ACTIVIDADES UD 5.

ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE

SELECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN

PUNTO 2. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN LABORAL

1. Indica hasta qué fecha deberá conservar una pequeña empresa la siguiente
documentación:

a) Las nóminas del mes de marzo de 2022, según la legislación laboral.

Hasta abril del 2026, un mínimo de 4 años.

b) Las nóminas del mes de marzo de 2022, según el Código de Comercio.

Hasta abril del 2028, un mínimo de 6 años.

c) ¿Cuánto tiempo se conservarán los boletines de cotización de la Seguridad Social de

los dos apartados anteriores?

Cuatro años desde que se vence el plazo para liquidar cotizaciones.

d) El contrato de trabajo de una persona que cesó en la empresa el 30 de septiembre de

2020.

Hasta el 30 de octubre del 2024, un mínimo de 4 años.

e) Los documentos de afiliación a la Seguridad Social de la persona que cesó en la

empresa el 30 de septiembre de 2020.

Hasta el 30 de octubre del 2024, un mínimo de 4 años.

PUNTO 3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

2. Laura quiere conocer si la antigua empresa en la que trabaja aún conserva datos
personales suyos.

a) Investiga en la web de la Agencia Española de Protección de Datos bit.ly/

Ejerce_tus_derechos, los derechos de la ciudadanía en materia de protección de
datos.

La normativa de protección de datos permite que puedas ejercer ante el responsable del
tratamiento tus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión (“derecho al
olvido”), limitación del tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones
individualizadas.
Estos derechos se caracterizan por lo siguiente:
• Su ejercicio es gratuito
• Si las solicitudes son manifiestamente infundadas o excesivas (p. ej., carácter
repetitivo) el responsable podrá:
• Cobrar un canon proporcional a los costes administrativos soportados

 • Negarse a actuar
• Las solicitudes deben responderse en el plazo de un mes, aunque, si se tiene en
cuenta la complejidad y número de solicitudes, se puede prorrogar el plazo otros dos
meses más
• El responsable está obligado a informarte sobre los medios para ejercitar estos
derechos. Estos medios deben ser accesibles y no se puede denegar este derecho
por el solo motivo de que optes por otro medio
• Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se facilitará por
estos medios cuando sea posible, salvo que el interesado solicite que sea de otro
modo
• Si el responsable no da curso a la solicitud, informará y a más tardar en un mes, de
las razones de su no actuación y la posibilidad de reclamar ante una Autoridad de
Control
• Puedes ejercer los derechos directamente o por medio de tu representante legal o
voluntario
• Cabe la posibilidad de que el encargado sea quien atienda tu solicitud por cuenta
del responsable si ambos lo han establecido en el contrato o acto jurídico que les
vincule
•
b) Indica qué derecho puedes ejercer para conocer los datos personales que poseen en
una empresa en la que ya no trabajas.

Derecho de supresión

El RGPD regula este derecho como una manifestación propia del consentimiento, en otras
palabras, tendremos el derecho a revocar nuestro consentimiento prestado anteriormente
y de esta forma solicitar a las compañías que eliminen los datos personales de los que
somos titulares que obren en su poder.

Por tanto podremos exigir la eliminación de cualquier dato personal mediante petición
directa al responsable, no necesariamente tratándose de datos almacenados en Internet o
en un buscador, sino cualquier dato de cualquier empresa con la que hayamos tenido
relación en el pasado.

c) Descarga el formulario para ejercer el derecho identificado y cumpliméntalo como si

fueras Laura.

Adjunto en la tarea.

Enlace: https://www.aepd.es/sites/default/files/2019-09/formulario-derecho-de-acceso.pdf

3. En una empresa de nueva creación están estableciendo medidas para la protección de

datos de las personas contratadas. Algunas de las dudas que se plantea la empresa son:

a) ¿La empresa puede pedir la vida laboral a las personas que contraten?

Las empresas pueden pedir una historia laboral a los candidatos que postulan a un
empleo. Esta documentación es un registro de todas las empresas para las que se ha
trabajado, cargos desempeñados, fechas de inicio y término de los trabajos y una
descripción del mismo. Esta información es importante para que la empresa tenga una

visión clara de la trayectoria profesional del candidato y pueda tomar una decisión
informada sobre su contratación.

b) ¿Puede la empresa pedir a las personas que contraten que firmen una cláusula de
confidencialidad?

Si. Las cláusulas de confidencialidad en los contratos de trabajo es un instrumento legal a

disposición de las empresas para defender jurídicamente su información más sensible. Su
fin es que los trabajadores hagan un uso responsable de ella en su día a día.

c) ¿La persona contratada, hasta cuándo debe mantener el deber de confidencialidad?

Para evitar que la información confidencial se divulgue una vez acabe esta vinculación, la
cláusula de confidencialidad puede estipular un período de tiempo posterior al fin de la
relación laboral durante el cual no se podrá difundir ninguna información clave. Este
marco temporal tendrá vigencia, aunque el trabajador ya esté en otra empresa. De hecho,
el deber de confidencialidad mantiene una íntima relación con la prohibición de
concurrencia desleal.

PUNTO 4. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PERSONAL

4. Una persona ha visto que en la web de su empresa han publicado sin permiso su foto
en un contexto publicitario.

• a) ¿La empresa ha incumplido alguna obligación? Investiga cuál hubiera sido la

actuación correcta.

Si, dado que el trabajador no les ha autorizado para utilizar su imagen con fines
comerciales. Será cuestión primordial el poder acreditar que el empleado consiente esta
utilización de su imagen para fines comerciales. Si la empresa no obtiene esta
autorización inequívoca y aún así utiliza imágenes de empleados suyos con fines
publicitarios o comerciales puede verse expuesta a demandas de vulneración de
derechos fundamentales y a la condena al pago de indemnizaciones a los trabajadores
perjudicados.

• b) ¿A quién se debe dirigir esta persona para que la fotografía sea eliminada de la
web empresarial?

Al encargado y responsable del tratamiento de datos de la empresa en cuestión.

• c) ¿Tiene derecho esta persona a que esta fotografía desaparezca de la web de la

empresa?

Si, tiene el derecho de cancelación.

5. Las empresas ceden habitualmente datos de sus plantillas a otras empresas, por
ejemplo a gestorías, consultorías, empresas auditoras, empresas de mantenimiento de
equipos y aplicaciones informáticas o empresas de prevención de riesgos laborales.

Investiga si las empresas necesitan el consentimiento de su plantilla para ceder sus datos
a empresas que les presten un servicio.

Para poder tratar los datos personales de un empleado en una empresa será necesario
solicitar y obtener el consentimiento del trabajador. Tanto a nivel interno de la empresa
como para publicarlos o cederlos a terceros que presten servicios a esta.