Está en la página 1de 4

NARRATIVA DEL FLUJOGRAMA DE COMPRAS

El proceso de compras comienza en el departamento de compras cuando el


gerente general de uno de los departamentos o de cada planta realiza la requisición de
compra de materia prima, servicios, materiales y suministros, entre otros al Jefe del
departamento de compras.

Este departamento cuenta con dos asistentes una que recibe las solicitudes de los
departamentos y otra que recibe los requerimientos de compra de las plantas que tiene la
compañía a nivel nacional, del mismo modo cuenta con tres analistas, uno para compras de
los departamentos y dos para compras de las plantas, todos con entrenamiento y acceso al
sistema de compras y cuentas por pagar con un usuario y contraseña que los identifica, con
el código asignado a cada producto pueden cargar las solicitudes de compras; el
departamento cuenta del mismo modo con un subgerente que supervisa al personal de
compra y se encarga de analizar y aprobar compras por montos inferiores de Bs. 250.000 y
con un gerente que se encarga de la aprobación de compras que superen el monto de Bs.
250.000.

El asistente de Compras se encarga de recibir todos los requerimientos y éstos son


distribuidos por el Gerente General según sea el caso al analista del departamento, quien se
encarga de analizar las solicitudes y verificar la existencia de materiales en el almacén
mediante un correo que le envía al supervisor de este departamento, en el caso de:

- Existir, el supervisor del almacén emite una respuesta vía electrónica indicando la
cantidad disponible con el monto correspondiente para que no se realice la solicitud de
compras, una vez que el Gerente de compra está al tanto, de acuerdo con la cantidad y las
características de los materiales, contesta vía correo si el departamento solicitante acepta o
no el despacho de los productos, en caso de ser favorable el Jefe de almacén autoriza la
salida de los bienes para el departamento y/o planta solicitante, los cuales serán entregados
por los obreros del almacén.
- De no existir, el Supervisor del almacén se lo comunicará al Gerente de Compra o
Subgerente dependiendo del monto de la solicitud vía correo electrónico, quien se
encargara de activar el otro mecanismo de búsqueda de materiales. En este caso el Gerente
contacta al analista de compra para que realice la preselección en el sistema del listado de
los proveedores que se encargan de distribuir los materiales regularmente dependiendo del
tipo de material solicitado. El Analista de compra debe verificar en la base de datos si el
proveedor está registrado en la base de datos; en caso de que no, el mismo debe cargar en la
base de datos del sistema los datos del nuevo proveedor lo que permitirá a la empresa tener
un registro del mismo.

Luego de ello se realiza la solicitud y se envían vía email a los proveedores


seleccionados (mínimo tres), quienes enviaran sus cotizaciones para seleccionar la mejor
opción de compra. Se elabora la orden de compra por el analista mediante el sistema
computarizado, la cual debe ser revisada y aprobada electrónicamente por el Gerente o
Subgerente dependiendo del monto de la compra, para poder enviársela al proveedor.
Adicionalmente se realiza y envía a almacén una lista de “mercancía a recibir” la cual
contendrá las especificaciones de la mercancía solicitada pero no aparecerán en ella los
precios a los cuales se adquirieron. Con dicha lista el supervisor de almacén permitirá el
ingreso de la mercancía cuando el proveedor la envíe.

En caso que el jefe de almacén devuelva la mercancía por no cumplir con las
especificaciones solicitas y lo notifique al departamento de compras, el analista recibe la
información y se comunica con el proveedor, para luego seleccionar otra cotización y
realizar nuevamente el procedimiento de compras.

Departamento de almacén:

La entidad cuenta con un jefe de almacén y dos supervisores quienes verifican y


autorizan la entrada de mercancía en las área de almacén y cada supervisor tiene un
asistente el cual tiene acceso a través de un usuario y clave de los sistemas generales para
que pueden visualizar con el código de factura la compra sin modificar la misma y puede
añadir al inventario la entrada de la mercancía; además el departamento cuenta con
cuarenta obreros que se encargan de recibir y almacenar los productos.

En este departamento el asistente de almacén verifica la disponibilidad de la


mercancía notificando a su supervisor, quien le contestara al analista de compras vía correo
electrónico.

El Supervisor del almacén recibe lista de la mercancía a recibir, recepciona la


mercancía y realiza un conteo de la misma verificando que las cantidades a recibir sean
iguales a las ordenadas y se encuentren acordes a lo establecido en la factura otorgada por
el proveedor, en caso de haber diferencia devuelve la mercancía y se comunica con el Dpto.
de Compras. Además evalúa que las especificaciones establecidas en la lista sean iguales a
las de la mercancía recibida. Si la mercancía no cumpliera con estas condiciones no se
permite la entrada de dicha mercancía a los almacenes y se notifica a la gerencia del Dpto.
de Compras. De igual forma revisa la fecha de vencimiento de los lotes de mercancía
adquirida, solo se permite recibir mercancía (plástico) con un año previo al vencimiento.

Si todo ese encuentra en orden se recibe la factura que deberá firmarse y sellarse
tanto por el proveedor como por el Jefe de almacén que está conforme con la mercancía,
enviándola al departamento de contabilidad. Luego el asistente de almacén debe registrar
en el sistema de inventarios la entrada de la mercancía con su respectivo número de factura.

Los viernes el jefe de compras envía a contabilidad los costos y gastos de la semana
para que éstos clasifiquen y registren los costos que deben o no capitalizarse a los
inventarios.

Departamento de Contabilidad:

La empresa cuenta con 5 auxiliares contables, estos se encargan de las


conciliaciones bancarias, de facturas vs. los registros; archivar los soportes contables,
verificación de saldos del libro mayor vs. el auxiliar; 3 asistentes contables encargados del
registro y arqueo de la cartera de cuentas por pagar; un supervisor de los auxiliares, un
supervisor de los asistentes que evalúa y verifican su desempeño y gestión de sus
actividades; y un gerente de departamento encargado de la evaluación general del
departamento.

En este departamento el asistente recibe la factura, verifica que la factura cumplan


con las especificaciones fiscales, efectuando la respectiva retención de IVA, en caso de no
cumplir con las especificaciones se remiten al vendedor. Además revisa que la factura
incluya todos los gastos y costos de adquisición en caso de que aplique.

El proceso de compras y cuentas por pagar culmina cuando se registra la factura en


el sistema contable, reconociendo el inventario que ingresó, el pasivo generado y
archivando la factura.

Al cierre de cada mes el departamento de contabilidad valida con el almacén las


recepciones pendientes de registro, y contabiliza las facturas correspondientes contra una
cuenta transitoria del rubro de pasivo.

El auxiliar contable realiza una conciliación mensual de las notas de devolución


entre lo comprado, pagado, lo pendiente por pagar y lo devuelto en libros, verificando que
se cumple con el adecuado y oportuno registro de las mismas. En caso de omisión se
registra a esa fecha.

El resultado de las conciliaciones y verificaciones realizadas por los auxiliares y


asistentes contables deben ser reportados al supervisor de contabilidad para que este evalúe
la materialidad de dichos resultados en los estados financieros y la toma de decisiones.

Intereses relacionados