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Cartilla Guia Preguntas y Respuestas Contrato de Aprendizaje V2
Cartilla Guia Preguntas y Respuestas Contrato de Aprendizaje V2
Autores Lizeth Cortés Núñez Líder Nacional Dirección de Marzo 2012. Febrero 2013.
Contrato de Promoción y
Aprendizaje Relaciones
Corporativas
Aprobación Ximena Rizo Angulo Directora Dirección de Marzo 2012. Febrero 2013.
Promoción y
Relaciones
Corporativas
Validación
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de Contenido 3
Descripción 12
¿Cómo debe actuar el sena en caso de encontrar empresas que no han enviado
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la planta de personal y están obligados al cumplimiento de la cuota regulada?
Generalidades de la regulación 25
Ejemplos Matriz 30
¿Que procedimiento debo seguir cuando la empresa pasa a cuota cero en los
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meses de julio y de diciembre?
¿Si la empresa me informa extemporáneamente la variación de la planta de
33
personal como debo proceder?
3
demuestra por pila que no tiene trabajadores pero nunca lo reporto al sena y
por esta razón tiene un acto administrativo en firme?
¿Cómo realizo el proceso de pasar los contratos de una empresa a otra cuando
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hay sustitución patronal y/o fusión?
Clases de notificaciones 47
4
¿Cuáles son las fases del contrato de aprendizaje ? 53
¿Es procedente que el SENA permita que el aprendiz desarrolle la etapa lectiva
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en una empresa y la etapa productiva en otra empresa?
¿Cuándo un aprendiz realiza una práctica en el exterior resultado de un convenio
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sena y/o practicas World Skills, esta práctica es válida como etapa productiva?
5
Generalidades de las modalidades 81
¿Las empresas de Outsourcing que se les fija cuota de aprendices por toda d
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su planta de personal pueden enviar aprendices a sus clientes?
¿Que es la dualidad? 90
¿Que es la alternancia? 91
6
¿Los aprendices tienen derecho a que la Eps les cancelen las incapacidades? 105
¿Cuales fueron los principales cambios del reglamento de aprendices del 2012? 110
¿Donde puedo encontrar una presentación para la inducción de los aprendices 112
sobre las nuevas modalidades de etapa productiva diferentes al contrato de
aprendizaje?
7
¿A partir de cuándo hay incumplimiento de la cuota de aprendizaje? 122
Conceptos 164
¿Como puedo inducir a los empresarios para que no exijan libreta militar a los 173
aprendices?
¿Para qué sirve el aplicativo Sistema Gestión Virtual de Aprendices SGVA? 173
8
Proceso para habilitar a las empresas voluntarias del decreto 1779 de 2009 175
Conceptos que se deben tener en cuenta para las empresas voluntarias 182
183
Puedo habilitar como voluntaria a una empresa beneficiaria del fondo
emprender
183
¿El sena puede patrocinar aprendices de otras entidades?
Procesos que se deben adelantar desde los Centros de Formación en cabeza de 184
los Líderes de contratos de aprendizaje
¿A quien deben solicitar el rol de inteligencia organización en los centros los 190
lideres de centro?
4.
5. ¿Cual es la diferencia entre el líder de centro y el Lider de contrato de
192
aprendizaje?
6.
7. ¿Como se quien es la madrina de mi regional? 193
9
8.
193
9. ¿Cuál es el modelo de otro si cuando se suspende un Contrato de Aprendizaje?
Cláusulas 213
¿Para que me sirven los reportes del ftp y que contiene cada uno de ellos? 218
10
Que estrategias puedo implementar para cada uno de los indicadores de 229
resultado y de proceso
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DESCRIPCIÓN
Todo lo relacionado en el Manual de Contrato de Aprendizaje se encuentra en esta cartilla
en formato de preguntas y respuestas.
Esta guía recoge la normatividad que hasta la fecha reglamenta el contrato de aprendizaje
y la experiencia compartida con los empresarios en el manejo de este tema. Pretende por
lo tanto presentar un desarrollo organizado de los temas del contrato de aprendizaje con
la última Reforma Laboral, que implicó profundas modificaciones a la reglamentación y a
la esencia misma de la relación de aprendizaje; estipulando nuevos criterios con relación a
las obligaciones empresariales, a las modalidades de la relación de aprendizaje, a la
regulación de la cuota de aprendices, la duración del contrato y otros procedimientos, que
implican una atención muy especial y cuidado en el manejo de estos temas.
Consideramos que esta guía es de uso de cualquier interlocutor SENA que tenga relación
con el contrato de aprendizaje Coordinador, Asesor, Gestor, Fiscalizador, Líder de
Contrato de Aprendizaje, Instructor de formación y de seguimiento, y/o para cualquier
otra persona que tenga la responsabilidad interna de manejar el tema.
Esta cartilla se ha diseñado de forma tal que dé respuesta a las principales inquietudes
que plantean los empresarios y/o usuarios SENA, su redacción es muy amigable de forma
tal que sea entendida por los diferentes usuarios de este tema a nivel nacional.
Para esta nueva Dirección el objetivo principal se enmarca en el concepto de Cliente
Único, esta es la razón por la cual el SENA debe enlazar los procedimientos e impartir unas
directrices claras donde se garantice la satisfacción del cliente interno y externo en la
prestación del portafolio de Servicios de la Institución.
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¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS AL CUMPLIMIENTO DE LA CUOTA REGULADA?
Tal y como lo dispone el artículo 32 de la Ley
789 de 2002, están obligados a la contratación
de aprendices “Las empresas privadas,
desarrolladas por personas naturales o
jurídicas, que realicen cualquier tipo de
actividad económica diferente de la
construcción, que ocupen un número de
trabajadores no inferior a quince (15), se
encuentran obligadas a vincular aprendices
para los oficios u ocupaciones que requieran
formación académica o profesional metódica y
completa en la actividad económica que desempeñan; la relación de estos oficios está
enmarcado en el Decreto 620 de 2.005 y el Acuerdo 00002 del mismo año donde se
establece el Listado de Oficios y Ocupaciones para la regulación de la cuota de aprendices.
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normatividad y el cual tendrá como objetivo mantener al aprendiz en su formación y
garantizar su correcta certificación.
Nuestro segundo beneficiario son las empresas quienes tienen la oportunidad de recibir
mano de obra altamente calificada y productiva, con el objetivo de que ejecuten sus
prácticas empresariales por un tiempo establecido y de esta forma den cumplimiento a la
cuota regulada de aprendices.
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Se entenderán como empresas excluidas del Contrato de aprendizaje:
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Nota: Las uniones temporales y los consorcios, sí están obligados al cumplimiento de la
cuota regulada mientras se mantenga la actividad comercial para la cual fue creado. En
este caso si la empresa disminuye la planta de personal, debe informar al SENA como
modificación de cuota de aprendices en el marco del Decreto 933 de 2003, Articulo 11.
Para el efecto, la Ley 80 de 1993 en su artículo 7, define estas dos figuras así:
Unión temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una
misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato,
respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto
contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de
la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la
ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.
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Por lo anterior, se entienden gravados con cuota de aprendizaje, las entidades sin
ánimo de lucro, cooperativas de trabajo asociado, las congregaciones religiosas y
demás corporaciones, federaciones, cooperativas y precoperativas que cumplan con
el requisito de contar con un número mínimo de quince (15) trabajadores
permanentes.
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¿LAS ONG NACIONALES O EXTRANJERAS ADSCRITAS A ALGÚN MINISTERIO ESTÁN
OBLIGADAS A CONTRATAR LA CUOTA MÍNIMA DE APRENDICES?
Actualmente no hay norma que haya proferido exonerar de contratar aprendices, a las
empresas o entidades sin ánimo de lucro, cuando dentro de su planta de personal tenga
como mínimo 15 empleados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley
789 de 2002 y sus Decretos reglamentarios 933, 2585 de 2003 y 1779 de 2009. Cuando
estén adscritas a algún ministerio se entiende que no tienen representación legal y esta
las constituye automáticamente en Entidades del estado que si no son industriales ni
comerciales entonces no están obligadas.
La empresa debe reportar la planta de personal una vez cumpla los requisitos
previamente aquí establecidos de forma inmediata al Domicilio Principal al que
corresponda su empresa.
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La regional donde corresponda el domicilio principal de la empresa deberá enviar dos
requerimientos de planta de personal en un término de 3 meses con un lapso de
diferencia entre el primer requerimiento y el segundo de 2 meses, con destino a las
empresas que presuntamente deben cumplir con la cuota regulada y que al momento del
envío del requerimiento no se haya proferido acto administrativo de fijación de cuota de
aprendices, el SENA requerirá a estas empresas como resultado de los cruces de
información en las diferentes bases de datos a las que tenga acceso esta entidad.
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término de 10 días hábiles para objetarla, en caso de no ceñirse a los requerimientos de
mano de obra calificada demandados por la misma. Contra el acto administrativo que fije
la cuota procederán los recursos de ley.
Para efectos de citación a notificación dentro del trámite de agotamiento del debido
proceso, la regional del SENA donde ha sido regulada la empresa acorde a su domicilio
principal, tomará como dirección de notificación la establecida en el Certificado de
Existencia y representación legal, o documento de constitución legal o de registro
expedido por la autoridad competente, la reportada en las bases de datos administradas
por el SENA o la registrada en las bases de datos que tenga acceso en caso de no
encontrarla en los medios citados anteriormente. Los avisos serán enviados al domicilio
del empresario y publicados en las instalaciones del SENA, en las carteleras previstas por
la institución en las oficinas de Promoción y Relaciones Corporativas de las regionales.
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adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte. Las Empresas que
tengan entre quince (15) y veinte (20) trabajadores, tendrán un aprendiz.
La cuota señalada por el SENA deberá notificarse previamente al representante legal de la
respectiva empresa, quien contará con el término de 10 días hábiles para objetarla, en
caso de no ceñirse a los requerimientos de mano de obra calificada demandados por la
misma. Contra el acto administrativo que fije la cuota procederán los recursos de ley vale
aclarar para este caso recurso de Reposición y Apelación.
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La jornada laboral legal (Según el artículo 161 del Código Laboral, la jornada
laboral es de 48 horas semanales).
La empresa debe diligenciar la Matriz 1 y la Matriz 2, teniendo como base su
planta de trabajadores con relación laboral a nivel nacional. (Los datos que se
encuentran en cada casilla de la MATRIZ No.1 y la matriz No.2 son para dar
orientación sobre la forma en que la empresa debe diligenciar la matriz y como el
SENA debe proceder a fijar la base para la regulación de cuota de aprendices):
Se debe ubicar el listado de oficios y ocupaciones el cual estará publicado en la
Página del SENA.
Nota: Estos manuales se tendrán que anexar a la radicación que efectúe la empresa al
momento de reportar la planta de personal, en caso de no reportarlos el SENA
homologará de acuerdo a la Clasificación Nacional de Oficios.
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empresa puede cumplir la cuota de aprendices, estas especialidades y/o modalidades son
escogidas por la empresa de acuerdo a las necesidades que ellos tengan.
Casilla1. Código del oficio: Relacione el código del oficio que corresponda según el
listado de oficios y ocupaciones elaborado por el Consejo Directivo Nacional del
SENA. El empresario debe realizar un análisis y homologar los cargos de su
empresa con los que aparecen en el listado de oficios y ocupaciones. En caso de no
homologarlo la empresa deberá remitir los manuales de funciones de estos cargos
al SENA.
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Casilla 2. Número de trabajadores: Relacione el número de trabajadores
contratados para cada oficio codificado.
Casilla 3. Jornada laboral semanal por trabajador: Relacione la jornada laboral
semanal para cada empleado. Si en su empresa existen trabajadores con el mismo
oficio pero con jornadas laborales diferentes, la empresa deberá relacionarlos de
manera independiente.
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Adjuntando el Certificado de Cámara de Comercio no mayor a sesenta (60) días o
el Certificado de Existencia y Representación Legal.
GENERALIDADES DE LA REGULACION
Jornada laboral: Siempre se deberá tomar para la primera
regulación la sumatoria de las jornadas laborales semanales
reportadas por la empresa, y se divide en 48 horas (JLLE) para
determinar la base de empleados sobre la cual se establecerá
la cuota de aprendices.
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Pasantes o practicantes que tenga la empresa diferente a los aprendices.
Personal pensionado en caso
de existir.
Los cargos que se encuentren
por fuera del Listado de oficios y
ocupaciones que no tengan el nombre
exacto reportado por la empresa en el
Listado de oficios y ocupaciones y que
no sean homologables por no existir
similitud de cargo en el listado actual,
la empresa debe enviar los manuales
de funciones de estos cargos a la
regional donde corresponde el domicilio principal de la empresa para definir si
deben ser excluidos de la cuota de aprendices estos cargos, teniendo en cuenta
las funciones que realizan dentro del respectivo puesto de trabajo, si el resultado
de dicho análisis por parte del SENA determina que no se pueden homologar los
cargos, la relación de estos con el respectivo informe deben ser enviados a la
Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas sustentando la decisión. La
Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas junto con la Dirección Jurídica
emitirá concepto si se deben o no incluir dichos cargos para la próxima regulación
de cuota de aprendices.
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información podrá ser verificada por la Dirección Regional del SENA, del municipio donde
se encuentre la sede de dicha empresa, con la constatación de datos en:
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6 meses, de enero a junio, para determinar si este
promedio INCIDE en la cuota regulada. Si incide, debe
informar al SENA en el mes de Julio, para que esta Entidad
efectúe la fijación de la nueva cuota.
Cuando el resultado de la información que envía la empresa o del seguimiento que realiza
el SENA de forma semestral dé como resultado la exoneración de la cuota de aprendices
por tener menos de 15 trabajadores, el SENA de forma eficiente tendrá que informar en el
mismo mes Julio o Enero la terminación de dicha obligación sin agotar el debido proceso,
dando el beneficio al empresario de evitar el proceso administrativo e informando que en
su labor fiscalizadora podrá enviar visitas para validar la información y que una vez
adquiera la obligación nuevamente la empresa tendrá un plazo de un mes para informar
su planta de personal al SENA en la regional que corresponda su domicilio principal.
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El SENA tendrá la potestad de realizar una nueva regulación a las empresas que pasadas
tres vigencias no hayan realizado ningún reporte de variación de planta de personal y no
contesten a los requerimientos del SENA donde se solicite dicha actualización de planta
de personal y lo hará con la información encontrada en el PILA o en las bases de datos que
administre, expedirá el correspondiente acto administrativo y dará el debido proceso a
que haya lugar (Recursos de reposición y apelación).
Los requerimientos enviados a las empresas, las respuestas de los empresarios a estos
requerimientos y la información que se tome del aplicativo PILA en caso de que la
empresa no dé respuesta oportuna deben reposar en la hoja de vida de la empresa como
soporte y prueba del agotamiento de la vía gubernativa.
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Oficios del Listado de Oficios y Ocupaciones codificado:
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Oficios que no están en el Listado de Oficios y Ocupaciones:
MATRIZ No. 2
(Elaborar una igual para los meses de Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo y Junio)
Efectuado este análisis mes a mes de los seis (6) meses del semestre, la empresa
procederá a establecer el promedio semestral.
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o disminuirla debe remitir esta información al SENA, vale decir el análisis de la
planta de personal de los meses del semestre.
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fecha de expedición de la resolución será remplazado por la fecha de la
comunicación que se emite, y las fechas de notificación y ejecutoria serán iguales a
la fecha que se registró como inicio de la no obligación de la cuota regulada de
acuerdo a la comunicación, en caso de modificación será 01 de Julio o 01 de Enero
según el estudio de semestre que corresponda.
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aumento de la cuota de aprendices se debe proceder de inmediato a realizar la nueva
regulación e iniciar el proceso normal de regulación de cuota de aprendices, diferente si el
resultado es la disminución en el cual si informaré por escrito a la empresa que debe
reportar la información solo en julio y en diciembre y que debe seguir cumpliendo con la
cuota regulada establecida inicialmente.
El fiscalizador adelantará el respectivo informe y lo único que se puede hacer como excepción es
que la empresa radique la información una vez se termine la fiscalización para tenerla en cuenta y
proceder de inmediato a fijar la nueva cuota regulada y/o a quitar la obligación al a empresa si el
resultado es cuota 0.
A su vez, la ley 119 de 1994 determina en el artículo 13 numeral 13, como una función
del Director General del SENA:
“13. Imponer a los empleadores que no mantengan el número de aprendices que les
corresponda, o no hubieren suscrito los contratos respectivos al iniciarse cada período de
enseñanza, multas mensuales hasta por un salario mínimo mensual legal, por cada
aprendiz. En firme los actos administrativos correspondientes, prestarán mérito ejecutivo”.
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Las anteriores normas son el sustento legal para aplicar multas a los empleadores que no
reportaron en los meses que indica la norma (julio y diciembre) la variación del número de
empleados y por esa misma razón mientras no se haya modificado la resolución que fijó la
cuota el empleador deberá seguir respondiendo por la cuota inicialmente regulada así
hubiere disminuido el número de empleados.
Cada Regional debe cobrar el tiempo que el acto administrativo estuvo regulado por ende
hasta cuando el acto administrativo pierda fuerza de ejecutoria, este momento sucede
justo cuando por cámara de comercio cambia de domicilio
La Regional que establezca que la empresa que esta siendo revisada ha cambiado su
domicilio debe trasladar por competencia territorial a la que le corresponda, así la
empresa este regulada por esta.
Claro que si debe hacer el estado de cuenta hasta un día antes del cambio de domicilio y
enviar expediente a la regional que corresponde para que inicie el proceso.
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¿UN ACTO ADMINISTRATIVO DE REGULACIÓN DE CUOTA PIERDE FUERZA DE
EJECUTORIA A LOS 3 AÑOS?
Es importante tener en cuenta que las resoluciones por regulación de cuota de aprendices
y/o por variación de planta de personal se hacen de acuerdo al comportamiento de la
planta de personal de una empresa, esto quiere decir que la empresa tiene la obligación
en los meses de Julio y de Diciembre de informar el promedio de empleados, lo anterior
de acuerdo a lo establecido en el Decreto 933 de 2003; si este incide en la cuota de
aprendices que actualmente tiene fijada por acto administrativo, lo anterior también
concluye que si una empresa no ha cambiado de planta de personal o no ha informado la
variación del mismo, el acto administrativo con el cual se le fijo la cuota de aprendices y
que obedece a los parámetros del Decreto 620 de 2005 seguirá vigente hasta tanto la
empresa informe su nueva planta de personal y le sea nuevamente regulada la cuota a
través de un nuevo acto administrativo, por lo anterior se concluye que en ningún caso
hay pérdida de fuerza ejecutoria de una resolución de cuota de aprendices y/o de
variación de planta de personal cuando han transcurrido tres años.
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cancelados y los pagos por monetización no pueden ser tomados como salarios
fundamentalmente por dos cosas; no constituyen una relación laboral, es decir no
son trabajadores, por lo mismo que no existe una subordinación por parte del
aprendiz, y en ningún momento el apoyo de sostenimiento que se le está
cancelando al aprendiz constituye salario, pues por esto la Ley ha sido muy precisa
en dar este nombre de Apoyo de sostenimiento y no de salario; los aportes
realizados a la EPS, y a la ARL, son aportes que son obligatorios gracias a la
constitución Nacional donde claramente dice que el derecho a la protección y a la
salud, así como la Ley claramente dice que ellos deben ser cotizantes
independientes y que a los aprendices no se les podrá descontar ningún valor por
dichas afiliaciones.
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valores cancelados como sanciones no pueden ser llevados como deducciones en
la declaración de impuestos sobre la renta.
Se entiende por sustitución de patronos todo cambio de un patrono por otro por
cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento, es decir, en
cuanto éste no sufra variaciones esenciales en el giro de sus actividades o negocios.
(Artículo 67 Código Sustantivo del Trabajo); para que haya sustitución de patrono deben
reunirse 3 elementos: cambio del patrono, continuidad de la empresa y continuidad del
trabajador.
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La regional donde corresponda el domicilio principal de las empresas debe
simultáneamente excluir de la obligación a las empresas que corresponda y fijar la nueva
cuota a la o las empresas que adquieren la obligación. Adicionalmente los contratos que
se encuentren vigentes para la empresa que se excluye deben ser terminados y
habilitados nuevamente en la plataforma Sistema Gestión Virtual de Aprendices para
registrarlos por el tiempo restante en la empresa que adquiere la nueva obligación.
En relación con los contratos de aprendizaje vigentes al momento de la Fusión, la sociedad
absorbente debe garantizar su continuidad, y en relación a los suscritos por las empresas
sustituidas patronalmente, la empresa sustituta será responsable de garantizar la
continuidad de éstos hasta la fecha de terminación, salvo que se terminen por alguna de
las causales previstas en el presente acuerdo.
Para los casos de sustitución esta será legal con la presentación del acta firmada por los
socios accionistas y responsables de esta acción, para el proceso de fusión si se debe
contar con el debido registra de la Cámara de Comercio y/o documento que acredite la
representación legal de la empresa.
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La empresa que fue absorbida y/o objeto de la
fusión se debe expedir acto administrativo
con la cuota ajustada o normalmente con la
exclusión de cuota ya que toda su planta de
personal es trasladada a otra empresa.
La empresa que absorbe la planta de personal también se le debe emitir nuevo acto
administrativo de fijación de cuota de aprendices, ya que normalmente su cuota se
aumenta considerablemente.
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Este acto administrativo debe seguir el mismo proceso de agotamiento del debido
proceso como si fuera una nueva regulación de cuota de aprendices, quiere decir que
también tendrá derecho a los recursos de reposición y/o apelación y al debido proceso.
Concordato, liquidación,
restructuración, ley 550 de 1999 y ley
1116 de 2006:
La regional donde corresponda el
domicilio principal de las empresas
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debe excluir de la obligación a las empresas que demuestren con su certificado de
existencia y representación legal, o documento de constitución legal o de registro
expedido por la autoridad competente, acreditando las siguientes situaciones:
Concordato, liquidación, restructuración, ley 550 de 1.999 -Régimen de
reactivación empresarial y Ley 1116 de 2006 -Régimen de Insolvencia Empresarial.
Adicionalmente los contratos que se encuentren vigentes para la empresa que se
excluye, deben ser terminados en el tiempo previsto inicialmente. La fecha que la
regional utilizará para la exclusión de cuota regulada a estas empresas será la
registrada en el Certificado de Existencia y representación legal de la empresa o
documento de constitución legal o de registro expedido por la autoridad
competente, y su exclusión se mantendrá por el tiempo en que la empresa
conserve uno de los estados mencionados.
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Los contratos de aprendices que se encuentren vigentes al momento de presentarse el
concordato o acuerdo de reestructuración, deben continuar hasta el final, salvo que se inicie
el proceso de liquidación definitiva.
Desastres naturales, casos fortuitos y/o fuerza mayor: Aquellas empresas que sean afectadas
por un desastre natural tales como:
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Finalmente dentro de estas generalidades es importante determinar que aquellas
empresas que ejecuten cualquier tipo de contrato por periodos fijos y su planta de
personal no se vea afectada en relación al promedio de empleados para los meses de julio
y diciembre, deben seguir cumpliendo con la cuota regulada establecida y en el siguiente
semestre reportar la planta de personal con el personal actualizado.
44
solamente que, conocida la decisión de que se trata, podrá el afectado hacer uso de los
medios jurídicamente idóneos para la salvaguarda de sus intereses, sino que se preserva
la continuidad del trámite judicial o administrativo correspondiente, pues la fecha de la
notificación define los términos preclusivos dentro de los cuales podrá el notificado
ejecutar los actos a su cargo.
Resultan, por tanto, realizados el valor de la seguridad jurídica y los principios procesales
de celeridad y economía.
45
conducta concluyente.
En lo que respecta a su práctica prevé dicha disposición que se efectúa mediante el envio
de un aviso y en caso de no presentarse la fijación del mismo en un lugar público del
respectivo Despacho, por el término de diez días hábiles, con inserción de la parte
resolutiva del acto. Debe constar igualmente la información acerca de los recursos
gubernativos que proceden, ante qué autoridad deben interponerse los plazos para
hacerlo. En lo que concierne a la notificación por conducta concluyente el Artículo 48
ibídem prevé que ella tiene por finalidad convalidar o legitimar la falta o irregularidades
en la notificación personal o por aviso y sólo procede en dos eventos: cuando el
interesado conviene con el acto, esto es, está de acuerdo con el contenido del mismo; o
cuando el mismo utiliza en tiempo los recursos gubernativos procedentes.
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¿CUANDO PROCEDE UNA INDEBIDA NOTIFICACIÓN?
CLASES DE NOTIFIACIONES
La notificación personal.
Es la forma principal e idónea de
notificación y la que la administración
debe priorizar y procurar por todos los
medios posibles, pues garantiza el
derecho de defensa y, por ende, el debido
proceso dentro de la actuación. Consiste
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en la comunicación directa al interesado, o a su apoderado, del contenido de una
decisión.
Trámite.
Una vez emitido el acto administrativo, dentro de los cinco (5) días siguientes, el o los
interesados deben ser citados a la entidad o dependencia encargada mediante escrito
enviado por correo certificado a la última dirección suministrada dentro de la
actuación.
48
Si no se presenta, debe verificarse la idoneidad de la comunicación, es decir se
debe establecer si la dirección a la que fue enviada es la correcta y no tiene, por
ejemplo, errores de digitación que la puede hacer inocua. Además se deben
establecer otros medios de citación disponibles, por ejemplo vía telefónica, por
correo electrónico, fax, etc. de lo cual debe dejarse constancia expresa.
Trámite.
La notificación por aviso consiste en el envió de una comunicación al empresario
que ha citado para la notificación personal para inducirlo a que se presente a
notificarse personalmente si esta situación no se presenta entonces se debe
proceder a la fijación de un escrito en una cartelera, expuesta para estos efectos,
en un lugar de fácil acceso al público, en el despacho que emite el acto. El escrito,
denominado aviso, debe tener incluida la parte resolutiva del acto administrativo
que se notifica, la o las personas que son objeto de la notificación, la fecha de
fijación del aviso y la de su desfijacion.
49
Se debe fijar por el término de diez (10) días hábiles, desde las 8:00 a.m. del primer
día hasta la última hora laboral del décimo día.
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¿QUE ES LA AUTORREGULACIÓN? HOY EXISTE?
¿SE PUEDE MULTAR A UNA EMPRESA SIN ACTO
ADMINISTRATIVO?
51
solo eran susceptibles de la imposición de las sanciones contenidas en la Ley 119/94,
aquellos empleadores que omitieron cumplir con este deber, durante el enunciado lapso.
Cumplido el término establecido de los dos meses, se entiende que la facultad transitoria
de autorregulación por parte del empleador se agotó y por tanto, es la Dirección del SENA,
de la Regional del domicilio principal del empleador, la que está llamada a regular la cuota
de aprendizaje, de conformidad con lo establecido en el inciso primero del Art. 11 del
citado decreto 933, que señala:
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Teniendo en cuenta lo que antecede existen los siguientes supuestos:
El nuevo acto de regulación de cuota no está en firme, pero ya se había fijado
cuota con anterioridad.
Vale la pena resaltar que los contratos que se hayan suscrito en vigencia de la
anterior cuota de aprendizaje, deberán llegar a su culminación por el vencimiento
del término para el cual fueron celebrados, pese a que entre a regir un nuevo acto
de regulación de cuota.
53
SEGÚN EL ARTÍCULO 11 DEL DECRETO 933 DE 2003, LOS EMPLEADORES ESTÁN EN LA
OBLIGACIÓN DE ESTABLECER EL NÚMERO DE APRENDICES QUE LES CORRESPONDE,
VINCULARLOS O REALIZAR LA MONETIZACIÓN. ¿QUIÉNES SON LOS EMPLEADORES QUE
ESTÁN OBLIGADOS A REALIZAR ESTE PROCESO? ¿LOS QUE NO CUMPLIERON CON ESTA
OBLIGACIÓN, NO SON OBJETO DE NINGUNA SANCIÓN?
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facultad de autorregulación, sino al deber de proporcionar la información para la
regulación de la cuota, y la obligación de cumplir con la misma, ya sea mediante la
suscripción de contratos de aprendizaje, o pago de la monetización. Se reitera, que no es
viable imponer sanciones cuando no haya sido expedida por la Entidad la resolución por
medio de la cual se regula la cuota de aprendizaje, la que incumplida, a su vez motive la
expedición de la resolución que impone la multa.
La liquidación que hace el fiscalizador no constituye acto administrativo para imponer
sanción y mucho menos título para ejecutar la multa, por cuanto se reitera con esta
práctica se está violando el debido proceso y por ende, desconociendo el derecho de
defensa del empleador.
El contrato de aprendizaje se ejecuta en dos fases: Una fase lectiva o teórica, y una fase
práctica o productiva. La distribución y duración de la etapa lectiva y la práctica, dependerá
del pensum del programa de capacitación al que se encuentre adscrito el aprendiz.
55
aprendiz y el empleador, en ningún caso la jornada de práctica del aprendiz podrá
exceder las 8 horas diarias y las 48 horas semanales. En caso de existir alternancia
estas 8 horas corresponderán a la sumatoria de su formación teórica y práctica.
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¿CÚALES SON LOS ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE?
57
Mediante esta relación de aprendizaje una
persona desarrolla formación teórica
práctica, vale decir, desarrolla una fase
lectiva y una fase práctica o productiva, a
cambio de que una empresa patrocinadora
proporcione los medios durante las 2 fases
o etapas, para adquirir la formación
profesional metódica y completa requerida
para el oficio u ocupación.
Esta formación le permite al aprendiz
desempeñarse dentro del manejo administrativo, operativo comercial o financiero
propios del giro ordinario de las actividades de la empresa.
En este orden de ideas, el aprendiz es un estudiante y por ende no le asisten los
derechos y deberes comunes a los trabajadores, por cuanto no hay vínculo o relación
laboral con la empresa patrocinadora.
El contrato de aprendizaje debe ser por escrito y se circunscribe por el término
establecido en el diseño curricular del oficio, en el que se forme el aprendiz incluidas
las 2 etapas de formación.
La duración máxima de la relación de aprendizaje es de 2 años.
Durante todo el contrato de aprendizaje, el empresario debe cancelar el apoyo de
sostenimiento, de acuerdo a los porcentajes establecidos por la Ley. el cual tiene como
fin garantizar el proceso de aprendizaje y en ningún caso constituye salario.
El artículo segundo del Decreto 933 de 2003, establece las formalidades con las que
debe cumplir el contrato de aprendizaje, así:
El contrato de aprendizaje debe constar por escrito.
58
Razón social de la empresa patrocinadora, número de identificación tributaria
(NIT), nombre de su representante legal y el número de su cédula de ciudadanía.
Razón social o nombre
de la entidad de formación que
atenderá la fase lectiva del
aprendiz con el número de
identificación tributaria (NIT),
nombre del representante legal
y el número de su cédula de
ciudadanía.
Nombre, apellido, fecha
de nacimiento, tipo y número
del documento de identidad
del aprendiz.
EPS y ARL al cual es afiliado el aprendiz.
Estudios o clase de capacitación académica que recibe o recibirá el aprendiz.
Oficio, actividad u ocupación objeto de la relación de aprendizaje, programa y
duración del contrato.
Duración prevista de la relación de aprendizaje, especificando las fases lectiva y
práctica.
Fecha prevista para la iniciación y terminación de cada fase.
Monto del apoyo de sostenimiento mensual en moneda colombiana.
La obligación de afiliación a los sistemas de riesgos profesionales en la fase práctica
y en salud en la fase lectiva y práctica.
Derechos y obligaciones del patrocinador y el
aprendiz.
Causales de terminación de la relación de
aprendizaje.
Fecha de suscripción del contrato.
59
Firmas de las partes.
Siempre se debe utilizar la minuta de contrato de aprendizaje tal como lo señala el
inciso 5 del Artículo 18 del presente acuerdo, minuta que encontrará en la
plataforma Sistema Gestión Virtual de aprendices a través del link;
http://caprendizaje.sena.edu.co ; Solicitar procesar aprendices, registrar contratos,
adicional contratos, minuta del contrato de aprendizaje.
Además de los datos relacionados, debe hacerse alusión en el contrato de aprendizaje, que el
aprendiz firma bajo la gravedad de juramento, que se tiene por prestado con la firma del
contrato de aprendizaje, que con anterioridad no ha suscrito ni mantenido relación de
aprendizaje con ésta o con otra empresa.
Las minutas que elabore el empresario que no contengan las formalidades establecidas o que
aumenten dichas formalidades podrán recaer en una relación laboral y será bajo la
responsabilidad del empresario.
60
artículo 3 del Decreto 933 de 2002, el contrato de aprendizaje podrá ser celebrado por
personas mayores de 14 años que hayan completado sus estudios primarios o demuestren
poseer conocimientos equivalentes a ellos, es decir saber leer y escribir sin que exista otro
límite de edad diferente al mencionado.
Además el contrato de aprendizaje podrá versar sobre estudiantes universitarios para los
casos en que el aprendiz cumpla con actividades de 24 horas semanales en la empresa y al
mismo tiempo cumpla con el desarrollo del pensum de su carrera profesional, o que curse
el semestre de práctica. En todo caso la actividad del aprendiz deberá guardar relación
con su formación académica.
61
Los estudiantes que realicen prácticas asistenciales y de servicio social obligatorio
de las áreas de la salud y aquellas otras que determine el Ministerio de Protección
Social.
Los estudiantes que realicen prácticas que sean parte del servicio social
obligatorio, realizadas por los jóvenes que se encuentran cursando los dos (2)
últimos grados de educación lectiva secundaria en instituciones probadas por el
Estado.
Los estudiantes que realicen prácticas en el marco de Programas o Proyecto de
protección social adelantados por el Estado o por el sector privado, de
conformidad con los criterios que establezca el Ministerio de la Protección Social.
62
El apoyo del sostenimiento durante la
fase práctica será equivalente al
setenta y cinco por ciento (75%) de un
salario mínimo mensual legal vigente.
63
Sólo excepcionalmente, en casos en los cuales la empresa que patrocine a un aprendiz en
etapa lectiva, pero definitivamente no tenga espacio de práctica para que desarrolle la etapa
productiva, este hecho deberá ponerlo en conocimiento del SENA con antelación, con el fin
de que la entidad estudie la posibilidad de que la empresa ceda la ejecución de la etapa
práctica empresarial, comunicando previamente al SENA para que determine en qué
empresa el aprendiz desarrollará su etapa productiva.
En este caso la empresa deberá seguir cancelando
el apoyo de sostenimiento correspondiente a la
etapa productiva, los aportes a la EPS y a la ARL
correspondientes, hasta que termine el contrato de
aprendizaje, siendo válido como parte del
cumplimiento de la cuota para la empresa
patrocinadora, únicamente, por todo el tiempo
establecido y cancelado monetariamente al
aprendiz.
Quiere decir que podrá utilizar el procedimiento de
cesión de práctica explicado en este manual. Vale la
pena resaltar que la empresa patrocinadora deberá
realizar una cláusula adicional al contrato de
aprendizaje donde se exponga las condiciones de
esta cesión de práctica empresarial.
64
Cuando la práctica empresarial que el aprendiz debe
desarrollar en su experiencia en otro país, sea igual o
superior a la práctica exigida como aprendiz para
certificarse, ésta práctica empresarial será válida y si
el aprendiz ha sido beneficiario del contrato de
aprendizaje dicho contrato de aprendizaje se deberá
cancelar de mutuo acuerdo con la empresa
patrocinadora y el SENA debe proporcionar un nuevo
aprendiz a la empresa para efectos del cumplimiento
de su cuota.
Cuando la práctica empresarial que el aprendiz debe
desarrollar en su experiencia de olimpiada en otro país
o como resultado de un convenio con el SENA, y dicha
práctica sea mayor a un mes pero menor al tiempo
exigido de practica como aprendiz para certificarse,
esta práctica en el exterior será tenida en cuenta para
su certificación y sólo tendrá que completar el tiempo
faltante en la empresa que lo esté patrocinando y en
este caso el contrato con la empresa patrocinadora se tendrá que suspender desde un
comienzo, una vez el aprendiz llegue de su practica en el exterior terminará el tiempo
faltante y este tiempo hará parte del cumplimiento de la cuota regulada de la empresa
patrocinadora.
65
Suministrar al aprendiz los medios para
que adquiera formación profesional
metódica y completa requerida en el
oficio, actividad u ocupación dentro del
manejo administrativo, operativo,
comercial o financiero propia del giro
ordinario de sus actividades con
exclusividad en las actividades propias del
aprendizaje.
Diligenciar y reportar al respectivo Centro
de Formación Profesional Integral del SENA las evaluaciones y certificaciones del
aprendiz en su fase práctica de acuerdo a los procesos y procedimientos que la
misma entidad determine.
Reconocimiento y pago oportuno de apoyo de sostenimiento.
Vincular al aprendiz al régimen contributivo de seguridad social en salud y pago
oportuno de los respectivos aportes. A través de la planilla única lo debe incluir
como Aprendiz y debe determinar la etapa de formación en la que se encuentra.
Vincular al aprendiz a una Administradora de Riesgos Profesionales – ARL, durante
la fase práctica del contrato de aprendizaje.
En ningún caso la empresa patrocinadora podrá descontar valor alguno al aprendiz
para el pago de las obligaciones de EPS y ARL.
66
recibir la Formación Profesional Integral a que se refiere el contrato de
aprendizaje.
Someterse a los reglamentos y normas establecidas por el respectivo Centro de
Formación del SENA, y poner toda diligencia y aplicación para lograr el mayor
rendimiento en su Formación.
Concurrir puntualmente al lugar asignado por la Empresa para desarrollar su
formación en la fase práctica, durante el periodo establecido para el mismo, en las
actividades que se le encomiende y que guarde relación con la especialidad de su
Formación, cumpliendo con las indicaciones que le señale la empresa.
Exigir a la empresa patrocinadora la afiliación al Sistema de Seguridad Social
durante la etapa lectiva y productiva y ARL durante la fase productiva.
67
(Documento obligatorio para la firma del contrato). Esta responsabilidad está en
cabeza del Líder de Contrato de aprendizaje y bajo su responsabilidad y liderazgo
está ser eficiente en él envió de las confirmaciones de fechas para agilizar el
proceso de contratación de los aprendices.
68
El valor del apoyo de sostenimiento en alternancia será del 75% y la sumatoria de
su carga académica mas la práctica no podrá superar las 8 horas diarias ni las 48
horas semanales.
Los turnos establecidos por las empresas después de las 6 00 pm y antes de las
6-00 am no serán contemplados para el contrato de aprendizaje y darán lugar a
que los aprendices puedan entablar demandas laborales a las empresas a
excepción de carreras de Mesa y Bar, Eventos, Salud.
En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.
69
En el pensum académico es obligatoria como materia la práctica empresarial y se
debe cursar en el semestre de práctica.
Duración máxima del contrato 1 año, de acuerdo al pensum académico (No son
válidas cartas de las instituciones).
No existen prorrogas.
70
En ningún caso el pensum académico podrá tener la práctica en semestres aislados
pero si continuos hasta por dos semestres continuos. En caso de semestres
aislados el estudiante universitario deberá decidir para cual de los dos semestres
toma el Contrato de aprendizaje y aplicar otra modalidad como una pasantía o un
vínculo laboral para el otro semestre.
En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.
71
Las instituciones de educación superior podrán ofrecer estudiantes en práctica
para el cumplimiento del contrato de aprendizaje con los siguientes requisitos.
Etapas a Patrocinar (Productiva)
La etapa productiva debe ser reconocida ante el SNIES (Sistema nacional de
integración de la educación superior)
En el pensum académico es obligatoria como materia la práctica empresarial y se
debe cursar en el semestre de práctica.
Carta de la institución educativa presentando al estudiante en el semestre de
práctica empresarial incluyendo las fechas de ejecución del contrato (Requisito
obligatorio para la firma del Contrato de aprendizaje).
Duración máxima del contrato 2 años, de acuerdo al pensum académico (No son
válidas cartas de las instituciones)
No existen prorrogas.
Obligaciones: EPS , ARL y 100% S.M.L.V. Productiva
No podrá superar el 25% de la cuota regulada establecida (Por cada cuatro
aprendices regulados uno de ellos puede ser universitario).
La práctica empresarial debe contemplar como mínimo el 50% del tiempo del
semestre para que se considere como contrato de aprendizaje.
No se tendrán en cuenta pensum académicos donde no se especifique claramente
que la materia es una práctica empresarial.
El aprendiz deberá estar practicando hasta 24 horas semanales siempre y cuando
tenga carga académica y la institución educativa así lo certifique.
La duración mínima de estos contratos debe ser de 4 meses (Semestre académico),
por lo cual debe tener como mínimo 16 créditos en caso de tener practica de
tiempo completo y/o 8 créditos en caso de tener carga académica en el semestre.
Estar contemplada en uno de los semestres de práctica y no como opción de grado
fuera del diseño curricular es decir dentro de los semestres.
72
En ningún caso el pensum académico podrá tener la práctica en semestres aislados
pero si continuos hasta por cuatro semestres continuos. En caso de semestres
aislados el estudiante universitario deberá decidir para cual de los cuatro
semestres toma el Contrato de aprendizaje y aplicar otra modalidad como una
pasantía o un vínculo laboral para el resto de semestres.
73
Previo registro de los programas objetos de
Contrato de Aprendizaje en el SGVA dando
cumplimiento al nuevo Acuerdo de Entidades de
Formación para el trabajo, “Certificación por calidad”.
Resolución de reconocimiento del programa
por parte de la Entidad Certificadora. Reconocimiento
de calidad.
Carta de la institución objeto de reconocimiento
por calidad presentando al estudiante en el programa
reconocido bajo la certificación de calidad.
No existen prorrogas.
74
Aplica la alternancia (siempre y cuando este contemplada en el pensum académico
o diseño curricular, carga académica y materia práctica empresarial).
En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.
Duración máxima del contrato será de dos (2) años, de acuerdo a la carta de fechas
enviada.
75
Obligaciones: Alternancia EPS, ARL y 62,5% S.M.L.V.
No existen prorrogas
En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.
76
Garantizar directamente o a través de convenios con terceros, los recursos técnicos,
pedagógicos y administrativos que garanticen su adecuada implementación.
Las empresas cuyos cursos sean autorizados por el SENA, deben encontrarse a paz y
salvo con la entidad de seguridad social, ICBF, SENA (Aportes y Contrato de
Aprendizaje) y Cajas de Compensación, por todo concepto y mantener esta condición
durante todo el tiempo de la autorización. (Artículo 38 Ley 789/2002).
77
PARA DIRECTORES REGIONALES, COORDINADORES DE FORMACION
PROFESIONAL, EMPLEO Y SISTEMA NACIONAL DE FORMACION
PARA EL TRABAJO
Atender solicitud de Una vez radicada la solicitud del Persona Designada por el Documentación
registro del programa de peticionario, la documentación se remite a la Director Regional para liderar entregada por el
formación persona designada por el Director Regional el programa de peticionario,
para liderar el programa de Reconocimiento “Reconocimiento y debidamente radicada.
y Autorización. Autorización”
Verificar que el Se verifica que el peticionario haya radicado Director Regional Comunicación enviada
peticionario haya la TOTALIDAD de la documentación. En a la Dirección de
entregado la TOTALIDAD caso que falte algún documento se escribe Promoción y
de la documentación al peticionario dando un plazo para la Relaciones
requerida en el artículo 9 entrega. Si el peticionario no cumple el Corporativas,
del Acuerdo 0004 de 2012 plazo, se devuelve la documentación adjuntando el formato
mediante comunicación debidamente establecido, para que
motivada. proceda con el registro
en el SISTEMA DE
GESTIÓN VIRTUAL
78
DE APRENDICES.
Informar al peticionario Una vez se actualice la información en el Dirección de Promoción y Correo electrónico de
con copia a la Dirección SGVA se informa al peticionario, al Director Relaciones Corporativas de la la Dirección de
de Formación y a la de Formación Profesional y al Director de la Dirección General y Regional Promoción y
Dirección Regional Regional correspondiente Relaciones
correspondiente, sobre el Corporativas,
registro del programa en informando el registro
el SISTEMA DE GESTÓN del programa en el
VIRTUAL DE SGVA, a la Dirección
APRENDICES Regional, para que
proceda a informar
sobre el respectivo
registro al peticionario.
Cualquier inquietud adicional, con gusto será atendida por Doris Cenelia Galindo Alvarez,
dcgalindo@sena.edu.co
Cordial saludo,
79
¿QUÉ PRACTICAS NO CONSTITUYEN RELACION DE APRENDIZAJE?
Art.7º Decreto 933/2003
A continuación se relacionan las diferentes actividades y prácticas que no constituyen
relación de aprendizaje, según lo establecido por el Decreto 933 de 2003 en su Art. 7:
80
GENERALIDADES DE LAS MODALIDADES
81
Aplica la dualidad si se ha pactado desde el comienzo con la empresa a la que se
ofrece formación a la medida, únicamente para modalidad SENA y Reconocimiento
a empresas por parte del SENA.
En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.
La práctica empresarial debe contemplar como mínimo el 50% del tiempo del
semestre (Educación superior) para que se considere como contrato de
aprendizaje; buscando equilibrio entre la carga académica y el desarrollo de la
etapa productiva y en cumplimiento del Decreto 933 de 2003, Articulo 6, Literal F.
82
ejecutar hasta por dos (2) semestres para el caso de técnicos/ tecnólogos y hasta
cuatro (4) semestres para el caso de profesionales.
83
relación de aprendizaje de forma satisfactoria.
La cadena de formación debe ser para un nivel superior y en ningún caso para un
nivel inferior o igual y dentro del mismo perfil ocupacional.
84
Aquellos estudiantes que realicen intercambios académicos y tengan otra
nacionalidad distinta a la colombiana, no serán objeto de Contrato de aprendizaje
para el cumplimiento de la cuota regulada obligatoria, tampoco aplica para los
aprendices con nacionalidad colombiana que pretendan realizar su práctica
empresarial en otro país. No resulta viable celebrar un contrato de aprendizaje
fuera de territorio Colombiano, con una empresa que tenga domicilio principal en
el extranjero.
El valor del pago de apoyo de sostenimiento será equivalente al 100% del SMLMV
para cualquier modalidad cuando la tasa promedio de desempleo del año anterior
baje a un solo digito y se mantendrá para el siguiente año, de acuerdo a lo
establecido en el Decreto 451 de 2008.
85
Para cubrir los contratos de aprendizaje, es válido comprometer recursos de un
año a otro, es decir que los contratos no deben ser terminados en el mes de
diciembre, si no que se deben hacer por todo el tiempo de acuerdo con lo
establecido en el programa académico, no existe impedimento para que los
contratos de aprendizaje comprometan vigencias futuras, en relación a las
entidades que manejan presupuesto del estado.
Ser responsable del proceso formativo del aprendiz (Lo debe patrocinar desde la
etapa lectiva)
Seguir cancelando el apoyo de sostenimiento correspondiente a la etapa
86
productiva o lectiva según el caso.
Garantizar que el aprendiz este afiliado al Nivel de Riesgo de ARL que corresponde
a la empresa donde el aprendiz va a desarrollar su etapa práctica.
¿LAS EMPRESAS DE OUTSOURCING QUE SE LES FIJA CUOTA DE APRENDICES POR TODA
SU PLANTA DE PERSONAL PUEDEN ENVIAR APRENDICES A SUS CLIENTES?
A estas empresas, se les fija cuota de aprendices sobre toda la planta de personal, con el
ánimo de dar flexibilidad al cumplimiento de la cuota regulada, estas empresas podrán
enviar a sus clientes a los aprendices que contraten para el cumplimiento de su cuota,
siempre debe existir documento firmado por la empresa patrocinadora (Outsourcing) el
aprendiz y la nueva empresa (cliente) donde va a desarrollarse la etapa productiva, esta
condición debe ser conocida por el Centro de formación al que pertenece el aprendiz para
la supervisión. En caso de verificar que los aprendices son enviados en calidad de
trabajadores en misión estos contratos no podrán ser tenidos en cuenta como
cumplimiento de la cuota regulada en este caso del (Outsourcing). Vale aclarar que la
cuota será válida para la empresa patrocinadora y no para el cliente.
87
AFILIACION AL SISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD SOCIAL
Art. 30 Ley 789 de 2002, Art. 5º Decreto 933 de 2003
Durante la fase lectiva y práctica el aprendiz debe estar cubierto por el Sistema de
Seguridad Social en Salud, incluido en los pagos de aportes parafiscales a través del
aplicativo PILA, y pagado plenamente por la empresa patrocinadora, sobre la base
de un salario mínimo legal mensual vigente.
Cuando las fases lectiva y práctica se realice en forma simultánea, el aprendiz debe
ser cubierto por salud y riesgos profesionales.
88
DOTACION DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
89
Igualmente se aclara que la asignación percibida por concepto de mesada, es un
derecho adquirido del pensionado, que no genera incompatibilidad para celebrar
otro contrato que además le permita a aquél contar con un ingreso adicional;
sobre el cual el patrocinador está obligado a cancelar los aportes a seguridad social
que correspondan según la etapa de formación en la que se encuentre el alumno –
salud, y/o riesgos profesionales-.
¿QUE ES LA DUALIDAD?
La dualidad es el desarrollo de una formación teórico práctica que contempla el
90
desplazamiento de un aprendiz a la empresa y a la entidad de formación dentro de una
misma semana y/o periodo de tiempo, diferente a la jornada de 8 horas y en ningún caso de
forma simultánea.
¿QUE ES LA ALTERNANCIA?
91
Cuando una empresa patrocinadora determina
contratar aprendices discapacitados para el
cumplimiento de la cuota regulada, dichos aprendices
deberán tener una discapacidad cuya limitación sea
clasificada como severa, es decir mayor del veinticinco
por ciento (25%), condición esta que deberá ser
calificada por una Entidad Promotora de Salud.
Finalmente cabe resaltar que una persona que posea limitación física de la que trata la ley en
estudio, y que haya sido vinculada a la empresa obligada a cumplir con cuota de aprendices
mediante contrato de trabajo, no podrá ser contratada como aprendiz, toda vez que hacerlo
viola lo enunciado en el parágrafo del artículo 35 de la Ley 789 de 2002, que determina que
“Las empresas no podrán contratar bajo la modalidad de aprendices a personas que hayan
estado o se encuentren vinculadas laboralmente a la misma”.
92
¿QUE PASA CUANDO A UN APRENDIZ LO RECLUTAN PARA EL SERVICIO MILITAR Y ESTA
CON CONTRATO DE APRENDIZAJE?
Una vez el aprendiz termine su servicio militar y si decide terminar su formación este
aprendiz tendrá la oportunidad de una nueva relación de aprendizaje para culminar su
proceso de formación en la misma o distinta empresa. En este caso la figura que se debe
utilizar para registrar al aprendiz que termina su contrato de aprendizaje por servicio militar
es mutuo acuerdo.
93
¿PUEDE CEDER LAS PRACTICAS EMPRESARIALES DE LOS APRENDICES UNA EMPRESA
OBLIGADA A OTRAS EMPRESAS PARA NO MONETIZAR?
94
El empresario de común acuerdo sede la práctica empresarial del aprendiz
patrocinado al SENA para que el SENA reubique al aprendiz en otra empresa, la
empresa que recibe al aprendiz a realizar la etapa practica debe garantizar que le
informa a la empresa patrocinadora el nivel del riesgo en la ARL para que la
empresa patrocinadora lo pueda afiliar al mismo nivel de riesgo.
95
manejo administrativo, operativo comercial o financiero propios del giro ordinario de las
actividades de la empresa, por cualquier tiempo determinado no superior a dos (2) años, y
por esto reciba un apoyo de sostenimiento mensual, el cual en ningún caso constituye
salario”.
Teniendo en cuenta que algunas empresas buscan efectuar mediante otrosí a los
contratos de aprendizaje una modificación a la cláusula de duración y períodos de la
formación de los contratos de aprendizaje originales, aumentando el tiempo de duración
de la práctica del aprendiz, si se realiza este procedimiento por parte de la empresa
patrocinadora, ello estaría en contravía de lo regulado por la ley frente al contrato de
aprendizaje, pues de la misma se desprende que un contrato de aprendizaje es válido por
el tiempo establecido dentro del programa académico y/o diseño curricular, sin que sea
viable ningún tipo de modificación a dicho contrato de aprendizaje por parte de la
empresa.
La Ley 789 de 2002, en su artículo 33, parágrafo, establece: “Se prohíbe la celebración de
una nueva relación de aprendizaje expirada la duración de una anterior, con la misma o
distinta empresa.” Es decir que a partir de dicha norma se prohíbe tener un segundo
contrato de aprendizaje.
96
No obstante lo anterior, mediante Directriz Jurídica No. 26, del 18 de noviembre de 2006 y
radicación No. 3-2006-018629, la Dirección General del SENA manifestó:
“… teniendo en cuenta que no existe restricción alguna para que una persona que haya
sido beneficiaria de uno de los procesos de formación ofrecido por nuestra institución,
agotado el trámite de selección al que haya lugar, ingrese nuevamente a adquirir
conocimiento y pericia en otro campo o en la cadena de formación correspondiente…”
97
Como se expuso anteriormente, la
cadena de formación implica progreso
de un nivel inferior a uno superior,
teniendo en cuenta la ocupación, el
nivel de cualificación, el oficio o la
tecnología. Se forma a los aprendices
habilitándolos en el sector productivo,
continuando el proceso en el
desarrollo humano, para que se
desempeñen en el oficio para el cual
fueron formados.
Asimismo, se debe tener en cuenta que la ley 789 de 2002 establece como término
máximo del contrato de aprendizaje el de dos (2) años, por lo que en ningún caso una
relación de aprendizaje podrá exceder este tiempo.
98
Diseño curricular y/o pensum académico donde se evidencie que el semestre de
practica corresponde al semestre que el estudiante está cursando.
99
aprendizaje con practicantes de educación superior de acuerdo a lo establecido en la
normatividad donde se determina que no hay lugar a la formación lectiva para estas
modalidades.
Licencia de maternidad:
Si al momento de culminar la etapa productiva la
aprendiz se encuentra en gestación sin importar el
tiempo se debe proceder a suspender 5 días antes el
contrato de aprendizaje, la empresa la garantizará a la
aprendiz el pago únicamente de EPS hasta que finalice
su licencia de maternidad, la aprendiz no se
desplazará a la empresa por ningún motivo, no habrá
100
pago de apoyo de sostenimiento, si la empresa lo determina de forma voluntaria puede
hacerlo y si la aprendiz renuncia a dicho beneficio se debe dejar un acta firmada por las dos
partes renunciado al beneficio de garantizar la vida de la progenitora y el bebé y renunciando
a cualquier tipo de tutelas o demandas posteriores a la empresa.
El responsabilidad de la aprendiz a llegar a la empresa los soportes que contengan una
posible fecha de alumbramiento, la cual debe ser solicitada el médico tratante para que la
empresa pueda suspender el contrato en relación a esta fecha.
Licencia de Paternidad:
101
Vacaciones colectivas del empleador en etapa productiva.
Cuando la empresa tiene un aprendiz en etapa lectiva si aplica apoyo de sostenimiento y el
contrato no se debe suspender, si el área donde el aprendiz se va a desempeñar no tiene
actividad el contrato debe suspenderse, así como el pago del apoyo de sostenimiento y la
afiliación a la ARL, se sigue cancelando únicamente EPS.
102
Si los aprendices se encuentran en etapa lectiva es obligación del centro de formación o
de la entidad de capacitación, informar esta novedad a la empresa patrocinadora y en
caso de no hacerlo ocasionará causal de mala conducta para el funcionario SENA o de
exclusión a la institución en el aplicativo SGVA.
La licencia de maternidad tiene como fin primordial garantizar un mínimo vital para la
mujer en estado de lactancia y del recién nacido, en desarrollo del postulado de índole
constitucional consagrado en el Art. 43 de la Carta Política. Para determinar el término de
vigencia de la licencia es necesario tener como referencia el aplicable a los trabajadores
del sector público y privado, estipulado en el artículo 236 del Código Sustantivo del
Trabajo, que se extiende a 14 semanas en la época del parto. (Ley 1468 de 2.011).
La empresa debe garantizar que los derechos del aprendiz como cotizante de EPS no sean
vulnerados y los dineros que sean objeto de incapacidades se entreguen en su totalidad a
los aprendices.
Con el fin de dar claridad respecto a cómo se debe proceder cuando una empresa
patrocina un aprendiz en estado de gestación y ella termina su proceso de formación
antes del parto, la Dirección Jurídica del SENA mediante Circular 015 de marzo del 2004
manifiesta:
103
intervinieron en ella, incluyendo el pago de apoyo de sostenimiento y del aporte al
régimen de seguridad en salud.
104
prevé en el Parágrafo 1º de su Artículo 5 que: “La suspensión de la relación de aprendizaje no
exonera al empleador de continuar cancelando los respectivos aportes a la Entidad
promotora de salud, según sea el caso, donde se encuentre afiliado el aprendiz”.
En relación con el caso fortuito o fuerza mayor es pertinente anotar que esta
causal se puede invocar cuando se presenten, de una parte impotencia relativa
para superar los hechos provenientes de las personas involucradas en el contrato
de aprendizaje, vale decir, la Empresa y el Aprendiz, y de otra parte, los hechos
producidos por la naturaleza.
¿LOS APRENDICES TIENEN DERECHO A QUE LA EPS LES CANCELEN LAS INCAPACIDADES?
Durante la incapacidad, se suspende temporalmente la ejecución del contrato de
aprendizaje, por lo tanto, durante esta, cesan para las partes contratantes las obligaciones
recíprocas, con excepción de la de patrocinador, de continuar efectuando el pago de los
aportes a la seguridad social en salud.
(…)
“Durante la fase práctica el aprendiz estará afiliado en riesgos profesionales por la ARL
que cubre la empresa. En materia de salud, durante las fases lectiva y práctica, el aprendiz
estará cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud, conforme al régimen de
trabajadores independientes, y pagado plenamente por la empresa patrocinadora en los
términos, condiciones y beneficios que defina el Gobierno Nacional”. (Subrayas fuera del
texto original).
105
Por lo anterior, durante la vigencia del contrato de aprendizaje, el aprendiz es un cotizante
obligatorio al Sistema de Seguridad Social Integral, en la modalidad de trabajador
independiente y las cotizaciones son asumidas plenamente por la patrocinadora, hecho
que determina, que cuando se produzca una incapacidad, tendrá derecho al pago del
valor de la misma, según corresponda.
Finalmente, cabe resaltar que durante la suspensión del contrato de aprendizaje, no corre
el término de ejecutoria del mismo, por ende no es posible que este se termine cuando ha
sido interrumpido por cualquiera de las casuales enunciadas en párrafos que anteceden,
es decir que no podrá finiquitarse este vínculo durante la incapacidad médica certificada
del aprendiz, salvo que exista un mutuo acuerdo entre las partes contratantes que
legitime dicha cancelación. En el caso contrario se constituye incumplimiento de la
relación de aprendizaje por parte de la empresa patrocinadora
La Constitución de Colombia donde determina que Los derechos de los niños prevalecen
sobre los derechos de los demás. En este caso la mamá debe gozar de este tiempo para
alimentar al bebe.
ARTICULO 44.
Los derechos de los niños prevalecen sobre los derechos de los demás.
106
¿CUALES SON LAS CAUSALES DE TERMINACION DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE?
107
Cuando el aprendiz patrocinado sea beneficiario de una beca académica en el exterior y/o
otra ciudad del territorio Nacional que implique trasladarse fuera de la ejecución de su
práctica empresarial.
Servicio Militar tendrá la figura de mutuo acuerdo entre SENA y empresa ya que el aprendiz
es reclutado y no podrá firmar el acta.
No pago de EPS
No pago de ARL
El aprendiz patrocinado debe dar aviso a su entidad de capacitación sobre alguna de las
irregularidades señaladas. En el caso de aprendiz SENA en un término de dos semanas la
entidad debe terminar el contrato en el aplicativo SGVA y comunicar oficialmente a la
empresa sobre la terminación.
Si los aprendices son de otra entidad de capacitación es obligación de esta informar por
escrito a la regional del SENA donde se ejecute dicho contrato de aprendizaje sobre la
108
ocurrencia de estas; si la empresa no efectuó los respectivos pagos de EPS, ARL y/o apoyo
de sostenimiento el contrato no será válido para el cumplimiento de la cuota regulada.
La responsabilidad de habilitar al aprendiz para la firma del segundo contrato de
aprendizaje previa revisión del Acta de terminación es del Centro de Formación en caso de
ser aprendiz SENA o la Regional correspondiente si es aprendiz de otra entidad de
capacitación.
No asistir injustificadamente al sitio de práctica por más de tres días y no presentar las
evidencias pertinentes.
Habrá lugar a la terminación unilateral del contrato de aprendizaje por parte de la empresa
con el aprendiz cuando se cometan faltas graves disciplinarias que estén previamente
establecidas en el reglamento de la empresa. (Ya nombradas).
La empresa patrocinadora debe dar aviso a la entidad de capacitación sobre alguna de las
irregularidades señaladas. En el caso de aprendiz SENA en un término de dos semanas la
entidad debe terminar el contrato en el aplicativo SGVA, comunicar oficialmente a la
empresa sobre la terminación y realizar el debido proceso en la entidad para determinar si es
procedente la cancelación de su matrícula de forma inmediata. Si los aprendices son de otra
109
entidad de capacitación es obligación de esta informar por escrito a la regional del SENA
donde se ejecute dicho contrato de aprendizaje sobre la ocurrencia de estas.
En cuanto al debido proceso que el SENA tiene la facultad de adelantar con ocasión de la
responsabilidad del aprendiz probada por la empresa según el informe final, la entidad
deberá cancelar la matricula previo comité académico según lo estipulado en el reglamento
del aprendiz.
¿CUALES FUERON LOS PRINCIPALES CAMBIOS DEL REGLAMENTO DE APRENDICES DEL
2012?
Los principales cambios que tuvo el reglamento de aprendices el cual esta fundamentado en
el Acuerdo 00007 de 2012 son:
1. Se considera falta grave la terminación unilateral del Contrato de Aprendizaje por parte
del aprendiz.
2. Cuando la empresa agote el debido proceso y determine que el aprendiz cometió una
falta grave también podrá terminar el contrato de aprendizaje de forma unilateral e
informar al centro para que realice el debido proceso.
110
3. Es una prohibición no asistir a las entrevistas para la ejecución del contrato de
aprendizaje.
4. El líder de contrato será invitado a los comités académicos cuando existan casos de
aprendices con contrato de aprendizaje }
9. Es una prohibición firmar contratos de aprendizaje sin realizar la gestion a través del
aplicativo SGVA.
10. Es un deber del aprendiz verificar que su contrato de aprendizaje se encuentre
correctamente registrado y corresponda a la realidad, y si hay inconsistencias hacerlas
saber al líder de Contrato
111
ESTADO DEFINICION
Aprendices que no termino con el Sena por situaciones económicas o laborales
(Otras distintas que no permitieron que el aprendiz terminara su formación y/o
Alumno Retirado deserto de la misma)
Aprendices que aplazan su estudio , por situaciones familiares , económicas, horarios
(En este caso la formación sigue vigente y se reincorpora a la entidad o a su etapa
Aplazado productiva posteriormente)
Aprendices que han aplicado a las empresas que los están requiriendo en la
Aprendiz Aplica plataforma SGVA y están en proceso de selección
Aprendices que no contestan, o que se ha comprobado que no asisten a las
Aprendiz no Interesado en Contrato entrevistas y por esta razón se deshabilitan.
Aprendices que no cumplen al 100% sus niveles académicos y por esta razón son
deshabilitados de la plataforma SGVA no quedan como disponibles hasta que el plan
de mejoramiento de cómo resultado un avance en su rendimiento y/o se determine
Bajo Rendimiento Académico si se cancela matricula donde su estado debe cambiar a Cancelado
Aprendices que por decisiones de comité académico determinan la cancelación y/o
Cancelado finalización de la matricula en su etapa lectiva y/o productiva.
Contratado Ya tienen contrato de aprendizaje registrado en el SGVA y su estado es vigente.
Ya tienen contrato de aprendizaje pero las empresas no ha registrado contrato, se
puede presentar que el aprendiz también ingreso al aplicativo dio clic en el botón Mi
Contrato no Registrado Contrato no está registrado y el sistema lo inhabilito.
Disponible, aun no posee contrato de aprendizaje, las empresas lo ven visible para
Disponible procesos de selección
Cuando la empresa da clic en citar a unos de los aprendices disponibles, lo cita a
Empresa Solicita entrevista y/o solicita hoja de vida vía correo electrónico.
La empresa está en proceso de selección del aprendiz pero se ha demorado un poco
Entrevista mas de los 10 días por esta razón solicita plazo al SENA.
Final Aprendiz Cuando el aprendiz termina el 100% de su formación
Cuando el aprendiz tiene un contrato de aprendizaje registrado en el SGVA pero su
Final Contrato estado es terminado.
112
Es importante tener en cuenta que Relaciones Corporativas solo debe responder por la
información de Contrato de Aprendizaje y que en ningún caso somos los responsables de las
otras modalidades de practica y por tal razón tampoco somos los responsables de dar
lineamientos, directrices, e instrucciones a los aprendices sobre las otras modalidades esto lo
debe hacer la Coordinación de Formacion Profesional del respectivo Centro.
Sin embargo en caso de tener que hacer una presentación oficial de las modalidades y de los
cambios del reglamente de aprendices se pueden dirigir a los anexos de los manuales y allí
encontrarán la presentación.
Presentación N° 5 Etapa productiva Aprendices
http://www.youtube.com/watch?v=5ZaXMbpJsGY&feature=youtu.be
113
voluntarios son solamente SENA y sobre ellos no procede la figura de cesión de etapa
práctica.
Las empresas que quieran patrocinar aprendices de forma voluntaria tendrán los
siguientes rangos para la contratación y deben cumplir los siguientes requisitos acorde al
Decreto 1779 de 2009.
Aplica a cualquier empresa que está aportando al SENA y que tenga uno o más empleados
en su planta de personal.
Es importante precisar que las empresas que tienen obligación de tener aprendices según
acto administrativo deben continuar con el cumplimiento de la cuota asignada y estos
aprendices solamente serán opcionales y por lo tanto voluntarios.
114
Servicio a Empresas - Contrato de Aprendizaje; Link empresas, y luego dar clic en Soy una
empresa Nueva, allí registre los datos de su empresa guarde dicha información y el SENA en
dos días hábiles les dará el ingreso al aplicativo.
Las especialidades en las que se van a contratar a los aprendices voluntarios los define la
empresa de acuerdo al espacio real de práctica que tenga en la misma, además a la empresa
puede distribuir sus aprendices voluntarios a Nivel Nacional no solamente en el domicilio
principal de la empresa.
Las empresas que requieren aprendices de forma voluntaria y necesitan asesoría deben
dirigirse al SENA Regional al que corresponda el domicilio principal de su empresa,
acercándose a la oficina de atención al ciudadano y/o buscar a las personas encargadas de
Relaciones Corporativas e Internacionales, quienes le asesorarán y brindarán toda la atención
pertinente.
115
trabajadores contratados como aprendices, adicionales a los previstos legalmente, en
programas de formación profesional previamente aprobados por el Servicio Nacional de
Aprendizaje “SENA”.
El contrato de aprendizaje puede ser celebrado por personas mayores de 14 años, según
lo establecido en el Art. 3º del Decreto 933 de 2003.
116
¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA CUANDO EL CONTRATO DE APRENDIZAJE SE TERMINA?
¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA CUANDO DEBE CUMPLIR CON LA CUOTA DE APRENDICES
PERO NO QUIERO CONTRATAR APRENDICES; QUE ES LA MONETIZACIÓN?
Es una opción que la Ley otorga al empresario, para cumplir con la cuota regulada de
aprendices y que en ningún momento es una sanción.
El empresario podrá optar por la monetización parcial o total en los términos del
presente acuerdo.
En caso de no ser cancelada durante los días hábiles la empresa obligada deberá
liquidar los intereses respectivos tomando como tasa de interés la máxima legal
117
certificada por la Superintendencia Financiera, estos intereses deberán liquidarse hasta
el día en que se realice el pago correspondiente.
En ningún caso el valor a monetizar por aprendiz podrá superar 1 SMLMV de acuerdo al
resultado de la formula estipulada.
Los pagos se deben efectuar por la página de internet www.sena.edu.co, link Servicio
118
al Ciudadano - pagos en Línea.
El empleador obligado a cumplir con la cuota regulada de aprendices, debe decidir con
un (1) mes de antelación a la terminación de la relación de aprendizaje si opta por la
monetización de la cuota o por el reemplazo del aprendiz; en caso de optar por el
remplazo del aprendiz, el empleador obligado deberá iniciar las gestiones necesarias
desde ese momento.
119
b) Como 5 salarios mínimos equivalen a $2.307.500 y el ejemplo 3 excede ese valor, la
monetización debe ser de $2.307.500.
Dónde:
En este último caso, sólo cancelará hasta 1 SMLV por cada aprendiz, es decir el valor de
$923.000.
120
92 Es el Número de trabajadores de la Resolución.
5% Es Variable fija por formula de acuerdo a la norma
$461.500 Es el SMLV para el año 2.008
5 Es el número de aprendices regulados a la empresa por el
SENA según la resolución.
30 Días Calendario del Mes. Variable fija
2 Es el número de aprendices que se monetizan parcialmente por
días.
10 Es el número de días que se van a monetizar por cada aprendiz.
121
Los fiscalizadores por su parte, deben diligenciar en el informe mensual de fiscalización, el
valor de las liquidaciones y los pagos obtenidos por concepto de imposición de multas de
contrato de aprendizaje.
122
Adicionalmente se considera que hay incumplimiento cuando:
El incumplimiento y/o imprecisión en la información reportada al SENA en relación
con el número de trabajadores vinculados a la empresa.
El incumplimiento a la contratación del número mínimo obligatorio de aprendices
o el pago de la monetización cuando el empleador opte por esta opción.
Cuando no le permitan al aprendiz realizar las prácticas en la actividad objeto de la
relación de aprendizaje.
El no pago del valor del apoyo de sostenimiento.
La mora en el pago del valor del apoyo de sostenimiento.
El no pago oportuno a los aportes a la seguridad social y riesgos profesionales del
aprendiz
En este orden de ideas, con el propósito de garantizar el debido proceso y el derecho de defensa
de los empleadores y en concordancia con el nuevo código de procedimiento administrativo de y
de lo contencioso, se remite al empresario un estado de cuenta sobre el cumplimiento de la cuota
de aprendizaje, con el fin de dar oportunidad a los interesados de expresar su conformidad
anexando los documentos pertinentes en un término establecido. En tal sentido, esta
comunicación es un acto de trámite de conformidad con el Código del debido proceso
administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Con la información remitida por el empleador se efectúa la revisión del estado de cuenta y se
determina el cumplimiento o incumplimiento por parte de la empresa de la cuota de aprendices,
el cual es comunicado a la misma.
Si el empleador decide cancelar este monto quedaría a la fecha del pago, a paz y salvo por este
concepto. En caso contrario, el Director Regional del SENA expide la respectiva resolución por la
cual se impone la sanción correspondiente, la cual se notifica personalmente o en su defecto por
123
aviso y contra ella procede únicamente el recurso de reposición, en razón a que el acto
administrativo se profiere en virtud de una delegación del Director General.
124
Número de días obligados a contratar: Se toma el total de la cuota y se multiplica por 30 y
así nos da el número de días que el empresario debe cumplir por mes como cuota de
aprendices.
Fecha del contrato. Fecha de inicio y fin del contrato para tener en cuenta la vigencia del
contrato.
Número de días contratados. Se toma cada contrato y se le cuenta el número de días de
vigencia del contrato, teniendo en cuenta su fecha de inicio, fin y novedades durante el
periodo al cual se le va a calcular el cumplimiento, a cada contrato se le deben sumar 30 días
más, (Aplicación del acuerdo 11 de Noviembre de 2008) y luego se suman los días obtenidos
por cada contrato dando como resultado el número de días que cumplió, para este cálculo es
necesario tener en cuenta los contratos ya vencidos y que tuvieron días vigentes en el
periodo según la fecha del contrato.
Valor total de la monetización por periodo. Se toma el total del número de empleados para
ese periodo y por el cual se regulo la cuota de aprendices, se multiplica por el 5%, y el
resultado se multiplica por el salario mínimo legal vigente de esa vigencia.
Salario mínimo legal vigente diario. Tomar el salario mínimo legal mensual y dividirlo en 30.
Este valor se encuentra en la tabla salarios mínimos.
Fecha información. Es la fecha en la cual la empresa envió el oficio con la información para la
regulación al SENA.
125
¿SE PUEDE CONDONAR O COMPENSAR UNA DEUDA DE
CONTRATO DE APRENDIZAJE?
Es preciso aclarar que no es posible condonar una deuda toda vez que ninguna entidad
pública, ni la Contraloría General de la República, como Órgano de Control, poseen la
facultad para condonar y/o compensar una deuda por pequeña que ésta sea.
De lo anterior se concluye:
126
Se debe garantizar el debido proceso y derecho de defensa a las empresas a multar
teniendo estas la oportunidad de controvertir el producto de fiscalización que ha
realizado la regional.
Una vez se tenga certeza de la cuantía de la multa a imponer se deberá expedir el
acto administrativo con el fin de que se agote la vía gubernativa y así de esta
manera propender por el debido proceso y derecho de defensa del administrado; y
una vez en firme el acto administrativo proceder a ejecutarlo.
No existe la posibilidad de que la empresa pueda contratar aprendices adicionales
para cambiarles por el valor monetario de la sanción de incumplimiento.
Con fundamento en los antecedentes expuestos, para efectos del trámite de la ejecución
de las obligaciones originadas en la imposición de multas por el incumplimiento legal de
contratar aprendices del SENA, se deberán tener en cuenta los siguientes parámetros:
Cobro persuasivo
El cobro persuasivo se adelanta como etapa previa al
cobro coactivo, procurando obtener el pago inmediato y
voluntario de los créditos a favor de la entidad, sin iniciar
procedimientos de ningún orden, pues mediante
comunicaciones directas del SENA, a través de su
ejecutor, hace llamados al deudor para que cancele el
valor de la multa.
127
verificación del mismo, y una vez vencido, se procede a desanotar y a archivar el
expediente.
Los créditos por concepto de imposición de multas por incumplimiento del contrato de
aprendizaje, son también objeto del cobro persuasivo, teniendo en cuenta dos (2)
situaciones que se pueden dar:
Que el deudor del SENA, sea una entidad pública, en este caso, el cobro deben adelantarlo
directamente los Directores Regionales en su calidad de “funcionarios ejecutores” de la
Jurisdicción coactiva.
Que el deudor del SENA sea una persona de carácter privado, en este caso, bien puede
adelantarse a través de los “funcionarios ejecutores”, recae sobre la dependencia de
Promoción y Relaciones Corporativas de la respectiva regional; o también a través de los
operadores de la Jurisdicción Coactiva.
Fracasada la etapa de cobro persuasivo, para lo cual se cuenta con el término de un (01)
mes, sin lograr la cancelación de la obligación o la celebración de un acuerdo de pago, el
crédito pasará al cobro por la vía de la Jurisdicción Laboral Ordinaria – mediante el
proceso ejecutivo laboral, como se ha fijado inicialmente.
128
A continuación detallamos los pasos a seguir:
1. Abra el archivo en Excel que han enviado desde la Dirección General y guárdelo en sus
archivos de seguimiento con el Nombre de la Empresa. Si es el caso cree una carpeta por
empresa para que genere una mayor organización.
2. Diríjase al Aplicativo SGVA y tome los siguientes pantallazos
Regionales, Resolución, Expedir Resolución
Digite allí el numero de Nit de la empresa.
Una vez el sistema le genere la información vaya a la parte final de la pantalla y de clic en el
link consultar regulaciones.
3. Una vez tenga esta información, valide contra la hoja de vida física que debe existir en
cada regional si los datos ingresados a esta empresa corresponden a la realidad, en caso de
encontrar diferencias en las fechas de constancia de ejecutoria debe hacer las modificaciones
respectivas por el link Regionales, Seguimiento Regulaciones, Modificar fechas. Este parte del
proceso debe estar a cargo del técnico de contrato o de los responsables de la regulación de
cuota de aprendices.
129
únicamente para resoluciones que se deban borrar del sistema para ingresarlas de manera
correcta.
4. Una vez tenga la información del pantallazo diríjase a la hoja de Excel y copie este
pantallazo en la hoja que se llama Resoluciones. Recuerde que al pasarla al Excel no la puede
pasar como un pantallazo si no que debe copiar los datos.
5. Ordene esta hoja por fecha de expedición de la resolución dejando de la más antigua a la
mas reciente, en este caso ya las fechas de ejecutoria deben estar ajustadas a la realidad de
la hoja de vida.
130
Si una empresa solo tiene cuota regulada a partir del año 2010 quiere decir que el periodo
que podrá revisar corresponde a 2010 2011 y 2012 y no podrá hacer ningún cobro por el año
2009.
Si una empresa tiene una resolución de años anteriores al año 2.009 y tuvo cambios de
planta de personal se tendrán que tomar las resoluciones que sean objeto de revisión así
sean dos para la misma vigencia; lo anterior es que la empresa pudo tener resolución para el
primer semestre del 2009 y otra resolución para la vigencia de 2009 segundo semestre.
Para el ejemplo que estamos revisando y si fuera la primera vez que vamos a revisar el
estado de cumplimiento de esta empresa las resoluciones que se expidieron con anterioridad
al 2009 no serán tenidas en cuenta para el cumplimiento de la cuota regulada. Sin embargo
se debe tener gran atención ya que la resolución puede ser de vigencia de un año pero para
cumplimiento de la siguiente vigencia.
Vamos a verlo con el ejemplo
131
La resolución 3671 tiene fecha de ejecutoria en el año 2.008 y la siguiente resolución que es
la 428 que tiene ejecutoria en el mes de marzo de 2.009, el periodo que estoy revisando en
este momento corresponde a febrero de 2009 y febrero de 2.012 (Fecha en la que estoy
realizando el estado de cuenta), quiere decir que la empresa para los meses de Enero,
Febrero y Marzo antes de que entre en vigencia la siguiente resolución tendrá que cumplir
con la resolución 3671 y una vez la 428 este en firme entrará a cumplir con esta nueva cuota.
7. Una vez he realizado el ejercicio de verificar que resoluciones debo tener en cuenta y
cuales no procedo a copiar esta información en la hoja de datos. Recuerde solo debe
diligenciar lo que esta en amarillo
Pasare entonces allí, los datos que corresponden a:
Resoluciones
Fechas de expedición de resolución.
Fechas de ejecutoria
Cuotas reguladas
En el campo Fecha, colocaré la fecha calendario que se refiere al día que estoy haciendo este
procedimiento para nuestro ejemplo 21/02/2012. En este momento ya me encuentro en la
hoja llamada Datos
132
Fecha en la que fue programada la visita fiscalizadora
Valor inicial del estado de cuenta presuntivo
Fecha en que se realiza segundo ajuste a estado de cuenta
Valor recuperado por el fiscalizador
Empresa entregada a vía gubernativa (Si/No) Se emite informe de cumplimiento la
empresa se encuentra al día (SI/NO)
La empresa cancela el estado de cuenta con la liquidación. (SI/NO)
Fecha de la cancelación
Valor cancelado
Fecha de Entrega del proceso a los abogados para iniciar proceso sancionatorio.
En el campo compañía tendrá que estar la razón social de la Empresa, para el ejemplo
Servindustriales & Mercadeo S.A.S.
Luego diligenciaremos los datos de Nit, Dirección y Teléfono, datos que podremos traer del
aplicativo SGVA
Por último diligenciaremos el periodo a liquidar que nunca podrá superar los tres años, para
nuestro caso 21/02/2009 a 21/02/2012.
En esta hoja de trabajo también tendré que diligenciar la información que corresponde a
Número de comunicación, NIS, Fecha de comunicación, Solicitud de la empresa, caja de
compensación y correo electrónico.
La anterior información se diligencia cuando el estado de cuenta es la respuesta a una solitud
de la empresa que ha sido previamente radicada en la Regional
133
Tendremos entonces diligenciada nuestra segunda hoja para realizar el estado de cuenta.
Llamada Datos.
Nota: Por operatividad la Regional podrá manejar fechas de meses completos ejemplo del
01/02/2009 a 30/01/2012
134
9. Una vez estoy en esta hoja de trabajo lo que debo hacer es parametrizar los tiempos de
cumplimiento de cada una de las resoluciones y para este ejercicio tendré que prestar
gran atención a las fechas de ejecutoria de cada resolución.
Hago el mismo ejercicio con la segunda resolución la 428 con fecha de ejecutoria
09/03/2009 si tenemos en cuenta que la empresa tiene 20 días hábiles (30 días calendario)
135
para cumplir con la nueva cuota regulada una vez es notificada del acto administrativo quiere
decir que la fecha inicial será 09/04/2009 pasados los 30 días calendario, y la fecha final de
este cumplimiento será un día antes de la ejecutoria de la siguiente resolución es decir de la
Resolución 802 donde la ejecutoria es 23/03/2010 un día antes quiere decir 22/03/2010
Repita el mismo procedimiento para la siguiente resolución la 802 con fecha de ejecutoria
23/03/2010 si tenemos en cuenta que la empresa tiene 20 días hábiles (30 días calendario)
para cumplir con la nueva cuota regulada una vez es notificada del acto administrativo quiere
decir que la fecha inicial será 23/04/2010 pasados los 30 días calendario, y la fecha final de
este cumplimiento será un día antes de la ejecutoria de la siguiente resolución es decir de la
Resolución 4454 donde la ejecutoria es 01/11/2011 un día antes quiere decir 30/10/2011
(Meses de 30 días)
Finalmente hago el mismo procedimiento cuantas veces sea necesario y de acuerdo a las
resoluciones que tenga la empresa; para la siguiente resolución la 4454 con fecha de
ejecutoria 01/11/2011 si tenemos en cuenta que la empresa tiene 20 días hábiles (30 días
calendario) para cumplir con la nueva cuota regulada una vez es notificada del acto
administrativo quiere decir que la fecha inicial será 01/12/2011 pasados los 30 días
calendario y la fecha final de este cumplimiento y teniendo en cuenta que ya no hay mas
resoluciones será hasta el día en que estoy liquidando el estado de cuenta es decir
21/02/2012.
136
De esta forma tendré listo y parametrizado mis periodos de cumplimiento para la empresa.
10. Ahora debe reflejar el cumplimiento de la cuota regulada y como primer referente
debe tener en cuenta los contratos de aprendizaje que se han firmado, para obtener esta
relación debo sacar el reporte del aplicativo SGVA, para este reporte debo ir a Regionales/
Seguimiento regulaciones/ Registro de Contratos. Diligencio el Nit de la empresa y me voy al
link consultar contratos, allí obtendré la siguiente vista:
Debo seleccionar esta hoja (Control E) dar la opción copiar y luego pegar en el Excel en la
hoja llamada Contratos. Esta será la fotografía de la empresa y allí dejaré este resumen sin
hacer ningún tipo de modificación.
137
Una vez la pegue en Excel, debo pasar los datos que necesite a la hoja aprendices, estos
datos son:
Documento
Apellidos
Nombres
Fecha inicio
Fecha fin
Discapacidad
Esta hoja de trabajo Aprendices la debo organizar por Fecha Fin y obtendré una vista como
esta:
El responsable de liquidar el estado de cuenta presuntivo tendrá que revisar que en los
contratos registrados no existan inconsistencias como:
a. Contratos registrados sin nombres (Organizar la base de datos por Nombres y validar si hay
campos vacíos)
b. Contratos registrados sin apellidos (Organizar la base de datos por Apellidos y validar si hay
campos vacíos)
c. Contratos repetidos con el mismo nombre y diferente documento de identificación.
(Organizar por nombre y utilizar la función de igual con el nombre)
138
d. Contratos repetidos con el mismo nombre, mismo documento y diferentes fechas. (Organizar
por documento y utilizar la función de igual con el documento)
e. Contratos repetidos con el mismo documento, diferente nombre (Organizar por documento
y utilizar la función de igual con el documento)
f. Contratos que duren menos de 30 días (Abrir una columna y a la fecha inicial restarle la fecha
final y dejarla en formato de numero, filtrar por esta columna y verificar si hay contratos con
menos de 30 días.
Nota: Si se encuentran inconsistencias de este tipo estos contratos deben ser eliminados de
la hoja de contratos y pasarla para la hoja de Validación como casos especiales, la empresa
tendrá que validar con soportes físicos para determinar si se pueden o no tener en cuenta
para la liquidación.
Al finalizar esta revisión el cuadro debe conservar el orden inicial es decir la organización
debe estar del contrato más antiguo al más reciente y eliminadas todas las columnas que he
abierto para realizar los cruces, debe quedar con la estructura inicial.
Nota: Debo por ultimo hacer un filtro por la columna discapacidad, en caso de existir
contratos con la opción SI, debo duplicarlos en esta matriz para que el contrato sea válido
para la empresa por una cuota adicional.
139
Es importante recordar que quien va a realizar la liquidación presuntiva y/o primera
liquidación es el técnico de contrato de aprendizaje, quien debe realizar una llamada cordial
a la empresa para explicarle el proceso que se inicio, solicitarle al empresario vía correo
electrónico con copia al fiscalizador encargado el detalle de los contratos que se deben
revisar y que el empresario debe tener los soportes necesarios para el día de la visita,
indicándole al empresario que con esta validación quedaran en firme todos los contratos que
están registrados en la plataforma y que si esta información esta lista el proceso será más
eficiente. El técnico informará al empresario que en los próximos días le llegará una
comunicación informándole el objeto de la visita los temas a tratar (Aportes, Contrato) y los
documentos que debe tener como soporte para la fiscalización que se va a adelantar.
Se anexa modelo de comunicación que se debe utilizar para enviar aviso a la empresa
sobre la visita de fiscalización, la regional la debe ajustar acorde a los conceptos a fiscalizar
en la visita.
140
Si la empresa tiene registrados entre 50 y 100 Contratos revisar cinco contratos
aleatoriamente preferiblemente de otra modalidad diferente al SENA
Si la empresa tiene registrados más de 100 contratos revisar tres contratos por cada 100
contratos registrados.
141
APRENDICES DEL SENA:
Correo electrónico confirmación de fechas por parte
del Líder de Contrato de aprendizaje, Contrato
Firmado, Primera EPS, Primera ARL, Ultima ARL con
retiro
Nota: Si la revisión aleatoria sale satisfactoria se
validan el 100% de los contratos.
Si los aprendices no cumplen con el 100% de los
requisitos los contratos no pueden ser válidos y se
debe solicitar a la Dirección General su eliminación, y proceder a una muestra aleatoria
más amplia.
12. Una vez organizados los contratos y realizados los cruces, debo aplicar el acuerdo 11 de
2008 al estado de cuenta (Aplicar 20 días hábiles, 30 días calendario a cada uno de los
contratos que la empresa ha ejecutado), debo entonces abrir una columna al lado derecho
de la fecha fin del contrato y a la primera fecha final que encuentre en el cuadro le sumare
30 días y bajare la fórmula para que la aplique a todos los contratos. (En este momento
continuo en la hoja aprendices).
Nota: Como el estado de cuenta solo lo puedo calcular por los últimos tres años, no importa
que yo coloque la formula a todos los contratos así sean de años anteriores; (Agilizar el
proceso para no tener que mirar que contratos aplican y cuáles no) la hoja de cálculo esta
parametrizada para que solamente me tome los contratos que crucen con las fechas del
estado de cuenta que estoy verificando, fechas que ya he parametrizado. Esto quiere decir
que en ningún caso la hoja de cálculo compensará o tendrá en cuenta contratos que no estén
acordes a las fechas del estado de cuenta.
142
13. La fecha final que me ha calculado la hoja de Excel, (Acuerdo 11) la debo copiar de la primera
fila hasta la última y llevarla a la hoja de liquidación pegarla como valores en el espacio
llamado Total Días cumplidos (En el espacio de fecha final).
14. La fecha inicial la traeré de igual forma de la hoja de aprendices, copiare la información de la
primera fila hasta la última de la columna Inicio y la pegaré igual como valores.
143
15. En la columna que tengo pendiente por diligencia de Apellidos y Nombres puedo traer o
los documentos de identificación de los aprendices y/o realizar una fórmula de concatenar
en la hoja aprendices, unir apellidos a nombres y pasar el resultado de la formula.
Estos documentos de identificación y/o nombres me servirán de referencia en caso de que la
empresa una vez se entregue la primera liquidación por parte del fiscalizador, deba ingresar
nuevos contratos, allí encontrare la relación de que contratos le tuve en cuenta y cuáles son
los nuevos contratos que va a incluir en caso de tener que ajustar el estado de cuenta.
También tendré que pegar los documentos y/o el resultado de la formula como valores.
16. En la columna de días debe verificar que ninguna aparezca en amarillo, si las hay
tendré que también solicitar soportes de esos contratos, son contratos que duraron más de
144
dos años, teniendo en cuenta la ley 789 de 2002 ningún contrato podrá superar este tiempo.
En caso de encontrarlos la única posibilidad de que un contrato supere este tiempo debe ser
una incapacidad, licencia de maternidad, fuerza mayor o caso fortuito y/o vacaciones
colectivas del empleador en etapa productiva; esto quiere decir que la empresa debió
suspender el contrato y por esta razón excedió el tiempo máximo del contrato de
aprendizaje.
Ejemplo: Para poder visualizar la alerta en nuestro ejemplo vamos a cambiar manualmente la
fecha del primer contrato por dos años más.
El mismo sistema me coloca de color amarillo el número total de días, generándome la alerta
visual para revisar detalladamente este contrato, una vez se verifique la información
determinaré si debo dejar el contrato con las fechas registradas por la empresa o si se debe
ajustar.
Nota: Cuando la matriz me deja los contratos en color amarillo es porque hay alguna
irregularidad que supera los dos años, que duran muy poco tiempo y/o que están dentro de
un periodo que no esta incluido en los tres años de la fiscalización.
Es importante también tener en cuenta que una vez termine de incluir todos los contratos
objeto de la fiscalización debo eliminar las filas de los contratos que no he utilizado lo
anterior para no hacer tan pesado el archivo al momento de enviarlo a los empresarios, en
este caso como son filas que ya no se van a utilizar no es procedente dejarlas dentro del
archivo revisado.
145
17. Una vez he terminado estos pasos, debo abrir la hoja llamada anexo, allí
automáticamente el sistema me mostrará un resumen del estado de cuenta vigencia a
vigencia, y en cada vigencia el cumplimiento mensual, con el fin de informar a la empresa en
que años se encuentra el incumplimiento en caso de que lo arroje y en qué meses específicos
de cada vigencia se encuentran los incumplimientos.
Una vez estoy en este paso, es de total importancia antes de entregar cualquier valor, revisar
los pagos de monetización efectuados por la empresa, para realizar esta revisión debo tener
en mi equipo instalado el aplicativo Zorrito (Aportes en Línea) y deberé realizar el siguiente
procedimiento.
a. Ingresar al aplicativo
b. Habilitar la opción Archivo, Estado de pagos. Opción individual
c. Darle la opción kardex, Archivo, allí nos creará un archivo plano en Excel.
d. Busco en C:/Aportes/Temporal/Estado_Kardexs_:::::::
e. Abro este archivo y lo llevo a la hoja llamada Monetización y la organizo por Concepto, tomo
del archivo todo lo que tenga la letra M, dejo solamente esta información en el archivo,
luego de tener únicamente los pagos por monetización lo organizo por Periodo y hago una
sumatoria año por año.
146
f. El valor o resultado del año lo paso a la hoja Estado de cuenta en el campo monetización, al
año que corresponda
g. De esta forma si la empresa tiene algún saldo a favor del SENA, este se reducirá cuando se
ingresen los pagos por monetización.
Nota: Esta liquidación aplica para aquellas empresa que han monetizado solo para dar
cumplimiento a la resolución pero que en ningún momento han informado al SENA por
escrito que optan por la monetización en cumplimiento del Decreto 933, para las empresas
que si han radicado comunicación en el SENA, después de este resumen daremos a conocer
los pasos se deben incluir para dicha liquidación.
18. Una vez he registrado esta información podre revisar en el anexo el valor final que la
empresa tiene a favor del SENA que debe coincidir con la información de la hoja Anexo
147
Estado de cuenta
19. En la hoja de Estado de cuenta, tendré que revisar que la hoja esta parametrizada con
la Regional que corresponda, verificar que los datos de la empresa estén bien registrados y
los datos además del fiscalizador y/o responsable del estado de cuenta también estén
acordes a la realidad de la regional y de la persona que está adelantando el proceso.
20. Si los datos están bien registrados y he parametrizado bien los datos básicos de la
empresa y los del SENA el estado de cuenta y el informe de visita también saldrá de forma
automática.
148
21. Hasta este paso el técnico de contrato debe avanzar para entregar este primer
presuntivo al fiscalizador a través de medio magnético (Correo Electrónico).
22. Con esta información el fiscalizador revisará dicha liquidación presuntiva y organizará la
visita a la empresa a través de comunicación telefónica con la misma y concretando la fecha
en que estará visitando la empresa y recordándole los soportes que debe tener listos quien
149
vaya a atender la visita de fiscalización. Previa comunicación que ya ha enviado anunciando
la fiscalización.
23. Una vez he terminado este proceso del estado de cuenta, el fiscalizador debe imprimir
el estado de cuenta, el anexo y el informe de visita; si la empresa está de acuerdo con el
estado de cuenta deberá firmarlo, es importante que la firma sea la del representante legal
y/o del autorizado por este, operativamente este autorizado debe ser o Revisor Fiscal,
abogado, gerente de recursos humanos, o responsable del proceso. Este estado de cuenta se
firmará entonces al momento de la visita de fiscalización. En caso de que la empresa no
atienda la visita de fiscalización, se debe dejar evidencia de la visita y se programará que la
empresa asista al SENA con los soportes necesarios.
24. Cuando la empresa acuda a la nueva cita al SENA y tenga ajustado el aplicativo SGVA
debo entonces, nuevamente liquidar el estado de cuenta ajustándolo (Para lo cual debo
desarrollar el mismo proceso ya descrito), si la empresa no asiste continuo con el proceso.
150
a. La hoja llamada contratos le pondré Contratos 1 y la fecha en que revise por primera vez el
estado de cuenta.
b. Traeré los contratos de la plataforma SGVA y los copiare en una nueva hoja que se llamará
Contratos 2 y tendrá la nueva fecha.
c. Realizar nuevamente el proceso que realice inicialmente para verificar los contratos, solo que
ahora lo hare con los contratos que me suministre la plataforma la cual ya debe estar
actualizada.
d. Con el ánimo de no realizar cruces para verificar que se había tenido en cuenta y que no,
debemos repetir nuevamente el proceso desde el paso de los contratos de aprendizaje la
parametrizacion inicial del estado de cuenta estará correcta y podre utilizar la misma.
La Regional debe enviar comunicación por escrito y si lo requiere vía correo electrónico
informando el estado de cuenta oficial que conoce la empresa si ha asistido a las visitas o del
resultado del SENA si no se logro contacto con la empresa.
Cumplimiento: Debo remitir esta comunicación en caso de que el estudio y la liquidación den
0 Cero, quiere decir que la empresa se encuentra en total cumplimiento del contrato de
aprendizaje.
151
Incumplimiento: Debo diligenciar la información allí requerida en relación a los resultados
del estado de cuenta y tomar para cada caso los párrafos que correspondan a la realidad de
la empresa
Para expedir esta comunicación debo haber realizado todo el proceso antes descrito, en
este momento estaremos enviando a la empresa la comunicación oficial sobre el estado de
cuenta y estaremos informando el inicio del proceso sancionatorio y posterior la
expedición del acto administrativo de multa.
25. Después de este procedimiento se deberá iniciar el proceso de agotamiento del debido
proceso (Sancionatorio) que se refiere a dejar el estado de cuenta en firme, no debo olvidar
que nuevamente el estado de cuenta y el informe de visita deberán estar firmados por el
representante legal y/o por la persona que autorice para el trámite.
26. El procedimiento a seguir para que la empresa cancele o se inicie el debido proceso
sancionatorio y/o la expedición de la multa por incumplimiento una vez agotado el proceso
sancionatorio que se explica en los flujogramas de proceso agotamiento vía gubernativa.
152
4. La hoja llamada Aprendices se diligencia igual
5. La hoja llamada Monetización se diligencia igual
6. La hoja llamada Liquidación se diligencia igual
7. Una vez tenga el proceso de los contratos que le debo tener en cuenta, debo revisar la
monetización, utilizo la hoja llamada Detalle Monetización así:
153
En la columna (P) el sistema me trae automáticamente el valor total a cancelar o a
favor de la empresa
Debo hacer este procedimiento mes a mes.
El resultado final del ejercicio por vigencia, pasará automáticamente a la hoja de
estado de cuenta.
Nota: La condonación de intereses de hasta el 80% que habla la nueva reforma tributaria
no aplica para estados de cuenta de contrato de aprendizaje, lo anterior teniendo en
cuenta que la monetización no es una tasa, ni un impuesto y tampoco se constituye como
una contribución.
Anexo Ejercicio práctico en matriz de Excel (Ver Carpeta Anexos C.A.)
154
inscrito en la respectiva Cámara de Comercio y registrado ante la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales-DIAN,
2. Validar con el detalle de la liquidación, cuáles
empresas del grupo empresarial se encuentran en
total cumplimiento con el SENA por concepto de
contrato de aprendizaje y determinar si estas
empresas tienen días cumplidos adicionales a los
días asignados.
3. En caso de establecer que existen empresas dentro del grupo empresarial que tienen
días adicionales al cumplimiento y que estos días coinciden con los periodos de
incumplimiento de las otras empresas del mismo grupo empresarial, en cuanto a mes y
año de la vigencia podrán ser trasladados y tenidos en cuenta de forma manual sin afectar
la plataforma SGVA, con el fin de disminuir los saldos a favor del SENA del grupo
empresarial.
4. El respectivo fiscalizador del grupo empresarial asignado previamente por la Regional
realizará un anexo independiente donde se evidencien los cruces de cumplimiento
realizados donde se pueda identificar claramente el NIT, la razón social, el año y los meses
que se están cruzando entre las empresas. Dicho anexo debe contar con la firma del
Coordinador de Relaciones Corporativas e Internacionales y será el soporte en las hojas de
vida de las empresas que sean allí relacionadas.
5. En caso de existir días adicionales en alguna de las empresas, se deberá ajustar los
nuevos estados de cuenta del grupo empresarial.
6. Es necesario comunicar a la empresa junto con la liquidación del estado de cuenta y el
anexo de que trata el numeral 4, el cruce de cumplimientos que se realizó para dar una
oportuna atención al grupo empresarial.
155
RECOMENDACIONES A TENER EN CUENTA PARA LA LIQUIDACION DE UN ESTADO DE
CUENTA POR CONCEPTO DE APRENDICES
b) Las empresas a quienes se les elabore estado de cuenta por presunto incumplimiento acorde
a la información que se envía desde la Digeneral se podrá citar a la empresa para explicarle el
proceso que se inicia con el primer estado de cuenta liquidado y/o enviarlo vía correo
electrónico y confirmar el recibido del mismo. Además se deberá dar la orientación
telefónica para explicarle al empresario como debe proceder, en caso de necesitar asesoría
y/o capacitación sobre el uso del aplicativo SGVA la regional deberá proporcionar
información de fechas de acuerdo al cronograma que ya se ha establecido de capacitaciones
personales y los talleres que deben orientar en cada regional.
c) Recuerde que debe realizar la revisión de la hoja de vida física, verificar que está agotado el
debido proceso y por cada empresa tener un archivo electrónico donde se soporte todo el
proceso que ha realizado y las revisiones que ha efectuada para cada una de las empresas.
156
d) A todas las empresas se les debe agotar el debido proceso sancionatorio y una vez se emita
el acto administrativo de sanción a la empresa garantizando la citación, notificación, recurso
de reposición y constancia de ejecutoria del acto administrativo.
g) Una vez en firme el acto administrativo se debe enviar a Cartera para el debido seguimiento
a los pagos
i) Todo el análisis resumido del proceso, los diferentes estados de cuenta y la resolución de
multa al empresario deben reposar en el expediente de la empresa. Los detalles de listado de
contratos y procedimiento que se realizo debe estar guardado en un medio magnético.
j) Se reitera que los contratos de otras instituciones que no cumplan con el 100% de los
requisitos establecidos en la Ley 789 de 2002 y el Decreto Reglamentario 933 de 2.003 no se
podrán tener en cuenta para cumplimiento de la cuota de aprendizaje y se debe proceder a
una reliquidación del estado de cuenta (la responsabilidad de revisar los requisitos y de
157
garantizar que dichos aprendices son susceptibles de contrato de aprendizaje al momento de
firmar el contrato debe ser siempre validada por la empresa y no por el SENA).
m. Por ningún motivo los contratos de aprendizaje son prorrogables, aquellos que utilicen esta
figuran, estos contratos no podrán tenerse en cuenta para el cumplimiento de contrato de
aprendizaje.
n. Para la liquidación de cualquier estado de cuenta de cumplimiento al contrato de
aprendizaje, si se evidencia que la empresa utiliza la modalidad de la monetización y
contrata aprendices, siempre se debe descontar como primer factor el valor cancelado por
monetización, luego aplicar los contratos vigentes que la empresa ejecute para ese mes y
en caso de existir saldo a favor del SENA se aplica el Acuerdo 11 de 2008. Si la empresa
tiene contratos adicionales a su cuota regulada después del ejercicio anterior se
determinan como contratos voluntarios y para ese mes la empresa estará en total
cumplimiento de la cuota regulada.
158
o. No está contemplada en la normatividad vigente y presupuestalmente el Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA no tiene un rubro destinado para la devolución de la monetización,
Si la empresa informo por escrito al SENA que optaba por monetización total: Si hay saldo a
favor le debo compensar con monetización a futuro.
Si la empresa informo por escrito al SENA que optaba por monetización parcial: Si hay saldo
a favor, se tomaran como contratos voluntarios.
Si la empresa no informo por escrito al SENA que optaba por monetización parcial: Si hay
saldo a favor, se tomaran como contratos voluntarios sea total o parcial su monetización.
159
Ingresar a la página Web del SENA http://www.sena.edu.co
Ingresa con el usuario (cedula o nit) y la contraseña que usted le haya asignado
Selecciona la forma de pago
BANCAFE
BANCO AV VILLAS
BANCO CAJA SOCIAL BCSC
BANCO COLPATRIA
BANCO DAVIVIENDA
BANCO DE BOGOTA
BANCO DE OCCIDENTE
BANCO GNB SUDAMERIS
BANCO POPULAR
BANCO SANTANDER
BANCOLOMBIA
BBVA COLOMBIA S.A.
CITIBANK
COLMENA BCSC
COOMEVA COOPERTATIVA FINANCIERA
HELM BANK S.A.
160
Despliegue la pestaña y Seleccione la categoría Contrato de Aprendizaje
Despliegue la pestaña y Seleccione el Servicio (Monetización - Liquidación
Fiscalización – Resolución Multa – Acuerdo de pago)
Regional: __________
Diligenciar información correspondiente
Realizar transferencia electrónica
BANCOLOMBIA
HELM BANK S.A.
161
de aprendizaje no tendrá en cuenta ningún tipo de gestión adelantada por la empresa
para el cumplimiento de la obligación establecida en la regulación de cuota de aprendices
y por ende aplicará las multas a que haya lugar.
Todo estado de cuenta es elevado a una resolución de multa y si pasados 15 días hábiles
de la correspondiente entrega del estado de cuenta el empresario no ha realizado el pago
total del incumplimiento, se iniciarán los trámites para iniciar el proceso sancionatorio y
luego la imposición de la multa.
Si el empresario realiza dicho pago durante los 15 días hábiles después de la notificación o
entrega del mismo, el SENA procederá a entregar de forma inmediata el informe de visita
y cumplimiento por concepto de cuota regulada para el periodo revisado, aclarando que
siempre será diferente el paz y salvo expedido por el SENA por concepto de aportes
parafiscales. Este informe lo debe gestionar y entregar el fiscalizador a cargo del estado de
cuenta.
Teniendo en cuenta que la Ley 789 de 2002 y el Decreto 933 de 2003, no prevén la
aplicación de la condonación y/o compensación para las multas de contrato de
aprendizaje, se colige que no es permitido por ningún motivo el uso o aprobación de esta
forma alternativa de pagar multas impuestas por incumplimiento de la cuota de
aprendizaje contratando un número mayor de aprendices.
A las multas por contrato de aprendizaje se les aplicarán los intereses moratorios desde el
momento en que se firme un acuerdo de pago o cuando pasados 15 máximo 30 días
hábiles la empresa no se manifieste de alguna manera ante el SENA para pagar dicha
162
multa.
El SENA tendrá un plazo de tres años para imponer sanciones respecto al cumplimiento de
la cuota de aprendices en concordancia con el artículo 38 del Código Contencioso
Administrativo, y lo hará acorde a la resolución vigente por la cual se fija la cuota de
aprendizaje a través de sus regionales haciendo uso de los mecanismos de cobro
presuntivo, persuasivo y coactivo.
163
Aquí se pretende suministrar información acerca de los procedimientos y controles
administrativos diseñados por el SENA para el adecuado seguimiento al cumplimiento de la
cuota regulada de las empresas que están obligadas a la contratación de aprendices.
Para tal efecto, se han establecido una serie de procedimientos encaminados a la obtención y
administración eficiente de las empresas a las que se debe dar prioridad buscando la
detección de posibles evasores, Elusores y morosos del cumplimiento de la cuota regulada,
que conllevará a la expedición de actos administrativos de cobro de la obligación, pasando
por la etapa de discusión y del proceso sancionatorio la cual se puede evidenciar en el
desarrollo de este proceso y/o en la interposición de recursos de reposición por parte de las
empresas.
El proceso de fiscalización para una empresa que tiene la obligación de contratar aprendices,
tendrá un plazo máximo de 2 meses entre el primer contacto que se realice con el
empresario de carácter presuntivo y de apoyo para el registro de los contratos de
aprendizaje hasta el agotamiento de la vía gubernativa del acto administrativo en caso de
existir multa, si se interpone recurso se adicionará un plazo de dos meses al plazo anterior,
estos dos meses son el término legal para resolver el recurso y este únicamente se
interrumpe mientras dura la práctica de pruebas, si es del caso.
Se denomina proceso de fiscalización a las acciones que adelante el SENA para lograr
detectar a aquellas empresas que eventualmente puedan estar inmersas en el no
cumplimiento de la cuota regulada tales como morosidad, elusión y/o evasión.
Empresa morosa: Es aquella empresa que regularmente cumple con la cuota de aprendizaje
asignada pero actualmente no está cumpliendo con la misma.
164
Empresa elusor: Es aquella empresa que no cumple con el 100% de la cuota asignada por el
SENA en relación al contrato de aprendizaje.
Facilidad de Pago y/o acuerdo de pago: Es el documento mediante el cual el SENA otorga a
las empresas obligadas al cumplimiento de la cuota regulada, una facilidad de pagar en un
término definido las sanciones impuestas junto con los intereses moratorios por concepto de
contrato de aprendizaje.
Fiscalización: Es la facultad de investigación con que cuenta el SENA para la verificación del
cumplimiento de la cuota regulada a las empresas obligadas.
Visita de fiscalización: Acción realizada por el servidor público con funciones de fiscalizador
sobre el cumplimiento de la cuota regulada que se realiza en el domicilio de la empresa.
Informe de Visita: En caso de la empresa cumplir con la cuota regulada de aprendices como
resultado del análisis a los últimos tres años, el fiscalizador debe expedir un informe de visita
donde se evidencie el cumplimiento de la cuota regulada y los periodos revisados.
165
Surtir el debido proceso: Es un mecanismo de garantiza el derecho de defensa en cuanto le
permite al interesado impugnar las decisiones administrativas a través de los recursos de ley.
Cobros: Para el contrato de aprendizaje se podrá dar el cobro persuasivo es aquel que se
logra como pago voluntario de las sanciones impuestas por concepto de contrato de
aprendizaje y se evita el cobro coactivo ya que este toma una figura jurisdiccional mediante
el cual las entidades públicas pueden perseguir directamente el pago forzado de las
obligaciones exigibles a su favor.
166
Para el desarrollo de la fiscalización se debe tener en cuenta el procedimiento evidenciado
en el flujograma de fiscalización, donde se tienen definidos los requerimientos de cobro
escritos que debe enviar la Regional en cabeza del Coordinador de Relaciones Corporativas a
las empresas que presenten incumplimiento en la cuota regulada de aprendices; en el
desarrollo de este proceso es importante tener en cuenta que antes del envió de cualquier
requerimiento y/o comunicación escrita a las empresas, el coordinador de la regional debe
garantizar que se ha realizado mínimo un contacto efectivo con la empresa telefónicamente
ofreciendo apoyo técnico por parte del SENA para registrar los contratos de aprendizaje que
no existan en la plataforma, este procedimiento nos garantiza que el estado de cuenta que se
va a expedir a la empresa regulada es acorde a la realidad de la empresa.
167
Regionales medianas: Deben garantizar mínimo una capacitación trimestral a los
empresarios.
168
Regionales grandes: Todas las semanas debe existir un taller en la Regional para asesorar y
solucionar problemas a las empresas.
Regionales Medianas: Cada quince días debe existir un taller en la Regional para asesorar y
solucionar problemas a las empresas.
Regionales Pequeñas: Cada mes debe existir un taller en la Regional para asesorar y
solucionar problemas a las empresas.
Se debe consolidar un registro manual y digital de las empresas que han participado de
capacitaciones, la lista de asistencia debe contener como mínimo
Razón Social
Nit
Teléfono
Correo
Dirección
Nombre de la Persona que toma la capacitación
Cargo.
169
¿A cuántos aprendices les daría la oportunidad de trabajar para su empresa? 1234
Las observaciones de la empresa fueron: POSITIVO / NEGATIVO.
170
MODELO DE ENCUESTA:
Página 171
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
de 1
DIRECCION GENERAL O REGIONAL ___
171
¿Por qué?
_______________________________________________________________________
___________
172
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_______________________________
¿COMO PUEDO INDUCIR A LOS EMPRESARIOS PARA QUE NO EXIJAN LIBRETA MILITAR A
LOS APRENDICES?
Es muy importante las capacitaciones regionales que implemente la regional para recordarle
a los empresarios que el Contrato de aprendizaje es un proceso especial de aprendizaje; que
no es un vinculo laboral y que es muy importante tener en cuenta que el SENA como ente
fiscalizador en caso de encontrar incumplimientos debe proceder a imponer multas lo cual
no es nuestro objetivo, estas capacitaciones ayudan a que el empresario maneje la casuística
del Contrato de aprendizaje y las personas de recursos humanos manejen los procesos de
selección de aprendices de forma particular y no general. Es decir que los representantes de
las Empresas a través de las capacitaciones se puedan dar cuenta que no es objetivo solicitar
la libreta militar para un contrato de aprendizaje.
173
académica como la práctica o productiva. Lo anterior con el fin de que la empresa
encuentre aspirantes disponibles en la plataforma Sistema Gestión Virtual de Aprendices
objeto de contrato de aprendizaje.
Si dentro del SGVA no encuentra opciones para el (los) perfil(es) que requiere, el
empleador obligado deberá optar por alguna de las modalidades señaladas en el Artículo
7 del presente acuerdo y/o por la monetización de que trata el artículo 11 y siguientes del
presente acuerdo.
Las empresas que celebren contratos de aprendizaje con Aprendices del SENA o con
aprendices de otras instituciones deben utilizar la minuta que se encuentra en la
plataforma Sistema Gestión Virtual de Aprendices en el link de Solicitar Procesar
Aprendices / Registro de Contratos / Adicionar contrato/ Minuta de Contrato de
Aprendizaje. Esta minuta contiene las clausulas necesarias objeto de un contrato de
174
aprendizaje así como las principales formalidades del contrato de aprendizaje
contemplados en el Decreto 933 de 2003, Articulo 2. No obstante de lo anterior, las
clausulas adicionales que pacte la empresa serán de su responsabilidad en la eventualidad
de que estas den lugar a una relación laboral.
PROCESO PARA HABILITAR A LAS EMPRESAS VOLUNTARIAS DEL DECRETO 1779 DE 2009
Teniendo en cuenta que el Decreto No 1779 de 18/05/2009 estableció que las empresas
obligadas y no obligadas al cumplimiento de la cuota regulada podrán tener aprendices
voluntarios de acuerdo a los porcentajes establecidos en dicho decreto, y los cuales ya
fueron incluidos en este manual, a continuación presentamos el proceso que deben
adelantar las regionales en cabeza de los Coordinadores regionales para habilitar a las
empresas interesadas en la contratación de aprendices voluntarios que no están registradas
en el SGVA y el adecuado apoyo y seguimiento que se debe brindar a estas empresas para la
consecución de nuevos contratos de aprendizaje.
175
solicitar aprendices, pues para esto la regional deberá validar que la empresa cumple los
requisitos establecidos en el Decreto 1779 de 2009.
Adicionalmente el aplicativo esta parametrizado para que en este primer pantallazo, donde
la empresa se registra, la empresa también podrá visualizar el Decreto 1779 de 18/05/2009 si
así lo desea.
2. Es importante tener en cuenta en esta parte del registro de empresas; que si la empresa que
está obligada a tener aprendices, es decir tiene cuota regulada de aprendices y a la fecha no
ha interactuado en el aplicativo de SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES, y da link en
registrarse, el sistema al final de su registro le confirmara que la empresa ya existe, quiere
decir que esta empresa debe ingresar al aplicativo con su Nit y la clave es el mismo Nit, pues
ya existe en la base de datos y se valida como empresa con cuota regulada, quiere decir que
no debe ingresar por el menú de empresas voluntarias si no por el menú de empresas
obligadas.
4. Para este momento la empresa no ha sido habilitada para que ingrese al sistema a solicitar
aprendices. Se requiere una validación de datos de acuerdo a la información registrada sobre
el número de empleados de la empresa en PILA del último trimestre.
176
5. El sistema le presentará al empresario un mensaje donde le confirma que su empresa quedo
registrada en el Sistema y que en dos días hábiles será habilitada en el aplicativo.
177
tres meses por parte de Dirección General y a través de correo electrónico informará a las
regionales la fecha en que se realizó la actualización y los meses a los que corresponde.
/Las empresas que no puedan ser habilitadas deberán ser contactadas por el Coordinador de
Relaciones Corporativas e Internacionales a través de (Correo electrónico) para informarles
que por el momento no pueden ser beneficiarias del decreto, que debe esperar el
comportamiento del siguiente trimestre para quedar habilitados en el aplicativo y dejar a
esta empresa en estado “EMPRESA NO CUMPLE REQUISITOS”, con el fin de lograr identificar
en cualquier momento cuales empresas están habilitadas, cuales no han sido habilitadas y
cuáles no cumplieron requisitos de acuerdo a la información que entrega PLANILLA UNICA.
Para este proceso es importante aclarar que al momento de Cambiar el estado de la empresa
si el sistema no encuentra información de la empresa en los registros que se han cargado del
PILA, automáticamente el sistema actualizará a la empresa y la colocará como “No cumple
requisitos”, en caso de que la empresa me certifique o evidencie los pagos, la regional debe
proceder a registrar a la empresa por el modulo de empresas obligadas y dejará en estado de
cuota voluntaria para hacerla beneficiaria del Decreto. Este procedimiento para registrar la
empresa como voluntaria se explica en el manual del Aplicativo SGVA.
Si por el contrario la empresa existe en los registros del PILA pero cuando se trata de habilitar
la empresa esta ha disminuido el número de empleados o no cumple con los requisitos
establecidos en el Decreto 1779 de 2009, de mantener el número de empleados durante el
último trimestre será el responsable de la habilitación de estas empresas voluntarias el
encargado de no habilitar la empresa por no cumplir con el requisito de empleados
permanentes y hacer el seguimiento mensual para verificar en que mes puede ser habilitada
la empresa.
8. Si por el contrario la empresa se puede habilitar en el aplicativo, esto quiere decir que
registra en los pagos del pila y adicionalmente ha mantenido el número de empleados
178
durante el último trimestre, el encargado de la habilitación de las empresas debe dar clic en
cambiar estado y habilitar la empresa digitando el Nit de la empresa como pass Word,
confirmando la clave y dando clic en HABILITAR
El sistema antes de habilitar la empresa le visualiza al Coordinador de Relaciones
Corporativas e Internacionales el número de empleados del último trimestre analizado, el
Coordinador debe informar al empresario cual es el número de aprendices máximo que
puede voluntariamente tener con base en el Decreto 1779 de mayo de 2009.
“El Único medio para acceder a los aprendices es a través del S.G.V.A.”
10. De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1779, hay que realizar un seguimiento a las
empresas que no den cumplimiento en relación a mantener el número de empleados de
manera permanente, aquellas empresas que se evidencie que están contratando aprendices
por encima de lo establecido en el Decreto o que no han cumplido con las condiciones de los
contratos de aprendizaje (Pagos de apoyos de sostenimiento, EPS, ARL, y otros vistos en
apartes anteriores, a través de este mismo reporte; por el mismo link Cambiar estado podrán
deshabilitar la empresa cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:
179
/ Cuando la empresa incumple con el pago del apoyo de sostenimiento, la afiliación a la EPS
o la afiliación a la ARL en la etapa productiva del aprendiz.
/ Cuando no los tiene en campo de práctica para el aprendiz contratado
/ Cuando ha efectuado disminuciones de trabajadores considerables y no puede seguir
siendo beneficiario del Decreto.
Como estrategia de atención a estas empresas voluntarias, la regional también puede utilizar
las capacitaciones que previamente ha establecido dentro de su cronograma para atender y
capacitar a estas empresas en los temas ya determinados que debe contener cada encuentro
presencial que exista entre empresas y SENA.
180
Este control se realiza automáticamente de acuerdo al número de empleados que quedó
reportado con la información que el SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES trae
automáticamente de planilla única (últimos meses del trimestre)
2. Para las empresas que están obligadas a contratar aprendices y que en este momento ya
se encuentran registradas en el aplicativo se determinó que no se colocará dicha
restricción ya que el número de empleados que la empresa reporto es para efectos de su
regulación de cuota de aprendices y este número de empleados normalmente es
diferente al número de empleados real de la empresa (CRITERIOS ESTABLECIDOS PARA LA
REGULACION DE LA CUOTA DE APRENDICES DECRETO 620/2005 LISTADO DE OFICIOS Y
OCUPACIONES Y JORNADA LABORAL).
1. Cada tres meses la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas con el apoyo del grupo
de Recaudo y Cartera quien suministrara la información por trimestres del PILA, determinará
si el número de trabajadores con el que se hizo beneficiario del decreto la empresa y el
número de trabajadores de los tres meses siguientes ha disminuido.
2. En las empresas que se genere una alerta negativa (disminución de empleados en cualquiera
de los tres meses siguientes al beneficio del Decreto), se enviara a las regionales el detalle de
dichas alertas para que el número de empleados de estas empresas sea actualizado en el
aplicativo y se le informará a la empresa cual es el nuevo número de aprendices que puede
tener voluntariamente.
3. Si la alerta se genera en una empresa que tiene cuota regulada de aprendices, se le debe
indicar a la empresa que no puede tener todos los aprendices que ha registrado y hacer el
control y seguimiento correspondiente.
181
CONCEPTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LAS EMPRESAS VOLUNTARIAS
182
entrega especialidades, empresas y aprendices patrocinados por encima de la
cuota.
Los reportes que aquí se han mencionado son los reportes que de manera mensual se han
enviado a las regionales para el seguimiento y control tanto de las empresas obligadas como
de las no obligadas a la contratación de aprendices voluntarias que han determinado ser
beneficiarias de este Decreto.
¿PUEDO HABILITAR COMO VOLUNTARIA A UNA EMPRESA BENEFICIARIA DEL FONDO
EMPRENDER?
Desafortunadamente el SENA no cuenta con información de las empresas que han sido
beneficiadas del Fondo Emprender, pues estas empresas no cancelan aportes parafiscales,
sin embargo y de acuerdo a la operatividad se determina que revisando el SOIT la Regional y
verificando que la empresa esta generando empleo, podrá habilitar como empresa
voluntaria a las empresas beneficiarias del Fondo Emprender.
183
SENA y el proceso de selección debe cumplir con los parámetros allí establecidos, finalmente
se debe diligenciar la matriz que para tal fin esta circular estableció.
Modelo N° 21 Matriz para procesos de selección Aprendices SENA
1. Los centros de formación en cabeza de los líderes de contrato deben de forma trimestral y
permanente dar a conocer a los aprendices el funcionamiento del Sistema Gestión Virtual
de Aprendices - SGVA como única herramienta que facilita la solicitud y selección de los
aprendices en forma oportuna y adecuada.
184
través de contrato de aprendizaje deben seleccionar esta modalidad con el
acompañamiento del Coordinador de Formación profesional y/o el líder de
contrato de aprendizaje en SOFIA para que a través de Web Service migren en un
tiempo no superior a 48 horas a la plataforma SGVA.
9. Dentro de la asesoría permanente y continua que deben prestar los líderes de contrato de
aprendizaje en los centros de formación, toma gran importancia la de dar a conocer al
empresario la normatividad vigente, en el caso de Contrato de Aprendizaje, especialmente
en lo referente al Acuerdo 11 de 2008 sobre el uso del aplicativo SGVA y los beneficios
que tienen las empresas cuando se terminan los contratos de aprendizaje.
10. Apoyar al gestor empresarial del Centro de Formación en la promoción de los aprendices
de su Centro como instrumento válido para que las empresas cumplan su papel Co-
formador mediante el cumplimiento de la cuota de Contrato de Aprendizaje.
11. Identificar conjuntamente con el gestor empresarial del Centro de Formación las
empresas que monetizan, y promocionar la vinculación de los aprendices del SENA,
asegurándose que el empresario conoce los perfiles disponibles y el funcionamiento del
aplicativo. Si el empresario desconoce el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices, deberá
hacer la capacitación respectiva.
186
12. Es compromiso del líder de Contrato de aprendizaje en el centro de formación remitir
oportunamente a la empresa y en un plazo máximo de dos días por correo electrónico
indicando los periodos de formación de los aprendices. Dentro del proceso de selección
de los aprendices se determina que la selección y proceso de reclutamiento se hace
desde el aplicativo SGVA pero una vez el aprendiz ha sido seleccionado por la empresa
patrocinadora, con la información que encuentra en los datos básicos del aprendiz la
empresa debe solicitar al líder de Contrato de aprendizaje vía correo electrónico la
confirmación de las fechas sobre las cuales realizará la firma del contrato de aprendizaje,
esta confirmación de fechas se debe enviar a la respectiva empresa en un término no
superior a 2 días, para no perjudicar el proceso de selección y contratación del aprendiz.
El modelo de correo para dar contestación a estas fechas de formación es:
187
en el aplicativo por el módulo de aprendices y en su centro de formación verifiquen las
fechas establecidas.
Para mayor información por favor comunicarse al _____________ en el teléfono ________
Ext. __________ o en el mail _____________
Les expresamos nuestro reconocimiento por su valiosa colaboración con el SENA en la
formación de aprendices.
13. Coordinar como mínimo una reunión mensual con los representantes de
aprendices del Centro de Formación, con el fin de obtener de primera mano las inquietudes,
problemas y novedades que presentan los diferentes grupos matriculados en el Centro de
Formación. Esta es una estrategia a implementar por parte de los centros de formación para
lograr tener depurado el aplicativo SGVA, los representantes de los grupos cuentan con
información actualizada de sus compañeros y de esta forma se logrará que el aplicativo
arroje la realidad en relación a los aprendices susceptibles de Contrato de Aprendizaje que
los empresarios encuentran en la plataforma. Esta tarea la debe realizar junto al líder de
Centro quien además hará visitas semanales a los ambientes de aprendizaje
15. A través de este reporte que arroja el FTP, los centros de formación en cabeza de
los líderes de Contrato de Aprendizaje pueden llevar seguimiento a las empresas que
presentan presunto incumplimiento para ofrecer los aprendices que están disponibles y
lograr la contratación de los mismos a través del aplicativo SGVA facilitándole el proceso de
188
selección al empresario, con este informe también pueden dar seguimiento a los contratos
que están próximos a vencerse de las especialidades ofrecidas por sus centros de formación y
buscar que los aprendices sean remplazados por las empresas con nuevos aprendices del
centro de formación.
16. Trabajar conjuntamente con los líderes de emprendimiento de los Centros de Formación
en el asesoramiento a los aprendices de especialidades de difícil contratación, para
promover en ellos la presentación de proyectos productivos como cumplimiento a su etapa
productiva.
17. Trabajar conjuntamente con los líderes de emprendimiento de los Centros de Formación
en el asesoramiento a los aprendices de especialidades de difícil contratación, para promover
en ellos la presentación de proyectos productivos como cumplimiento a su etapa productiva.
18. Presentar propuesta de publicidad y/o divulgación de los perfiles de salida de las
diferentes especialidades de los aprendices del Centro de Formación a la Coordinación de
Relaciones Corporativas e Internacionales de la Regional.
Los líderes de Centros de Contrato de aprendizaje son el canal directo de comunicación entre
empresas y aprendices, bajo su liderazgo su encuentra la responsabilidad de garantizar que
los aprendices susceptibles de Contrato de aprendizaje tengan la adecuada capacitación
sobre la normatividad del contrato de aprendizaje, cuenten con el acompañamiento y la
asesoría en el uso del aplicativo SGVA y cuenten a tiempo con la información relacionada a su
contrato de aprendizaje para la firma del mismo en conjunto con la empresa.
189
1. de inducción para que seleccionen en SOFIA la modalidad de Contrato de
Aprendizaje a través de las Coordinaciones de formación profesional garantizando
que el 100% de los aprendices susceptibles de Contrato de aprendizaje estén
registrados en la plataforma.
2. Garantizar que el aplicativo Sistema Gestión Virtual de Aprendices se encuentra
totalmente depurado y contiene la información real de los aprendices disponibles
de su Centro de Formación.
3. Apoyar telefónicamente y presencialmente a las empresas obligadas y voluntarias
que tengan dificultades en la selección, búsqueda y/o registro de contratos de
aprendizaje en la plataforma Sistema Gestión Virtual de Aprendices.
4. Realizar acompañamiento a las empresas que se han registrado como voluntarias
ofreciendo los aprendices de su Centro de Formación, formalizando contratos de
aprendizaje voluntarios.
5. Facilitar un adecuado canal de comunicación con los Gestores Empresariales
facilitando la ejecución de tareas operativas y compromisos que se hayan
adquirido con las empresas.
6. Verificar los aprendices que no han migrado a la plataforma Sistema Gestión
Virtual de Aprendices en un tiempo de 72 horas para dar aviso a la Dirección
General.
7. Registrar y validar las novedades de aprendices que tengan cancelaciones, retiros,
aplazamientos, y/o deserciones manteniendo el aplicativo depurado.
8. Brindar al gestor empresarial información actualizada sobre los servicios que tiene
el Centro de Formación para promoción de los mismos.
9. Apoyo a los eventos empresariales organizados por la Regional o Centro o por el
Gestor empresarial con Aprendices y/o Empresarios.
¿ A QUIEN DEBEN SOLICITAR EL ROL DE INTELIGENCIA ORGANIZACIÓN EN LOS
CENTROS LOS LIDERES DE CENTRO?
190
Este Rol lo deben solicitar en el Centro de Formacion o directamente el Coordinador de
Relaciones Corporativas al Coordinador Misional del Centro de Formacion respectivo,
este rol de acuerdo a los parámetros de SOFIA en ningún caso es posible asignarlo
desde la Dirección General o desde la Regional, solo lo pueden asignar en el Centro de
Formacion.
Se debe hacer una validación del aprendiz a registrar por el Administrador con su Usuario
y contraseña en la ruta: Centros/Buscar aprendices por Nombres. Ya que existen algunos
aprendices que realizaron formación Técnica en Instituciones distintas al Sena y en su
momento se registraron con Tarjeta de Identidad, actualmente están realizando un
programa Tecnológico en el Sena y se registraron con cedula de Ciudadanía.
Al realizar este registro MANUALMENTE deben tener en cuenta que se debe realizar con el
mismo Tipo y Numero de Documento con el cual aparece el aprendiz registrado en Sofía
Plus; de esta manera cuando el aprendiz migre de Sofía Plus al SGVA simplemente se hace
una actualización de datos y se evitara la DUPLICIDAD DE REGISTRO.
También deben tener en cuenta que aquellos aprendices de años anteriores de los cuales
ya se encuentran cerradas las fichas deben registrarlos con NIS ¨0¨, no hay posibilidad de
migrarlos desde SOFIA.
191
¿CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE EL LIDER DE CENTRO Y EL LIDER DE CONTRATO DE
APRENDIZAJE?
192
¿COMO SE QUIEN ES LA MADRINA DE MI REGIONAL?
193
¿CUAL ES EL MODELO DE OTRO SI CUANDO SE SUSPENDE UN CONTRATO DE APRENDIZAJE?
A continuación anexamos un modelo de otro si, pero vale la pena aclarar que este debe surtir
los cambios o ajustes que sean necesarios de acuerdo al caso que se presente:
CONSIDERACIONES
1. Licencia de maternidad
2. Incapacidades debidamente certificadas.
3. Caso fortuito o fuerza mayor de conformidad con las definiciones contenidas
en el código civil.
4. Vacaciones por parte del empleador, siempre y cuando el aprendiz se
encuentre desarrollando la etapa practica.
3. Según las recomendaciones de los asesores del Sena, y con el fin de proteger al
aprendiz durante su periodo de gestación y lactancia se procederá a suspender el
194
contrato de aprendizaje, bajo las condiciones indicadas en el parágrafo antes
transcrito.
ACUERDAN
Para constancia se firma en Bogotá a los catorce (14) días del mes de enero de 2013.
Nos permitimos anexar un modelo de respuesta para evitar que cualquier comunicación escrita y/o
virtual se quede sin contestar y por lo anterior la empresa pueda fundamentarse en lo establecido
en el Acuerdo 11 de 2008 y de merito a abrir procesos disciplinarios a los colaboradores SENA por
no dar respuesta oportuna a estas comunicaciones
195
No. Dependencia,
Ciudad y fecha:
Señor
RAZON SOCIAL
NOMBRE DE LA PERSONA
CARGO
DIRECCION
CIUDAD
El Artículo 6º del Decreto 933/03 Reglamentario de la Ley 789 de 2002, estableció que para el
cumplimiento de la cuota regulada y vinculación de los aprendices, la empresa patrocinadora,
atendiendo las características de sus necesidades, puede optar por las siguientes modalidades:
3. Los alumnos de la formación que verse sobre ocupaciones semi-calificadas que no requieran
titulo o calificadas que requieran titulo de Entidades de Formación para el Trabajo y Desarrollo
Humano, cuyos programas cuenten con certificaciónes de calidad tal como lo establece el
Acuerdo 0004 de 2012.
196
4. Alumnos De Los Grados 10 Y 11 De La Educación Media, siempre y cuando dentro del Proyecto
Educativo institucional – P E I – debidamente aprobado por la respectiva Secretaria de Educación,
contemple la formación profesional integral metódica y completa en oficios y ocupaciones que
requieran certificación ocupacional o aptitud profesional. En la etapa práctica la dedicación del
aprendiz debe guardar relación con la formación académica.
5. Si la empresa opta por la monetización debe tener en cuenta los parámetros establecidos en la
Directriz conjunta No 3-2008-000361 de fecha 12 de Diciembre de 2.008, la cual puede consultar
en nuestro Sistema Gestion Virtual de Aprendices, Opción Circular Monetización en el link
http://caprendizaje.sena.edu.co.
Cualquier información adicional le recuerdo que nuestra regional está ubicada en la dirección
_________________________teléfono_________
Cordial Saludo,
_______________________________________________
197
¿LOS SUBDIRECTORES PUEDEN ENVIAR CARTAS DE PRESENTACION Y TIEMPOS DE
CONTRATO DE APRENDIZAJE?
Desde el año 2.009 con la expedición de la circular 3-2009-000132 se determino que ningún
centro debe presentar a los aprendices con cartas de fechas firmadas por los subdirectores,
allí mismo se estableció que las empresas que requieran confirmación de fechas deben
solicitarlo a los correos electrónicos de los Lideres de Contrato de aprendizaje y que son
estos funcionarios y/o colaboradores los únicos autorizados en brindar información a
empresarios y aprendices sobre el contrato de aprendizaje.
2. ¿Desde qué momento como aprendiz puedo tener derecho al contrato de aprendizaje.
Qué pasa si no aparezco registrado en el aplicativo SGVA?
Una vez como aprendiz seleccione la opción de contrato de aprendizaje como modalidad
de práctica automáticamente al día siguiente estaré como aprendiz disponible en el
aplicativo y poder tener mi contrato de aprendizaje desde la etapa lectiva.
3. ¿A quien me debo dirigir para que en SOFIA yo pueda registrar mi opción de contrato de
aprendizaje?
198
Esta gestión la debe adelantar el aprendiz únicamente con el líder de centro el cual ubica
en la oficina de relaciones corporativas o con el coordinador académico del centro de
formación.
Si no actualizo los datos en la plataforma SGVA, y mis datos de contacto están mal
ninguna empresa me podrá contactar para el contrato de aprendizaje, si no verifico que
mis datos de la carrera que estudio o el centro en el que me estoy formando están
correctos, los empresarios no me van a poder contactar y no voy a poder tener el
beneficio del contrato de aprendizaje. Adicionalmente si no ingreso en un intervalo de 15
días el mismo sistema lo inhabilitará y ninguna empresa lo podrá contactar.
199
7. ¿Si actualizo los datos en el aplicativo SOFIA también quedan actualizados en el SGVA?.
Los datos deben ser cambiados en los dos aplicativos en registros diferentes, pues los de
SOFIA me sirven para todo el proceso de certificación y lo del SGVA para todo el proceso
de CONTRATO DE APRENDIZAJE.
9. ¿Qué pasa si ingreso al aplicativo y nunca encuentro empresas que estén requiriendo mi
perfil?
10. ¿Para que me sirve la carta que me arroja el aplicativo cuando me postulo a una empresa.
A quien debo presentar esa carta?.
200
11. ¿De quién es el correo que aparece en la carta que me arroja el aplicativo?
El correo que aparece en esta carta de presentación corresponde al correo del líder o
asesor de contrato de aprendizaje del centro al cual pertenezco, lo anterior quiere decir
que es el contacto que tiene la empresa para cualquier inquietud acerca de mi formación
o de mi contrato y es también el contacto que yo tengo para cualquier inquietud o duda
acerca del proceso.
12. ¿Yo puedo firmar el contrato con la empresa por más tiempo del que se encuentra
estipulado en la carta de presentación?.
En ningún caso como aprendiz puedo negociar o establecer unas fechas diferentes a las
establecidas por mi tiempo de formación, pues el contrato de aprendizaje para la empresa
patrocinadora solamente cuenta por el tiempo autorizado por el SENA el cual se establece
en la carta de presentación o a través de un correo de confirmación que envía el líder de
contrato de mi centro a la empresa.
201
* Vacaciones Colectivas Del Empleador En Etapa Productiva
Durante todo el tiempo que el contrato este suspendido la empresa está obligada en
cancelarme EPS, pero no me paga apoyo de sostenimiento, adicionalmente todo el tiempo
que el contrato este suspendido lo debe reponer al final del contrato.
16. ¿Porque el aplicativo SGVA me muestra que estoy deshabilitado y que debo hacer?
Los aprendices deben entrar con una continuidad al
aplicativo de máximo 25 días y evitar que el mismo
sistema los muestre como aprendices deshabilitados; de
allí la importancia de que los lideres de Contrato
brinden una adecuada capacitación sobre el uso del
aplicativo SGVA y el compromiso de los aprendices por
estar constantemente ingresando a la plataforma,
quiere decir que todos los aprendices interesados en Contrato de Aprendizaje que estén
disponibles de años anteriores deben ingresar a la plataforma y habilitarse a través del
aviso inicial que se colocó cuando ingresan al Link de aprendices.
De esta forma se deben dirigir al paso 4 y dar clic en habilitarme, el sistema lo habilitará
automáticamente y si el aprendiz no ingresa al Aplicativo en un intervalo de 25 días
nuevamente lo oculta en el listado de aprendices disponibles. El mensaje a los aprendices
les muestra que es cada 15 días pero realmente tienen un intervalo de 25 días para
ingresar y que el sistema no los inhabilite.
202
PREGUNTAS PARA EMPRESARIOS
203
Aprendices técnicos y tecnólogos de instituciones de educación superior
Aprendices de Colegios de la media técnica
Aprendices Universitarios Profesionales
Para conocer los requisitos de cada uno de ellos me debo dirigir al Decreto 933 de 2003
204
25. ¿Dónde puedo conseguir aprendices SENA para contrato de aprendizaje?
Para facilitar el cumplimiento de la cuota de aprendizaje, el SENA dispone de una herramienta
virtual dirigida a los empresarios, que les permite buscar los aprendices que requiere,
ingresando a la página Web http://caprendizaje.sena.edu.co ó en el banner de Relaciones
Corporativas, Servicio a Empresas, Contrato de Aprendizaje en www.sena.edu.co
A través de esta herramienta todos los empresarios obligados a cumplir con cuota de
aprendices deberán buscar, citar, entrevistar, contratar y registrar los contratos de aprendizaje
para el cumplimiento de su cuota regulada.
“El mismo plazo tiene el empleador obligado para reemplazar un aprendiz que haya
terminado el contrato; en este caso los 20 días hábiles se contarán a partir de la fecha de
terminación del respectivo contrato”.
27. ¿Qué procedimiento debo seguir para reportar al SENA los contratos de aprendizaje
para el cumplimiento de la cuota regulada?
De acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 11 de Noviembre de 2.008 todas las
empresas obligadas a contratar aprendices deberán reportar los contratos de aprendizaje
205
SENA y los establecidos con otras Instituciones de Formación en el SISTEMA GESTION
VIRTUAL DE APRENDICES, el cual podrá encontrar ingresando por internet a:
http://caprendizaje.sena.edu.co ; el procedimiento de dicho registro lo podrá encontrar
en el instructivo anexo de esa página.
30. ¿Qué ocurre cuando el patrocinador tenga cobertura en dos o más ciudades o
departamentos?
La cuota deberá ser regulada por el Servicio Nacional de Aprendizaje donde la empresa
tenga su domicilio principal y la cuota de aprendices deberá ser distribuida, a criterio de
aquella, según sus necesidades y haciendo énfasis en los fines sociales que encierra la ley.
206
31. ¿Dónde puede el empresario cancelar el valor de la monetización?
El empresario podrá cancelar el valor de la monetización ingresando por la página del
SENA www.sena.edu.co en el link Pagos en Línea (PSE) donde podrá utilizar el Sistema de
Transferencia Electrónica o la impresión del cupón para realizar el pago por ventanilla.
Para la liquidación de la monetización consultar la Circular No 361 de 2.008.
32. ¿Qué debe hacer un aprendiz que realiza la etapa productiva y no realiza actividades
propias de su formación?
Informar al Coordinador Académico de su Centro de Formación, quien enviará al
Instructor que visita las empresas de los aprendices que se encuentran en su etapa
productiva.
Informar al Coordinador de Relaciones Corporativas de su Regional, quien enviará un
Asesor Corporativo Integral a la Empresa.
Ingresar a la sección de quejas y reclamos de la página Web: www.sena.edu.co,
describir allí la situación que se presenta, nombre de la empresa, ciudad, nombres y
apellidos del aprendiz, tipo de formación y el nombre del Centro de Formación.
Informar a las Trabajadoras Sociales de los Centros de Formación.
207
Mediante esta relación de aprendizaje una persona desarrolla formación teórica
práctica, vale decir, desarrolla una fase lectiva y una fase práctica o productiva., a
excepción del estudiante de educación superior, cuyo contrato de aprendizaje se
circunscribe a la etapa práctica.
El aprendiz es un alumno y por ende no le asisten los derechos y deberes comunes
a los trabajadores, por cuanto no hay vínculo o relación laboral con la empresa
patrocinadora.
La empresa es conformadora por cuanto, el aprendiz en su etapa práctica, la cual
desarrolla en la empresa, está en su proceso de formación.
Los aprendices seleccionados no deben tener o haber tenido vínculo laboral con el
Empleador.
OBLIGACIONES DEL APRENDIZ
Como parte fundamental del contrato de
aprendizaje, el alumno tiene que dar
cumplimiento a las obligaciones que le
establezcan tanto el SENA como las de la
empresa contratante.
208
El alumno debe abstenerse de tomar determinaciones unilaterales, concernientes
a su contrato de aprendizaje sin el Visto Bueno del empleador y del Líder de
Contrato de aprendizaje del centro respectivo. Incurrir en una determinación de
tal naturaleza se considera falta grave.
OBLIGACIONES DE LA EMPRESA
209
de sostenimiento para el estudiante universitario es del 100% de un salario mínimo
legal vigente.
Accidente de Trabajo: Suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión
del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional, una invalidez o la muerte.
210
Dar al aprendiz la dotación de seguridad industrial, cuando el desarrollo de la
etapa práctica así lo requiera, para la protección contra accidentes y enfermedades
profesionales.
Aunque el aprendiz no tiene una relación laboral, las condiciones y los elementos
de protección en la fase práctica o productiva deben ser entregados al aprendiz
como protección contra accidentes y enfermedades profesionales, de acuerdo con
la labor que esté desarrollando.
211
MODELO DE MINUTA DE CONTRATO DE APRENDIZAJE
CONTRATO DE APRENDIZAJE
EMPRESA
NIT
DIRECCION
TELEFONO
REPRESENTANTE LEGAL
CARGO
CEDULA NO.
NOMBRE APRENDIZ
CEDULA O TARJETA IDENTIDAD
FECHA NACIMIENTO
DIRECCION
TELEFONO
CORREO ELECTRONICO
ESTRATO
FECHA INICIACIÓN CONTRATO
FECHA TERMINACIÓN CONTRATO
ESPECIALIDAD O CURSO
No. DE GRUPO
EPS DEL APRENDIZ
ARL DEL APRENDIZ
INSTITUCIÓN DE FORMACION:
NIT:
SI ES SENA CENTRO DE
FORMACION
212
CLÁUSULAS
213
en las fases Lectiva y Práctica, reciba Formación Profesional Integral, metódica y completa
en la ocupación u oficio materia del presente contrato. b) Diligenciar y reportar al
respectivo Centro de Formación Profesional Integral del SENA (o por la Institución
Educativa donde el aprendiz adelanta sus estudios) las evaluaciones y certificaciones del
APRENDIZ en su fase práctica del aprendizaje. C) Reconocer mensualmente al APRENDIZ,
por concepto de apoyo económico para el aprendizaje, durante la etapa lectiva, en el
SENA el equivalente al 50% de 1 s.m.l.v. y durante la etapa práctica de su formación el
equivalente al 75% de 1 s.m.l.v.
PARAGRAFO.- Este apoyo de sostenimiento no constituye salario en forma alguna, ni
podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbítrales que
recaigan sobre estos últimos. d) Afiliar al APRENDIZ, durante la etapa práctica de su
formación, a la Aseguradora de Riesgos Profesionales _______________ (ARL manejada
por la empresa para su planta de personal), de conformidad con lo dispuesto por el
artículo 30 de la Ley 789 de 2002. E) Afiliar al APRENDIZ y efectuar, durante las fases
lectiva y práctica de la formación, el pago mensual del aporte al régimen de Seguridad
Social correspondiente al APRENDIZ en ---------------------------- (Nombre de la EPS),
conforme al régimen
de trabajadores independientes, tal y como lo establece el Artículo 30 de la Ley 789 de
2002. Los pagos a la seguridad social (A.R.P. y E.P.S.) están a cargo en su totalidad por el
empleador f) Dar al aprendiz la dotación de seguridad industrial, cuando el desarrollo de la
etapa práctica así lo requiera, para la protección contra accidentes y enfermedades
profesionales. 2) POR PARTE DEL APRENDIZ.- Por su parte se compromete en virtud del
presente contrato a: a) Concurrir puntualmente a las clases durante los periodos de
enseñanza para así recibir la Formación Profesional Integral a que se refiere el presente
Contrato, someterse a los reglamentos y normas establecidas por el respectivo Centro de
Formación del SENA ( o de la Institución Educativa donde el aprendiz adelante sus
estudios), y poner toda diligencia y aplicación para lograr el mayor rendimiento en su
Formación. B) Concurrir puntualmente al lugar asignado por la Empresa para desarrollar
su formación en la fase práctica, durante el periodo establecido para el mismo, en las
214
actividades que se le encomiende y que guarde relación con la Formación, cumpliendo
con las indicaciones que le señale la EMPRESA. En todo caso la intensidad horaria que
debe cumplir el APRENDIZ durante la etapa práctica en la EMPRESA, no podrá exceder de
8 horas diarias y 48 horas Semanales.(según el acuerdo 000023 de 2.005) c) Proporcionar
la información necesaria para que el Empleador lo afilie como trabajador aprendiz al
sistema de seguridad social en salud en la E.P.S., que elija. CUARTA.- Supervisión. La
EMPRESA podrá supervisar al APRENDIZ en el respectivo Centro de Formación del SENA (o
en el Centro Educativo donde estuviere adelantando los estudios el aprendiz), la
asistencia, como el rendimiento académico, a efectos de verificar y asegurar la real y
efectiva utilización del tiempo en la etapa lectiva por parte de este. El SENA supervisará al
APRENDIZ en la EMPRESA para que sus actividades en cada periodo práctico
correspondan al programa de la especialidad para la cual se está formando. QUINTA.-
Suspensión. El presente contrato se podrá suspender temporalmente en los siguientes
casos: a) Licencia de maternidad. b) Incapacidades debidamente certificadas. c) Caso
fortuito o fuerza mayor debidamente certificada o constatada d) Vacaciones por parte del
empleador, siempre y cuando el aprendiz se encuentre desarrollando la etapa práctica.
Parágrafo 1º. Esta suspensión debe constar por escrito. Parágrafo 2º Durante la
suspensión el contrato se encuentra vigente, por lo tanto, la relación de aprendizaje está
vigente para las partes (Empresa y Aprendiz). SEXTA.- Terminación. El presente contrato
podrá darse por terminado en los siguientes casos: a) Por mutuo acuerdo entre las partes.
B) Por el vencimiento del termino de duración del presente Contrato. C) La cancelación de
la matrícula por parte del SENA de acuerdo con el reglamento previsto para los alumnos.
D) El bajo rendimiento o las faltas disciplinarias cometidas en los periodos de Formación
Profesional Integral en el SENA o en la EMPRESA, cuando a pesar de los requerimientos de
la Empresa o del SENA, no se corrijan en un plazo razonable. Cuando la decisión la tome la
Empresa, esta deberá obtener previo concepto favorable del SENA. E) El incumplimiento
de las obligaciones previstas para cada una de las partes. SEPTIMA.- Relación Laboral. El
presente Contrato no implica relación laboral alguna entre las partes, y se regirá en todas
sus partes por el artículo 30 y s.s. de la ley 789 de 2002. Declaración Juramentada. El
215
APRENDIZ declara bajo la gravedad de juramento que no se encuentra ni ha estado
vinculado con la EMPRESA o con otras EMPRESAS en una relación de aprendizaje. Así
mismo, declara que no se encuentra ni ha estado vinculado mediante una relación laboral
con la EMPRESA. OCTAVA.- El presente contrato de aprendizaje rige a partir de D__ de
___M____ de ___A____ y termina el D__ de ___M____ de __A_____ fecha prevista como
terminación de la etapa productiva que se describe en la cláusula segunda de este
contrato. Para efectos de lo anterior, firman a los D__ de ___M____ de ___A_____
LA EMPRESA EL APRENDIZ
216
217
Este manual se convierte en un insumo de total apoyo que servirá para dar trámite y
respuesta oportuna a los requerimientos y derechos de petición de los empresarios y
aprendices referentes al tema de contrato de aprendizaje
¿PARA QUE ME SIRVEN LOS REPORTES DEL FTP Y QUE CONTIENE CADA UNO DE ELLOS?
218
2. APRENDICES REGISTRADOS EN EL APLICATIVO SOLO EL MES Esta información la
requieren para el control de mano que solicita la Dirección de Planeación,
adicionalmente es nuestro referente para verificar que los líderes de Centro están
ejecutando su tarea de manera constante y oportuna, es importante recordar que
en ningún caso pueden superar dos meses de iniciar la formación sin que los
aprendices seleccionen su modalidad de etapa productiva cuando esta se refiere a
Contrato de Aprendizaje.
219
el indicador de empresas al día, a nivel de Centro también nos sirve para verificar
que especialidades son las más ofertadas y las menos demandadas y ayudar a
realizar la oferta educativa.
7. CONTRATAN CON OTRAS INSTITUCIONES: Es una tabla dinámica que se realiza a los
contratos vigentes de otras instituciones y donde se podrá verificar el detalle de las
empresas que están patrocinando aprendices de otras entidades, y la regional
donde están patrocinando, estará organizado de mayor a menor de acuerdo al
número de contratos ejecutados para que los gestores empresariales y los líderes
de contrato de aprendizaje apoyen a estas empresas en la consecución de
220
contratos de aprendizaje SENA, recordemos que hay indicador para la vigencia de
2011 sobre la participación de otras entidades vs Aprendices SENA.
10. EMPRESAS REGISTRADAS COMO VOLUNTARIAS: Este archivo contiene todas las
empresas que se han registrado para tener aprendices voluntarios a partir de la
expedición del Decreto 1779, me permite conocer el detalle de aquellas empresas
que a la fecha no han sido habilitadas o de aquellas que no cumplen requisitos
para validarlas todos los meses, insumo importante para los técnicos de contrato
que tienen a cargo el garantizar que el 100% de las empresas se encuentran
habilitadas, informadas y capacitadas para la firma de los contratos de aprendizaje
voluntarios.
221
RESOLUCIÓN, EMPLEADOS, CUOTA, CONTRATOS VIGENTES, MONETIZACIÓN DEL
MES, TOTAL CUMPLIMIENTO); con el ánimo de hacer seguimiento a las empresas
que se encuentran en presunto incumplimiento, y gestionar los estados de cuenta
correspondientes para aquellas empresas que presentan los incumplimientos más
altos. es importante recordar que este indicador hace parte de las metas de las
regionales este año, este indicador corresponde a Empresas al Día.
Apoyo Madrina
Seguimiento a solicitudes
Apoyo a consultas en normatividad y asesorías sobre casos específicos que no
estén incluidos en la cartilla de preguntas y respuestas
Objetivo: Garantizar que el 100% de las empresas que han sido reguladas y/o que han
tenido nueva regulación de cuota por variación en la planta de personal, están actualizadas
en la plataforma.
Periodicidad: Mensual
Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador
Misional de acuerdo a la regional
Responsable Operativo: Técnicos de contrato de aprendizaje
Meta: 26.500 Empresas y el detalle por Regional está en el cuadro anexo.
Fuente: Dirección General
Herramienta de Seguimiento: Sistema Gestión Virtual de Aprendices
Fecha de generación y entrega del Reporte: Dos (2) últimos días del mes.
223
2. Empresas voluntarias con Contrato de Aprendizaje por Regional.
Periodicidad: Mensual
Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador
Misional de acuerdo a la regional
Responsable Operativo: Técnicos de contrato de aprendizaje
Meta: 7.500 Empresas.
Fuente: Dirección General
Herramienta de Seguimiento: Sistema Gestión Virtual de Aprendices
Fecha de generación y entrega del Reporte: Dos (2) últimos días del mes.
224
3. Aprendices con contrato de aprendizaje Voluntarios.
Objetivo: Dar cumplimiento al plan estratégico del SENA de más y mejores contratos de
aprendizaje.
Periodicidad: Mensual
Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador
Misional de acuerdo a la regional
Responsable Operativo: Técnicos de contrato de aprendizaje
Meta: 18.400 Contratos Voluntarios.
Fuente: Dirección General
Herramienta de Seguimiento: Sistema Gestión Virtual de Aprendices
Fecha de generación y entrega del Reporte: Dos (2) últimos días del mes.
225
4. Aprendices con contrato de aprendizaje Obligados
Objetivo: Garantizar que las empresas reguladas están cumpliendo con el contrato de
aprendizaje y que las voluntarias están sumando más contratos de aprendizaje.
Periodicidad: Mensual
Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador
Misional de acuerdo a la regional
Responsable Operativo: Técnicos de contrato de aprendizaje, Gestores Empresariales,
Fiscalizadores y Lideres de Centro.
Meta: 206.325 Contratos Obligados y Voluntarios
Fuente: Dirección General
Herramienta de Seguimiento: Sistema Gestión Virtual de Aprendices
Fecha de generación y entrega del Reporte: Dos (2) últimos días del mes.
Los fiscalizadores tendrán gran relación con este indicador, al momento de adelantar
la normalización del estado de cuenta por contrato de aprendizaje, se debe
garantizar que el 100% de los contratos ejecutados por las empresas estén
registrados en la plataforma generando estados de cuenta reales y acordes para
cada empresa.
226
5. Empresas al día en Contrato de Aprendizaje
Periodicidad: Mensual
Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador
Misional de acuerdo a la regional
Responsable Operativo: Técnicos de contrato de aprendizaje, Fiscalizadores y Lideres de
Centro.
Meta: 90% de empresas al día por Regional
Fuente: Dirección General
Herramienta de Seguimiento: Sistema Gestión Virtual de Aprendices
Fecha de generación y entrega del Reporte: Dos (2) últimos días del mes.
Las empresas que allí presenten los mayores incumplimientos serán las empresas que
tendrán prioridad para la normalización de estados de cuenta en Contrato de Aprendizaje
que se deberá realizar en las regionales de acuerdo a la información suministrada por la
Dirección General.
227
6. Contratos SENA vs otras modalidades a Nivel Regional
Periodicidad: Mensual
Responsable: Coordinador de Relaciones Corporativas e Internaciones y/o el Coordinador
Misional de acuerdo a la regional
Responsable Operativo: Líderes de Centro.
Meta: Lograr la participación de aprendices SENA establecida para cada Regional y
mantener la participación Nacional del 72% de aprendices SENA en el total de los
Contratos de aprendizaje
Fuente: Dirección General
Herramienta de Seguimiento: Sistema Gestión Virtual de Aprendices
Fecha de generación y entrega del Reporte: Dos (2) últimos días del mes.
228
QUE INDICADORES HAY DE PROCEDIMIENTO
Los indicadores restantes serán reportados a las regionales y harán parte de nuestra gestion estos
indicadores se refieren a:
1. Aprendices disponibles
2. Cuotas reguladas
3. Empresas que monetizan
4. Contratos de Aprendizaje por centro de Formacion.
Procedimientos a ejecutar:
Verificar que el aplicativo este completamente depurado en relación a empresas y cuotas
reguladas
229
Realizar seguimiento a través de los técnicos de contrato de aprendizaje de las empresas
que se ha enviado solicitud de planta de personal desde la Regional o desde Digeneral y a
la fecha no han dado respuesta.
Validar que no existan empresas con menos de 15 trabajadores con cuotas reguladas o
empresas en liquidación, restructuración, concordato entre otras con cuotas reguladas a
cargo. La depuración debe ser más ágil con el ánimo de lograr tener cifras reales por
regional.
Para las empresas que se informó que este año no tienen obligación de cuota regulada por
haber disminuido su promedio de empleados en el segundo semestre de 2012 se deben
ejecutar los correspondientes estados de cuenta hasta la fecha de la exclusión.
Procedimientos a ejecutar:
Garantizar que el 100% de las empresas registradas en el aplicativo SGVA estén
habilitadas o se informe a las mismas porque no cumplen requisitos, tarea que debe
desarrollar técnico de Contrato de aprendizaje, esta opción se realiza a través del
aplicativo SGVA opción Avanzadas, Validar Empresas.
Realizar seguimiento a las empresas que se han registrado como voluntarias a través de
los líderes de centro para orientarlos y acompañarlos en el proceso de selección,
Contratacion y registro de contratos de aprendizaje voluntarios.
230
Promover contratos de aprendizaje voluntarios con las empresas registradas a través de
los aprendices que están próximos a realizar la etapa productiva o que culminaron la etapa
lectiva y no ha sido posible la consecución del contrato de aprendizaje, tarea que debe ser
ejecutada por los líderes de Centro.
Procedimientos a ejecutar:
Garantizar a través del proceso de fiscalización que las empresas tienen registrados en el
aplicativo SGVA el 100% de los contratos de aprendizaje con los que están cumpliendo la
cuota regulada.
Garantizar el seguimiento a los contratos registrados por las empresas, en relación a las
novedades que se presentan de aprendices. Ejemplo: Algunas empresas registran los
contratos y los aprendices se retiran o desertan de la formación y el contrato no es
modificado en el aplicativo quiere decir que sigue contando como vigente para la empresa.
231
11 de 2008. Los coordinadores se deben apoyar en fiscalizadores y gestores
empresariales para avanzar en este indicador. Se debe dar prioridad a las empresas que
tienen los incumplimientos presuntivos más altos y/o no presentan cumplimiento ni con
contratos ni con monetización.
Procedimientos a ejecutar:
Garantizar el acompañamiento a las empresas que tengan contratos pendientes por
registrar.
Verificar con estados de cuenta las empresas que tengan los incumplimientos mas altos
para apoyarles desde la Regional con todo el proceso de registro y búsqueda de
aprendices en caso de no tenerlos.
Garantizar que la base de datos de empresas de cada regional este 100% depurada.
Procedimientos a ejecutar:
Garantizar que estas empresas cuentan con el acompañamiento de un gestor corporativo
para inducirlos a la Contratacion de aprendices SENA y no de otras entidades.
Validar con los líderes de Contrato la atención personalizada que se puede brindar a estas
empresas para que cambien la opción de contratar aprendices de otras modalidades e
inducirlos a la Contratacion de aprendices SENA.
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Existe un archivo que se llama Listado de Entidades Actualizadas diferentes al SENA,
este archivo les brindará información sobre las entidades de capacitación y los programas
que están contratando las empresas, en el archivo Contratos ejecutados la entidad de
capacitación y el programa de formación esta con código, el detalle y nombre de estos
códigos lo encuentran en el archivo aquí enunciado.
Procedimientos a ejecutar:
Ejecutar campañas de actualización de datos con los aprendices susceptibles de contrato
de aprendizaje y aquellos que ya no existan depurarlos adecuadamente para que no
aparezcan en el listado de aprendices inhabilitados por actualización. Este trabajo lo deben
ejecutar los líderes de Centro.
Validar que el 100% de los aprendices susceptibles de contrato de aprendizaje que han
culminado la etapa de inducción se encuentran registrados en el SGVA a través del
proceso de migración entre SOFIA y SGVA.
Procedimientos a ejecutar:
Garantizar que las empresas que a la fecha están monetizando tengan un contacto directo
con los gestores empresariales para inducirlos a la modalidad de Contratacion de
aprendices SENA.
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Validar que el indicador no supere el 6% a nivel de la Regional, en el detalle se puede
evidenciar que algunas regionales ya superaron este porcentaje y se deben poner en
marcha estrategias comerciales para recuperar a estos clientes.
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