Control del Documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autores Lizeth Cortés Núñez Líder Nacional Dirección de Marzo 2012.

Contrato de Promoción y
Aprendizaje Relaciones
Corporativas

Aprobación Ximena Rizo Angulo Directora Dirección de Marzo 2012.

Promoción y
Relaciones
Corporativas

Validación

Versión Fecha de Responsable de la Validación

No. Aprobación

1 06/03/2012 Yolanda Marín Maldonado

Líder Regional Distrito Capital Contrato de Aprendizaje
Cesar Benitez Bernal
Líder de Regulación cuota de Aprendices Regional Distrito
Capital
Sandra Martinez Vidal
Líder Agotamiento vía gubernativa Regional Distrito Capital
Angelica Maria Lopez Otalora
Fiscalizadora Regional Distrito Capital
Validación 100% del documento

2
 TABLA DE CONTENIDO

Tabla de Contenido 3

Descripción 9

¿Quiénes están obligados al cumplimiento de la cuota regulada? 10

¿Quiénes se benefician con el contrato de aprendizaje? 10

¿Las instituciones educativas privadas están obligadas a contratar la cuota

14
mínima de aprendices?
¿Las ONG nacionales o extranjeras adscritas a algún ministerio están obligadas a
14
contratar la cuota mínima de aprendices?

¿Cuándo nace la obligación de vincular aprendices? 15

¿Cómo debe actuar el sena en caso de encontrar empresas que no han enviado
15
la planta de personal y están obligados al cumplimiento de la cuota regulada?

¿Cómo y quien determina la cuota de aprendizaje? 17

Generalidades de la regulación 22

¿Cuál es la información que debe suministrar el empleador para fijar cuota de

23
aprendizaje?

¿Que sucede si la planta de personal de una empresa regulada tiene variación? 24

¿Cómo se debe reportar el promedio de empleados del semestre para

26
modificación de cuota de aprendices?

Ejemplos Matriz 27

¿Que procedimiento debo seguir cuando la empresa pasa a cuota cero en los
29
meses de julio y de diciembre?
¿Si la empresa me informa extemporáneamente la variación de la planta de
30
personal como debo proceder?
¿Un acto administrativo de regulación de cuota pierde fuerza de ejecutoria a los
31
3 años?

3
¿Los pagos efectuados como apoyos de sostenimiento, monetización y multas
31
por contrato de aprendizaje son deducibles?

¿Existen exclusiones especiales en el cumplimiento de la cuota regulada? 33

¿Cómo realizo el proceso de pasar los contratos de una empresa a otra cuando
34
hay sustitución patronal y/o fusión?

¿Que son las empresas en concordato o en reestructuración? 37

¿Que es la notificación de un acto administrativo? 39

¿Cuándo procede una indebida notificación? 42

Clases de notificaciones 42

¿Se puede multar a una empresa sin acto administrativo? 45

¿El no tener un acto administrativo en firme exime, al empleador del

47
cumplimiento de la contratación de aprendices determinado por ley?

¿Cuáles son las fases del contrato de aprendizaje ? 50

¿Cuál es la diferencia entre el contrato de aprendizaje y el contrato de trabajo? 51

¿Cuáles son los elementos esenciales del contrato de aprendizaje? 52

¿Que debe contener el contrato de aprendizaje? 53

¿Cuál es el término máximo de vigencia del contrato de aprendizaje? 54

¿Quiénes pueden suscribir un contrato de aprendizaje? 55

¿Quiénes no pueden suscribir contratos de aprendizaje? 56

¿Qué es y en que monto se reconoce el apoyo de sostenimiento? 57

¿Es procedente que el SENA permita que el aprendiz desarrolle la etapa lectiva
58
en una empresa y la etapa productiva en otra empresa?

4
¿Cuándo un aprendiz realiza una práctica en el exterior resultado de un convenio
59
sena y/o practicas World Skills, esta práctica es válida como etapa productiva?

¿Cuáles son las obligaciones de la empresa patrocinadora? 60

¿Cuáles son las obligaciones del aprendiz en un contrato de aprendizaje? 61

¿Que modalidades de aprendices tiene la empresa para cumplir con la cuota

62
regulada?

Aprendices de la media técnica 70

Convenios con empresas 71

¿Que practicas no constituyen relación de aprendizaje? 72

Generalidades de las modalidades 73

¿Las empresas de Outsourcing que se les fija cuota de aprendices por toda d
80
su planta de personal pueden enviar aprendices a sus clientes?

Afiliación al sistema integral de seguridad social 80

Dotación de seguridad industrial 81

¿Qué pasa si un aprendiz que opta por contrato de aprendizaje ya es beneficiario

82
de un servicio médico o es pensionado?

¿Que se entiende por cadena de formación? 83

¿Que es la dualidad? 83

¿Que es la alternancia? 83

¿Un Aprendiz extranjero sirve para el cumplimiento de la cuota regulada? 84

¿Que beneficios tiene una empresa cuando patrocina aprendices

84
discapacitados?
¿Qué pasa cuando a un aprendiz lo reclutan para el servicio militar y esta con
85
contrato de aprendizaje?

5
¿Puede ceder las prácticas empresariales de los aprendices una empresa
86
obligada a otras empresas para no monetizar?

¿Se puede extender la duración de un contrato de aprendizaje? 88

¿Un aprendiz puede tener un segundo contrato de aprendizaje? 89

¿Si un aprendiz cumple los requisitos para tener un segundo contrato de

91
aprendizaje este puede ser con la misma empresa?.
¿Un estudiante de educación superior puede tener un contrato de aprendizaje
92
con modalidad de dualidad?

¿Cuáles son las causales de suspensión del contrato de aprendizaje? 93

¿Cuáles son las causales de terminación del contrato de aprendizaje? 98

¿Que es el debido proceso? 101

¿Que son contratos de aprendizaje voluntarios? 102

¿En que intervalos la empresa puede tener aprendices voluntarios? 103

¿Que beneficios tengo cuando contrato aprendices voluntarios? 104

¿Cómo selecciono los aprendices que requiere la empresa? 105

¿Qué debe hacer la empresa cuando el contrato de aprendizaje se termina? 106

¿Qué debe hacer la empresa cuando debe cumplir con la cuota de

106
aprendices pero no quiero contratar aprendices; que es la monetización?

Incumplimiento del contrato de aprendizaje 110

¿Que sucede si el empresario incumple con la cuota? 111

¿A partir de cuándo hay incumplimiento de la cuota de aprendizaje? 111

6
¿Pagar la multa exime al empleador de la monetización? 113

¿Qué información debe tener el fiscalizador para determinar si hay

113
incumplimiento en el contrato de aprendizaje?

¿Se puede condonar o compensar una deuda de contrato de aprendizaje? 114

¿Las multas de incumplimiento de contrato de aprendizaje cobran merito

115
ejecutivo a través del cobro coactivo?

¿Cómo se liquida el incumplimiento de contrato de aprendizaje? 116

Cambios en la liquidación cuando se monetiza 141

Aspectos a tener en cuenta en la atención a grupos empresariales 143

Recomendaciones a tener en cuenta para la liquidación de un estado de Cuenta

144
por concepto de aprendices
¿Cuál es el procedimiento para que las empresas puedan cancelar las multas por
148
contrato de aprendizaje – pagos en línea?

Generalidades del proceso de fiscalización 151

Conceptos 153

Planeación del trabajo de fiscalización 154

Capacitación en las regionales. 156

Modelo de encuesta 159

¿Para qué sirve el aplicativo Sistema Gestión Virtual de Aprendices SGVA? 161

Proceso para habilitar a las empresas voluntarias del decreto 1779 de 2009 163

Proceso a través del aplicativo SGVA Empresas voluntarias 163

Controles (alertas) en el aplicativo SGVA Empresas voluntarias 168

7
Seguimiento y control al decreto 169

Conceptos que se deben tener en cuenta para las empresas voluntarias 170

Información para seguimiento 170

Procesos que se deben adelantar desde los Centros de Formación en cabeza de

171
los Líderes de contratos de aprendizaje

El modelo de correo para dar contestación a estas fechas de formación 175

Funciones de líderes de Regional asignados a Centros (Líderes de centro) 177

Preguntas frecuentes de Aprendices, Funcionarios y Empresarios 179

Preguntas para empresarios 183

Reglamentación del contrato de aprendizaje para aprendices 188

Obligaciones del aprendiz 189

Obligaciones de la empresa 190

Modelo de minuta de contrato de aprendizaje 193

Cláusulas 194

Normatividad contrato de aprendizaje 198

¿Para que me sirven los reportes del ftp y que contiene cada uno de ellos? 199

8
 DESCRIPCIÓN
Todo lo relacionado en el Manual de Contrato de Aprendizaje se encuentra en esta cartilla
en formato de preguntas y respuestas.

Esta guía recoge la normatividad que hasta la fecha reglamenta el contrato de aprendizaje
y la experiencia compartida con los empresarios en el manejo de este tema. Pretende por
lo tanto presentar un desarrollo organizado de los temas del contrato de aprendizaje con
la última Reforma Laboral, que implicó profundas modificaciones a la reglamentación y a
la esencia misma de la relación de aprendizaje; estipulando nuevos criterios con relación a
las obligaciones empresariales, a las modalidades de la relación de aprendizaje, a la
regulación de la cuota de aprendices, la duración del contrato y otros procedimientos, que
implican una atención muy especial y cuidado en el manejo de estos temas.

Consideramos que esta guía es de uso de cualquier interlocutor SENA que tenga relación
con el contrato de aprendizaje Coordinador, Asesor, Gestor, Fiscalizador, Líder de
Contrato de Aprendizaje, Instructor de formación y de seguimiento, y/o para cualquier
otra persona que tenga la responsabilidad interna de manejar el tema.

Con el propósito de unificar criterios a nivel nacional, la Dirección de Promoción y

Relaciones Corporativas, ha diseñado esta cartilla donde se fijan los parámetros y el
procedimiento para la liquidación y la fiscalización del contrato de aprendizaje.

Esta cartilla se ha diseñado de forma tal que dé respuesta a las principales inquietudes
que plantean los empresarios y/o usuarios SENA, su redacción es muy amigable de forma
tal que sea entendida por los diferentes usuarios de este tema a nivel nacional.
Para esta nueva Dirección el objetivo principal se enmarca en el concepto de Cliente
Único, esta es la razón por la cual el SENA debe enlazar los procedimientos e impartir unas
directrices claras donde se garantice la satisfacción del cliente interno y externo en la
prestación del portafolio de Servicios de la Institución.

9
¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS AL CUMPLIMIENTO DE LA CUOTA REGULADA?
Tal y como lo dispone el artículo 32 de la Ley
789 de 2002, están obligados a la contratación
de aprendices “Las empresas privadas,
desarrolladas por personas naturales o
jurídicas, que realicen cualquier tipo de
actividad económica diferente de la
construcción, que ocupen un número de
trabajadores no inferior a quince (15), se
encuentran obligadas a vincular aprendices
para los oficios u ocupaciones que requieran
formación académica o profesional metódica y
completa en la actividad económica que desempeñan; la relación de estos oficios está
enmarcado en el Decreto 620 de 2.005 y el Acuerdo 00002 del mismo año donde se
establece el Listado de Oficios y Ocupaciones para la regulación de la cuota de aprendices.

¿QUIÉNES SE BENEFICIAN CON EL CONTRATO DE APRENDIZAJE?

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, beneficia con
formación de calidad y gratuita a miles de Colombianos,
capacitándolos en formación complementaria, virtual y
titulada.

Para efectos del Contrato de aprendizaje los aprendices

que logran beneficiarse para la firma de una relación de
aprendizaje son los aprendices que ejecuten una
formación titulada en el SENA, quienes deben ser
seleccionados y patrocinados por las empresas obligadas al cumplimiento de la cuota
regulada de aprendices quienes en contraprestación cancelaran de forma mensual y no

10
negociable un apoyo de sostenimiento establecido en la normatividad y el cual tendrá
como objetivo mantener al aprendiz en su formación y garantizar su correcta certificación.

Adicionalmente la ley también determino que también se consolidarán como aprendices

los estudiantes que cumplan con los requisitos de cada una de las modalidades definidas
para el cumplimiento de la cuota regulada, estudiantes de educación superior
(Profesionales, técnicos, tecnólogos), estudiantes de la media técnica, estudiantes de
entidades de formación para el trabajo y desarrollo humano, y estudiantes formados
directamente por las empresas para el cumplimiento de la cuota regulada.

Nuestro segundo beneficiario son las empresas quienes tienen la oportunidad de recibir
mano de obra altamente calificada y productiva, con el objetivo de que ejecuten sus
prácticas empresariales por un tiempo establecido y de esta forma den cumplimiento a la
cuota regulada de aprendices.

Finalmente el Fondo Emprender es beneficiario de los

recursos que las empresas obligadas a contratar
aprendices que aporten de forma mensual a través de
los medios de pago establecidos por el SENA cuando
determinan no tener aprendices en sus empresas y
proceden a cancelar un valor monetario directamente a nuestra institución para el
cumplimiento de dicha obligación.

11
Se entenderán como empresas excluidas del Contrato de aprendizaje:

 Entidades del estado que no desarrollen

actividades industriales ni comerciales.
 Empresas constructoras, donde su actividad
principal sea la construcción.
 Empresas temporales que tengan menos de
15 trabajadores para el desarrollo de las
funciones propias de la empresa.
 Empresas de aseo que tengan menos de 15
trabajadores para el desarrollo de las
funciones propias de la empresa (Solo puede excluir a los aseadores).
 Empresas de vigilancia que tengan menos de 15 trabajadores para el desarrollo de
las funciones propias de la empresa (Solo puede excluir a los vigilantes).
 Empresas de transporte que tengan menos de 15 trabajadores para el desarrollo
de las funciones propias de la empresa (Solo puede excluir a los conductores)
 Empresas de mensajería que tengan menos de 15 trabajadores para el desarrollo
de las funciones propias de la empresa (Solo puede excluir a los mensajeros)
 Cooperativas de trabajo asociado que tengan menos de 15 trabajadores para el
desarrollo de las funciones propias de la empresa.
 Entidades con reconocimiento del ICBF para ejecutar contratos de obra social.
 Empresas en liquidación, concordato, ley 550, reorganización, ley 1116, o inactivas.
 (La exclusión se ingresará de acuerdo a la fecha registrada en el respectivo
certificado de existencia y representación legal).
 Fundaciones 100% públicas o adscritas a algún ministerio
 Sindicatos que cumplan los requisitos del Decreto 1429 de 2010.

12
Nota: Las uniones temporales y los consorcios, sí están obligados al cumplimiento de la
cuota regulada mientras se mantenga la actividad comercial para la cual fue creado. En
este caso si la empresa disminuye la planta de personal, debe informar al SENA como
modificación de cuota de aprendices en el marco del Decreto 933 de 2003, Articulo 11.

Para efectos de la contratación estatal, la ley le ha dado al Estado la capacidad para

contratar a los denominados consorcios y uniones temporales, como una manera para
que los proponentes en los proceso de licitación, puedan cumplir con la capacidad o
requisitos exigidos por la Entidad para la realización del objeto contractual, que por sí
solos no podrían tenerlos.

Para el efecto, la Ley 80 de 1993 en su artículo 7, define estas dos figuras así:

 Consorcio: Cuando dos o más personas

en forma conjunta presentan una misma
propuesta para la adjudicación,
celebración y ejecución de un contrato,
respondiendo solidariamente de todas y
cada una de las obligaciones derivadas de
la propuesta y del contrato. En
consecuencia, las actuaciones hechos y
omisiones que se presenten en desarrollo
de la propuesta y del contrato, afectaran a todos los miembros que lo conforman.

 Unión temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una
misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato,
respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto
contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de
la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la
ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

13
 Por lo anterior, se entienden gravados con cuota de aprendizaje, las entidades sin
ánimo de lucro, cooperativas de trabajo asociado, las congregaciones religiosas y
demás corporaciones, federaciones, cooperativas y precoperativas que cumplan con
el requisito de contar con un número mínimo de quince (15) trabajadores
permanentes.

¿LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS ESTÁN OBLIGADAS A CONTRATAR LA

CUOTA MÍNIMA DE APRENDICES?

(Consejo de Estado Sección Primera, Sentencia

200401351, 6/30/2011)
Las empresas privadas que realicen cualquier tipo de
actividad económica y que ocupen un número de
trabajadores no inferior a 15 están obligadas a vincular
aprendices para los oficios u ocupaciones que requieran
formación académica en la actividad que desempeñan, excluyendo a las empresas de
construcción. Así lo recordó el Consejo de Estado al precisar que las instituciones
educativas privadas no están excluidas de cumplir esa obligación legal y que, de todas
formas, pueden optar por monetizar la cuota de aprendizaje. De igual forma, aclaró que,
incluso, pueden ser objeto del contrato de aprendizaje los oficios que requieren
capacitación pero no cuentan con programas y cursos impartidos por el Servicio Nacional
de Aprendizaje (Sena).

¿LAS ONG NACIONALES O EXTRANJERAS ADSCRITAS A ALGÚN MINISTERIO ESTÁN

OBLIGADAS A CONTRATAR LA CUOTA MÍNIMA DE APRENDICES?
Actualmente no hay norma que haya proferido exonerar de contratar aprendices, a las
empresas o entidades sin ánimo de lucro, cuando dentro de su planta de personal tenga

14
como mínimo 15 empleados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley
789 de 2002 y sus Decretos reglamentarios 933, 2585 de 2003 y 1779 de 2009.

¿CUÁNDO NACE LA OBLIGACIÓN DE VINCULAR APRENDICES?

La obligación de vincular un número mínimo de aprendices, nace a partir de la ejecutoria

del acto administrativo mediante el cual la Dirección Regional, previo estudio y
verificación de la información suministrada por el empleador o a través bases de datos
que proporcionen información relacionada con el número de empleados, se fija la cuota
mínima de vinculación o de monetización a través de un acto administrativo el cual
cumple con un adecuado agotamiento de vía gubernativa.

La empresa debe reportar la planta de personal una vez cumpla los requisitos
previamente aquí establecidos de forma inmediata al Domicilio Principal al que
corresponda su empresa.

¿CÓMO DEBE ACTUAR EL SENA EN CASO DE

ENCONTRAR EMPRESAS QUE NO HAN ENVIADO LA
PLANTA DE PERSONAL Y ESTÁN OBLIGADOS AL
CUMPLIMIENTO DE LA CUOTA REGULADA?

La regional donde corresponda el domicilio principal de la

empresa deberá enviar dos requerimientos de planta de
personal en un término de 3 meses con un lapso de
diferencia entre el primer requerimiento y el segundo de
2 meses, con destino a las empresas que presuntamente
deben cumplir con la cuota regulada y que al momento
del envío del requerimiento no se haya proferido acto
administrativo de fijación de cuota de aprendices, el SENA requerirá a estas empresas

15
como resultado de los cruces de información en las diferentes bases de datos a las que
tenga acceso esta entidad.

Desde la Dirección General se adelantarán cruces masivos y se enviará con periodicidad

mensual o bimensual a las regionales, las empresas que presuntamente deben cumplir
con cuota de aprendices por número de empleados y no tienen cuota regulada, esta base
de datos es la fuente de información para iniciar el proceso de regulación y el
correspondiente seguimiento a las respuesta que deben enviar las empresas.

La planta de personal debe ser enviada por la empresa en un término no superior a 4

meses después del envió de los requerimientos del SENA, bajo los parámetros
establecidos en el Decreto 620 de 2005, (Jornada laboral y Listado de Oficios y
Ocupaciones) firmado por el representante legal, y radicado en la Regional del SENA
donde corresponda el domicilio principal de la empresa junto con el Certificado de
Existencia y representación legal con una vigencia no mayor a 60 días.

El SENA tiene un plazo máximo de 2 meses después de allegada la

información por parte de la empresa; para expedir el acto
administrativo de regulación, para la correspondiente citación y
notificación de dicho acto administrativo.
La cuota señalada por el SENA deberá notificarse previamente al
representante legal de la respectiva empresa, quien contará con
el término de 5 días hábiles para objetarla, en caso de
no ceñirse a los requerimientos de mano de obra
calificada demandados por la misma. Contra el acto
administrativo que fije la cuota procederán los
recursos de ley.

16
Si la empresa requerida no da respuesta oportuna, la Regional del SENA correspondiente
al domicilio principal de la empresa tomará la planta de personal que reporta la empresa a
través del pago de planilla integral de liquidación de Aportes PILA, regulará la cuota de
aprendices, dará lugar al agotamiento de la vía gubernativa correspondiente para que la
empresa en caso de no estar de acuerdo con la cuota regulada de aprendices proceda
hacer uso de los recursos que implica la vía gubernativa en los términos fijados en la Ley y
en el Código Contencioso Administrativo.

Para efectos de citación a notificación dentro del trámite de agotamiento de la vía

gubernativa, la regional del SENA donde ha sido regulada la empresa acorde a su
domicilio principal, tomará como dirección de notificación la establecida en el Certificado
de Existencia y representación legal, o documento de constitución legal o de registro
expedido por la autoridad competente, la reportada en las bases de datos administradas
por el SENA o la registrada en las bases de datos que tenga acceso en caso de no
encontrarla en los medios citados anteriormente. Los edictos serán publicados en las
instalaciones del SENA, en las carteleras previstas por la institución en las oficinas de
Promoción y Relaciones Corporativas de las regionales.

¿CÓMO Y QUIÉN DETERMINA LA CUOTA DE APRENDIZAJE?

Tal y como lo enuncia el artículo 33 de la ley 789

de 2002, quien determina el número mínimo de
aprendices es la Dirección Regional del SENA del
domicilio principal de la empresa, en razón de un
aprendiz por cada 20 trabajadores y uno
adicional por fracción de diez (10) o superior que
no exceda de veinte. Las Empresas que tengan entre quince (15) y veinte (20)
trabajadores, tendrán un aprendiz.

17
La cuota señalada por el SENA deberá notificarse previamente al representante legal de la
respectiva empresa, quien contará con el término de 5 días hábiles para objetarla, en caso
de no ceñirse a los requerimientos de mano de obra calificada demandados por la misma.
Contra el acto administrativo que fije la cuota procederán los recursos de ley vale aclarar
para este caso recurso de Reposición y Apelación.

Para determinar la cuota de aprendices, se

procede así:
 Por cada 20 trabajadores una
cuota, y una adicional por fracción de 10 o
superior que no exceda de 20.
Para efectos de la determinación de la cuota
de aprendices, entiéndase como trabajador
toda persona natural que presta un servicio
personal a otra persona natural o jurídica,
bajo continua dependencia o subordinación y
mediante remuneración, independiente de la
modalidad o clase de trabajo, de su duración,
jornada laboral o forma de pago del salario. (Art. 3º del Decreto 2585 de 2003)

 El Decreto 620 de 7 de Marzo de 2005 ordena al Servicio Nacional de Aprendizaje-

SENA, a través de sus Direcciones Regionales regular la cuota de aprendizaje a los
empleadores con más de 15 empleados en su planta de personal en concordancia
con el artículo 32 de la Ley 789 de 2002.

Para tal efecto se tendrán en cuenta los siguientes parámetros:

 El nuevo Listado de Oficios y Ocupaciones codificado y elaborado por el SENA
 La jornada laboral legal (Según el artículo 161 del Código Laboral, la jornada
laboral es de 48 horas semanales).

18
  La empresa debe diligenciar la Matriz 1 y la Matriz 2, teniendo como base su
planta de trabajadores con relación laboral a nivel nacional. (Los datos que se
encuentran en cada casilla de la MATRIZ No.1 y la matriz No.2 son para dar
orientación sobre la forma en que la empresa debe diligenciar la matriz y como el
SENA debe proceder a fijar la base para la regulación de cuota de aprendices):
 Se debe ubicar el listado de oficios y ocupaciones el cual estará publicado en la
Página del SENA.

Listado de oficios y ocupaciones: (Los cargos

excluidos son Mensajero si este no desempeña
funciones administrativas; vigilantes si no es de
un hotel, aseadores que no sean de salud ni de
hoteles; y conductores que no sean de camión
cisterna). El SENA tendrá la potestad de realizar
la respectiva homologación de los cargos que no
se encuentre dentro del listado oficial y que la empresa los reporte, haciendo uso del
manual de funciones de cada uno de los cargos de acuerdo a la información que deberá
suministrar la empresa.

Nota: Estos manuales se tendrán que anexar a la radicación que efectúe la empresa al
momento de reportar la planta de personal, en caso de no reportarlos el SENA
homologará de acuerdo a la Clasificación Nacional de Oficios.

Cuando la empresa tenga cobertura en 2 o más ciudades o departamentos, la cuota debe

ser distribuida o cumplida a criterio de la empresa y según sus necesidades. (Parágrafo 2º
del Art. 11º del Decreto 933 de 2003). En relación a las especialidades con las que la
empresa puede cumplir la cuota de aprendices, estas especialidades y/o modalidades son
escogidas por la empresa de acuerdo a las necesidades que ellos tengan.

19
 Oficios del Listado de Oficios y Ocupaciones codificado:
MATRIZ No. 1 (EJEMPLO)

CASILLA 1 CASILLA 2 CASILLA 3 CASILLA 4

CÓDIGO DEL NÚMERO DE JORNADA JORNADA

OFICIO SEGÚN TRABAJADORES LABORAL LABORAL
LISTADO DE SEMANAL POR SEMANAL
OFICIOS Y TRABAJADOR TOTAL
OCUPACIONES
0015 1 48 48
1221 5 48 240
1311 1 48 48
2281 4 48 192
4121 3 24 72
0114 3 48 144
0114 2 24 48
19 792
TOTAL

 Casilla1. Código del oficio: Relacione el código del oficio que corresponda según el
listado de oficios y ocupaciones elaborado por el Consejo Directivo Nacional del
SENA. El empresario debe realizar un análisis y homologar los cargos de su
empresa con los que aparecen en el listado de oficios y ocupaciones. En caso de no
homologarlo la empresa deberá remitir los manuales de funciones de estos cargos
al SENA.

 Casilla 2. Número de trabajadores: Relacione el número de trabajadores

contratados para cada oficio codificado.

20
  Casilla 3. Jornada laboral semanal por trabajador: Relacione la jornada laboral
semanal para cada empleado. Si en su empresa existen trabajadores con el mismo
oficio pero con jornadas laborales diferentes, la empresa deberá relacionarlos de
manera independiente.

 Casilla 4. Jornada laboral semanal total: Multiplique el número de trabajadores

(casilla 2) por la jornada laboral semanal por trabajador (casilla 3).

 En caso que la empresa encuentre oficios y ocupaciones que no están relacionados

en la matriz 1l, debe listarlos en la MATRIZ No. 2 (Los datos que se encuentran en
la MATRIZ No. 2 son a manera de ejemplo:

Oficios que no están en el Listado de Oficios y Ocupaciones:

MATRIZ No. 2 (ejemplo)

NOMBRE DEL CARGO Nº DE TRABAJADORES JORNADA LABORAL

SEMANAL
MENSAJERO 1 48
VIGILANTES 2 48
ASEADOR 1 48
CONDUCTOR 1 48

 Esta información debe remitirla la empresa al SENA donde corresponde el

domicilio principal de la misma.

 Firmada por el Representante Legal.

 Adjuntando el Certificado de Cámara de Comercio no mayor a sesenta (60) días o

el Certificado de Existencia y Representación Legal.

21
GENERALIDADES DE LA REGULACION
Jornada laboral: Siempre se deberá tomar para la primera
regulación la sumatoria de las jornadas laborales semanales
reportadas por la empresa, y se divide en 48 horas (JLLE) para
determinar la base de empleados sobre la cual se establecerá
la cuota de aprendices.

Si la empresa no reporta la jornada laboral se tomará para

todos los trabajadores la JLLE

Listado de oficios y ocupaciones: Los cargos excluidos son “Mensajero si éste no

desempeña funciones administrativas; vigilantes si no son de hotel, aseadores que no
sean de salud ni de hoteles; y conductores que no sean de camión cisterna).

Los empleados que se deben reportar para efectos de la regulación de cuota de

aprendices son:
 Empleados por los cuales la empresa tenga la obligación de cancelar aporte
parafiscal independiente el tipo de contratación tengan o cual sea su duración.
 Los empleados que no se deben reportar para la base de regulación de cuota de
aprendices son:
 Empleados que sean contratados por una empresa temporal.
 Empleados que sean contratados por la empresa bajo la figura de prestación de
servicios.
 Aprendices que se tengan en la empresa para el cumplimiento de la cuota
regulada.
 Pasantes o practicantes que tenga la empresa diferente a los aprendices.
 Personal pensionado en caso de existir.

22
  Los cargos que se encuentren
por fuera del Listado de oficios y
ocupaciones que no tengan el nombre
exacto reportado por la empresa en el
Listado de oficios y ocupaciones y que
no sean homologables por no existir
similitud de cargo en el listado actual,
la empresa debe enviar los manuales
de funciones de estos cargos a la
regional donde corresponde el
domicilio principal de la empresa para definir si deben ser excluidos de la cuota de
aprendices estos cargos, teniendo en cuenta las funciones que realizan dentro del
respectivo puesto de trabajo, si el resultado de dicho análisis por parte del SENA
determina que no se pueden homologar los cargos, la relación de estos con el
respectivo informe deben ser enviados a la Dirección de Promoción y Relaciones
Corporativas sustentando la decisión. La Dirección de Promoción y Relaciones
Corporativas junto con la Dirección Jurídica emitirá concepto si se deben o no
incluir dichos cargos para la próxima regulación de cuota de aprendices.

¿CUÁL ES LA INFORMACIÓN QUE DEBE SUMINISTRAR EL EMPLEADOR PARA FIJAR CUOTA

DE APRENDIZAJE?

El empleador deberá certificar el

número de trabajadores permanentes
que se encuentren directamente
vinculados a su empresa. Dicha
información podrá ser verificada por la
Dirección Regional del SENA, del
municipio donde se encuentre la sede

23
de dicha empresa, con la constatación de datos en:

 Fuente de Información PILA.

 Empresas Promotoras de Salud – EPS.
 Fondos Privados Administradores de Pensiones y Cesantías.
 Cajas de Compensación Familiar.
 Administradoras de Riesgos Profesionales.
 En caso de que la empresa obligada no reporte la información al SENA, la Regional
correspondiente debe proceder con él envió de requerimientos acorde a lo
establecido en los flujograma de proceso (Nuevas regulaciones y modificaciones)
siguiendo el protocolo allí establecido.

¿QUE SUCEDE SI LA PLANTA DE PERSONAL DE UNA EMPRESA REGULADA TIENE

VARIACIÓN?

Cuando se presenta variación en el número de empleados que

incida en la cuota mínima de aprendices, la empresa debe
informar tal circunstancia a la Regional del SENA donde
funcione el domicilio principal de la empresa, en los meses de
julio y diciembre de cada año.
Por consiguiente, la información sobre el número de
trabajadores de cada semestre debe ser remitida al SENA en las
fechas establecidas, de lo contrario se considera
extemporánea.

Si la variación de la planta se presenta en el primer semestre, el

empleador debe establecer el promedio de trabajadores de los
6 meses, de enero a junio, para determinar si este promedio

24
 INCIDE en la cuota regulada. Si incide, debe informar al
SENA en el mes de Julio, para que esta Entidad efectúe la
fijación de la nueva cuota.

Este mismo procedimiento debe realizar para el segundo

semestre, informando al SENA en el mes de diciembre,
para este caso la información que corresponde a los meses
de Julio a Diciembre, inclusive.

La fijación de la nueva cuota, sea inferior o superior, se realiza mediante un acto

administrativo que debe ser notificado y ejecutoriado debidamente. Contra estos actos
administrativos proceden los recursos previstos en el artículo 50 del código Contencioso
Administrativo, vale aclarar reposición y apelación.

En ningún caso la empresa deberá suspender la contratación de aprendices hasta no tener

un acto administrativo del SENA donde se modifique la cuota regulada, en el evento de
que la cuota disminuya y se encuentren contratos vigentes, estos deberán terminar hasta
la fecha prevista en el mismo contrato.
El SENA tendrá un plazo máximo de 2 meses para el debido proceso tal como procede en
la regulación.

Cuando el resultado de la información que envía la empresa o del seguimiento que realiza
el SENA de forma semestral dé como resultado la exoneración de la cuota de aprendices
por tener menos de 15 trabajadores, el SENA de forma eficiente tendrá que informar en el
mismo mes Julio o Enero la terminación de dicha obligación sin agotar la vía gubernativa,
dando el beneficio al empresario de evitar el proceso administrativo e informando que en
su labor fiscalizadora podrá enviar visitas para validar la información y que una vez
adquiera la obligación nuevamente la empresa tendrá un plazo de un mes para informar
su planta de personal al SENA en la regional que corresponda su domicilio principal.

25
El SENA tendrá la potestad de realizar una nueva regulación a las empresas que pasadas
tres vigencias no hayan realizado ningún reporte de variación de planta de personal y no
contesten a los requerimientos del SENA donde se solicite dicha actualización de planta
de personal y lo hará con la información encontrada en el PILA o en las bases de datos que
administre, expedirá el correspondiente acto administrativo y dará la vía gubernativa a la
que haya lugar (Recursos de reposición y apelación).

Los requerimientos enviados a las empresas, las respuestas de los empresarios a estos
requerimientos y la información que se tome del aplicativo PILA en caso de que la
empresa no dé respuesta oportuna deben reposar en la hoja de vida de la empresa como
soporte y prueba del agotamiento de la vía gubernativa.

¿CÓMO SE DEBE REPORTAR EL PROMEDIO DE EMPLEADOS DEL SEMESTRE PARA

MODIFICACIÓN DE CUOTA DE APRENDICES?

Para elaborar este promedio hay que tener en cuenta el listado

de oficios y ocupaciones y la jornada laboral semanal para cada
uno de los meses correspondientes al semestre, es decir la
empresa debe elaborar la Matriz No.1 y la Matriz No. 2 que
colocamos como ejemplo a continuación para cada uno de los
meses correspondientes al semestre:

26
 Oficios del Listado de Oficios y Ocupaciones codificado:

MATRIZ No. 1 (EJEMPLO PARA EL PRIMER SEMESTRE)

(Elaborar una igual para los meses de Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo y Junio )

CASILLA 1 CASILLA 2 CASILLA 3 CASILLA 4

CÓDIGO DEL NÚMERO DE JORNADA JORNADA

OFICIO SEGÚN TRABAJADORES LABORAL LABORAL
LISTADO DE SEMANAL POR SEMANAL
OFICIOS Y TRABAJADOR TOTAL
OCUPACIONES
0015 1 48 48
1221 5 48 240
1311 1 48 48
2281 4 48 192
4121 3 24 72
0114 3 48 144
0114 2 24 48
19 792
TOTAL

27
 Oficios que no están en el Listado de Oficios y Ocupaciones:

MATRIZ No. 2
(Elaborar una igual para los meses de Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo y Junio)

NOMBRE DEL CARGO Nº DE TRABAJADORES JORNADA LABORAL

SEMANAL
MENSAJERO 1 48
VIGILANTES 2 48
ASEADOR 1 48
CONDUCTOR 1 48

 Efectuado este análisis mes a mes de los seis (6) meses del semestre, la empresa
procederá a establecer el promedio semestral.

 Con el promedio semestral la empresa debe aplicar la fórmula para determinar el

número de aprendices, la cual es: para cada 20 trabajadores = 1 aprendiz y por
fracción de 10 = 1 aprendiz. Para las empresas que tienen de 15 a 20 trabajadores
= 1 aprendiz.

 Si al analizar el promedio de empleados del semestre respectivo teniendo en

cuenta el listado de oficios y ocupaciones y la jornada laboral semanal, la empresa
observa que no incide para modificar la cuota de aprendices la empresa no debe
enviar la información al SENA.

 Si por el contrario la empresa al realizar el promedio teniendo en cuenta el listado

de oficios y ocupaciones y la jornada laboral semanal, observa que este promedio
si incide para modificar la cuota asignada de aprendices ya sea para incrementarla

28
 o disminuirla debe remitir esta información al SENA, vale decir el análisis de la
planta de personal de los meses del semestre.

 En el evento en que en la empresa la planta de personal disminuya a menos de 15

empleados, debe realizar el mismo procedimiento anotado anteriormente, para
determinarse si debe o no cumplir con cuota de aprendices.

 De igual forma se procederá en el mes de Diciembre para modificar la cuota de

aprendices correspondiente a al segundo semestre del año.

 Esta información la empresa la debe enviar y debe quedar radicada en el SENA

donde corresponda el Domicilio Principal de la empresa, según el certificado de
existencia y representación legal de cámara de comercio, en los días hábiles para
cada uno de los meses esto es julio y diciembre ya que el resto de meses la
información se entenderá como extemporánea.

¿QUE PROCEDIMIENTO DEBO SEGUIR CUANDO LA EMPRESA PASA A CUOTA

CERO EN LOS MESES DE JULIO Y DE DICIEMBRE?

Esta situación de exclusión y/o de ajuste de

cuota regulada deberá registrarse en el
aplicativo SGVA de acuerdo a las fechas de
contestación, cuando hay exclusión de cuota es
decir que la empresa queda con cuota 0, el
número de la resolución será remplazado por el
numero de la comunicación que se emite, la
fecha de expedición de la resolución será
remplazado por la fecha de la comunicación que
se emite, y las fechas de notificación y
ejecutoria serán iguales a la fecha que se registró como inicio de la no obligación
29
 de la cuota regulada de acuerdo a la comunicación, en caso de modificación será
01 de Julio o 01 de Enero según el estudio de semestre que corresponda.

A estas empresas una vez se excluyan de la obligación se debe adelantar la

elaboración del estado de cuenta para verificar si tienen o no incumplimiento para
los periodos en los que sí estuvieron obligados. La liquidación de estos estados de
cuenta se hará igual al procedimiento que se entregue para estas liquidaciones.

¿SI LA EMPRESA ME INFORMA EXTEMPORÁNEAMENTE LA VARIACIÓN DE LA PLANTA DE

PERSONAL COMO DEBO PROCEDER?

Es importante tener en cuenta que el Decreto 933 de 2003 en su artículo 11 estableció

que las empresas tienen la obligación de informar en los meses de julio y de diciembre, la
variación de la planta de personal, en este sentido aquellas comunicaciones que se
radiquen por fuera de este tiempo serán consideradas extemporáneas y se debe contestar
a la empresa bajo este parámetro, informándole que la información reportada la debe
hacer llegar al SENA en los meses de Julio y/o de Diciembre y que debe seguir cumpliendo
con la cuota regulada establecida; sin embargo teniendo en cuenta el principio de
oportunidad y eficiencia como funcionarios públicos si esta comunicación llega
extemporánea y a la empresa le aumenta la cuota de aprendices es un deber del SENA
proceder de forma inmediata a la nueva regulación de cuota de aprendices asignando la
nueva cuota regulada ya que de no hacerlo podríamos estar cayendo en un proceso
amañador e ineficiente; al notar que la empresa debe cumplir con una obligación
adicional de aprendices y no lo estamos regulando.

De lo anterior se concluye que si la comunicación extemporánea da como resultado el

aumento de la cuota de aprendices se debe proceder de inmediato a realizar la nueva
regulación e iniciar el proceso normal de regulación de cuota de aprendices, diferente si el
resultado es la disminución en el cual si informaré por escrito a la empresa que debe

30
reportar la información solo en julio y en diciembre y que debe seguir cumpliendo con la
cuota regulada establecida inicialmente.

¿UN ACTO ADMINISTRATIVO DE REGULACIÓN DE CUOTA PIERDE FUERZA DE

EJECUTORIA A LOS 3 AÑOS?

Es importante tener en cuenta que las resoluciones por regulación de cuota de aprendices
y/o por variación de planta de personal se hacen de acuerdo al comportamiento de la
planta de personal de una empresa, esto quiere decir que la empresa tiene la obligación
en los meses de Julio y de Diciembre de informar el promedio de empleados, lo anterior
de acuerdo a lo establecido en el Decreto 933 de 2003; si este incide en la cuota de
aprendices que actualmente tiene fijada por acto administrativo, lo anterior también
concluye que si una empresa no ha cambiado de planta de personal o no ha informado la
variación del mismo, el acto administrativo con el cual se le fijo la cuota de aprendices y
que obedece a los parámetros del Decreto 620 de 2005 seguirá vigente hasta tanto la
empresa informe su nueva planta de personal y le sea nuevamente regulada la cuota a
través de un nuevo acto administrativo, por lo anterior se concluye que en ningún caso
hay pérdida de fuerza ejecutoria de una resolución de cuota de aprendices y/o de
variación de planta de personal cuando han transcurrido tres años.

¿LOS PAGOS EFECTUADOS COMO APOYOS DE SOSTENIMIENTO, MONETIZACIÓN

Y MULTAS POR CONTRATO DE APRENDIZAJE SON DEDUCIBLES?

 Es en este documento se quiere dejar

claro que los Apoyos de Sostenimiento
cancelados y los pagos por monetización no
pueden ser tomados como salarios
fundamentalmente por dos cosas; no
constituyen una relación laboral, es decir no

31
 son trabajadores, por lo mismo que no existe una subordinación por parte del
aprendiz, y en ningún momento el apoyo de sostenimiento que se le está
cancelando al aprendiz constituye salario, pues por esto la Ley ha sido muy precisa
en dar este nombre de Apoyo de sostenimiento y no de salario; los aportes
realizados a la EPS, y a la ARP, son aportes que son obligatorios gracias a la
constitución Nacional donde claramente dice que el derecho a la protección y a la
salud, así como la Ley claramente dice que ellos deben ser cotizantes
independientes y que a los aprendices no se les podrá descontar ningún valor por
dichas afiliaciones.

 Contablemente los pagos a los aprendices no pueden llevarse como gastos de

nómina porque no lo constituyen, pues la DIAN, ha manifestado su concepto claro
al respecto donde ha dicho que estos pagos no son susceptibles de deducción, y
que por lo mismo en la contabilidad tampoco pueden ser llevados por este rubro,
pues cabe anotar que si se incluyen en la declaración de renta gastos que no son
reales, estos conlleva a una sanción por inexactitud y que para este entonces la
DIAN, ha iniciado una gran labor fiscalizadora al respecto de este tema.

 La monetización entonces tampoco es un gasto deducible, pues la Ley claramente

ha dicho que esta, solo es una forma más de dar cumplimiento al contrato de
aprendizaje y no podrá ser llevado como salarios deducibles.

 Para el caso de los incumplimientos que en la actualidad se están liquidando para

el Contrato de aprendizaje vigencias 2003 a 2012 y posteriores, la DIAN ha dicho
que no deben ser tomadas como multas o sanciones, y que según el Estatuto
Tributario en su Artículo 107 dice que son deducibles los gastos que tengan
relación de causalidad con la actividad productora de renta, y que ante esto los
valores cancelados como sanciones no pueden ser llevados como deducciones en
la declaración de impuestos sobre la renta.

32
  El único concepto que es deducible de renta son los apoyos de sostenimiento
cancelados a los aprendices voluntarios previos requisitos solicitados por la DIAN

¿EXISTEN EXCLUSIONES ESPECIALES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA CUOTA REGULADA?

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA excluirá a las empresas del cumplimiento de la
cuota regulada de aprendices de forma inmediata únicamente cuando se demuestre con
el Certificado de Existencia y representación legal, o documento de constitución legal o de
registro expedido por la autoridad competente una de las siguientes situaciones:

Fusión y sustitución patronal: Habrá

fusión cuando una o más sociedades
se disuelvan, sin liquidarse, para ser
absorbidas por otra o para crear una
nueva. (Artículo 172 Código de
comercio). La absorbente o la nueva
compañía adquirirán los derechos y
las obligaciones de la sociedad o
sociedades disueltas al formalizarse el
acuerdo de fusión.

Se entiende por sustitución de patronos todo cambio de un patrono por otro por
cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento, es decir, en
cuanto éste no sufra variaciones esenciales en el giro de sus actividades o negocios.
(Artículo 67 Código Sustantivo del Trabajo); para que haya sustitución de patrono deben
reunirse 3 elementos: cambio del patrono, continuidad de la empresa y continuidad del
trabajador.

La regional donde corresponda el domicilio principal de las empresas debe

simultáneamente excluir de la obligación a las empresas que corresponda y fijar la nueva

33
cuota a la o las empresas que adquieren la obligación. Adicionalmente los contratos que
se encuentren vigentes para la empresa que se excluye deben ser terminados y
habilitados nuevamente en la plataforma Sistema Gestión Virtual de Aprendices para
registrarlos por el tiempo restante en la empresa que adquiere la nueva obligación.
En relación con los contratos de aprendizaje vigentes al momento de la Fusión, la sociedad
absorbente debe garantizar su continuidad, y en relación a los suscritos por las empresas
sustituidas patronalmente, la empresa sustituta será responsable de garantizar la
continuidad de éstos hasta la fecha de terminación, salvo que se terminen por alguna de
las causales previstas en el presente acuerdo.

Para los casos de sustitución esta será legal con la presentación del acta firmada por los
socios accionistas y responsables de esta acción, para el proceso de fusión si se debe
contar con el debido registra de la Cámara de Comercio y/o documento que acredite la
representación legal de la empresa.

El cumplimiento de la cuota mínima obligatoria determinada en su momento para la

empresa sustituida, se hace exigible hasta cuando se verifique la información de
sustitución patronal reportada por ésta al SENA. Para la nueva sociedad sustituta, se debe
considerar esta situación de sustitución, para la determinación de la cuota mínima
obligatoria, siempre y cuando reúna las condiciones establecidas en la Ley 789 de 2002.

¿COMO REALIZO EL PROCESO DE PASAR LOS CONTRATOS DE UNA EMPRESA A OTRA

CUANDO HAY SUSTITUCIÓN PATRONAL Y/O FUSION?

Normalmente cuando ocurre un proceso de sustitución patronal y/o fusión SE PRESENTA

la siguiente situación:

34
 La empresa que fue absorbida y/o objeto de la
fusión se debe expedir acto administrativo
con la cuota ajustada o normalmente con la
exclusión de cuota ya que toda su planta de
personal es trasladada a otra empresa.

 A esta empresa entonces se debe enviar

comunicación por escrito con la citación a la
nueva regulación y/o con la comunicación de
exclusión y determinando desde que fecha la
empresa no tiene la obligación de vincular
aprendices (esta fecha corresponderá a la de
Cámara de comercio donde se evidencio a partir de qué fecha sucedió el proceso de
fusión y/o absorción patronal).

 Esta situación de exclusión y/o de ajuste de cuota regulada deberá registrarse en el

aplicativo SGVA de acuerdo a las fechas de contestación, cuando hay exclusión de
cuota el número de la resolución será remplazado por el número de la comunicación
que se emite, la fecha de expedición de la resolución será remplazado por la fecha de la
comunicación que se emite, y las fechas de notificación y ejecutoria serán iguales a la
fecha que se registró en cámara de comercio la cual debe coincidir con la fecha que le
estamos dando al empresario como inicio de la no obligación de la cuota regulada.

 La empresa que absorbe la planta de personal también se le debe emitir nuevo acto
administrativo de fijación de cuota de aprendices, ya que normalmente su cuota se
aumenta considerablemente.

 Este acto administrativo debe seguir el mismo proceso de agotamiento de vía

gubernativa como si fuera una nueva regulación de cuota de aprendices, quiere decir

35
 que también tendrá derecho a los recursos de reposición y/o apelación y al debido
proceso.

 En relación a los contratos vigentes de la empresa que no queda obligada a contratar

aprendices y teniendo en cuenta que existen contratos vigentes ya que la empresa
venia cumpliendo con la cuota de aprendizaje, es necesario que en el aplicativo SGVA
se realice el siguiente procedimiento:

- Se den por terminados los contratos de aprendizaje que la empresa tiene

vigentes, la fecha de finalización será igual a la fecha en que le estoy quitando la
obligación a la empresa de acuerdo a comunicación enviada por escrito y de acuerdo
al registro que he realizado previamente en la plataforma.
- Se deben habilitar estos contratos en la opción terminado por práctica o
acuerdo.
- Los contratos deben ser registrados nuevamente en la empresa a la que
estoy cargando la cuota regulada es decir la que está absorbiendo o fusionando la
planta de personal, la fecha inicial de los contratos será el día siguiente de la fecha
de terminación del contrato anterior y la fecha final se conservará la que
inicialmente estaba registrada, ya que el contrato de aprendizaje no debe sufrir
ninguna alteración en relación al tiempo.

Concordato, liquidación,
restructuración, ley 550 de 1999 y ley
1116 de 2006:
 La regional donde corresponda el
domicilio principal de las empresas
debe excluir de la obligación a las

36
 empresas que demuestren con su certificado de existencia y representación legal,
o documento de constitución legal o de registro expedido por la autoridad
competente, acreditando las siguientes situaciones: Concordato, liquidación,
restructuración, ley 550 de 1.999 -Régimen de reactivación empresarial y Ley 1116
de 2006 -Régimen de Insolvencia Empresarial. Adicionalmente los contratos que se
encuentren vigentes para la empresa que se excluye, deben ser terminados en el
tiempo previsto inicialmente. La fecha que la regional utilizará para la exclusión de
cuota regulada a estas empresas será la registrada en el Certificado de Existencia y
representación legal de la empresa o documento de constitución legal o de
registro expedido por la autoridad competente, y su exclusión se mantendrá por el
tiempo en que la empresa conserve uno de los estados mencionados.

¿QUE SON EMPRESAS EN CONCORDATO O EN REESTRUCTURACIÓN?

Se denominan empresas en acuerdo de

reestructuración en los términos de Ley,
cuando se celebre a favor de una o varias
empresas con el objeto de corregir
deficiencias que se presenten en su
capacidad de operación y para atender
obligaciones pecuniarias, de manera que
tales empresas puedan recuperarse dentro
del plazo y en las condiciones que se hayan
previsto en el acuerdo.

Las empresas que se encuentren en proceso concordatario o en reestructuración, están

exentas de contratar aprendices. (Parágrafo del Artículo 1° Decreto 2585/2003)

37
Los contratos de aprendices que se encuentren vigentes al momento de presentarse el
concordato o acuerdo de reestructuración, deben continuar hasta el final, salvo que se inicie
el proceso de liquidación definitiva.

Las empresas que se encuentren en estos procesos deben

remitir al SENA, el Certificado de Cámara de Comercio, donde
contemple estas situaciones para el registro y control
correspondiente.

De otra parte, el proceso de liquidación de una empresa tiene

por objeto la realización de los bienes del deudor, para atender en forma ordenada las
obligaciones a su cargo, consistente en el pago de las acreencias que adeuda la respectiva
empresa y por ende la extinción de las obligaciones a su cargo. Por lo tanto las empresas en
proceso de liquidación están exentas de contratar aprendices.

Desastres naturales, casos fortuitos y/o fuerza mayor: Aquellas empresas que sean afectadas
por un desastre natural tales como:

Terremoto, inundación, deslizamiento, huracanes,

maremotos, tsunami, avalancha, erupción volcánica,
tormentas, hundimiento de tierra, sequia; casos
fortuitos y/o fuerza mayor como incendios o
cualquier imprevisto que no sea posible resistir y
que afecten la actividad económica del empresario
por su nexo causal, serán excluidas de la cuota de
aprendizaje previa certificación de la compañía
aseguradora que acredite el nivel de siniestro igual
o superior al 80% y certificación del ministerio de
trabajo que haga constar dicha situación.

38
Finalmente dentro de estas generalidades es importante determinar que aquellas
empresas que ejecuten cualquier tipo de contrato por periodos fijos y su planta de
personal no se vea afectada en relación al promedio de empleados para los meses de julio
y diciembre, deben seguir cumpliendo con la cuota regulada establecida y en el siguiente
semestre reportar la planta de personal con el personal actualizado.

¿QUE ES LA NOTIFICACION DE UN ACTO

ADMINISTRATIVO?
La notificación es el procedimiento mediante
el cual se hace público un acto
administrativo. La indebida notificación de
un acto conlleva a su posible nulidad,
perdiendo la eficacia que debe tener. El
desarrollo jurisprudencial de este principio
es muy abundante, encontrándonos con
pronunciamientos muy claros al respecto:

Desde el punto de vista constitucional importa dejar en claro que la notificación,

entendida como el conocimiento formal del administrado o de quien es parte o
interviniente en un proceso judicial, sobre el contenido de las providencias que se
adoptan por el juez o de los actos administrativos que lo afectan, tiene por fundamento
específico la garantía del derecho de defensa, aspecto esencial del debido proceso,
exigible en todas las actuaciones judiciales y administrativas.

La notificación en debida forma asegura que la persona a

quien concierne una determinación se encuentre enterada
de su sentido y define simultáneamente -con fecha cierta-
en qué momento ha tenido lugar la transmisión oficial de la
respectiva información. Se asegura, entonces, no

39
solamente que, conocida la decisión de que se trata, podrá el afectado hacer uso de los
medios jurídicamente idóneos para la salvaguarda de sus intereses, sino que se preserva
la continuidad del trámite judicial o administrativo correspondiente, pues la fecha de la
notificación define los términos preclusivos dentro de los cuales podrá el notificado
ejecutar los actos a su cargo.

Resultan, por tanto, realizados el valor de la seguridad jurídica y los principios procesales
de celeridad y economía.

La falta probada de notificación, en especial la de aquéllos actos o providencias que tocan

con derechos de quienes participan en el proceso o actuación, repercute necesariamente
en las posibilidades de defensa de tales personas y perturba en alto grado el curso normal
de los procedimientos, dando lugar por ello, en algunos casos, a la nulidad de lo actuado, y
en otros a la ineficacia o carencia de efectos jurídicos de los actos que han debido ser
materia de la notificación. Todo depende de las normas legales aplicables, según la clase
de trámite.

El máximo Tribunal de lo Contencioso Administrativo también ha definido la

notificación:
Tanto el Artículo 209 de la Constitución Política
como el Artículo 3º del C.C.A., tienen determinado
que uno de los principios que debe orientar la
función administrativa, y dentro de ésta las
actuaciones administrativas, es el de la publicidad,
que para el caso de los actos administrativos de
carácter particular se traduce en ponerlos en
conocimiento del interesado a través de su
notificación. El C.C.A. tiene previstas tres formas de
notificación, a saber: la personal, por edicto y por

40
conducta concluyente.

Respecto de la notificación personal, los artículos 44 y 47 ibídem prevén que si no hay un

medio más eficaz de informar al interesado, ella se practica enviando a éste por correo
certificado una citación a la dirección por él señalada, bien sea en su petición inicial o en la
nueva que hubiere reportado con posterioridad, dentro de los cinco días siguientes a la
expedición del acto. En lo tocante a su práctica consagran dichos preceptos que se realiza
entregando al notificado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto e informándole al
mismo en el texto de la notificación o en la parte resolutiva del acto —como es la práctica
inveterada en Colombia, sobre los recursos gubernativos que proceden, ante qué
autoridad deben interponerse y los plazos para hacerlo.

En cuanto se refiere a la notificación por edicto el Artículo 45 ibidem prescribe que ésta
tiene carácter subsidiario, pues procede cuando no se pudiere hacer la notificación
personal dentro de los cinco días siguientes al envío de la citación.

En lo que respecta a su práctica prevé dicha disposición que se efectúa mediante la

fijación de un edicto en un lugar público del respectivo Despacho, por el término de diez
días, con inserción de la parte resolutiva del acto. Debe constar igualmente la información
acerca de los recursos gubernativos que proceden, ante qué autoridad deben
interponerse los plazos para hacerlo. En lo que concierne a la notificación por conducta
concluyente el Artículo 48 ibídem prevé que ella tiene por finalidad convalidar o legitimar
la falta o irregularidades en la notificación personal o por edicto y sólo procede en dos
eventos: cuando el interesado conviene con el acto, esto es, está de acuerdo con el
contenido del mismo; o cuando el mismo utiliza en tiempo los recursos gubernativos
procedentes.

41
 ¿CUANDO PROCEDE UNA INDEBIDA NOTIFICACIÓN?

La notificación del acto administrativo, se considera

como una diligencia externa a la formación o
nacimiento de dicho acto, por lo tanto no incide en
su existencia ni en su validez, pero afecta su
eficacia u oponibilidad, cuando las Entidades del
Estado ha impuesto a través de los mismos deberes
y obligaciones frente a los administrados.

Al respecto la Corte Constitucional en múltiples sentencias se ha pronunciado con relación

al tema de la publicación de los actos de la administración (C – 957 – 1999).

De lo anterior se deduce que el acto administrativo, general o particular, existe desde el

mismo momento en que se profiere o expide, pero no produce efectos jurídicos, es decir,
carece de fuerza vinculante, mientras no se realice su publicación, notificación o
comunicación.

CLASES DE NOTIFIACIONES

 La notificación personal.
Es la forma principal e idónea de
notificación y la que la administración
debe priorizar y procurar por todos los
medios posibles, pues garantiza el
derecho de defensa y, por ende, el debido
proceso dentro de la actuación. Consiste
en la comunicación directa al interesado, o

42
a su apoderado, del contenido de una decisión.

 Trámite.
Una vez emitido el acto administrativo, dentro de los cinco (5) días siguientes, el o los
interesados deben ser citados a la entidad o dependencia encargada mediante escrito
enviado por correo certificado a la última dirección suministrada dentro de la
actuación.

 En la comunicación debe expresársele exactamente el lugar

al cual debe acudir, especificando dirección, edificio, piso, oficina,
el horario de atención al público que debe observar el citado para
su presentación, el plazo máximo que tiene para presentarse de
cinco (5) días después del envío, el funcionario a quien debe
dirigirse y el teléfono al cual puede comunicarse.

 La constancia del envío debe anexarse a la actuación, pues

será requisito indispensable para la notificación por edicto. La
inobservancia de este requisito conlleva a la carencia de
ejecutoriedad y por consiguiente de ejecutividad del acto, es decir
que la actuación no podrá hacerse exigible, haciendo el
procedimiento ineficaz.

 De presentarse el citado en el plazo dado, se debe suscribir un documento en

donde se deje constancia de la fecha y hora de presentación, de la entrega de una
copia entera, integra y gratuita del acto administrativo notificado, la explicación
clara y sucinta al notificado sobre los recursos que legalmente procedan frente a la
decisión, las autoridades ante quien deben interponerse y el plazo que se tiene
para hacerlo.

43
 Si no se presenta, debe verificarse la idoneidad de la comunicación, es decir se
debe establecer si la dirección a la que fue enviada es la correcta y no tiene, por
ejemplo, errores de digitación que la puede hacer inocua. Además se deben
establecer otros medios de citación disponibles, por ejemplo vía telefónica, por
correo electrónico, fax, etc. de lo cual debe dejarse constancia expresa.

 Después de la citación por correo certificado y ante la inasistencia de quien se

debe notificar, la administración debe desplegar todas las acciones posibles para
surtir la notificación personal y dejarlas debidamente documentadas, para
posteriores fines probatorios.

 Notificación por edicto.

La notificación por edicto es
subsidiaria de la notificación
personal y sólo procede cuando la
personal definitivamente no se
pudo surtir, a pesar de todas las
gestiones que se hubieren adelantado con este fin.

 Trámite.
La notificación por edicto consiste en la fijación de un escrito en una cartelera,
expuesta para estos efectos, en un lugar de fácil acceso al público, en el despacho
que emite el acto. El escrito, denominado edicto, debe tener incluida la parte
resolutiva del acto administrativo que se notifica, la o las personas que son objeto
de la notificación, la fecha de fijación del edicto y la de su desfijacion.

 Se debe fijar por el término de diez (10) días hábiles, desde las 8:00 a.m. del primer
día hasta la última hora laboral del décimo día.

44
 De la fijación y de la desfijación se debe dejar constancia expresa, la cual debe ser
suscrita por el funcionario encargado de la notificación.

 Si vencido el término de fijación no se presenta quién debe notificarse, se

entenderá surtida la notificación una vez desfijado el edicto.

 Al día siguiente de desfijación del edicto, empieza a correr los términos de

ejecutoria de cinco (5) días hábiles; término durante el cual, el interesado podrá
hacer uso de los recursos en la vía gubernativa.

 Por el contrario, si el interesado se presentare durante

el término de fijación del edicto, es decir durante el transcurso
de los diez (10) días, deberá notificarse personalmente el acto
administrativo, desfijando el edicto. En este caso se entenderá
surtida la notificación personalmente y a partir del día
siguiente se contaran los cinco (5) días hábiles de ejecutoria y/o para presentar el
recurso.

 Si se llegare a presentar después de desfijado el edicto, se dejará constancia de la

presentación, suministrándole copia íntegra, completa y gratuita de la decisión e
informándole que la notificación se surtió por edicto y el término de ejecutoria
existente, si aún está corriendo, o la preclusión del término, si ya trascurrió. Esta
constancia debe ser firmada por la persona que se presentare, con fines
probatorios, además de la firma del funcionario que informa.

¿QUE ES LA AUTORREGULACIÓN? HOY EXISTE?

¿SE PUEDE MULTAR A UNA EMPRESA SIN ACTO
ADMINISTRATIVO?

45
La facultad de autorregulación fue determinada en el parágrafo transitorio del artículo 11
del decreto 933 de 2003, por medio del cual se reglamenta el Contrato de Aprendizaje y
se dictan otras disposiciones, que el tenor literal expone: Los patrocinadores a quienes el
Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA no les haya determinado la cuota de aprendices
en el marco de la Ley 789 de 2002, deberán establecer la cuota de aprendices,
seleccionarlos, contratarlos o monetizarla e informar a esa entidad, a más tardar dentro
de los dos (2) meses siguientes a la vigencia del presente decreto.

El incumplimiento de esta obligación acarreará la imposición de las sanciones previstas en

la Ley 119 de 1994”

Tal y como lo aduce la denominación del precepto,

dicha facultad de autorregulación fue catalogada en
el decreto como transitoria, lo que se traduce en
que sus efectos son limitados en el tiempo. En este
orden de ideas se tiene que dentro de los dos (2)
meses siguientes a la entrada en vigencia del
decreto 933/03, los empleadores obligados a la
vinculación de aprendices, a los que no se les
hubiera regulado cuota, de conformidad con los
lineamientos determinados en la Ley 789/02, debían
establecer su cuota, seleccionar, contratar o
monetizar, e informar de ello al SENA. Por lo tanto,
solo eran susceptibles de la imposición de las
sanciones contenidas en la Ley 119/94, aquellos empleadores que omitieron cumplir con
este deber, durante el enunciado lapso.

Cumplido el término establecido de los dos meses, se entiende que la facultad transitoria
de autorregulación por parte del empleador se agotó y por tanto, es la Dirección del SENA,

46
de la Regional del domicilio principal del empleador, la que está llamada a regular la cuota
de aprendizaje, de conformidad con lo establecido en el inciso primero del Art. 11 del
citado decreto 933, que señala:

“No es procedente imponer sanción por incumplimiento de cuota de aprendizaje a

aquellos empleadores a los que no se les haya regulado la cuota de aprendices, mediante
acto administrativo motivado y debidamente ejecutoriado, incluso cuando éstos últimos
hayan venido contratando aprendices de conformidad con la autorregulación que
hubieren realizado de sus cuotas. En este caso, la Dirección Regional de forma inmediata
deberá proceder a regular la cuota de aprendizaje, de conformidad con lo establecido en
la Ley 789 de 2002, mediante acto administrativo contra el cual proceden los recursos de
Ley”.

¿EL NO TENER UN ACTO ADMINISTRATIVO EN FIRME EXIME, AL EMPLEADOR DEL

CUMPLIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN DE APRENDICES DETERMINADO POR LEY?
Tal y como lo dispone el Art. 62 del Código Contencioso Administrativo, los actos
administrativos adquieren firmeza cuando:
 Cuando contra ellos no proceda ningún recurso.
 Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.
 Cuando o se interpongan recursos, o cuando se renuncie expresamente a ellos.
 Cuando haya lugar a la perención, o cuando se acepten los desistimientos.

Teniendo en cuenta lo que antecede existen los siguientes supuestos:

El nuevo acto de regulación de cuota no está en firme, pero ya se había fijado
cuota con anterioridad.

En el evento en que ya exista acto de regulación de cuota de aprendizaje y la

Entidad por acto administrativo fije una nueva cuota, ya sea adicionando o
disminuyendo la cuota anteriormente regulada, según sea el caso, la empresa

47
 obligada a vincular aprendices deberá seguir cumpliendo con la cuota
anteriormente establecida y que se encuentra en plena vigencia, hasta tanto el
nuevo acto administrativo cobre firmeza.

Vale la pena resaltar que los contratos que se hayan suscrito en vigencia de la
anterior cuota de aprendizaje, deberán llegar a su culminación por el vencimiento
del término para el cual fueron celebrados, pese a que entre a regir un nuevo acto
de regulación de cuota.

 El acto de regulación de cuota no está en firme. En el evento en que no se

encuentre en firme el acto administrativo de regulación de la cuota, porque el
interesado interpuso en tiempo los recursos para agotar la vía gubernativa, el
empleador no estará obligado a cumplir la cuota hasta tanto se hayan resuelto los
recursos y quede en firme la Resolución expedida para el efecto, por cuanto de
ésta condición deviene la obligatoriedad del acto.

 Ahora bien, si resueltos los recursos se confirma el acto administrativo expedido,

éste deberá cumplirse por parte del empleador, incluso si este es atacado en vía
contencioso administrativa, hasta tanto el juez de conocimiento resuelva lo
excepcionado por el demandante.

SEGÚN EL ARTÍCULO 11 DEL DECRETO 933 DE 2003, LOS EMPLEADORES ESTÁN EN LA

OBLIGACIÓN DE ESTABLECER EL NÚMERO DE APRENDICES QUE LES CORRESPONDE,
VINCULARLOS O REALIZAR LA MONETIZACIÓN. ¿QUIÉNES SON LOS EMPLEADORES QUE
ESTÁN OBLIGADOS A REALIZAR ESTE PROCESO? ¿LOS QUE NO CUMPLIERON CON ESTA
OBLIGACIÓN, NO SON OBJETO DE NINGUNA SANCIÓN?

48
Los empleadores obligados a vincular aprendices son los enunciados en el Art. 32 de la
Ley 789 de 2002, que al tenor literal expone:

Empresas obligadas a la vinculación de aprendices. Las empresas privadas, desarrolladas

por personas naturales o jurídicas, que realicen cualquier tipo de actividad económica
diferente de la construcción, que ocupen un número de trabajadores no inferior a quince
(15), se encuentran obligadas a vincular aprendices para los oficios u ocupaciones que
requieran formación académica o profesional metódica y completa en la actividad
económica que desempeñan.

Las empresas industriales y

comerciales del Estado y las de
Economía mixta del orden Nacional,
departamental, distrital y municipal,
estarán obligadas a la vinculación de
aprendices en los términos de esta
ley. Las demás entidades públicas no
estarán sometidas a la cuota de
aprendizaje, salvo en los casos que
determine el Gobierno Nacional.

Cuando el Art. 11 hace referencia al deber del empleador de establecer el número de

aprendices que le corresponde, vincularlos o realizar la monetización, no hace alusión a la
facultad de autorregulación, sino al deber de proporcionar la información para la
regulación de la cuota, y la obligación de cumplir con la misma, ya sea mediante la
suscripción de contratos de aprendizaje, o pago de la monetización. Se reitera, que no es
viable imponer sanciones cuando no haya sido expedida por la Entidad la resolución por
medio de la cual se regula la cuota de aprendizaje, la que incumplida, a su vez motive la
expedición de la resolución que impone la multa.

49
 La liquidación que hace el fiscalizador no constituye acto administrativo para imponer
sanción y mucho menos título para ejecutar la multa, por cuanto se reitera con esta
práctica se está violando el debido proceso y por ende, desconociendo el derecho de
defensa del empleador.

¿CUÁLES SON LAS FASES DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE?

El contrato de aprendizaje se ejecuta en dos fases: Una fase lectiva o teórica, y una fase
práctica o productiva. La distribución y duración de la etapa lectiva y la práctica, dependerá
del pensum del programa de capacitación al que se encuentre adscrito el aprendiz.

 Fase Lectiva. Es aquel periodo

determinado por la cobertura del
programa que se esté cursando, que
un aprendiz recibe formación
académica integral en las ambientes
de aprendizaje, sin desplazarse a las
instalaciones de la empresa
instructora, salvo que se contemple
dentro del programa el que se alterne la etapa teórica y la productiva.

 Fase Práctica. Se realiza directamente en

la empresa, previa concertación entre el
aprendiz y el empleador, en ningún caso
la jornada de práctica del aprendiz podrá
exceder las 8 horas diarias y las 48 horas
semanales. En caso de existir alternancia estas 8 horas corresponderán a la
sumatoria de su formación teórica y práctica.

50
¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE EL CONTRATO DE APRENDIZAJE Y EL CONTRATO DE
TRABAJO?

El contrato de aprendizaje, se determina como un nexo que escapa a la concepción que se

tiene del contrato de trabajo, y que se diferencia de este último, tanto en sus elementos
esenciales como formales. Tales diferencias radican principalmente en los siguientes
puntos:

51
¿CÚALES SON LOS ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE?

El artículo 30 de la Ley 789 de 2002 establece la naturaleza y características de la

relación de aprendizaje, en concordancia con el artículo 1º del Decreto 933 de 2003, los
cuales contienen los siguientes elementos:

 El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación dentro del derecho

laboral.
 La subordinación está referida exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje.
 Mediante esta relación de aprendizaje una
persona desarrolla formación teórica
práctica, vale decir, desarrolla una fase
lectiva y una fase práctica o productiva, a
cambio de que una empresa patrocinadora
proporcione los medios durante las 2 fases
o etapas, para adquirir la formación
profesional metódica y completa requerida
para el oficio u ocupación.
 Esta formación le permite al aprendiz
desempeñarse dentro del manejo administrativo, operativo comercial o financiero
propios del giro ordinario de las actividades de la empresa.
 En este orden de ideas, el aprendiz es un estudiante y por ende no le asisten los
derechos y deberes comunes a los trabajadores, por cuanto no hay vínculo o relación
laboral con la empresa patrocinadora.
 El contrato de aprendizaje debe ser por escrito y se circunscribe por el término
establecido en el diseño curricular del oficio, en el que se forme el aprendiz incluidas
las 2 etapas de formación.
 La duración máxima de la relación de aprendizaje es de 2 años.

52
  Durante todo el contrato de aprendizaje, el empresario debe cancelar el apoyo de
sostenimiento, de acuerdo a los porcentajes establecidos por la Ley. el cual tiene como
fin garantizar el proceso de aprendizaje y en ningún caso constituye salario.

¿QUÉ DEBE CONTENER EL CONTRATO DE APRENDIZAJE?

El artículo segundo del Decreto 933 de 2003, establece las formalidades con las que
debe cumplir el contrato de aprendizaje, así:
 El contrato de aprendizaje debe constar por escrito.
 Razón social de la empresa patrocinadora, número de identificación tributaria
(NIT), nombre de su representante legal y el número de su cédula de ciudadanía.
 Razón social o nombre
de la entidad de formación que
atenderá la fase lectiva del
aprendiz con el número de
identificación tributaria (NIT),
nombre del representante legal
y el número de su cédula de
ciudadanía.
 Nombre, apellido, fecha
de nacimiento, tipo y número
del documento de identidad
del aprendiz.
 EPS y ARP al cual es afiliado el aprendiz.
 Estudios o clase de capacitación académica que recibe o recibirá el aprendiz.
 Oficio, actividad u ocupación objeto de la relación de aprendizaje, programa y
duración del contrato.

53
  Duración prevista de la relación de aprendizaje, especificando las fases lectiva y
práctica.
 Fecha prevista para la iniciación y terminación de cada fase.
 Monto del apoyo de sostenimiento mensual en moneda colombiana.
 La obligación de afiliación a los sistemas de riesgos profesionales en la fase práctica
y en salud en la fase lectiva y práctica.
 Derechos y obligaciones del patrocinador y el
aprendiz.
 Causales de terminación de la relación de
aprendizaje.
 Fecha de suscripción del contrato.
 Firmas de las partes.
 Siempre se debe utilizar la minuta de contrato de
aprendizaje tal como lo señala el inciso 5 del
Artículo 18 del presente acuerdo, minuta que
encontrará en la plataforma Sistema Gestión
Virtual de aprendices a través del link; Caprendizaje.sena.edu.co; Solicitar procesar
aprendices, registrar contratos, adicional contratos, minuta del contrato de
aprendizaje.

Además de los datos relacionados, debe hacerse alusión en el contrato de aprendizaje, que el
aprendiz firma bajo la gravedad de juramento, que se tiene por prestado con la firma del
contrato de aprendizaje, que con anterioridad no ha suscrito ni mantenido relación de
aprendizaje con ésta o con otra empresa.
Las minutas que elabore el empresario que no contengan las formalidades establecidas o que
aumenten dichas formalidades podrán recaer en una relación laboral y será bajo la
responsabilidad del empresario.

54
¿CUÁL ES EL TERMINO MAXIMO DE VIGENCIA DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE?

Tal y como lo dispone el artículo 30 de la Ley 789 de 2002, el

contrato de aprendizaje tendrá un término máximo de
vigencia de dos (2) años, contados a partir de la suscripción
del mismo.

¿QUIENES PUEDEN SUSCRIBIR UN CONTRATO DE APRENDIZAJE?

En concordancia con lo enunciado en el artículo 2 de la

Ley 188 de 1959, en concordancia con lo descrito en el
artículo 3 del Decreto 933 de 2002, el contrato de
aprendizaje podrá ser celebrado por personas mayores
de 14 años que hayan completado sus estudios
primarios o demuestren poseer conocimientos
equivalentes a ellos, es decir saber leer y escribir sin
que exista otro límite de edad diferente al mencionado.
Además el contrato de aprendizaje podrá versar sobre
estudiantes universitarios para los casos en que el
aprendiz cumpla con actividades de 24 horas semanales
en la empresa y al mismo tiempo cumpla con el
desarrollo del pensum de su carrera profesional, o que
curse el semestre de práctica. En todo caso la actividad del aprendiz deberá guardar
relación con su formación académica.

55
¿QUIENES NO PUEDEN SUSCRIBIR CONTRATOS DE APRENDIZAJE?

No podrán suscribir contrato de aprendizaje:

 Las personas menores de catorce (14) años.
 Las personas que ya hayan suscrito y ejecutado otro
contrato de aprendizaje, con la misma o con diferente
empresa patrocinadora y que no tengan cadena de
formación.
 Los aprendices que aun teniendo cadena de
formación no hayan terminado su primera relación de
aprendizaje de forma satisfactoria.
 Las personas que hayan estado vinculadas en calidad
de trabajadores a la empresa patrocinadora.
 Los estudiantes universitarios que estén realizando prácticas a través de convenios
suscritos con las Instituciones de Educación Superior en calidad de pasantías, que
sean prerrequisito para la obtención del título correspondiente. (Año rural,
judicaturas y/o cualquier otra que se encuentre por fuera del Pensum académico
como materia obligatoria dentro de un semestre)
 Los estudiantes que realicen prácticas asistenciales y de servicio social obligatorio
de las áreas de la salud y aquellas otras que determine el Ministerio de Protección
Social.
 Los estudiantes que realicen prácticas que sean parte del servicio social
obligatorio, realizadas por los jóvenes que se encuentran cursando los dos (2)
últimos grados de educación lectiva secundaria en instituciones probadas por el
Estado.
 Los estudiantes que realicen prácticas en el marco de Programas o Proyecto de
protección social adelantados por el Estado o por el sector privado, de
conformidad con los criterios que establezca el Ministerio de la Protección Social.

56
¿QUÉ ES Y EN QUE MONTO SE RECONOCE EL APOYO DE SOSTENIMIENTO?

Dentro del contrato de aprendizaje, se da el reconocimiento de un apoyo de

sostenimiento, que garantiza el proceso de aprendizaje, y que no constituye salario. En el
caso en que el aprendiz adelante las fases lectiva y práctica en forma simultánea durante
el proceso de formación, el reconocimiento del mencionado apoyo mensual, será el
equivalente al de su etapa productiva, a excepción de aprendices de la media técnica para
quienes procederá un promedio entre los dos apoyos de sostenimiento es decir el 62.5%
de un SMLV.

Durante toda la vigencia de la relación, el aprendiz

recibirá de la empresa un apoyo de sostenimiento
mensual que sea como mínimo en la fase lectiva el
equivalente al 50% de un (1) salario mínimo
mensual vigente.

El apoyo del sostenimiento durante la

fase práctica será equivalente al
setenta y cinco por ciento (75%) de un
salario mínimo mensual legal vigente.

El apoyo de sostenimiento durante la

fase práctica será diferente cuando la
tasa de desempleo nacional sea menor
del diez por ciento (10%), caso en el
cual será equivalente al ciento por
ciento (100%) de un salario mínimo

57
 legal vigente. Para estos casos se tomará la tasa promedio del año y no el resultado de un
solo mes.

En ningún caso el apoyo de sostenimiento mensual podrá ser regulado a través de

convenios o contratos colectivos o fallos arbitrales recaídos en una negociación colectiva.
Si el aprendiz es estudiante universitario el apoyo de sostenimiento mensual no podrá ser
inferior al equivalente a un salario mínimo legal vigente.

¿ES PROCEDENTE QUE EL SENA PERMITA QUE EL APRENDIZ DESARROLLE LA ETAPA

LECTIVA EN UNA EMPRESA Y LA ETAPA PRODUCTIVA EN OTRA EMPRESA?

Por regla general el empresario patrocinador debe ser

responsable del proceso formativo del aprendiz y, por tal
motivo, deberá asegurarse de que le brindará la posibilidad
de desarrollar la etapa práctica en su lugar de producción.

Sólo excepcionalmente, en casos en los cuales la empresa

que patrocine a un aprendiz en etapa lectiva, pero
definitivamente no tenga espacio de práctica para que
desarrolle la etapa productiva, este hecho deberá ponerlo
en conocimiento del SENA con antelación, con el fin de que
la entidad estudie la posibilidad de que la empresa ceda la ejecución de la etapa práctica
empresarial, comunicando previamente al SENA para que determine en qué empresa el
aprendiz desarrollará su etapa productiva.

58
En este caso la empresa deberá seguir cancelando
el apoyo de sostenimiento correspondiente a la
etapa productiva, los aportes a la EPS y a la ARP
correspondientes, hasta que termine el contrato de
aprendizaje, siendo válido como parte del
cumplimiento de la cuota para la empresa
patrocinadora, únicamente, por todo el tiempo
establecido y cancelado monetariamente al
aprendiz.
Quiere decir que podrá utilizar el procedimiento de
cesión de práctica explicado en este manual. Vale la
pena resaltar que la empresa patrocinadora deberá
realizar una cláusula adicional al contrato de
aprendizaje donde se exponga las condiciones de
esta cesión de práctica empresarial.

¿CUANDO UN APRENDIZ REALIZA UNA PRACTICA EN EL EXTERIOR RESULTADO DE UN

CONVENIO SENA Y/O PRACTICAS WORLD SKILLS, ESTA PRACTICA ES VALIDA COMO
ETAPA PRODUCTIVA?

Cuando la práctica empresarial que el aprendiz debe

desarrollar en su experiencia en otro país, sea igual o
superior a la práctica exigida como aprendiz para
certificarse, ésta práctica empresarial será válida y si
el aprendiz ha sido beneficiario del contrato de
aprendizaje dicho contrato de aprendizaje se deberá
cancelar de mutuo acuerdo con la empresa
patrocinadora y el SENA debe proporcionar un nuevo

59
aprendiz a la empresa para efectos del cumplimiento de su cuota.
Cuando la práctica empresarial que el aprendiz debe
desarrollar en su experiencia de olimpiada en otro país
o como resultado de un convenio con el SENA, y dicha
práctica sea mayor a un mes pero menor al tiempo
exigido de practica como aprendiz para certificarse,
esta práctica en el exterior será tenida en cuenta para
su certificación y sólo tendrá que completar el tiempo
faltante en la empresa que lo esté patrocinando y en
este caso el contrato con la empresa patrocinadora se tendrá que suspender desde un
comienzo, una vez el aprendiz llegue de su practica en el exterior terminará el tiempo
faltante y este tiempo hará parte del cumplimiento de la cuota regulada de la empresa
patrocinadora.

¿CUÁLES SON LAS OBLIGACIONES DE LA EMPRESA PATROCINADORA?

Las obligaciones de la empresa patrocinadora son:

 Suministrar al aprendiz los medios para

que adquiera formación profesional
metódica y completa requerida en el
oficio, actividad u ocupación dentro del
manejo administrativo, operativo,
comercial o financiero propia del giro
ordinario de sus actividades con
exclusividad en las actividades propias del
aprendizaje.
 Diligenciar y reportar al respectivo Centro
de Formación Profesional Integral del SENA las evaluaciones y certificaciones del

60
 aprendiz en su fase práctica de acuerdo a los procesos y procedimientos que la
misma entidad determine.
 Reconocimiento y pago oportuno de apoyo de sostenimiento.
 Vincular al aprendiz al régimen contributivo de seguridad social en salud y pago
oportuno de los respectivos aportes. A través de la planilla única lo debe incluir
como Aprendiz y debe determinar la etapa de formación en la que se encuentra.
 Vincular al aprendiz a una Administradora de Riesgos Profesionales – ARP, durante
la fase práctica del contrato de aprendizaje.
 En ningún caso la empresa patrocinadora podrá descontar valor alguno al aprendiz
para el pago de las obligaciones de EPS y ARP.

¿CUÁLES SON LAS OBLIGACIONES DEL APRENDIZ EN UN CONTRATO DE APRENDIZAJE?

Las obligaciones del aprendiz en una relación de aprendizaje son:

 Concurrir puntualmente a las clases

durante los períodos de enseñanza para así
recibir la Formación Profesional Integral a
que se refiere el contrato de aprendizaje.
 Someterse a los reglamentos y
normas establecidas por el respectivo Centro
de Formación del SENA, y poner toda
diligencia y aplicación para lograr el mayor
rendimiento en su Formación.

 Concurrir puntualmente al lugar asignado por la Empresa para desarrollar su

formación en la fase práctica, durante el periodo establecido para el mismo, en las
actividades que se le encomiende y que guarde relación con la especialidad de su
Formación, cumpliendo con las indicaciones que le señale la empresa.

61
  Exigir a la empresa patrocinadora la afiliación al Sistema de Seguridad Social
durante la etapa lectiva y productiva y ARP durante la fase productiva.

¿QUE MODALIDADES DE APRENDICES TIENE LA EMPRESA PARA CUMPLIR CON LA CUOTA

REGULADA?

Las empresas obligadas al cumplimiento de la cuota regulada en

atención a lo establecido en la ley 789 de 2002; y sus decretos
reglamentarios tiene las siguientes opciones para el
cumplimiento de la cuota regulada:

 Etapas a Patrocinar: Lectiva –

Productiva

 Duración: Máximo hasta Dos Años,

de acuerdo a la carta de
confirmación de fechas enviada por
el centro de formación donde
pertenece el aprendiz, siempre será
un correo electrónico institucional.
(Documento obligatorio para la
firma del contrato). Esta
responsabilidad está en cabeza del
Líder de Contrato de aprendizaje y
bajo su responsabilidad y liderazgo está ser eficiente en él envió de las
confirmaciones de fechas para agilizar el proceso de contratación de los
aprendices.

62
 Correo corporativo de confirmación de fechas para realizar el contrato. Este correo
corporativo debe ser revisado durante toda la jornada de trabajo para evitar que
los correos de los empresarios no lleguen o las respuestas se envíen muy tarde.
Adicionalmente si hay cambios del correo del Líder de Contrato de aprendizaje
este cambio debe ser informado de inmediato a la Dirección General para la
parametrizacion del mismo en el SGVA.

 Carta de centro de formación donde especifique fechas de patrocinio. Esta

confirmación de fechas siempre debe llevar determinadas las fechas de inicio y fin
de lectiva e inicio y fin de la etapa productiva, esta carta se entiende que se debe
enviar a través del correo electrónico institucional.

 Obligaciones de la Empresa patrocinadora: EPS y 50% de S.M.L.V. En etapa

Lectiva; EPS, ARP y 75% S.M.L.V. en etapa Productiva.

 No existen prorrogas solo las suspensiones contempladas en este acuerdo

 Totalidad de la cuota con esta modalidad

 Aplica la alternancia (siempre y cuando haya superado el 50% de su formación en

etapa lectiva y este determinado en la estructura curricular) y la dualidad si se ha
pactado desde el comienzo con la empresa a la que se ofrece formación a la
medida.

 El valor del apoyo de sostenimiento en alternancia será del 75% y la sumatoria de

su carga académica mas la práctica no podrá superar las 8 horas diarias ni las 48
horas semanales.

 Los turnos establecidos por las empresas después de las 6 00 pm y antes de las 6-
00 am no serán contemplados para el contrato de aprendizaje y darán lugar a que

63
 los aprendices puedan entablar demandas laborales a las empresas a excepción de
carreras de Mesa y Bar, Eventos, Salud.

 En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.

 La jornada de práctica empresarial no podrá superar las 8 horas diarias, ni las 48

semanales de lunes a sábado, las especialidades de hotelería, turismo y salud por
su actividad podrán ser programados para fines de semana sin superar las jornadas
establecidas.

Aprendices de Instituciones de Educación Superior a Nivel Técnico, Tecnológico:

 Las instituciones de educación superior

podrán ofrecer estudiantes en práctica para el
cumplimiento del contrato de aprendizaje con los
siguientes requisitos.

 Etapas a Patrocinar : Únicamente

Productiva

 La etapa productiva debe ser reconocida ante el SNIES (Sistema nacional de

integración de la educación superior)

 En el pensum académico es obligatoria como materia la práctica empresarial y se

debe cursar en el semestre de práctica.

 Carta de la institución educativa presentando al estudiante en el semestre de

práctica empresarial , incluyendo las fechas de ejecución del contrato (Requisito
obligatorio para la firma del Contrato de aprendizaje)

64
 Duración máxima del contrato 1 año, de acuerdo al pensum académico (No son
válidas cartas de las instituciones).

 Obligaciones: EPS, ARP y 75% de S.M.L.V.

 Totalidad de la cuota con esta modalidad

 No existen prorrogas.

 No se tendrán en cuenta pensum

académicos donde no se especifique
claramente que la materia es una práctica
empresarial.

 La duración mínima de estos contratos

debe ser de 4 meses (Semestre académico),
por lo cual debe tener como mínimo 4
créditos.

 Estar contemplada en uno de los semestres de práctica y no como opción de

grado.

 En ningún caso el pensum académico podrá tener la práctica en semestres aislados

pero si continuos hasta por dos semestres continuos. En caso de semestres
aislados el estudiante universitario deberá decidir para cual de los dos semestres
toma el Contrato de aprendizaje y aplicar otra modalidad como una pasantía o un
vínculo laboral para el otro semestre.

65
 Las instituciones de Educación Superior que ofrecen aprendices de esta modalidad
a partir de la expedición del Acuerdo que Deroga el Acuerdo 016 de 2.003 tienen
la obligación de remitir a la Dirección General del SENA los pensum académicos
donde se establezca claramente estas prácticas, las cuales serán parametrizada en
el SGVA en los campos de Entidad de Formación, Carrera Profesional y tiempo de
ejecución del contrato, (De acuerdo a lo establecido únicamente en el pensum
académico), anexando el Pensum original autorizado por el SNIES y la certificación
de la universidad de la intensidad y el tiempo que se contempla en el pensum para
dichas prácticas.

 En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.

 La jornada laboral no podrá superar las 8 horas diarias, ni las 48 semanales de

lunes a sábado, las especialidades de hotelería, turismo y salud por su actividad
podrán ser programados para fines de semana sin superar las jornadas
establecidas.

Aprendices de Instituciones de Educación Superior a Nivel

Profesional:

 Las instituciones de educación superior podrán ofrecer

estudiantes en práctica para el cumplimiento del contrato
de aprendizaje con los siguientes requisitos.

 Etapas a Patrocinar (Productiva)

66
 La etapa productiva debe ser reconocida ante el SNIES (Sistema nacional de
integración de la educación superior)

 En el pensum académico es obligatoria como materia la práctica empresarial y se

debe cursar en el semestre de práctica.

 Carta de la institución educativa presentando al estudiante en el semestre de

práctica empresarial incluyendo las fechas de ejecución del contrato (Requisito
obligatorio para la firma del Contrato de aprendizaje).

 Duración máxima del contrato 2 años, de acuerdo al pensum académico (No son
válidas cartas de las instituciones)

 No existen prorrogas.

 Obligaciones: EPS , ARP y 100% S.M.L.V. Productiva

 No podrá superar el 25% de la cuota regulada establecida (Por cada cuatro

aprendices regulados uno de ellos puede ser universitario).

 La práctica empresarial debe contemplar como mínimo el 50% del tiempo del
semestre para que se considere como contrato de aprendizaje.

 No se tendrán en cuenta pensum académicos donde no se especifique claramente

que la materia es una práctica empresarial.

 El aprendiz deberá estar practicando hasta 24 horas semanales siempre y cuando

tenga carga académica y la institución educativa así lo certifique.

 La duración mínima de estos contratos debe ser de 4 meses (Semestre académico),

por lo cual debe tener como mínimo 8 créditos en caso de ser alterno es decir que

67
 solo pueda asistir la mitad del tiempo que se establece para cualquier contrato de
aprendizaje y/o 16 créditos en caso de tener carga académica en el semestre.

 Estar contemplada en uno de los semestres de práctica y no como opción de

grado.

 En ningún caso el pensum académico podrá tener la práctica en semestres aislados

pero si continuos hasta por cuatro semestres continuos. En caso de semestres
aislados el estudiante universitario deberá decidir para cual de los cuatro
semestres toma el Contrato de aprendizaje y aplicar otra modalidad como una
pasantía o un vínculo laboral para el resto de semestres.

 Las instituciones de Educación Superior que ofrecen aprendices de esta modalidad

a partir de la expedición del Acuerdo que Deroga el Acuerdo 016 de 2.003 tienen
la obligación de remitir a la Dirección General del SENA los pensum académicos
donde se establezca claramente estas prácticas, las cuales serán parametrizada en
el SGVA en los campos de Entidad de Formación, Carrera Profesional y tiempo de
ejecución del contrato, (De acuerdo a lo establecido únicamente en el pensum
académico), anexando el Pensum original autorizado por el SNIES y la certificación
de la universidad de la intensidad y el tiempo que se contempla en el pensum para
dichas prácticas.

 En caso de existir alternancia, el apoyo de sostenimiento no podrá ser inferior al

Salario mínimo.

68
Aprendices de Instituciones de Formación para el Trabajo y Desarrollo Humano

Las instituciones de Formación para el trabajo y desarrollo humano con reconocimiento

de sus Programas por Calidad de acuerdo a lo establecido en el Decreto 3756 de 2009
podrán ofrecer estudiantes objeto de contrato de aprendizaje, previo registro de estos
programas en el SGVA de acuerdo al procedimiento establecido en el nuevo Acuerdo de
Entidades de formación para el trabajo próximo a expedirse con los siguientes requisitos:

 Previo registro de los programas objetos de

Contrato de Aprendizaje en el SGVA dando
cumplimiento al nuevo Acuerdo de Entidades de
Formación para el trabajo, “Certificación por calidad.

 Resolución de reconocimiento del programa
por parte de la Entidad Certificadora. Reconocimiento
de calidad.

 Carta de la institución objeto de reconocimiento
por calidad presentando al estudiante en el programa
reconocido bajo la certificación de calidad.

 Etapas a Patrocinar: Lectiva – Productiva

 Duración: Máximo dos (2) años de acuerdo a la carta de fechas enviadas

 Obligaciones: EPS y 50% S.M.L.V Lectiva.

 EPS, ARP y 75% S.M.L.V. Productiva

 No existen prorrogas.

69
  En caso de no cumplir con la operatividad del Contrato de aprendizaje el SENA
deberá proceder a cancelar de inmediato el registro de la institución en el
aplicativo SGVA.

 El SENA está obligado a mantener actualizado en el SGVA los programas e

instituciones reconocidas bajo esta modalidad.

 Aplica la alternancia (siempre y cuando este contemplada en el pensum académico

o diseño curricular, carga académica y materia práctica empresarial).

 En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.

 El valor del apoyo de sostenimiento en

alternancia será del 75% y la sumatoria
de su carga académica mas la práctica
no podrá superar las 8 horas diarias ni
las 48 horas semanales.

APRENDICES DE LA MEDIA TÉCNICA

Las instituciones de Educación media técnica
podrán ofrecer estudiantes en práctica para el
cumplimiento del contrato de aprendizaje con
los siguientes requisitos:
 Que el colegio contemple en el PEI
(Proyecto educativo institucional) la
práctica empresarial. No es válida la
práctica social obligatoria

70
 Carta de la institución educativa presentando al estudiante en grado decimo y/u
once. Requisito obligatorio para que la empresa pueda firmar el contrato de
aprendizaje.

 Duración máxima del contrato será de dos (2) años, de acuerdo a la carta de fechas
enviada.

 Obligaciones: Alternancia EPS, ARP y 62,5% S.M.L.V.

 Totalidad de la cuota con esta modalidad

 Etapas a patrocinar lectiva y productiva.

 No existen prorrogas

 En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.

CONVENIOS CON EMPRESAS

 Esta modalidad aplica para las empresas formadoras que
imparten formación directamente a sus aprendices para
el cumplimiento de la cuota regulada a la que están
obligados.

Para impartir esta formación las empresas deben contar

con un reconocimiento a los programas que imparten por
parte del SENA y debe estar registrada la empresa y el
programa reconocido en el aplicativo Sistema Gestión
Virtual de aprendices para este reconocimiento deben
cumplir con las siguientes condiciones:

71
 Ofrecer un contenido de formación lectiva y práctica acorde con las necesidades de la
formación profesional integral y del mercado de trabajo.

 Disponer de recursos humanos calificados técnica y pedagógicamente en las áreas en

que ejecuten los programas de formación profesional integral.

 Garantizar directamente o a través de convenios con terceros, los recursos técnicos,

pedagógicos y administrativos que garanticen su adecuada implementación.

 Las solicitudes de reconocimiento de los programas de formación profesional integral

metódica y completa deben ser presentadas ante el Director Regional o Seccional del
SENA donde funcione el domicilio principal de la empresa, quien adelantará el trámite
necesario para determinar si los programas impartidos por las empresas son objeto o
no de dicho reconocimiento.

 Las empresas cuyos cursos sean autorizados por el SENA, deben encontrarse a paz y
salvo con la entidad de seguridad social, ICBF, SENA (Aportes y Contrato de
Aprendizaje) y Cajas de Compensación, por todo concepto y mantener esta condición
durante todo el tiempo de la autorización. (Artículo 38 Ley 789/2002).

¿QUÉ PRACTICAS NO CONSTITUYEN RELACION DE APRENDIZAJE?

Art.7º Decreto 933/2003
A continuación se relacionan las diferentes actividades y prácticas que no constituyen
relación de aprendizaje, según lo establecido por el Decreto 933 de 2003 en su Art. 7:

 Las actividades desarrolladas por los estudiantes universitarios a través de

convenios suscritos con las Instituciones de Educación Superior, en calidad de
prácticas o pasantías que sean prerrequisito para la obtención del título
correspondiente.

72
  Las prácticas asistenciales y de
servicio social obligatorio de las áreas
de la salud y aquellas otras que
determine el Ministerio de la Protección
Social.

 Las prácticas que sean parte del

servicio social obligatorio, realizadas por
los jóvenes que se encuentran cursando
los dos (2) últimos grados de educación
lectiva secundaria, en Instituciones
aprobadas por el Estado.

 Las prácticas que se realicen en el marco de Programas o Proyectos de protección

social adelantados por el Estado o por el sector privado, de conformidad con los
criterios que establezca el Ministerio de la Protección Social.

GENERALIDADES DE LAS MODALIDADES

 Durante el período de tiempo en que el

aprendiz alumno recibe formación integral en
las aulas, no se desplazará a las instalaciones
de la empresa, solo existirá esta posibilidad
cuando el aprendiz se esté formando bajo la
figura de alternancia la cual debe estar
contemplada en el pensum académico
 En ningún caso existirán prorrogas a los

73
 contratos de aprendizaje, solo se firmará otro si cuando se ejecute una de las
causales de suspensión contempladas en esta
cartilla

 Los aprendices seleccionados por la empresa para la

firma de contratos de aprendizaje no deben tener o
haber tenido vínculo laboral con la empresa
patrocinadora.

 Aunque el aprendiz no tiene una relación laboral, las

condiciones y los elementos de protección en la fase
práctica o productiva deben ser garantizados al aprendiz como protección contra
accidentes y enfermedades profesionales, de acuerdo con la labor que esté
desarrollando.

 Aplica la alternancia siempre y cuando este determinado en la estructura

curricular.

 Aplica la dualidad si se ha pactado desde el comienzo con la empresa a la que se

ofrece formación a la medida, únicamente para modalidad SENA y Reconocimiento
a empresas por parte del SENA.

 En la etapa práctica o productiva, el aprendiz dedicará hasta 48 horas semanales al

cumplimiento de la misma, previa concertación entre el empleador y el aprendiz.

 El valor del apoyo de sostenimiento en alternancia será del 75% y la sumatoria de

su carga académica mas la práctica no podrá superar las 8 horas diarias ni las 48
horas semanales, en caso de ocurrir, el contrato no sería valido como
cumplimiento de la cuota regulada.

74
 En ningún caso se podrá pactar entre empresa y aprendiz pago de horas extras
dentro de la relación de aprendizaje.

 La jornada laboral no podrá superar las 8 horas diarias, ni las 48 semanales de

lunes a sábado, las especialidades de hotelería, turismo, minería y salud por su
actividad podrán ser programados para fines de semana y/o turnos sin superar las
jornada semanal establecida.

 No son válidos ningún tipo de comunicaciones ni acuerdos internos, emitidos por

las entidades de formación modificando la duración del contrato de aprendizaje.

 La práctica empresarial debe contemplar como mínimo el 50% del tiempo del
semestre (Educación superior) para que se considere como contrato de
aprendizaje; buscando equilibrio entre la carga académica y el desarrollo de la
etapa productiva y en cumplimiento del Decreto 933 de 2003, Articulo 6, Literal F.

 En ningún caso el pensum académico para estudiantes de educación superior

contemplará la práctica en semestres aislados. El contrato de aprendizaje se podrá
ejecutar hasta por dos (2) semestres para el caso de técnicos/ tecnólogos y hasta
cuatro (4) semestres para el caso de profesionales.

 La empresa patrocinadora velará porque la duración del contrato de aprendizaje

sea la establecida en el diseño curricular. En este sentido se prohíbe la firma de un
segundo contrato de aprendizaje para una misma titulación con diferente empresa
o con la misma en semestres y/o tiempos no continuos.

 Los estudiantes de educación superior de carácter profesional en ningún caso

podrán superar el 25% de la cuota regulada establecida teniendo en cuenta que

75
 por cada cuatro (4) aprendices regulados uno de ellos puede ser universitario
profesional.

 Durante el período de tiempo en que el aprendiz alumno recibe formación integral

en las aulas, no se desplazará a las instalaciones de la empresa.

 Se permitirá la firma de un segundo contrato

de aprendizaje con la misma o diferente empresa
cuando se cumplan los siguientes requisitos:

 Tener cadena de formación (El SENA a

través de sus coordinaciones académicas
regionales serán los encargados de determinar si
hay o no cadena de formación para aprendices
SENA o de otras instituciones).

 Terminar de forma satisfactoria su primer contrato de aprendizaje con la

correspondiente certificación.

 Para las carreras con sistema propedéuticos obligatoriamente deberá acreditar su

título del anterior nivel y la certificación de la empresa donde se valida la primera
relación de aprendizaje de forma satisfactoria.

 La cadena de formación debe ser para un nivel superior y en ningún caso para un
nivel inferior o igual y dentro del mismo perfil ocupacional.

 La celebración de un nuevo contrato de aprendizaje es procedente únicamente si

los programas que ha desarrollado hacen parte de una misma ocupación, oficio o
tecnología, y se ejecutará como una nueva relación de aprendizaje la cual no podrá
superar los dos años contempladas en la Ley 789 de 2002 en la misma o diferente
empresa donde se ejecutó el primer contrato de aprendizaje.

76
  Aquellas empresas que contraten
aprendices discapacitados con un porcentaje
superior al 25% de discapacidad, debidamente
certificada por la EPS donde pertenezca el
aprendiz, por las instituciones avaladas y
acreditas para el trato especial de personas con
discapacidad o por la Junta Regional de
calificación de invalidez, serán válidos como
cuota doble para el cumplimiento de su cuota
de aprendizaje.

 La empresa procederá a registrar el contrato de aprendizaje y en un término

máximo de dos meses radicará en las instalaciones del SENA donde corresponda su
domicilio principal los documentos soportes de dicha discapacidad para proceder a
registrar la novedad del contrato. En caso de ser aprendices SENA deberá radicar
esta información en el centro de formación o vía correo electrónico con el
acompañamiento del líder de Contrato de Aprendizaje del Centro; los estudiantes
de otras entidades deben ser validados para esta discapacidad por la Regional.

 Aquellos estudiantes que realicen intercambios académicos y tengan otra

nacionalidad distinta a la colombiana, no serán objeto de Contrato de aprendizaje
para el cumplimiento de la cuota regulada obligatoria, tampoco aplica para los
aprendices con nacionalidad colombiana que pretendan realizar su práctica
empresarial en otro país. No resulta viable celebrar un contrato de aprendizaje
fuera de territorio Colombiano, con una empresa que tenga domicilio principal en
el extranjero.

77
 Aquellos aprendices en calidad de pensionados podrán tener un contrato de
aprendizaje siempre y cuando conserven su afiliación a EPS objeto de dicha
relación laboral, la empresa patrocinadora debe realizar un pago adicional que
debe ser trasladado al FOSYGA por parte de la EPS.

 En ningún caso los aprendices responderán económicamente por los daños

ocasionados a la maquinaria o elementos de trabajo que la empresa provea para el
desarrollo de su etapa práctica, cuando la empresa no haya capacitado al aprendiz
en el manejo de estos equipos o no se ejerza debidamente la correspondiente
supervisión por parte del jefe inmediato.

 El valor del pago de apoyo de sostenimiento será equivalente al 100% del SMLMV
para cualquier modalidad cuando la tasa promedio de desempleo del año anterior
baje a un solo digito y se mantendrá para el siguiente año, de acuerdo a lo
establecido en el Decreto 451 de 2008.

 Para la contratación de aprendices no se aplicará ni procederá la ley de garantías

(Ley 996 de 2005) ni en ninguna otra norma que la sustituya o la modifique, por
tratarse de una relación especial de aprendizaje que en ningún caso corresponde a
una relación laboral.

 Para cubrir los contratos de aprendizaje, es válido comprometer recursos de un

año a otro, es decir que los contratos no deben ser terminados en el mes de
diciembre, si no que se deben hacer por todo el tiempo de acuerdo con lo
establecido en el programa académico, no existe impedimento para que los
contratos de aprendizaje comprometan vigencias futuras, en relación a las
entidades que manejan presupuesto del estado.

78
 La edad mínima para que un aprendiz firme un contrato de aprendizaje es 14 años
de acuerdo a lo reglamentado en el Artículo 3 del Decreto 933 de 2003. Así mismo
para la firma de los contratos de aprendizaje no es necesario ni obligatorio el
permiso del Ministerio de Protección, como tampoco Libreta Militar.

 Cuando la empresa no tenga el espacio de práctica o no quiere optar por la

monetización podrá trasladar al aprendiz SENA haciendo uso de las siguientes
alternativas en el marco de la cesión de prácticas empresariales nombradas
anteriormente.

o La empresa lo traslada al SENA para actividades administrativas

o La empresa lo traslada al SENA para que sea reubicada en otra empresa
(Pyme, empresa estatal, Convenio con una ONG)
o La empresa lo traslada a una empresa de su mismo grupo, aliado, o cliente.

 En los casos señalados en el numeral anterior, la empresa patrocinadora que

traslada al aprendiz debe cumplir con los siguientes requisitos:

 Ser responsable del proceso formativo del aprendiz (Lo debe patrocinar desde la
etapa lectiva)

 Seguir cancelando el apoyo de sostenimiento correspondiente a la etapa

productiva o lectiva según el caso.

 Cancelar los aportes a la EPS y a la ARP hasta que termine el contrato de

aprendizaje.

 Garantizar que el aprendiz este afiliado al Nivel de Riesgo de ARP que corresponde
a la empresa donde el aprendiz va a desarrollar su etapa práctica.

 El contrato de aprendizaje hace parte del cumplimiento de la cuota de la empresa,

por todo el tiempo que este firmado el contrato de aprendizaje.

79
  Elaborar otro si al contrato de aprendizaje donde queden establecidos los
compromisos de las partes que intervienen en este proceso.

¿LAS EMPRESAS DE OUTSOURCING QUE SE LES FIJA CUOTA DE APRENDICES POR TODA
SU PLANTA DE PERSONAL PUEDEN ENVIAR APRENDICES A SUS CLIENTES?

A estas empresas, se les fija cuota de aprendices sobre toda la planta de personal, con el
ánimo de dar flexibilidad al cumplimiento de la cuota regulada, estas empresas podrán
enviar a sus clientes a los aprendices que contraten para el cumplimiento de su cuota,
siempre debe existir documento firmado por la empresa patrocinadora (Outsourcing) el
aprendiz y la nueva empresa (cliente) donde va a desarrollarse la etapa productiva, esta
condición debe ser conocida por el Centro de formación al que pertenece el aprendiz para
la supervisión. En caso de verificar que los aprendices son enviados en calidad de
trabajadores en misión estos contratos no podrán ser tenidos en cuenta como
cumplimiento de la cuota regulada en este caso del (Outsourcing). Vale aclarar que la
cuota será válida para la empresa patrocinadora y no para el cliente.

AFILIACION AL SISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD SOCIAL

Art. 30 Ley 789 de 2002, Art. 5º Decreto 933 de 2003

La afiliación de los aprendices y el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social

Integral deben ser cubiertos plenamente, vale decir, en su totalidad por el empleador, así:

 Durante la fase lectiva y práctica el aprendiz debe estar cubierto por el Sistema de
Seguridad Social en Salud, incluido en los pagos de aportes parafiscales a través del
aplicativo PILA, y pagado plenamente por la empresa patrocinadora, sobre la base
de un salario mínimo legal mensual vigente.

80
  Durante la fase práctica el aprendiz debe estar afiliado al Sistema de Riesgos
Profesionales por la Administradora de Riesgos Profesionales (A.R.P.) que cubre la
empresa patrocinadora sobre la base de un salario mínimo legal vigente, pagado
plenamente por la empresa patrocinadora.

 Cuando las fases lectiva y práctica se realice en forma simultánea, el aprendiz debe
ser cubierto por salud y riesgos profesionales.

 El pago de dicha obligación, debe hacerse en forma oportuna, por cuanto su

inobservancia además de los respectivos intereses de mora, acarrea el cese en la
prestación de atención a favor del aprendiz, lo que se traduce en incumplimiento
del contrato de aprendizaje suscrito.
 Nota: Estas afiliaciones se deben efectuar a través del Sistema Integrado de pagos
PILA, donde a los aprendices se les debe incluir como aprendices y no como
trabajadores, esta plataforma nos brinda la opción de determinar si los aprendices
están en etapa lectiva y/o productiva.

DOTACION DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

El objetivo de la Seguridad Industrial es minimizar y controlar los accidentes de trabajo.

El artículo 57 del Código Sustantivo de Trabajo menciona las obligaciones del patrono,
entre las cuales establece: “Procurar a los trabajadores, locales apropiados y elementos
adecuados, de protección contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que
se garanticen razonablemente la seguridad y la salud”.

Aunque el aprendiz no tiene una relación

laboral, las condiciones y los elementos de
protección en la fase práctica o productiva
deben ser entregados al aprendiz como

81
protección contra accidentes y enfermedades profesionales, de acuerdo con la actividad que
esté desarrollando.

¿QUÉ PASA SI UN APRENDIZ QUE OPTA POR CONTRATO DE APRENDIZAJE YA ES

BENEFICIARIO DE UN SERVICIO MEDICO O ES PENSIONADO?
Con el contrato de aprendizaje se pretende garantizar un proceso integral de formación de
“una persona natural”, para lo cual se le brinda un apoyo de sostenimiento durante dicho
proceso, no es posible limitar las posibilidades de un pensionado a acceder a un proceso de
formación, cuando la norma no impone restricciones hacía los pensionados, ni hacía ningún
otro tipo de población, y menos cuando dichas distinciones están prohibidas constitucional y
legalmente, ya que según la legislación aplicable se define a los aprendices simplemente
como personas naturales en proceso de formación integral, se reitera mayores de 14 años sin
más limites en edad.

 Igualmente se aclara que la asignación percibida por concepto de mesada, es un

derecho adquirido del pensionado, que no genera incompatibilidad para celebrar
otro contrato que además le permita a aquél contar con un ingreso adicional;
sobre el cual el patrocinador está obligado a cancelar los aportes a seguridad social
que correspondan según la etapa de formación en la que se encuentre el alumno –
salud, y/o riesgos profesionales-.

 Finalmente es importante aclarar que los aprendices objeto de contrato de

aprendizaje, una vez firmado el contrato de aprendizaje deben pertenecer al
régimen contributivo y no al subsidiado, esto quiere decir que en caso de ser
beneficiarios de algún servicio de salud para la firma del contrato de aprendizaje
tendrán que pasar a ser cotizantes sin excepción, si esta última condición no se
cumple el contrato de aprendizaje no se podría firmar ni seria valido para el
cumplimiento de la cuota regulada.

82
 ¿QUE SE ENTIENE POR CADENA DE
FORMACIÓN?
La cadena de formación, es la
continuación a un nivel superior,
previo el reconocimiento del ciclo
anterior debidamente certificado, en el
cual se habilita al aprendiz para el
sector productivo, continuando el
proceso de desarrollo humano en la
misma ocupación, oficio o tecnología.

¿QUE ES LA DUALIDAD?
La dualidad es el desarrollo de una formación teórico práctica que contempla el
desplazamiento de un aprendiz a la empresa y a la entidad de formación dentro de una
misma semana y/o periodo de tiempo, diferente a la jornada de 8 horas y en ningún caso de
forma simultánea.

¿QUE ES LA ALTERNANCIA?

Entiéndase como alternancia el desarrollo de la

formación de un aprendiz en jornada de 8
horas contemplando su formación teórica y
práctica simultáneamente dentro de la misma
jornada.

83
¿UN APRENDIZ EXTRANJERO SIRVE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA CUOTA REGULADA?

Las normas que regulan la relación de aprendizaje y el Contrato de

aprendizaje en Colombia, imposibilitan que ésta relación pueda
recaer en estudiantes de instituciones no autorizadas, es decir
diferentes al SENA o a instituciones reconocidas por el Estado
colombiano, por lo que los estudiantes de instituciones extranjeras,
es decir no reconocidas por el Estado colombiano y que desarrollan
su actividad por fuera del territorio nacional, no podrán ser beneficiarios de un contrato de
aprendizaje y por ende no son válidos para efectos del cumplimiento de la cuota regulada.

¿QUE BENEFICIOS TIENE UNA EMPRESA CUANDO PATROCINA APRENDICES

DISCAPACITADOS?

Cuando una empresa patrocinadora determina

contratar aprendices discapacitados para el
cumplimiento de la cuota regulada, dichos aprendices
deberán tener una discapacidad cuya limitación sea
clasificada como severa, es decir mayor del veinticinco
por ciento (25%), condición esta que deberá ser
calificada por una Entidad Promotora de Salud.

Cabe resaltar que al hablar la norma de los aprendices

contratados, hace relación a que la totalidad de la
cuota puede ser constituida por personal con
limitaciones en el porcentaje descrito, es decir que si un
empleador debe contratar seis (6) aprendices, para hacerse acreedor al beneficio en

84
comento, podría vincular tres (3) discapacitados, para que por aplicación del beneficio, no
deba contratar a los tres (3) restantes. En todo caso un aprendiz que cumpla con los
requisitos de discapacidad aquí descritos valdrá como una cuota adicional en la cuota
regulada. Dicha discapacidad debe ser registrada en el aplicativo SGVA con el fin de tenerlo
en cuenta como un contrato doble en el cálculo del cumplimiento de la cuota regulada.

Finalmente cabe resaltar que una persona que posea limitación física de la que trata la ley en
estudio, y que haya sido vinculada a la empresa obligada a cumplir con cuota de aprendices
mediante contrato de trabajo, no podrá ser contratada como aprendiz, toda vez que hacerlo
viola lo enunciado en el parágrafo del artículo 35 de la Ley 789 de 2002, que determina que
“Las empresas no podrán contratar bajo la modalidad de aprendices a personas que hayan
estado o se encuentren vinculadas laboralmente a la misma”.

¿QUE PASA CUANDO A UN APRENDIZ LO RECLUTAN PARA EL SERVICIO MILITAR Y ESTA

CON CONTRATO DE APRENDIZAJE?

Actualmente existe un convenio con las fuerzas

militares, donde es necesario que los
subdirectores de los Centros de formación
reporten oportunamente la base de datos de
aprendices activos en formación titulada, de esta
forma se evitará que al aprendiz lo recluten para
la prestación del Servicio. En los casos en que esta
base de datos no se reporte y/o que las fuerzas
militares recluten al Aprendiz se debe gestionar a través de las oficinas de bienestar de cada
centro de formación la comunicación directa al centro de reclutamiento para adelantar la
gestión de certificar que es un aprendiz activo.

85
Si al final el aprendiz definitivamente es tomado por el Centro de Reclutamiento para prestar
el servicio, y en caso de que el aprendiz tenga contrato de aprendizaje este deberá ser
cancelado de forma inmediata con comunicación del líder de Centro hacia la empresa
patrocinadora, explicando las razones por las cuales el contrato se debe dar por terminado.

Una vez el aprendiz termine su servicio militar y si decide terminar su formación este
aprendiz tendrá la oportunidad de una nueva relación de aprendizaje para culminar su
proceso de formación en la misma o distinta empresa. En este caso la figura que se debe
utilizar para registrar al aprendiz que termina su contrato de aprendizaje por servicio militar
es mutuo acuerdo.

¿PUEDE CEDER LAS PRACTICAS EMPRESARIALES DE LOS APRENDICES UNA EMPRESA

OBLIGADA A OTRAS EMPRESAS PARA NO MONETIZAR?

Una empresa obligada a la contratación de aprendices y que no cuente con espacio de

práctica o que por políticas de la Compañía no pueda suscribir contratos de aprendizaje
para el cumplimiento de la cuota puede utilizar la opción de ceder la práctica de los
aprendices; esta opción se desarrolla de la siguiente forma:

 Se debe tener en cuenta que la empresa patrocinadora debe ser responsable

socialmente con el aprendiz y por tal motivo cuando patrocine a un aprendiz en
etapa lectiva, pero no tenga espacio de práctica para la etapa productiva y esto lo
conozca el SENA con antelación, la empresa cederá la práctica empresarial,
comunicando previamente al SENA para que sea la Entidad de Capacitación quien
determine en que empresa el aprendiz desarrollara su etapa productiva o si la
desarrolla en el mismo SENA. Por tal motivo la empresa seguirá cancelando el
apoyo de sostenimiento de etapa productiva la EPS y la ARP correspondiente hasta
que termine el contrato de aprendizaje y este le será válido como parte de su

86
 cumplimiento por todo el tiempo establecido y cancelado monetariamente al
aprendiz.

En este sentido se pueden presentar tres situaciones:

 El empresario de común acuerdo determina a que empresa el aprendiz se desplaza

a realizar la etapa productiva (sucursal, empresa del mismo grupo, etc.) y en este
caso la empresa patrocinadora tendrá la responsabilidad de garantizar que el nivel
de riesgo al que está afiliado el aprendiz en la ARP es el mismo nivel de riesgo de la
empresa donde va a desarrollar su etapa práctica.

 El empresario de común acuerdo sede la práctica empresarial del aprendiz

patrocinado al SENA para que el SENA reubique al aprendiz en otra empresa, la
empresa que recibe al aprendiz a realizar la etapa practica debe garantizar que le
informa a la empresa patrocinadora el nivel del riesgo en la ARP para que la
empresa patrocinadora lo pueda afiliar al mismo nivel de riesgo.

 El empresario de común acuerdo sede la práctica empresarial del aprendiz

patrocinado al SENA para que el SENA coloque al aprendiz a desarrollar su etapa
practica dentro del mismo SENA o en una entidad estatal, en este caso el SENA o la
entidad estatal deben garantizar que le informa a la empresa patrocinadora el
nivel del riesgo en la ARP para que la empresa patrocinadora lo pueda afiliar al
mismo nivel de riesgo.

En cualquiera de los casos la cuota de aprendices

será solamente valida como parte del cumplimiento
para la empresa patrocinadora no para la empresa

87
que recibe al aprendiz para que desarrolle su etapa práctica.

¿SE PUEDE EXTENDER LA DURACION DE UN CONTRATO DE APRENDIZAJE?

La Ley 789 de 2001 establece la definición del contrato de aprendizaje y especifica en

cuanto a su duración, lo siguiente: “El contrato de aprendizaje es una forma especial
dentro del Derecho Laboral, mediante la cual una persona natural desarrolla formación
teórica práctica en una entidad autorizada, a cambio de que una empresa patrocinadora
proporcione los medios para adquirir formación profesional metódica y completa
requerida en el oficio, actividad u ocupación y esto le implique desempeñarse dentro del
manejo administrativo, operativo comercial o financiero propios del giro ordinario de las
actividades de la empresa, por cualquier tiempo determinado no superior a dos (2) años, y
por esto reciba un apoyo de sostenimiento mensual, el cual en ningún caso constituye
salario”.

Teniendo en cuenta que algunas empresas buscan efectuar mediante otrosí a los
contratos de aprendizaje una modificación a la cláusula de duración y períodos de la
formación de los contratos de aprendizaje originales, aumentando el tiempo de duración
de la práctica del aprendiz, si se realiza este procedimiento por parte de la empresa
patrocinadora, ello estaría en contravía de lo regulado por la ley frente al contrato de
aprendizaje, pues de la misma se desprende que un contrato de aprendizaje es válido por
el tiempo establecido dentro del programa académico y/o diseño curricular, sin que sea
viable ningún tipo de modificación a dicho contrato de aprendizaje por parte de la
empresa.

La modificación de la duración del contrato de aprendizaje inicialmente establecida,

aumentando el periodo de práctica sin que así esté consagrado en el pensum académico

88
y/o diseño curricular, genera un incumplimiento por parte de la empresa por cuanto
inicialmente se reporta una fecha de terminación y a partir de ese fecha, para el SENA,
surge la obligación del empleador de contratar un nuevo aprendiz.

¿UN APRENDIZ PUEDE TENER UN SEGUNDO CONTRATO DE APRENDIZAJE?

La Ley 789 de 2002, en su artículo 33, parágrafo, establece: “Se prohíbe la celebración de
una nueva relación de aprendizaje expirada la duración de una anterior, con la misma o
distinta empresa.” Es decir que a partir de dicha norma se prohíbe tener un segundo
contrato de aprendizaje.

No obstante lo anterior, mediante Directriz Jurídica No. 26, del 18 de noviembre de 2006 y
radicación No. 3-2006-018629, la Dirección General del SENA manifestó:

“… teniendo en cuenta que no existe restricción alguna para que una persona que haya
sido beneficiaria de uno de los procesos de formación ofrecido por nuestra institución,
agotado el trámite de selección al que haya lugar, ingrese nuevamente a adquirir
conocimiento y pericia en otro campo o en la cadena de formación correspondiente…”

“De esta forma, se concluye que la contextualización de lo dispuesto en el parágrafo del

artículo 33 de la Ley 789 de 2002 implica que es viable la celebración de una segunda
relación de aprendizaje, con el objeto de ejecutar cadenas de formación, dentro de
formación titulada, y siempre y cuando el vinculo anterior no haya expirado por
incumplimiento de las obligaciones del contrato por parte del aprendiz.”

De acuerdo con lo anterior, la posibilidad de que un aprendiz suscriba un nuevo contrato

de aprendizaje se ve condicionada a que desarrolle un programa de formación titulada,
dentro de una misma cadena formativa.

89
La cadena de formación, en formación profesional, es la continuación a un nivel superior,
previo el reconocimiento del ciclo anterior debidamente certificado, en el cual se habilita
al aprendiz para el sector productivo, continuando el proceso de desarrollo humano en la
misma ocupación, oficio o tecnología.

Pero si se trata de cadena de formación no basta que algunos módulos sean

homologados, ya que no es el objetivo sustancial, se requiere la culminación de ciclos
anteriores, en su totalidad, y que éstos sean reconocidos para el ingreso de los nuevos
estudios.

Como se expuso anteriormente, la

cadena de formación implica progreso
de un nivel inferior a uno superior,
teniendo en cuenta la ocupación, el
nivel de cualificación, el oficio o la
tecnología. Se forma a los aprendices
habilitándolos en el sector productivo,
continuando el proceso en el
desarrollo humano, para que se
desempeñen en el oficio para el cual
fueron formados.

Asimismo, se debe tener en cuenta que la ley 789 de 2002 establece como término
máximo del contrato de aprendizaje el de dos (2) años, por lo que en ningún caso una
relación de aprendizaje podrá exceder este tiempo.

90
En conclusión, la celebración de un nuevo contrato de aprendizaje es procedente
únicamente si los programas que ha desarrollado hacen parte de una misma ocupación,
oficio o tecnología.

De lo anterior se concluye que para la firma de un segundo contrato de aprendizaje se

debe demostrar y soportar:

 Diploma y/o acta de grado de la titulación realizada

 Certificación de la empresa donde se valide que culmino su primera relación de
aprendizaje de forma satisfactoria.
 Carta de presentación del nuevo programa académico donde se evidencie la
cadena de formación, se debe validar y demostrar además el semestre en el que se
encuentra el estudiante en caso de ser universitario.
 Diseño curricular y/o pensum académico donde se evidencie que el semestre de
practica corresponde al semestre que el estudiante está cursando.

¿SI UN APRENDIZ CUMPLE LOS REQUISITOS PARA TENER UN SEGUNDO CONTRATO DE

APRENDIZAJE ESTE PUEDE SER CON LA MISMA EMPRESA?

Si el aprendiz no tiene ningún tipo de inconveniente en la suscripción de un segundo

contrato de aprendizaje siempre y cuando sea como resultado del desarrollo de
programas de formación titulada dentro de una misma cadena formativa y no supere los
dos años (2) establecidos en la ley 789 de 2002; es viable que la práctica del segundo
contrato sea desarrollada al interior de la misma empresa en donde desarrollo la primera
práctica, teniendo en cuenta que se satisfaga las necesidades de aprendizaje.

91
¿UN ESTUDIANTE DE EDUCACION SUPERIOR PUEDE TENER UN CONTRATO DE
APRENDIZAJE CON MODALIDAD DE DUALIDAD?

Es importante precisar que la modalidad de

dualidad “La dualidad es el desarrollo de una
formación teórico práctica que contempla el
desplazamiento de un aprendiz a la empresa
y a la entidad de formación dentro de una
misma semana y/o periodo de tiempo,
diferente a la jornada de 8 horas y en ningún
caso de forma simultánea”, solo está
contemplada para aprendices SENA, el resto
de modalidades se permite que tengan
alternancia en aquellos casos que su diseño curricular así lo establezca excepto técnicos y
tecnólogos de educación superior ya que estos solo pueden tener contrato de aprendizaje
para su etapa practica., la dualidad no procede para la ejecución de contratos de
aprendizaje con practicantes de educación superior de acuerdo a lo establecido en la
normatividad donde se determina que no hay lugar a la formación lectiva para estas
modalidades.

92
 CUALES SON LAS CAUSALES DE SUSPENSION DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE
Art. 5º Acuerdo 015 de 2003

Cuando el Contrato se debe suspender, es válido

aclarar que el mismo está vigente para la
empresa, es obligación de esta cancelar EPS,
Apoyo de sostenimiento voluntario.
La empresa no debe monetizar y tampoco
conseguir otro aprendiz.

A continuación mencionamos las 4 condiciones

establecidas para que un contrato de aprendizaje
se puede suspender, son las únicas causales que
arrojarán como resultado que el contrato no se
pueda ejecutar en el tiempo establecido inicialmente
si no en una fecha posterior.

Licencia de maternidad:
Si al momento de culminar la etapa productiva la
aprendiz se encuentra en gestación sin importar el
tiempo se debe proceder a suspender 5 días antes el
contrato de aprendizaje, la empresa la garantizará a la
aprendiz el pago únicamente de EPS hasta que finalice
su licencia de maternidad, la aprendiz no se
desplazará a la empresa por ningún motivo, no habrá
pago de apoyo de sostenimiento, si la empresa lo
determina de forma voluntaria puede hacerlo y si la
aprendiz renuncia a dicho beneficio se debe dejar un
acta firmada por las dos partes renunciado al

93
 beneficio de garantizar la vida de la progenitora y el bebé y renunciando a cualquier tipo de
tutelas o demandas posteriores a la empresa.
El responsabilidad de la aprendiz a llegar a la empresa los soportes que contengan una
posible fecha de alumbramiento, la cual debe ser solicitada el médico tratante para que la
empresa pueda suspender el contrato en relación a esta fecha.

Licencia de Paternidad:

La empresa patrocinadora del aprendiz padre

del niño, deberá suspender el contrato de
aprendizaje y otorgar la correspondiente
licencia de paternidad según lo establece la ley
1468 de 30 de Junio de 2.011 que corresponde
a 8 días hábiles, el aprendiz deberá solicitar
por escrito esta licencia y soportarla con la documentación pertinente.

1. Incapacidades debidamente certificadas por la EPS donde se encuentra afiliado el aprendiz

Operativamente se recomienda a las empresas suspender el contrato de aprendizaje cuando
estas incapacidades sean mayores a 5 días, las incapacidades inferiores por recomendación y
para evitar un desgaste administrativo se manejaran de mutuo acuerdo con el aprendiz. Las
incapacidades deben ser canceladas al 100% al aprendiz de acuerdo a lo compensado por la
EPS respectiva. Cuando una incapacidad supere los 180 días continuos la empresa o el
aprendiz deberán Reportar la incapacidad para que la Eps expida una nueva valoración y
determinen quien debe asumir la incapacidad constante y la remuneración de la misma por
el tiempo que se requiera o de forma indefinida.

94
Vacaciones colectivas del empleador en etapa productiva.
Cuando la empresa tiene un aprendiz en etapa lectiva si aplica apoyo de sostenimiento y el
contrato no se debe suspender, si el área donde el aprendiz se va a desempeñar no tiene
actividad el contrato debe suspenderse, así como el pago del apoyo de sostenimiento y la
afiliación a la ARP, se sigue cancelando únicamente EPS.

Fuerza mayor o caso fortuito

La duración máxima de dicha suspensión será de 3 meses;
(Ola invernal, desastres, incendios, muerte de un familiar
de primer grado; calamidad familiar soportada, no aplica
el servicio militar,) Aplica apoyo de sostenimiento
voluntario.

Es obligación de la empresa registrar cualquier de estas 4

suspensiones en el Sistema Gestión Virtual de Aprendices
SGVA en el tiempo pertinente, además de realizar el
documento físico adicionando la cláusula de la suspensión.

Aquellos contratos que no se suspendan en la plataforma y

que la empresa no de previo aviso al SENA en los dos meses siguientes de manera escrita a la
regional correspondiente en caso de aprendices de otras instituciones y a los centros de
formación en caso de aprendices SENA no se tendrán en cuenta para el cumplimiento de la
cuota regulada.
Para los aprendices SENA en los que se aplique la
suspensión de contratos durante la etapa
productiva la empresa deberá notificar al Centro
respectivo la suspensión para que registre la
novedad académicamente.

95
Si los aprendices se encuentran en etapa lectiva es obligación del centro de formación o
de la entidad de capacitación, informar esta novedad a la empresa patrocinadora y en
caso de no hacerlo ocasionará causal de mala conducta para el funcionario SENA o de
exclusión a la institución en el aplicativo SGVA.

La licencia de maternidad tiene como fin primordial garantizar un mínimo vital para la
mujer en estado de lactancia y del recién nacido, en desarrollo del postulado de índole
constitucional consagrado en el Art. 43 de la Carta Política. Para determinar el término de
vigencia de la licencia es necesario tener como referencia el aplicable a los trabajadores
del sector público y privado, estipulado en el artículo 236 del Código Sustantivo del
Trabajo, que se extiende a 14 semanas en la época del parto. (Ley 1468 de 2.011).

La empresa debe garantizar que los derechos del aprendiz como cotizante de EPS no sean
vulnerados y los dineros que sean objeto de incapacidades se entreguen en su totalidad a
los aprendices.

Con el fin de dar claridad respecto a cómo se debe proceder cuando una empresa
patrocina un aprendiz en estado de gestación y ella termina su proceso de formación
antes del parto, la Dirección Jurídica del SENA mediante Circular 015 de marzo del 2004
manifiesta:

Generalidades para Aprendices Embarazadas

¿Cuándo se da un contrato por terminado? Se refiere al cumplimiento del término de
ejecución contractual previsto en el contrato de aprendizaje celebrado con la empresa.
De ser este el caso, la relación de aprendizaje se daría por terminada por justa causa al
configurarse una de las causales previstas por las partes y el ordenamiento jurídico para
extinguir el vínculo contractual entre la empresa y la aprendiz, lo cual trae como
consecuencia que se extingan a futuro todas las obligaciones surgidas para las partes que

96
intervinieron en ella, incluyendo el pago de apoyo de sostenimiento y del aporte al
régimen de seguridad en salud.

Por tal razón, si el término de ejecución del contrato de aprendizaje ya se ha cumplido, el

vínculo contractual se ha extinguido y la empresa patrocinadora no tendrá legalmente la
obligación de asumir ningún tipo de compromiso con posterioridad a la fecha de
terminación del contrato.

No obstante lo anterior, teniendo en cuenta que la maternidad y el bienestar del menor

por nacer merecen una muy especial protección de carácter constitucional, legal y
jurisprudencial por vía de tutela, se recomienda que en los casos en que el término de
duración del contrato aún no se haya cumplido, es decir, durante la ejecución del
contrato, se proceda a suspender el contrato de aprendizaje por el mutuo consenso entre
las partes, las cuales, basadas en el principio de la autonomía de la voluntad que rige las
relaciones contractuales, incluida la relación de aprendizaje, pueden terminar, modificar,
o suspender el término de duración del contrato que las vincula.

Con dicha medida, la empresa

patrocinadora no deberá pagar el apoyo
de sostenimiento, pero si deberá efectuar
los aportes a seguridad social en salud del
aprendiz, con lo cual se garantiza que, al
menos, el aprendiz contará con la debida
atención médica al momento del
alumbramiento. Lo anterior con base en
lo establecido en el Acuerdo SENA No.
015 del 11 de noviembre de 2003, el cual

97
prevé en el Parágrafo 1º de su Artículo 5 que: “La suspensión de la relación de aprendizaje no
exonera al empleador de continuar cancelando los respectivos aportes a la Entidad
promotora de salud, según sea el caso, donde se encuentre afiliado el aprendiz”.

 En relación con el caso fortuito o fuerza mayor es pertinente anotar que esta
causal se puede invocar cuando se presenten, de una parte impotencia relativa
para superar los hechos provenientes de las personas involucradas en el contrato
de aprendizaje, vale decir, la Empresa y el Aprendiz, y de otra parte, los hechos
producidos por la naturaleza.

 Es pertinente y necesario que la o las causas de la suspensión sean debidamente

certificadas o constatadas y dicha suspensión se efectúe por escrito.

¿CUALES SON LAS CAUSALES DE TERMINACION DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE?

Para la terminación de los contratos de aprendizaje se debe tener la aprobación y/o

autorización de la entidad de formación excepto cuando se incurre en una falta grave
disciplinaria contra la empresa, (robos de dinero, o robos en especie y/o información
confidencial de la empresa debidamente comprobados con documentación debidamente
acredita y allegada al Centro de formación.) donde se debe dar terminación unilateral del
contrato y realizar internamente el debido proceso al aprendiz.

Las principales causales de terminación de un

contrato de aprendizaje son:
Para la terminación de los contratos de aprendizaje es
necesario contar con la aprobación y/o autorización
de la entidad de formación. Las causales de
terminación que se contemplan son:

98
Terminación unilateral por justa causa:
Si el aprendiz solicita por escrito a la empresa patrocinadora la terminación del contrato, o
viceversa, el aprendiz no podrá optar en ningún caso por un segundo contrato de
aprendizaje, y deberá suscribirse un acta entre la empresa, el aprendiz y la institución de
formación. No será válida aquella acta donde solo figuren dos firmas de las tres requeridas.
Dichas actas deben coincidir con la realidad en la que sucedieron los hechos.

Terminación por mutuo acuerdo:

Procederá cuando la empresa patrocinadora ofrezca la
vinculación laboral directa al aprendiz antes de la finalización
del plazo pactado en el Contrato de aprendizaje.
Cuando el aprendiz patrocinado sea beneficiario de una beca
académica en el exterior y/o otra ciudad del territorio Nacional
que implique trasladarse fuera de la ejecución de su práctica
empresarial.

Servicio Militar tendrá la figura de mutuo acuerdo entre SENA y empresa ya que el aprendiz
es reclutado y no podrá firmar el acta.

La responsabilidad de habilitar al aprendiz para la firma del segundo contrato de aprendizaje

previa revisión del Acta de terminación es del Centro de Formación en caso de ser aprendiz
SENA o la Regional correspondiente si es aprendiz de otra entidad de capacitación.

Incumplimiento obligaciones por parte de la

empresa en un contrato de aprendizaje:

 Falta de etapa practica

 No pago de EPS

99
 No pago de ARP

 No pago del apoyo de sostenimiento

 Extender el tiempo de práctica semanal o diario

 No suministro de elementos de seguridad industrial y/o uniforme al aprendiz si está

estipulado.

El aprendiz patrocinado debe dar aviso a su entidad de capacitación sobre alguna de las
irregularidades señaladas. En el caso de aprendiz SENA en un término de dos semanas la
entidad debe terminar el contrato en el aplicativo SGVA y comunicar oficialmente a la
empresa sobre la terminación.

Si los aprendices son de otra entidad de capacitación es obligación de esta informar por
escrito a la regional del SENA donde se ejecute dicho contrato de aprendizaje sobre la
ocurrencia de estas; si la empresa no efectuó los respectivos pagos de EPS, ARP y/o apoyo
de sostenimiento el contrato no será válido para el cumplimiento de la cuota regulada.
La responsabilidad de habilitar al aprendiz para la firma del segundo contrato de
aprendizaje previa revisión del Acta de terminación es del Centro de Formación en caso de
ser aprendiz SENA o la Regional correspondiente si es aprendiz de otra entidad de
capacitación.

Incumplimiento de obligaciones por parte del aprendiz:

 No acatar el reglamento interno de la empresa. (Siempre y cuando cumplan con la

normatividad del Contrato de aprendizaje)

 No asistir injustificadamente al sitio de práctica por más de tres días y no presentar las
evidencias pertinentes.

 Bajo rendimiento del aprendiz después de suscribirse 3 planes de mejoramiento con la

entidad de capacitación.

100
Nota: Cuando el aprendiz tenga incumplimiento al contrato de aprendizaje de alguna de
estas causales, la empresa debe solicitar al Centro de formación al que pertenece el aprendiz,
la respectiva visita por parte del instructor de evaluación y seguimiento de etapa productiva,
quien determinará el procedimiento a seguir.

Habrá lugar a la terminación unilateral del contrato de aprendizaje por parte de la empresa
con el aprendiz cuando se cometan faltas graves disciplinarias que estén previamente
establecidas en el reglamento de la empresa. (Ya nombradas).

La empresa patrocinadora debe dar aviso a la entidad de capacitación sobre alguna de las
irregularidades señaladas. En el caso de aprendiz SENA en un término de dos semanas la
entidad debe terminar el contrato en el aplicativo SGVA, comunicar oficialmente a la
empresa sobre la terminación y realizar el debido proceso en la entidad para determinar si es
procedente la cancelación de su matrícula de forma inmediata. Si los aprendices son de otra
entidad de capacitación es obligación de esta informar por escrito a la regional del SENA
donde se ejecute dicho contrato de aprendizaje sobre la ocurrencia de estas.

¿QUE ES EL DEBIDO PROCESO?

Debido proceso en caso de faltas graves disciplinarias por parte del aprendiz:

En caso de presentarse hechos cometidos por el aprendiz que

atenten contra el reglamento interno de trabajo de la empresa y
que configuren faltas graves de carácter disciplinario y con el fin de
garantizar el debido proceso, el contrato deberá mantenerse
vigente mientras dure la investigación acompañada de las

101
respectivas pruebas y se rinda un informe final sobre los resultados de la investigación. Si se
halla responsable al aprendiz de una falta disciplinaria procederá de inmediato la
terminación unilateral del contrato de aprendizaje, sin perjuicio del aviso a las autoridades
competentes si a ello hay lugar.

En cuanto al debido proceso que el SENA tiene la facultad de adelantar con ocasión de la
responsabilidad del aprendiz probada por la empresa según el informe final, la entidad
deberá cancelar la matricula previo comité académico según lo estipulado en el reglamento
del aprendiz.

¿QUE SON CONTRATOS DE APRENDIZAJE VOLUNTARIOS?

En el marco del Decreto 1779 de 2009 y de acuerdo a lo

reglamentado en la Ley 789 de 2002, se determinan
como contratos voluntarios todos aquellos que las
empresas excluidas y exoneradas de contratar
aprendices celebren con aprendices SENA bajo la
normatividad del Contrato de aprendizaje, las
empresas podrán firmar estos contratos voluntarios
acorde a los rangos establecidos en el Decreto
mencionado.
Las empresas obligadas al cumplimiento de la cuota regulada, también podrán tener la
figura de contratos voluntarios cuando su número de contratos ejecutados sea superior a
la cuota regulada establecida por el SENA, los adicionales a la cuota regulada serán los
contratos voluntarios sobre los que la empresa tiene beneficios. Los aprendices
voluntarios son solamente SENA y sobre ellos no procede la figura de cesión de etapa
práctica.

102
 ¿EN QUE INTERVALOS LA EMPRESA PUEDE TENER APRENDICES VOLUNTARIOS?

Las empresas que quieran patrocinar aprendices de forma voluntaria tendrán los
siguientes rangos para la contratación y deben cumplir los siguientes requisitos acorde al
Decreto 1779 de 2009.

Aplica a cualquier empresa que está aportando al SENA y que tenga uno o más empleados
en su planta de personal.

El número de aprendices que usted puede tener, hace referencia al número de

empleados que tenga en su planta de personal determinado en los siguientes rangos:

 Entre 1 y 14 empleados, hasta el 50% del total de la planta. Ejemplo. si una

empresa tiene diez empleados, vinculará máximo 5 aprendices.
 Rango entre 15 y 50 empleados, podrán vincular hasta por el 40% de su planta.
 Entre 51 y 200 empleados, podrán incorporar aprendices hasta por el 30% de su
planta.
 Más de 200 empleados. Éstas podrán incorporar aprendices hasta por el 20% del
total de trabajadores.

Es importante precisar que las empresas que tienen obligación de tener aprendices según
acto administrativo deben continuar con el cumplimiento de la cuota asignada y estos
aprendices solamente serán opcionales y por lo tanto voluntarios.

La consecución de los aprendices voluntarios SENA se realiza ingresando a la página

http://caprendizaje.sena.edu.co o www.sena.edu.co banner Contrato de Aprendizaje;
Instructivo empresas y allí ir al link empresas, y luego dar clic en Soy una empresa Nueva, allí
registre los datos de su empresa guarde dicha información y el SENA en dos días hábiles les
dará el ingreso al aplicativo.

103
Las especialidades en las que se van a contratar a los aprendices voluntarios los define la
empresa de acuerdo al espacio real de práctica que tenga en la misma, además a la empresa
puede distribuir sus aprendices voluntarios a Nivel Nacional no solamente en el domicilio
principal de la empresa.

Las empresas que requieren aprendices de forma voluntaria y necesitan asesoría deben
dirigirse al SENA Regional al que corresponda el domicilio principal de su empresa,
acercándose a la oficina de atención al ciudadano y buscar a las personas encargadas de
Relaciones Corporativas e Internacionales, quienes le asesorarán y brindarán toda la atención
pertinente.

Un aprendiz voluntario debe recibir un apoyo de sostenimiento en su etapa lectiva que

corresponde al 50% de un SMLV más una EPS que asume el 100% la empresa patrocinadora.
El aprendiz voluntario también debe recibir un apoyo de sostenimiento en su etapa
productiva que corresponde al 75% de un SMLV más una EPS y una ARP que asume el 100%
la empresa patrocinadora.

Actualmente este Decreto rige para solamente aprendices SENA.

¿QUE BENEFICIOS TENGO CUANDO CONTRATO APRENDICES VOLUNTARIOS?

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 189

de la Ley 15 de 1994, los empleadores
podrán deducir anualmente de su renta
gravable, hasta el 130% de los gastos por
salarios y prestaciones sociales de los
trabajadores contratados como aprendices,
adicionales a los previstos legalmente, en

104
programas de formación profesional previamente aprobados por el Servicio Nacional de
Aprendizaje “SENA”.

¿COMO SELECCIÓNO LOS APRENDICES QUE REQUIERE LA EMPRESA?

Art.35 Ley 789 de 2002
La empresa obligada a la vinculación de aprendices, es la encargada de:
 Solicitar los aprendices
 Determinar los oficios u ocupaciones
 Determinar las modalidades
 Realizar la selección de los aprendices
 Los aprendices seleccionados no deben tener o haber tenido vínculo laboral con el
Empleador.

El contrato de aprendizaje puede ser celebrado por personas mayores de 14 años, según
lo establecido en el Art. 3º del Decreto 933 de 2003.

Para un desarrollo eficaz de la relación de aprendizaje, es pertinente que el seguimiento,

las obligaciones y derechos del aprendiz en la empresa, sea coordinado por el jefe de
personal, o quien haga sus veces y el encargado del área técnica con quien el aprendiz va
a realizar su etapa productiva, con el fin de que estas personas conozcan los términos y
alcances del contrato de aprendizaje.

En un capitulo posterior se reflejará el procedimiento para la consecución de aprendices

del SENA y el adecuado manejo del aplicativo Sistema Gestión Virtual de Aprendices para
estos casos.

105
 ¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA CUANDO EL CONTRATO DE APRENDIZAJE SE TERMINA?

Cuando el contrato de aprendizaje incluido dentro de la

cuota mínima señalada por el SENA termine por cualquier
causa, la empresa deberá reemplazar al aprendiz y suscribir
el nuevo contrato de aprendizaje con un tiempo no superior
a 20 días hábiles después de la terminación del Contrato de
Aprendizaje para conservar el cumplimiento de su cuota
regulada (Acuerdo 0011 de 2.008)

¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA CUANDO DEBE CUMPLIR CON LA CUOTA DE APRENDICES
PERO NO QUIERO CONTRATAR APRENDICES; QUE ES LA MONETIZACIÓN?

 Es una opción que la Ley otorga al empresario, para cumplir con la cuota regulada de
aprendices y que en ningún momento es una sanción.

 El empresario debe informar con un mes de anticipación por escrito la decisión de

monetizar a la Regional del SENA donde corresponda el domicilio principal de la
empresa.

 El empresario podrá optar por la monetización parcial o total en los términos del
presente acuerdo.

 El pago de la monetización para efectos del cumplimiento se efectúa mes vencido y

debe ser cancelada en los primeros 5 días hábiles del siguiente mes.

 En caso de no ser cancelada durante los días hábiles la empresa obligada deberá
liquidar los intereses respectivos tomando como tasa de interés la máxima legal
certificada por la Superintendencia Financiera, estos intereses deberán liquidarse hasta

106
 el día en que se realice el pago correspondiente.

 Si la empresa calcula de forma errada la monetización, el SENA no estará en la

obligación de compensar o devolver los dineros cancelados adicionales.

La monetización no será una opción retroactiva, únicamente la

empresa obligada al cumplimiento de la cuota regulada podrá
monetizar el mes inmediatamente anterior, una vez informado al
SENA, si hay un incumplimiento anterior dará origen a un estado
de cuenta el cual debe ser calculado por la Regional donde
corresponda el domicilio principal de la empresa.

 No procede la devolución de la monetización de la cuota de aprendizaje cancelada por

la empresa por un mayor valor establecido al de la norma, puesto que dicha posibilidad
no está contemplada en la normatividad vigente y que presupuestalmente no hay un
rubro destinado para estos efectos.

 Si la monetización se hace frente a la planta de personal que mes a mes tiene la

empresa, y no frente a la cuota regulada, es necesario establecer si en todos y cada uno
de estos meses se cumplió con la cuota regulada. Igualmente se debe establecer si las
fluctuaciones que la empresa tuvo en su nómina fueron informadas al SENA, para
efectos de la nueva regulación con el promedio semestral, según lo establece la
normatividad vigente.

 En ningún caso el valor a monetizar por aprendiz podrá superar 1 SMLMV de acuerdo al
resultado de la formula estipulada.

 Los pagos se deben efectuar por la página de internet www.sena.edu.co, link pagos en
Línea.

107
 El empleador obligado a cumplir con la cuota regulada de aprendices, debe decidir con
un (1) mes de antelación a la terminación de la relación de aprendizaje si opta por la
monetización de la cuota o por el reemplazo del aprendiz; en caso de optar por el
remplazo del aprendiz, el empleador obligado deberá iniciar las gestiones necesarias
desde ese momento.

Para ilustrar lo anterior, platearemos los siguientes ejemplos:

a) Número de Trabajadores base para la fijación de la cuota en la Resolución
expedida por el SENA:
Ejemplo 1: 92 Trabajadores
Ejemplo 2: 100 Trabajadores
Ejemplo 3: 108 Trabajadores
Cuota Regulada para los 3 Ejemplos: 5 Aprendices.
 Monetización Total:
Número de trabajadores de Resolución *5%*SMLV
Dónde:

92 Es el Número de trabajadores de la Resolución.

5% Es Variable fija por formula de acuerdo a la norma
$461.500 Es el SMLV para el año 2.008

Ejemplo 1: 92*5%*461500 (SMLMV)= 2.122.900

Ejemplo 2: 100*5%*461500 (SMLMV)= 2.307.500
Ejemplo 3: 108*5%*461500 (SMLMV)= 2.492.100

108
b) Como 5 salarios mínimos equivalen a $2.307.500 y el ejemplo 3 excede ese valor, la
monetización debe ser de $2.307.500.

 Monetización Parcial por 2 Aprendices

Número de trabajadores de Resolución *5%*SMLV/Cuota Regulada*No de Aprendices a
Monetizar Parcialmente

Dónde:

92 Es el Número de trabajadores de la Resolución.

5% Es Variable fija por formula de acuerdo a la norma
$461.500 Es el SMLV para el año 2.008
5 Es el número de aprendices regulados a la empresa por el
SENA según la resolución.
2 Es el número de aprendices a monetizar parcialmente

Ejemplo 1: 92*5%*461500/5*2= 849.160

Ejemplo 2: 100*5%*461500/5*2= 923.000
Ejemplo 3: 108*5%*461500/5*2= 996.840

En este último caso, sólo cancelará hasta 1 SMLV por cada aprendiz, es decir el valor de
$923.000.

 Monetización Parcial por 10 días para 2 Aprendices

Número de trabajadores de Resolución *5%*SMLV/Cuota Regulada/30*No de Aprendices a
Monetizar Parcialmente*No de días a Monetizar Parcialmente.
Dónde:

109
 92 Es el Número de trabajadores de la Resolución.
5% Es Variable fija por formula de acuerdo a la norma
$461.500 Es el SMLV para el año 2.008
5 Es el número de aprendices regulados a la empresa por el
SENA según la resolución.
30 Días Calendario del Mes. Variable fija
2 Es el número de aprendices que se monetizan parcialmente por
días.
10 Es el número de días que se van a monetizar por cada aprendiz.

Ejemplo 1: 92*5%*461500/5/30*2*10= 283.053

Ejemplo 2: 100*5%*461500/5/30*2*10= 307.666
Ejemplo 3: 108*5%*461500/5/30*2*10= 332.280
En el último caso, sólo cancelara hasta 1 SMLDV por cada aprendiz, es decir el valor de
$307.666.

INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE

¿QUIÉN HACEN
EL SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE?

La Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, junto

con las Direcciones Regionales, son los encargados de
adelantar esta tarea a nivel nacional. Monitorear
permanentemente el efectivo cumplimiento frente a la
regulación de cuotas de contrato de aprendizaje, apoyados
en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices. Los líderes de
Contrato de aprendizaje de los centros de formación juegan
papel importante en el debido seguimiento y control de la cuota regulada de aprendices.

110
Los fiscalizadores por su parte, deben diligenciar en el informe mensual de fiscalización, el
valor de las liquidaciones y los pagos obtenidos por concepto de imposición de multas de
contrato de aprendizaje.

¿QUE SUCEDE SI EL EMPRESARIO INCUMPLE CON LA CUOTA?

El SENA impondrá multas mensuales hasta por un salario mínimo

legal mensual legal vigente, cuando el empleador incumpla con la
vinculación o monetización de la cuota mínima de aprendices.
Decreto 933 de 2003, Articulo 14.

Adicionalmente, el incumplimiento de la cuota mensual dentro del

término señalado (primeros 5 días de cada mes; mes vencido), Cuando el patrocinador haya
optado por la monetización total o parcial de la cuota de aprendices, dará lugar al pago de
intereses moratorios diarios que no se paguen en las fechas establecidas la monetización
incluirá el pago de intereses moratorios diarios del 12% efectivo anual. Conforme a la tasa
máxima prevista por la Superintendencia Financiera, lo cuales deberán liquidarse hasta la
fecha en la que se efectué el pago correspondiente.

¿A PARTIR DE CUÁNDO HAY INCUMPLIMIENTO DE LA CUOTA DE APRENDIZAJE?

Se considera que hay incumplimiento cuando transcurrido veinte (20) días

hábiles contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo por el
cual la Regional del Sena fija la cuota mínima obligatoria y el empleador
no ha contratado y vinculado los aprendices o no ha efectuado el
respectivo pago en el evento de haberse optado por la monetización, caso
en el cual se impondrá una multa correspondiente por un (1) salario
mínimo legal mensual vigente por cada aprendiz dejado de contratar.

111
Adicionalmente se considera que hay incumplimiento cuando:
 El incumplimiento y/o imprecisión en la información reportada al SENA en relación
con el número de trabajadores vinculados a la empresa.
 El incumplimiento a la contratación del número mínimo obligatorio de aprendices
o el pago de la monetización cuando el empleador opte por esta opción.
 Cuando no le permitan al aprendiz realizar las prácticas en la actividad objeto de la
relación de aprendizaje.
 El no pago del valor del apoyo de sostenimiento.
 La mora en el pago del valor del apoyo de sostenimiento.
 El no pago oportuno a los aportes a la seguridad social y riesgos profesionales del
aprendiz

En este orden de ideas, con el propósito de garantizar el debido proceso y el derecho de defensa
de los empleadores y en concordancia con el artículo 35 del Código Contencioso Administrativo
se remite al empresario un estado de cuenta sobre el cumplimiento de la cuota de aprendizaje,
con el fin de dar oportunidad a los interesados de expresar su conformidad anexando los
documentos pertinentes en un término establecido. En tal sentido, esta comunicación es un acto
de trámite de conformidad con el artículo 49 del Código Contencioso Administrativo.

Con la información remitida por el empleador se efectúa la revisión del estado de cuenta y se
determina el cumplimiento o incumplimiento por parte de la empresa de la cuota de aprendices,
el cual es comunicado a la misma.

Si el empleador decide cancelar este monto quedaría a la fecha del pago, a paz y salvo por este
concepto. En caso contrario, el Director Regional del SENA expide la respectiva resolución por la
cual se impone la sanción correspondiente, la cual se notifica personalmente o en su defecto por
edicto y contra ella procede únicamente el recurso de reposición, en razón a que el acto
administrativo se profiere en virtud de una delegación del Director General.

112
 ¿PAGAR LA MULTA EXIME AL EMPLEADOR DE LA MONETIZACIÓN?

La cancelación de la multa no exime al patrocinador del pago del

valor equivalente a la monetización por cada una de las cuotas
dejadas de cumplir, tampoco lo exime de que siga cumpliendo con
la cuota regulada si su opción es la de contratar aprendices.

¿QUÉ INFORMACIÓN DEBE TENER EL FISCALIZADOR PARA DETERMINAR SI HAY

INCUMPLIMIENTO EN EL CONTRATO DE APRENDIZAJE?

Para realizar este proceso, el fiscalizador debe tener en

cuenta los siguientes datos Básicos tomados de la
información enviada por el empleador, la que reposa
en el SENA y de las demás fuentes que se han
determinado.

 Número de Empleados. Número total de

empleados sobre el cual se fijó la cuota regulada.
 Cuota regulada. Número de aprendices asignados de
acuerdo al número de empleados que está en la respectiva resolución del SENA.

 Número de días obligados a contratar: Se toma el total de la cuota y se multiplica por 30 y

así nos da el número de días que el empresario debe cumplir por mes como cuota de
aprendices.

 Fecha del contrato. Fecha de inicio y fin del contrato para tener en cuenta la vigencia del
contrato.

113
 Número de días contratados. Se toma cada contrato y se le cuenta el número de días de
vigencia del contrato, teniendo en cuenta su fecha de inicio, fin y novedades durante el
periodo al cual se le va a calcular el cumplimiento, a cada contrato se le deben sumar 30 días
más, (Aplicación del acuerdo 11 de Noviembre de 2008) y luego se suman los días obtenidos
por cada contrato dando como resultado el número de días que cumplió, para este cálculo es
necesario tener en cuenta los contratos ya vencidos y que tuvieron días vigentes en el
periodo según la fecha del contrato.

 Número de días dejados de contratar. Se toma el número de días obligados a contratar,

contados teniendo como base tres vigencias hacia atrás, en caso de existir la obligación o por
el tiempo desde que nació la obligación sin exceder los tres años.

 Valor total de la monetización por periodo. Se toma el total del número de empleados para
ese periodo y por el cual se regulo la cuota de aprendices, se multiplica por el 5%, y el
resultado se multiplica por el salario mínimo legal vigente de esa vigencia.

 Salario mínimo legal vigente diario. Tomar el salario mínimo legal mensual y dividirlo en 30.
Este valor se encuentra en la tabla salarios mínimos.

 Interés diario. Se toma la tasa máxima establecida por la Superintendencia Bancaria, el 12%
efectivo anual ó proporción de días o meses.

 Fecha información. Es la fecha en la cual la empresa envió el oficio con la información para la
regulación al SENA.

¿SE PUEDE CONDONAR O COMPENSAR UNA DEUDA DE

CONTRATO DE APRENDIZAJE?

Bajo las circunstancias actuales, debe entenderse que la

gestión de la vinculación de aprendices, en forma sucesiva,

114
no solo es responsabilidad del empleador obligado a suscribir los contratos, si no de la
Dirección Regional del domicilio de la empresa, que en virtud de los dispuesto en el
numeral 9 del artículo 24 del Decreto 249 de 2004, debe gestionar con los empleadores de
su jurisdicción el cumplimiento de las cuotas de aprendizaje, la monetización de la cuota
de aprendizaje y de los aportes que deben efectuar al SENA.

Es preciso aclarar que no es posible condonar una deuda toda vez que ninguna entidad
pública, ni la Contraloría General de la República, como Órgano de Control, poseen la
facultad para condonar y/o compensar una deuda por pequeña que ésta sea.
De lo anterior se concluye:

 No es procedente ni legal condonar multas impuestas por incumplimiento en la

cuota de aprendices.
 El incumplimiento de la cuota de aprendizaje, no exonera al empleador del pago
de las sanciones que con ocasión de la no contratación de aprendices se le hayan
impuesto durante el lapso de ocurrencia de dicho incumplimiento.
 El pago de la multa y la contratación de aprendices son obligaciones exigibles e
independientes, toda vez que el cumplimiento de una no implica la extinción de la
otra; esto quiere decir, que además del pago de la multa, el empleador incumplido
deberá contratar los aprendices que le correspondan a partir del día siguiente al
corte de liquidación que quede registrado en el estado de cuenta.
 Se debe garantizar el debido proceso y derecho de defensa a las empresas a multar
teniendo estas la oportunidad de controvertir el producto de fiscalización que ha
realizado la regional.
 Una vez se tenga certeza de la cuantía de la multa a imponer se deberá expedir el
acto administrativo con el fin de que se agote la vía gubernativa y así de esta
manera propender por el debido proceso y derecho de defensa del administrado; y
una vez en firme el acto administrativo proceder a ejecutarlo (artículo 64 C.C.A).

115
  No existe la posibilidad de que la empresa pueda contratar aprendices adicionales
para cambiarles por el valor monetario de la sanción de incumplimiento.

¿LAS MULTAS DE INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO DE APRENDIZAJE COBRAN MERITO

EJECUTIVO A TRAVES DEL COBRO COACTIVO?

Con fundamento en los antecedentes expuestos, para efectos del trámite de la ejecución
de las obligaciones originadas en la imposición de multas por el incumplimiento legal de
contratar aprendices del SENA, se deberán tener en cuenta los siguientes parámetros:

Cobro persuasivo
El cobro persuasivo se adelanta como etapa previa al
cobro coactivo, procurando obtener el pago inmediato y
voluntario de los créditos a favor de la entidad, sin iniciar
procedimientos de ningún orden, pues mediante
comunicaciones directas del SENA, a través de su
ejecutor, hace llamados al deudor para que cancele el
valor de la multa.

Si por parte del deudor se cancela la obligación –multa-, no se inicia el proceso

ejecutivo, y se ordena la desanotación y archivo del expediente, conforme al esquema del
proceso de Jurisdicción Coactiva. En caso de un acuerdo de pago, según el término de
verificación del mismo, y una vez vencido, se procede a desanotar y a archivar el
expediente.

Los créditos por concepto de imposición de multas por incumplimiento del contrato de
aprendizaje, son también objeto del cobro persuasivo, teniendo en cuenta dos (2)
situaciones que se pueden dar:

116
 Que el deudor del SENA, sea una entidad pública, en este caso, el cobro deben adelantarlo
directamente los Directores Regionales en su calidad de “funcionarios ejecutores” de la
Jurisdicción coactiva.

Que el deudor del SENA sea una persona de carácter privado, en este caso, bien puede
adelantarse a través de los “funcionarios ejecutores”, recae sobre la dependencia de
Promoción y Relaciones Corporativas de la respectiva regional; o también a través de los
operadores de la Jurisdicción Coactiva.

Fracasada la etapa de cobro persuasivo, para lo cual se cuenta con el término de un (01)
mes, sin lograr la cancelación de la obligación o la celebración de un acuerdo de pago, el
crédito pasará al cobro por la vía de la Jurisdicción Laboral Ordinaria – mediante el
proceso ejecutivo laboral, como se ha fijado inicialmente.

¿COMO SE LIQUIDA EL INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO DE APRENDIZAJE?

Actualmente desde la Dirección General se avanza en un proyecto de actualización al

aplicativo Sistema Gestión Virtual de Aprendices que permita sacar los estados de
incumplimiento por concepto de Contrato de Aprendizaje de forma automática; sin embargo
mientras es implementada la plataforma queremos detallar los pasos que se deben seguir
para poder realizar el estado de cuenta en una matriz de Excel diseñada para liquidar el valor
del incumplimiento de manera formulada.

A continuación detallamos los pasos a seguir:

1. Abra el archivo en Excel que han enviado desde la Dirección General y guárdelo en sus
archivos de seguimiento con el Nombre de la Empresa. Si es el caso cree una carpeta por
empresa para que genere una mayor organización.

117
2. Diríjase al Aplicativo SGVA y tome los siguientes pantallazos
Regionales, Resolución, Expedir Resolución
Digite allí el numero de Nit de la empresa.
Una vez el sistema le genere la información vaya a la parte final de la pantalla y de clic en el
link consultar regulaciones.

3. Una vez tenga esta información, valide contra la hoja de vida física que debe existir en
cada regional si los datos ingresados a esta empresa corresponden a la realidad, en caso de
encontrar diferencias en las fechas de ejecutoria debe hacer las modificaciones respectivas
por el link Regionales, Seguimiento Regulaciones, Modificar fechas. Este parte del proceso
debe estar a cargo del técnico de contrato o de los responsables de la regulación de cuota de
aprendices.

En caso de encontrar que las resoluciones están mal incluidas en el aplicativo o no

corresponden a la realidad de la empresa debe solicitar la corrección a la Dirección General a
través del Líder de Contrato de aprendizaje y/o apoyo que se tenga para la Regional como
soporte desde la Dirección General. Esta solicitud se debe hacer vía correo y procede
únicamente para resoluciones que se deban borrar del sistema para ingresarlas de manera
correcta.

4. Una vez tenga la información del pantallazo diríjase a la hoja de Excel y copie este
pantallazo en la hoja que se llama Resoluciones. Recuerde que al pasarla al Excel no la puede
pasar como un pantallazo si no que debe copiar los datos.

118
5. Ordene esta hoja por fecha de expedición de la resolución dejando de la más antigua a la
mas reciente, en este caso ya las fechas de ejecutoria deben estar ajustadas a la realidad de
la hoja de vida.

6. Recuerde que para realiza un estado de cuenta de incumplimiento de contrato

de aprendizaje únicamente se pueden revisar tres años hacia atrás si la empresa tenia acto
administrativo debidamente ejecutoriado; anexamos ejemplos:
 Si una empresa tiene resolución desde el año 2.005 pero no se le ha revisado nunca el
cumplimiento de C.A. y la primera revisión se hace en el año 2012 quiere decir que
solamente puede revisar del periodo 2009 a 2012 así la resolución de cuota siga siendo la
misma del año 2.005
 Si una empresa solo tiene cuota regulada a partir del año 2010 quiere decir que el periodo
que podrá revisar corresponde a 2010 2011 y 2012 y no podrá hacer ningún cobro por el año
2009.
 Si una empresa tiene una resolución de años anteriores al año 2.009 y tuvo cambios de
planta de personal se tendrán que tomar las resoluciones que sean objeto de revisión así
sean dos para la misma vigencia; lo anterior es que la empresa pudo tener resolución para el
primer semestre del 2009 y otra resolución para la vigencia de 2009 segundo semestre.

119
 Para el ejemplo que estamos revisando y si fuera la primera vez que vamos a revisar el
estado de cumplimiento de esta empresa las resoluciones que se expidieron con anterioridad
al 2009 no serán tenidas en cuenta para el cumplimiento de la cuota regulada. Sin embargo
se debe tener gran atención ya que la resolución puede ser de vigencia de un año pero para
cumplimiento de la siguiente vigencia.
Vamos a verlo con el ejemplo

La resolución 12 tiene fecha de ejecutoria en el año 2.008 y la siguiente resolución que es la

3671 también tiene ejecutoria del año 2.008 este periodo ya no se puede revisar porque esta
por fuera de los tres años que se tienen para realizar el estado de cuenta, quiere decir que
esta resolución no la tendré en cuenta para la liquidación.

Ahora debo comparar las dos siguientes.

La resolución 3671 tiene fecha de ejecutoria en el año 2.008 y la siguiente resolución que es
la 428 que tiene ejecutoria en el mes de marzo de 2.009, el periodo que estoy revisando en
este momento corresponde a febrero de 2009 y febrero de 2.012 (Fecha en la que estoy
realizando el estado de cuenta), quiere decir que la empresa para los meses de Enero,
Febrero y Marzo antes de que entre en vigencia la siguiente resolución tendrá que cumplir
con la resolución 3671 y una vez la 428 este en firme entrará a cumplir con esta nueva cuota.

120
7. Una vez he realizado el ejercicio de verificar que resoluciones debo tener en cuenta y
cuales no procedo a copiar esta información en la hoja de datos. Recuerde solo debe
diligenciar lo que esta en amarillo
Pasare entonces allí, los datos que corresponden a:
 Resoluciones
 Fechas de expedición de resolución.
 Fechas de ejecutoria
 Cuotas reguladas

En el campo Fecha, colocaré la fecha calendario que se refiere al día que estoy haciendo este
procedimiento para nuestro ejemplo 21/02/2012. En este momento ya me encuentro en la
hoja llamada Datos

La regional deberá llevar un consecutivo de estados de cuenta que se diligenciaran en la

matriz que contenga los datos que mencionamos a continuación, control de las empresas a
las que se realiza estado de cuenta. Para nuestro Ejemplo debe llevar el código del
fiscalizador que se tiene en el aplicativo de aportes y/o el asignado por el Coordinador de la
Regional más el número consecutivo (17-001).

Datos de la matriz: Número de estado de cuenta

Nit Razón social Fecha de elaboración Vigencia inicial del estado de cuenta
Vigencia final del estado de cuenta
Valor de la liquidación final Fecha de primer envió de comunicación y/o contacto telefónico
Fecha en la que fue programada la visita fiscalizadora
Valor inicial del estado de cuenta presuntivo
Fecha en que se realiza segundo ajuste a estado de cuenta
Valor recuperado por el fiscalizador
Empresa entregada a vía gubernativa (Si/No) Se emite informe de cumplimiento la
empresa se encuentra al día (SI/NO)

121
La empresa cancela el estado de cuenta con la liquidación. (SI/NO)
Fecha de la cancelación
Valor cancelado
Fecha de Entrega del proceso a los abogados.

En el campo compañía tendrá que estar la razón social de la Empresa, para el ejemplo
Servindustriales & Mercadeo S.A.S.

Luego diligenciaremos los datos de Nit, Dirección y Teléfono, datos que podremos traer del
aplicativo SGVA

Por último diligenciaremos el periodo a liquidar que nunca podrá superar los tres años, para
nuestro caso 21/02/2009 a 21/02/2012.
En esta hoja de trabajo también tendré que diligenciar la información que corresponde a
Número de comunicación, NIS, Fecha de comunicación, Solicitud de la empresa, caja de
compensación y correo electrónico.
La anterior información se diligencia cuando el estado de cuenta es la respuesta a una solitud
de la empresa que ha sido previamente radicada en la Regional

Tendremos entonces diligenciada nuestra segunda hoja para realizar el estado de cuenta.
Llamada Datos.

122
 Nota: Por operatividad la Regional podrá manejar fechas de meses completos ejemplo del
01/02/2009 a 30/01/2012

8. Nos dirigimos a la hoja Liquidación la cual ya estará en parte diligenciada con la

información que he ingresado con anterioridad a la hoja de Datos

9. Una vez estoy en esta hoja de trabajo lo que debo hacer es parametrizar los tiempos de
cumplimiento de cada una de las resoluciones y para este ejercicio tendré que prestar
gran atención a las fechas de ejecutoria de cada resolución.

123
La primera resolución referenciada en la hoja de cálculo es la 3671 con fecha de ejecutoria
23/09/2008 como estoy liquidando el periodo Febrero 2009 a Febrero de 2012 quiere decir
que mi fecha inicial será 21/02/2009 y la fecha final de este cumplimiento será un día antes
de la ejecutoria de la siguiente resolución es decir de la Resolución 428 donde la ejecutoria es
9/03/2009 un día antes quiere decir 08/03/2009

Hago el mismo ejercicio con la segunda resolución la 428 con fecha de ejecutoria
09/03/2009 si tenemos en cuenta que la empresa tiene 20 días hábiles (30 días calendario)
para cumplir con la nueva cuota regulada una vez es notificada del acto administrativo quiere
decir que la fecha inicial será 09/04/2009 pasados los 30 días calendario, y la fecha final de
este cumplimiento será un día antes de la ejecutoria de la siguiente resolución es decir de la
Resolución 802 donde la ejecutoria es 23/03/2010 un día antes quiere decir 22/03/2010

124
Repita el mismo procedimiento para la siguiente resolución la 802 con fecha de ejecutoria
23/03/2010 si tenemos en cuenta que la empresa tiene 20 días hábiles (30 días calendario)
para cumplir con la nueva cuota regulada una vez es notificada del acto administrativo quiere
decir que la fecha inicial será 23/04/2010 pasados los 30 días calendario, y la fecha final de
este cumplimiento será un día antes de la ejecutoria de la siguiente resolución es decir de la
Resolución 4454 donde la ejecutoria es 01/11/2011 un día antes quiere decir 30/10/2011
(Meses de 30 días)

Finalmente hago el mismo procedimiento cuantas veces sea necesario y de acuerdo a las
resoluciones que tenga la empresa; para la siguiente resolución la 4454 con fecha de
ejecutoria 01/11/2011 si tenemos en cuenta que la empresa tiene 20 días hábiles (30 días
calendario) para cumplir con la nueva cuota regulada una vez es notificada del acto
administrativo quiere decir que la fecha inicial será 01/12/2011 pasados los 30 días
calendario y la fecha final de este cumplimiento y teniendo en cuenta que ya no hay mas
resoluciones será hasta el día en que estoy liquidando el estado de cuenta es decir
21/02/2012.

125
De esta forma tendré listo y parametrizado mis periodos de cumplimiento para la empresa.

10. Ahora debe reflejar el cumplimiento de la cuota regulada y como primer referente
debe tener en cuenta los contratos de aprendizaje que se han firmado, para obtener esta
relación debo sacar el reporte del aplicativo SGVA, para este reporte debo ir a Regionales/
Seguimiento regulaciones/ Registro de Contratos. Diligencio el Nit de la empresa y me voy al
link consultar contratos, allí obtendré la siguiente vista:

Debo seleccionar esta hoja (Control E) dar la opción copiar y luego pegar en el Excel en la
hoja llamada Contratos. Esta será la fotografía de la empresa y allí dejaré este resumen sin
hacer ningún tipo de modificación.

126
 Una vez la pegue en Excel, debo pasar los datos que necesite a la hoja aprendices, estos
datos son:
 Documento
 Apellidos
 Nombres
 Fecha inicio
 Fecha fin
 Discapacidad

Esta hoja de trabajo Aprendices la debo organizar por Fecha Fin y obtendré una vista como
esta:

El responsable de liquidar el estado de cuenta presuntivo tendrá que revisar que en los
contratos registrados no existan inconsistencias como:

a. Contratos registrados sin nombres (Organizar la base de datos por Nombres y validar si hay
campos vacíos)
b. Contratos registrados sin apellidos (Organizar la base de datos por Apellidos y validar si hay
campos vacíos)
c. Contratos repetidos con el mismo nombre y diferente documento de identificación.
(Organizar por nombre y utilizar la función de igual con el nombre)

127
d. Contratos repetidos con el mismo nombre, mismo documento y diferentes fechas. (Organizar
por documento y utilizar la función de igual con el documento)
e. Contratos repetidos con el mismo documento, diferente nombre (Organizar por documento
y utilizar la función de igual con el documento)
f. Contratos que duren menos de 30 días (Abrir una columna y a la fecha inicial restarle la fecha
final y dejarla en formato de numero, filtrar por esta columna y verificar si hay contratos con
menos de 30 días.

Nota: Si se encuentran inconsistencias de este tipo estos contratos deben ser eliminados de
la hoja de contratos y pasarla para la hoja de Validación como casos especiales, la empresa
tendrá que validar con soportes físicos para determinar si se pueden o no tener en cuenta
para la liquidación.

En caso de no ser válidos los soportes presentados por la empresa, el responsable de la

liquidación y/o estado de cuenta debe solicitar a la dirección General que se eliminen estos
contratos de la Relación de la empresa por falta de soportes vía correo electrónico, de esta
forma el aplicativo estará depurado y acorde a la realidad de la empresa.

Al finalizar esta revisión el cuadro debe conservar el orden inicial es decir la organización
debe estar del contrato más antiguo al más reciente y eliminadas todas las columnas que he
abierto para realizar los cruces, debe quedar con la estructura inicial.

Nota: Debo por ultimo hacer un filtro por la columna discapacidad, en caso de existir
contratos con la opción SI, debo duplicarlos en esta matriz para que el contrato sea válido
para la empresa por una cuota adicional.

11. La persona encargada de liquidar el estado de cuenta deben garantizar la revisión

aleatoria de contratos de aprendizaje para determinar que cumplen con el 100% de los
requisitos.

128
 Es importante recordar que quien va a realizar la liquidación presuntiva y/o primera
liquidación es el técnico de contrato de aprendizaje, quien debe realizar una llamada cordial
a la empresa para explicarle el proceso que se inicio, solicitarle al empresario vía correo
electrónico con copia al fiscalizador encargado el detalle de los contratos que se deben
revisar y que el empresario debe tener los soportes necesarios para el día de la visita,
indicándole al empresario que con esta validación quedaran en firme todos los contratos que
están registrados en la plataforma y que si esta información esta lista el proceso será más
eficiente. El técnico informará al empresario que en los próximos días le llegará una
comunicación informándole el objeto de la visita los temas a tratar (Aportes, Contrato) y los
documentos que debe tener como soporte para la fiscalización que se va a adelantar.

El fiscalizador debe proceder al envió de esta comunicación revisando la situación de

contrato de aprendizaje que le entrega el técnico de contrato y validando los otros conceptos
que se deben fiscalizar.

Se anexa modelo de comunicación que se debe utilizar para enviar aviso a la empresa
sobre la visita de fiscalización, la regional la debe ajustar acorde a los conceptos a fiscalizar
en la visita.

El intervalo de revisión será.

Si la empresa tiene registrados entre 1 y 5 Contratos revisar un contrato aleatoriamente
preferiblemente de otra modalidad diferente al SENA

 Si la empresa tiene registrados entre 5 y 20 Contratos revisar dos contratos aleatoriamente

preferiblemente de otra modalidad diferente al SENA.

 Si la empresa tiene registrados entre 20 y 50 Contratos revisar tres contrato aleatoriamente

preferiblemente de otra modalidad diferente al SENA

129
 Si la empresa tiene registrados entre 50 y 100 Contratos revisar cinco contratos
aleatoriamente preferiblemente de otra modalidad diferente al SENA

 Si la empresa tiene registrados más de 100 contratos revisar tres contratos por cada 100
contratos registrados.

A continuación relacionamos como se deben validar los contrato; se solicitaran a la empresa

los siguientes documentos de acuerdo a la modalidad del contrato:

UNIVERSITARIO, TECNICO O TECNOLOGO,

Pensum Académico, Carta de presentación de la Institución, Primera EPS, Primera ARP,
Ultima ARP con retiro.

INSTITUCIONES DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

Carta de presentación del aprendiz, copia de resolución del programa reconocido; (o verificar
contra el listado del SGVA por institución); Primera EPS, Primera ARP, Ultima ARP con retiro.
Una vez se expida el nuevo acuerdo que termina con los reconocimientos del SENA el
aplicativo estará parametrizado con los programas de calidad que tienen aval para enviar a
sus aprendices bajo la figura de contrato de aprendizaje

APRENDICES DE LA MEDIA TECNICA:

Si el colegio se encuentra registrado en el SGVA,
es porque el colegio tiene aprobación del
Ministerio de Educación para la formación
técnica, en caso contrario se debe solicitar
convenio de articulación con el SENA y en
ambos casos carta de presentación del aprendiz
y Primera EPS, Primera ARP, Ultima ARP con
retiro

130
 APRENDICES DEL SENA:
Correo electrónico confirmación de fechas por parte
del Líder de Contrato de aprendizaje, Contrato
Firmado, Primera EPS, Primera ARP, Ultima ARP con
retiro
Nota: Si la revisión aleatoria sale satisfactoria se
validan el 100% de los contratos.
Si los aprendices no cumplen con el 100% de los
requisitos los contratos no pueden ser válidos y se
debe solicitar a la Dirección General su eliminación, y proceder a una muestra aleatoria
más amplia.

12. Una vez organizados los contratos y realizados los cruces, debo aplicar el acuerdo 11 de
2008 al estado de cuenta (Aplicar 20 días hábiles, 30 días calendario a cada uno de los
contratos que la empresa ha ejecutado), debo entonces abrir una columna al lado derecho
de la fecha fin del contrato y a la primera fecha final que encuentre en el cuadro le sumare
30 días y bajare la fórmula para que la aplique a todos los contratos. (En este momento
continuo en la hoja aprendices).

Nota: Como el estado de cuenta solo lo puedo calcular por los últimos tres años, no importa
que yo coloque la formula a todos los contratos así sean de años anteriores; (Agilizar el
proceso para no tener que mirar que contratos aplican y cuáles no) la hoja de cálculo esta
parametrizada para que solamente me tome los contratos que crucen con las fechas del
estado de cuenta que estoy verificando, fechas que ya he parametrizado. Esto quiere decir
que en ningún caso la hoja de cálculo compensará o tendrá en cuenta contratos que no estén
acordes a las fechas del estado de cuenta.

131
13. La fecha final que me ha calculado la hoja de Excel, (Acuerdo 11) la debo copiar de la primera
fila hasta la última y llevarla a la hoja de liquidación pegarla como valores en el espacio
llamado Total Días cumplidos (En el espacio de fecha final).

14. La fecha inicial la traeré de igual forma de la hoja de aprendices, copiare la información de la
primera fila hasta la última de la columna Inicio y la pegaré igual como valores.

132
15. En la columna que tengo pendiente por diligencia de Apellidos y Nombres puedo traer o
los documentos de identificación de los aprendices y/o realizar una fórmula de concatenar
en la hoja aprendices, unir apellidos a nombres y pasar el resultado de la formula.
Estos documentos de identificación y/o nombres me servirán de referencia en caso de que la
empresa una vez se entregue la primera liquidación por parte del fiscalizador, deba ingresar
nuevos contratos, allí encontrare la relación de que contratos le tuve en cuenta y cuáles son
los nuevos contratos que va a incluir en caso de tener que ajustar el estado de cuenta.

También tendré que pegar los documentos y/o el resultado de la formula como valores.

16. En la columna de días debe verificar que ninguna aparezca en amarillo, si las hay
tendré que también solicitar soportes de esos contratos, son contratos que duraron más de

133
dos años, teniendo en cuenta la ley 789 de 2002 ningún contrato podrá superar este tiempo.
En caso de encontrarlos la única posibilidad de que un contrato supere este tiempo debe ser
una incapacidad, licencia de maternidad, fuerza mayor o caso fortuito y/o vacaciones
colectivas del empleador en etapa productiva; esto quiere decir que la empresa debió
suspender el contrato y por esta razón excedió el tiempo máximo del contrato de
aprendizaje.

Ejemplo: Para poder visualizar la alerta en nuestro ejemplo vamos a cambiar manualmente la
fecha del primer contrato por dos años más.

El mismo sistema me coloca de color amarillo el número total de días, generándome la alerta
visual para revisar detalladamente este contrato, una vez se verifique la información
determinaré si debo dejar el contrato con las fechas registradas por la empresa o si se debe
ajustar.

17. Una vez he terminado estos pasos, debo abrir la hoja llamada anexo, allí
automáticamente el sistema me mostrará un resumen del estado de cuenta vigencia a
vigencia, y en cada vigencia el cumplimiento mensual, con el fin de informar a la empresa en
que años se encuentra el incumplimiento en caso de que lo arroje y en qué meses específicos
de cada vigencia se encuentran los incumplimientos.
Una vez estoy en este paso, es de total importancia antes de entregar cualquier valor, revisar
los pagos de monetización efectuados por la empresa, para realizar esta revisión debo tener

134
 en mi equipo instalado el aplicativo Zorrito (Aportes en Línea) y deberé realizar el siguiente
procedimiento.
a. Ingresar al aplicativo
b. Habilitar la opción Archivo, Estado de pagos. Opción individual
c. Darle la opción kardex, Archivo, allí nos creará un archivo plano en Excel.

d. Busco en C:/Aportes/Temporal/Estado_Kardexs_:::::::
e. Abro este archivo y lo llevo a la hoja llamada Monetización y la organizo por Concepto, tomo
del archivo todo lo que tenga la letra M, dejo solamente esta información en el archivo,
luego de tener únicamente los pagos por monetización lo organizo por Periodo y hago una
sumatoria año por año.

f. El valor o resultado del año lo paso a la hoja Estado de cuenta en el campo monetización, al
año que corresponda

135
g. De esta forma si la empresa tiene algún saldo a favor del SENA, este se reducirá cuando se
ingresen los pagos por monetización.

Para nuestro ejemplo la empresa no ha realizado pagos por monetización.

Nota: Esta liquidación aplica para aquellas empresa que han monetizado solo para dar
cumplimiento a la resolución pero que en ningún momento han informado al SENA por
escrito que optan por la monetización en cumplimiento del Decreto 933, para las empresas
que si han radicado comunicación en el SENA, después de este resumen daremos a conocer
los pasos se deben incluir para dicha liquidación.
18. Una vez he registrado esta información podre revisar en el anexo el valor final que la
empresa tiene a favor del SENA que debe coincidir con la información de la hoja Anexo

136
Estado de cuenta

19. En la hoja de Estado de cuenta, tendré que revisar que la hoja esta parametrizada con
la Regional que corresponda, verificar que los datos de la empresa estén bien registrados y
los datos además del fiscalizador y/o responsable del estado de cuenta también estén
acordes a la realidad de la regional y de la persona que está adelantando el proceso.

20. Si los datos están bien registrados y he parametrizado bien los datos básicos de la
empresa y los del SENA el estado de cuenta y el informe de visita también saldrá de forma
automática.

137
21. Hasta este paso el técnico de contrato debe avanzar para entregar este primer
presuntivo al fiscalizador a través de medio magnético (Correo Electrónico).

22. Con esta información el fiscalizador revisará dicha liquidación presuntiva y organizará la
visita a la empresa a través de comunicación telefónica con la misma y concretando la fecha
en que estará visitando la empresa y recordándole los soportes que debe tener listos quien
vaya a atender la visita de fiscalización. Previa comunicación que ya ha enviado anunciando
la fiscalización.

Operativamente el fiscalizador podrá inducir al empresario en esta segunda llamada, a que si

este le confirma que hay contratos pendientes por registrar acuda a uno de los talleres
programadas por la Regional, en el caso de Distrito se podrán apoyar en las capacitaciones de
la Regional y de Dirección General para que el empresario registre los contratos pendientes y
si es el caso se realice una nueva liquidación por parte del técnico antes de ir a la visita, lo
anterior si el empresario al momento de la llamada ya tiene claro que no están registrados el
100% de los contratos, de esta forma se agilizará y apoyará el trabajo del fiscalizador y se
garantizará que la visita sea efectiva.

138
 En este llamada y de acuerdo al resultado del primer estado de cuenta presuntivo el
fiscalizador podrá informar a la empresa en que años se presentan los mayores
incumplimientos como referencia para que el empresario tome la decisión si recibe la visita
de fiscalización o si en un término inferior a una semana registra dichos contratos.

23. Una vez he terminado este proceso del estado de cuenta, el fiscalizador debe imprimir
el estado de cuenta, el anexo y el informe de visita; si la empresa está de acuerdo con el
estado de cuenta deberá firmarlo, es importante que la firma sea la del representante legal
y/o del autorizado por este, operativamente este autorizado debe ser o Revisor Fiscal,
abogado, gerente de recursos humanos, o responsable del proceso. Este estado de cuenta se
firmará entonces al momento de la visita de fiscalización. En caso de que la empresa no
atienda la visita de fiscalización, se debe dejar evidencia de la visita y se programará que la
empresa asista al SENA con los soportes necesarios.

24. Cuando la empresa acuda a la nueva cita al SENA y tenga ajustado el aplicativo SGVA
debo entonces, nuevamente liquidar el estado de cuenta ajustándolo (Para lo cual debo
desarrollar el mismo proceso ya descrito), si la empresa no asiste continuo con el proceso.

a. La hoja llamada contratos le pondré Contratos 1 y la fecha en que revise por primera vez el
estado de cuenta.
b. Traeré los contratos de la plataforma SGVA y los copiare en una nueva hoja que se llamará
Contratos 2 y tendrá la nueva fecha.
c. Realizar nuevamente el proceso que realice inicialmente para verificar los contratos, solo que
ahora lo hare con los contratos que me suministre la plataforma la cual ya debe estar
actualizada.
d. Con el ánimo de no realizar cruces para verificar que se había tenido en cuenta y que no,
debemos repetir nuevamente el proceso desde el paso de los contratos de aprendizaje la
parametrizacion inicial del estado de cuenta estará correcta y podre utilizar la misma.

139
Nota: En caso de que la empresa no atienda la visita y tampoco acuda al SENA el
fiscalizador continuará el proceso que se avanza con una empresa que si ha tenido la
oportunidad de ajustar el estado de cuenta previo registro de contratos de aprendizaje.

La Regional debe enviar comunicación por escrito y si lo requiere via correo electrónico
informando el estado de cuenta oficial que conoce la empresa si ha asistido a las visitas o del
resultado del SENA si no se logro contacto con la empresa.

Este modelo de comunicación esta parametrizado en el formato de liquidación de contrato

de aprendizaje (El que estamos explicando en este momento ) y se pueden presentar dos
situaciones, el resultado del estado de cuenta me determina cual de las dos comunicaciones
debo tomar:

Cumplimiento: Debo remitir esta comunicación en caso de que el estudio y la liquidación den
0 Cero, quiere decir que la empresa se encuentra en total cumplimiento del contrato de
aprendizaje.

Incumplimiento: Debo diligenciar la información allí requerida en relación a los resultados

del estado de cuenta y tomar para cada caso los párrafos que correspondan a la realidad de
la empresa
Para expedir esta comunicación debo haber realizado todo el proceso antes descrito, en
este momento estaremos enviando a la empresa la comunicación oficial sobre el estado de
cuenta y estaremos informando el inicio de la vía gubernativa.

25. Después de este procedimiento se deberá iniciar el proceso de agotamiento de vía

gubernativa que se refiere a dejar el estado de cuenta en firme, no debo olvidar que

140
nuevamente el estado de cuenta y el informe de visita deberán estar firmados por el
representante legal y/o por la persona que autorice para el trámite.

26. El procedimiento a seguir para que la empresa cancele y/o se expida acto administrativo
se explica en los flujogramas de proceso agotamiento vía gubernativa.

CAMBIOS DE ESTA LIQUIDACION CUANDO LA EMPRESA HA INFORMADO POR ESCRITO QUE

OPTO POR MONETIZAR:
Teniendo en cuenta que hay empresas que han informado al SENA que optan por la
monetización total o parcial, estas empresas tienen una liquidación diferente ya que el dar
aviso al SENA genera unos intereses moratorios en caso de no cancelar la monetización en
las fechas establecidas.
Vamos a verificar rápidamente como se realiza este procedimiento
1. La hoja llamada Resoluciones se diligencia igual.
2. La hoja llamada Datos se diligencia igual.
3. La hoja llamadas Contratos se diligencia igual
4. La hoja llamada Aprendices se diligencia igual
5. La hoja llamada Monetización se diligencia igual
6. La hoja llamada Liquidación se diligencia igual
7. Una vez tenga el proceso de los contratos que le debo tener en cuenta, debo revisar la
monetización, utilizo la hoja llamada Detalle Monetización así:

 En la columna empleados debe colocar el número por el cual se regulo la cuota de

aprendices y tener en cuenta en los meses en los que hubo cambio de resolución.
Debo hacer este proceso mes por mes
 La hoja automáticamente me va a traer la cuota que la empresa debe tener y la
sumatoria de los días cumplidos por contratos de aprendizaje, la traerá de la hoja
liquidación de forma automática
 El sistema arroja en la columna (F) el número de días contratados

141
 El sistema arroja en la columna (G) los días que faltan por monetizar
 En la columna (H) el valor real que la empresa debió haber monetizado
 En la columna (I) debo incluir el valor que cancelo el cual he traído de la hoja de
Kardex que me muestra mes a mes los pagos efectuados.
 En la columna (J) nos calcula la diferencia en caso de existir
 En la columna (K) debo colocar la fecha en la que efectuó el pago por
monetización.
 En la columna (L) el sistema me trae automáticamente los días de mora del valor
de la monetización
 En la columna (M) el sistema me trae automáticamente el valor resultante de la
mora por haber cancelado tarde la monetización.
 En la columna (N) el sistema me trae automáticamente la tasa de interés (Tasa de
usura diaria autorizada por la superfinanciera)
 En la columna (O) el sistema me trae automáticamente el valor resultante de los
intereses.
 En la columna (P) el sistema me trae automáticamente el valor total a cancelar o a
favor de la empresa
 Debo hacer este procedimiento mes a mes.
 El resultado final del ejercicio por vigencia, pasará automáticamente a la hoja de
estado de cuenta.

142
Anexo Ejercicio práctico en matriz de Excel (Ver Carpeta Anexos C.A.)
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ATENCION A GRUPOS EMPRESARIALES
Con el ánimo de brindar una atención efectiva y especializada a los grupos empresariales
en relación con el cumplimiento de la cuota regulada de aprendices, es importante tener
en cuenta los siguientes lineamientos respecto a la liquidación especial que se debe
efectuar a estas empresas en el concepto de grupo Empresarial.

En este sentido, cuando se emiten estados de cuenta a un grupo empresarial legalmente

constituido ante los correspondientes entes y el resultado del ejercicio arroja saldos a
favor del SENA se deberá realizar el siguiente procedimiento:
1. Verificar que las empresas que tienen saldos a favor del SENA se encuentren legalmente
integradas al grupo empresarial, mediante documento público o privado debidamente
inscrito en la respectiva Cámara de Comercio y registrado ante la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales-DIAN,
2. Validar con el detalle de la liquidación, cuáles
empresas del grupo empresarial se encuentran en
total cumplimiento con el SENA por concepto de
contrato de aprendizaje y determinar si estas
empresas tienen días cumplidos adicionales a los
días asignados.

3. En caso de establecer que existen empresas dentro del grupo empresarial que tienen
días adicionales al cumplimiento y que estos días coinciden con los periodos de
incumplimiento de las otras empresas del mismo grupo empresarial, en cuanto a mes y
año de la vigencia podrán ser trasladados y tenidos en cuenta de forma manual sin afectar
la plataforma SGVA, con el fin de disminuir los saldos a favor del SENA del grupo
empresarial.
4. El respectivo fiscalizador del grupo empresarial asignado previamente por la Regional
realizará un anexo independiente donde se evidencien los cruces de cumplimiento

143
 realizados donde se pueda identificar claramente el NIT, la razón social, el año y los meses
que se están cruzando entre las empresas. Dicho anexo debe contar con la firma del
Coordinador de Relaciones Corporativas e Internacionales y será el soporte en las hojas de
vida de las empresas que sean allí relacionadas.

5. En caso de existir días adicionales en alguna de las empresas, se deberá ajustar los
nuevos estados de cuenta del grupo empresarial.
6. Es necesario comunicar a la empresa junto con la liquidación del estado de cuenta y el
anexo de que trata el numeral 4, el cruce de cumplimientos que se realizó para dar una
oportuna atención al grupo empresarial.

RECOMENDACIONES A TENER EN CUENTA PARA LA LIQUIDACION DE UN ESTADO DE

CUENTA POR CONCEPTO DE APRENDICES

a) En la revisión de la hoja de vida se debe validar

que a la empresa no se le haya liquidado un
estado de cuenta anterior, en caso de que la
empresa tenga una liquidación anterior se
deberá revisar si el nuevo periodo a liquidar
esta dentro de las tres vigencias tomando
como referencia un día después de la
liquidación del primer estado de cuenta y/o
ajustándolo únicamente a tres vigencias.

b) Las empresas a quienes se les elabore estado de cuenta por presunto incumplimiento acorde
a la información que se envía desde la Digeneral se podrá citar a la empresa para explicarle el
proceso que se inicia con el primer estado de cuenta liquidado y/o enviarlo vía correo
electrónico y confirmar el recibido del mismo. Además se deberá dar la orientación

144
 telefónica para explicarle al empresario como debe proceder, en caso de necesitar asesoría
y/o capacitación sobre el uso del aplicativo SGVA la regional deberá proporcionar
información de fechas de acuerdo al cronograma que ya se ha establecido de capacitaciones
personales y los talleres que deben orientar en cada regional.

c) Recuerde que debe realizar la revisión de la hoja de vida física, verificar que está agotado el
debido proceso y por cada empresa tener un archivo electrónico donde se soporte todo el
proceso que ha realizado y las revisiones que ha efectuada para cada una de las empresas.

d) A todas las empresas se les debe agotar el debido proceso una vez se emita el acto
administrativo de sanción a la empresa garantizando la citación, notificación, recurso de
reposición y ejecutoria del acto administrativo.

e) Una vez en firme el acto administrativo de multa y si el empresario no cancela o llega a un

acuerdo de pago, se procederá a liquidar los intereses moratorios correspondientes con las
tasas de interés establecido. Es importante precisar que las liquidaciones efectuadas por
Contrato de aprendizaje inicialmente no generan intereses moratorios , los mismos se deben
calcular únicamente cuando se ha expedido la resolución de multa y la empresa determina
que no va a cancelar la obligación de inmediato si no que va a realizar un acuerdo de pago.

f) Si la empresa cancela de forma inmediata no hay lugar a intereses moratorios.

g) Una vez en firme el acto administrativo se debe enviar a Cartera para el debido seguimiento
a los pagos

h) Procede únicamente recurso de reposición y sólo lo podrá interponer el representante legal

de la empresa o su abogado apoderado en el término establecido por la norma, cinco días
hábiles después de la notificación personal o por Edicto.

145
i) Todo el análisis resumido del proceso, los diferentes estados de cuenta y la resolución de
multa al empresario deben reposar en el expediente de la empresa. Los detalles de listado de
contratos y procedimiento que se realizo debe estar guardado en un medio magnético.

j) Se reitera que los contratos de otras instituciones que no cumplan con el 100% de los
requisitos establecidos en la Ley 789 de 2002 y el Decreto Reglamentario 933 de 2.003 no se
podrán tener en cuenta para cumplimiento de la cuota de aprendizaje y se debe proceder a
una reliquidación del estado de cuenta (la responsabilidad de revisar los requisitos y de
garantizar que dichos aprendices son susceptibles de contrato de aprendizaje al momento de
firmar el contrato debe ser siempre validada por la empresa y no por el SENA).

Los contratos de aprendizaje de aprendices de otras instituciones que superen el término

establecido:
 En su pensum (Universitarios, técnicos y tecnólogos de educación superior),
 Resolución de reconocimiento (Instituciones de formación para el trabajo),
 PEI o convenio de articulación.(Colegios en la media técnica).
No serán válidos como cumplimiento de la cuota de aprendices y solamente se tendrá en
cuanto el término que contemple el respectivo requisito que lo acredite (Pensum, Resolución
de reconocimiento, PEI o convenio de articulación)
l. En ningún caso para los universitarios, técnicos o tecnólogos serán válidos contratos de
aprendizaje que hayan suscrito cuando el pensum académico contempla pasantía, opción
de práctica, u opción para graduarse. Siempre debe ser una materia relacionada con
práctica empresarial y vista en sus semestres académicos.

m. Por ningún motivo los contratos de aprendizaje son prorrogables, aquellos que utilicen esta
figuran, estos contratos no podrán tenerse en cuenta para el cumplimiento de contrato de
aprendizaje.

146
n. Para la liquidación de cualquier estado de cuenta de cumplimiento al contrato de
aprendizaje, si se evidencia que la empresa utiliza la modalidad de la monetización y
contrata aprendices, siempre se debe descontar como primer factor el valor cancelado por
monetización, luego aplicar los contratos vigentes que la empresa ejecute para ese mes y
en caso de existir saldo a favor del SENA se aplica el Acuerdo 11 de 2008. Si la empresa
tiene contratos adicionales a su cuota regulada después del ejercicio anterior se
determinan como contratos voluntarios y para ese mes la empresa estará en total
cumplimiento de la cuota regulada.

o. No está contemplada en la normatividad vigente y presupuestalmente el Servicio Nacional

de Aprendizaje SENA no tiene un rubro destinado para la devolución de la monetización,

p. En caso de que se presenten saldos a favor de monetización debe revisar la situación de la

empresa y tomar una de las siguientes decisiones:

Si la empresa informo por escrito al SENA que optaba por monetización total: Si hay saldo a
favor le debo compensar con monetización a futuro.
Si la empresa informo por escrito al SENA que optaba por monetización parcial: Si hay saldo
a favor, se tomaran como contratos voluntarios.

Si la empresa no informo por escrito al SENA que optaba por monetización parcial: Si hay
saldo a favor, se tomaran como contratos voluntarios sea total o parcial su monetización.

q. Adicionalmente, si la monetización se hace frente a la planta de personal que mes a mes

tiene la empresa, y no frente a la cuota regulada, es necesario establecer si en todos y cada
uno de estos meses se cumplió con la cuota regulada.

147
r. Igualmente se debe establecer si las fluctuaciones que la empresa tuvo en su nómina
fueron informadas al SENA, para efectos de la nueva regulación con el promedio semestral,
según lo establece la normatividad vigente.

CUAL ES EL PROCEDIMIENTO PARA QUE LAS EMPRESAS PUEDAN CANCELAR LAS

MULTAS POR CONTRATO DE APRENDIZAJE – PAGOS EN LINEA

 Ingresar a la página Web del SENA http://www.sena.edu.co

 De Clic en el link pagos en línea
 Registrar la empresa y asignarse la contraseña
 Ingresar a la página Web del SENA http://www.sena.edu.co
 Ingresa con el usuario (cedula o nit) y la contraseña que usted le haya asignado
 Selecciona la forma de pago

 Liquidación y Pago Electrónico por Internet (pago debitando desde su cuenta

corriente o ahorro de bancos en Colombia. Requiere que Usted tenga habilitado el
servicio con su banco para realizar transacciones en Internet).

 Bancos disponibles para transferencia electrónica

 BANCAFE
 BANCO AV VILLAS
 BANCO CAJA SOCIAL BCSC
 BANCO COLPATRIA
 BANCO DAVIVIENDA
 BANCO DE BOGOTA
 BANCO DE OCCIDENTE
 BANCO GNB SUDAMERIS
 BANCO POPULAR

148
  BANCO SANTANDER
 BANCOLOMBIA
 BBVA COLOMBIA S.A.
 CITIBANK
 COLMENA BCSC
 COOMEVA COOPERTATIVA FINANCIERA
 HELM BANK S.A.

 Despliegue la pestaña y Seleccione la categoría Contrato de Aprendizaje

 Despliegue la pestaña y Seleccione el Servicio (Monetización - Liquidación
Fiscalización – Resolución Multa – Acuerdo de pago)
 Regional: __________
 Diligenciar información correspondiente
 Realizar transferencia electrónica

 Liquidación, Impresión de Cupón y Pago por Ventanilla (se requiere imprimir en

alta resolución para ser aceptado en el Banco. Por favor seleccione el Banco donde
realizará el pago)

 Bancos disponibles para pago por ventanilla

 BANCOLOMBIA
 HELM BANK S.A.

 Despliegue la pestaña y Seleccione la categoría Contrato de Aprendizaje

 Despliegue la pestaña y Seleccione el Servicio (Monetización - Liquidación
Fiscalización – Resolución Multa – Acuerdo de pago)
 Diligenciar información correspondiente
 Continuar

149
 Clic en descargar cupón de pago
 Imprimir la transacción exitosa
 La empresa siempre debe seleccionar el domicilio principal de la empresa.

Procedimiento para la imposición de multas por incumplimiento en el Contrato de

aprendizaje

El SENA como ente de control y fiscalización del contrato de aprendizaje no tendrá en

cuenta ningún tipo de gestión adelantada por la empresa para el cumplimiento de la
obligación establecida en la regulación de cuota de aprendices y por ende aplicará las
multas a que haya lugar.

Todo estado de cuenta es elevado a una resolución de

multa y si pasados 15 días hábiles de la correspondiente
entrega del estado de cuenta el empresario no ha
realizado el pago total del incumplimiento, se iniciarán
los trámites para la imposición de la multa.

Si el empresario realiza dicho pago durante los 15 días hábiles después de la notificación o
entrega del mismo, el SENA procederá a entregar de forma inmediata el informe de visita
y cumplimiento por concepto de cuota regulada para el periodo revisado, aclarando que
siempre será diferente el paz y salvo expedido por el SENA por concepto de aportes
parafiscales.

Aquellos estados de incumplimiento de aprendices que se eleven a multa y que no sean

cancelados por el empresario, serán enviados a los abogados de vía gubernativa.

Teniendo en cuenta que la Ley 789 de 2002 y el Decreto 933 de 2003, no prevén la
aplicación de la condonación y/o compensación para las multas de contrato de

150
 aprendizaje, se colige que no es permitido por ningún motivo el uso o aprobación de esta
forma alternativa de pagar multas impuestas por incumplimiento de la cuota de
aprendizaje contratando un número mayor de aprendices.

A las multas por contrato de aprendizaje se les aplicarán los intereses moratorios desde el
momento en que se firme un acuerdo de pago o cuando pasados 15 días hábiles la
empresa no se manifieste de alguna manera ante el SENA para pagar dicha multa.

El SENA tendrá un plazo de tres años para imponer sanciones respecto al cumplimiento de
la cuota de aprendices en concordancia con el artículo 38 del Código Contencioso
Administrativo, y lo hará acorde a la resolución vigente por la cual se fija la cuota de
aprendizaje a través de sus regionales haciendo uso de los mecanismos de cobro
presuntivo, persuasivo y coactivo.

GENERALIDADES DEL PROCESO DE FISCALIZACION

Los ingresos por multas en contrato de aprendizaje no

son el objetivo de la entidad ni es su principal fuente de
recaudo sin embargo las empresas que incurren en el
cumplimiento de la cuota regulada deben ser
sometidos a procesos de fiscalización para determinar
el monto de los incumplimientos a los que son
acreedores.

En consecuencia es importante tener en cuenta que de

acuerdo a los estipulado en el Decreto 933 de 2003, los
dineros que el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
recaude por concepto de monetización y multas de contrato de aprendizaje, el ochenta por

151
ciento (80%) deberá ser consignado en la cuenta especial del Fondo Emprender - FE y el
veinte por ciento (20%) en la cuenta de “Apoyos de sostenimiento” del Servicio Nacional de
Aprendizaje – SENA

Aquí se pretende suministrar información acerca de los procedimientos y controles

administrativos diseñados por el SENA para el adecuado seguimiento al cumplimiento de la
cuota regulada de las empresas que están obligadas a la contratación de aprendices.

Para tal efecto, se han establecido una serie de procedimientos encaminados a la obtención y
administración eficiente de las empresas a las que se debe dar prioridad buscando la
detección de posibles evasores, Elusores y morosos del cumplimiento de la cuota regulada,
que conllevará a la expedición de actos administrativos de cobro de la obligación, pasando
por la etapa de discusión la cual se puede evidenciar en la interposición de recursos de
reposición por parte de las empresas.

El proceso de fiscalización para una empresa que tiene la obligación de contratar aprendices,
tendrá un plazo máximo de 2 meses entre el primer contacto que se realice con el
empresario de carácter presuntivo y de apoyo para el registro de los contratos de
aprendizaje hasta el agotamiento de la vía gubernativa del acto administrativo en caso de
existir multa, si se interpone recurso se adicionará un plazo de dos meses al plazo anterior,
estos dos meses son el término legal para resolver el recurso y este únicamente se
interrumpe mientras dura la práctica de pruebas, si es del caso.

Se denomina proceso de fiscalización a las acciones que adelante el SENA para lograr
detectar a aquellas empresas que eventualmente puedan estar inmersas en el no
cumplimiento de la cuota regulada tales como morosidad, elusión y/o evasión.

152
A continuación se definen estos conceptos:

Empresa morosa: Es aquella empresa que regularmente cumple con la cuota de aprendizaje
asignada pero actualmente no está cumpliendo con la misma.

Empresa elusor: Es aquella empresa que no cumple con el 100% de la cuota asignada por el
SENA en relación al contrato de aprendizaje.

Empresa evasora. Es aquella empresa que presenta total incumplimiento de la cuota

regulada y no refleja ni pagos por monetización ni contratos vigentes.

Otros conceptos importantes:

Facilidad de Pago y/o acuerdo de pago: Es el documento mediante el cual el SENA otorga a
las empresas obligadas al cumplimiento de la cuota regulada, una facilidad de pagar en un
término definido las sanciones impuestas junto con los intereses moratorios por concepto de
contrato de aprendizaje.
Fiscalización: Es la facultad de investigación con que cuenta el SENA para la verificación del
cumplimiento de la cuota regulada a las empresas obligadas.

Revisión documental en Dirección Regional y/o Domicilio de la empresa obligada: Acción

realizada por el servidor público con funciones de fiscalizador para el seguimiento al
cumplimiento de la cuota regulada, a la empresa obligada en las oficinas de la Dirección
Regional del SENA o en el domicilio principal de la empresa para la revisión de documentos
que soportan el correcto cumplimiento de la cuota regulada y en caso de existir
incumplimiento deberá emitirse la correspondiente liquidación.

153
Visita de fiscalización: Acción realizada por el servidor público con funciones de fiscalizador
sobre el cumplimiento de la cuota regulada que se realiza en el domicilio de la empresa.

Informe de Visita: En caso de la empresa cumplir con la cuota regulada de aprendices como
resultado del análisis a los últimos tres años, el fiscalizador debe expedir un informe de visita
donde se evidencie el cumplimiento de la cuota regulada y los periodos revisados.

Vía gubernativa: Es un mecanismo de garantiza el derecho de defensa en cuanto le permite

al interesado impugnar las decisiones administrativas a través de los recursos de ley.

Agotamiento de la vía gubernativa: Se entiende agotada la vía gubernativa cuando un acto

administrativo queda en firme como consecuencia del vencimiento de los términos
establecidos para presentar el recurso de reposición o cuando no fue interpuesto, ya fue
resuelto o el interesado renuncia a este.

Cobros: Para el contrato de aprendizaje se podrá dar el cobro persuasivo es aquel que se
logra como pago voluntario de las sanciones impuestas por concepto de contrato de
aprendizaje y se evita el cobro coactivo ya que este toma una figura jurisdiccional mediante
el cual las entidades públicas pueden perseguir directamente el pago forzado de las
obligaciones exigibles a su favor.

Planeación del trabajo de fiscalización:

Desde la Digeneral se provee de manera mensual

información con el detalle de las empresas reguladas por
regional con el presunto incumplimiento que tienen mes a
mes, con esta relación la regional debe dar prelación y
realizar el acompañamiento presencial y virtual que
evidencie el registro de los contratos de aprendizaje a las

154
empresas que presenten los incumplimientos más altos y mensualmente ir disminuyendo el
rango. Aquellas regionales que tengan la capacidad de atender a todas las empresas
reguladas en un mes por el volumen de fiscalizadores asignados deben garantizar el
oportuno seguimiento a estas empresas.

Aquellas empresas que presentan incumplimientos altos, es responsabilidad del fiscalizador

revisar legalmente la situación actual de la empresa antes de iniciar cualquier proceso.

Para el desarrollo de la fiscalización se debe tener en cuenta el procedimiento evidenciado

en el flujograma de fiscalización, donde se tienen definidos los requerimientos de cobro
escritos que debe enviar la Regional en cabeza del Coordinador de Relaciones Corporativas a
las empresas que presenten incumplimiento en la cuota regulada de aprendices; en el
desarrollo de este proceso es importante tener en cuenta que antes del envió de cualquier
requerimiento y/o comunicación escrita a las empresas, el coordinador de la regional debe
garantizar que se ha realizado mínimo un contacto efectivo con la empresa telefónicamente
ofreciendo apoyo técnico por parte del SENA para registrar los contratos de aprendizaje que
no existan en la plataforma, este procedimiento nos garantiza que el estado de cuenta que se
va a expedir a la empresa regulada es acorde a la realidad de la empresa.

El objetivo de esta primera comunicación que se envía al domicilio principal de la empresa es

informar que de acuerdo a la información registrada en el Sistema Gestión Virtual de
aprendices y los cruces que se han realizado en relación a pagos efectuados por concepto de
monetización, se está generando un incumplimiento presuntivo por parte de la empresa en
contratos vigentes y se evidencia el valor de los contratos pendientes, se le informa que
tendrá un plazo de 15 días hábiles para acercarse al SENA y controvertir.

155
CAPACITACION EN LAS REGIONALES.

En cabeza de los Coordinadores regionales al comienzo de cada

vigencia se debe efectuar un cronograma de capacitaciones de
la siguiente forma:

Regionales grandes: Deben garantizar mínimo una capacitación

mensual a los empresarios

Regionales medianas: Deben garantizar mínimo una capacitación trimestral a los

empresarios.

Regionales pequeñas: Deben garantizar una capacitación semestral a los empresarios.

Estas capacitaciones deben garantizar que se abarquen temas de:

 Aspectos generales del Contrato de Aprendizaje

 Empresas obligadas al cumplimiento de la cuota de aprendices
 Empresas excluidas del cumplimiento de la cuota regulada
 Procedimiento para la regulación de cuota de aprendices.
 Modificación cuota de aprendices en los meses de julio y diciembre
 Cargos excluidos del cumplimiento de la cuota regulada
 Modalidades de cumplimiento del Contrato de Aprendizaje (Aprendices SENA, y
otras entidades)
 Monetización y liquidación de la misma
 Causales de suspensión del Contrato de aprendizaje
 Causales de terminación del Contrato de aprendizaje

156
  Contratación de aprendices voluntarios
 Incumplimiento del Contrato de aprendizaje
 Uso del aplicativo SGVA.

Público objetivo de la capacitación: Empresas reguladas y/o voluntarias en la contratación

de aprendices.
Todas las Regionales deberán garantizar talleres de Contrato de aprendizaje (Resumen de la
normatividad de Contrato de aprendizaje y uso del aplicativo SGVA) así:

Regionales grandes: Todas las semanas debe existir un taller en la Regional para asesorar y
solucionar problemas a las empresas.

Regionales Medianas: Cada quince días debe existir un taller en la Regional para asesorar y
solucionar problemas a las empresas.
Regionales Pequeñas: Cada mes debe existir un taller en la Regional para asesorar y
solucionar problemas a las empresas.

Se debe consolidar un registro manual y digital de las empresas que han participado de
capacitaciones, la lista de asistencia debe contener como mínimo

 Razón Social
 Nit
 Teléfono
 Correo
 Dirección
 Nombre de la Persona que toma la capacitación
 Cargo.

157
Las regionales también podrán implementar encuestas de satisfacción a los empresarios
sobre el contrato de Aprendizaje y tabularlas de acuerdo a la información más relevante que
necesitamos saber de los empresarios

Para esto en la base de datos que se debe digitalizar de la asistencia de empresarios, se

puede incluir tres columnas adicionales las cuales corresponden a los resultados de la
capacitación:

¿Considera que el propósito de la actividad se cumplió? SI / NO

¿A cuántos aprendices les daría la oportunidad de trabajar para su empresa? 1234
Las observaciones de la empresa fueron: POSITIVO / NEGATIVO.

De esta forma podremos evidenciar que visitas de gestores Empresariales se deben

programar con prioridad o que empresas requieren una capacitación personalizada e
individual para revolver las inquietudes sobre contrato de aprendizaje.

158
MODELO DE ENCUESTA:

Página 159
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
de 1
DIRECCION GENERAL O REGIONAL ___

DIRECCION DE PROMOCION Y RELACIONES CORPORATIVAS

EVALUACION CAPACITACION – CONTRATO DE APRENDIZAJE

Nombre del empresario:

_______________________________________________________________
Empresa que representa:
_______________________________________________________________
NIT: _______________________________________
Teléfono de contacto /ext. : __________________________

1. ¿Considera que el propósito de la actividad se cumplió?

Si___ No ___
¿Porque?
______________________________________________________________________
____________
2. ¿Los materiales e implementos utilizados fueron adecuados y facilitaron realizar la
capacitación?
Si___ No ___
¿Por qué?
_______________________________________________________________________
___________
3. ¿Los tiempos utilizados fueron adecuadas y acordes para abordar los temas tratados?

159
 Si___ No ___
¿Por qué?
_______________________________________________________________________
___________

4. ¿Tiene alguna inquietud? Si___ No ___

¿En cuanto a que tramite y/o proceso?
______________________________________________________________________
____________

5. ¿Considera que se debe abordar otro tema en específico sobre Contrato de

Aprendizaje?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________
El siguiente es un caso hipotético por favor responda según su criterio y experiencia con
los aprendices SENA.
6. Si en la empresa que representa usted tiene 4 aprendices SENA mediante contrato de
aprendizaje y tiene la posibilidad de vincularlos mediante vínculo laboral o prestación
de servicios ¿A cuántos aprendices le daría la oportunidad de trabajar para su
empresa?
a. 1
b. 2
c. 3
d. 4
e. Ninguno.
OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS
Para nosotros es muy importante su opinión, por lo tanto le agradecemos si tiene alguna
sugerencia u observación.

160
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_______________________________

¿PARA QUE SIRVE EL APLICATIVO SGVA?

El proceso de búsqueda, selección y contratación de aprendices SENA
se debe realizar por medio del Sistema Gestión Virtual de Aprendices
(SGVA), al cual las empresas patrocinadoras tienen acceso a través de
la página de Internet http://caprendizaje.sena.edu.co. Al momento
de la expedición del Acuerdo 11 de 2008 la plataforma SGVA es la
herramienta oficial y establecida por el Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA para que las empresas reporten el cumplimiento
de la cuota regulada a través del registro de los contratos de
aprendizaje, para que dichos contrato (s) sea(n) tenido(s) en cuenta al
determinar el cumplimiento de la cuota regulada.

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 2 del Decreto 2585 de 2003, el contrato de

aprendizaje para los aprendices SENA deberá comprender tanto la etapa lectiva o
académica como la práctica o productiva. Lo anterior con el fin de que la empresa
encuentre aspirantes disponibles en la plataforma Sistema Gestión Virtual de Aprendices
objeto de contrato de aprendizaje.

Si dentro del SGVA no encuentra opciones para el (los) perfil(es) que requiere, el
empleador obligado deberá optar por alguna de las modalidades señaladas en el Artículo
7 del presente acuerdo y/o por la monetización de que trata el artículo 11 y siguientes del
presente acuerdo.

161
El registro de los contratos de aprendizaje para el cumplimiento de la cuota de aprendices
sin importar la modalidad o institución deben ser registrados por la empresa en el
Sistema Gestión Virtual de Aprendices SGVA sin excepción en un plazo máximo de 20 días
contados a partir de la firma del Contrato de aprendizaje.

Aquellos contratos que no cumplan con el 100% de los

requisitos establecidos en este manual por modalidad, no
serán válidos para la cuota de aprendices por ningún
tiempo y serán retirados de la plataforma. Una vez el
SENA incluya el módulo del estado de cuenta, la empresa
deberá revisar constantemente la plataforma para
realizar el seguimiento permanente al cumplimiento de la
cuota regulada de forma mensual.

Las empresas que celebren contratos de aprendizaje con Aprendices del SENA o con
aprendices de otras instituciones deben utilizar la minuta que se encuentra en la
plataforma Sistema Gestión Virtual de Aprendices en el link de Solicitar Procesar
Aprendices / Registro de Contratos / Adicionar contrato/ Minuta de Contrato de
Aprendizaje. Esta minuta contiene las clausulas necesarias objeto de un contrato de
aprendizaje así como las principales formalidades del contrato de aprendizaje
contemplados en el Decreto 933 de 2003, Articulo 2. No obstante de lo anterior, las
clausulas adicionales que pacte la empresa serán de su responsabilidad en la eventualidad
de que estas den lugar a una relación laboral.

162
PROCESO PARA HABILITAR A LAS EMPRESAS VOLUNTARIAS DEL DECRETO 1779 DE 2009

Teniendo en cuenta que el Decreto No 1779 de 18/05/2009 estableció que las empresas
obligadas y no obligadas al cumplimiento de la cuota regulada podrán tener aprendices
voluntarios de acuerdo a los porcentajes establecidos en dicho decreto, y los cuales ya
fueron incluidos en este manual, a continuación presentamos el proceso que deben
adelantar las regionales en cabeza de los Coordinadores regionales para habilitar a las
empresas interesadas en la contratación de aprendices voluntarios que no están registradas
en el SGVA y el adecuado apoyo y seguimiento que se debe brindar a estas empresas para la
consecución de nuevos contratos de aprendizaje.

PROCESO A TRAVES DEL APLICATIVO SGVA.

1. Las empresas interesadas en la contratación de
aprendices voluntarios que no estén registradas en el
SGVA, deberán adelantar el procedimiento descrito a
continuación y de esta forma la regional validará si las
empresas cumplen los requisitos para adelantar el
proceso de la contratación de aprendices voluntarios:

La empresa interesada en la contratación de aprendices voluntarios deben ingresar a la

página http://caprendizaje.sena.edu.co, allí encontrarán un link donde la empresa que no
está registrada en el aplicativo porque no tiene que cumplir con la cuota de aprendices, allí
se podrá registrar sin que lo anterior signifique que quede habilitada automáticamente para
solicitar aprendices, pues para esto la regional deberá validar que la empresa cumple los
requisitos establecidos en el Decreto 1779 de 2009.

Adicionalmente el aplicativo esta parametrizado para que en este primer pantallazo, donde
la empresa se registra, la empresa también podrá visualizar el Decreto 1779 de 18/05/2009 si
así lo desea.

163
2. Es importante tener en cuenta en esta parte del registro de empresas; que si la empresa que
está obligada a tener aprendices, es decir tiene cuota regulada de aprendices y a la fecha no
ha interactuado en el aplicativo de SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES, y da link en
registrarse, el sistema al final de su registro le confirmara que la empresa ya existe, quiere
decir que esta empresa debe ingresar al aplicativo con su Nit y la clave es el mismo Nit, pues
ya existe en la base de datos y se valida como empresa con cuota regulada, quiere decir que
no debe ingresar por el menú de empresas voluntarias si no por el menú de empresas
obligadas.

3. La empresa que sea nueva , se registrara en el aplicativo suministrando los siguientes

datos:
 / NIT
 /RAZON SOCIAL
 /NOMBRE DE REPRESENTANTE LEGAL
 /CORREO ELECTRONICO
 /DIRECCION
 /CIUDAD
 /DEPARTAMENTO
Una vez registrada la información da clic en la opción guardar.

4. Para este momento la empresa no ha sido habilitada para que ingrese al sistema a solicitar
aprendices. Se requiere una validación de datos de acuerdo a la información registrada sobre
el número de empleados de la empresa en PILA del último trimestre.

5. El sistema le presentará al empresario un mensaje donde le confirma que su empresa quedo

registrada en el Sistema y que en dos días hábiles será habilitada en el aplicativo.

164
6. Para habilitar la empresa en el aplicativo, el coordinador de Relaciones Corporativas,
diariamente verificará qué empresas se han registrado en el aplicativo y cuales empresas
están pendiente por validación de datos.

7. Para ejecutar el proceso de habilitar o no a las empresas registradas como voluntarias en el

SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES contarán con un reporte por la opción de
avanzadas “VALIDAR EMPRESAS” Este reporte presenta las siguientes opciones:

/ Verificar empresas que se han registrado en el aplicativo de aprendices, y que están

pendientes de habilitar (muestra el día de registro de la empresa, los datos generales de la
empresa y su estado actual- habilitada o deshabilitada- para conocer el estado de la
empresa).
/Para habilitar la empresa este reporte les traerá automáticamente un resumen del número
de empleados que ha tenido la empresa durante los últimos tres meses. Las empresas que
hayan disminuido el número de empleados en los últimos tres meses, no podrá ser habilitada
en el sistema.
Para llevar a cabo este proceso se debe dar clic en el botón que aparece al lado izquierdo de
la pantalla “Cambiar estado”
/ La información con el número de empleados de los últimos tres meses será cargada
automáticamente cuando la empresa se inscriba y antes de que el Coordinador de Relaciones
Corporativas e Internacionales habilite la empresa, la fuente de información es planilla única
y cada tres meses se hará un nuevo cargue para actualizarla, el coordinador podrá visualizar
estos datos en el mismo reporte y determinar si habilita o no a la empresa. (SI CUMPLE O
NO LOS REQUISITOS). Es importante precisar que la actualización del número de empleados
de acuerdo a la información de planilla única se ejecutará de forma mensual para los últimos
tres meses por parte de Dirección General y a través de correo electrónico informará a las
regionales la fecha en que se realizó la actualización y los meses a los que corresponde.

165
 /Las empresas que no puedan ser habilitadas deberán ser contactadas por el Coordinador de
Relaciones Corporativas e Internacionales a través de (Correo electrónico) para informarles
que por el momento no pueden ser beneficiarias del decreto, que debe esperar el
comportamiento del siguiente trimestre para quedar habilitados en el aplicativo y dejar a
esta empresa en estado “EMPRESA NO CUMPLE REQUISITOS”, con el fin de lograr identificar
en cualquier momento cuales empresas están habilitadas, cuales no han sido habilitadas y
cuáles no cumplieron requisitos de acuerdo a la información que entrega PLANILLA UNICA.

Para este proceso es importante aclarar que al momento de Cambiar el estado de la empresa
si el sistema no encuentra información de la empresa en los registros que se han cargado del
PILA, automáticamente el sistema actualizará a la empresa y la colocará como “No cumple
requisitos”, en caso de que la empresa me certifique o evidencie los pagos, la regional debe
proceder a registrar a la empresa por el modulo de empresas obligadas y dejará en estado de
cuota voluntaria para hacerla beneficiaria del Decreto. Este procedimiento para registrar la
empresa como voluntaria se explica en el manual del Aplicativo SGVA.

Si por el contrario la empresa existe en los registros del PILA pero cuando se trata de habilitar
la empresa esta ha disminuido el número de empleados o no cumple con los requisitos
establecidos en el Decreto 1779 de 2009, de mantener el número de empleados durante el
último trimestre será el responsable de la habilitación de estas empresas voluntarias el
encargado de no habilitar la empresa por no cumplir con el requisito de empleados
permanentes y hacer el seguimiento mensual para verificar en que mes puede ser habilitada
la empresa.

8. Si por el contrario la empresa se puede habilitar en el aplicativo, esto quiere decir que
registra en los pagos del pila y adicionalmente ha mantenido el número de empleados
durante el último trimestre, el encargado de la habilitación de las empresas debe dar clic en
cambiar estado y habilitar la empresa digitando el Nit de la empresa como pass Word,
confirmando la clave y dando clic en HABILITAR

166
 El sistema antes de habilitar la empresa le visualiza al Coordinador de Relaciones
Corporativas e Internacionales el número de empleados del último trimestre analizado, el
Coordinador debe informar al empresario cual es el número de aprendices máximo que
puede voluntariamente tener con base en el Decreto 1779 de mayo de 2009.

9. El Coordinador de Relaciones Corporativas e Internacionales, debe comunicar por medio

escrito (correo electrónico) a la empresa, que fue habilitada en el aplicativo de SISTEMA
GESTION VIRTUAL DE APRENDICES, informándole la clave, recordándole cual es el número
de aprendices máximo que voluntariamente puede tener y enviando el instructivo de
SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES, el Acuerdo 11 de 2.008, el Decreto 933 de 2.003
y la Ley 789 de 2.002.

El registro de los contratos de aprendices voluntarios es obligatorio en el Sistema de Gestión

Virtual de Aprendices.

“El Único medio para acceder a los aprendices es a través del S.G.V.A.”

10. De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1779, hay que realizar un seguimiento a las
empresas que no den cumplimiento en relación a mantener el número de empleados de
manera permanente, aquellas empresas que se evidencie que están contratando aprendices
por encima de lo establecido en el Decreto o que no han cumplido con las condiciones de los
contratos de aprendizaje (Pagos de apoyos de sostenimiento, EPS, ARP, y otros vistos en
apartes anteriores, a través de este mismo reporte; por el mismo link Cambiar estado podrán
deshabilitar la empresa cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:

/ Cuando la empresa incumple con el pago del apoyo de sostenimiento, la afiliación a la EPS
o la afiliación a la ARP en la etapa productiva del aprendiz.
/ Cuando no los tiene en campo de práctica para el aprendiz contratado

167
 / Cuando ha efectuado disminuciones de trabajadores considerables y no puede seguir
siendo beneficiario del Decreto.

11. El Coordinador de Relaciones Corporativas e Internacionales determinará dentro de su grupo

de apoyo qué persona o personas realizaran dicha validación en el transcurso del día, para
que sin superar los dos días hábiles después de registrada la empresa en el aplicativo de
aprendices, y una vez se haya verificado el comportamiento de empleados del último
trimestre de acuerdo a la información entregada en el PILA se proceda a habilitar la empresa
y a comunicarle por escrito que puede iniciar el proceso de selección y contratación de
aprendices voluntarios, es muy importante cumplir con los tiempo parametrizado en el
aplicativo pues es la mejor estrategia para poder incrementar el número de contratos
voluntarios en las regionales.

Como estrategia de atención a estas empresas voluntarias, la regional también puede utilizar
las capacitaciones que previamente ha establecido dentro de su cronograma para atender y
capacitar a estas empresas en los temas ya determinados que debe contener cada encuentro
presencial que exista entre empresas y SENA.

CONTROLES (ALERTAS) EN EL APLICATIVO SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES

1. Las empresas que voluntariamente quieran acceder a aprendices y tengan entre 1 y 14
trabajadores el sistema tendrá una restricción para que una vez estén registrados el
máximo de los contratos de aprendizaje que puede tener la empresa el sistema no
permita registrar más contratos de aprendizaje.

Este control se realiza automáticamente de acuerdo al número de empleados que quedó

reportado con la información que el SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES trae
automáticamente de planilla única (últimos meses del trimestre)

168
 2. Para las empresas que están obligadas a contratar aprendices y que en este momento ya
se encuentran registradas en el aplicativo se determinó que no se colocará dicha
restricción ya que el número de empleados que la empresa reporto es para efectos de su
regulación de cuota de aprendices y este número de empleados normalmente es
diferente al número de empleados real de la empresa (CRITERIOS ESTABLECIDOS PARA LA
REGULACION DE LA CUOTA DE APRENDICES DECRETO 620/2005 LISTADO DE OFICIOS Y
OCUPACIONES Y JORNADA LABORAL).

SEGUIMIENTO Y CONTROL AL DECRETO

1. Cada tres meses la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas con el apoyo del grupo
de Recaudo y Cartera quien suministrara la información por trimestres del PILA, determinará
si el número de trabajadores con el que se hizo beneficiario del decreto la empresa y el
número de trabajadores de los tres meses siguientes ha disminuido.

2. En las empresas que se genere una alerta negativa (disminución de empleados en cualquiera
de los tres meses siguientes al beneficio del Decreto), se enviara a las regionales el detalle de
dichas alertas para que el número de empleados de estas empresas sea actualizado en el
aplicativo y se le informará a la empresa cual es el nuevo número de aprendices que puede
tener voluntariamente.

3. Si la alerta se genera en una empresa que tiene cuota regulada de aprendices, se le debe
indicar a la empresa que no puede tener todos los aprendices que ha registrado y hacer el
control y seguimiento correspondiente.

169
CONCEPTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LAS EMPRESAS VOLUNTARIAS

 El número de aprendices que las empresas pueden patrocinar voluntariamente de

acuerdo al porcentaje que le corresponda es el número de aprendices máximo
incluida la cuota regulada con la que debe cumplir la empresa.

 El Decreto aclara que no puede haber disminuido el número de empleados en los

tres meses anteriores, las empresas que no cumplan con este requisito inicial no
podrán ser habilitadas en el aplicativo para acceder al beneficio del Decreto y se
debe esperar el comportamiento del siguiente trimestre.

INFORMACION PARA SEGUIMIENTO

 En el aplicativo SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES, internamente todas
las empresas que se han registrado como nuevas, están en una base de datos
diferente con el ánimo de generar un reporte detallado de los contratos que están
empresas estén registrando en el aplicativo, este reporte entonces nos entregará,
el detalle de las empresas, los contratos registrados de cada empresa y las
especialidades en que las empresas están contratando a estos aprendices.

A través de este reporte entonces tendríamos

/ EMPRESAS VOLUNTARIAS
/NO DE CUOTAS VOLUNTARIAS
/ APRENDICES PATROCINADOS POR EMPRESAS VOLUNTARIAS.
/ ESPECIALIDADES DE LOS APRENDICES PATROCINADOS POR EMPRESAS VOLUNTARIAS.

 Para las empresas antiguas (empresas reguladas) el análisis se hará de acuerdo a la

cuota regulada que tiene establecida la empresa para saber cuántos aprendices las
empresas están patrocinando por encima de su cuota, y el reporte también nos

170
 entrega especialidades, empresas y aprendices patrocinados por encima de la
cuota.

A través de este reporte entonces tendríamos.

/ EMPRESAS CON OBLIGACION QUE ESTAN PATROCINANDO APRENDICES VOLUNTARIOS
/ APRENDICES PATROCINADOS VOLUNTARIOS POR EMPRESAS OBLIGADAS
/ ESPECIALIDADES DE LOS APRENDICES PATROCINADOS POR EMPRESAS OBLIGADAS
VOLUNTARIOS.

Los reportes que aquí se han mencionado son los reportes que de manera mensual se han
enviado a las regionales para el seguimiento y control tanto de las empresas obligadas como
de las no obligadas a la contratación de aprendices voluntarias que han determinado ser
beneficiarias de este Decreto.

PROCESOS QUE SE DEBEN ADELANTAR DESDE LOS CENTROS DE FORMACION EN CABEZA DE

LOS LÍDERES DE CONTRATOS DE APRENDIZAJE

1. Los centros de formación en cabeza de los líderes de contrato deben de forma trimestral y
permanente dar a conocer a los aprendices el funcionamiento del Sistema Gestión Virtual
de Aprendices - SGVA como única herramienta que facilita la solicitud y selección de los
aprendices en forma oportuna y adecuada.

2. Coordinar la participación de las empresas en las jornadas de capacitación que tenga

prevista la Regional y/o el Centro de Formación e insistir ante el empresario para que
quien reciba la capacitación sea el responsable de la gestión de los contratos, utilizando
directamente el aplicativo SGVA para este propósito.

171
 3. Garantizar el espacio para realizar la
inducción y capacitación sobre el
funcionamiento del Aplicativo de Gestión
Virtual de Aprendices – SGVA, la normatividad
del contrato de aprendizaje y garantizar el
acompañamiento en el registro de la
modalidad de etapa productiva a los
aprendices susceptibles de contrato de
aprendizaje durante el proceso de inducción.
En este punto es muy importante tener en
cuenta que todos los aprendices que determinen desarrollar su etapa productiva a
través de contrato de aprendizaje deben seleccionar esta modalidad con el
acompañamiento del Coordinador de Formación profesional y/o el líder de
contrato de aprendizaje en SOFIA para que a través de Web Service migren en un
tiempo no superior a 48 horas a la plataforma SGVA.

4. El líder de Contrato de aprendizaje en el centro de formación es la única persona

autorizada en cada uno de los centros para dar asesoría y resolver inquietudes a los
aprendices acerca de la normatividad del contrato de aprendizaje.

5. Es responsabilidad del líder de Contrato de aprendizaje en el centro de formación

deshabilitar aquellos aprendices a quienes se les compruebe que fueron citados a una
empresa para entrevista y que no asistan sin justificación o que manifiesten al empresario
al momento de contactarlo tener contrato de aprendizaje sin haberlo firmado, serán
inhabilitados en el aplicativo por un tiempo de 3 meses para que no aparezcan como
disponibles y gestionen su contrato de aprendizaje de forma personal sin contar con la
ayuda del aplicativo SISTEMA GESTION VIRTUAL DE APRENDICES.

172
6. Con el apoyo de las coordinaciones académicas, es responsabilidad del líder de contrato
de aprendizaje registrar novedades de los aprendices en el aplicativo SGVA, garantizando
la depuración y actualización del mismo. Actualmente las novedades de los aprendices
que no tienen contrato de aprendizaje se ejecutan de forma automática cuando se ingresa
la novedad en SOFIA, para aquellos aprendices que tienen contratos de aprendizaje, estas
novedades deben comunicarse a la empresa oficialmente vía correo electrónico, y una vez
se emita esta comunicación proceder a modificar las fechas del contrato de aprendizaje y
darlo por terminado o como suspendido de acuerdo a la novedad que tenga el aprendiz.

7. Este tipo de novedades de aprendices con contrato de aprendizaje, se pueden visualizar

por la opción Avanzadas, Monitor Web Services, Monitor Novedades, una vez la novedad
se ejecute es decir se actualice en el aplicativo de aprendices las fechas de los contratos y
se informe a la respectiva empresa sobre la terminación del contrato de aprendizaje, el
sistema registrará que el contrato ya fue actualizado y ocultará esta novedad brindando
de esta forma un correcto seguimiento y control a los centros sobre las novedades que ya
han notificado a los empresarios y las pendientes. Para este el empresario debe ingresar
constantemente a este reporte y depurar el sistema.

8. El líder de Contrato de aprendizaje en el centro de formación debe asistir a los comités de

evaluación y seguimiento que realice el Centro de Formación y las novedades que se
realicen a los aprendices que son objeto de dicho seguimiento deben ser incluidas de
forma inmediata en el aplicativo SGVA una vez terminen los respectivos comités de
evaluación.

9. Dentro de la asesoría permanente y continua que deben prestar los líderes de contrato de
aprendizaje en los centros de formación, toma gran importancia la de dar a conocer al
empresario la normatividad vigente, en el caso de Contrato de Aprendizaje, especialmente
en lo referente al Acuerdo 11 de 2008 sobre el uso del aplicativo SGVA y los beneficios
que tienen las empresas cuando se terminan los contratos de aprendizaje.

173
10. Apoyar al gestor empresarial del Centro de Formación en la promoción de los aprendices
de su Centro como instrumento válido para que las empresas cumplan su papel Co-
formador mediante el cumplimiento de la cuota de Contrato de Aprendizaje.

11. Identificar conjuntamente con el gestor empresarial del Centro de Formación las
empresas que monetizan, y promocionar la vinculación de los aprendices del SENA,
asegurándose que el empresario conoce los perfiles disponibles y el funcionamiento del
aplicativo. Si el empresario desconoce el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices, deberá
hacer la capacitación respectiva.

12. Es compromiso del líder de Contrato de aprendizaje en el centro de formación remitir

oportunamente a la empresa y en un plazo máximo de dos días por correo electrónico
indicando los periodos de formación de los aprendices. Dentro del proceso de selección
de los aprendices se determina que la selección y proceso de reclutamiento se hace
desde el aplicativo SGVA pero una vez el aprendiz ha sido seleccionado por la empresa
patrocinadora, con la información que encuentra en los datos básicos del aprendiz la
empresa debe solicitar al líder de Contrato de aprendizaje vía correo electrónico la
confirmación de las fechas sobre las cuales realizará la firma del contrato de aprendizaje,
esta confirmación de fechas se debe enviar a la respectiva empresa en un término no
superior a 2 días, para no perjudicar el proceso de selección y contratación del aprendiz.

174
El modelo de correo para dar contestación a estas fechas de formación es:

Con el fin de dar contestación a su solicitud de la referencia y para dar cumplimiento a la

resolución de asignación de cuota de aprendices, informamos oficialmente las fechas de
formación de la (los) aprendiz (ces), que va a ser patrocinado (s) por su Empresa.

JAVIER ELIECER BASTIDAS DE LA HOZ identificado con CC Nº 1143435939 de Barranquilla,

con número de orden: 35826
Las fechas de formación del aprendiz son las siguientes: Etapa Lectiva: Desde el 05 de abril de
2010 hasta el 15 de diciembre de 2010. Etapa productiva: Desde el 16 de diciembre de 2010
hasta el 16 de junio de 2011; en el programa de formación TECNICO EL RIESGO CREDITICIO Y
SU ADMINISTRACION Duración de productiva seis (6) meses.
Debido a que el aprendiz no inicio su formación práctica en la fecha estipulada, aclaramos
que el contrato rige a partir de la firma del mismo por un periodo de seis meses (6).
La agilidad en su proceso de selección nos permitirá atender la demanda de otras empresas.
Por este motivo solicitamos su acostumbrada colaboración para que ingrese al Aplicativo
http://caprendizaje.sena.edu.co link Solicitar/Procesar Aprendices; Registro de Contratos,
Adicionar Contratos; y registre el contrato del aprendiz para cumplir con la cuota asignada y
liberar la disponibilidad en el sistema, de igual manera recuerde que una copia de dicho
contrato debe ser entregada al aprendiz para que el mismo revise el registro de su contrato
en el aplicativo por el módulo de aprendices y en su centro de formación verifiquen las
fechas establecidas.
Para mayor información por favor comunicarse al _____________ en el teléfono ________
Ext. __________ o en el mail _____________
Les expresamos nuestro reconocimiento por su valiosa colaboración con el SENA en la
formación de aprendices.

175
 13. Coordinar como mínimo una reunión mensual con los representantes de
aprendices del Centro de Formación, con el fin de obtener de primera mano las inquietudes,
problemas y novedades que presentan los diferentes grupos matriculados en el Centro de
Formación. Esta es una estrategia a implementar por parte de los centros de formación para
lograr tener depurado el aplicativo SGVA, los representantes de los grupos cuentan con
información actualizada de sus compañeros y de esta forma se logrará que el aplicativo
arroje la realidad en relación a los aprendices susceptibles de Contrato de Aprendizaje que
los empresarios encuentran en la plataforma.

14. El líder de Contrato de aprendizaje en el centro de formación, realizará análisis

mensual de la información referente a cumplimiento de indicadores proporcionado por la
Dirección General, los cuales se publicaran mensualmente en la siguiente dirección:
tp://172.16.2.69/RELACIONES%20CORPORATIVAS/CONTRATO%20DE%20APRENDIZAJE/.,
y enviará los planes de acción a la Coordinación de Relaciones Corporativas e Internacionales
de la Regional para mejorar la contratación de los aprendices SENA de su Centro de
Formación.

15. A través de este reporte que arroja el FTP, los centros de formación en cabeza de
los líderes de Contrato de Aprendizaje pueden llevar seguimiento a las empresas que
presentan presunto incumplimiento para ofrecer los aprendices que están disponibles y
lograr la contratación de los mismos a través del aplicativo SGVA facilitándole el proceso de
selección al empresario, con este informe también pueden dar seguimiento a los contratos
que están próximos a vencerse de las especialidades ofrecidas por sus centros de formación y
buscar que los aprendices sean remplazados por las empresas con nuevos aprendices del
centro de formación.

16. Trabajar conjuntamente con los líderes de emprendimiento de los Centros de Formación
en el asesoramiento a los aprendices de especialidades de difícil contratación, para

176
 promover en ellos la presentación de proyectos productivos como cumplimiento a su etapa
productiva.

17. Trabajar conjuntamente con los líderes de emprendimiento de los Centros de Formación
en el asesoramiento a los aprendices de especialidades de difícil contratación, para promover
en ellos la presentación de proyectos productivos como cumplimiento a su etapa productiva.

18. Presentar propuesta de publicidad y/o divulgación de los perfiles de salida de las
diferentes especialidades de los aprendices del Centro de Formación a la Coordinación de
Relaciones Corporativas e Internacionales de la Regional.

FUNCIONES DE LIDERES DE REGIONAL ASIGNADOS A CENTROS (LIDERES DE CENTRO)

Los líderes de Centros de Contrato de aprendizaje son el canal directo de comunicación entre
empresas y aprendices, bajo su liderazgo su encuentra la responsabilidad de garantizar que
los aprendices susceptibles de Contrato de aprendizaje tengan la adecuada capacitación
sobre la normatividad del contrato de aprendizaje, cuenten con el acompañamiento y la
asesoría en el uso del aplicativo SGVA y cuenten a tiempo con la información relacionada a su
contrato de aprendizaje para la firma del mismo en conjunto con la empresa.

A continuación relacionamos los procesos de Contrato de Aprendizaje con los que

apoyarán en sus centros de formación

1. de inducción para que seleccionen en SOFIA la modalidad de Contrato de

Aprendizaje a través de las Coordinaciones de formación profesional garantizando
que el 100% de los aprendices susceptibles de Contrato de aprendizaje estén
registrados en la plataforma.

177
2. Garantizar que el aplicativo Sistema Gestión Virtual de Aprendices se encuentra
totalmente depurado y contiene la información real de los aprendices disponibles
de su Centro de Formación.

3. Apoyar telefónicamente y presencialmente a las empresas obligadas y voluntarias

que tengan dificultades en la selección, búsqueda y/o registro de contratos de
aprendizaje en la plataforma Sistema Gestión Virtual de Aprendices.

4. Realizar acompañamiento a las empresas que se han registrado como voluntarias

ofreciendo los aprendices de su Centro de Formación, formalizando contratos de
aprendizaje voluntarios.

5. Facilitar un adecuado canal de comunicación con los Gestores Empresariales

facilitando la ejecución de tareas operativas y compromisos que se hayan
adquirido con las empresas.

6. Verificar los aprendices que no han migrado a la plataforma Sistema Gestión

Virtual de Aprendices en un tiempo de 72 horas para dar aviso a la Dirección
General.

7. Registrar y validar las novedades de aprendices que tengan cancelaciones, retiros,

aplazamientos, y/o deserciones manteniendo el aplicativo depurado.
8. Brindar al gestor empresarial información actualizada sobre los servicios que tiene
el Centro de Formación para promoción de los mismos.

9. Apoyo a los eventos empresariales organizados por la Regional o Centro o por el

Gestor empresarial con Aprendices y/o Empresarios.

178
 PREGUNTAS FRECUENTES DE APRENDICES, FUNCIONARIOS Y EMPRESARIOS

1. ¿Si soy aprendiz como me registro en la Herramienta SGVA?

Una vez terminada la inducción del aprendiz en el respectivo centro de formación es

responsabilidad del estudiante gestionar con el líder de centro la modalidad de Contrato
de Aprendizaje para realizar la etapa productiva, es pertinente que dicha selección la haga
tan pronto culmine la inducción con el ánimo de estar disponible en el aplicativo de
aprendices y tener contrato desde la etapa lectiva. Si escoge otra modalidad la debe
gestionar ante su coordinar de formación profesional

2. ¿Desde qué momento como aprendiz puedo tener derecho al contrato de aprendizaje.
Qué pasa si no aparezco registrado en el aplicativo SGVA?
Una vez como aprendiz seleccione la opción de contrato de aprendizaje como modalidad
de práctica automáticamente al día siguiente estaré como aprendiz disponible en el
aplicativo y poder tener mi contrato de aprendizaje desde la etapa lectiva.

3. ¿A quien me debo dirigir para que en SOFIA yo pueda registrar mi opción de contrato de
aprendizaje?
Esta gestión la debe adelantar el aprendiz únicamente con el líder de centro el cual ubica
en la oficina de relaciones corporativas o con el coordinador académico del centro de
formación.

4. ¿Qué pasa si ya tuve un primer contrato de aprendizaje?.

Solamente como aprendiz puedo tener un segundo contrato cuando mi anterior relación
de aprendizaje la termine de forma satisfactoria y adicionalmente que los programas en
los cuales se ha formado tengan cadena de formación, siempre el aprendiz debe cumplir
con las dos condiciones de forma obligatoria.

179
 5. ¿Que es la cadena de formación y quien me informa si las titulaciones que he realizado
tienen o no cadena de formación?.
En la oficina de relaciones corporativas puede hacer la solicitud para que sea la propia
coordinación de formación profesional la que estudie el caso, o puede hacer la consulta
directamente en la oficina de formación profesional.

6. ¿Qué pasa si no actualizo los datos en el aplicativo SGVA?.

Si no actualizo los datos en la plataforma SGVA, y mis datos de contacto están mal
ninguna empresa me podrá contactar para el contrato de aprendizaje, si no verifico que
mis datos de la carrera que estudio o el centro en el que me estoy formando están
correctos, los empresarios no me van a poder contactar y no voy a poder tener el
beneficio del contrato de aprendizaje. Adicionalmente si no ingreso en un intervalo de 15
días el mismo sistema lo inhabilitará y ninguna empresa lo podrá contactar.

7. ¿Si actualizo los datos en el aplicativo SOFIA también quedan actualizados en el SGVA?.

Los datos deben ser cambiados en los dos aplicativos en registros diferentes, pues los de
SOFIA me sirven para todo el proceso de certificación y lo del SGVA para todo el proceso
de CONTRATO DE APRENDIZAJE.

8. ¿Qué pasa si no me acuerdo de la clave del aplicativo SGVA?

Esta gestión la debe adelantar el aprendiz únicamente con el líder de contrato de

aprendizaje en el centro de formación el cual ubica en la oficina de relaciones corporativas

9. ¿Qué pasa si ingreso al aplicativo y nunca encuentro empresas que estén requiriendo mi
perfil?

180
 Debo cerciorarme que la información registrada en el aplicativo como titulación, centro,
inicio lectiva, inicio productiva, se encuentren actualizadas y si esta información esta
correcta me debo acercar a la oficina de relaciones Corporativas para dar a conocer mi
situación con el líder de contrato de aprendizaje.

10. ¿Para que me sirve la carta que me arroja el aplicativo cuando me postulo a una empresa.
A quien debo presentar esa carta?.

La carta de presentación es la prueba para el empresario de que pertenezco al SENA y que

soy un aprendiz activo, adicionalmente es la carta de presentación con la que el
empresario cuenta para poder realizar el contrato de aprendizaje.
Esta carta la debo llevar a cada una de las empresas que me presente, pero siempre debo
imprimir una por cada empresa a la que aplique.

11. ¿De quién es el correo que aparece en la carta que me arroja el aplicativo?

El correo que aparece en esta carta de presentación corresponde al correo del líder o
asesor de contrato de aprendizaje del centro al cual pertenezco, lo anterior quiere decir
que es el contacto que tiene la empresa para cualquier inquietud acerca de mi formación
o de mi contrato y es también el contacto que yo tengo para cualquier inquietud o duda
acerca del proceso.

12. ¿Yo puedo firmar el contrato con la empresa por más tiempo del que se encuentra
estipulado en la carta de presentación?.
En ningún caso como aprendiz puedo negociar o establecer unas fechas diferentes a las
establecidas por mi tiempo de formación, pues el contrato de aprendizaje para la empresa
patrocinadora solamente cuenta por el tiempo autorizado por el SENA el cual se establece
en la carta de presentación o a través de un correo de confirmación que envía el líder de
contrato de mi centro a la empresa.

181
13. ¿A quien debo informar si no me siento a gusto con el contrato de aprendizaje?.

Debo acercarme a la oficina de Relaciones Corporativas e Internacionales y buscar al líder

de contrato que se encuentra a cargo de mi centro para darle a conocer la situación y
puedan enviar visita a la empresa patrocinadora para adelantar plan de mejoramiento o si
es el caso para dar por terminado el contrato de aprendizaje.

14. ¿Qué pasa si quedo embarazada?

¿Qué pasa si me enfermo en mi etapa productiva?
El acuerdo 15 establece las cuatro causales de suspensión del contrato de aprendizaje
* Licencia De Maternidad
* Incapacidad Debidamente Certificada
* Fuerza Mayor O Caso Fortuito
* Vacaciones Colectivas Del Empleador En Etapa Productiva
Durante todo el tiempo que el contrato este suspendido la empresa está obligada en
cancelarme EPS, pero no me paga apoyo de sostenimiento, adicionalmente todo el tiempo
que el contrato este suspendido lo debe reponer al final del contrato.

15. ¿Qué debo hacer cuando se termine el contrato de aprendizaje?

Mi hoja de vida debe ser registrada en el Servicio Nacional de Empleo y debo incluir como
experiencia laboral la empresa donde desarrolle mi etapa productiva, lo anterior para
poder ingresar como aspirante a buscar empleo y lograr insertarme al mundo laboral en el
menor tiempo posible.

182
16. ¿Porque el aplicativo SGVA me muestra que estoy deshabilitado y que debo hacer?
Los aprendices deben entrar con una continuidad al
aplicativo de máximo 25 días y evitar que el mismo
sistema los muestre como aprendices deshabilitados; de
allí la importancia de que los lideres de Contrato
brinden una adecuada capacitación sobre el uso del
aplicativo SGVA y el compromiso de los aprendices por
estar constantemente ingresando a la plataforma,
quiere decir que todos los aprendices interesados en Contrato de Aprendizaje que estén
disponibles de años anteriores deben ingresar a la plataforma y habilitarse a través del
aviso inicial que se colocó cuando ingresan al Link de aprendices.

De esta forma se deben dirigir al paso 4 y dar clic en habilitarme, el sistema lo habilitará
automáticamente y si el aprendiz no ingresa al Aplicativo en un intervalo de 25 días
nuevamente lo oculta en el listado de aprendices disponibles. El mensaje a los aprendices
les muestra que es cada 15 días pero realmente tienen un intervalo de 25 días para
ingresar y que el sistema no los inhabilite.

PREGUNTAS PARA EMPRESARIOS

17. ¿Dónde me regula la cuota de aprendices?

La cuota de aprendices siempre se fija en la regional donde corresponda el domicilio principal
de la empresa por cámara de comercio, como empresa tengo la obligación de información al

183
 SENA Regional de forma inmediata cuando mi planta de personal supere o sea igual a los 15
trabajadores, para esta regulación siempre debo tener en cuenta el Decreto 620 de 2005.

18. ¿Cómo es el procedimiento para regular la cuota de aprendices?

Debo enviar la información a la regional y estar atento a la notificación por escrito que llegará
a mi empresa donde me determinar en qué fechas me debo presentar a notificarme del acto
administrativo y empezar a cumplir con la cuota de aprendizaje.
La regulación siempre es por cada 20 trabajadores un aprendiz.

19. ¿Cuantos años me revisa el SENA en contrato de aprendizaje?.

El SENA para el tema de contrato de aprendizaje siempre va a revisar tres años hacia atrás el
cumplimiento de la cuota regulada de acuerdo al Código Contencioso Administrativo.

20. ¿Qué tipo de aprendices puedo tener?

Puedo tener aprendices SENA

Aprendices de Instituciones de formación para el trabajo
Aprendices técnicos y tecnólogos de instituciones de educación superior
Aprendices de Colegios de la media técnica
Aprendices Universitarios Profesionales
Para conocer los requisitos de cada uno de ellos me debo dirigir al Decreto 933 de 2003

21. ¿Cuánto es el tiempo máximo que puedo tener a un aprendiz?.

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 933 funciona así:
SENA hasta dos años
INSTITUCIONES DE FORMACION PARA EL TRABAJO: Hasta dos años
TECNICOS Y TECNOLOGOS EDUCACION SUPERIOR: Hasta un año
APRENDICES DE COLEGIOS MEDIA TECNICA: Hasta dos años.

184
 UNIVERSITARIOS: Hasta dos años.
El tiempo siempre lo establece el programa académico, nunca la institución, la empresa o el
aprendiz.

22. ¿Cuánto le debo pagar a los aprendices en su etapa lectiva?

En la etapa lectiva siempre será el 50% de un SMLV y afiliarlo a una EPS toda a cargo de la
empresa patrocinadora.

23. ¿Cuánto le debo pagar en su etapa productiva?.

En la etapa productiva siempre será el 70% de un SMLV y afiliarlo a una EPS toda a cargo de la
empresa patrocinadora y adicional tenerlo en la ARP de la empresa.
Para el caso de los profesionales siempre será el 100% del SMLV.

24. ¿Los aprendices tienen liquidación al finalizar su contrato de aprendizaje?.

Como es una relación especial de aprendizaje en ningún caso da derecho a liquidación o pago
de prestaciones sociales diferentes a las enunciadas en el apoyo de sostenimiento EPS y ARP.

25. ¿Dónde puedo conseguir aprendices SENA para contrato de aprendizaje?

Para facilitar el cumplimiento de la cuota de aprendizaje, el SENA dispone de una herramienta
virtual dirigida a los empresarios, que les permite buscar los aprendices que requiere,
ingresando a la página Web http://caprendizaje.sena.edu.co ó en el banner de Contrato de
Aprendizaje en www.sena.edu.co

A través de esta herramienta todos los empresarios obligados a cumplir con cuota de
aprendices deberán buscar, citar, entrevistar, contratar y registrar los contratos de
aprendizaje para el cumplimiento de su cuota regulada.

185
 El acuerdo 011 de 2.008 estableció que:
“Una vez en firme el acto administrativo que determine o modifique la cuota de
aprendices, el empleador obligado deberá suscribir los correspondientes contratos dentro
de los 20 días hábiles siguientes, en caso de que hubiere optado por cumplir la cuota
contratando aprendices”

“El mismo plazo tiene el empleador obligado para reemplazar un aprendiz que haya
terminado el contrato; en este caso los 20 días hábiles se contarán a partir de la fecha de
terminación del respectivo contrato”.

26. ¿Qué procedimiento debo seguir si no encuentro aprendices disponibles en el SENA?

En la eventualidad que la empresa patrocinadora no encuentre aprendices disponibles en
el aplicativo del SENA deberá optar por cualquiera de las modalidades ya establecidas en
el numeral 6 para dar cumplimiento a la cuota de aprendices.

27. ¿Qué procedimiento debo seguir para reportar al SENA los contratos de aprendizaje
para el cumplimiento de la cuota regulada?
De acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 11 de Noviembre de 2.008 todas las
empresas obligadas a contratar aprendices deberán reportar los contratos de aprendizaje
SENA y los establecidos con otras Instituciones de Formación en el SISTEMA GESTION
VIRTUAL DE APRENDICES, el cual podrá encontrar ingresando por internet a:
http://caprendizaje.sena.edu.co ; el procedimiento de dicho registro lo podrá encontrar
en el instructivo anexo de esa página.

28. ¿Cómo se contabilizan los contratos de aprendizaje de aprendices con discapacidad?

En cada contrato de aprendizaje que se suscriba en las condiciones de aprendiz
discapacitado, el empresario deberá dejar constancia de la incapacidad del aprendiz no
inferior al 25% y anexar al contrato el documento que pruebe legalmente esa condición, el

186
 cual será verificado por el SENA cuando constate el cumplimiento de la cuota de
aprendices por parte del empleador.

29. ¿Qué se entiende por trabajador para efectos de la regulación de la cuota de

aprendices?
Para efectos de la regulación de cuota de aprendices, se debe entender como trabajador
toda personal natural que presta un servicio personal a otra persona natural o jurídica,
bajo continuada dependencia y subordinación y mediante remuneración,
independientemente de la modalidad o clase de contrato de trabajo, de su duración,
jornada laboral o forma de pago de salario.

30. ¿Qué ocurre cuando el patrocinador tenga cobertura en dos o más ciudades o
departamentos?
La cuota deberá ser regulada por el Servicio Nacional de Aprendizaje donde la empresa
tenga su domicilio principal y la cuota de aprendices deberá ser distribuida, a criterio de
aquella, según sus necesidades y haciendo énfasis en los fines sociales que encierra la ley.

31. ¿Dónde puede el empresario cancelar el valor de la monetización?

El empresario podrá cancelar el valor de la monetización ingresando por la página del
SENA www.sena.edu.co en el link Pagos en Línea (PSE) donde podrá utilizar el Sistema de
Transferencia Electrónica o la impresión del cupón para realizar el pago por ventanilla.
Para la liquidación de la monetización consultar la Circular No 361 de 2.008.

32. ¿Qué debe hacer un aprendiz que realiza la etapa productiva y no realiza actividades
propias de su formación?
 Informar al Coordinador Académico de su Centro de Formación, quien enviará al
Instructor que visita las empresas de los aprendices que se encuentran en su etapa
productiva.

187
  Informar al Coordinador de Relaciones Corporativas de su Regional, quien enviará un
Asesor Corporativo Integral a la Empresa.
 Ingresar a la sección de quejas y reclamos de la página Web: www.sena.edu.co,
describir allí la situación que se presenta, nombre de la empresa, ciudad, nombres y
apellidos del aprendiz, tipo de formación y el nombre del Centro de Formación.
 Informar a las Trabajadoras Sociales de los Centros de Formación.

REGLAMENTACION DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE PARA APRENDICES

¿Cuál es la naturaleza del Contrato de Aprendizaje?

El artículo 30 de la Ley 789 de 2002, establece la naturaleza y características de la relación de
aprendizaje, en concordancia con el artículo 1 del Decreto 933 de 2003, los cuales contienen
los siguientes elementos:

 El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación dentro del derecho

laboral.
 La subordinación está referida exclusivamente a las actividades propias del
aprendizaje.
 Mediante esta relación de aprendizaje una persona desarrolla formación teórica
práctica, vale decir, desarrolla una fase lectiva y una fase práctica o productiva., a
excepción del estudiante de educación superior, cuyo contrato de aprendizaje se
circunscribe a la etapa práctica.
 El aprendiz es un alumno y por ende no le asisten los derechos y deberes comunes
a los trabajadores, por cuanto no hay vínculo o relación laboral con la empresa
patrocinadora.
 La empresa es conformadora por cuanto, el aprendiz en su etapa práctica, la cual
desarrolla en la empresa, está en su proceso de formación.
 Los aprendices seleccionados no deben tener o haber tenido vínculo laboral con el
Empleador.

188
OBLIGACIONES DEL APRENDIZ
Como parte fundamental del contrato de
aprendizaje, el alumno tiene que dar
cumplimiento a las obligaciones que le
establezcan tanto el SENA como las de la
empresa contratante.

 Además de cumplir con sus obligaciones

académicas en el proceso de aprendizaje
durante la etapa lectiva, el Aprendiz debe
acogerse al estatuto interno de la
empresa que lo vincule, sin que éste exceda las condiciones acordadas en el
contrato de aprendizaje.

 Es de anotar que en el SENA existe un régimen disciplinario para los estudiantes y

en las empresas reglamentos que obligan al cumplimiento estricto de los horarios
y demás comportamientos académicos y reglamentarios.

 El alumno debe abstenerse de tomar determinaciones unilaterales, concernientes

a su contrato de aprendizaje sin el Visto Bueno del empleador y del Líder de
Contrato de aprendizaje del centro respectivo. Incurrir en una determinación de
tal naturaleza se considera falta grave.

 Durante el período de tiempo en que el aprendiz alumno recibe formación integral

en las aulas, no se debe desplazar a las instalaciones de la empresa, salvo que la
alternancia de las dos etapas, vale decir, la etapa lectiva o académica y la etapa
práctica o productiva, esté contemplada en el programa de formación.

189
 OBLIGACIONES DE LA EMPRESA

 CONTRATO ESCRITO: El contrato de aprendizaje debe

ser por escrito y se circunscribe por el término
establecido en el diseño curricular del oficio, en el que
se forme el aprendiz incluidas las 2 etapas de
formación, (lectiva y productiva) a excepción del
estudiante de educación superior.

 APOYO DE SOSTENIMIENTO: El apoyo de

sostenimiento es una suma de dinero en moneda
colombiana que recibe mensualmente el aprendiz
durante la vigencia del contrato, el cual en ningún
caso constituye salario. El empresario debe cancelar el
apoyo de sostenimiento, de acuerdo con los
porcentajes establecidos por la Ley, vale decir, el 50% del salario mínimo legal
vigente en la fase lectiva y el 75% en la fase práctica, el cual tiene como fin
garantizar el proceso de aprendizaje y en ningún caso constituye salario. El apoyo
de sostenimiento para el estudiante universitario es del 100% de un salario mínimo
legal vigente.

 AFILIACION AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (EPS) Durante la

duración del contrato de aprendizaje, el aprendiz debe estar afiliado a una EPS
sobre la base de un salario mínimo. Este pago debe estar cubierto en su totalidad
por el empleador.

 AFILIACION AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP). Durante la

etapa productiva o de práctica el aprendiz debe ser afiliado a una ARP, Igualmente,
este pago debe ser cubierto en su totalidad por el empleador.

190
 Sistema General de Riesgos Profesionales: Es el conjunto de normas, entidades y
procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores, de
los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrir con
ocasión o como consecuencia del trabajo.

 Accidente de Trabajo: Suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión
del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional, una invalidez o la muerte.

 Todo Accidente de trabajo debe reportarse en un plazo máximo de 48 horas

después de su ocurrencia.

 Permitirle al aprendiz realizar la practica empresarial, en

actividades que guarden relación con la formación
académica que adelanta.

 Dar al aprendiz la dotación de seguridad industrial,

cuando el desarrollo de la etapa práctica así lo requiera,
para la protección contra accidentes y enfermedades
profesionales.

 Aunque el aprendiz no tiene una relación laboral, las condiciones y los elementos
de protección en la fase práctica o productiva deben ser entregados al aprendiz
como protección contra accidentes y enfermedades profesionales, de acuerdo con
la labor que esté desarrollando.

191
1. DURACION DEL CONTRATO DE APRENDIZAJE

El contrato de aprendizaje puede tener una duración

máxima de dos (2) años; en todo caso depende del
pensum académico y debe comprender tanto la etapa
lectiva o académica como la práctica o productiva.

192
 MODELO DE MINUTA DE CONTRATO DE APRENDIZAJE
CONTRATO DE APRENDIZAJE
EMPRESA
NIT
DIRECCION
TELEFONO
REPRESENTANTE LEGAL

CARGO
CEDULA NO.

NOMBRE APRENDIZ
CEDULA O TARJETA IDENTIDAD
FECHA NACIMIENTO
DIRECCION
TELEFONO
CORREO ELECTRONICO
ESTRATO
FECHA INICIACIÓN CONTRATO
FECHA TERMINACIÓN CONTRATO
ESPECIALIDAD O CURSO
No. DE GRUPO
EPS DEL APRENDIZ
ARP DEL APRENDIZ

INSTITUCIÓN DE FORMACION:
NIT:
SI ES SENA CENTRO DE
FORMACION

193
CLÁUSULAS

Entre los suscritos a saber---------------------------------------------------, identificado con la

cédula de ciudadanía No.-------------------- de -----------------------, actuando como
Representante Legal de la Empresa ------------------------------------------------------------------------
------ NIT ------------------------- quien para los efectos del presente Contrato se denominará
EMPRESA y ------------------------------------
--------------- identificado con cédula de ciudadanía (o tarjeta de identidad) No.-----------------
------
Expedida en ----------------------, quien para los efectos del presente contrato se denominará
el APRENDIZ, se suscribe el presente Contrato de Aprendizaje, conforme a lo preceptuado
por la Ley 789 de 2002 y de acuerdo a las siguientes cláusulas:
PRIMERA.- Objeto. El presente contrato tiene como objeto garantizar al APRENDIZ la
formación profesional integral en la especialidad de ____________________________
Grupo ________________, la cual se impartirá en su etapa lectiva por el
______________________________ (Centro de Formación Profesional SENA (o por la
Institución Educativa donde el aprendiz adelanta sus estudios) mientras su etapa práctica
se desarrollará en la EMPRESA. SEGUNDA. Duración y Períodos de la Formación: La
formación tiene un termino de duración de _____ meses, comprendidos entre el ___D__
de ___M____ de _ __A_____fecha de iniciación de la formación y el D__ de ___M____
de _ __A_____, fecha de terminación de la misma, en el
_____________________________; la cual se encuentra distribuida así: en UN (1)
periodo(s) de enseñanza(s) en el ____________________ (SENA o INSTITUCION
EDUCATIVA DE FORMACION), desde el __D___ de ___M_____DE __A___ hasta el D__
de ___M____ de _ __A_____ y UN (1) periodo(s) de práctica(s) en la EMPRESA desde el
D__ de ___M____ de ___A_____ hasta el D__ de ___M____ de _ __A_____, sucesivos y
alternos. (No podrá excederse el término máximo de dos años contenido en el Artículo 30
de la Ley 789/02). TERCERA.- Obligaciones. 1) POR PARTE DE LA EMPRESA.- En virtud del
presente contrato la EMPRESA deberá: a) Facilitar al APRENDIZ los medios para que tanto

194
en las fases Lectiva y Práctica, reciba Formación Profesional Integral, metódica y completa
en la ocupación u oficio materia del presente contrato. b) Diligenciar y reportar al
respectivo Centro de Formación Profesional Integral del SENA (o por la Institución
Educativa donde el aprendiz adelanta sus estudios) las evaluaciones y certificaciones del
APRENDIZ en su fase práctica del aprendizaje. C) Reconocer mensualmente al APRENDIZ,
por concepto de apoyo económico para el aprendizaje, durante la etapa lectiva, en el
SENA el equivalente al 50% de 1 s.m.l.v. y durante la etapa práctica de su formación el
equivalente al 75% de 1 s.m.l.v.
PARAGRAFO.- Este apoyo de sostenimiento no constituye salario en forma alguna, ni
podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbítrales que
recaigan sobre estos últimos. d) Afiliar al APRENDIZ, durante la etapa práctica de su
formación, a la Aseguradora de Riesgos Profesionales _______________ (ARP manejada
por la empresa para su planta de personal), de conformidad con lo dispuesto por el
artículo 30 de la Ley 789 de 2002. E) Afiliar al APRENDIZ y efectuar, durante las fases
lectiva y práctica de la formación, el pago mensual del aporte al régimen de Seguridad
Social correspondiente al APRENDIZ en ---------------------------- (Nombre de la EPS),
conforme al régimen
de trabajadores independientes, tal y como lo establece el Artículo 30 de la Ley 789 de
2002. Los pagos a la seguridad social (A.R.P. y E.P.S.) están a cargo en su totalidad por el
empleador f) Dar al aprendiz la dotación de seguridad industrial, cuando el desarrollo de la
etapa práctica así lo requiera, para la protección contra accidentes y enfermedades
profesionales. 2) POR PARTE DEL APRENDIZ.- Por su parte se compromete en virtud del
presente contrato a: a) Concurrir puntualmente a las clases durante los periodos de
enseñanza para así recibir la Formación Profesional Integral a que se refiere el presente
Contrato, someterse a los reglamentos y normas establecidas por el respectivo Centro de
Formación del SENA ( o de la Institución Educativa donde el aprendiz adelante sus
estudios), y poner toda diligencia y aplicación para lograr el mayor rendimiento en su
Formación. B) Concurrir puntualmente al lugar asignado por la Empresa para desarrollar
su formación en la fase práctica, durante el periodo establecido para el mismo, en las

195
actividades que se le encomiende y que guarde relación con la Formación, cumpliendo
con las indicaciones que le señale la EMPRESA. En todo caso la intensidad horaria que
debe cumplir el APRENDIZ durante la etapa práctica en la EMPRESA, no podrá exceder de
8 horas diarias y 48 horas Semanales.(según el acuerdo 000023 de 2.005) c) Proporcionar
la información necesaria para que el Empleador lo afilie como trabajador aprendiz al
sistema de seguridad social en salud en la E.P.S., que elija. CUARTA.- Supervisión. La
EMPRESA podrá supervisar al APRENDIZ en el respectivo Centro de Formación del SENA (o
en el Centro Educativo donde estuviere adelantando los estudios el aprendiz), la
asistencia, como el rendimiento académico, a efectos de verificar y asegurar la real y
efectiva utilización del tiempo en la etapa lectiva por parte de este. El SENA supervisará al
APRENDIZ en la EMPRESA para que sus actividades en cada periodo práctico
correspondan al programa de la especialidad para la cual se está formando. QUINTA.-
Suspensión. El presente contrato se podrá suspender temporalmente en los siguientes
casos: a) Licencia de maternidad. b) Incapacidades debidamente certificadas. c) Caso
fortuito o fuerza mayor debidamente certificada o constatada d) Vacaciones por parte del
empleador, siempre y cuando el aprendiz se encuentre desarrollando la etapa práctica.
Parágrafo 1º. Esta suspensión debe constar por escrito. Parágrafo 2º Durante la
suspensión el contrato se encuentra vigente, por lo tanto, la relación de aprendizaje está
vigente para las partes (Empresa y Aprendiz). SEXTA.- Terminación. El presente contrato
podrá darse por terminado en los siguientes casos: a) Por mutuo acuerdo entre las partes.
B) Por el vencimiento del termino de duración del presente Contrato. C) La cancelación de
la matrícula por parte del SENA de acuerdo con el reglamento previsto para los alumnos.
D) El bajo rendimiento o las faltas disciplinarias cometidas en los periodos de Formación
Profesional Integral en el SENA o en la EMPRESA, cuando a pesar de los requerimientos de
la Empresa o del SENA, no se corrijan en un plazo razonable. Cuando la decisión la tome la
Empresa, esta deberá obtener previo concepto favorable del SENA. E) El incumplimiento
de las obligaciones previstas para cada una de las partes. SEPTIMA.- Relación Laboral. El
presente Contrato no implica relación laboral alguna entre las partes, y se regirá en todas
sus partes por el artículo 30 y s.s. de la ley 789 de 2002. Declaración Juramentada. El

196
APRENDIZ declara bajo la gravedad de juramento que no se encuentra ni ha estado
vinculado con la EMPRESA o con otras EMPRESAS en una relación de aprendizaje. Así
mismo, declara que no se encuentra ni ha estado vinculado mediante una relación laboral
con la EMPRESA. OCTAVA.- El presente contrato de aprendizaje rige a partir de D__ de
___M____ de ___A____ y termina el D__ de ___M____ de __A_____ fecha prevista como
terminación de la etapa productiva que se describe en la cláusula segunda de este
contrato. Para efectos de lo anterior, firman a los D__ de ___M____ de ___A_____

LA EMPRESA EL APRENDIZ

Señor empresario: Recuerde que todos los contratos de

aprendizaje y pagos de monetización deben ser
registrados por parte de la empresa patrocinadora; en el
Aplicativo SISTEMA GESTION VIRUTAL DE APRENDICES;
así como deben ser registradas todas las suspensiones
y/o terminaciones de Contratos de Aprendizaje (Acuerdo
11 de Noviembre 2.008)

197
198
Este manual se convierte en un insumo de total apoyo que servirá para dar trámite y
respuesta oportuna a los requerimientos y derechos de petición de los empresarios y
aprendices referentes al tema de contrato de aprendizaje

¿PARA QUE ME SIRVEN LOS REPORTES DEL FTP Y QUE CONTIENE CADA UNO DE ELLOS?

Mensualmente, la primera semana de cada mes en el ftp://172.16.2.69 Carpeta

Relaciones Corporativas / Carpeta Contrato de Aprendizaje; las regionales
encontrarán una carpeta con el nombre del mes actual; esta carpeta contiene el
informe detallado de toda la gestión acumulada de la vigencia, y también contiene
una relación de la ejecución del mes. Por lo anterior quiere decir que esta es la
información con la que las regionales deberán trabajar para el siguiente mes y es
de donde podrán sacar todos los informes que requieran y/o que consideren
necesarios para la ejecución de estrategias y seguimiento a indicadores de
regionales y de Centros. Es importante entonces recordar que el FTP es un
mecanismo que encontramos a través de internet y para el cual debemos estar
dentro de la intranet del SENA para tener acceso al mismo, nos da la posibilidad de
compartir archivos muy pesados o muy grandes los cuales no es posible compartir
a través del correo electrónico. Teniendo en cuenta que es un archivo compartido
debo entonces ingresar al acceso del ftp y copiar la carpeta completa, dirigirme al
escritorio de mi correo y copiarla, no la debo cortar pues si lo hago voy a dejar al
resto de las regionales sin la información ya que la carpeta va a desaparecer. Ahora
vamos a conocer cada uno de los archivos y su utilidad.

1. APRENDICES REGISTRADOS EN EL APLICATIVO TODO EL AÑO (Esta información la

requieren para el control de mano que solicita la Dirección de Planeación,
adicionalmente es nuestro referente para verificar en que porcentaje de
aprendices susceptibles de contrato de aprendizaje nos encontramos, indicador
que esta vigencia estará a cargo de los Coordinadores y de los Lideres)

199
2. APRENDICES REGISTRADOS EN EL APLICATIVO SOLO EL MES Esta información la
requieren para el control de mano que solicita la Dirección de Planeación,
adicionalmente es nuestro referente para verificar que los líderes de Centro están
ejecutando su tarea de manera constante y oportuna, es importante recordar que
en ningún caso pueden superar dos meses de iniciar la formación sin que los
aprendices seleccionen su modalidad de etapa productiva cuando esta se refiere a
Contrato de Aprendizaje.

3. CONTRATOS SENA EJECUTADOS TODO EL AÑO: Es el consolidado de todos los

Contratos SENA que se han ejecutado a lo largo del año sin importar la fecha fin, es
decir cuenta como contrato de la vigencia siempre y cuando la fecha fin del mismo
este entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de esa vigencia, de allí se saca la
cifra de Meta de Contratos de Aprendizaje, y se suman los contratos NO SENA de
toda la vigencia, esta información nos servirá para conocer el detalle de cada
contrato; verificar que las empresas estén registrando adecuadamente los
contratos, poder brindar información a los instructores de seguimiento de etapa
productiva, verificar cuales son las especialidades que tienen mayor demanda y
cuales las que no se están ofertando. Adicionalmente nos sirve para verificar el
cumplimiento de la meta por centros.

4. CONTRATOS SENA EJECUTADOS VIGENTES: Es el consolidado de todos los Contratos

SENA que se encuentran vigentes para ese mes, es decir que su fecha fin es igual a
la de ese mes por lo cual hacen parte del cumplimiento de la cuota regulada de la
empresa, este indicador nos servirá para validar que empresas están en presunto
incumplimiento porque no han registrado el 100% de sus contratos vigentes,
adicionalmente es la fotografía de las empresas que se encuentran al día y que
empresas están patrocinando aprendices de forma voluntaria, de esta tabla se saca

200
 el indicador de empresas al día, a nivel de Centro también nos sirve para verificar
que especialidades son las más ofertadas y las menos demandadas y ayudar a
realizar la oferta educativa.

5. CONTRATOS NO SENA EJECUTADOS TODO EL AÑO: Es un archivo que contiene todos

los contratos que se han firmado en la vigencia del 01 de enero hasta el 31 de
diciembre, de aprendices que no son SENA, por lo anterior es el archivo estratégico
para los gestores empresariales, allí está el detalle de aquellas empresas que están
patrocinando aprendices de otras instituciones y serán las empresas que tendrán
prioridad para acompañarlos en el proceso e inducirlos a que contraten aprendices
SENA. Para el uso de este archivo es indispensable utilizar un archivo llamado
Todas las instituciones diferentes al SENA con código, cruzando estas bases de
datos obtendrán la información de que instituciones son las más representativas
con aprendices diferentes al SENA y cuáles son los programas que utilizan las
empresas de estas instituciones para poder revisar nuestra oferta y llegar a
nuestros clientes con soluciones de contratación acordes a sus necesidades.

6. CONTRATOS NO SENA VIGENTES: Contiene la misma información que el cuadro

anterior y le poder dar el mismo manejo, solo que en este caso contiene los
contratos vigentes de otras entidades con los que las empresas están cumpliendo
su cuota regulada.

7. CONTRATAN CON OTRAS INSTITUCIONES: Es una tabla dinámica que se realiza a los
contratos vigentes de otras instituciones y donde se podrá verificar el detalle de las
empresas que están patrocinando aprendices de otras entidades, y la regional
donde están patrocinando, estará organizado de mayor a menor de acuerdo al
número de contratos ejecutados para que los gestores empresariales y los líderes
de contrato de aprendizaje apoyen a estas empresas en la consecución de

201
 contratos de aprendizaje SENA, recordemos que hay indicador para la vigencia de
2011 sobre la participación de otras entidades vs Aprendices SENA.

8. CONTRATOS VOLUNTARIOS: Contiene el detalle por Centro y por Regional de los

contratos de aprendizaje que han sido ejecutados en el marco del Decreto 1779 de
2009, es decir es donde se evidencian el registro de los contratos de aprendizaje
que las empresas voluntarias registradas en el SGVA han ingresado, resultado de
ser beneficiarios del Decreto. Este año este indicador tiene meta y es por este
reporte de donde se extrae la información para cuantificarla en los informes.

9. DETALLE DE APRENDICES DISPONIBLES: Es la principal herramienta de trabajo de los

líderes de Centro para depurar el aplicativo, verificar que aprendices no deben
estar en la plataforma y proceder a depurarlos, que aprendices tienen que
actualizasen y que aprendices deben ser eliminados del aplicativo, la herramienta
más útil para avanzar en esta depuración es a través de filtros que faciliten el
detalle de la información y la depuración del aplicativo de forma eficiente, ágil y
oportuna.

10. EMPRESAS REGISTRADAS COMO VOLUNTARIAS: Este archivo contiene todas las
empresas que se han registrado para tener aprendices voluntarios a partir de la
expedición del Decreto 1779, me permite conocer el detalle de aquellas empresas
que a la fecha no han sido habilitadas o de aquellas que no cumplen requisitos
para validarlas todos los meses, insumo importante para los técnicos de contrato
que tienen a cargo el garantizar que el 100% de las empresas se encuentran
habilitadas, informadas y capacitadas para la firma de los contratos de aprendizaje
voluntarios.

11. EMPRESAS REGULADAS VERIFICACION CUMPLIMIENTO: Contiene información

detallada de las empresas por regional con NIT, RAZÓN SOCIAL, REGIONAL,

202
 RESOLUCIÓN, EMPLEADOS, CUOTA, CONTRATOS VIGENTES, MONETIZACIÓN DEL
MES, TOTAL CUMPLIMIENTO); con el ánimo de hacer seguimiento a las empresas
que se encuentran en presunto incumplimiento, y gestionar los estados de cuenta
correspondientes para aquellas empresas que presentan los incumplimientos más
altos. es importante recordar que este indicador hace parte de las metas de las
regionales este año, este indicador corresponde a Empresas al Día.

12. INFORMACION CONTRATOS VOLUNTARIOS: Se encontrará el detalle de los

aprendices voluntarios de las empresas que están patrocinando aprendices por
encima de su cuota (Empresas obligadas) y la sumatoria de los contratos de los
contratos voluntarios de empresas (No Obligadas), este archivo contendrá
información de contratos y de empresas voluntarias obligadas y no obligadas. Es
importante tener en cuenta que el resultado de esta información es el indicador
para Presidencia.
13. PLANTILLA INFORME: Es un resumen consolidado de cada uno de los indicadores que
se reportan a presidencia, a la Dra. Ximena y a planeación detallado por Regional,
es la fotografía de ejecución de cada una de las regional y será la herramienta de
trabajo de cada uno de los coordinadores para implementar las estrategias que
sean necesarias para garantizar el cumplimiento de las metas.

203