Resumen de Comunicación T5

1. El archivo: finalidad y funciones

El archivo y la conservación de documento es esencial para el correcto funcionamiento de cualquier empresa
1.1 Naturaleza y finalidad de la labor de archivo
En el ámbito empresarial el archivo: -Es un lugar físico en el que una persona, empresa o institución ordena,
clasifica y guarda documentos de una determinada actividad se denomina archivo de documentación.
-Institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos.
En la labor que nos ocupa, un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio
y el desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas, con el fin de facilitar su actividad.
El archivo de documentos debe gestionarse de forma adecuada porque: 1. Determinados documentos,
contratos, escrituras, etc.. pueden servir como documento probatorio ante un tercero. 2. Existe la obligación
legal de conservar cierta documentación durante tiempo desde su elaboración.
El archivo empresarial de documentos actúa como memoria colectiva y se considera un instrumento para
generar información de calidad. Por ello es necesario: 1- Guardar y conservar correctamente los documentos
objeto de archivo. 2- Localizar clq documento de una forma fácil y rápida. 3- Establecer procedimientos que
regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo ha de destruirse.
1.2 ¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?