INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

GUÍA PARA TALLER

1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Tecnólogo Gestión Administrativa

Proyecto de la Formación Fortalecer los procesos administrativos en las MYPES del
Profesional: Departamento de Santander.
Organizar la documentación teniendo en cuenta las
Competencia:
normas legales y de la organización.
Conservar documentación empresarial según las normas
Actividad de Aprendizaje:
legales vigentes.
Evidencia de Desempeño y/o producto:
• Taller sobre Cuadro de Clasificación Documental.
Criterios de Evaluación:
• Utiliza responsablemente las tablas de retención documental.
Duración de la evaluación:
1 hora
Nombre del Aprendiz (a) en formación:
No. ficha:
Centro de formación:
Regional:
Nombre del Instructor(a):

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Querido Aprendiz:

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de producto sobre Cuadro de
Clasificación Documental. Lo(a) invito para que diligencie la actividad y la entregue al
Instructor(a) formador(a).

La realización de esta evaluación se hará por grupo GAES con el objeto de afianzar sus
conocimientos sobre el tema que desarrollará el instructor en el ambiente de aprendizaje.
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3. CONTENIDO y/o SITUACION DESCRIPTIVA:

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

I PARTE

1. Identifique y codifique las secciones y subsecciones del organigrama de la Institución.

Fondo Documental: Colegio Los Niños Creativos

ORGANIGRAMA

Consejo
Académico

100
II Comité de
RECTORÍA
Evaluación

110
120 130

BIENESTAR AL COORDINACIÓN SECRETARÍA

ALUMNADO ACADEMICA

131

CONTABILIDAD
Y FINANZAS

PARTE

2. Con la siguiente información del Colegio Los Niños Creativos:

Identifique:
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● Fondo Documental.
● Al frente de cada función, escriba la serie y/o subserie.

FONDO: Colegio niños creativos

FUNCIONES SERIES Y SUBSERIES

100 RECTORÍA
Creada mediante Resolución 005 de enero
2000
● Evaluar junto con el Comité
EVALUACIONES
Evaluador, las acciones de formación
Evaluaciones de acciones de formación
impartida por el Colegio.
● Identificar y elaborar los proyectos PROYECTOS
institucionales. Proyectos institucionales
CIRCULARES
● Divulgar información de interés para
Circulares Informativas
los alumnos.
Circulares Normativas
● Programar las reuniones del Consejo ACTAS
Académico cada vez que se requiera. Actas de consejo Académico
CONTRATOS
● Contratar personal requerido para la
Contratos de Prestación de servicios
Institución.
personales
● Rendir informe sobre planeación y INFORMES
ejecución de actividades. Informes de Actividades
● Rendir informe general semestral al
Informes al Ministerio de Educación Nacional
Ministerio de Educación.
120 COORDINACIÓN ACADÉMICA
Creada mediante Resolución 006 de enero
2000.
● Aportar información para elaborar los
PLANES
planes de capacitación para
Planes de capacitación
profesores.
● Organizar los diferentes comités por ACTAS
especialidad. Actas de Comité por Especialidad
● Rendir informe bimensual de Informes
planeación y ejecución de actividades. Informes de Actividades
110 BIENESTAR AL ALUMNADO
Creada mediante resolución 007 de enero
2000
● Estructurar y desarrollar programas PROGRAMAS
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de bienestar para el alumnado. Programas de bienestar para el alumno
● Propiciar la integración de los
CONVIVENCIAS ESTUDIANTILES
estudiantes a través de convivencias.
● Rendir informe sobre la ejecución de INFORMES
actividades planeadas al alumnado. Informes de Actividades
130 SECRETARÍA
Creada mediante Resolución 008 de enero
2000.
● Registrar el ingreso de alumnos, de
REGISTROS
conformidad con los requerimientos
Registros de Ingresos de Alumnos
establecidos.
● Elaborar y mantener actualizada la
HISTORIAS ACADÉMICAS
información de los estudiantes.
● Mantener actualizadas las respectivas
historias laborales de los funcionarios HISTORIAS LABORALES
del plantel.
● Administrar la documentación INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
recibida y producida por la institución. Tablas de Retención Documental
● Controlar la documentación que INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
posee la unidad administrativa. Inventarios Documentales
● Controlar la existencia y estado de los INVENTARIOS
diferentes equipos, muebles y enseres Inventarios de Equipos
de la institución. Inventarios de Muebles y Enseres
● Rendir informe sobre planeación y INFORMES
ejecución de actividades. Informes de Actividades
● Realizar eliminación documental, ACTAS
según la disposición de las TRD. Actas de Eliminación de Documentos
131 CONTABILIDAD Y FINANZAS/SECRETARÍA
Creada mediante Resolución 020 de enero
2001
COMPROBANTES
● Contabilizar ingresos y egresos de la
Comprobantes de Ingresos
institución.
Comprobantes de Egresos
● Tramitar oportunamente los pagos
que contrae la institución, por
ÓRDENES DE PAGO
compromisos adquiridos con otras
entidades.
● Mantener los saldos al día, de las
diferentes cuentas corrientes
CONCILIACIONES BANCARIAS
Bancolombia y Citibank que maneja la
institución
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● Rendir informe sobre planeación y INFORMES
ejecución de actividades. Informes de Actividades

3. Ahora tome el listado de series y subseries, y colóquele al frente su Procedencia, es decir, la

sección que las produjo o donde nacieron.

FONDO: _________________________________________________________________

PROCEDENCIA
SERIES Y SUBSERIES
(Sección/Subsección)
ACTAS 100,120,130

Actas de Comités por Especialidad 120

Actas de Consejo Académico 100

Actas de Eliminación de Documentos 130

CIRCULARES 100

Circulares informativas 100

Circulares normativas 100

COMPROBANTES 131

Comprobantes de Egresos 131

Comprobantes de ingresos 131

CONCILIACIONES BANCARIAS 131

CONTRATOS 100
Contratos de Prestación de Servicios
100
Personales
CONVIVENCIAS ESTUDIANTILES 110

EVALUACIÓN 100

Evaluaciones de Acciones de Formación 100

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HISTORIAS ACADÉMICAS 130

HISTORIAS LABORALES 130

INFORMES 100,110,120,130,131

Informes al Ministerio de Educación Nacional 100

Informes de Actividades 100,110,120,130,131

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 130

Inventarios Documentales 130

Tablas de Retención Documental 130

INVENTARIOS 130

Inventarios de Equipos 130

Inventarios de Muebles y Enseres 130

ÓRDENES DE PAGO 131

PLANES 120

Planes de Capacitación para Profesores 120

PROGRAMAS 110

Programas de Bienestar al Alumno 110

PROYECTOS 100

Proyectos Institucionales 100

REGISTROS 130

Registro de Ingresos de Alumnos 130

4. Ordene alfabéticamente el listado de series y subseries y codifique

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CÓDIGO SERIES CÓDIGOS SUBSERIES
Actas de Comités por Especialidad
01 ACTAS Actas de consejo Académico
Actas de eliminación de Documentos
Circulares Informativos
02 CIRCULARES
Circulares Normativas
Comprobantes de Egresos
03 COMPROBANTES
Comprobantes de Ingresos
04 CONCILIACIONES BANCARIAS
Contratos de Prestación de servicios
05 CONTRATOS
Personales
Contratos de Prestación de Servicios
06 CONVIVENCIAS ESTUDIANTILES
Personales
Evaluaciones de Acciones de
07 EVALUACIONES 01
Formación
08 HISTORIAS ACADÉMICAS
09 HISTORIAS LABORALES
Informes al Ministerio de Educación
01
10 INFORMES Nacional
02 Informes de Actividades
01 Inventarios Documentales
11 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
02 Tablas de Retención Documental
01 Inventarios de Equipos
12 INVENTARIOS
02 Inventarios de muebles y Enseres
13 ÓRDENES DE PAGO
Planes de Capacitación para
14 PLANES 01
Profesores
Programas de Bienestar al
15 PROGRAMAS 01
Alumnado
16 PROYECTOS 01 Proyectos Institucionales
17 REGISTRO 01 Registros de Ingresos de Alumnos
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III PARTE

5. Elabore el cuadro de clasificación documental.

6. Guarde el cuadro de clasificación documental como evidencia en su portafolio.

7. Envíe el cuadro de clasificación documental, junto con las demás evidencias, a través del link de envío habilitado en la plataforma blackboard.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

FONDO: _COLEGIO LOS NIÑOS CREATIVOS___________________________________________________________________

CÓDIG
SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIE
O
100 RECTORÍA 01 ACTA 02 Actas de Consejo Académico
02 CIRCULARES 01 Circulares Informativas
02 Circulares Normativas
03 CONTRATOS 01 Contratos de Prestación de
Servicios Personales
07 EVALUACIONES 01 Evaluaciones de Acciones de
Formación
10 INFORMES 01 Informes al Ministerio de
Educación Nacional
02 Informes de Actividades
16 PROYECTOS 01 Proyectos Institucionales
110 BIENESTAR AL ALUMNADO 06 CONVIVENCIAS
ESTUDIANTILES
10 INFORMES 02 Informes de actividades
15 PROGRAMAS 01 Programas de bienestar para
el alumno
120 COORDINACIÓN 01 ACTA 01 Actas de comité por
ACADÉMICA 10 INFORMES 02 especialidad
14 PLANES 01 Informe de actividades
Planes de capacitación por
especialidad
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130 SECRETARIA 01 ACTAS 03 Actas de eliminación de
documentos
08 HISTORIAS
ACADÉMICAS
09 HISTORIAS
LABORALES
10 INFORMES 02 Informes de actividades
11 INSTRUMENTOS 01 Tablas de retención
ARCHIVÍSTICOS documental
02 Inventarios documentales
12 INVENTARIOS 01 Inventarios de equipos
02 Inventarios de muebles y
17 REGISTROS enseres
01 Registro de ingreso de
alumnos
131 CONTABILIDAD Y FINANZAS 02 COMPROBANTES 02 Comprobante contable de
ingresos
04 CONCILIACIONES 01 Comprobante contable de
BANCARIAS egresos
10 INFORMES
13 ÓRDENES DE PAGO 02 Informe de actividades
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4. EVALUACIÓN:

Observaciones:

Recomendaciones:

Juicio de Valor:

Observaciones del evaluado:

Ciudad y Fecha:
Instructor (a):

Aprendiz(a):