OBTENCIÓN DE DATOS EXTERNOS

La herramienta Obtener datos externos permite llevar a Excel datos procedentes de otras fuentes,
como archivos de texto o bases de datos, para su posterior tratamiento y análisis en la hoja de cálculo.

Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

 Obtener datos de Access.

 Obtener datos de archivos de texto.

 Obtener datos de otras fuentes.

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DESDE ACCESS

Microsoft Access es un gestor de bases de datos relacionales en las que se almacena información
mediante tablas. Pues bien, los datos de esas tablas, y de consultas basadas en ellas, se pueden traer
a Excel para analizarlos posteriormente.

Para ello, acudiremos a la pestaña Datos, ejecutaremos el comando Obtener datos externos y
seleccionaremos Desde Access.

Localizaremos el archivo de base de datos y lo abriremos.

En el cuadro de diálogo se muestran las tablas y consultas que contiene la base de datos seleccionada.
Elegimos la que nos interesa y pulsamos el botón Aceptar.

A continuación, indicaremos cómo queremos que se muestren los datos: como tabla, tabla dinámica,
gráfico dinámico… y dónde queremos que se muestren.

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Al pulsar el botón Aceptar, se mostrarán los datos como hayamos decidido. En este caso, como tabla.

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DESDE TEXTO

Otra de las fuentes de las que podemos obtener datos son los archivos de texto.

Dependiendo de la forma en la que se delimitan los campos, distinguimos dos tipos:

- Delimitados: Los campos están separados por un carácter (coma, punto y coma, espacio,
tabulación…).
- De ancho fijo: Cada campo tiene una anchura definida.

Para el ejemplo, disponemos de un archivo de texto, en formato CSV delimitado por comas.

Para importar datos de archivos de texto, ejecutaremos el comando Obtener datos externos y
seleccionaremos la opción Desde un archivo de texto.

Localizamos el archivo que contiene los datos a importar y lo abrimos. En ese momento se inicia un
asistente que nos guiará en la importación de los datos.

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En el primer paso elegiremos el tipo: delimitado o de ancho fijo. En nuestro caso, delimitado, ya que
los campos están separados por comas. Pulsamos el botón Siguiente.

Ahora se trata de indicar el carácter de separación. En nuestro caso, la coma. Pulsamos el botón
Siguiente.

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En este paso podremos establecer el formato de cada uno de los campos. Se trata de selecciona cada
uno de ellos y elegir su formato. En nuestro caso, todos General.

Pulsamos el botón Finalizar e indicamos dónde situar los datos.

El resultado es:

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OTRAS POSIBILIDADES

Además de las vistas, también podemos obtener datos de páginas Web o de otros tipos de fuentes,
como bases de datos de SQL Server o archivos XML.

DESDE LA WEB
Desde Excel podemos importar datos de tablas de páginas Web. Para ello, ejecutaremos el comando
Obtener datos externos, y seleccionaremos Desde la Web.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta web, introduciremos la dirección de la página que contiene la
tabla cuyos datos queremos importar, la localizamos y la seleccionamos.

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Una vez seleccionada, pulsamos el botón Importar.

Indicamos dónde queremos que se sitúen los datos y pulsamos el botón Aceptar. El resultado es:

Una vez importados los datos podremos refrescarlos ejecutando el comando Actualizar todo situado
dentro del grupo Conexiones en la ficha Datos. Esto hará que se descargue una versión actualizada de
los datos sin necesidad de abrir la página Web.

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DESDE OTRAS FUENTES
Si los datos que necesitamos, se encuentran en una base de datos SQL Server, o en un archivo XML,
por ejemplo, ejecutaremos el comando Obtener datos externos y seleccionaremos la opción Desde
otras fuentes.

Al seleccionar un determinado origen de datos, se mostrará un asistente que nos guiará en su

importación.

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CONEXIÓN CON ACCESS: IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN

Las conexiones de datos son vínculos a datos de otras fuentes, que se pueden actualizar si cambian en
el origen.

Para establecer una conexión, en este caso, con una base de datos de Access, ejecutaremos el
comando Conexiones, situado en el grupo de opciones del mismo nombre, dentro de la pestaña Datos.

En el cuadro de diálogo Conexiones en el libro, pulsaremos el botón Agregar.

Se mostrarán las conexiones existentes, además de la posibilidad de establecer otra pulsando el botón
Examinar en busca de más…

Una vez localizado el archivo de base de datos, se mostrarán las tablas que contiene.

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Seleccionamos la que nos interese y pulsamos el botón Aceptar.

Una vez creada la conexión, pulsamos el botón Cerrar.

Para importar los datos de la conexión creada, ejecutaremos el comando Obtener datos externos y
seleccionaremos la opción Conexiones existentes.

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Seleccionamos la que nos interese y pulsamos el botón Abrir.

Decidimos cómo se mostrarán los datos…

Y pulsamos el botón Aceptar. El resultado, como tabla, es este:

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De esta forma, la tabla de Excel queda vinculada con la de Access, de tal forma que podremos actualizar
los datos cuando nos interese.

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