SUPLEMENTO

Año  II    ‐    Nº  445  SUMARIO:
 
Quito,  miércoles  25  de    Págs.
febrero  de  2015  FUNCIÓN EJECUTIVA
 
Valor:  US$  1.25 + IVA      ACUERDO:

SECRETARIA NACIONAL DE LA
ING.  HUGO  ENRIQUE  DEL  POZO   ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
BARREZUETA 
1043 Expídese la Norma Técnica de Gestión
DIRECTOR  Documental y Archivo …………………………….. 1
 
Quito:  Avenida  12  de  Octubre  GOBIERNOS AUTÓNOMOS
N23‐99  y  Wilson  DESCENTRALIZADOS
  ORDENANZA PROVINCIAL:
Edificio 12 de Octubre  
Segundo Piso  - Provincia de Napo: Que cambia la denominación
del patronato provincial de atención social
Telf.  2901 ‐ 629  prioritaria por “Sumak Kawsay Wasi” instituto
  de atención social prioritaria del GADP, y que
Oficinas  centrales  y  ventas:  regula su organización y funcionamiento ………… 36
Telf.  2234 ‐ 540 
3941‐800 Ext. 2301 
 
Distribución (Almacén): 
Mañosca Nº  201 y Av. 10 de Agosto 
Telf.  2430 ‐ 110  No. 1043
 
Vinicio Alvarado Espinel
Sucursal  Guayaquil:  SECRETARIO NACIONAL DE LA
Malecón Nº 1606 y Av. 10 de Agosto  ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Telf.  2527 ‐ 107 
 
 
Considerando:
Suscripción  semestral:  US$  200 + IVA 
para la ciudad de Quito  Que, el artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral
US$ 225 + IVA para el resto del país  segundo, establece que es derecho de todas las personas el acceso a
la información generada en instituciones públicas o privadas que
Impreso  en  Editora  Nacional 
  manejen fondos públicos o realicen funciones públicas. Además del
44  páginas  derecho de acceso universal a las tecnologías de información y
  comunicación;
www.registroficial.gob.ec 
  Que, el artículo 227 de la carta magna, determina que: “La
Al  servicio  del  país  administración pública constituye un servicio a la colectividad que
se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía,
desde  el  1º  de  julio  de  1895  desconcentración, descentralización, coordinación, participación,
planificación, transparencia y evaluación”;
 2 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
Que, el artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de
la República del Ecuador, establece que son parte el
patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la
memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto
de salvaguardia del Estado, entre otros: “3. Los
documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y
museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico,
etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones artísticas,
científicas y tecnológicas”.
Que, el artículo 13 del Estatuto del Régimen Jurídico y
Administrativo de la Función Ejecutiva, prescribe que: “La
Secretaría Nacional de la Administración Pública es una
entidad de derecho público, con personalidad jurídica y
patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria,
financiera, económica y administrativa, quien establecerá
las políticas, metodologías de gestión e innovación
institucional y herramientas necesarias para el
mejoramiento de la eficiencia, calidad y transparencia de
la gestión en las dependencias y organismos de la Función
Ejecutiva, con quienes coordinará las acciones que
sean necesarias para la correcta ejecución de dichos
fines, y realizará el control, seguimiento y evaluación
de la gestión de los planes, programas, proyectos y
procesos de las entidades y organismos de la Función
Ejecutiva que se encuentran en ejecución, así como, el
control, seguimiento y evaluación de la calidad en la
gestión de los mismos”;
Que, el literal n) del artículo 15, del Estatuto del Régimen
Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, establece
que es atribución del Secretario Nacional de la
Administración Pública: “Expedir acuerdos, resoluciones,
órdenes y disposiciones conforme a la ley y el Estatuto del
Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva,
dentro del ámbito de su competencia”;
Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, establece que: “Es
responsabilidad de las entidades públicas, personas
jurídicas de derecho público y demás entidades públicas,
crear y mantener registros públicos de manera profesional,
para que el derecho a la información se pueda ejercer a
plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la
ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la
información y documentación para impedir u obstaculizar
el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su
destrucción…”;
Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su
artículo 1 define que: “Constituye Patrimonio del Estado
la documentación básica que actualmente existe o que en
adelante se produjere en los archivos de todas las
instituciones de los sectores público, y privado, así como la
de personas particulares, que sean calificadas como tal
(…)”;
Que, el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen
Vivir 2013-2017, señala la responsabilidad del Estado de
garantizar el acceso al patrimonio debe estar orientada
hacia el fortalecimiento de redes de investigación,
bibliotecas, archivos, museos y sitios patrimoniales a nivel
nacional, y que éstos deben operar a través de un
subsistema de memoria y patrimonio por medio de
instituciones nacionales que garanticen su acceso y
circulación. El fin es garantizar la protección, conservación,
salvaguarda y difusión de los patrimonios como un bien
común
Que, el artículo 5 del capítulo II del Decreto Ejecutivo No.
985 de fecha 29 de diciembre de 2011 dispone: “Suprímase
(sic.) el Sistema Nacional de Archivos como institución. El
Archivo Nacional del Ecuador y sus seccionales
funcionarán como unidades de gestión desconcentrada del
Ministerio de Cultura y cumplirán las responsabilidades
estatales establecidas en la Ley del Sistema Nacional de
Archivos.”;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de
octubre de 2012, se transfiere las funciones del Archivo
Intermedio a la Secretaría Nacional de la Administración
Pública, institución que incorporará en su estructura a la
Dirección de Archivo de la Administración Pública para el
cumplimiento de las siguientes atribuciones: a) Establecer
los procedimientos de la gestión de archivos para las
entidades de la Administración Pública Central e
Institucional; b) Elaborar e implementar manuales,
procedimientos y normas técnicas para la gestión del
archivo, manejo documental, racionalización de la gestión
documental, conservación, custodia y mantenimiento de
documentos; c) Dictar recomendaciones para mejorar la
administración documental en las entidades de la
Administración Pública Central e Institucional; d) Recibir,
administrar y custodiar los documentos de archivo de la
Administración Pública Central e Institucional, que tenga
más de quince años contados desde la fecha de expedición
como lo establece el artículo 15 de la Ley del Sistema
Nacional de Archivo; e) Conferir copias certificadas del
fondo documental bajo su custodia, observando las normas
legales y técnicas de la materia; f) Elaborar propuestas y
proyectos de digitalización de los archivos bajo su custodia,
así como los de las entidades de la Administración Pública
Central e Institucional; y, g) Las demás establecidas en
leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento
jurídico;
Que, a través de Decreto Ejecutivo No. 1384 de 13 de
diciembre de 2012, se establece como política pública el
desarrollo de la interoperabilidad gubernamental como un
esfuerzo mancomunado y permanente de todas las entidades
de la Administración Central para compartir e intercambiar,
entre ellas, por medio de las tecnologías de la información y
comunicación, datos e información electrónicos, necesarios
en la prestación de los trámites y servicios ciudadanos que
presten las entidades, así como en la gestión interna e
interinstitucional;
Que, en Acuerdo Ministerial No. 718 de 27 de julio de
2011, la Secretaría Nacional de la Administración
Pública, expide el Instructivo para Normar el
Uso del Sistema de Gestión Documental Quipux
para las Entidades de la Administración Pública
Central;
Que, es necesario establecer como política pública en la
Administración Pública Central, Institucional y
dependientes de la Función Ejecutiva, la gestión
documental y archivo, con visión estratégica como el punto
de partida que permita promover la defensa y protección de
los derechos fundamentales como el de acceso a la
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
información pública, y permita mejorar la eficiencia,
eficacia de los servicios que prestan así como fortalecer la
transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía.
En uso de las facultades y atribuciones que le confiere el
literal n) del artículo 15 del Estatuto del Régimen Jurídico
y Administrativo de la Función Ejecutiva,
Acuerda:
Expedir la Norma Técnica de Gestión Documental y
Archivo.
Artículo 1.- Objeto.- El objeto del presente Acuerdo es
difundir la Norma Técnica de Gestión Documental y
Archivo con su metodología, documentos que se adjuntan
como anexo al presente Acuerdo Ministerial, y por lo tanto
forma parte integral del mismo.
Artículo 2.- Ámbito de aplicación. Esta Norma Técnica es
de aplicación obligatoria para todas las entidades de la
Administración Pública Central, Institucional y
dependientes de la Función Ejecutiva.
Artículo 3.- La Subsecretaría de Servicios, Procesos e
Innovación a través de la Dirección Nacional de Archivo de
la Administración Pública, será la dependencia encargada
de efectuar la coordinación, articulación interinstitucional,
emisión de las políticas, directrices, normativas y
lineamientos, así como, de la generación de programas y
proyectos que sean necesarios para la implementación de la
Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo.
DISPOSICIÓNES GENERALES
PRIMERA.- La Secretaría Nacional de la Administración
Pública, a través de la Dirección Nacional de Archivo de la
Administración Pública, asistirá los requerimientos y
consultas técnicas efectuadas por personas naturales,
entidades de la Administración Pública Central,
Institucional y que dependiente de la Función Ejecutiva.
SEGUNDA.- La Secretaría Nacional de la Administración
Pública, a través de la Dirección Nacional de Archivo de la
Administración Pública, a fin de contribuir a una mejor
gestión documental y de archivo de la administración
pública en general, brindará cuando así se lo requiera,
apoyo a las instituciones de las otras funciones del Estado,
Gobiernos Autónomos Descentralizados, Notarías,
Registros de la Propiedad y Mercantiles; así como aquellas
instituciones obligadas a cumplir con la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, en
materia del presente Acuerdo.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA.- Todas las entidades de la Administración
Pública Central, Institucional y que dependen de la Función
Ejecutiva deberán, en el plazo de ciento veinte (120) días,
contados a partir de la publicación del presente Acuerdo
Ministerial, deberán publicar sus herramientas
metodológicas consistentes en el Cuadro General de
Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de
Conservación Documental y los remitirán a la Secretaría
Nacional de la Administración Pública, para su validación y
registro.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 3
SEGUNDA.- La Secretaría Nacional de la Administración
Pública, en el plazo de dieciocho (18) meses contados a
partir de la publicación del presente Acuerdo Ministerial
pondrá a disposición de los sujetos obligados un Sistema
Integral de Gestión Documental y Archivo que se
complemente al Sistema de Gestión Documental Quipux.
DISPOSICIÓN FINAL
El presente Acuerdo Ministerial derogará cualquier norma
de igual o menor jerarquía, que se contradigan u opongan al
presente instrumento.
La presente Norma Técnica entrará en vigencia a partir de
su publicación en el Registro Oficial.
De su ejecución encárguese a la Secretaría Nacional de la
Administración Pública, a través de la Dirección Nacional
de Archivo de la Administración Pública, y a todas las
dependencias de la Administración Pública Central,
Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva.
Dado y aprobado en Quito D.M, a los 02 de febrero de
2015.
Comuníquese y publíquese.
f.) Dr. Vinicio Alvarado Espinel, Secretario Nacional de la
Administración Pública.
Es fiel copia del original.- LO CERTIFICO.- Quito, 02 de
febrero del 2015.- f.) Abg. Sofía Ruiz G., Coordinadora
General de Asesoría Jurídica (E), Secretaría Nacional de la
Administración Pública.
SECRETARÍA NACIONAL DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO
NORMA TÉCNICA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Contenido
CAPÍTULO I
DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES
DE LA NORMA TÉCNICA
De los alcances
Artículo 1. Objeto
Artículo: 2. Definiciones y Abreviaturas
Artículo 3. Ente rector
De los Principios Generales
Artículo 4. El Sistema Nacional de Gestión
Documental y Archivo
Artículo 5. Del ciclo vital del documento
Artículo 6. De la política institucional en materia de
gestión documental y archivo
Artículo 7. De los documentos de archivo sujetos al
procedimiento archivístico
Artículo 8. Del patrimonio documental de la Nación
Artículo 9. De la procuración de recursos
CAPÍTULO II
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
 4 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
Artículo 10. Descripción, integración y integridad y disponibilidad de los documentos de archivo,
funcionamiento del Sistema Institucional
Artículo 11. Responsabilidades de las unidades
Artículo 12. Del archivo de gestión o activo
Artículo 13. De la Dirección de Gestión Documental y
Archivo
Artículo 14. Del Archivo Central
Artículo 15. De la Comisión de Gestión Documental y
Archivo de cada dependencia
Artículo 16. Del Archivo Intermedio
Artículo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador
CAPITULO III
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artículo 18. De los procesos que deberá realizar el
Sistema Institucional
Artículo 19. De los instrumentos de consulta y control
de la gestión documental y archivo
Artículo 20. Del registro de entrada y salida de
correspondencia y control de la gestión documental
Artículo 21. De la identificación de documentos de
archivo
Artículo 22. De la integración y ordenación de
expedientes
Artículo 23. De la clasificación archivística por
procesos
Artículo 24. De la descripción documental
Artículo 25. De la valoración documental
Artículo 26. De las transferencias documentales
Artículo 27. De la preservación de los archivos
Artículo 28. De control de la gestión documental y
archivo
CAPITULO IV
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO
Artículo 29. Características
Artículo 30. Gestión
Artículo 31. Sistema Informático Integral de Gestión
Documental y Archivo
Artículo 32. Conservación a largo plazo de los
documentos electrónicos de archivo
Artículo 33. De la digitalización y desmaterialización
de impresos
Artículo 34. Del tratamiento de los medios
audiovisuales
CAPÍTULO V
PADRÓN NACIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 35. De la integración del Padrón
Artículo 36. Certificado de Registro
Artículo 37. Indicadores de desempeño
CAPÍTULO I
DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS
GENERALES DE LA NORMA TÉCNICA
De los alcances
Artículo 1. Objeto.- El objeto de la presente norma técnica
es normar la gestión documental y archivo para cada una de
las fases del ciclo vital del documento así como la
preservación del patrimonio documental de la Nación con
base en las buenas prácticas internacionales, a fin de
asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el
cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
en beneficio de una gestión pública eficiente, eficaz y
transparente.
Artículo 2. Definiciones y Abreviaturas.- A efectos de
comprensión de los conceptos abordados en la presente
Norma Técnica se entenderá por:
I. APCID: Entidades de la Administración Pública,
Central Institucional y dependientes de la Función
Ejecutiva.
II. Archivo de Gestión: Comprende toda la
documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las
unidades productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta
o solución a los asuntos iniciados.
III. Archivo Central: Son aquellas unidades de archivo
que dependen de la Dirección de Gestión
Documental y Archivo o quién haga sus veces,
que custodian y administran la documentación
procedente de las distintas unidades productoras,
una vez que esta documentación ha finalizado su
gestión administrativa, pero que conserva todavía
validez legal y puede ser requerida tanto por
personas naturales como jurídicas a efectos de
verificación, acciones de habeas data o en el
ejercicio del derecho de acceso a la información
pública contenida en estos documentos.
IV. Archivo Intermedio: Es el que concentra la
documentación que conforme a la Tabla haya
cumplido su plazo de conservación en el Archivo
Central de las dependencias, y tendrá la finalidad
de llevar a cabo una acción eficaz de
administración documental a nivel nacional, para
salvaguardar la documentación que por su
importancia histórica, económica, científica,
cultural y social constituyen el Patrimonio
Documental de la Nación.
V. Archivo Histórico: Es el que custodia y gestiona
fondos documentales que constituyen el
Patrimonio Histórico, son la memoria colectiva de
una nación, región o localidad; testimonios que
evidencian la experiencia humana y que deben
conservarse permanentemente dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura.
VI. ANE: Archivo Nacional del Ecuador
VII. Ciclo vital del documento: Las etapas por las que
sucesivamente pasan los documentos desde su
producción o recepción en una dependencia, hasta
la determinación de su destino final, que puede ser
baja documental o conservación permanente en el
Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo
Histórico que corresponda. Los tipos de archivo
que se contemplan en el ciclo vital del documento
son: Archivo de Gestión o Activo, Archivo
Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico.
La Tabla autorizada por cada dependencia
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
establecerá para cada serie documental los plazos
de conservación, los valores documentales, el
destino final, la técnica de selección y las
condiciones de acceso.
VIII. Dependencia: Todos los organismos, instituciones
y entidades de la Administración Pública, Central
Institucional y dependientes de la Función
Ejecutiva.
IX. Desmaterialización: Es el proceso de
transformación de documentos físicos a formato
electrónico caracterizándose porque cuentan con
plena validez jurídica por medio de certificación
electrónica.
X. Dirección: Se refiere a la Dirección de Gestión
Documental y Archivo de cada dependencia o
quien haga sus veces.
XI. Gestión Documental y Archivo: Son los procesos
integrales relacionados con la gestión documental
y archivo en las dependencias, cualquiera que sea
su soporte; para garantizar su integridad,
autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.
XII. Instructivo: Es una serie de explicaciones e
instrucciones que son agrupadas, organizadas y
expuestas de diferente manera, en diversos
soportes, para darle a un individuo la posibilidad
de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para
cada situación, su objetivo primordial es orientar
al usuario en los procedimientos a seguir a través
de una manera clara, detallada y precisa, de modo
tal que la actividad a realizar resulte sencilla y
exitosa.
XIII. Metodología: Es el conjunto de procedimientos
racionales utilizados para alcanzar una gama de
objetivos que rigen una investigación científica,
una exposición doctrinal o tareas que requieran
habilidades, conocimientos o cuidados
específicos.
XIV. Norma Técnica: Se refiere a la Norma Técnica de
Gestión Documental y Archivo emitida por la
Secretaría Nacional de la Administración Pública.
XV. Plan Institucional: Es el Plan Anual de Desarrollo
de Gestión Documental y Archivo elaborado en el
contexto del Sistema Institucional de Gestión
Documental y Archivo.
XVI. Plan Anual Nacional: Plan Anual de Desarrollo de
Gestión Documental y Archivo elaborado en el
contexto delas entidades de la Administración
Pública Central e Institucional.
XVII. Procedimiento de Archivo: Es el conjunto de
acciones u operaciones a realizarse como:
organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia y orden
original así como el ciclo vital y la normatividad
archivística.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 5
XVIII. SNAP: Secretaría Nacional de la Administración
Pública.
XIX. Sistema Institucional: Sistema Institucional de
Gestión Documental y Archivo.
XX. Sistema Nacional: El Sistema Nacional de Gestión
Documental y Archivo.
XXI. Sujetos Obligados: Las personas naturales o
jurídicas sobre las cuales recae el cumplimiento
obligatorio de la presente Norma Técnica.
XXII. Cuadro: Cuadro General de Clasificación
Documental
XXIII. Tabla: Tabla de Plazos de Conservación
Documental
XXIV. Oficina Productora: Nombre de la Unidad
Administrativa o Académica que produce y
conserva la documentación tramitada en el
ejercicio de sus funciones.
Para otros conceptos relacionados con esta Norma Técnica
se deberá consultar en el glosario que emita la SNAP.
Ésta Norma Técnica es parte de una estructura normativa
que contendrá metodología, instructivos y herramientas.
Artículo 3. Ente rector.- Dentro de la Función Ejecutiva
del Estado Ecuatoriano, en la Secretaria Nacional de
Administración Pública, se dispone la existencia de la
Dirección Nacional de Archivo de la Administración
Pública como la dependencia responsable de establecer la
rectoría de la gestión documental y archivo de las entidades
de la APCID.
De acuerdo a las atribuciones que le confiere el Estatuto del
Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva
y el Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre de 2012,
la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, tendrá las
siguientes atribuciones y responsabilidades:
I. Elaborar el Plan Anual Nacional para las entidades
de la APCID.
II. Establecer los procedimientos de la gestión de
archivos para los sujetos obligados al cumplimiento
de esta Norma Técnica;
III. Elaborar e implementar manuales y normas técnicas
para la gestión documental y archivo, manejo
documental, racionalización de la gestión
documental, conservación, custodia y
mantenimiento de documentos;
IV. Diseñar y proponer proyectos de gestión
documental y archivos que permitan innovar al
gobierno de la información en la Administración
Pública.
V. Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la
gestión documental y archivo, que a su vez estén
orientados a la mejora y modernización de la
Administración Pública;
 6 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
VI. Emitir recomendaciones para mejorar
administración documental.
VII. Presentar y validar propuestas y proyectos de
digitalización y desmaterialización electrónica;
VIII. Validar el cumplimiento de directrices en la
elaboración de herramientas metodológicas;
IX. Validar el cumplimiento de las directrices emitidas
en la Tabla de cada dependencia en relación a la
baja documental y emitir el dictamen final;
X. Dar claridad cuando exista duda respecto a la
interpretación de las disposiciones de la presente
Norma;
XI. Conferir copias certificadas del fondo documental
bajo su custodia, observando las normas legales y
técnicas;
XII. Ejercer las demás atribuciones y responsabilidades
delegadas por la autoridad competente, y,
Artículo 6. De la política institucional en materia de
gestión documental y archivo.-
I. Las dependencias emitirán la política institucional
en materia de gestión documental y archivo, la que
será aprobada por la máxima autoridad institucional
y deberá estar alineada con las disposiciones de la
presente Norma Técnica y la Metodología que para
el efecto emita la SNAP. En ella se establecerá y
difundirá el compromiso de organizar, gestionar,
conservar y resguardar los documentos de archivo
que se generen o reciban, aplicando la metodología
de gestión documental y archivo que asegure su
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
II. Todos los servidores públicos de los sujetos
obligados velarán por la integridad y adecuada
conservación de los documentos de archivo que
genere o reciba la dependencia en cualquier soporte
y época, apegándose a los principios generales
establecidos en la Declaración Universal sobre los
Archivos y el Código de Ética Profesional, emitidos
por el Consejo Internacional de Archivos de la
UNESCO.
la XIII. Las demás establecidas en leyes, reglamentos u
otras normas del ordenamiento jurídico.
XIV. De los Principios Generales
Artículo 4. El Sistema Nacional de Gestión Documental
y Archivo.- Es el conjunto de dependencias y procesos de
gestión documental y archivo articulados entre sí y que
tienen como finalidad coordinar las estrategias necesarias
para la correcta operación de los procesos y procedimientos
a nivel nacional, así como la preservación del patrimonio
documental histórico de la Nación.
Artículo 5. Del ciclo vital del documento.- Corresponde a
las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos
desde su producción o recepción en una Dependencia, hasta
la determinación de su destino final, que puede ser baja
documental o conservación permanente en el Archivo
Nacional del Ecuador o en el Archivo Histórico que
corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el
ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión o Activo,
Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico.
III. El archivo deberá ser condensado en la unidad por
el servidor responsable; por consiguiente, se prohíbe
expresamente la constitución paralela de
expedientes para uso personal.
Artículo 7. De los documentos de archivo sujetos al
procedimiento archivístico.- Todos los documentos de
archivo, cualquiera que sea su soporte, y que hayan sido
creados o recibidos en cualquier época, como resultado del
ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de los
sujetos obligados:
I. Forman parte del Sistema Institucional que les dio
origen, así como del Sistema Nacional, por lo que
están sujetos al procedimiento archivístico
establecido en la presente Norma Técnica.
II. Se organizarán y gestionarán de acuerdo al ciclo
vital del documento, representado por los Archivos
de Gestión o Activo, el Archivo Central, el Archivo
Intermedio y, a partir de los criterios de disposición,
el Archivo Histórico o la baja documental
controlada.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
III. Se expedientarán, clasificarán, registrarán,
preservarán, transferirán, valorarán y cumplirán su
destino final, el que puede ser baja documental o
transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador
para la preservación del patrimonio documental de
la Nación, de conformidad con la metodología
establecida en la presente Norma Técnica.
Artículo 8. Del patrimonio documental de la Nación.- El
patrimonio documental de la Nación se conforma por
aquella documentación histórica que custodia el Archivo
Nacional del Ecuador, los manuscritos antiguos e
incunables, mapas, ediciones raras de libros, los objetos y
documentos que pertenecieron o se relacionan con los
precursores y próceres de la independencia nacional, o de
los personajes de singular relevancia para la historia
ecuatoriana, en posesión de personas particulares o
jurídicas, y todos aquellos documentos de archivo que
sirvan de fuente para estudios históricos, económicos,
sociales, jurídicos y de cualquier índole, que por su
naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que den cuenta
de la evolución del Estado y de las personas e instituciones
que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor
testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés
público, les asigna la condición de bienes culturales y les da
pertenencia a la memoria colectiva del país. Por ello, las
instituciones del Estado vigilarán, en sus respectivos
ámbitos de competencia, el cumplimiento de las
disposiciones de la presente Norma Técnica y de aquellas
que sean aplicables para la debida organización y
preservación del patrimonio documental de la Nación.
Artículo 9. De la procuración de recursos.- Las
dependencias, promoverán que los procesos y
procedimientos sean homogéneos a efectos que la
información contenida en los documentos de archivo sea
accesible y de fácil consulta, que coadyuven al ahorro,
optimización de recursos y permitan eficiencia, eficacia,
efectividad, agilidad, transparencia, participación en la
gestión pública y solidaridad social.
Las dependencias, de acuerdo a su capacidad presupuestal,
contarán con el talento humano suficiente y calificado para
el desarrollo de las actividades de gestión documental y
archivo con los espacios físicos, mobiliario, y los recursos
técnicos y tecnológicos necesarios.
La SNAP, emitirá de referencia la metodología para la
infraestructura de un repositorio documental.
CAPÍTULO II
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artículo 10. Descripción, integración y funcionamiento
del Sistema Institucional.- Es el conjunto de procesos y
procedimientos que interactúan desde que se producen los
documentos hasta su destino final, y tiene como objetivo
asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad de los documentos de archivo, cualquiera
que sea su soporte y época de producción o recepción,
mediante los métodos y procedimientos definidos en la
presente Norma Técnica, así como en los instructivos que
emita la Dirección Nacional de Archivo de la
Administración Pública.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 7
Cada dependencia contará con un Sistema Institucional que
estará compuesto por:
I. Los Archivos de Gestión o Activo;
II. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o la
que haga sus veces;
III. El Archivo Central; y,
IV. Las autoridades y el talento humano calificado
suficiente.
Artículo 11. Responsabilidades de las unidades
productoras.- Para cumplir con las responsabilidades que
les corresponden en materia de gestión documental y
archivo, las unidades productoras deberán:
I. Designar a los Responsables de los Archivos de
Gestión o Activo.
II. Supervisar que la documentación de archivo que
acredite el resultado de sus acciones institucionales
se clasifique, registre, conserve y transfiera en los
términos definidos por la presente Norma Técnica.
III. Transferir al Archivo Central aquellos expedientes
que hayan concluido su gestión en los términos
definidos por la presente Norma Técnica.
IV. Cumplir con las disposiciones de la presente Norma
Técnica.
V. Validar los inventarios de transferencia de los
expedientes que se transfieran al Archivo Central, al
Archivo Intermedio y los de baja documental.
VI. Contar con los espacios y mobiliario apropiados
para la conservación de sus Archivos de Gestión o
Activo.
Artículo 12. Del archivo de gestión o activo.-En cada
unidad administrativa de las dependencias existirá un
Archivo de Gestión o Activo, en el que se dará trámite a los
asuntos y se generarán los expedientes de uso cotidiano que
se transferirán al Archivo Central una vez concluido el
plazo de conservación establecido en la Tabla.
Los responsables de los Archivos de Gestión o Activo
tendrán a su cargo las siguientes actividades:
I. Llevar el registro y control de la correspondencia de
entrada, de gestión y, en su caso, de salida;
II. Integrar los expedientes de archivo conforme a la
metodología establecida en la presente Norma
Técnica;
III. Elaborar el inventario general por expediente del
Archivo de Gestión o Activo;
IV. Mantener debidamente organizados los expedientes
activos para su ágil localización;
V. Asegurar la integridad y debida conservación de los
archivos mediante la revisión periódica de las
condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo
establecido por esta Norma Técnica;
 8 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
VI. Participar en la elaboración del Cuadro, la Tabla y
la Guía de Archivos;
VII. Otorgar el préstamo de los expedientes que obran en
el Archivo de Gestión o Activo a los servidores
públicos autorizados en términos de lo establecido
por esta Norma Técnica y de las disposiciones
jurídicas aplicables;
VIII. Ser el conducto para identificar y solicitar al
Archivo Central el préstamo de expedientes que ya
se hubieran transferido y sean objeto de solicitudes
de acceso o de consulta interna;
IX. Elaborar el inventario de transferencia primaria para
transferir hacia el Archivo Central los expedientes
que cumplan con el plazo de conservación
establecido en la Tabla;
X. Participar en los procesos de valoración secundaria
de los expedientes que cumplan su plazo de
conservación en el Archivo Central;
XI. Asesorar a su unidad en materia de archivos, así
como colaborar con ésta para la correcta
organización y tratamiento homogéneo de la
documentación del Archivo de Gestión o Activo;
XII. Conservar la documentación que se encuentre activa
y aquella que ha sido clasificada como reservada de
acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley
Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, mientras conserve tal carácter;
XIII. Detectar las necesidades en materia de servicios de
gestión documental y archivo e informarlo a las
instancias correspondientes; y,
XIV. Elaborar los informes respecto a los avances y
cumplimiento de los programas en materia de
gestión documental y archivo de su unidad.
Artículo 13. De la Dirección de Gestión Documental y
Archivo.- En cada dependencia la Dirección será la
encargada de llevar a cabo los procesos y procedimientos
que tiene a su cargo el Sistema Institucional y tendrá las
siguientes atribuciones:
I. Elaborar el Plan Institucional que será aprobado por
la máxima autoridad.
II. Establecer las directrices para el registro de entrada
y salida de correspondencia y el control de gestión
documental.
III. Asesorar e integrar a los gestores del Archivo de
Gestión o Activo de las unidades.
IV. Administrar y Coordinar el Archivo Central.
V. Supervisar el cumplimiento de los criterios,
métodos, procesos y procedimientos para el ingreso,
registro, producción, circulación, clasificación,
descripción, concentración, uso, custodia,
conservación, preservación, así como las
transferencias documentales y destino final de los
documentos de archivo –incluido el expurgo o
depuración- que produce o recibe cada unidad
administrativa de la dependencia en el ejercicio de
sus funciones o atribuciones.
VI. Coordinar las acciones para la elaboración del
Cuadro y la Tabla.
VII. Someter la aprobación del Cuadro y la Tabla ante la
Comisión de Gestión Documental y Archivo.
VIII. Remitir para su validación y registro a la Dirección
Nacional de Archivo de la SNAP, el Cuadro y la
Tabla.
IX. Cumplir y hacer cumplir las directrices emitidas por
la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP.
X. Clasificar, describir, integrar, archivar y resguardar
en su caso los expedientes en el Archivo Central.
XI. Capacitar y asesorar a los gestores en las
actividades de clasificación y resguardo de las
diferentes unidades administrativas de la
dependencia.
XII. Custodiar y mantener en forma separada y bajo
resguardo especial los expedientes que contienen
información reservada y/o confidencial.
XIII. Coordinar la elaboración de los inventarios
documentales institucionales conforme a lo
establecido en la presente Norma Técnica.
XIV. Coordinar la elaboración y actualización de la Guía
de Archivos de la dependencia.
XV. Coordinar y autorizar las transferencias primarias de
los Archivos de Gestión o Activo al Archivo
Central.
XVI. Autorizar las transferencias secundarias del Archivo
Central al Archivo Intermedio de la SNAP.
XVII. Llevar a cabo al menos una vez al año
transferencias secundarias al Archivo Intermedio
basadas en los procesos de valoración documental y
en los plazos de conservación establecidos en la
Tabla.
XVIII. Coordinar acciones con la unidad de Tecnologías de
la Información para administrar el Sistema
Informático Integral de Gestión Documental y
Archivo y capacitar a los usuarios en su uso.
XIX. Coordinar proyectos de digitalización de los acervos
documentales custodiados por el archivo central.
XX. Coordinar acciones con la Dirección Nacional de
Archivo de la SNAP acatando las disposiciones de
ésta.
Artículo 14. Del Archivo Central.- Cada dependencia
contará con un Archivo Central en el que se concentrarán y
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
custodiarán los expedientes que cumplieron su plazo de
conservación en el Archivo de Gestión o Activo, de acuerdo
con la Tabla, que aún conservan valor legal o contable y
que permanecerán en él hasta que se determine y ejecute su
destino final.
El Responsable del Archivo Central ejecutará las siguientes
actividades;
I. Establecer las políticas y directrices específicas en
materia archivística en el ámbito institucional,
basándose en las disposiciones de esta Norma
Técnica y en las emitidas por la SNAP;
II. Asesorar a las unidades respecto a los procesos
técnicos que deben realizarse en los Archivos de
Gestión o Activos y el procedimiento para realizar
las transferencias primarias al Archivo Central;
III. Elaborar el programa anual de transferencias
primarias que deberán cumplir los Archivos de
Gestión o Activos y verificar que éstas se realicen
de conformidad con lo establecido en la presente
Norma Técnica;
IV. Recibir las transferencias primarias que realicen las
unidades al concluir los tiempos establecidos en la
Tabla;
V. Conservar precautoriamente la documentación
semiactiva hasta cumplir su plazo de conservación,
conforme a la Tabla;
VI. Administrar el acervo documental bajo su resguardo
empleando la metodología archivística establecida
en las normas aplicables y tomando medidas para la
adecuada conservación del acervo documental;
VII. Generar el Inventario de Transferencia Secundaria
de los expedientes que cumplieron su plazo de
conservación en el Archivo Central de conformidad
con la Tabla, para su transferencia al Archivo
Intermedio;
VIII. Elaborar, en coordinación con los responsables de
los Archivos de Gestión o Activos, la Ficha Técnica
de prevaloración de los expedientes que deben ser
transferidos al Archivo Intermedio por haber
cumplido su plazo de conservación en el Archivo
Central de acuerdo a la Tabla;
IX. Presentar para su estudio y aprobación a la
Comisión de Gestión Documental y Archivo, la
ficha técnica de prevaloración y los inventarios de
transferencia secundaria.
X. Transferir al Archivo Intermedio los expedientes
cuyo plazo de conservación en el Archivo Central
haya concluido, acompañados de la ficha técnica de
prevaloración y los inventarios de transferencia
secundaria validados por la Comisión de Gestión
Documental y Archivo;
XI. Eliminar los expedientes cuya baja haya sido
aprobada por la Comisión de Gestión Documental y
Archivo, validada y registrada por la Dirección
Nacional de Archivo de la SNAP;
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 9
XII. Evitar la acumulación excesiva de documentación
realizando de manera oportuna los procesos de
valoración, transferencia y baja documental;
XIII. Otorgar el préstamo de expedientes al personal
autorizado, mediante los mecanismos establecidos
en la Metodología de la presente Norma Técnica y
de conformidad con disposiciones jurídicas
aplicables;
XIV. Reportar a los responsables de la dependencia o a la
Dirección Nacional de Archivo de la SNAP,
cualquier incidente que pueda poner en riesgo la
conservación de los archivos;
XV. Presentar los informes que le sean requeridos
respecto al desarrollo de las actividades y el
cumplimiento de sus programas; y
XVI. Las demás que le señalen la Ley y reglamentos
aplicables.
Artículo 15. De la Comisión de Gestión Documental y
Archivo de cada dependencia.- La Comisión de Gestión
Documental y Archivo será la encargada de analizar y
aprobar, en su caso, la propuesta de Cuadro y la Tabla, que
le presente la Dirección de Gestión Documental y Archivo
de la dependencia, así como aprobar los inventarios de baja
documental y transferencia.
La Comisión que integre cada dependencia estará
compuesta por:
I. El/la máxima autoridad o su delegado, quien la
presidirá y tendrá voto dirimente;
II. El/la Coordinador/a General de Asesoría Jurídica,
quién haga sus veces o su delegado;
III. El/la Director de Gestión Documental y Archivo, o
quién haga sus veces;
IV. Un representante de la Unidad de Procesos;
V. Un representante de la Unidad productora, según
corresponda; y,
VI. El/la Auditor Interno o su delegado, podrá
intervenir en calidad de asesor de la Comisión.
Artículo 16. Del Archivo Intermedio.-El Archivo
Intermedio dependiente de la Dirección Nacional de
Archivo de la SNAP, concentrará la documentación que
conforme a la Tabla haya cumplido su plazo de
conservación en el Archivo Central de las dependencias, y
tendrá la finalidad de llevar a cabo una acción eficaz de
administración documental a nivel nacional, para
salvaguardar la documentación que por su importancia
histórica, económica, científica, cultural y social
constituyen el Patrimonio Documental de la Nación.
El Archivo Intermedio ejecutará las siguientes actividades
principales:
I. Administrar y custodiar los documentos de archivo
que hayan cumplido los plazos de conservación
establecidos en la Tabla;
 10 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015

II. Procesar y evaluar dicha documentación, de
conformidad con las disposiciones de esta Norma
Técnica;
III. Analizar las fichas técnicas de prevaloración y
validar en definitiva los dictámenes de baja
documental emitidos por la Comisión de Gestión
Documental y Archivo;
IV. Analizar las fichas técnicas de prevaloración y
emitir el dictamen de aceptación de las
transferencias secundarias;
V. Elaborar los inventarios de transferencia final y
remitir al Archivo Nacional del Ecuador la
documentación calificada como permanente;
1. Los expedientes se prestarán únicamente por
medio de la ficha de préstamo, y en sala de
consulta. La consulta de la documentación
estará abierta al público en general.
2. Por ningún motivo se facilitarán documentos
sueltos para la consulta, se prestará
invariablemente el expediente completo.
3. Las personas que consulten podrán solicitar los
expedientes al responsable del archivo, previa
identificación y cumplimiento de requisitos. Los
solicitantes no tendrán acceso directo a los
acervos documentales.

VI. Controlar el préstamo y la devolución de los V. Coordinar actividades encaminadas a la divulgación

documentos de este archivo, préstamo que se
efectuará solamente a los archivos de origen de tal
documentación;
VII. Proporcionar el servicio de acceso y consulta a la
ciudadanía de acuerdo a los procedimientos
establecidos en las disposiciones internas y en la
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública;
VIII. Promover acciones para la transferencia del
conocimiento que estimulen la integración y
participación ciudadana; y,
IX. Presentar propuestas y coordinar proyectos de
digitalización de los fondos documentales bajo su
custodia, que por su naturaleza, importancia o
estado físico lo requieran para su conservación y
fácil acceso.
Artículo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador.- El
Archivo Nacional organizará, preservará, custodiará y
difundirá los expedientes históricos que le sean transferidos
por el Archivo Intermedio, los que de acuerdo con la
presente Norma Técnica sean considerados Patrimonio
Documental de la Nación y aquellos que por su relevancia
para la investigación histórica, científica y social del
Ecuador incorpore a su acervo documental.
de la riqueza del acervo documental bajo su
custodia, mediante la elaboración de catálogos de
divulgación, la promoción de exposiciones, la
prestación del servicio de asesorías a usuarios, entre
otras.
VI. Conservar el acervo documental mediante la
aplicación de una serie de técnicas y procedimientos
de preservación que eviten el deterioro de los
documentos ocasionado por agentes patógenos
internos y externos, a fin de prolongar la vida de la
documentación y ponerla al servicio de futuras
investigaciones.
VII. Llevar a cabo proyectos de digitalización de la
documentación de archivo bajo su custodia, con el
fin de conservarla y facilitar su consulta.
VIII. Realizar los procesos técnicos relativos a la
identificación, clasificación, ordenación y
descripción con base en lo establecido por esta
Norma Técnica y los estándares internacionales.
IX. Documentar los trabajos relacionados con los
acervos que custodia y establecer las acciones
necesarias para el funcionamiento del mismo.

El Archivo Nacional ejecutará las siguientes actividades

X.
principales:
I. Elaborar el Plan Anual Institucional, en el ámbito de
sus atribuciones.
II. Con sujeción a la legislación en la materia, recibir
las transferencias finales del Archivo Intermedio o
de las diferentes dependencias de la Administración
Pública con la autorización de la Dirección
Nacional de Archivo de la Secretaría Nacional de la
Administración Pública y clasificar, organizar,
describir, conservar, restaurar y difundir la
documentación con valor histórico o permanente.
XI.
III. Organizar los expedientes recibidos y catalogar la
documentación de acuerdo a temas de interés.
IV. Proporcionar el servicio de consulta de expedientes
de acuerdo a las siguientes políticas:
Realizar el diagnóstico de los acervos susceptibles
de incorporación, contemplando si la
documentación tiene relación directa con la historia
institucional y sus autoridades, así como el estado
de conservación de los documentos. Adicionalmente
es importante contemplar la capacidad de
almacenaje con que cuenta la institución en relación
con la importancia del contenido de la
documentación. Se elaborará un inventario simple
de la donación que se esté solicitando se incorpore
al acervo documental de la Institución o de la
Nación.
Los expedientes deberán someterse a un
proceso de limpieza o de fumigación a fin de
controlar los posibles agentes biológicos nocivos,
permaneciendo en cuarentena hasta que se inicien
sus procesos técnicos y sean incorporados al acervo
histórico.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
CAPITULO III
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A
LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artículo 18. De los procesos que deberá realizar el
Sistema Institucional.-
El Sistema Institucional operará de manera articulada e
integral llevando a cabo los siguientes procesos:
I. Registro de entrada y salida de correspondencia y
control de la gestión documental;
II. Identificación de documentos de archivo;
III. Integración y ordenación de expedientes;
IV. Clasificación archivística por procesos;
V. Descripción documental;
VI. Valoración documental;
VII. Transferencias documentales;
VIII. Preservación de archivos; y,
IX. Control de la gestión documental y archivo
La SNAP emitirá la metodología para la aplicación de cada
uno de los procesos que se ejecutarán en el Sistema
Institucional.
Artículo 19. De los instrumentos de consulta y control de
la gestión documental y archivo.- Para operar los procesos
del Sistema Institucional, cada dependencia contará con los
siguientes instrumentos:
I. El Cuadro;
II. La Tabla;
III. Los inventarios documentales:
a. General por expediente
b. De transferencia
c. De baja documental
IV. La Guía de Archivos
Estos son los instrumentos básicos para la gestión,
organización, clasificación, conservación y consulta de los
diferentes tipos de archivo, por lo que serán de uso
obligatorio para todos los servidores públicos participantes
en el Sistema Nacional y en los Sistemas Institucionales
correspondientes.
Los instrumentos dictaminados y aprobados se remitirán
para su conocimiento, validación y registro a la Dirección
Nacional de Archivo de la Administración Pública.
Artículo 20. Del registro de entrada y salida de
correspondencia y control de la gestión documental.-
Será el canal para la recepción y el despacho de los
documentos oficiales que se dirijan a la dependencia o se
envíen hacia el exterior, cualquiera que sea su destino,
garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envío.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 11
Se llevará a cabo a través del Sistema Informático Integral
de Gestión Documental y Archivo, que determine la SNAP,
de conformidad con lo establecido en la Metodología
contenida en esta Norma Técnica. En dicho sistema se
gestionará la documentación digital y/o impresa al interior
de una entidad, entre entidades y la enviada por la
ciudadanía a las instituciones.
Artículo 21. De la identificación de documentos de
archivo.- Los documentos de archivo, con independencia
de su soporte físico o tipología documental, están sujetos al
proceso archivístico completo: expedientación,
clasificación, inventario, preservación, transferencias y
disposición final.
Los documentos no considerados de archivo, como son los
de comprobación administrativa inmediata, que de manera
enunciativa mas no limitativa pueden ser: vales de
fotocopias, solicitud de permisos de salida, registro de
visitantes, invitaciones a eventos, entre otros, y los
documentos de apoyo informativo, tales como manuales de
uso, directorios telefónicos, impresiones de Internet, libros
y revistas que no forman parte del asunto, entre otros. No
están sujetos al proceso archivístico, por lo que pueden
darse de baja de manera inmediata al término de su utilidad,
de conformidad con la normatividad y políticas
institucionales en la materia.
Artículo 22. De la integración y ordenación de
expedientes.- Las unidades productoras abrirán un
expediente por cada asunto o trámite que surja en el marco
de sus responsabilidades normadas, en el que se integrarán
y ordenarán los documentos de archivo vinculados al inicio,
desarrollo y conclusión del trámite que corresponda.
Siguiendo los procedimientos establecidos en la
Metodología, cada expediente generado por las unidades
productoras deberá:
I. Clasificarse conforme al Cuadro;
II. Identificarse con carátula y pestaña;
III. Registrarse en el inventario general por
expediente;
IV. Estar sujeto a expurgo y limpieza a la conclusión
del asunto o trámite;
V. Foliarse;
VI. Transferirse al cumplir su plazo de conservación
conforme a la Tabla;
VII. Valorarse y;
VIII. Cumplir su disposición final.
Artículo 23. De la clasificación archivística por
procesos.- El Cuadro es el instrumento básico para la
gestión documental y archivo. Cada dependencia expedirá,
a través de la Comisión de Gestión Documental y Archivo,
el Cuadro que usarán todas las unidades para clasificar los
expedientes que generan.
 12 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
El Cuadro se elaborará conforme a lo establecido en la
Metodología, y será la Dirección de Gestión Documental y
Archivo de cada dependencia la que coordine su
elaboración, con la participación del Archivo Central y cada
Archivo de Gestión o Activo.
La propuesta de Cuadro que presente la Dirección será
analizada y, en su caso, aprobada por la Comisión de
Gestión Documental y Archivo, en sesión plenaria que al
efecto se lleve a cabo.
El Cuadro se actualizará conforme cambien o evolucionen
las disposiciones relativas a los procesos institucionales,
bajo el mismo procedimiento establecido para su
elaboración.
La Dirección de Gestión Documental y Archivo orientará y
supervisará el uso cotidiano del Cuadro por parte de los
responsables de Archivo en las unidades.
Artículo 24. De la descripción documental.- La
descripción documental se realiza con el fin de identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo,
así como para darles contexto en el sistema institucional
que los ha producido y es fundamental para facilitar la
localización y consulta de los expedientes, así como para la
interoperabilidad institucional.
Como resultado de la descripción documental, las
dependencias generarán la respectiva guía de archivos y los
inventarios documentales.
a) Guía de Archivos:
La Guía de Archivos es el instrumento de consulta que
proporciona información general sobre el contenido del
fondo documental de la dependencia, mediante la
descripción de sus secciones y series, a fin de orientar y
auxiliar en la búsqueda de información. La Guía se
estructurará con información de los Archivos de
Gestión o Activos y del Archivo Central. El Archivo
Intermedio y el Archivo Histórico, elaborarán su propia
Guía. Los tres tipos de Guía de Archivos se publicarán
en el portal web de cada dependencia y en el de la
Dirección Nacional de Archivo de la SNAP. La Guía de
Archivos se elaborará con los campos descriptivos que
se establecen en la Metodología.
b) Inventarios Documentales:
Los inventarios documentales son los instrumentos para
el control, la gestión y la consulta de los expedientes
que obran en cada uno de los archivos de las
dependencias, en ellos se describirán los datos generales
de los expedientes en el contexto del Cuadro.
El inventario de transferencia primaria se utiliza para
transferir expedientes al Archivo Central; el inventario de
transferencia secundaria se utiliza para transferir
expedientes al Archivo Intermedio; el inventario de
expedientes para conservación permanente se utiliza para la
transferencia final al Archivo Histórico; el inventario de
expedientes para Baja Documental se utiliza para relacionar
los expedientes dictaminados sin valor permanente y
gestionar su destrucción.
En la Metodología se establecen los campos descriptivos
que contendrán dichos inventarios.
Todos los Archivos de Gestión o Activos deberán elaborar
el inventario general por expediente correspondiente a su
unidad y el Archivo Central elaborará el inventario general
de expedientes semiactivos global de la dependencia.
Artículo 25. De la valoración documental.- Es una
actividad intelectual que se basa en el conocimiento
profundo de la dependencia, sus facultades, atribuciones,
funciones y procedimientos de creación de documentos, así
como de los procesos de toma de decisiones respecto a los
aspectos críticos, cruciales o relevantes de la actuación
institucional. Por ello las decisiones que resulten respecto al
destino final de la documentación deberán apoyarse y
documentarse con el análisis cuidadoso de la normatividad
aplicable a la institución y de toda información referida a la
misma.
La valoración documental se lleva a cabo durante el proceso
de elaboración de la Tabla y se ratifica o modifica al
generar los inventarios de transferencia secundaria o de baja
documental. Los criterios para realizar la valoración
documental se establecen en la Metodología que acompaña
a la presente Norma Técnica.
Como resultado de la valoración documental se elabora la
Tabla, en la que se registran los valores documentales, los
plazos de conservación, las condiciones de acceso
(clasificación de reserva o confidencialidad), el destino final
y la técnica de selección documental para cada una de las
series documentales del Cuadro.
Los plazos de conservación que se establezcan en la Tabla
contarán a partir de la conclusión o cierre del asunto de los
expedientes, y en su caso de la fecha en que sean
desclasificados los expedientes que hubieren sido
reservados conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Todas las entidades de la APCID, están obligadas a
incorporar la Tabla como herramienta técnica
para la gestión, conservación, transferencias primaria,
secundaria y final, así como para la disposición final de los
expedientes.
Además del procedimiento general establecido en la
Metodología, las dependencias podrán establecer los
criterios específicos para la selección por muestreo de los
expedientes que se consideren con valor permanente, de
acuerdo a las características particulares de cada Institución
y a la tipología documental que emana de sus funciones.
Los criterios específicos que sean aprobados por la
dependencia, deberán remitirse para su conocimiento a la
Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse
entre los archivos de Gestión o Activos, Central, Intermedio
e Histórico.
Artículo 26. De las transferencias documentales.- Todos
los documentos de archivo, integrados en expedientes,
deberán cumplir su ciclo vital mediante las transferencias,
primaria, secundaria y final, en su caso, o la baja
documental, de conformidad con las condiciones
establecidas en la Tabla.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
El ciclo de vida de los expedientes se gestionará mediante
las transferencias documentales de los mismos que cumplan
su plazo de conservación de acuerdo a lo establecido en la
Tabla, para pasar del Archivo de Gestión o Activo al
Archivo Central (transferencia primaria), del Archivo
Central al Archivo Intermedio (transferencia secundaria), y
del Archivo Intermedio al Archivo Nacional, en su caso,
(transferencia final).
Toda transferencia documental deberá realizarse mediante
el inventario correspondiente y de conformidad con el
procedimiento que se establece en la Metodología.
En lo relativo a otros soportes documentales se atenderá a lo
establecido en las guías y directrices elaboradas por la
Dirección Nacional de Archivo de la SNAP.
El destino final de los expedientes podrá ser: transferencia
final al Archivo Nacional o baja documental.
La baja documental consiste en la eliminación controlada de
aquellos expedientes que hayan prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no
contengan valores históricos.
Las bajas documentales serán aprobadas por la Comisión de
Gestión Documental y Archivo y operadas por la Dirección
a través del Archivo Central, llevando a cabo una
eliminación legal, segura, apropiada e irreversible, y cuidar
en todo momento la confidencialidad de los datos. El
procedimiento se detalla en la Metodología de esta Norma
Técnica.
Artículo 27. De la preservación de los archivos.- Las
dependencias deberán contar con la infraestructura física
adecuada para la preservación de los documentos de archivo
conforme a lo que establezcan los estándares
internacionales y las políticas que emita la SNAP.
Para la adecuada preservación del acervo documental, todos
los archivos de las dependencias deberán contar con:
a) Plan de prevención de riesgos
b) Programa regular de inspección y mantenimiento
c) Plan de contingencia
En los casos en que llegase a haber documentación
siniestrada por causas ajenas o imprevisibles, como son los
desastres naturales, deberá procederse conforme a la
metodología establecida por la SNAP.
Artículo 28. De control de la gestión documental y
archivo.- La SNAP llevará a cabo el seguimiento y control
de la gestión documental y archivo de cada dependencia,
con la finalidad de verificar que las unidades cumplan con
las disposiciones de la presente Norma Técnica.
En caso de que alguna unidad desaparezca, se extinga o
cambie de adscripción, los archivos correspondientes se
transferirán íntegros mediante oficio e inventario al Archivo
Central de la dependencia.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 13
Los servidores públicos de la dependencia obligados a
elaborar acta de entrega – recepción al separarse de su
empleo, cargo o comisión, deberán entregar a quienes los
sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo,
debidamente inventariados y registrados en el Sistema
Informático Integral de Gestión Documental y Archivo.
Como parte del procedimiento de desvinculación de los
servidores públicos, la Unidad de Talento Humano de la
dependencia, deberá solicitar al Archivo Central el
Certificado de NO Adeudo de Expedientes, siendo este
certificado una condicionante para finiquitar la
desvinculación.
CAPITULO IV
DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Artículo 29. Características.- Los documentos
electrónicos de archivo forman parte del Sistema
Institucional y del Sistema Nacional. Su identificación
como documentos de archivo se basa en la misma
metodología técnica que se aplica para los documentos
impresos. Es decir, emanan del ejercicio de las funciones y
atribuciones de la dependencia, son orgánicos, seriados,
únicos y estables. Sus requisitos de calidad, como los
documentos en papel son: la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad. De igual forma, los documentos
electrónicos de archivo tienen estructura, contenido y
contexto, derivado de las atribuciones que les dan origen.
Artículo 30. Gestión.- La organización y gestión de los
documentos electrónicos de archivo se llevará a cabo de
conformidad con los procedimientos establecidos en la
presente Norma Técnica para los documentos de archivo en
otros soportes.
Los tiempos de conservación en los Archivos de Gestión o
Activo, Central e Intermedio se contarán a partir del
momento en que los documentos sean registrados como
asunto concluido en el Sistema Informático Integral de
Gestión Documental y Archivo y su destino final se
determinará mediante la valoración documental de
conformidad con lo establecido en la presente Norma
Técnica y en la Tabla.
Al suspender la operación de un sistema informático, se
verificará que los documentos electrónicos de archivo que
contenga, así como su información, se hayan transferido al
Sistema Informático Integral de Gestión Documental y
Archivo que al efecto implemente la Secretaría Nacional de
la Administración Pública, se deberá programar su
transferencia a dicho sistema, de acuerdo a un plan
coordinado con la Unidad de Tecnologías de la Información
y Comunicación.
Artículo 31. Sistema Informático Integral de Gestión
Documental y Archivo.- Las dependencias deberán contar
con el Sistema Informático Integral de Gestión Documental
y Archivo que desarrolle la SNAP para administrar de
manera integral los procesos de creación, clasificación,
gestión, conservación, consulta y disposición final de los
documentos de archivo que conforman el Sistema
Institucional.
 14 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
El sistema que implemente la SNAP tendrá las siguientes
características:
I. Estará basado en estándares abiertos que faciliten la
migración y actualización continua.
II. Estará vinculado electrónicamente con el sistema
informático que se use para el registro de la
correspondencia de entrada y salida y el control de
gestión documental, a fin de simplificar los
procesos de registro, evitar duplicidades y controlar
la gestión de los documentos de archivo desde su
creación y hasta su destino final.
III. Contará con las funcionalidades necesarias para
garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad a largo plazo de los documentos de
archivo.
IV. Incluirá procedimientos digitales para efectuar la
trazabilidad y la auditoría del contenido de los
documentos electrónicos de archivo.
V. Será flexible para adaptarse a las necesidades
específicas de las dependencias.
Los sistemas informáticos creados por o para la
dependencia deberán considerar su vinculación con el
Sistema Informático Integral de Gestión Documental y
Archivo, a fin de que los documentos electrónicos de
archivo que generen, inicien su registro archivístico desde
el sistema de su creación y sean enviados de manera
automática al Sistema Informático Integral de Gestión
Documental y Archivo, en donde se iniciará formalmente su
proceso archivístico dentro del ciclo vital del documento.
Artículo 32. Conservación a largo plazo de los
documentos electrónicos de archivo.- Cada dependencia
elaborará un plan de acción coordinado entre los archivos,
las unidades productoras, y la Unidad de Tecnologías de la
Información y Comunicación, teniendo como propósito el
cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad.
Artículo 33. De la digitalización y desmaterialización de
impresos.
Las entidades de la APCID deberán contar con los
siguientes requisitos, previo a la aprobación de los
proyectos de digitalización documental:
I. Cuadro aprobado por la Comisión de Gestión
Documental y Archivo de cada dependencia.
II. Tabla aprobada por la Comisión de Gestión
Documental y Archivo de cada dependencia.
III. La documentación física organizada, clasificada,
foliada, inventariada y expurgada parcialmente.
Una vez que se cuente con los requisitos mencionados, las
dependencias deberán enviar sus proyectos o términos de
referencia, que se refieran a la digitalización documental, a
la Subsecretaría de Gobierno Electrónico de la SNAP para
que sean valorados conforme corresponda.
Cuando se trate proyectos de la desmaterialización de
impresos, se seguirá el mismo procedimiento, pero además
los documentos deberán contar con la certificación
electrónica que les otorgue la plena validez jurídica.
Este es el mecanismo por el cual se aprobará la contratación
de proyectos de digitalización y/o desmaterialización de
documentos, quedando expresamente prohibido realizar
estas contrataciones sin cumplir con este procedimiento.
Artículo 34. Del tratamiento de los medios
audiovisuales.- Los medios audiovisuales son los medios
de comunicación masiva que combinan imágenes y sonido,
por lo que el receptor puede ver y escuchar el mensaje. Los
mensajes creados como medio audiovisual pueden
plasmarse en diversos soportes y formatos, tales como
cintas, DVD, CD, entre otros.
Las dependencias y unidades que cuenten con medios
audiovisuales deberán aplicar la metodología archivística
que asegure su localización, control y preservación,
manteniendo los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad.
Los acervos audiovisuales se registrarán en el Sistema
Informático Integral de Gestión Documental y Archivo, el
que contará con la posibilidad de registrarlos, localizarlos,
conservarlos y reproducirlos en la forma en que se
encuentre su presentación original.
Los documentos audiovisuales que se generen como
resultado de las atribuciones y responsabilidades de las
dependencias y unidades se tratarán como documentos de
archivo, por lo que se clasificarán conforme al Cuadro y
seguirán su ciclo vital conforme a la Tabla. El
procedimiento para su registro se establece en la
Metodología.
CAPÍTULO V
PADRÓN NACIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 35. De la integración del Padrón.- Es el
receptorio electrónico en el que se registran e integran los
datos generales de los archivos del país, y tiene como
propósito establecer un vínculo permanente entre la
comunidad archivística nacional y la SNAP como autoridad
rectora en materia de archivos, procurando el rescate de
archivos e impulsando la organización, conservación y
difusión del patrimonio documental de la Nación.
La integración del Padrón Nacional de Archivos tiene
como objetivo conocer el patrimonio documental
nacional, difundir los acervos de los archivos históricos del
país y apoyar a las dependencias archivísticas en sus
procesos de organización, gestión, conservación y consulta
documental, además de auspiciar el aprovechamiento de sus
recursos documentales, así como el reconocimiento de las
mejores prácticas archivísticas y el intercambio de
información.
El Padrón se actualizará de manera continua, a través de la
solicitud y formato de registro que se incluirán en el portal
de Internet de la Dirección Nacional de Archivo de la
SNAP.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 15

Artículo 36. Certificado de Registro.- La Dirección conservación y consulta documental, así como para el
Nacional de Archivo de la Administración Pública otorgará registro en el Padrón Nacional de Archivos. De igual
un Certificado de Registro a cada archivo que ingrese su manera, promoverá la impartición de cursos de capacitación
información al Padrón. Dicho Certificado avalará al archivo para el cumplimiento de los estándares establecidos en la
como miembro del Padrón Nacional de Archivos de las presente Norma Técnica.
entidades de la APCID y le acreditará el cumplimiento de
requisitos archivísticos en el nivel 1, 2, 3, 4 o 5 de acuerdo SECRETARÍA NACIONAL DE LA
a los estándares internacionales en materia archivística y a ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
lo establecido por la presente Norma Técnica.
DIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO
Artículo 37. Indicadores de desempeño.- Las
dependencias deberán contar con indicadores de desempeño METODOLOGÍA NORMA TÉCNICA
para medir el avance de ejecución del Plan Institucional de DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Desarrollo de Gestión Documental y Archivo con base en
los procesos establecidos en la presente Norma, para lo cual Contenido
se considerará el siguiente esquema de medición:
CAPÍTULO UNO
NIVEL 1 INICIAL. La dependencia desconoce la utilidad DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA
e importancia del Sistema de Gestión Documental y GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Archivo. Los documentos no cuentan con tratamiento 1. Registro de entrada y salida de correspondencia
archivístico pero si cuenta con procesos y procedimientos y control de la gestión documental
definidos. 2. Identificación de documentos de archivo
3. De la integración y ordenación de expedientes
NIVEL 2. INICIAL EN DESARROLLO. La alta 4. Clasificación archivística por procesos
dirección reconoce al Sistema de Gestión Documental y 5. Descripción documental
Archivo, pero aplican técnicas archivísticas de forma 6. Valoración Documental
parcial, aisladas, como resultado de las necesidades 7. Transferencias documentales
inmediatas producto de las experiencias individuales. 8. Preservación de los Archivos

NIVEL 3. MEDIO. Todos los procesos y procedimientos CAPÍTULO DOS

desarrollados para normalizar el Sistema de Gestión DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
Documental y Archivo, se encuentran documentados, ARCHIVO
formalizados y son aplicados a todos los niveles de la 9. Medios audiovisuales
dependencia y cumplen con requisitos, metodológicos,
legales organizacionales, técnicos archivísticos y culturales. CAPÍTULO TRES
(Este nivel se caracteriza porque ya cuentan con las DE LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS
herramientas de control y consulta documental). 10 Certificación de copias

NIVEL 4. GESTIONADO. Los procesos y procedimientos CAPÍTULO CUATRO

han sido estabilizados es posible medir la aplicación de los PADRÓN NACIONAL DE ARCHIVOS
procedimientos y tomar acciones cuando éste no opera. La 11 Integración del Padrón Nacional de Archivos
responsabilidad es asumida a todos los niveles de la
dependencia. (cuentan con inventarios documentales, guía
de archivo, estadísticas de consulta y se realizan METODOLOGÍA DE LA NORMA TÉCNICA DE
transferencias documentales conforme a destino final GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
establecido).

NIVEL 5. SISTÉMICO. Los procesos del Sistema de CAPÍTULO UNO

Gestión Documental y Archivo se practican en el día a día.
El responsable del área es de la alta dirección. El DE LOS PROCESOS RELATIVOS
conocimiento forma parte de la cultura organizacional A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
buscando la excelencia. Las herramientas tecnológicas se
integran con otras aplicaciones y sistemas de información. 1. Registro de entrada y salida de correspondencia y
Se utilizan herramientas tecnológicas para gestionar control de la gestión documental.
documentos de manera ilimitada.
El Sistema Informático Integral de Gestión Documental
El diseño, construcción, monitoreo, actualización y y Archivo mediante el cual se lleve a cabo este proceso
evaluación de los indicadores asociados a la Gestión incluirá las siguientes funcionalidades:
Documental y Archivo de la Administración Pública se
sujetará a lo establecido por la SNAP, así como por las I. Creación, envío, recepción, registro, clasificación y
disposiciones y normas vigentes que correspondan. almacenamiento, en su caso, de la correspondencia
de entrada y salida.
La Dirección Nacional de Archivo de la SNAP brindará la
asistencia técnica necesaria a los archivos de las II. Búsqueda, recuperación y presentación de
dependencias, en cuanto a organización, gestión, documentos.
 16 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
III. Acceso al sistema de usuarios internos y externos
(ciudadanos) a las dependencias.
IV. Identificación de documentos de archivo,
expedientación y clasificación conforme al Cuadro.
V. Seguimiento y control de documentos impresos
almacenados en archivos físicos.
VI. Recepción, captura e ingreso de documentos
impresos.
VII. Firma electrónica personal de documentos.
VIII. Firma manuscrita de documentos impresos desde el
sistema.
IX. Reportes estadísticos de documentos creados y
enviados, tramitados, pendientes, archivados.
X. Creación compartida de documentos.
XI. Administración de dependencias, áreas, carpetas
virtuales, numeración y formatos de documentos.
XII. Implementación y uso del Cuadro.
XIII. Creación de expedientes virtuales y su clasificación.
XIV. Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y
archivos de auditoría.
1.1 Recepción y despacho de documentos oficiales
El registro de entrada y salida de correspondencia y
control de la gestión documental será el canal para la
recepción y el despacho de los documentos oficiales
que se dirijan a la dependencia o se envíen hacia el
exterior, cualquiera que sea su destino, garantizando
seguridad, eficiencia y eficacia en el envío.
La numeración de los documentos creados, sean
internos o externos, será consecutiva anual, conforme
establece el Instructivo para Normar el Uso del
Sistema de Gestión Documental Quipux.
1.3
No se considera como correspondencia oficial la
folletería, periódicos, propaganda o publicidad, a
excepción de que sea anexo de alguna comunicación
administrativa oficial. Tales materiales serán
remitidos a su destinatario sin ser registrados.
1.2 Recepción de Documentos
El proceso de recepción de documentos dirigidos a las
unidades se aplicará el siguiente procedimiento:
a) Al recibir la documentación debe cerciorarse de
que ésta sea efectivamente para la dependencia
en alguna de sus unidades y que se encuentre
íntegra y completa;
b) La correspondencia que tenga la leyenda de
“PERSONAL”, “CONFIDENCIAL” y el acuse.
“RESERVADO” no se abrirá, ésta se turnará al
destinatario, salvo que exista alguna indicación
contraria;
c) La correspondencia recibida, se abrirá para la
constatación del contenido y su digitalización
registro y entrega o reasignación a las unidades
correspondientes,
d) Para dar seguimiento administrativo a la gestión que
da lugar todo documento ingresado a la
dependencia, los documentos se inscribirán en el
registro de correspondencia de entrada con los
siguientes datos:
⁻ Remitente
⁻ Cargo
⁻ Dependencia
⁻ Fecha
⁻ Núm. de Oficio
⁻ Fecha de Recepción
⁻ Asunto
⁻ Reasignado a
⁻ Descripción de anexos
⁻ Carácter del trámite
⁻ Respuesta
e) Se identificará la correspondencia por unidad y, con
base en la estructura y contenido de los documentos
que recibe, establecerá la prioridad para su envío a
las unidades;
f) Se entregará la correspondencia a los destinatarios,
quienes firmarán y sellarán de recibido. En caso de
que la documentación tenga anexos, éstos deberán
relacionarse en el acuse;
g) Organizará y conservará por unidad los acuses de
recibo.
h) Las comunicaciones “PERSONAL”, “CONFIDEN-
CIAL” y “RESERVADO”, una vez abiertas por los
destinatarios y determinado el contenido oficial,
deberán ser devueltas a la Dirección de Gestión
Documental y Archivo para su registro.
Despacho de la Correspondencia
Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, la
Dirección de Gestión Documental y Archivo deberá
solicitar a las unidades que los documentos a
despachar contengan:
a) Remitente,
b) Destinatario: nombre y cargo,
c) Dirección completa; calle, número, cantón, código
postal, y los datos que sean necesarios.
d) Tipo de servicio que se solicita, acuse de recibo,
local, nacional, internacional, u otro.
e) Lo cual deberá entregarse en original y copia para
Los datos que deberán consignarse en el registro de
correspondencia de salida son:
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
a) El número identificador (folio consecutivo de
egreso, el cual deberá reiniciarse anualmente);
b) El asunto (Asunto breve descripción del contenido
del documento);
c) Fecha y hora de salida;
d) Nombre y cargo del remitente y receptor del
documento; y
e) Destino.
La Dirección de Gestión Documental y Archivo
despachará la correspondencia por medio de
mensajería y/u otro medio. De ser el caso,
enlazará con la prestadora de servicios que haya
contratado, los servicios de envío de mensajería y
paquetería. En el caso de entrega de correspondencia
a través de empresas intermediarias de encomiendas
nacionales o internacionales, se utilizará el mismo
registro, indicando los datos de: transporte utilizado y
nombre de la empresa, fecha y número de guía de
envió.
1.4 Control de la gestión
Cuando exista respuesta oficial, la copia de la
comunicación o respuesta que se reciba será archivada
en orden numérico o cronológico en el nombre de la
unidad.
En el caso de los trámites que no requieran de
contestación, la autoridad ordenará el archivo con su
firma y fecha en el casillero del formato.
Quién tenga asignada esta responsabilidad, elaborará
un reporte de trámites pendientes de respuesta, y lo
remitirá a la autoridad para las acciones que
correspondan al caso.
1.5 Elaboración de documentos con firma electrónica
El objetivo principal de este mecanismo es la
eliminación de documentos físicos optimizando
cualquier gestión o trámite que se pretenda realizar,
así como también fomentar el uso e implementación
de las nuevas tecnologías y promover su uso en el
país como una herramienta válida para suscribir los
documentos.
Los documentos con firma electrónica, sin anexos,
generados por el Sistema Informático Integral de
Gestión Documental y Archivo, se remiten
directamente por este medio al destinatario, quien
deberá contar asi mismo con el sistema. En caso
contrario deberán ser impresas y firmadas por el
remitente para la entrega.
La elaboración de documentos, en general, seguirá las
pautas que marca la Norma Técnica Ecuatoriana NTE
INEN 2410:2011, relativa a Documentación. Elaboración
de oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos
circulares y circulares. Requisitos.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 17
2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVO
2.1 Características de los documentos de archivo
El documento de archivo es aquel que registra un
hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal, contable y
técnico, creado, recibido, manejado y usado en el
ejercicio de las facultades y actividades de las
dependencias. Estos documentos pueden ser: reportes,
estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia,
acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos,
convenios, instructivos, memorandos, estadísticas o
bien, cualquier otro registro que documente el
ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos
obligados y sus servidores públicos, sin importar su
fuente o fecha de elaboración. Los documentos
podrán estar en cualquier soporte, sea impreso,
sonoro, visual, digital, o cualquier otra tecnología que
sea reproducible por medios de acceso público.
Los documentos de archivo se expedientan, registran,
valoran, transfieren y cumplen su destino final.
2.2 Características de los documentos que no son de
archivo
Los documentos que no se consideran de archivo, se
dividen en dos categorías: a) Los documentos de
comprobación administrativa inmediata y b) Los
documentos de apoyo informativo. Ambos tipos de
documentos no están sujetos al proceso archivístico,
ni están considerados en la Tabla, por lo que cada
unidad decidirá la forma y el tiempo para su
eliminación, sin que el periodo de uso y guarda rebase
un año.
2.2.1 Documentos de comprobación administrativa
inmediata
Son comprobantes de la realización de un acto
administrativo inmediato, por ejemplo: vales de
fotocopias, registros de visitantes, listados de envíos,
facturas de correspondencia, controles de
correspondencia de entrada y salida, vales de
papelería, tarjetas de asistencia, entre otros. Si bien
son documentos creados o recibidos en el curso de
trámites administrativos o ejecutivos, no son
documentos estructurados con relación a un asunto,
por lo que no siguen el ciclo vital y su baja debe darse
de manera inmediata al término de su utilidad. Su
vigencia administrativa es inmediata o de no más de
un año.
2.2.2 Documentos de apoyo informativo
Es la documentación que se genera o conserva en la
oficina y que se constituye por ejemplares de origen y
características diversas, cuya utilidad reside en la
información que contiene para apoyar las tareas
administrativas, tales como impresiones de
documentos localizados en internet, libros y revistas,
directorios, fotocopias de manuales de equipos
adquiridos por la dependencia, entre otros. Los
documentos de apoyo informativo no reciben
 18 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
tratamiento archivístico ni siguen el ciclo vital, se
conservan en la oficina hasta el término de su utilidad,
que puede ser de 6 meses a un año, al concluir su
periodo deberán desecharse o, si se trata de
publicaciones con valor de actualidad, solicitar su
ingreso a la biblioteca
3. DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE
EXPEDIENTES
3.1 Procedimiento general
La apertura e integración de expedientes se sujetará al
siguiente procedimiento:
I. Las áreas productoras abrirán un expediente para
cada asunto que surja en el marco de sus actividades
institucionales normadas, por ejemplo: un expediente
para cada persona, para cada obra, para cada sesión
de órgano colegiado, para cada petición de
traslado académico, para cada convocatoria de
oposiciones.
II. Los expedientes se integran por asunto y no por temas.
III. Se evitará la desmembración de los expedientes y la
dispersión de los documentos que lo integran creando
falsos expedientes. Se integrará cada documento de
archivo a su expediente desde el momento de su
producción o recepción
IV. Se evitará la duplicidad de expedientes, revisando
como primer paso la existencia o no de un expediente
abierto sobre el mismo asunto.
V. Para expedientar se utilizarán fólderes de cartulina.
No se utilizarán broches ni argollas metálicas, se
priorizará la conformación de legajos.
3.2 Integración y ordenación
I. Los documentos de archivo se integran al
expediente de manera secuencial conforme se
generen o se reciban.
II. La ordenación de los documentos dentro del
expediente será cronológica, de forma que el primer
documento será el más antiguo y el último el más
reciente.
III. Los anexos que son parte del asunto también
constituyen el expediente, como por ejemplo:
fotografías, carteles, videos, discos, memorias, entre
otros.
IV. Los anexos que acompañan al documento de
archivo se ordenan enseguida del documento
principal, aun cuando la fecha del anexo sea
diferente. Ejemplo: solicitud de una vacante
(documento principal) a la que se acompañan
documentos de currículo, notas de mérito,
certificaciones, u otra documentación que acompañe
al documento principal.
V. No se deben incluir documentos electrónicos
impresos en el expediente.
VI. Los expedientes pueden estar conformados por uno
o más legajos, dependiendo de la cantidad de
documentos integrados en el mismo. Deberá
indicarse el número de legajos que le corresponda a
cada uno de éstos (ejemplo 1/3, 2/3, 3/3).
VII. Los expedientes se ordenarán dentro de los
archiveros por el título de la serie documental y
número de expediente.
VIII. Los expedientes se conservarán preferentemente de
forma horizontal en gavetas. Si su volumen lo
requiere se podrán colocar de manera vertical en
estantes metálicos.
IX. Cada gaveta o entrepaño de estante deberá tener una
etiqueta identificadora al frente, con el número de
gaveta o entrepaño.
X. En el caso de documentos en cinta, disco compacto
o DVD, fotografías, película y negativos, para
garantizar el acceso, uso y adecuada preservación
de la información se archivaran en cajas de
polipropileno calidad archivo.
3.3 Cierre, expurgo y foliación del expediente
El expediente se cerrará cuando concluya el trámite o
asunto y se procederá a su expurgo y foliación. A
partir de este momento regirán los plazos de
conservación establecidos en la Tabla.
3.4 Expurgo
Para realizar el expurgo, se identificará y retirará toda
aquella documentación repetida, borradores, versiones
preliminares, ejemplares múltiples de un mismo
documento, copias fotostáticas de documentos
existentes en original, hojas de recados telefónicos,
mensajes y notas en tarjetas y hojas auto adheribles,
entre otros elementos; por lo que únicamente deberán
archivarse versiones finales de los documentos, en su
caso se podrá conservar copia cuando no se tenga el
original y el documento sea parte del asunto del
expediente de archivo.
Asimismo, para la adecuada conservación de los
expedientes, se deberán retirar todos los elementos
que puedan ser perjudiciales para la conservación del
papel, tales como: grapas, clips, broches, o cualquier
otro que ponga en riesgo la integridad del documento.
3.5 Foliación
Una vez efectuado el expurgo y retiro de los
elementos perjudiciales, se procederá a foliar cada
una de las fojas útiles que conforman el expediente de
acuerdo al orden de los documentos de archivo.
Las hojas se foliarán en la esquina superior derecha
del anverso y en la esquina superior izquierda del
reverso de cada foja útil. Otros soportes que
contengan información también se foliarán empleando
los materiales que faciliten el proceso. Cuando por
necesidades de la unidad administrativa y basado en
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
la tipología documental se requiera, podrá llevarse a
cabo la foliación conforme ingresen los documentos.
El total de folios se consignará en el campo de
volumen y soporte de la carátula y de la hoja de
registro.
4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR
PROCESOS
Para clasificar y registrar expedientes se deberá
considerar lo siguiente:
I. Identificar la serie documental, cuya actividad,
representada por el título de dicha serie, dio origen
al asunto del expediente.
II. Asignar número de expediente
III. Generar la hoja de registro del inventario general
por expediente en el Sistema Informático Integral de
Gestión Documental y Archivo.
IV. Asignar el código de clasificación compuesto por la
clave del fondo, la clave de la sección, la clave de la
serie identificada y el número de expediente.
V. Registrar los datos que solicita el inventario general
por expediente indicados en la presente Norma
Técnica.
4.1 Elaboración del Cuadro General de Clasificación
Documental
4.1.1 Uso
El Cuadro se usará para clasificar todos los
expedientes producidos en el ejercicio de las
funciones y actividades institucionales, con
independencia de su soporte, tipo documental o
época, ya que permite organizar, ordenar, describir y
vincular los documentos de archivo, de acuerdo a la
estructura orgánica por procesos que les da origen.
El Cuadro se implementará en el Sistema Informático
Integral de Gestión Documental y Archivo que
determine la SNAP, así como los expedientes
virtuales que deberán clasificarse en las series del
Cuadro.
4.1.2 Unicidad
Existirá un solo Cuadro por dependencia y no se
repetirán secciones ni series. Todas las unidades
podrán utilizar todas las series del Cuadro para
clasificar sus expedientes. El Sistema Informático
Integral de Gestión Documental y Archivo garantizará
la delimitación y confidencialidad entre cada unidad
productora, de manera que se conserve el orden de los
expedientes por unidad, aun cuando se utilicen las
mismas series en diferentes unidades.
4.1.3 Pautas generales
Para la elaboración del Cuadro, la Dirección de
Gestión Documental y Archivo, en coordinación con
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 19
los responsables de archivo de las unidades y el
Archivo Central, llevarán a cabo las siguientes
acciones:
I. Consultarán las leyes, reglamentos y manuales, que
establezcan las funciones y atribuciones generales
de la dependencia.
II. El nombre del fondo será el nombre de la
dependencia.
III. Se definirá el nombre de las secciones a partir de los
grandes procesos y atribuciones generales; cuando
sea posible podrán unirse dos o más funciones en
una sola nomenclatura a efecto de simplificar el
Cuadro y agilizar su uso, o desagregarse secciones
debido a la complejidad del proceso.
IV. Para contribuir a la construcción del Cuadro de la
institución, cada unidad definirá el nombre de las
series que representen las actividades sustantivas
que lleva a cabo y las fundamentará en la
disposición normativa correspondiente.
4.1.4 Estructura
El Cuadro tendrá una estructura jerárquica de acuerdo
con la estructura orgánica de gestión organizacional
por procesos de la dependencia.
La estructura jerárquica se expresa en las siguientes
categorías:
I. Fondo: Conjunto de documentos, con independencia
de su tipo y soporte documental, producidos y/o
acumulados por la dependencia en el ejercicio de
sus funciones y atribuciones, con cuyo nombre se
identifica.
II. Sección: Cada una de las divisiones del fondo que
corresponde a las funciones y atribuciones de la
dependencia establecidas en la normativa aplicable.
III. Serie: Cada una de las divisiones de la sección que
corresponden a las responsabilidades específicas
derivadas de un proceso o atribución. Cada serie
agrupa los expedientes producidos en el desarrollo
de una responsabilidad o actividad.
En los casos en los que las categorías sean insuficientes
para reflejar las atribuciones o actividades, podrán
establecer subsecciones y subseries.
ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
 20 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015

4.1.5 Estabilidad del Cuadro establecidas en las leyes, reglamentos o manuales de

organización. Pero deberá actualizarse cuando haya
El Cuadro deberá ser estable, ya que las categorías y cambios en los procesos, atribuciones o
subcategorías corresponderán a los procesos, responsabilidades institucionales, surjan nuevas
atribuciones y responsabilidades de las unidades, unidades o se supriman.

FORMATO DE CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Logo y siglas  NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

de la Instiución

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

DOCUMENTOS ORIGEN DE LA
SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE CÓDIGO DE DESCRIPCIÓN DE SERIE
CONFORMATIVOS DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL ARCHIVO DOCUMENTAL
* **

* Listar los documentos utilizados para la conformación del expediente

** Indicar cómo se realizará la creación de la documentación, si será en soporte físico o digital

4.1.6 Código de Archivo I. Validación. El Cuadro deberá ser aprobado por la

Comisión de Gestión Documental y Archivo en la
Para el mejor funcionamiento del Cuadro, cada que están representadas las máximas autoridades de
categoría de agrupamiento tendrá un código, con el cada dependencia y difundirse entre todo el
que se construirá el código de archivo que constituye personal los operadores archivísticos.
el identificador único para cada expediente que será
indispensable en el Sistema Informático Integral de II. Formalización. Se llevará a cabo un plan de acción
Gestión Documental y Archivo. Este código expresará para la implantación y difusión en el ámbito de
también la relación que existe entre el expediente y la todos los archivos de la institución, que incluirá uno
función que le dio origen. comunicacional desde la mayor jerarquía y otro a
cargo de la Dirección de Gestión Documental y
Por ejemplo, el código de archivo de la serie Copias
Archivo.
Certificadas se construye de la siguiente manera:
III. Supervisión y asesoría. El Sistema Institucional dará
seguimiento al adecuado funcionamiento del
Código de
Nivel Título Cuadro, a fin de corregir las posibles desviaciones y
archivo aclarar las dudas.
Secretaría Nacional de
Fondo: SNAP la Administración IV. Capacitación. Se desarrollará un plan de
Pública capacitación para que el personal conozca
Subsecretaría de perfectamente la forma de clasificar, la estructura
del cuadro y a qué responde.
Sección: SNAP.03 Servicios, Procesos e
Innovación. 5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Dirección Nacional de
Archivo de la Los expedientes se identificarán con los siguientes
Subsección: SNAP.03.01
Administración datos:
Pública
I. Carátula:
Serie: SNAP.03.01.01 Copias Certificadas
a) Unidad
4.1.7 Instrumentación
b) Área productora
La instrumentación del Cuadro llevará las siguientes
fases: c) Sección
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 21

d) Serie Cuando se trate de expedientes clasificados como

reservados o confidenciales, la carátula de identificación
e) Código de clasificación o código de referencia deberá contener señalamiento correspondiente en color rojo:
RESERVADO, o en su caso CONFIDENCIAL o
f) Número de expediente SECRETO.

g) Fecha de apertura
5.1 Guía de Archivos
h) Fecha de cierre

i) Descripción del asunto En la Guía de Archivos, la unidad de descripción son

las series documentales contenidas en el Cuadro, y los
j) Valor documental campos descriptivos que deberán incluirse son los
siguientes:
k) Plazos de conservación
Campos descriptivos
l) Destino final Encabezado: Fondo, Archivo de Gestión o Activo
o Archivo Central, según
m) Condiciones de acceso
corresponda, fecha de elaboración;
n) Volumen y soporte Introducción Historia Institucional
general
Cédula Sección, serie, unidad, área
II.- Pestaña: descriptiva productora, fechas extremas, alcance
y contenido, volumen y soporte,
historia archivística.
a) Código de clasificación
Cierre de la Nombre del responsable del
b) Número de expediente Guía: archivo, cargo, teléfono y correo
electrónico. Ubicación física del
c) Título del expediente archivo.

d) Año en curso

FORMATOS GUÍAS DE ARCHIVO

 22 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015

5.2 Inventarios documentales

Los inventarios documentales incluirán los siguientes campos descriptivos:

Inventario documental
(Formato único: indicar el tipo de inventario que corresponda)

1) Siglas y logotipo de la dependencia; 2) Nombre de la dependencia; 3) Nombre de la

unidad; 4) Nombre del área generadora de los expedientes semiactivos; 5) Sección
documental; 6) Serie documental; 7) Tipo de inventario documental: general, de
Encabezado: transferencia (primaria o secundaria) o baja documental; 8) Número de transferencia; 9)
Fecha de recepción; 10) Ubicación topográfica.

11) Número de caja; 12) Número secuencial (que indicará la secuencia de cada elemento que
conforma el inventario: número de expediente, caja, paquete o legajo); 13) Número de
clasificación archivística; 14) Descripción del expediente o asunto; 15) Periodo de trámite
Columnas:
del expediente; 16) Vigencia documental; 17) Condiciones de acceso.

Deberá incluir la siguiente leyenda “El presente inventario consta de (18) y ampara la
cantidad de (19) expedientes de los años de (20), contenidos en (21), con un peso
aproximado de (kg) (22)” y, al final, los nombres y firmas citados en el numeral 23).
Hoja de cierre: 18) Número total de fojas; 19) Número total de expedientes; 20) Años de la documentación
(el más antiguo y el más reciente); 21) Número de cajas; 22) Peso total en kilogramos.

23) Nombre, cargo y firma de los responsables de elaborar, autorizar y recibir la

Firmas:
transferencia, de conformidad al marco jurídico vigente.

5.3 Inventario General por Expediente

El inventario general por expediente deberá contener al menos los siguientes campos de registro:

a) Dependencia

b) Unidad

c) Área productora

d) Sección

e) Serie

f) Código de clasificación

g) Número de expediente

h) Fecha de apertura

i) Fecha de cierre

j) Descripción del asunto

k) Valores documentales

l) Plazos de conservación

m) Destino final

n) Condiciones de acceso (reservado, confidencial, periodo)

o) Volumen y soporte

p) Características físicas y requisitos técnicos

Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 23
24 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 25

6. VALORACIÓN DOCUMENTAL

6.1 Criterios para la identificación de valor secundario, permanente o histórico:

De manera indicativa, más no limitativa, se indican características a tomar en cuenta para determinar la existencia
de valor secundario, histórico o permanente en las series documentales y expedientes. Dependiendo del análisis
integral que se haga de la documentación de archivo, las series y expedientes que pueden tener valor permanente son
aquellos que:

 Permiten conocer los orígenes del organismo, su organización, evolución y actividades.

 Brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico y tecnológico.

 Permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos del organismo.

 Contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institución o lugar, sobre tendencias de la historia
política o económica, ciencias y técnicas.

 Reflejan de manera integral la actividad propia, especifica de una unidad.

 Reflejan el seguimiento completo del procedimiento.

 Contienen datos significativos sobre acontecimientos o movimientos importantes de la historia política, económica y
social.

 Contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, financieros, jurídicos u otros derechos de las
personas físicas o morales.

 Describen la organización documental de la dependencia.

Asimismo se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

a) De procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango
superior en la jerarquía administrativa; aunque los documentos de áreas administrativas de rango inferior son
importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible, es preferible conservar un original a una copia. Las copias
se conservan únicamente cuando no existe el original.

b) De contenido: es preferible conservar documentación que comprenda información global de la institución, a aquella
que se presenta en partes sucesivas.

c) Cronológico: Dependiendo de las disposiciones legales establecidas por la legislación nacional en cuanto a la
conservación de documentos históricos.

6.2 Técnica de selección por muestreo

La técnica de selección que debe ser anotada en la Tabla, puede ser: 1) Conservación completa o, 2) Muestreo.
 26 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015

El muestreo podrá aplicarse en los casos de series homogéneas que fueron calificadas con valor permanente
en la Tabla.

La técnica de muestreo consiste en la selección parcial de los expedientes que se conservarán de manera permanente,
siguiendo algún criterio previamente determinado por la dependencia para inferir el valor de una o varias características
del conjunto documental representado en la serie.

Existen diferentes tipos de muestreo:

a) Selectivo o cualitativo: Selección cualitativa mediante la cual se trata de conservar los documentos más importantes o
significativos, estableciendo criterios predefinidos de acuerdo a las características de la dependencia y a su tipología
documental.

b) Sistemático: Aquél que establece una pauta y precisa necesariamente de la homogeneidad de la serie para eliminar
conservando un año, un mes, o bien por alfabeto, o por períodos de tiempo.

c) Aleatorio: Método estadístico que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente
representativos;

Cuando se decida aplicar la técnica de muestreo, se deberán establecer los criterios específicos de selección para los
expedientes que se consideren con valor permanente. Estos criterios se definirán de acuerdo a las características
particulares de cada institución y a la tipología documental que emana de sus funciones.

Los criterios específicos que sean aprobados por la dependencia, deberán remitirse para su conocimiento a
la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse entre los archivos de Gestión o Activos, Central, Intermedio e
Histórico.

6.3 Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

La Tabla establecerá para cada serie documental los plazos de conservación, los valores documentales, el destino final, la
técnica de selección y las condiciones de acceso de cada dependencia.

I. La valoración documental se aplicará a todas las series documentales que integran el Cuadro, lo que se
hará durante el proceso de construcción o actualización de la Tabla, con el fin de establecer los tiempos de
conservación en cada uno de los archivos y el destino final para cada serie tomando en cuenta sus valores primarios y
secundarios, así como las condiciones de acceso de acuerdo a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.

II. En el proceso de valoración deberán participar: la Dirección de Gestión Documental y Archivo, la unidad
productora, el Archivo de Gestión o Activo, el Archivo Central, así como las autoridades que la dependencia
determine que deban tomar parte en las decisiones respecto al destino final de los expedientes. La Dirección
Nacional de Archivo de la SNAP participará dando asistencia técnica a las dependencias y supervisando
la correcta aplicación de los criterios de depuración, con objeto de asegurar la integridad del patrimonio documental de
la Nación.

III En el proceso de construcción o actualización de la Tabla, las unidades deberán identificar los valores primarios y
secundarios de las series documentales correspondientes a sus procesos sustantivos. La identificación de estos valores
primarios permitirá establecer los plazos de conservación en el Archivo de Gestión o Activo, Central e Intermedio. La
identificación de los valores secundarios permitirá determinar el destino final de cada serie, que puede ser conservación
permanente o baja documental.
Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 27
 28 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
7.1 Transferencia Primaria
Para llevar a cabo el procedimiento de transferencia
primaria el responsable del Archivo de Gestión o
Activo deberá:
I. Identificar, apoyándose en las alertas de
vencimiento que emita el Sistema Informático
Integral de Gestión Documental y Archivo, los
expedientes que concluyeron su plazo de
conservación en el Archivo de Gestión o Activo de
conformidad con la Tabla.
II. Generar el inventario de transferencia primaria a
través del Sistema Informático Integral de Gestión
Documental y Archivo, firmarlo y presentarlo a
validación por parte del titular de la unidad;
III. Integrar los expedientes a transferir en las cajas
archivadoras que al efecto determine la Dirección
Nacional de Archivo de la SNAP tomando en
cuenta que:
a. El número de expedientes que contenga cada caja
dependerá del grosor de los mismos, procurando
que no queden demasiado apretados o se
maltraten.
b. Debe procurarse que el expediente no quede
dividido en dos cajas. Si esto ocurriera, deberá
señalarse claramente mediante un testigo
(ejemplo: expediente “n”, continúa en la siguiente
caja).
c. Dentro de las cajas, el material deberá estar
ordenado por serie documental y por número de
expediente de menor a mayor, y en la misma
secuencia del respectivo inventario.
d. Cada caja deberá contar con la respectiva cédula
de identificación, que incluirá los siguientes datos
y podrá generarse a través del Sistema
Informático Integral de Gestión Documental y
Archivo:
- Fondo
- Unidad
- Área productora
- Sección
- Serie
- Número consecutivo de caja
- Número de expedientes
- Fechas extremas de los expedientes
IV. Remitir el memorando de solicitud de transferencia
primaria dirigido al titular de la Dirección de
Gestión Documental y Archivo, adjuntando
el inventario de transferencia primaria en
medio impreso y electrónico. El titular designará un
responsable del Archivo Central para que
efectúe éste procedimiento quien una vez que
reciba el memorando de solicitud de transferencia
primaria, concertará cita con el titular del Archivo
de Gestión o Archivo, para revisar y
cotejar físicamente la documentación contra el
inventario.
V. Resolver las inconsistencias que se pudieran
detectar en el inventario, etiquetas o contenido de la
transferencia, al momento de hacer la revisión
documental en presencia del responsable del
Archivo Central.
VI. Remitir al Archivo Central las cajas que hayan sido
revisadas y cotejadas para su resguardo,
conjuntamente con el inventario de transferencia
primaria en formato impreso y electrónico.
VII. Cuando hayan ingresado las cajas al Archivo
Central, se acusará de recibido el inventario de
transferencia primaria, entregando una copia a la
unidad.
VIII. Una vez que el Archivo Central reciba la
transferencia primaria, la registrará en la bitácora de
transferencias, otorgándole, la signatura topográfica
que corresponda a la ubicación física que tendrán
las cajas dentro de la estantería. Se asentará en el
inventario de transferencia primaria, la signatura
topográfica correspondiente, a efecto de que sirva
de instrumento de consulta.
IX. El Archivo Central informará por escrito a la unidad
la signatura topográfica otorgada a su transferencia
primaria.
X. El Archivo Central registrará la entrada
de cada transferencia primaria en el Sistema
Informático Integral de Gestión Documental y
Archivo, a efecto de que el sistema genere las
alertas de vencimiento del período de conservación
en este Archivo.
XI. Los expedientes que sean transferidos
de los Archivos de Gestión o Activo al Archivo
Central, seguirán siendo de la unidad hasta su
destrucción o transferencia final al Archivo
Histórico, en donde se convertirán en bienes de
acceso público.
7.2 Transferencia Secundaria
Para realizar la transferencia secundaria el Archivo
Central deberá:
I. Con base en el calendario de caducidades y
en las alertas de vencimiento de los plazos de
conservación emitidas por el Sistema Informático
Integral de Gestión Documental y Archivo,
identificará los expedientes que deberán
valorarse y transferirse al Archivo Intermedio.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
II. Solicitar por escrito la autorización de la unidad
para abrir las cajas que contengan expedientes
susceptibles de transferencia secundaria a fin de
proceder con la valoración.
III. Generar, a través del Sistema Informático Integral
de Gestión Documental y Archivos, el inventario de
expedientes para conservación permanente y el
inventario de expedientes para baja documental,
elaborando para cada uno la Ficha Técnica de
Prevaloración en coordinación con los Archivos de
Gestión o Activo de las unidades.
IV. Remitir, para su aprobación por la Comisión de
Gestión Documental y Archivo, la propuesta de los
inventarios y Fichas Técnicas de Prevaloración,
suscritos por la/el Director de Gestión Documental
y Archivo, el responsable del Archivo de Gestión o
Activo, el titular de la unidad y el responsable del
Archivo Central.
V. Remitir para aprobación de la Dirección Nacional
de Archivo de la SNAP, el inventario de
transferencia secundaria y la ficha técnica de
prevaloración, solicitando el dictamen de valoración
para realizar la transferencia secundaria.
VI. Recabar la firma de su jefe inmediato y remitir la
transferencia secundaria al Archivo Intermedio con
la documentación correspondiente.
VII. En el caso de que en la revisión de expedientes se
identifique información que sea susceptible de ser
clasificada como reservada o confidencial de
conformidad con la Ley Orgánica de Transparencia
y Acceso a la Información Pública, se recomendará
al titular de la unidad el cambio de las condiciones
de acceso a dichos expedientes.
7.3 Baja Documental
I. Identificados los expedientes que cumplieron su
plazo de conservación en el Archivo Central se
procederá a valorarlos y a ratificar o modificar en su
caso, el destino final establecido en la Tabla.
II. Tratándose de expedientes para baja documental, se
elaborará el inventario y la ficha técnica de
prevaloración, los que se presentarán para su
dictamen a la Comisión de Gestión Documental y
Archivo.
III. Se solicitará a la Dirección Nacional de Archivo de
la SNAP la validación del respectivo Dictamen de
Baja Documental remitiendo el inventario de baja
correspondiente y la ficha técnica de prevaloración.
IV. La Dirección Nacional de Archivo de la SNAP
emitirá el Dictamen de Baja Documental validada
con lo que se autoriza en definitiva la destrucción
dela documentación.
V. Los expedientes, cualquiera que sea su soporte, que
hayan sido dictaminados para baja documental por
la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 29
deberán destruirse en atención a los procedimientos
establecidos por el Ministerio del Ambiente, las
disposiciones establecidas por cada dependencia y
las mejores prácticas internacionales.
Para proceder a su destrucción la Dirección de
Gestión Documental y Archivo convocará al área
productora a efecto de ratificar y, en su caso,
verificar la destrucción a fin de hacer constar que el
procedimiento se llevó a cabo conforme a lo antes
señalado, finalmente se suscribirá el Acta
Circunstanciada respectiva.
VI. De cada procedimiento de baja documental se abrirá
un expediente, integrándose con el acta
circunstanciada que para el efecto se elabore, el
dictamen de baja documental autorizado por la
Comisión de Gestión de Documental y Archivo y
validado por la Dirección Nacional de Archivo de la
SNAP, así como la ficha técnica de Prevaloración
correspondiente y una muestra aleatoria de la
documentación a destruir. Dicho expediente se
registrará en el Sistema Informático Integral de
Gestión Documental y Archivo y se conservará
por un plazo de diez años contados a partir de la
fecha en que se haya autorizado la baja
correspondiente.
7.4 Transferencia Final
La transferencia final se llevará a cabo de acuerdo a lo
siguiente:
I. Una vez concluido el plazo de conservación en el
Archivo Intermedio de conformidad con la Tabla, se
generará el inventario de transferencia final y se
elaborará el dictamen de valoración secundaria
correspondiente.
II. Se solicitará por oficio la transferencia final al
Archivo Nacional del Ecuador adjuntando el
inventario de transferencia final y el dictamen de
valoración secundaria correspondiente.
III. El Archivo Nacional del Ecuador registrará el
ingreso de las cajas en la bitácora de transferencias
y determinará la signatura topográfica
correspondiente, la que se asentará en el inventario
de transferencia final a efecto de que sirva de
instrumento de consulta.
IV. El Archivo Nacional del Ecuador entregará al
titular dela Dirección Nacional del Archivo de la
SNAP que tiene bajo su cargo el Archivo
Intermedio copia del inventario de la transferencia
final, debidamente fechado, sellado y firmado,
como acuse de recibo.
V. El Archivo Nacional del Ecuador informará por
escrito a la unidad, que la documentación
custodiada en su acervo será de acceso público y se
integrará al inventario general del Archivo Nacional
Histórico.
 30 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
VI. La Dirección Nacional de Archivo de la SNAP,
que tiene bajo su cargo el Archivo Intermedio
publicará en su portal de Internet la solicitud de
transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador,
el dictamen de valoración y el inventario de
transferencia final.
7.5 Catálogo de Divulgación
El Archivo Nacional del Ecuador elaborará
periódicamente catálogos de divulgación del
acervo histórico. Los elementos de la cédula
descriptiva de un catálogo serán los mismos que los
del inventario general por expediente, más el campo
de Tema.
Los catálogos de divulgación podrán asociarse a
exposiciones en las que se muestren, de forma segura,
los documentos del catálogo correspondiente.
7.6 Préstamo de expedientes
El préstamo de expedientes se otorgará sólo a las
unidades productoras dueñas de los expedientes a
través de los funcionarios autorizados. Para ello cada
Archivo integrará el registro de las firmas válidas para
solicitar el préstamo.
La solicitud de expedientes en préstamo deberá
realizarse mediante la Ficha de Préstamo de
Expediente, sea por vía electrónica mediante el
Sistema Informático Integral de Gestión Documental
y Archivo o impresas. Estas fichas deberán contar con
firma electrónica del solicitante y de quien entrega el
expediente o documento.
La ficha de préstamo incluirá los siguientes datos:
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia;
2) Nombre de la unidad; 3) Fecha de
préstamo; 4) Tipo de préstamo; 5)
Folio.
Columnas: 6) Datos del usuario: Nombre
completo, puesto, número de
identificación, área de adscripción,
ubicación física, piso, teléfono y/o
extensión, correo electrónico; 7) Datos
del expediente: Número de
transferencia, número consecutivo del
expediente, total de expedientes, fecha
de devolución, fecha de prórroga, clave
de ubicación topográfica conforme a
estructura establecida.
Firmas: 8) Solicitó: Nombre, cargo y firma de la
persona autorizada para la recepción; 9)
Autorizó: Responsable del archivo
intermedio, de conformidad al marco
jurídico vigente
El plazo del préstamo se acordará entre el responsable del
Archivo y el solicitante, registrándolo en la Ficha de
Préstamo. De ser necesario se acordará la renovación del
periodo, según las necesidades del usuario, anotando la
nueva fecha de devolución en la Ficha de Préstamo que se
firmará de acuerdo entre el responsable del Archivo y el
usuario.
El responsable de esta función deberá utilizar señalativos en
los sitios que ha localizado el material documental,
retirándolo sin alterar el orden en que se guarda la
documentación restante, verificando que la información se
encuentre completa y en buen estado.
Los expedientes otorgados en préstamo quedarán bajo la
responsabilidad del solicitante quien deberá devolverlo de
manera íntegra al término del plazo establecido o bien
refrendar el préstamo.
Al momento de la devolución del expediente en préstamo,
el responsable del Archivo deberá cerciorarse de que éstos
se encuentran íntegros y completos. De no haber
irregularidades que ameriten otra gestión procede a sellar la
solicitud con la leyenda “DEVUELTO”, anotando la fecha
y hora de devolución en presencia del usuario y se
registrará la devolución en el Sistema Informático Integral
de Gestión Documental y Archivo.
El Archivo Central de cada dependencia y el Archivo
Intermedio darán seguimiento al préstamo hasta la
devolución de los expedientes en tiempo y forma,
reintegrándolos de inmediato a su respectiva ubicación
física dentro de la estantería
El responsable del archivo localiza el lugar que corresponde
al material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el
señalativo y cerciorándose de no alterar el orden de la
documentación dentro de la caja contenedora.
Si al vencimiento del periodo de préstamo la unidad no ha
devuelto el o los expedientes que le fueron prestados, el
Archivo Central o el Archivo Intermedio, en su caso,
solicitará por escrito al titular de la unidad la devolución
correspondiente o procederá de conformidad con la
normatividad y legislación aplicable.
En el caso de que el o los expedientes prestados se
entreguen incompletos, equivocados o en mal estado, el
Archivo Central o el Intermedio darán conocimiento
por escrito al titular de la unidad del estado en que se
entregan; por lo que se registrarán en el Sistema
Informático Integral de Gestión Documental y Archivo
como expedientes dañados o extraviados, según
corresponda.
La unidad que extravíe o dañe los expedientes en préstamo,
deberá elaborar un Acta Circunstanciada, haciéndola del
conocimiento del Archivo Central o del Intermedio, según
corresponda al préstamo, así como de la Auditoría Interna,
para los efectos a que haya lugar.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
8. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
8.1 Infraestructura Física
La infraestructura deberá responder a las condiciones
del terreno y a la carga del edificio, por lo que se
deberá cumplir con las normas vigentes de
construcción.
Las paredes, pisos y techos deberán estar hechos de
materiales con una alta capacitad térmica e
higroscópica y con aislantes apropiados al sistema de
construcción.
Debe evitarse la utilización de elementos estructurales
de madera, por el riesgo de ataque de ciertas plagas,
por requerir constante mantenimiento y por ser
altamente inflamable.
En edificios adaptados que cuenten con elementos
constructivos de madera no sustituibles, éstos serán
consolidados y tratados con productos ignífugos e
insecticidas.
Los elementos estructurales de los depósitos deberán
proveer cuatro horas de resistencia al fuego, ya sea
que éste se dé dentro del depósito o en áreas
adyacentes.
Se deberá realizar un análisis de las actividades que
en el ejercicio de las funciones realizarán los
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 31
funcionarios encargados de la Gestión Documental y
Archivo en cada una de las áreas considerando la
cantidad de personas permanentes o esporádicas, para
así proveerlas de los materiales, equipamiento y
mobiliario adecuado para el buen desempeño de sus
actividades
Área privada (acceso controlado)
a) Recepción de fondos documentales (transferencias
secundarias).
b) Limpieza, cuarentena y fumigación.
c) Descripción, inventario y catalogación.
d) Restauración, conservación, montaje y embalaje.
e) Reprografía
f) Trabajos especiales
g) Sanitarios y vestidores.
h) Limpieza.
i) Administración.
j) Dirección, subdirecciones.
k) Oficinas y salas de juntas.
 32 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
l) Almacén de material de oficina.
m) Cuartos de instalaciones.
n) Sistemas de aire acondicionado, calefacción,
filtración de aire.
o) Control de instalaciones eléctrica e hidráulica.
p) Control de sistemas de seguridad, alarmas y
supresión de incendios.
q) Mantenimiento, maquinaria. transportes, etcétera.
r) Estacionamiento.
s) Rampas, elevadores y accesos para empleados y
visitas con capacidades diferentes.
Área pública (acceso controlado)
a) Estacionamiento.
b) Áreas de recepción.
c) Información y guardarropa.
d) Referencia, lectura y consulta.
e) Exhibición.
f) Reunión, auditorios, descanso, cafeterías, tienda.
g) Sanitarios.
h) Rampas, elevadores y accesos para personas con
capacidades diferentes.
8.2 Medidas de Conservación Preventiva
Entre las acciones que deberán llevarse a cabo dentro
del plan de prevención de riesgos, al personal de los
archivos corresponderá:
I. Tomar las medidas conducentes, o en su caso
informar o gestionar ante quien corresponda, a fin
de que la temperatura se mantenga estable en un
rango de 18 a 20 grados centígrados. La humedad
relativa deberá oscilar en un rango de 45% a 60%,
dependiendo del tipo de soporte. Para documentos
impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro,
pergamino y piel: entre el 50% y el 60%; para los
documentos en formato electrónico (disquetes, CD-
ROM, casetes de video, etc.): entre un 30% y un
40%; para los micro portadores de información
(microfichas): por debajo de 50%; para las películas
de gelatina de plata, el máximo recomendado es de
40%.
II. Identificar los factores de riesgo que puedan poner
en peligro la conservación del acervo documental,
sean estos geográficos, climáticos, humanos o
procedimentales, e informarlo a la autoridad que
corresponda.
III. Verificar periódicamente el perfecto estado de las
instalaciones hidrosanitarias, eléctricas y 8.4
estructurales, así como los mecanismos de
seguridad del edificio, y reportar a quien
corresponda cualquier desperfecto que se detecte.
IV. Verificar periódicamente el sistema de extinción de
incendios del edificio, y en su caso reportar el
desperfecto ante la instancia correspondiente.
V. Elaborar un plan de contingencia que involucre la
participación de archivistas, personal de protección
civil, personal de seguridad, personal de
mantenimiento e incluso usuarios del archivo. Se
deberán realizar simulacros con diferentes
supuestos, a fin de que todos los participantes
desarrollen la habilidad para intervenir ante
cualquier siniestro.
VI. Dentro del Plan de Contingencia se deberá
considerar que la prioridad más importante ante
cualquier desastre será la seguridad humana,
debiendo ponerse a salvo en primer lugar al
personal y los usuarios. Una vez que no exista
riesgo para las personas, el rescate de los acervos y
la rehabilitación del edificio constituirán la
siguiente prioridad.
VII. Los documentos de gran importancia para la
institución deben ser identificados con anticipación
a fin de que puedan ser rescatados con mayor
agilidad, entre ellos debe identificarse:
o Documentos de archivo de alto valor histórico
o Documentos de archivo de alto valor monetario
o Documentos de archivo insustituibles
o Documentos de archivo irrecuperables o difíciles de
recuperar
8.3 Medidas de seguridad
Las instalaciones de los archivos deberán contar al
menos con las siguientes medidas de seguridad:
I. Sistema de alarma contra incendios.
II. Extintores contra incendio a base de gas en lugares
visibles.
III. Señalizaciones y rutas de evacuación para caso de
siniestros.
IV. Equipo y material de trabajo para el personal que
labore en la unidad.
V. Entradas y salidas de fácil acceso y evacuación.
VI. Espacios para la circulación entre los estantes y
manipulación de las cajas archivadoras.
VII. Extractores de polvo que faciliten la labor de
limpieza del inmueble.
VIII. Medidas para el control de plagas, inundaciones y
accesos indebidos.
Documentación siniestrada o de riesgo sanitario
En caso de contingencia que provoque daños en la
documentación o riesgos se deberá:
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 33

I. Informar sobre los hechos a la Dirección Nacional  Revisar periódicamente el espacio de almacenaje
de Archivo de la SNAP, dentro de los 10 días para constatar la adecuada conservación de los
posteriores al evento, anexando: soportes de los audiovisuales.

- Acta de Constancia en la que se incorpore el  Revisar periódicamente el estado de conservación

levantamiento de hechos suscrita por la máxima del material audiovisual resguardado.
autoridad o su delego y el Director de Gestión
Documental y Archivo.  Asignar numeración a cada soporte de audiovisual.
- Fotografías, con sello institucional y rúbricas
originales de los funcionarios responsables, que  Controlar y dar seguimiento al préstamo del
manifiesten el estado físico de la material audiovisual solicitado por sus usuarios.
documentación.
 Supervisar los procesos de migración del material
II. Cuando se trate de documentación que por sus audiovisual y constatar la correcta transferencia de
condiciones implique un riesgo sanitario por información.
contaminación, adicionalmente se dará parte a la
Dirección Administrativa, a efecto de que acudan a  Actualizar los formatos y soportes, y migrar hacia
dictaminar las acciones procedentes. Su las nuevas tecnologías de la información.
participación y dictamen deberá constar en el Acta
Administrativa.  Transferir la información contenida en formatos
obsoletos a formatos actualizados y preferiblemente
III. El Archivo Intermedio de la Dirección Nacional de abiertos.
Archivo de la SNAP no validará ni emitirá dictamen
de baja documental respecto a la documentación 9.1 Inventario de documentos audiovisuales
siniestrada o de riesgo sanitario.
El inventario de los documentos audiovisuales se
8.5 Conservación a largo plazo de los documentos
realizará en el Sistema Informático Integral de
electrónicos de archivo
Gestión Documental y Archivo, utilizando un formato
Para la conservación a largo plazo de los documentos especial que contendrá los siguientes campos
electrónicos de archivo se deberán considerar al descriptivos:
menos los siguientes aspectos:

I. El uso de sistemas y formatos con estándares Encabezado  Fondo

abiertos.  Unidad
 Sección
II. El plan para la migración hacia las nuevas  Inventario de audiovisuales
tecnologías de información, en el que se  Fecha:
especifiquen los procedimientos para garantizar que
la información mantiene las características Identificación  Serie
originales de su producción, la integridad y su  Código de archivo
disponibilidad o legibilidad.  Número de videocasete.
 Título del programa.
III. El uso de metadatos archivísticos y tecnológicos
 Título del capítulo.
estandarizados que auspicien la interoperabilidad
 Tiempo de grabación.
entre sistemas y dependencias.
 Fecha del evento.
IV. La aplicación de auditorías archivísticas digitales  Fecha de la trasmisión
para evaluar el cumplimiento de los requisitos de  Origen de la señal.
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad
o legibilidad. Contexto  Reportero.
 Camarógrafo.
CAPÍTULO DOS  Personaje.
 Suceso, evento.
DE LOS DOCUMENTOS  Lugar.
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
 Información de elenco
 Palabras clave.
9. MEDIOS AUDIOVISUALES
 Número de pases. (control que se
Para salvaguardar el material audiovisual las unidades lleva cuando es material de
responsables de su custodia deberán: proveedor)
 Número de bloques.
 Administrar y supervisar el buen funcionamiento  Número del total de la serie
del Sistema Informático Integral de Gestión  Agencia de origen de grabación.
Documental y Archivo.
 34 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015

Contenido y  Alcance y a) Las partes de procedimientos administrativos.

estructura contenido:__________________
___
___________________________
_____________
___________________________
____________
 Palabras
clave:______________________
___________________________
 Valores primarios:
 Administrativo ___ Legal ___
Fiscal/contable ___
 Valores secundarios:
 Testimonial ___ Informativo ___
Evidencial ___
Condiciones  Condiciones de acceso
de acceso y  Tipo de material.
uso  Soporte actual
 Soporte original
 Estado de conservación
 Condiciones de reproducción
 Formato
 Software
 Equipo de reproducción necesario
 Parámetros
 Resolución digital
 Suma de verificación
 Firma digital
 Ubicación del archivo
Control de la  Nombre del archivista
descripción  Fecha de la descripción
 Normas o reglas para
descripción
Notas  Notas
b) Las formuladas con fundamento en la Ley
Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública
c) Las autoridades cuando lo requieran para el
desempeño de las actividades oficiales.
d) Las unidades administrativas en ejercicio de sus
atribuciones.
10.3 De la solicitud de los interesados.
a) Los interesados deberán realizar su solicitud de
expedición de copias certificadas cumpliendo con
los requisitos que establezca la SNAP en la
Solicitud de expedición de copia certificada.
b) En caso de que falte algún requisito, la SNAP
prevendrá al interesado en términos de lo
establecido para tal efecto.
c) Las unidades administrativas podrán solicitar la
expedición de copias certificadas, por medio del
Sistema Informático Integral de Gestión
Documental y Archivo, debiendo especificar
como mínimo:
a. Los documentos que se solicitan en copia
certificada;
b. El número de expediente en el que se contiene
la documentación, o en su caso, número de
oficio, folio u otro elemento que permita su
fácil ubicación.
10.4 Se expedirán copias certificadas únicamente de los
la documentos que obren en sus archivos, expresando en
su caso, la calidad de los documentos (original o
copia).

a) Se procederá a fotocopiar los documentos

CAPÍTULO TRES
DE LA EXPEDICIÓN DE
COPIAS CERTIFICADAS
10. Certificación de copias
10.1 Los Documentos susceptibles de expedirse en copias
certificadas, serán:
a) Todos los documentos de archivo en original y
copia que obren en los archivos, o bases de datos.
b) Todos aquellos que sean presentados en original
por los particulares y de los cuales soliciten su
certificación, previo su cotejo para que se agregue
copia simple a los expedientes que obran en los
archivos.
10.2 De los solicitantes.
Las personas naturales y jurídicas podrán solicitar la
expedición de copias certificadas son:
solicitados que obren en el archivo;
posteriormente, las fotocopias se cotejarán a
efecto de verificar que concuerdan exactamente
con los documentos de origen, para proceder a
realizar la certificación correspondiente.
b) El cotejo acreditará que es fiel reproducción del
documento integrado a sus archivos, sin que esto
implique calificar sobre la autenticidad, validez o
licitud del mismo, sin que exista la necesidad de
insertar lo anterior en la leyenda de certificación.
c) Dicha certificación de copias deberá registrarse
haciendo constar que fueron cotejados, firmado
por el responsable.
d) Las fotocopias cotejadas, se foliarán sólo en el
anverso con número progresivo que se asentará en
el ángulo superior derecho de cada foja útil,
comenzando por el número 1, para el caso que el
documento a certificar cuente con texto en el
anverso y reverso se tomará copias fotostáticas de
cada lado asignando folio a cada una de ellas
respetando el orden consecuencial del documento.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
e) En las fojas que no se contengan texto en el
reverso, deberá indicarse “Sin texto”, o bien, será
cancelada con una “X”, que cruce en medio de la
hoja y abarque desde la parte superior hasta la
inferior. En caso de que se utilice un sello, éste
deberá permitir fácilmente su lectura.
f) La certificación deberá imprimirse en la parte
posterior de la última foja; en caso de que no
fuera posible hacer la impresión en estos
términos, deberá anexarse una hoja en la cual se
imprimirá la certificación, dicha hoja no se
contará.
g) La entrega de las copias certificadas será
únicamente al interesado o representante
acreditado, previa constancia del pago
correspondiente de conformidad con el trámite
establecido para ello.
h) Para el caso de solicitudes de una autoridad
o una unidad, éstas se harán llegar a través de
oficio, recabando en una copia del mismo el sello
de recibido de la oficina correspondiente,
agregando el documento a la solicitud de
expedición.
10.5 De la certificación.
Deberá estar impresa y sólo tendrá validez cuando
sea hecha por quien cuente con las facultades para ello y
contendrá como mínimo los siguientes elementos:
a) El nombre y el cargo del funcionario con
atribuciones para expedir la(s) copia(s)
certificada(s).
b) El fundamento jurídico que establece la
atribución del funcionario para la expedición de
la(s) copia(s) certificada(s).
c) La calidad del o los documentos (originales o
copias) respecto de los cuales se expiden la(s)
copia(s) certificada(s).
d) En la certificación de un expediente íntegro,
tendrá que señalarse la calidad de cada uno de los
documentos (originales o copias) que lo
componen.
Además se deberá señalar:
a) Que se expiden a solicitud del interesado o de la
autoridad que realiza la petición;
b) El número de expediente;
c) El área en la cual obra el expediente;
d) El número de fojas útiles que integran la(s)
copia(s) certificada(s), y
e) Lugar y fecha de expedición de las copias
certificadas (con letra).
f) El funcionario competente estampará el sello
institucional y registrará su firma autentica para
expedir las copias certificadas.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 35
CAPÍTULO CUATRO
PADRÓN NACIONAL DE ARCHIVOS
11. Integración del Padrón Nacional de Archivos
La Dirección Nacional de Archivo de la SNAP
integrará el Padrón Nacional de Archivos mediante el
siguiente procedimiento:
I. Se aplicará una encuesta para evaluar el nivel de
desarrollo de los archivos de la dependencia,
mediante el que se verificarán y evaluarán los
siguientes aspectos:
a) Los involucrados conocen de la utilidad e
importancia del sistema institucional.
b) La máxima autoridad reconoce y apoya los
procesos del sistema institucional.
c) La dependencia cuenta con técnicas
estandarizadas, políticas y procedimientos a nivel
institucional alineados con la Norma Técnica en
materia de gestión documental y archivos.
d) Todos los procesos y procedimientos desarrollados
para normalizar el sistema institucional, se
encuentran documentados.
e) Todos los procesos y procedimientos desarrollados
para normalizar el sistema institucional se aplican
en todos los niveles de la dependencia.
f) Todos los procesos y procedimientos desarrollados
para normalizar el sistema institucional cumplen
con requisitos, metodológicos, legales
organizacionales, técnicos archivísticos y
culturales.
g) La dependencia cuenta con los instrumentos de
control y consulta aprobados por la autoridad.
h) La dependencia cuenta con los instrumentos de
control y consulta y los involucrados los usan de
manera cotidiana.
i) Los procesos y procedimientos han sido
estabilizados y es posible medir su aplicación
para tomar acciones cuando el sistema no
opera.
j) Todos los niveles de la dependencia asumen
responsabilidad en materia de gestión documental
y archivo de acuerdo a sus competencias.
k) Cuentan con inventario general por expediente en
cada uno de los archivos de Gestión o Activo y
Central.
l) Están bien capacitados para aplicar el Cuadro y la
Tabla.
m) Están bien capacitados para elaborar los
inventarios documentales y la guía de archivos.
n) Están capacitados para responder ante cualquier
contingencia ambiental que ponga en riesgo los
documentos de archivo.
 36 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
o) Cuentan con indicadores de gestión y miden
periódicamente los resultados de los procesos de
la gestión documental y archivo.
p) Se realizan las transferencias documentales en
tiempo y forma, de acuerdo a la Tabla.
q) No tienen problemas de explosión documental.
r) El responsable de las áreas de la gestión
documental y archivo es de alto nivel en la
estructura organizacional.
s) Existe un alto nivel de conocimiento y dominio de
los temas de la gestión documental y archivo.
t) Se aplican herramientas tecnológicas para la
gestión documental y archivo.
u) Se cuenta con un Sistema Informático Integral de
Gestión Documental y Archivo, que contempla el
ciclo vital completo.
v) La cultura organizacional refleja la búsqueda de la
excelencia en materia de gestión documental y
archivo.
w) Las herramientas tecnológicas de la gestión
documental y archivo se integran con otros
aplicativos y sistemas de información.
x) Se gestionan todos los documentos de archivo
mediante las herramientas tecnológicas.
y) Se aprovecha de manera consciente el valor de la
información documental para el logro de los
objetivos institucionales.
z) El registro de archivos se realizará de manera
continua a través del Portal de Internet de la
SNAP, en el que las dependencias formularán la
solicitud y, una vez aceptada, registrarán sus
archivos.
EL CONSEJO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE NAPO
Considerando:
Que, el artículo 11 de la Constitución de la República del
Ecuador, establece que el ejercicio de los derechos se regirá
por el principio de que todas las personas son iguales y
gozarán de los mismos derechos, deberes y oportunidades.
Que, el artículo 32 de la Carta Magna determina que la
salud es un derecho que garantiza el Estado mediante
políticas económicas, sociales, culturales, educativas y
ambientales; y el acceso permanente, oportuno y sin
exclusión a programas, acciones y servicios de promoción y
atención integral de salud, salud sexual y salud
reproductiva. La prestación de los servicios de salud se
regirá por los principios de equidad, universalidad,
solidaridad, interculturalidad, calidad, eficiencia, eficacia,
precaución y bioética, con enfoque de género y
generacional.
Que, el artículo 35 de la Constitución, manifiesta que las
personas adultas mayores, niñas, niños y adolescentes,
mujeres embarazadas, personas con discapacidad, personas
privadas de libertad y quienes adolezcan de enfermedades
catastróficas o de alta complejidad, recibirán atención
prioritaria y especializada en los ámbitos público y privado.
La misma atención prioritaria recibirán las personas en
situación de riesgo, las víctimas de violencia doméstica y
sexual, maltrato infantil, desastres naturales o
antropogénicos (humanos). El Estado prestará especial
protección a las personas en condición de doble
vulnerabilidad.
Que, la Constitución en el artículo 36, dispone que las
personas adultas mayores recibirán atención prioritaria y
especializada en los ámbitos público y privado, en especial
en los campos de inclusión social y económica, y
protección contra la violencia.
Que, de conformidad con el artículo 38 de la Constitución,
el Estado establecerá políticas públicas y programas de
atención a las personas adultas mayores. Se crearán centros
de acogida para albergar a quienes no puedan ser atendidos
por sus familiares o quienes carezcan de un lugar donde
residir de forma permanente.
Que, la Constitución en su artículo 43 establece que el
Estado garantizará a las mujeres embarazadas y en periodo
de lactancia derechos puntuales.
Que, los artículos 44 y 45 de la Constitución determinan
que el Estado, la sociedad y la familia promoverán de forma
prioritaria el desarrollo integral de las niñas, niños y
adolescentes, y asegurarán el ejercicio pleno de sus
derechos. Las niñas, niños y adolescentes gozarán de los
derechos comunes del ser humano, además de los
específicos de su edad. El Estado reconocerá y garantizará
la vida, incluido el cuidado y protección desde la
concepción.
Que, el Estado a través de la Constitución en sus artículos
47 y 48 establecerán y garantizarán políticas de prevención
de las discapacidades y, de manera conjunta con la sociedad
y la familia, procurarán la equiparación de oportunidades
para las personas con discapacidad y su integración social,
así como adoptarán medidas a favor de las personas con
discapacidad.
Que, la Constitución de la República vigente establece en el
artículo 225 que el sector público comprende las entidades
que integran el régimen autónomo descentralizado.
Que, la Constitución en el artículo 227, establece que la
administración pública constituye un servicio a la
colectividad que se rige por los principios de eficacia,
eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentra-
lización, coordinación, participación, planificación, transpa-
rencia y evaluación.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
Que, la Constitución el artículo 238, determina
que los gobiernos autónomos descentralizados gozarán
de autonomía política, administrativa y financiera, y se
regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad,
equidad interterritorial, integración y participación
ciudadana.
Que, el artículo 263, de la Carta Magna, establece que los
gobiernos autónomos descentralizados Provinciales tendrán
entre sus competencias exclusivas:
“…En el ámbito de sus competencias y territorio, y en uso
de sus facultades, expedirán ordenanzas provinciales…”.
Que, el Código Orgánico de Ordenamiento Territorial,
Autonomía y Descentralización COOTAD, en el artículo 3
establece dentro de los principios los de solidaridad y
subsidiaridad, es decir redistribuir y reorientar los recursos
y bienes públicos para compensar las inequidades entre
circunscripciones territoriales; garantizar la inclusión, la
satisfacción de las necesidades básicas y el cumplimiento
del objetivo del buen vivir. Además, supone privilegiar la
gestión de los servicios, competencias y políticas públicas
por parte de los niveles de gobierno más cercanos a la
población.
Que, el Código Orgánico de Ordenamiento Territorial,
Autonomía y Descentralización COOTAD, en el artículo 4
determina dentro de los fines de los gobiernos autónomos
descentralizados la garantía, sin discriminación alguna de
la plena vigencia y el efectivo goce de los derechos
individuales y colectivos y la generación de condiciones
que aseguren la creación y funcionamiento de sistemas de
protección integral de sus habitantes:
Que, el Código Orgánico de Ordenamiento Territorial,
Autonomía y Descentralización COOTAD, en el artículo 5,
inciso segundo manifiesta que la autonomía política es la
capacidad de cada gobierno autónomo descentralizado para
impulsar procesos y formas de desarrollo acordes a la
historia, cultura y características propias de la
circunscripción territorial, se expresa en el pleno ejercicio
de las facultades normativas y ejecutivas sobre las
competencias de su responsabilidad.
Que, el artículo 47 literal a) del COOTAD, establece la
facultad normativa de los Gobiernos Provinciales para
dictar normas de carácter general, a través de ordenanzas,
acuerdos y resoluciones, aplicables dentro de su
circunscripción territorial.
Que, el artículo 40 del COOTAD, manifiesta que los
gobiernos autónomos descentralizados provinciales
son personas jurídicas de derecho público con
autonomía política administrativa y financiera. Estarán
integrados por las funciones de participación ciudadana,
legislación y fiscalización y ejecutiva prevista en este
código..
Que, el COOTAD en su artículo 41 literal j) establece que
son funciones del gobierno Autónomo Descentralizado
provincial, promover los sistemas de protección integral a
los grupos de atención prioritaria para garantizar los
derechos consagrados en la Constitución en el marco de sus
competencias;
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 37
Que, el Código Orgánico de Ordenamiento Territorial,
Autonomía y Descentralización COOTAD, en el artículo
148 respecto al ejercicio de las competencias de protección
integral a la niñez y adolescencia manifiesta que los
gobiernos autónomos descentralizados ejercerán las
competencias destinadas a asegurar los derechos de niñas,
niños y adolescentes.
Que, el artículo 249 del COOTAD dispone que el
presupuesto provincial para los grupos de atención
prioritaria sea por lo menos, el diez por ciento (10%) de sus
ingresos no tributarios para el financiamiento de la
planificación y ejecución de programas sociales para la
atención a grupos de atención prioritaria.
Que, la Asamblea Nacional, de conformidad con las
atribuciones que le confiere la Constitución de la República
del Ecuador y la Ley Orgánica de la Función Legislativa,
discutió y aprobó la Ley Orgánica Reformatoria al Código
Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización, publicada en el Registro Oficial No.166
de martes 21 de enero de 2014.
Que, en sesión de 6 de enero de 2014, el pleno de la
Asamblea Nacional conoció y se pronunció sobre la
objeción parcial presentada por el Señor Presidente
Constitucional de la República.
Que, la Constitución de la República del Ecuador, en el
artículo 132 numeral 4 faculta a la Asamblea Nacional
aprobar leyes para atribuir deberes, responsabilidades y
competencias a los Gobiernos Autónomos
Descentralizados.
Que, los Gobiernos Autónomos Descentralizados,
autoridades nacionales y del régimen descentralizado, así
como otros sectores involucrados han expresado sus
criterios y propuestas sobre el contenido de la presente
iniciativa legislativa.
Que, de conformidad con lo establecido en el artículo 76 de
la Constitución de la República del Ecuador, en todo
proceso en el que se determine derechos y obligaciones de
cualquier orden, se asegurará el derecho al debido proceso;
por lo que es necesario clarificar la normativa en relación a
los procedimientos administrativos de los distintos niveles
de Gobiernos Autónomos Descentralizados de modo que así
se tutele los derechos de los ciudadanos y ciudadanas.
Que, de conformidad con la atribución conferida en el
artículo 120 de la Constitución de la República del Ecuador,
se expidió la Ley Orgánica Reformatoria al Código
Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización que en su Artículo 62, sustituye la
Disposición General Octava del COOTAD.
Que, el artículo 62 de la Ley Orgánica Reformatoria al
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización establece que en el plazo de 1 año
contado desde la fecha de publicación de esta ley, los
patronatos pertenecientes a los gobiernos autónomos
descentralizados provinciales, metropolitanos y municipales
deberán extinguirse.
 38 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
Que, el Procurador General de la Nación mediante oficio
16828 de 31 de marzo de 2014 manifiesta que en atención
a los términos de la consulta se concluye que la reforma de
la disposición octava del Código Orgánico de Organización
territorial, autonomía y descentralización introducida por la
ley orgánica reformatoria publicada en el suplemento del
registro oficial N.- 166 de 21 de enero de 2014, que ordena
la extinción de los patronatos la trasferencia y el traslado
de su personal al respectivo gobierno autónomo
descentralizado mediante la creación de una dependencia
administrativa que asuma sus funciones es aplicable a los
GADs que no cumplieron la trasformación de sus
patronatos en personas jurídicas de derecho público,
previsto por la inicial disposición general octava de ese
código.
Que, es necesario continuar con las labores sociales del ex
Patronato Provincial de Atención Social Prioritaria de Napo
a través del cambio de la denominación por Sumak Kawsay
Wasi del GADP de Napo y modificación de la estructura
organizacional que cumpla las funciones y atribuciones que
legalmente puedan ser asumidas.
Que, es necesario contar con un cuerpo legal que integre la
normativa de la Constitución, el COOTAD y dé
cumplimiento a la Ley Orgánica Reformatoria al COOTAD.
Que, es imperativo establecer procedimientos que permitan
una programación adecuada y un seguimiento y evaluación
permanentes en la creación y aplicación de los actos
decisorios legislativos de la administración local; y,
En uso de las atribuciones que le concede la Constitución y
el COOTAD,
Expide:
La ORDENANZA QUE CAMBIA LA
DENOMINACIÓN DEL PATRONATO PROVINCIAL
DE ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DE NAPO
POR “SUMAK KAWSAY WASI” INSTITUTO DE
ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DEL GADP DE
NAPO Y QUE REGULA SU ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO.
TÍTULO I
DE SU CREACIÓN, FINALIDAD Y AUTONOMÍA
CAPÍTULO I
DE SU CREACIÓN
Art. 1.- El Patronato Provincial de Atención Social
Prioritaria de Napo se denominará “SUMAK KAWSAY
WASI” Instituto de Atención Social Prioritaria del
Gobierno Provincial de Napo, cuyas abreviaturas serán
SUMAK KAWSAY WASI del GADP de Napo, como
Entidad de derecho público, adscrita al Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Napo, regida e integrada por
las políticas sociales del Gobierno Provincial, con
patrimonio propio, autonomía administrativa y financiera,
como Entidad Pública, tendrá una duración indefinida, su
domicilio es la ciudad de Tena y su ámbito de acción es
provincial; sin embargo, mediante Convenio donde conste
el respectivo financiamiento podrá desarrollar actividades
fuera de la provincia, especialmente en casos de
emergencia. Se regirá por la Ley, esta ordenanza y las
resoluciones del Consejo del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Napo y las normas emitidas
que se expidan por parte del Directorio.
CAPÍTULO II
DE SU FINALIDAD
Art. 2.- El SUMAK KAWSAY WASI, procurará los
siguientes fines:
a) Promover y ejecutar los sistemas de protección integral
a los grupos de atención prioritaria, para garantizar los
derechos consagrados en la Constitución y demás leyes,
en el marco de su competencia.
b) Entre los fines específicos de la Entidad de Derecho
Público, SUMAK KAWSAY WASI del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Napo, está el
de atender a los grupos vulnerables, prioritarios: de
niños/as, adolescentes, personas adultas mayores,
personas con discapacidad, personas con enfermedades
catastróficas, mujeres embarazadas. La misma atención
prioritaria recibirán las personas en situación de riesgo,
las víctimas de violencia intrafamiliar y sexual, maltrato
infantil, desastres naturales, antropogénicos (humanos),
siniestros y cumplirá las funciones y competencias que
le correspondan de acuerdo a la Constitución,
COOTAD y sus reformas.
c) Planificar y ejecutar programas conjuntamente con el
Estado, para brindar atención médica preventiva y de
especialidad, mediante jornadas médicas, a los grupos
de atención prioritaria en la provincia.
d) Realizar políticas de prevención de las discapacidades
y, de manera conjunta, con la sociedad, la familia y el
Estado, procurando la equiparación de oportunidades
para las personas con discapacidad y su integración
social.
e) Gestionar y patrocinar las culturas, las artes, actividades
deportivas y recreativas en beneficio de la colectividad
en el área rural, en coordinación con los diferentes
niveles de Gobierno e Instituciones de atención social.
f) Ejecutar las políticas sociales del GAD Provincial de
Napo, mediante proyectos y acciones de amparo social
en beneficio de sectores poblacionales de menores
recursos, especialmente de poblaciones rurales y
urbanas marginales de la provincia de Napo.
g) Coordinar acciones con los diferentes niveles de
Gobierno, direcciones de desarrollo social, Instituciones
públicas y privadas, para el cumplimiento de sus fines y
hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos de los
grupos de atención prioritaria reconocidos en la
Constitución.
h) Suscribir convenios con Entidades locales, nacionales e
internacionales, para ejecutar los planes y programas
que se hayan establecido.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
i) Brindar apoyo preferente para la promoción y
protección de los niños y niñas, adolescentes, mujeres,
adultos mayores, migrantes y personas de escasos
recursos económicos que padecen enfermedades
catastróficas, especialmente de poblaciones rurales y
urbanas marginales de la Provincia.
j) Asegurar el ejercicio de los derechos de las niñas,
niños y adolescentes; y, garantizar la organización
y participación protagónica de las niñas, niños,
adolescentes, padres, madres y sus familias,
como titulares de esos derechos, de conformidad con la
ley.
k) Ofrecer atención y promoción integral de salud para los
adultos mayores, así como para todos los sectores
prioritarios de la comunidad provincial, con calidad,
calidez y eficiencia.
l) Implementar la infraestructura y equipamiento básico,
para el funcionamiento de las actividades relacionadas
con la prestación de servicios de salud integral de
prevención y curativa, así como de educación básica y
artesanal.
m) Procurar financiamiento para el ejercicio continuo y
eficiente de programas de amparo y desarrollo social a
su cargo.
n) Promover alianzas estratégicas con Entidades
públicas o privadas, nacionales o extranjeras,
dedicadas a actividades similares para la atención a los
grupos y sectores vulnerables de la comunidad
provincial.
o) Desarrollar programas y proyectos dirigidos al sector
prioritario, con asistencia técnica de desarrollo
productivo, principalmente enfocados en los sectores
agrícola y pecuario de la provincia de Napo, observando
las políticas emanadas de las Autoridades rectoras en
estas materias, ajustándose a las características y
vocaciones productivas territoriales.
p) Impulsar los emprendimientos económicos y empresas
comunitarias del sector prioritarios generando redes de
comercialización
CAPÍTULO III
DE LA AUTONOMÍA
Art. 3.- Para el cumplimiento de sus fines, el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo gozará de
autonomía, con capacidad para la celebración y ejecución
de contratos de conformidad con la Ley, administración de
los recursos económicos, talento humano, rendición de
cuentas al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial
de Napo y los organismos de Control, la Entidad de derecho
público SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo, recibirá de manera directa los recursos
asignados que le corresponde de su participación en el
Presupuesto Participativo del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Napo y de lo que dispone el
artículo 249 del COOTAD para los grupos de atención
prioritaria, así como en la capacidad de generar y
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 39
administrar recursos que provengan de donaciones,
convenios y otras formas de apoyo, de acuerdo a lo
dispuesto en la Constitución y las leyes pertinentes en
coordinación con las políticas emanadas por el/la
ejecutivo/a de la Provincia.
El ejercicio del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, no excluirá la acción de control de los
organismos nacionales de control, en uso de sus facultades
constitucionales y legales.
TÍTULO II
DE LA ESTRUCTURA DE GOBIERNO Y
ADMINISTRACIÓN
CAPÍTULO I
ÓRGANOS DE GOBIERNO DEL KAWSANA WASI
SECCIÓN I
DEL DIRECTORIO
Art. 4.- La Entidad de derecho público SUMAK KAWSAY
WASI del GAD Provincial de Napo contará con su
directorio integrado por el Prefecto o Prefecta, o su
delegado o delegada quien lo presidirá.
El Director de Planificación y Director Financiero o su
delegada o delegado del GAD Provincial de Napo y el
Director/ra Ejecutivo/va del SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo,
La secretaria o secretario del Directorio será la
secretaria/rio del Director/ra Ejecutivo/va del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo.
Art. 5.- Los miembros del Directorio tendrán la calidad de
tales, mientras ostenten la dignidad o delegación invocadas.
Art 6.- El Director o Directora ejecutivo/a será un
funcionario de libre nombramiento y remoción y es la
máxima Autoridad de la Entidad de derecho Público,
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo,
será designado por el señor Prefecto o Prefecta Provincial,
los Subdirectores Financiero, Planificación y Proyectos y
Talento Humano, serán funcionarios de libre nombramiento
y remoción, contemplado en el art.83 de la LOSEP, serán
nombrados por la o el Director Ejecutivo del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, mas los
funcionarios que se establezca para su buen funcionamiento
y cumplimiento de sus fines.
El personal de carrera que por necesidades del servicio,
ocupe un puesto de libre nombramiento y remoción, con la
remuneración propia de ese encargo, al término de su
función volverá a ocupar el puesto o cargo que le
corresponde según su nombramiento original independiente
del tiempo que permanezca en ese encargo de conformidad
con la LOSEP.
Art. 7.- DE LAS SESIONES.- El Directorio tendrá una
sesión ordinaria mensualmente y, extraordinariamente,
cuando las circunstancias lo ameriten, previa convocatoria
de su Presidente o Presidenta.
 40 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 -- Miércoles 25 de febrero de 2015
Art. 8.- DEL QUÓRUM.- Para las sesiones del
Directorio. Bastará instalarlas con la mitad más uno de los
miembros
PARAGRAFO 1°
FUNCIONES DEL DIRECTORIO
Art. 9.- Al Directorio del SUMAK KAWSAY WASI le
corresponde ejercer las siguientes funciones:
a) Orientar las actividades del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo.
b) Instruir sobre la aplicación de las políticas públicas del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
c) Procurar el cumplimiento de las finalidades del
SUMAK KAWSAY WASI y vigilar el desempeño de
sus actividades.
d) Formar comisiones para la consecución de los objetivos
que persigue el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
e) Aprobar los planes y programas encaminados al
cumplimiento de los fines del SUMAK KAWSAY
WASI del GAD Provincial de Napo.
f) Aprobar los programas anuales y plurianuales de
inversión del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, así como el plan anual de
contrataciones y el plan operativo anual que prepare la
o el Director Ejecutivo del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo.
g) Aprobar los planes de acción a corto, mediano y largo
plazo, de acuerdo con la política y las metas señaladas
por el SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial
de Napo y el Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Napo.
h) Promover la gestión de recursos económicos,
tecnológicos y humanos, y los que fueren necesarios
para cumplir sus fines.
i) Aprobar el presupuesto anual y sus reformas,
presentados por la o el Subdirector Financiero,
conforme a las reales necesidades, y evaluar su gestión.
j) Expedir, aprobar y reformar los reglamentos internos
del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
k) Conocer los informes de gestión que presentaren el
Director/a Ejecutivo/a del SUMAK KAWSAY WASI y
formular las observaciones que fueren pertinentes.
l) Aceptar las herencias, legados y donaciones que se
hiciere a favor del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
m) Aprobar el Reglamento Orgánico, Estructural y
Funcional del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, presentado por la o el Director
Ejecutivo; y,
n) Las demás que establezca la ley y las que encargue el
Gobierno Provincial, en relación con sus fines.
SECCIÓN 2°
DE LA PRESIDENCIA
Art. 10.- Estará integrada por el Prefecto o Prefecta o su
delegada o delegado, quien ejercerá la Presidencia de la
Entidad de derecho público SUMAK KAWSAY WASI,
del GAD Provincial de Napo y lo hará en forma ad-
honorem y por lo tanto no tendrá vinculación laboral
alguna; el delegado o delegada podrá ser funcionario o
dignatario del GAD Provincial de Napo.
Le corresponde las siguientes funciones:
a) Convocar, con el respectivo orden del día y con por lo
menos cuarenta y ocho horas de anticipación, a las
sesiones del Directorio, y presidirlas con voz. La
aprobación de los asuntos sometidos a votación, se lo
hará por votación nominal. Las resoluciones se las
adoptará por mayoría simple de los miembros
asistentes, los votos en blanco se sumarán a la mayoría.
En caso de empate, quien presida la sesión, tendrá el
voto dirimente.
b) Orientar las actividades del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo.
c) Impulsar el cumplimiento del objeto de creación, así
como la ejecución de las políticas, planes y programas
del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
d) Gestionar alianzas, convenios y proyectos a nivel
local, nacional o internacional, tendientes a alcanzar los
objetivos del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
e) Gestionar recursos a nivel local, nacional e
internacional, para el cumplimiento de los programas,
proyectos y actividades propuestas, y establecer las
políticas, Rara el eficaz empleo de los mismos.
f) Dar cuentas públicas de las actividades del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo; y,
g) Las demás que se establezca en el ordenamiento
jurídico vigente, siempre que tengan relación con los
objetivos del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
SECCIÓN 3°
DEL DIRECTOR/A EJECUTIVO/A
Art. 11.- La o el Director Ejecutivo, ostentará la
representación legal de la Entidad el Derecho Público, será
nombrado por el Prefecto o Prefecta Provincial y tendrá el
rango de Director Departamental, consecuentemente, será
de libre nombramiento y remoción. Sus funciones serán las
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
determinadas en el Orgánico Funcional de la entidad, las
determinadas en los artículos 14 y 15 y más pertinentes de
esta Ordenanza, así como aquellas que le dispongan el
Prefecto o Prefecta o el Directorio.
Art. 12.- Entre las atribuciones de la o el Director
Ejecutivo, están la de solicitar, al Prefecto o Prefecta
Provincial, la autorización correspondiente para que
personal con nombramiento del GAD Provincial, pueda
desempeñarse en el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo en comisión de servicio, comisiones
estas últimas que también las podrá disponer el Prefecto o
Prefecta Provincial por iniciativa propia, previo el
cumplimiento de las disposiciones legales.
Art. 13.- La o el Director Ejecutivo tiene, además, la
facultad de designar a los Subdirectores Financiero,
Gestión de Talento Humano, Planificación y Proyectos,
más los funcionarios que se establezca en el Orgánico
Estructural y Funcional que sean necesarios para el
cumplimiento de la gestión del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo
CAPÍTULO II
DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SUMAK KAWSAY
WASI DEL GAD PROVINCIAL NAPO
SECCIÓN 1°
DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN
DEL SUMAK KAWSAY WASI DEL GAD
PROVINCIAL DE NAPO
Art. 14.- Para su administración contará, a más de la
Presidencia con una o un Director Ejecutivo, una o un
Subdirector Financiero, una o un Subdirector de Gestión de
Talento Humano, una o un Subdirector de Planificación y
Proyectos.
Estas Subdirecciones contarán con responsables para el
manejo de proyectos y áreas administrativas en todo caso la
estructura administrativa será la mínima indispensable para
la gestión eficiente, eficaz y económica del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo
PARÁGRAFO 1°
DE LAS FUNCIONES DEL DIRECTOR/A
EJECUTIVO/A
Art. 15.- LA DIRECCIÓN EJECUTIVA tendrá a su cargo
las siguientes funciones:
a) Ejecutar, bajo su responsabilidad, la representación
legal del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
b) Designar a los Subdirectores Financiero, Gestión de
Talento Humano, Planificación y Proyectos, y demás
servidores y trabajadores del SUMAK KAWSAY
WASI.
c) La gestión técnica, administrativa, financiera y de
servicios sociales del SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 41
d) La celebración de contratos de servicios ocasionales,
eventuales o profesionales, al amparo de la LOSEP y
del Código de Trabajo necesarios para complementar la
Organización Estructural y Funcional del SUMAK
KAWSAY WASI, así como las contrataciones que se
deriven de los proyectos que ejecuta en convenio con
otros organismos, y los de obras y servicios previstos en
el Presupuesto.
e) Solicitar, al Prefecto o Prefecta Provincial, y en general
a los representantes de entidades públicas, la
autorización correspondiente para que personal con
nombramiento del GAD Provincial, pueda
desempeñarse en el SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo en comisión de servicio.
f) Cumplir y hacer cumplir las políticas y/o directrices
emitidas por el Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Napo, por el Directorio y del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo.
g) Disponer la elaboración del Plan Anual de Políticas
Públicas, proyectos y programas que deben ser
conocidos y aprobados por el Directorio.
h) Hacer conocer las resoluciones del Directorio y de todo
aquello que fuera de interés general
i) Requerir información y propuestas, a los Subdirectores
para llevar adelante los proyectos de interés general que
sean de competencia del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo, o que, siendo de
competencia de otros organismos del Estado, interesen
al GAD Provincial de Napo.
j) Autorizar los gastos del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo, debidamente justificados.
k) Presentar informe trimestral de las actividades
cumplidas, con una proyección de los que se prevea
realizar, así como un informe anual consolidado, que
contenga conclusiones y recomendaciones.
l) Solicitar, justificadamente, al GAD Provincial Napo y
previo al concurso de méritos y oposición, los recursos
necesarios para la creación de cargos, la expedición
de nombramientos, o contratos al código de trabajo así
como la contratación por servicios ocasionales o
profesionales especializados, para atender asuntos
específicos no permanentes de la Institución.
m) Aprobar los procesos de compras públicas, previo los
informes y documentos de ley.
n) Ejercer las funciones que por delegación del Directorio,
se les hubiere encomendado.
o) Contratar la ejecución obras, la adquisición de bienes y
servicios previstos en el Presupuesto.
p) Ejecutar Proyectos y/o programas en coordinación con
el GAD Provincial de Napo Tendientes al desarrollo
integral de los grupos prioritarios: niños/as,
adolescentes, personas adultas mayores, mujeres
embarazadas, personas con discapacidad y personas con
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enfermedades catastróficas y de extrema pobreza, la
misma atención prioritaria recibirán las personas en
situación de riesgo, las víctimas de violencia
intrafamiliar, sexual y maltrato infantil, así como
también desastres naturales o antropogénicos (humanos)
y siniestros.
q) Planificar y ejecutar programas que tiendan al
mejoramiento de los servicios ya existentes, proyectar
la ampliación de los mismos y de ser necesario
propender a la creación de nuevos servicios
asistenciales.
r) Fomentar la ayuda técnica a la población a través de
programas que permitan su bienestar y el mejoramiento
continuo de la calidad de vida.
s) Proponer convenios y acuerdos con instituciones
nacionales e internacionales, para programas sociales;
atención con brigadas médicas, prestación de servicios
asistenciales, materiales ortopédicos.
t) Las demás que le corresponda de conformidad con el
ordenamiento jurídico vigente.
Art. 16.- LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA tendrá a su
cargo las siguientes funciones:
a) Planificar, organizar y dirigir las actividades relativas
a su función; y, supervisar y controlar las funciones
del personal bajo su dependencia.
b) Presentar, ante la o el Director ejecutivo, un informe
trimestral de las actividades realizadas, que contengan
conclusiones y recomendaciones.
c) Aquello que le disponga la o el Director Ejecutivo del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
d) Planificar, organizar dirigir coordinar y controlar las
actividades financieras del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo.
e) supervisar y coordinar las actividades que desarrollan
las unidades bajo su dirección.
f) Asesorar al Directorio y al o el Director ejecutivo en
materia financiera.
g) Asegurar la correcta y oportuna utilización de los
recursos financieros de la Entidad.
h) Implementar procedimientos de control interno previo,
concurrentes, posterior y el cumplimiento de las
normas y disposiciones relacionadas con el tema de
administración financiera de la Entidad de Derecho
Público.
i) Velar por el cumplimiento de las disposiciones
relacionadas con la determinación y recaudación de los
ingresos y supervisar que dichas recaudaciones sean
depositadas en las cuentas de la Entidad Pública en
forma intacta e inmediata.
j) Entregar en forma oportuna el proyecto de presupuesto
anual al Directorio, Director/a Ejecutiva de la Entidad
de Derecho Público SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo, para que disponga el trámite
previsto en la ordenanza que regula la organización y
funcionamiento de la Entidad.
k) Presentar con oportunidad los estados financieros y sus
correspondientes anexos a los niveles Superiores y a los
Organismos que por Ley le correspondan.
Art. 17.- LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO será responsable de:
a) Elaborar el plan de capacitación general interna.
b) Elaborar el Reglamento Interno de Administración del
Talento Humano.
c) Trámite de sanciones en general.
d) Iniciar, en los casos legalmente requeridos, los sumarios
administrativos.
e) Presentación de los proyectos de reforma a los
orgánicos estructural y funcional y por Procesos.
f) Elaboración y presentación de informes de
estructuración y restructuración de las diferentes
unidades de trabajo.
g) Elaboración y presentación de procesos y
procedimientos del SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo.
h) Elaboración de contratos de servicios ocasionales,
profesionales, así como también contratos bajo el
Código de Trabajo.
i) Será responsable del manejo de la Plataforma del
Ministerio de Relaciones Laborales, para registro de
contratos, ademdun de contratos, así como sus
finiquitos laborales, observando las disposiciones
legales.
j) Mantener el archivo actualizado de la Subdirección de
Gestión de Talento Humano.
k) Revisar los documentos habilitantes previo a la
celebración y registro de los contratos.
l) Dirigir la elaboración de reglamentos, manuales y
normas que posibilite una adecuada aplicación al
Sistema Integrado de Desarrollo de Talento Humano.
m) Dirigir la elaboración de pruebas para exámenes de
ingreso, previo a concurso de méritos y oposición.
n) Elaborar planes de Seguridad e Higiene en el Trabajo,
coordinar con el IESS y otros organismos en lo
referente a Seguros contra accidentes de trabajo,
enfermedades y otras prestaciones.
o) Asesorar y apoyar en los trámites con el IESS, sobre
entras y salidas del personal.
p) Procesar solicitudes de vacaciones, licencias, permisos
y demás movimientos de personal.
 Suplemento -- Registro Oficial Nº 445 --
q) Elaborar los respectivos cuadros de licencias por
vacaciones en coordinación con las Subdirecciones.
r) Cumplir con las obligaciones patronales, en lo que tiene
que ver con afiliaciones al IESS, aportes patronales,
fondos de reserva y préstamos.
s) Elaborar en coordinación con la Subdirección
Financiera el proyecto distributivo de remuneraciones
mensuales unificadas.
t) Planes de mejoramiento institucional.
u) Aquello que le disponga la o el Director Ejecutivo.
Art. 18.- LA SUBDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y
GESTION INTERINSTITUCIONAL, tendrá a su cargo las
siguientes funciones:
a) Gestionar, conjuntamente con el Directorio, la
cooperación internacional, para el cumplimiento de los
fines determinados en los proyectos.
b) Mantener y fortalecer nexos y buenas relaciones
existentes entre el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo y las instituciones gubernamentales
y/o no gubernamentales.
c) Manejar, controlar y difundir la imagen corporativa del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo y cada uno de sus proyectos.
d) Elaborar el PAPP del SUMAK KAWSAY WASI, de
acuerdo a la normativa vigente y las políticas del
Gobierno Provincial, documento que será presentado
al Directorio y a la o al Dirección Ejecutiva, en forma
anual o cuando sea necesario, para incluirlo en la
reforma presupuestaria.
e) Coordinar y gestionar proyectos interinstitucionales.
f) Coordinar y gestionar proyectos locales, nacionales e
internacionales.
g) Presentar proyectos, en forma periódica, a las
autoridades.
h) Realizar el seguimiento ágil y oportuno a las metas,
objetivos y plazos de los proyectos en ejecución.
i) Presentar el informe anual de cumplimiento de metas y
objetivos de los proyectos.
j) Gestionar trámites administrativos institucionales e
interinstitucionales, tendientes a sumar y mejorar
proyectos.
k) Coordinar las expresiones culturales de los grupos de
atención prioritaria, con especial énfasis en el sector
rural, en coordinación con los y gobiernos parroquiales,
y direcciones de desarrollo social de los GADs
Municipales.
l) Promover la capacitación y difusión artística cultural,
como alternativas ocupacionales para sectores
prioritarios de la Provincial.
Miércoles 25 de febrero de 2015 -- 43
m) Ofertar, promocionar y comercializar los productos y/o
eventos ejecutados por el SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo dentro de los objetivos
institucionales.
n) Gestionar proyectos de convenios interinstitucionales
con los direcciones de desarrollo social o quien haga sus
veces en los GADs Cantonales y Parroquiales,
Entidades Gubernamentales y Entidades no
Gubernamentales, para la obtención de recursos y/o
intercambio de servicios, en proyectos de interés de los
grupos de atención prioritarios de la Provincia.
o) Coordinar y vigilar el cumplimiento de deberes y
obligaciones de las áreas bajo su dependencia.
p) Dirigir y supervisar la elaboración, ejecución
seguimiento y evaluación del plan anual de compras
públicas. PAC.
q) Aquello que le disponga el Directorio SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo y la o
el Director Ejecutivo.
TÍTULO III
DE LOS INGRESOS Y DEL PRESUPUESTO
CAPÍTULO I
DE LOS INGRESOS ECONÓMICOS
Art. 19.- El SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo contará, entre otros, con los siguientes
ingresos económicos
a) Con el que determine la Cámara Provincial en el
presupuesto anual Institucional, más otros valores que el
Consejo podrá aprobar, previa presentación de
proyectos totalmente definidos y viables, que
justifiquen plenamente la asignación.
b) El producto del arrendamiento de los locales sociales
propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Napo, asignados y administrados por el
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
c) Los que provengan de las instituciones públicas o
privadas como resultado de la gestión del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, para
impulsar planes, programas o proyectos de amparo
social y de atención a sectores prioritarios de la
población de Napo.
d) Los provenientes de actividades desarrolladas por el
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo, y que tengan una valoración económica.
e) Constituye patrimonio del SUMAK KAWSAY WASI
los bienes muebles e inmuebles que determine la ley, el
Gobierno Provincial de Napa y las que se adquiera en
el futuro a cualquier titule, las herencias, legados y
donaciones realizadas a su favor, con beneficio de
inventario, así como los recursos que provengan de
ingresos propios y de autogestión.
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f) El SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo, recibirá los recursos asignados en el presupuesto
participativo del GAD Provincial de Napo, previo la
presentación de los proyectos correspondientes.
SECCIÓN 1°
DE LA GESTIÓN FINANCIERA
Art. 20.- La Gestión Financiera y Presupuestaria del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo,
se efectuará a través de la Subdirección Financiera, en
forma autónoma e independiente de la del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Napo, de
conformidad con la Ley y sometida a los Órganos de la
Control.
Art. 21.- Los recursos económicos del SUMAK KAWSAY
WASI del GAD Provincial de Napo serán planificados por
la Subdirección de Planificación, para lo cual, el Gobierno
Provincial, transferirá, a las cuentas del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, el
presupuesto aprobado para el cumplimiento de los objetivos
que éste persigue, considerándose como único Ordenador
de Gastos al representante legal del mismo.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA. El pago de las remuneraciones,
indemnizaciones, viáticos, subsistencias y todos los que
correspondan al talento humano que labora en el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, las
efectuará el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo con cargo a la asignación que le realice
el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Napo,
o instituciones cooperantes, que, para el efecto, se haya
determinado en el presupuesto institucional con excepción
de la remuneración del personal que, perteneciendo al
Gobierno Provincial, preste sus servicios en el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, mediante
comisión de servicios con remuneración.
En virtud del cambio de denominación, todos los derechos y
obligaciones del Patronato serán asumidas por Sumak
Kauway Wasi del GADP de Napo,
SEGUNDA. En vista de que, mediante Acuerdo Ministerial
197, del 21 de noviembre de 2012, el Ministerio de
Relaciones Laborales dispone que la escala de pisos y
techos de las remuneraciones mensuales unificadas de los
servidores de las entidades que integran los gobiernos
autónomos descentralizados provinciales, se aplicará si
hubiere disponibilidad presupuestaria, y en vista de que el
SUMAK KAWSAY WASI del GADP de Napo, ejecuta
proyectos sociales que se los ha venido realizando con
personal que labora bajo la figura del voluntariado, y con
fondos limitados provenientes de proyectos apoyados por la
cooperación internacional, ONGs e instituciones estatales,
el SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo
se sujetará a su propia escala de pisos y techos establecida
mediante resolución de Directorio, en atención a sus
disponibilidades financieras. El piso será el salario básico
unificado del trabajador en general, para los servidores que
sean contratados en virtud de convenios específicos o
proyectos de inversión social
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA: En virtud del cambio de denominación, todos
los derechos y obligaciones del Patronato serán asumidas
por Sumak Kawsay Wasi del GADP de Napo,
SEGUNDA: Se establece el plazo de seis meses para
reformar los Reglamentos Internos actualizar los manuales
y normas internas.
Dado en la sala de sesiones del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Napo, veintisiete de noviembre
del dos mil catorce.
f.) Doctor Sergio Chacón Padilla, Prefecto.
f.) Abogada Lizbeth Paredes N., Secretaria General.
SECRETARÍA GENERAL DEL GAD PROVINCIAL
DE NAPO.- De conformidad con lo prescrito en el inciso
cuarto del artículo 322 del Código Orgánico de
Organización Territorial Autonomía y Descentralización,
COOTAD, CERTIFICO: Que, la presente ORDENANZA
QUE CAMBIA LA DENOMINACIÓN DEL
PATRONATO PROVINCIAL DE ATENCIÓN
SOCIAL PRIORITARIA DE NAPO POR “SUMAK
KAWSAY WASI” INSTITUTO DE ATENCIÓN
SOCIAL PRIORITARIA DEL GADP DE NAPO Y
QUE REGULA SU ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO fue analizada y aprobada en
sesiones ordinarias del veintidós de febrero 2013.y
veintisiete de noviembre del 2014. Resoluciones 554 y 069,
en su orden.
f.) Abogada Lizbeth Paredes N., Secretaria General.
PREFECTURA PROVINCIAL DE NAPO,
DESPACHO DEL SEÑOR PREFECTO. Conforme el
citado artículo 322, inciso cuarto, y cumplidos los preceptos
legales correspondientes, SANCIÓNASE Y
PROMÚLGUESE. Tena, 9 de Enero del 2015, las 10:00.
f.) Dr. Sergio Chacón Padilla, Prefecto.
SECRETARÍA GENERAL DEL GAD PROVINCIAL
DE NAPO. Tena, 1 de agosto de 2014. CERTIFICO: Que,
la presente ORDENANZA QUE CAMBIA LA
DENOMINACIÓN DEL PATRONATO PROVINCIAL
DE ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DE NAPO
POR “SUMAK KAWSAY WASI” INSTITUTO DE
ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DEL GADP DE
NAPO Y QUE REGULA SU ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO, fue sancionada por el señor
Prefecto Provincial, en la fecha y hora indicadas.
f.) Abogada Lizbeth Paredes N., Secretaria General.