GESTION ADMINISTRATIVA

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MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
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ACTO ADMINISTRATIVO

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

MUNICIPIO DE MONIQUIRA

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

RAFAEL BECERRA SANTAMARIA

Jefe Oficina Asesora Control Interno

Moniquirá
Diciembre de 2021

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INDICE

INTRODUCCIÓN

I. ALCANCE

II. METODOLOGÍA

III. SINOPSIS

IV. AMBIENTE DE CONTROL

V. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

VI. SERVICIO AL CIUDADANO

VII. ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

VIII. ACCIONES PARA EL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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INTRODUCCIÓN

Tal como lo establece la Ley 87 de 1993, el Control Interno está integrado por el esquema de
organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y
de los recursos, se lleven a cabo de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes
dentro de las políticas trazadas por la alta dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y

artículo 156 del Decreto 2106 de 2019, la Oficina de Control Interno presenta y publica el
informe sobre el estado del Sistema de Control Interno en la Alcaldía de Moniquirá,
correspondiente al período julio - diciembre de 2021.

“ARTÍCULO 156. REPORTES DEL RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO. El artículo 14 de

la Ley 87 de 1993, modificado por los artículos 9o de la Ley 1474 de 2011 y 231 del Decreto 019
de 2012, quedará así:

Artículo 14. Reportes del responsable de control interno. El jefe de la Unidad de la Oficina de
Control Interno o quien haga sus veces, en una entidad de la Rama Ejecutiva del orden nacional
será un servidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Presidente de la
República.

Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los
organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en
ejercicio de sus funciones.

El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces deberá
publicar cada seis (6) meses, en el sitio web de la entidad, un informe de evaluación
independiente del estado del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos que
imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública, so pena de incurrir en falta
disciplinaria grave.

En aquellas entidades que no dispongan de sitio web, los informes a que hace referencia el
presente artículo deberán publicarse en medios de fácil acceso a la ciudadanía.

Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos
disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo
soliciten.” (El subrayado y el resaltado NO son del texto original)

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El objetivo de elaborar este Informe Pormenorizado es aportar a la permanente mejora de la

entidad en el alcance y cumplimiento de su misión:

“Fortalecer la gestión de las Entidades Públicas Nacionales y Territoriales, mejorar el

desempeño de los servidores públicos al servicio del Estado, contribuir al cumplimiento
de los compromisos del gobierno con el ciudadano y aumentar la confianza en la
administración pública y en sus servidores”.

Este Informe se enmarca en la Séptima Dimensión, Política de Control Interno establecida y

actualizada en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, bajo la estructura del
Modelo Estándar de Control Interno – MECI, en un esquema de cinco (5) componentes:

1) Ambiente de Control;
2) Evaluación del Riesgo;
3) Actividades de Control;
4) Información y Comunicación; y,
5) Actividades de Monitoreo.

Está claro que el MIPG y el MECI se incluyen, son integrados, coexisten el uno con el otro. Hay
que decirlo, el MECI debe ser objeto de revisión y actualización para confirmarse su
combinación y conjunción con las dimensiones establecidas por MIPG que pretende, entre otras
cosas, agrupar los requerimientos e informes que rinden las organizaciones públicas sobre su
gestión, en un solo Instrumento y a través de un único reporte anual: el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión MIPG y su herramienta de reporte, el FURAG.

El artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 establece que se deben integrar los Sistemas de
Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad y este Sistema único se debe articular con
el Sistema de Control Interno. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- surge como
el mecanismo que facilitará dicha integración y articulación. En desarrollo de lo anterior, el
Decreto 1499 de 2017 actualizó el Modelo para el orden nacional e hizo extensiva su
implementación diferencial a las entidades territoriales.

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- articula el nuevo Sistema de

Gestión, que integra los anteriores sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo
Administrativo, con el Sistema de Control Interno.

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I. ALCANCE

El presente informe determina el estado del Sistema de Control Interno de la Alcaldía Moniquirá.

II. METODOLOGÍA

La Oficina de Control Interno, de conformidad con el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, en el

cual se establece que “… El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar
en la página web de la entidad, un Informe Pormenorizado del estado del Control Interno de
dicha entidad, …”. Con base en el Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno, se
realiza este informe de Evaluación del Sistema de Control Interno, con destino a la Contraloría
General de la República dentro de la Rendición de la Cuenta Anual.

Es importante aclarar que el Informe Ejecutivo Anual anteriormente reglamentado a través del
artículo 2.2.21.2.5 del Decreto 1083 de 2015 ha sido modificado. En adelante, es a través del
aplicativo FURAG que se recolecta la información sobre el avance del Sistema de Control
Interno en todas las entidades, por tratarse de una Dimensión del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión – MIPG.

Ahora bien, volviendo al Informe desde el punto de vista metodológico, es importante aclarar
que se construyó a partir de la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI y su
interacción con las dimensiones del MIPG. Los componentes del MECI son:

• Ambiente de Control
• Gestión de Riesgos
• Actividades de Control
• Información y Comunicación
• Actividades de Monitoreo y Supervisión continua

III. SINÓPSIS

Los cinco componentes del Modelo Estándar de Control Interno se materializan y emplean de
acuerdo con los lineamientos del Decreto 1499 en el marco de implementación del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión el cual ha ido evolucionando lenta pero progresivamente,
como suele suceder en municipios de estas características. Los elementos existentes asociados
a cada uno de los componentes corresponden a los existentes desde hace varios años en el
Sistema de Gestión.

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Aunque materialmente se cumple con los componentes, es necesario desarrollar acciones de

mejora mediante la socialización al personal para la comprensión del proceso e interiorización
del mismo, así como el aprendizaje sobre el significado y propósito del Control, sus ventajas y
en suma la aprehensión de todo lo relacionado con el Sistema de Control Interno.

El Sistema de Control Interno es efectivo de manera moderada, es decir, requiere acciones de

mejora, relacionadas en gran parte con el hecho que una vez se inició el proceso de
implementación de exigencias del MIPG, no se ha actualizado el MECI de tal suerte que se
pueda integrar y produzca los efectos esperados con respecto al Modelo Integrado de
Planeación y Gestión.

Es necesario que la Secretaría de Planeación, responsable de la implementación del MIPG,

asuma el liderazgo principal en la ejecución del proceso y en su articulación con el MECI.

IV. AMBIENTE DE CONTROL

Se realizaron avances significativos durante 2021. El proceso de Reorganización administrativa

propició elementos para el Control, fundamentales. No se contaba con un Acto Administrativo
actualizado y técnicamente formulado, que permitiera identificar las áreas de responsabilidad y
las líneas de autoridad. Junto a este oportuno proceso, se formuló un nuevo Manual de
Procesos y Procedimientos integral, que abarca todas las áreas de la Administración y que
permitirá actualizar y modernizar las Tablas de Retención y de Valoración Documental.

Los procesos mencionados son elementos de control y de auditoría esenciales y necesarios

para elevar el Índice de Desarrollo Administrativo.

Con respecto al Control Interno, en los términos del MIPG (Dimensión 7) y tomando como
referencia el cuestionario del mismo Sistema de Desarrollo Administrativo, podemos decir lo
siguiente:

¿El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, está conformado?

Si. Se conformó mediante Resolución 090 de febrero 08 de 2018.

¿El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, está actualizado y sus

funciones armonizadas atendiendo los Decretos 648 de 2017 y 1499 de 2017?

El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno (Lineamientos: Decreto 648 de 2017,

artículo 2.2.21.1.5) es anterior al Decreto 1499 de 2017. Cada entidad internamente podrá
revisarlo para que sus funciones permitan armonía con el Comité Institucional de Gestión y

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Desempeño. En Moniquirá fue creado mediante Resolución 314 del 25 de abril de 2017 y no ha
recibido modificación alguna por cuanto no se ha apreciado la necesidad.

¿La Entidad contaba con un esquema para la definición de autoridad y responsabilidad?

No, pero ya fue elaborado de manera apropiada y técnica, aportando elementos para el Control,
fundamentales y necesarios. A partir de estos elementos se podrán elaborar otros que
aumentarán y mejorarán el Sistema de Control Interno, tales como: Manuales de funciones, de
Procesos, Tablas de Retención y de Valoración Documental, entre otros.

¿La entidad definió el Esquema de Líneas de Defensa?

Con el nuevo Acto Administrativo de Estructura Orgánica, ya definidas las áreas de

responsabilidad, se procederá a organizar la administración a partir de lo estipulado por el
MIPG.

¿Cuál es el análisis del avance (debilidades y fortalezas) del Sistema de Control Interno y
su articulación con el Sistema de Gestión a través del MIPG y MECI?

Es obligatoria profundiza en la formulación del MIPG en la entidad territorial y, especialmente, la

actualización del MECI. Desde la Oficina de Control Interno se ha ofrecido el apoyo decidido
mediante la aclaración de particularidades de estos sistemas de gestión, en la reunión del
Comité de Gestión y Desempeño. Se ha propuesto intensificar el abordaje de situaciones como
la actualización del MECI, formulación del Manual de Procesos y Procedimientos y Rediseño
Institucional.

La PRIMERA DIMENSIÓN ubica al Talento Humano como el corazón del Sistema. Eso sí es
una novedad y una enorme debilidad en la Alcaldía. Sin embargo, no es posible desconocer los
progresos que se han evidenciado.

En este entendido, teniendo en cuenta la debilidad en materia de Talento Humano y algo en

Información y Comunicaciones, debemos decir que se está logrando progresos sustanciales en
la integración de los sistemas de gestión y la materialización del Sistema de Control Interno a
partir del MECI.

¿Hay auditorias, investigaciones o planes de mejoramiento en curso?

Un Plan de Mejoramiento definido con la Contraloría General de la República – CGR.

Se cuenta con abundante producción material, necesaria, para generar un ambiente de control
eficaz y efectivo. No obstante, existe la debilidad de una baja sensibilización y capacitación a
los empleados, relacionada con el Sistema de Control Interno y todos y cada uno de sus

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elementos. Este proceso no debe reducirse a dos o tres eventos cortos de capacitación al final
de cada vigencia. Es necesario involucrar al personal, a partir de la aprehensión de procesos de
control y sus elementos, dentro del Sistema de Control Interno y la importancia de una Gestión
pública alrededor del mismo. Esto debe liderarlo la Secretaría de Planeación.

La Planeación Estratégica, como prerrequisito de la acción y de la ejecución del gasto, ha sido

objeto de la definición de lineamientos concretos y se ha cristalizado a través de la formulación
de planes dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión integrándolos a los Planes de
Acción 2021, como lo establece el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. Estos planes
institucionales y estratégicos, que se relacionan a continuación, fueron debidamente
documentados:

1) Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR

2) Plan Anual de Adquisiciones
3) Plan Anual de Vacantes
4) Plan de Previsión de Recursos Humanos
5) Plan Estratégico de Talento Humano
6) Plan Institucional de Capacitación
7) Plan de Incentivos Institucionales
8) Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo
9) Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
10) Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI
11) Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información
12) Plan de Seguridad y Privacidad de la Información.

V. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Es necesario evaluar la efectividad de los mecanismos de información interna y externa

(disponibilidad, confiabilidad, integridad y seguridad) a partir de la mejora de los controles en
materia de información y comunicación y del mejor flujo de la información requerida para apoyar
el funcionamiento del Sistema de Control Interno.
En todo caso se han tomado decisiones oportunas que han contribuido a una mayor dinámica
comunicacional de la entidad y se han tenido en cuenta las sugerencias, expectativas, quejas,
peticiones y reclamos de parte de la ciudadanía para llevar a cabo mejoras a los procesos y
procedimientos de la entidad.

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VI. SERVICIO AL CIUDADANO

La atención ha evolucionado singularmente. Es importante incrementar las tareas encaminadas

a divulgar con los ciudadanos, usuarios y grupos de interés las acciones de mejoramiento que
la entidad ha implementado a partir de los resultados del ejercicio de Rendición de Cuentas y
diseñar indicadores para medir las características y preferencias de los ciudadanos como guía
de medición y seguimiento del desempeño en el marco de la política de servicio al ciudadano de
la entidad.

Se realizan actividades periódicas tendientes a calcular el tiempo de atención como guía de

medición y seguimiento del desempeño en el marco de la política de servicio al ciudadano de la
entidad.

VII. ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Puntaje Referencia

(Máx. 100) Máxima
Ambiente propicio para el ejercicio del Control 45.7 88.56
Evaluación Estratégica del Riesgo 49.2 89.80
Actividades de Control Efectivas 60.3 97.29
Información y Comunicación relevante y oportuna para el Control 59.8 97.67
Actividades de Monitoreo Sistemáticas y orientadas a la Mejora 46.3 97.34

ÍNDICE DE CONTROL INTERNO

(Máx. 100)
2018 2019 2020 Promedio Grupo Par
52.5 55.7 52.3 58.3

La Oficina de Control Interno considera que el Sistema de Control Interno presenta una
adecuada estructura que permite gestionar los riesgos y el cumplimiento de Objetivos
Estratégicos. Se debe continuar en el empeño de Fortalecer la Cultura del Autocontrol y
continuar con estrategias mancomunadas entre las diferentes áreas responsables de la
aplicación de las políticas establecidas en MIPG y continuar con el monitoreo del desempeño de
los procesos, riesgos, controles, metas y objetivos institucionales, retroalimentación de los
grupos de valor, entre otros.

VIII. ACCIONES PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

 Modificar el manual de funciones de la entidad con base en los requisitos de la ley 1955 de
2019 y el Decreto 2365 de 2019 en lo que respecta a la facilidad de los jóvenes para el
ingreso a la administración pública.

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 Disponer de un diagnóstico de accesibilidad y análisis de puestos de trabajo, con

recomendaciones para la implementación de ajustes razonables de acuerdo con los
servidores públicos vinculados, en especial aquellos con discapacidad.

 Establecer disposiciones y definir responsabilidades para la identificación, evaluación,

prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo
psicosocial en el trabajo.

 Dinamizar la labor de la Comisión de Personal que atienda lo establecido en la Ley 909 de

2004.

 Propiciar y facilitar diferentes formas de comunicación dentro de la entidad, para que su

talento humano cuente con información clara y precisa, y a su vez, pueda expresarse fácil y
oportunamente, compartir su conocimiento, proponer soluciones, entre otras.

 Establecer incentivos especiales para el personal de servicio al ciudadano, de acuerdo con

lo previsto en el marco normativo vigente (Decreto 1567 de 1998, Ley 909 de 2004, Decreto
894 de 2017) y otros estímulos para quienes se encuentren con distinto tipo de vinculación
(provisionales, contratistas, etc.) en la entidad.

 Fomentar desde la Alta Dirección espacios de participación para todo el personal, para
armonizar los valores del servicio público con los códigos de ética institucional, implementar
jornadas de difusión y herramientas pedagógicas para desarrollar el hábito de actuar de
forma coherente con ellos. Desde el sistema de control interno efectuar su verificación.

 Reconocer y adoptar en la entidad las herramientas o instrumentos en seguridad digital

definidas por el Gobierno Nacional tales como la Guía para la Administración del Riesgo y el
diseño de controles en entidades públicas. Riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad
Digital.

 Elaborar planes para la adecuación y mantenimiento de los edificios, sedes y espacios

físicos como parte de la gestión de los bienes y servicios de apoyo de la entidad y
establecer un sistema o mecanismo de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo
para los bienes que así lo requieren.
 Adoptar acciones para optimizar el consumo de bienes y servicios, la gestión de residuos,
reciclaje y ahorro de agua y energía y para optimizar el uso de vehículos institucionales.

 Materializar el proceso de Baja de Bienes que son inservibles o han agotado su vida útil,
con el fin de depurar la administración de recursos físicos y evacuar espacios virtualmente
ocupados por “basura”.

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 Establecer una política ambiental para la entidad, promover el uso racional de los recursos
naturales como parte del compromiso de la entidad con el medio ambiente y desarrollar
acciones de reciclaje como parte del compromiso de la entidad con el medio ambiente.

 Establecer por parte del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno una
metodología que permita la documentación y formalización del esquema de las líneas de
defensa.

 Dar un manejo a los riesgos de manera tal que tenga la capacidad de controlar los puntos
críticos en los procesos. Para esto se deberá identificar y documentar los riesgos para
posteriormente definir y ejecutar tareas que permitan controlar dificultades (riesgos) que
eventualmente afectan el cumplimiento de metas y objetivos de la Entidad, definiendo,
específicamente, los responsables de hacer el seguimiento a los problemas (riesgos) que
afectarían esas metas y objetivos

 Asegurar por parte de los líderes de proceso, proyectos o programas, y el representante

legal, que entre los procesos fluya información relevante y oportuna, así como hacia los
ciudadanos, organismos de control y otros externos.

 Promover en el Comité Institucional de Gestión de Desempeño, la presentación y análisis de

los resultados de gestión del Sistema de Control Interno de la Entidad.

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