INFORME DE CONTROL INTERNO

A. ASPECTOS GENERALES
a. Manuales
La empresa no cuenta con manuales de funciones ni de procedimientos, lo
que ocasiona que los empleados no tengan un respaldo escrito de cuáles
son sus responsabilidades y funciones, pudiéndose generar conflictos
internos en el momento en que surjan problemas e inconsistencias en la
información administrativa, financiera y contable.
Recomendación: Desarrollar un manual de procedimientos y funciones,
adecuado al giro del negocio de la empresa, para tener evidencia escrita de
las responsabilidades y funciones que tienen cada uno de los empleados y
la manera cómo estos deben hacer sus tareas.
b. Ambiente laboral
En el Departamento de Contabilidad existe un ambiente laboral estresante,
debido a que la gerencia general siempre está presionando al mencionado
departamento, ya que muchas veces el gerente general desea obtener
información contable en el momento exacto en el que este la solicita, pero el
Departamento de Contabilidad indica que no se puede realizar el cometido
porque no cuenta con un sistema contable eficiente para obtener información
real en el momento preciso y el estrés se genera al momento de tratar de
consolidar la información contable para satisfacer la necesidad de la
gerencia.
Recomendación: Crear buenas relaciones con los subordinados y tomar en
cuenta los comentarios y recomendaciones que el Departamento de
Contabilidad hace a la gerencia respecto a la calidad del sistema contable
computarizado con el que trabajan, ya que las personas del mencionado
departamento son los principales usuarios del sistema y saben cuáles son
las debilidades y fortalezas del mismo, y poder obtener Información
Financiera y contable de manera oportuna y sobre todo información de
calidad.
c. Comunicación tardía
Las decisiones que toma la Junta General de Accionistas muchas veces se
la comunica de manera tarde e inoportuna, sobre todo aquella información
que interviene en la elaboración de los Estados Financieros, según la
entrevista con el personal del Departamento contable, lo que provoca que el
personal del departamento indicado desperdicie recursos en la elaboración
de dichos estados y la probabilidad de cometer errores se eleva
significativamente debido a la información recibida por parte de la gerencia
en momento inoportuno.
Recomendación: Informar al departamento afectado de manera oportuna
aquellas decisiones que se han tomado en las juntas de accionistas,
 tomando en cuenta las fechas en que el personal elabora la información, en
el caso del Departamento de Contabilidad, las fechas de declaración del
impuesto a la renta para que dicha información sea incluida y cumpla su
cometido.
d. Ayudantes de sistemas
Según entrevista al jefe de sistemas, informó que las tareas que este realiza
son demasiadas, y por medio de escrito hacia la gerencia general ha
sugerido la contratación de un ayudante para que el departamento a su cargo
sea más eficiente y poder dividir mejor sus funciones, pero hasta la fecha no
tiene respuesta alguna, lo que complica sus tareas, debido a que siempre
está estresado y en conflicto con el Departamento de Contabilidad.
Recomendación: Contratar un ayudante de sistemas de acuerdo al perfil
que solicite el jefe de sistemas para mejorar el desempeño del área
respectiva, incrementar los niveles de confianza de los sistemas
computarizados que crea el jefe de sistemas y poder reducir
significativamente los errores que pueda contener el sistema contable
computarizado.
e. Organigramas
La empresa no cuenta con organigramas que representen fielmente la
estructura de la misma, para comprender de manera gráfica los diferentes
niveles jerárquicos con que esta cuenta.
Recomendación: Desarrollar al igual que los manuales de procedimientos
y funciones de representaciones gráficas para tener un conocimiento global
de todas las personas involucradas en la empresa y mejorar de manera
positiva el flujo de la información y saber a qué persona directa o
indirectamente se le debe informar o pedir información.
B. ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS
a. Falta de delegación de poderes
Todas y cada una de las transacciones que realiza el personal de
contabilidad están bajo control de la gerencia general, a pesar de que el
enfoque moderno de la administración indica que se debe delegar poder en
aquellas actividades importantes al personal adecuado y facultado, para ello
al contador pierde su facultad para dirigir las operaciones contables que
están a su cargo, generándose malestar entre las personas que trabajan en
el mencionado departamento debido a que se sienten vigiladas todo el
tiempo.
Recomendación: Otorgar poderes al contador para que realice con total
independencia aquellas tareas que le competen, pero sin dejar de lado la
supervisión adecuada permanente.
 b. Sistema contable computarizado
Según el personal de contabilidad, el sistema contable computarizado tiene
demasiados errores, además, el jefe de sistemas no toma en cuenta aquellas
recomendaciones hechas por el contador y la auxiliar contable. En cambio,
el jefe de sistemas indica que el personal en cuestión no sabe manejar
sistemas computarizados o ingresan mal la información en los respectivos
campos, lo que genera conflictos entre las partes y la información contable
puede perder su calidad.
Recomendación: Adquirir un software contable computarizado que sea
reconocido en el mercado, debido a que estos son elaborados
conjuntamente con personal experto en programación y contabilidad, y
reducen los errores al mínimo; además, tienen varios años en el mercado y
los proveedores ofrecen garantías atrayentes en el caso de que el software
contenga errores.
c. Inconsistencia en los Estados Financieros
Existe una inconsistencia que se presenta en los Estados Financieros por
cuanto no existe un activo registrado (edificio) donde funciona la empresa,
pero tampoco existe un gasto por arriendo de este inmueble.
Recomendación: Analizar la Información Financiera acerca de esa
inconsistencia, ya que, según la normativa contable y tributaria vigente, la
empresa está ocultando activos o gastos y podría conllevar acciones legales
y tributarias graves para la empresa.
C. ACTIVOS
1. Efectivo
a. Clave de la caja fuerte
La clave de la caja fuerte donde se guardan documentos de valor y el
efectivo de la empresa es conocida por más de una persona, lo que
puede provocar conflictos internos en el momento que se pierda efectivo
o documentos importantes.
Una buena práctica administrativa indica que la única persona que debe
conocer la clave es el custodio de la caja fuerte, para poder asignar
responsabilidad en el momento que surjan problemas con respecto a los
valores que reposan en la caja fuerte.
Recomendación: Permitir al custodio cambiar la clave de la caja fuerte,
la cual será conocida solo por este y así evitará conflictos que se puedan
generar por la pérdida de valores. En el caso de que existan faltantes de
efectivo, la responsabilidad solo la tendrá esa persona.
b. Arqueos de caja
A pesar de que las buenas prácticas contables y administrativas indican
que se deben realizar arqueos de caja sorpresivos de manera periódica
 para ejercer un control adecuado del uso y existencia del efectivo, la
empresa no realiza arqueos de sus fondos, debido a que se confía en
las operaciones y responsabilidades del custodio, ya que se reafirma que
en el momento de existir algún faltante se procederá a descontar en
nómina.
Recomendación: Planificar adecuadamente o realizar arqueos de caja
sorpresivos al custodio del efectivo para que de esta manera se pueda
tener un control adecuado del dinero y la evidencia documentada de la
gestión adecuada del efectivo con su respectivo uso.
c. Segregación de funciones
Una buena práctica administrativa indica que se deben segregar
adecuadamente las funciones de custodia, registro y pago a diferentes
personas, pero en la empresa no se dividen adecuadamente estas
actividades, lo que puede provocar que el custodio haga mal uso del
efectivo.
Recomendación: Segregar adecuadamente las diferentes actividades
de custodia, registro y pago dentro del rubro del efectivo, para que se
pueda tener un control adecuado del efectivo y se pueda verificar el uso
real del mismo.
d. Chequeras
Cuando el banco hace entrega de las chequeras a la empresa, el
personal involucrado no hace una revisión del número de cheques de la
misma, ya que, según ellos, se confía en el banco como una em¬presa
seria y comprometida, lo que eleva la probabilidad de que sean víctimas
de fraude por personal del banco implicado en la entrega de las
diferentes chequeras a sus clientes; debido a que se pueden conocer las
empresas, pero no a las personas
Recomendación: Actuar con escepticismo en este tipo de operaciones,
revisando y contando cada uno de los cheques que debe contener la
chequera recibida y, de esta manera, poder evitarse sorpresas en el
futuro.
e. Giro de cheques
Las actividades de preparación, autorización y firma de cheques son
ejecutadas por la misma persona, a pesar de que las buenas prácticas
administrativas y contables indican que estas tareas sean realizadas por
diferentes personas para tener un control eficiente y seguro del efectivo,
la empresa no tiene una buena segregación de funciones debido a que
se confía en el responsable de la chequera.
Recomendación: Segregar funciones para preparar y girar los cheques,
para realizar los pagos, y asimismo, compartir la firma de cheques con
otra persona dentro del área contable o fuera de ella para así poder
 reducir el riesgo de fraude por parte del personal autorizado a realizar
ambas actividades.
2. Cuentas por cobrar
a. Manuales
La empresa no cuenta con manuales de procedimientos para las cuentas
por cobrar, al no existir estos, los empleados no tienen evidencia escrita
acerca del proceso a seguir en la concesión de créditos a sus diferentes
clientes.
Recomendación: Crear un manual de procedimientos para las cuentas
por cobrar en donde se detalle las actividades a seguir en cada una de
las fases en la concesión de créditos, para tener evidencia y poder
verificar el cumplimiento de la misma, y de esta manera incrementar el
grado de confianza en las operaciones realizadas a crédito.
b. Gestión de cartera de clientes
A pesar de que uno los pilares para la supervivencia de las empresas es
la gestión adecuada de la cartera de clientes, Corporación Arequipa SA
no posee procesos para gestionar su cartera, no existe: niveles de
autorización de créditos, vigilancia constante y efectiva sobre
vencimientos y cobranza, catálogos de clientes, entre otros; lo que
provoca que se tenga una cartera de cuentas incobrables alta y la
probabilidad de pérdida es elevada.
Recomendación: Implantar procedimientos de control adecuados para
gestionar de manera eficiente la cartera de clientes de la empresa, para
tener información real en el momento preciso, controlando las fechas de
vencimiento de los respectivos créditos otorgados a los clientes para no
tener recursos ociosos que en el largo plazo puedan convertirse en
recursos no recuperables.
c. Estados de cuenta
No se envían estados de cuenta a los clientes debido a que se confía en
estos, lo que puede provocar que en el caso de existir inconsistencias
estas no sean conocidas y tratadas a tiempo.
Recomendación: Enviar mensualmente a los clientes sus estados de
cuenta como lo hacen las instituciones bancadas, debido a que si existen
inconsistencias en la información presentada tanto el cliente como la
empresa puedan discutir las discrepancias y llegar a un acuerdo o
arreglar las situaciones que ameritan ser investigadas.
3. Inventarios
a. Gestión de inventarios
Una buena práctica administrativa y contable asegura que las empresas
que comercializan productos tangibles deben tener procedimientos de
 control eficientes y mejores que las empresas que comercializan
servicios, debido a que el movimiento que existe en el inventario de
mercadería es elevado, pero la empresa no cuenta con procedimientos
de control, tales como: registros individuales de productos,
conciliaciones con mayores, inspecciones físicas, salida de mercadería
sin autorización, entre otros. Esto provoca que la empresa sea
susceptible a robos por parte del personal que interviene en las
diferentes actividades de control.
Recomendación: Desarrollar un proceso de control adecuado de los
inventarios de mercadería que posee la empresa, donde se tenga control
individual y grupal de cada uno los productos y/o materiales que
comercializa la empresa y se pueda generar reportes individuales y
colectivos acerca de los movimientos, y saldos del inventario
4. Propiedad, Planta y Equipo
a. Inventarios físicos
No se realizan inventarios físicos de las propiedades, planta y equipo
que posee la empresa a pesar de que las buenas prácticas
administrativas y contables lo recomiendan.
Esta situación se da debido a que la empresa asegura que no lo cree
necesario ya que posee poca propiedad, planta y equipo y afirma que se
perdería tiempo valioso que puede ser invertido en otras actividades de
valor.
Recomendación: Realizar inventarios físicos de manera trimestral o
semestral de los bienes de la empresa para poder tener un control
adecuado y eficiente de la propiedad de la empresa, así como de sus
condiciones.
b. Control de propiedad, planta y equipo
Las buenas prácticas administrativas y contables indican que las
empresas deben tener un control eficiente y adecuado de sus
propiedades, planta y equipo para que se pueda tener información real
y oportuna de sus activos en cualquier momento, el personal de la
empresa Corporación Arequipa SA no realiza un control eficiente de los
activos fijos debido a que asegura que no existen demasiados
movimientos de aquel rubro.
Recomendación: Implementar un sistema para controlar las
propiedades, planta y equipo, para poder mantener registros individuales
y por grupos, asimismo, etiquetar los activos fijos de la empresa para
tener un mejor control y poder registrar los movimientos de estos de
manera adecuada y eficiente afectando los activos correctos.
D. PASIVOS
1. Cuentas por pagar
a. Manuales
La empresa no cuenta con manuales para las cuentas por pagar en
donde se especifiquen el tratamiento contable y administrativo de las
mismas en todas las circunstancias que puedan surgir. Corporación
Arequipa SA asegura no tener manuales debido a que solamente trabaja
con un proveedor permanente y no es necesario implementar
mecanismos de control para las cuentas por pagar.
Recomendación: Crear políticas y/o procedimientos adecuados para
que las personas implicadas en las cuentas por pagar, sepan qué hacer
en circunstancias particulares, tales como: cuentas por pagar no
reclamadas, cuándo realizar provisiones, etc.
E. INGRESOS
a. Políticas de venta
No existen por escrito políticas contables ni procedimientos administrativos
de ventas, lo que puede generar problemas cuando los empleados no sepan
cómo hacer frente a situaciones particulares con respecto a actividades
referentes a las ventas y pueden nacer conflictos al no tener evidencia escrita
para tales actividades.
Recomendación: Implantar procedimientos adecuados para realizar y
controlar de manera eficiente las operaciones de venta de la empresa.
b. Segregación de funciones
Una buena práctica administrativa y contable es la segregación adecuada de
funciones dentro de los ciclos transaccionales más importantes de las
empresas, Corporación Arequipa SA no posee segregación adecuada de
funciones debido a que el Almacenero es quien realiza la factura, surte,
revisa y empaca la mercadería vendida, generándose con ello una alta
probabilidad de que existan fraudes y errores por parte del almacenero.
Recomendación: Segregar adecuadamente las funciones para tener un
mejor control de las operaciones parar reducir y/o eliminar posibles fraudes
y errores en los procedimientos de venta.
c. Cuentas de control
No existen cuentas de control adecuadas en el proceso de ventas a crédito,
debido a que el sistema contable no permite realizar dichas conexiones entre
bases de datos, según información del Departamento contable, lo que
genera una debilidad de control interno importante al no afectar directamente
a las cuentas por cobrar.
 Recomendación: Revisar el sistema contable computarizado, y crear
cuentas de control adecuadas o conexiones adecuadas entre base de datos,
para que estas se actualicen automáticamente con las cuentas por cobrar
generadas por las ventas a crédito.
F. GASTOS
a. Políticas de compras
No existen por escrito políticas contables ni procedimientos administrativos
de compras, lo que puede generar problemas cuando los empleados no
sepan cómo hacer frente a situaciones particulares con respecto a
actividades referentes a las compras y pueden nacer conflictos al no tener
evidencia escrita para tales actividades.
Recomendación: Implantar procedimientos para realizar y controlar de
manera eficiente las operaciones de compras de la empresa.
b. Gestión de compras
La empresa no tiene procedimientos de gestión adecuados para las compras
y su posterior registro en los inventarios de mercadería, debido a que no
existen cuentas de control del inventario. No se pueden observar los
movimientos que tienen cada uno de los productos que comercializa la
empresa.
Recomendación:
Crear cuentas de control del inventario de mercadería para poder ejercer una
gestión adecuada y saber qué productos se compran, y saber el movimiento
que estos tienen de manera automatizada.