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ACLARACIONES  SOBRE  LA  FIGURA  DEL  RESPONSABLE  Y  ENCARGADO  DEL  

TRATAMIENTO  DE  LA  INFORMACIÓN  PERSONAL.  

Leyendo   algunas   políticas   de   tratamiento   de   información   personal   que   circulan   en   la  

internet,     he   encontrado     que   en   algunos   de   estos   documentos    se   presenta    confusión  
conceptual   frente   a   las   figuras   de   responsable   y   encargado   del   tratamiento   de   la  
información  personal,  llegando  incluso  a  determinar  como  encargado  del  tratamiento  
de  información  de  carácter  personal  a  un  trabajador  directo  de  la  entidad  responsable  
del  tratamiento.  

A  continuación  me  permito  ofrecer  mi  punto  de  vista  jurídico  sobre  el  asunto:  

La   definición   de   Responsable   y   Encargado   incorporada   en   la   Ley   1581   de   2012   tiene  

cómo  base  el  Dictamen  1/2010  del  Grupo  Consultivo  sobre  Protección  de  Datos  (órgano  
consultivo   europeo  independiente   en   materia   de   protección   de   datos   y   derecho   a   la  
intimidad)    :  

Responsable  del  Tratamiento:  Persona  natural  o  jurídica,  pública  o  privada,  que  por  sí  
misma  o  en  asocio  con  otros,  decida  sobre  la  base  de  datos  y/o  el  Tratamiento  de  los  
datos.  

Encargado   del   Tratamiento:  Persona   natural   o   jurídica,   pública   o   privada,   que   por   sí  
misma  o  en  asocio  con  otros,  realice  el  Tratamiento  de  datos  personales  por  cuenta  del  
Responsable  del  Tratamiento.      

El  Dictamen   1/2010   señala   qué   lo   que   permite   identificar   al   responsable   de   otros  

agentes   que   participan   en  el   proceso   de   tratamiento   de   datos,   es  que   él   es   el   que  
determina   los   fines   y   los   medios   esenciales   del   tratamiento   de   los   datos.   De   igual  
forma  indica   en   relación   con   los   medios,   que   se   hablará   de   responsable   cuando   el  
sujeto   realice   un   control   o   determine   elementos   esenciales   de   estos,   tales   como   el  
tiempo   que   los   datos   deben   permanecer   almacenados,   la   forma   cómo   se   hará   su   uso   o  
se  pondrán  en  circulación,  el  acceso  a  los  mismos,  etc.      

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Por  otro  lado,  el  dictamen    precisa  que  el  encargado  es  quien  realiza  el  tratamiento  por  
cuenta   del   responsable,   es   decir,   por  delegación    (a   nombre   de   otro,   servir   por   los  
intereses  de  otros)  y,  por  tanto,  es  natural  y  jurídicamente  distinto  del  responsable,  no  
existiendo  en  ningún  momento    elemento  alguno  de  subordinación.        

Una   vez   explicadas   las   diferencias   existentes   entre   estas   dos   figuras,   es   claro   que   un  
trabajador  del  responsable  del  tratamiento  de  la  información  personal  no  podrá  tener  
la  calidad  de  encargado  de  la  que  habla  la  Ley  1581.  Este  concepto  aplicado  por  algunas  
entidades  en  sus  políticas  de  tratamiento  de  información  personal  puede  generar  este  
tipo  de    situaciones:  

1. Dificultad  de  la  identificación  de  roles  en  al  interior  organización.  
2. Determinar  niveles  de  responsabilidad  que  no  corresponden  a  el  trabajador.  
3. Confusión  para  los  titulares  de  la  información  personal.  
4. Puede  ser  motivo  de  investigación  por  parte  de  la  SIC.  
 
El  trabajador  de  la  entidad  responsable  del  tratamiento  se  encuentra  vinculado  bajo  un  
contrato   laboral,   el   cual   incorpora   elementos   claros   que   genera   subordinación  
jurídica  (prestación   personal   del   servicio,remuneración   y   una   continua  
subordinación    del   trabajador   respecto     del     empleador,   lo       que   faculta  
a     éste     para     exigirle     el  cumplimiento  de  órdenes,  en  cualquier  momento,  en  cuanto  
al   modo,   tiempo     o   cantidad   de   trabajo,   e   imponerle   reglamentos,     la     cual   debe  
mantenerse   por   todo   el   tiempo   de   duración   del   contrato),     en   otras   palabras    el  
trabajador   depende   de   forma   directa   y   absoluta   del   responsable   del   tratamiento,   lo  
cual   incluye   que   el   trabajador   se   encuentra   en   la   órbita   o   entorno   organizacional    del  
responsable   y   siempre   bajo   su   dirección,   de   tal   forma   que   cualquier   actuación   del  
trabajador   nunca   sale   del   ámbito   del   empleador(entidad),   quien   es   el   único  
responsable  por  el    tratamiento  de  la  información  de  carácter  personal.  
 
“No   se   considera   encargado   del   tratamiento   a   la   persona   física   que   tenga   acceso   a   los  
datos   personales   en   su   condición   de   empleado   dentro   de   la   relación   laboral   que   mantiene  
con  el  responsable  del  fichero”  

 
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Entiéndase   el   término   entidad   tal   como   se   define   en   la    Sentencia   C-­‐748-­‐11   (de  

exequibilidad   de   la   Ley   1581)    el   cual  comprende   tanto   las   personas   naturales   como  
jurídicas  de  naturaleza  pública  o  privada.  

Cualquier  inquietud  adicional,  por  favor  no  dude  en  contactarnos.  

Atentamente,    

ANDRÉS  FELIPE  ÁNGEL  

Abogado  |    Socio  
a.angel@aacenlinea.com  
Móvil:    +57  315  500  51  29.  
 

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