucción”.
Conforme al artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador “Las
instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores
públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán
solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y
la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y
hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución”.

Art. 1.-Principio de Publicidad de la Información Pública. -El acceso a la información

pública es un derecho de las personas que garantiza el Estado.

Dirección: 12 de Octubre y Eugenio Espejo.

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Teléfono: 593-05 2602155
Email: hospitaljipijapa@hgj.gob.ec
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INFORME TÉCNICO

Mediante Acuerdo Ministerial No. 0004520 de 13 de noviembre de 2013, se emite

el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio
de Salud Pública en su Capítulo IV Procesos Habilitantes de Apoyo, Artículo 25,
establece como misión de la Dirección Nacional de Secretaría General: “Controlar
técnica y administrativamente los actos administrativos y normativos, la
documentación, correspondencia y archivo agilitando la marcha administrativa del
sector salud, para garantizar la calidad, eficiencia y eficacia de la atención al
ciudadano y a los usuarios internos.

La sociedad de la información, en la que vivimos, se caracteriza por su cambio

constante en todos los planos: tecnológicos, políticos, económicos, científico, etc. Por
esta razón, los archivos institucionales están obligados más que nunca a asumir
plenamente su doble función como eficientes colaboradores en el esfuerzo para lograr
mayores niveles de desarrollo y como parte esencial de los procesos de
transformación del Estado, modernización, transparencia y buena gestión.
Por esta razón es fundamental que toda institución cuente con un archivo institucional
que permita ubicar eficientemente sus documentos y expedientes y que además sea
capaz de garantizar la preservación del conocimiento de la organización.

2. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Proveer de 1000 cajas de conservación para uso del área de archivo centralizado
de la Unidad Hospitalaria con el propósito de continuar con la modernización del
archivo Institucional.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Preservar y conservar el Patrimonio Documental de la Institucional

teniendo estándares de calidad con bienes especializados para el
adecuado funcionamiento del Archivo Institucional.

2. Duplicar la capacidad de almacenamiento del área de Archivo,

disminuyendo los tiempos de búsqueda de expedientes.

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3. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Debido a la documentación generada por el Hospital Básico Jipijapa, se requiere

realizar la organización de los documentos generados por las diferentes áreas de
la Unidad Hospitalaria, luego de haber sido revisadas, depuradas y registradas e
inclusive libre de metales como: clips, grapas y vinchas de carpetas, según
normativa vigente.

Por esta razón es fundamental que toda institución cuente con un archivo institucional
que permita ubicar eficientemente sus documentos y expedientes y que además sea
capaz de garantizar la preservación del conocimiento de la organización.
Las cajas R3 reformadas, están diseñadas para colocar los principales tipos de
contenedores (folders, biblioratos, anillados, etc) semiactivos e inactivos (del archivo
intermedio) sin que sufran daño al cerrarse la rapa de la caja

Base Legal

Constitucion de la República del Ecuador

Art. 91. - La acción de acceso a la información pública tendrá por objeto garantizar el
acceso a ella cuando ha sido denegada expresa o tácitamente, o cuando la que se ha
proporcionado no sea completa o fidedigna.

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION

PUBLICA

Art. 10.- Custodia de la Información. - Es responsabilidad de las instituciones

públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en el
artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera
profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo
que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y
archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de
acceso a la información pública, peor aún su destrucción.

Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán

personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la
que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles,
administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en
la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información
pública. Los documentos originales deberán permanecer en las dependencias a las
que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos generales o Archivo
Nacional.

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El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinará la Ley del

Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen la conservación de la
información pública confidencial.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL

ESTADO

405-04 Documentación de respaldo y su archivo

La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo
para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en
las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal

de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para
acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios
autorizados, en ejercicio de sus derechos.

Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de

soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto
permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación,
comprobación y análisis.

La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes

debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación,
antes, durante o después de su realización.

Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los

procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la
conservación y custodia de la documentación sustentatoria, que será archivada en
orden cronológico y secuencial y se mantendrá durante el tiempo que fijen las
disposiciones legales vigentes.

Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al

sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a
las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y
conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como
histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal,
técnica, financiera, estadística o de otra índole.

La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la

utiliza se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una
comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente
y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la
documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas

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o de hojas y notas explicativas del documento.

4. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN Y STOCK DE BODEGAS

En el área de bodega dela Unidad Hospitalaria no hay stock cajas de

conservación de conformidad a lo informado en Memorando Nro. MSP-HBJ-
UA-AFYB-2022-0063-M de fecha 20/05/2022.

5. DESCRIPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO

El Hospital Básico Jipijapa requiere de lo siguiente:

Las especificaciones técnicas descritas a continuación son características mínimas de

cumplimiento obligatorio:

CAJAS ARCHIVADORAS TAMAÑO T3

CANTIDAD DESCRIPCION TIPO DE MEDIDAS CAPACIDAD COLOR
MATERIAL
1000 Cajas Cartón 18 cms 1500 hojas Blancas
archivadoras corrugado de ancho
de de alta x 30 cm
conservación resistencia de alto x
tipo R3 de flauta C 38 cm de
reformadas, fondo
refuerzo en la
parte interna
con las mismas
solapas de la
caja para mayor
resistencia.

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Modelo de caja

Cajas de Conservación T3 _ CCO-043-2020 con las siguientes características:

 Largo 38 cm
 Alto 30 cm
 Ancho 18 cm
Material: carton kraft o papel blanco

6. FORMA DE PAGO
El pago se realiza contra entrega de los bienes contratados a entera satisfacción del
Hospital Jipijapa y previa suscripción de acta entrega–recepción.
La condición de pago se realzará toda vez que se cuente con la siguiente
documentación:
* Informe de Conformidad
* Informe de satisfacción o liquidación por parte del administrador de orden de
compra.

7. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución es de 10 días calendarios contados a partir de la aceptación de
la orden de compra de ser el caso el plazo se contará a partir de la fecha de
suscripción de contrato.

8. PRESUPUESTO REFERENCIAL
El presupuesto referencial de $ 1300,00 (MIL DOSCIENTOS DÓLARES DE LOS
ESTADOS UNIDOS ) más IVA.

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9. MULTAS
Por cada día de retardo en la ejecución de las obligaciones contractuales por parte
del contratista, se aplicará la multa de 1 por 1000, como indica en el art. 71 de la
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

10. ADMINISTRADOR DEL ORDEN DE COMPRA / TECNICO AFIN

Se sugiere salvo su mejor criterio se considere como administrador (a) de la orden de
compra a la Lic. Karen Macías y como Técnico Afín a la Econ. Mercedes Caicedo.

11. CONCLUSIONES:

Las adquisición de las cajas de conservación se podrá dar inicio al ordenamiento de

los archivos de la Unidad, previa depuración, organización y escaneado. Lo que
mejoraría la búsqueda de documentación cuanto éstas son solicitadas

12. RECOMENDACIONES:

Se recomienda que el inicio de proceso de contratación para la adquisición de cajas

de conservación, cumpliendo con las especificaciones técnicas solicitadas de acuerdo
a lo ofertado el precio más bajo de acuerdo a los intereses institucionales.

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
Elaborado y Revisado por: Aprobado por:
Firmado electrónicamente por: Firmado electrónicamente por:

ALEXANDRA MARLON
JOHANNA MATUTE ANTONIO AVILA
RUIZ CEDENO

Lic. Alexandra Matute Ruiz Ing. Marlon Avila Cedeño

Responsable de Archivo Responsable Administrativo HBJ

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