Generalidades Ger - Proyectos

Escuela de Ingeniería de Antioquia
Educación Continua
Presentación realizada por Edgar Sánchez

Gómez
EXISTE
UNA DIFERENCIA
SUSTANCIAL ENTRE:
ESTAR DE GERENTE
DE PROYECTO
“ SER GERENTE DE
PROYECTO ”
Gómez
DIRECCIÓN O GERENCIA DE
PROYECTOS
Guía del PMBOK® DE PMI ®
Síntesis de Conceptos Básicos

Gómez
Fundamentos de la Gerencia de Proyectos
• PMI. Project Management Institute

• Fundado en 1.969
• Oficinas centrales en Philadelphia.
Pennsylvania. USA
• Desarrollo enfocado en las necesidades de
gerentes de proyecto alrededor del mundo
• Más de 225.000 miembros en 150 países
• La gerencia de proyectos es una profesión
Gómez
• Suma de conocimientos en la profesión de la

gerencia de proyectos
• Guia del PMBOK ( Project Management Body of
Knowledge)
• La Guía del PMBOK tiene como finalidad “Identificar
el subconjunto de fundamentos de la gerencia de
proyectos generalmente reconocidos como buenas
prácticas”

Gómez
• “Identificar” significa proporcionar una descripción general en

contraposición a una descripción exhaustiva.
• “Generalmente reconocido” significa que los conocimientos y prácticas

son aplicables a la mayoría de los proyectos la mayor parte del tiempo y
que existe un amplio concepto sobre su valor y utilidad.
• “Buenas prácticas” significa que existe un acuerdo general en que la

correcta aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas pueden
aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.
No quiere decir que los conocimientos descritos deben aplicarse siempre,
de forma uniforme, en todos los proyectos.

Gómez
EL EQUIPO DE DIRECCIÓN DEL

PROYECTO ES RESPONSABLE DE
DETERMINAR LO QUE ES
APROPIADO Y PROCEDENTE PARA
CADA PROYECTO

Gómez
• PROYECTO
– Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único ( Guía del PMBOK).
– Por tanto un proyecto es una respuesta

• Premeditada
• Sistemática
• Integral
• Formal
• Global

Gómez
CARACTERÍSTICAS
Temporal
– Tiene inicio y final definidos
– No son esfuerzos continuos
– No necesariamente significa corta duración
– El concepto no se aplica al entregable del proyecto.
Resultado generalmente es duradero
– El equipo y la oportunidad están limitados en el
tiempo.
Gómez
CARACTERÍSTICAS
Productos, servicios o resultados únicos.
Singularidad
Elaboración gradual
Desarrollar en pasos e ir aumentando gradualmente y
debe coordinarse con la definición adecuada del alcance
del proyecto
No confundirse con la “corrupción del alcance”

Gómez
Proyectos vs. Operaciones
Tanto las operaciones como los proyectos

poseen elementos que son comunes a los dos:
• Son realizadas por personas
• Son planificadas, ejecutadas y controladas
• Tienen asignados recursos limitados
• Sin embargo, poseen profundas diferencias

Gómez
PROYECTOS OPERACIONES
• Finalidad: Lograr el • Finalidad: Operación

objetivo y concluir continua para dar respaldo
• Singulares al negocio.
• Temporales • Repetitivas
• Concluyen cuando se • Permanentes: adoptan un
logran sus objetivos conjunto de nuevos
específicos objetivos y la trabajo
continúa

Gómez
Mapa Estratégico
Proyectos y la Planificación Estratégica
Son el resultado de una o más de las siguientes

consideraciones estratégicas:
• Una demanda del mercado ( oportunidad de
negocio)
• Una necesidad de la organización
• Una solicitud de un cliente
• Un avance tecnológico
• Un requisito legal
• Una necesidad social
Gómez
Dirección de Proyectos
Es la aplicación de conocimientos, técnicas, herramientas, habilidades a

las actividades de un proyecto a fin de satisfacer los requerimientos del
mismo .
La gerencia o dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e
integración de los procesos de iniciación, planificación, ejecución,
seguimiento y control, y cierre, a través de los cuales se debe:
– Identificar los requisitos y especificaciones del producto, servicio o resultado

del proyecto
– Establecer los objetivos, los cuales deben ser: específicos, claros, medibles, y
posibles de alcanzar
– Equilibrar las demandas recurrentes y concurrentes de alcance, calidad ,

tiempo y costos
– Adaptar las especificaciones, planes y enfoque del proyecto a las

necesidades, requerimientos y expectativas de los interesados en los
resultados Presentación realizada por Edgar Sánchez
Gómez
Áreas de Experiencia

Gómez
Conceptos Claves
• Definición del Ciclo de Vida del Proyecto
• Grupos de Procesos de la Dirección de

Proyectos
• Áreas de Conocimiento de la Dirección

de Proyectos
Gómez
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCESOS DE PLANIFICACION
PROC. DE INIC. PROC. DE CIERRE
PROCESOS DE EJECUCION

Gómez
Integración
Tiempo
Riesgo Adquisiciones
Calidad
Costo Alcance
Comunicaciones Recursos Humanos

Gómez
Conocimientos, normas y regulaciones del área de
aplicación
Las áreas de aplicación son categorías de proyectos que

tienen elementos significativos comunes pero que no son
necesarios ni están presentes en todos los proyectos.
Las áreas de aplicación se definen, por lo general, en términos
de:
• Departamentos funcionales y disciplinas de respaldo, como
las legales, de producción, de manejo de inventario, de
comercialización, de logística y de personal.
• Elementos técnicos, como el desarrollo o la ingeniería de
software y, en algunos casos, un tipo específico de ingeniería
como, por ejemplo, la ingeniería de aguas y sanitaria, o la
ingeniería de construcción
Gómez
aplicación
• Especializaciones de gestión, como la contratación por el

gobierno, el desarrollo de comunidades y el desarrollo de
nuevos productos.
• Grupos de industria, como el automotor, el químico, el

agrícola o el de servicios financieros.
• Cada área de aplicación, por lo general, tiene un conjunto de

normas y prácticas aceptadas, que a menudo se han
plasmado en regulaciones.
Gómez
aplicación
La Organización Internacional de Normalización

(International Organization for Standardization, ISO)
establece la siguiente diferencia entre normas y
regulaciones (Guía ISO/IEC 2: 1996)
– Una norma es un “documento establecido por consenso y aprobado
por un cuerpo reconocido que proporciona, para uso común y
repetido, reglas, pautas o características para actividades o sus
resultados, con el propósito de lograr el óptimo grado de orden en
un contexto determinado”.
– Una regulación es un requisito impuesto por el gobierno, que
especifica las características de productos, procesos o servicios,
incluidas las disposiciones administrativas aplicables, que son de
cumplimiento obligatorio.
Gómez
Comprensión del entorno del proyecto
• Casi todos los proyectos se planifican e implementan en un
contexto social, económico y ambiental y tienen impactos
positivos y negativos deseados y/o no deseados.
• El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en el

contexto de su entorno:
– Entorno cultural y social
– Entorno internacional y político
– Entorno Físico

Gómez
Conocimientos y habilidades de dirección
La dirección general comprende la planificación, organización,

selección de personal, ejecución y control de las operaciones
de una empresa en funcionamiento.
Incluye disciplinas de respaldo como por ejemplo:
• Gestión financiera y contabilidad
• Compras y adquisiciones
• Ventas y comercialización
• Contratos y derecho mercantil
• Fabricación y distribución
• Logística y cadena de suministro

Gómez
Conocimientos y habilidades de dirección
• Planificación estratégica, planificación táctica y planificación

operativa
• Estructuras y comportamiento de la organización,
administración de personal, compensaciones, beneficios y
planes de carrera
• Prácticas sanitarias y de seguridad
• Tecnología de la información
RECUERDE QUE:
UN GERENTE DE PROYECTO PRIMERO QUE
TODO ES UN GERENTE
Gómez
Habilidades interpersonales
• Comunicación efectiva. Intercambio de información
• Influencia en la organización. Capacidad para “lograr que las
cosas se hagan”
• Liderazgo. Desarrollar una visión y una estrategia, y motivar
a las personas a lograr esa visión y estrategia
• Motivación. Estimular a las personas para que alcancen altos
niveles de rendimiento y superen los obstáculos al cambio
• Negociación y gestión de conflictos. Consultar con los demás
para ponerse de acuerdo o llegar a acuerdos con ellos
• Resolución de problemas. Combinación de definición de
problemas, identificación y análisis de alternativas, y toma
de decisiones.
Gómez
Fases de la gerencia tradicional
de un proyecto
Yamal Chamoun en APP – La Guía

• Optimismo General
• Desorientación inicial
• Período de desorden incontrolado
• Alarma y caos, el tiempo no es el aliado
• Búsqueda implacable de culpables
• Sálvese quien pueda

Gómez
Fases de la gerencia tradicional
de un proyecto
• Castigo ejemplar a los inocentes
• Recuperación del optimismo perdido
• Terminación del proyecto a como de lugar
• Condecoración y premios a los no participantes

Gómez
Dirección de Proyectos
Gestión de la Gestión del Alcance Gestión del Tiempo

Integración del del Proyecto del Proyecto
Proyecto
Gestión de los Costos Gestión de la Calidad Gestión del Talento

del Proyecto del Proyecto Humano del Proyecto
Gestión de las Gestión de los Riesgos Gestión de las

Comunicaciones del del Proyecto Adquisiciones del
Proyecto Proyecto
Gómez
• GERENTE DE PROYECTO Y SU EQUIPO.ppt

Gómez
Contexto de la Dirección de Proyectos
La dirección de proyectos existe en un contexto

más amplio que incluye: la Dirección de
Programas, la Gestión del Portafolio y la Oficina
de Gestión de Proyectos.
• Programas y dirección de programas
Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya
dirección se realiza de manera coordinada para obtener
beneficios y control que no se obtendrían si fueran
dirigidos de forma individual .

Gómez
• Los programas pueden incluir elementos de

trabajo relacionados que están fuera del
alcance de los proyectos del programa.
• A diferencia de la dirección de proyectos, la
dirección de programas es la dirección
centralizada y coordinada de un grupo de
proyectos para lograr los objetivos y
beneficios estratégicos del programa.

Gómez
• Portafolios y gestión del portafolio

Un portafolio es un conjunto de: proyectos o programas
y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión
efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos
estratégicos de negocio.
Los proyectos o programas del portafolio no
necesariamente tienen que ser interdependientes o estar
directamente relacionados.

Gómez
• Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la

base de metas específicas.
– Maximizar el valor del portafolio, evaluando con cuidado los
proyectos y programas candidatos a ser incluidos en el
portafolio, y la exclusión oportuna de proyectos que no
cumplan con los objetivos estratégicos del portafolio.
– Equilibrar el portafolio entre inversiones incrementales y
radicales.
– usar los recursos de forma eficiente.
• Los altos gerentes o altos equipos de dirección, por lo general,
asumen la responsabilidad de la gestión del portafolio para una
organización.

Gómez
• Subproyectos
Con frecuencia, los proyectos se dividen en
componentes o subproyectos más fáciles de
gestionar, aunque los subproyectos
individuales pueden ser considerados
proyectos y dirigidos como tales. A menudo,
los subproyectos se contratan a una empresa
externa o a otra unidad funcional dentro de la
organización ejecutante.

Gómez
• PMO (Project Management Office)

Es una unidad de la organización para centralizar y coordinar
la dirección de proyectos a su cargo.
Funciones:
– Supervisa la dirección de proyectos, programas o una
combinación de ambos.
– Pone el énfasis en la planificación coordinada, la

priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos
vinculados con los objetivos de negocio generales de la
organización matriz o del cliente.
Gómez
– Puede operar con continuidad en aspectos que van desde

proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de
proyectos bajo la forma de formación, software, políticas
estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y
responsabilidad directas en sí mismas para lograr los objetivos del
proyecto
– Se puede delegar a una PMO específica la autoridad para actuar
como interesada integral y estar encargada de tomar decisiones clave
durante la etapa de iniciación de cada proyecto.
– Puede estar autorizada para hacer recomendaciones o concluir
proyectos a fin de ser congruente con sus objetivos de negocio.
– Puede participar en la selección, dirección y reubicación, si fuera
necesario, del personal compartido de los proyectos y, si es posible,
del personal dedicado de los proyectos .
Gómez
Características clave de una PMO
• Recursos compartidos y coordinados entre todos los

proyectos administrados.
• Identificación y desarrollo de la metodología de
dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de
las normas .
• Oficina de información y administración de políticas,
procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra
documentación compartida .
• Dirección de configuración centralizada para todos
los proyectos administrados .

Gómez
• Repositorio y gestión centralizados para riesgos
compartidos y únicos para todos los proyectos.
• Oficina central para la operación y gestión de
herramientas del proyecto, como el software para la
dirección de proyectos en toda la empresa.
• Coordinación central de la gestión de las
comunicaciones entre proyectos.
• Una plataforma guía para directores del proyecto.
• Supervisión central de todos los cronogramas y
presupuestos de proyectos.

Gómez
• Coordinación de los estándares generales de calidad

del proyecto entre el director del proyecto y
cualquier organización de evaluación de calidad de
personal o de estándares interna o externa.

Gómez
Ciclo de Vida del proyecto
• Define el conjunto de fases o etapas que

llevan un proyecto desde el principio hasta el
final.
• La definición del Ciclo de Vida del proyecto
puede ayudar al director o gerente del
proyecto a determinar si deberá tratar el
estudio de viabilidad como la primera fase del
proyecto o como un proyecto separado e
independiente.

Gómez
• Cuando el resultado de dicho esfuerzo

preliminar no sea claramente identificable, lo
mejor es tratar dichos esfuerzos como un
proyecto por separado.
• Las fases del ciclo de vida de un proyecto no

son lo mismo que los Grupos de Procesos de
Dirección de Proyectos.

Gómez
• La transición de una fase a otra generalmente

implica y, por lo general, está definida por
alguna forma de transferencia técnica.
• Generalmente, los productos entregables de
una fase se revisan para verificar si están
completos, si son exactos y se aprueban antes
de iniciar el trabajo de la siguiente fase.

Gómez
• No obstante, no es inusual que una fase

comience antes de la aprobación de los
productos entregables de la fase previa, cuando
los riesgos involucrados se consideran aceptables.
• Esta práctica de superponer fases, que
normalmente se realiza de forma secuencial, es
un ejemplo de la aplicación de la técnica de
compresión del cronograma denominada
ejecución rápida.
Gómez
No existe una única manera, que sea la mejor, para definir el

Ciclo de Vida ideal de un proyecto.
Generalmente define:
• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase.

• Cuándo se deben generar los productos entregables en cada
fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto
entregable .
• Quién está involucrado en cada fase
• Cómo controlar y aprobar cada fase.

Gómez

Gómez

Gómez
Relación entre : Ciclo de vida del proyecto
y Ciclo de Vida del Producto

Gómez
Interesados en el proyecto
(Stakeholders)
Stakeholders)
• Los interesados en el proyecto son personas y
organizaciones que participan de forma activa
en el proyecto o cuyos intereses pueden verse
afectados como resultado de la ejecución del
proyecto o de su conclusión.
• También pueden influir sobre los objetivos y
resultados del proyecto.
• GESTION DE LOS STAKEHOLDERS.pptx

Gómez
(Stakeholders)
Otros Gerentes de
interesados operaciones
Gerentes
Gerente de Patrocinador
Funcionales
Portafolio
Otros
E. de D de Gerente de miembros
P Proyecto del E. de Vendedores/
Gerente de P Socios de
Programa Negocios
Clientes
PMO usuarios
El Proyecto

Gómez
(Stakeholders)
Stakeholders)
• Director o Gerente del proyecto
• Cliente/usuario
• Organización ejecutante
• Miembros del equipo del proyecto
• Equipo de dirección del proyecto
• Patrocinador
• Influyentes
• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Gómez
Influencia de la estructura de la
organización en proyectos
Estructura de la
organización FUNCIONAL MATRICIAL ORIENTADA A
PROYECTOS
DEBIL EQUILIBRADA FUERTE

Características del
Proyecto
AUTORIDAD DEL DIRECTOR POCA O NINGUNA LIMITADA BAJA A MODERADA MODERADA A ALTA ALTA A CASI
DEL PROYECTO TOTAL
DISPONIBILIDAD DE POCA O LIMITADA BAJA A MODERADA MODERADA A ALTA ALTA A CASI

RECURSOS NINGUA TOTAL
QUIEN CONTROLA EL GERENTE GERENTE COMBINACIÓN DIRECTOPR DE DIRECTOR DE

PRESUPUESTO DEL FUNCIONAL FUNCIONAL PROYECTO PROYECTO
PROYECTO
ROL DEL DIRECTOR DEL DEDICACION DEDICACION DEDICACION COMPLETA DEDICACION COMPLETA DEDICACION
PROYECTO PARCIAL PARCIAL COMPLETA
PERSONAL ADMINISTRATIVO DEDICACION DEDICACION DEDICACION PARCIAL DEDICACION COMPLETA DEDICACION

DE LA DIRECCION DE PARCIAL PARCIAL COMPLETA
PROYECTOS

Gómez
Organización funcional

Gómez
Organización orientada a proyectos

Gómez
Organización matricial débil

Gómez
Organización matricial equilibrada o
moderada

Gómez
Organización matricial fuerte

Gómez
Organización matricial combinada

Gómez
Ejercicios de aplicación
• Resolver Caso Codeword

• Resolver Caso Multiprojects

Gómez
Gómez

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• PMI. Project Management Institute

• Suma de conocimientos en la profesión de la

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• “Identificar” significa proporcionar una descripción general en

• “Generalmente reconocido” significa que los conocimientos y prácticas

• “Buenas prácticas” significa que existe un acuerdo general en que la

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EL EQUIPO DE DIRECCIÓN DEL

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– Por tanto un proyecto es una respuesta

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Tanto las operaciones como los proyectos

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• Finalidad: Lograr el • Finalidad: Operación

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Son el resultado de una o más de las siguientes

Es la aplicación de conocimientos, técnicas, herramientas, habilidades a

– Identificar los requisitos y especificaciones del producto, servicio o resultado

– Equilibrar las demandas recurrentes y concurrentes de alcance, calidad ,

– Adaptar las especificaciones, planes y enfoque del proyecto a las

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• Definición del Ciclo de Vida del Proyecto

• Grupos de Procesos de la Dirección de

• Áreas de Conocimiento de la Dirección

PROC. DE INIC. PROC. DE CIERRE

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Comunicaciones Recursos Humanos

Las áreas de aplicación son categorías de proyectos que

• Especializaciones de gestión, como la contratación por el

• Grupos de industria, como el automotor, el químico, el

• Cada área de aplicación, por lo general, tiene un conjunto de

La Organización Internacional de Normalización

• El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en el

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La dirección general comprende la planificación, organización,

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• Planificación estratégica, planificación táctica y planificación

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• Recuperación del optimismo perdido

• Terminación del proyecto a como de lugar

• Condecoración y premios a los no participantes

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Gestión de la Gestión del Alcance Gestión del Tiempo

Gestión de los Costos Gestión de la Calidad Gestión del Talento

Gestión de las Gestión de los Riesgos Gestión de las

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La dirección de proyectos existe en un contexto

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• Los programas pueden incluir elementos de

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• Portafolios y gestión del portafolio

Presentación realizada por Edgar Sánchez

• Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la

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• PMO (Project Management Office)

– Pone el énfasis en la planificación coordinada, la