Manual de Usuario

(Plantilla Remates)
V 1.0

Contrato No. 170351-0-2017

Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP para

la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de optimizar
los procesos de la Entidad
 INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Manual de Usuario para el proceso del diligenciamiento de la

Título:
plantilla para el escenario de Remates
El presente Manual de Usuario contiene el proceso del
Descripción del Documento:
diligenciamiento de la plantilla para el escenario de Remates
El presente Manual de Usuario contiene el proceso del
Referencia:
diligenciamiento de la plantilla para el escenario de Remates
Fecha de Elaboración: 22-04-2021
Versión: 1.0
Estado: Versión en revisión
Autor(es) en representación de la UT: Cargo Firma
Lina María Rodríguez Bailón Consultor (UT)
 HISTORIAL DE VERSIONES

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

1.0 22-04-2021 UT CORE TRIBUTARIO Versión inicial
 TABLA DE CONTENIDO

1. Créditos 5
2. Audiencia 5
3. Objetivo 5
4. Bosquejo detallado del manual 5
5. Bosquejo detallado del manual 5
6. Glosario 5
7. Recibo de Recaudo 9
8. Elaborar Nota Crédito 16
8.1 Tipo de registro Cabecera – C 19
8.2 Tipo de registro Posición – P (para la posición de la cuenta de Nota Crédito) 19
8.3 Cargue del archivo en el Sistema SAP 21
9. Compensación 23
 Derechos de autor

Los derechos del presente documento son propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda - SDH.

1. Créditos
Este documento ha sido elaborado de manera conjunta entre la Unión Temporal CORE
TRIBUTARIO SDH compuesta por INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS S.A. SUCURSAL
COLOMBIA y SINERGIA DE NEGOCIO CONSULTORES S.A, quienes han participado
proactivamente en el desarrollo de este.

2. Audiencia
Este documento está dirigido a todos los miembros del equipo de trabajo del proyecto por parte de
la SDH y la Unión Temporal CORE TRIBUTARIO SDH.

3. Objetivo
Presentar el manual de operación para la dirección de Tesorería con el fin de generar los registros
para el diligenciamiento de la plantilla para el escenario de Remates en SAP ERP

4. Bosquejo detallado del manual

El alcance del presente manual es un instructivo para realizar el proceso del diligenciamiento de la
plantilla para el escenario de Remates en SAP

5. Bosquejo detallado del manual

El alcance del presente manual es un instructivo para el proceso del diligenciamiento de la plantilla
para el escenario de Remates.

6. Glosario
En el presente documento contiene el glosario general del componente de Tesorería.

Término Definición
Entidad que no existe en el mundo real y que registra las obligaciones financieras, de
Cuenta de
contabilidad y detalles de cumplimiento del Interlocutor Comercial. (Objeto de
contrato (CC)
Impuestos)
Son objetos de SAP que se utilizan en la creación de documentos que necesitan ser
Formularios
impresos, visualizados por pantalla o enviados por correo electrónico
Entidad dentro de TRM que contiene los datos generales de una empresa, persona,
Interlocutor
cliente, patrón, trabajador. Término asociado a la relación con individuos o funciones.
Comercial (IC)
(Contribuyentes)
Layout Término que hace referencia a la distribución de columnas e información en una
 Término Definición
pantalla de selección (filtrado de información) o salida de un reporte. 
Un log es un registro datos sobre modificaciones, datos incompletos, etc., que se
Log encuentran para una tabla.  Los Logs se escriben en la mayoría de los reportes o
transacciones para evaluaciones sobre los errores.
NIT Número de Identificación Tributaria
Registra las obligaciones de la declaración, su cumplimiento y los detalles específicos.
Objeto de
Se puede utilizar para configurar los controles financieros en un nivel inferior al de la
contrato (OC)
Cuenta de Contrato.
Rango de Se trata de una definición obtenida mediante la parametrización de SAP donde se
Numeración asigna un rango de números para los objetos creados en SAP
Término asociado a la estructura de las tablas de SAP y que refiere a cada una de las
Registros líneas de las mismas. Cada registro incluye una colección completa de datos de la
información almacenada
SDH Secretaria Distrital de Hacienda
Es un código único que existe en el sistema SAP y que es ejecutado por un usuario del
Transacción
sistema para acceder a una funcionalidad particular del sistema SAP. 
Las siglas TRM hacen referencia al término en inglés Tax and Revenue Management,
TRM
que se utiliza para identificar al módulo de Recaudación Fiscal.
El tipo o clase de documento es un código a través del cual podemos determinar el tipo
de transacción que se está registrando y que permite diferenciar los asientos contables
(registro de facturas, asientos de diario directos al mayor general, transacciones de los
Clases De
módulos que alimentan la contabilidad, etc.). Su uso es categorizar los diferentes
Documentos
documentos financieros (SA, KR, etc.). En la configuración del sistema es posible
especificar que ciertas clases de documento inicien un proceso de autorización
electrónica (workflow para BCS).
Clases De Se utilizan para subdividir los procesos presupuestales, permitiendo una identificación
Presupuesto más precisa de las diferentes operaciones realizadas.
Las operaciones se contabilizan y se gestionan a través de cuentas contables. La
Cuenta De Mayor cuenta de mayor es un dato maestro que contiene información que controla las
imputaciones de las operaciones y el proceso de los datos.
Los datos maestros son un repositorio central de información compartida por los
Datos Maestros diferentes módulos del sistema. Constituye, junto con la estructura jerárquica, la base
para representar cualquier proceso de negocio dentro del sistema.
Los documentos son el resultado de haber efectuado una transacción. Por cada
Documentos transacción que se realice se generará un documento, el cual es identificado mediante
un número unívoco, que permite identificarlo y realizar posteriores transacciones.
DDT Dirección Distrital de Tesorería
Ejercicio Corresponde al rango de tiempo en el que se imputa información contable o
Contable o presupuestaria con el fin de obtener resultados. El ejercicio contable o presupuestario
Presupuestario está formado por períodos contables o presupuestarios.
Entidades de la Corresponden a este grupo las Secretarías, los Departamentos Administrativos, la
Administración Unidad Administrativa Especial sin personería jurídica y los entes de control (Concejo,
Central del Personería Distrital y Veeduría), cada entidad con sus respectivas unidades ejecutoras,
Distrito tomadas cada una como una entidad particular.
Establecimientos A los Establecimientos Públicos corresponde los Institutos, los Fondos, las Unidades
Públicos Administrativas Especiales con personería jurídica, la Fundación, la Orquesta
Distritales- Filarmónica, el Jardín Botánico, la Caja de la Vivienda Popular y para efectos de
consolidación en este grupo se incluye el ente de control (Contraloría Distrital) y el ente
autónomo universitario, Cada entidad con sus respectivas Unidades Ejecutoras
 Término Definición
tomadas cada una como una entidad particular.
Una regla que define que objetos de imputación fuente o una combinación de campos
fuente conllevan a los objetos de imputación de los campos destino. Los valores de los
Estrategia de campos fuente y destino son definidos en una tabla asignada a esta regla de derivación.
derivación Consiste en una secuencia de pasos de derivación a través de la cual los valores del
objeto de imputación a ser derivados o contabilizados automáticamente son derivados
uno tras otro de valores previamente existentes.
Representa la estructura funcional y organizacional de una empresa desde el punto de
vista del Control Presupuestario y contiene las combinaciones de elementos de
Estructura imputación BCS para las cuales es posible asignar presupuesto y realizar
presupuestaria contabilizaciones. Ésta es la base para la planeación y ejecución del PAC.
Normalmente en una organización de sector público estas combinaciones están
estrictamente definidas
FDL A este grupo corresponden los 20 Fondos de Desarrollo Local del Distrito Capital,
Flujo de trabajo Secuencia de pasos que son procesados por personas o automáticamente por el
o workflow sistema.
Permiten diferenciar el origen de los recursos, representan los fondos limitados por la
disponibilidad en el tiempo y destinados a cubrir gastos específicos del Organismo.
Con éstos se gestiona el origen de los recursos, para un propósito concreto por un
Fondos
patrocinador y de forma independiente. Son las fuentes de financiación del Presupuesto
General del Distrito Capital. Para efectos de la Estructura de Presupuesto General se
definió que los Fondos almacenarán la información de las Fuentes – Detalle Fuente.
Imputación de Es aquella imputación (combinación de dimensiones), en donde es permitido
Contabilización contabilizar comprometidos o reales ingresar dentro del Sistema de Gestión de
o Dirección de Presupuesto. Estas se convierten en Objetos de Imputación una vez se en ellas se han
Contabilización imputado compromisos y/o reales.
Es una entidad técnica independiente, que almacena todo un ambiente de trabajo, en el
que se definen las estructuras que pueden aplicarse a una o varias empresas.
Mandante
Ejemplos de mandantes son: mandante de pruebas, mandante de producción,
mandante de desarrollo y mandante de entrenamiento
Período contable Corresponde a unidades iguales que forman parte del ejercicio contable, en las cuales
o Presupuestario es posible acumular información
Roles de Definición de actividades o transacciones a las que tendrá acceso un usuario en un
Seguridad sistema. Puede estar jerarquizada en niveles de acceso.
Representa las siglas en alemán Systeme Anwendungen und Produkte que significa en
SAP
español 'sistemas, aplicaciones y productos'
SDH Secretaria Distrital de Hacienda
Sistemas de Es el medio por el cual se pueden obtener reportes que reflejen la operación de una
Información empresa o grupo
Es una unidad de organización de Controlling que delimita las operaciones de
Sociedad CO contabilidad de costes (centros de coste, centros de beneficio y órdenes). Representa la
vista de la contabilidad de Gestión Interna
Una sociedad FI en SAP representa una unidad jurídica independiente, que está
obligada legalmente a preparar Estados Financieros y a emitir libros oficiales. Por ese
Sociedad FI carácter jurídico independiente que maneja puede estar controlada por organismos de
vigilancia y control, dependiendo del tipo de negocio. Representa la vista de la
contabilidad financiera
Usuario Es un individuo que puede utilizar las aplicaciones de un set de aplicaciones.
Variantes Corresponde a todos los conceptos que agrupan diferentes parámetros bajo
 Término Definición
características comunes. Entre las variantes tenemos:
Variante de Ejercicio: Con la variante del ejercicio se determina el ejercicio contable,
definiendo:
Cuántos períodos contables tiene un ejercicio (una variante de ejercicio no puede
comprender más de 16 períodos).
Cuántos períodos normales y cuántos períodos especiales se necesitan.
La forma en la que el sistema debe determinar los períodos contables al contabilizar.
Variante de Período Contable: Describe las especificaciones para un período contable,
tales como inicio y final. Para cada sociedad FI, se debe señalar exactamente una
variante.
Se refiere a la actividad de SAP de analizar la información ingresada al sistema y
Validación
verificar su consistencia con las condiciones del proceso o los datos del sistema. 
7. Plantilla Remates:

Se debe crear una plantilla, con los datos de cada tercero y como prerrequisito debe garantizarse
que cada tercero debe estar creado en SAP, este cargue de plantilla se realiza a través de la
transacción ZTR_0008 - Cargue cxp, con la misma estructura de las cuentas por pagar;
adjuntamos Excel con el ejemplo de la plantilla.

Los datos requeridos en SAP para los registros de cuentas por pagar detallados por cabecera y
posición para el escenario de Remates son:

8.1 Tipo de registro Cabecera – C

1 Tipo Registro Valor fijo “C”

2 N. documento interno Valor numérico contador de las posiciones C, inicia en 1
3 Fecha Doc.   Fecha del día AAAAMMDD
4 Clase doc.   Valor fijo para Remates “TR”
5 Sociedad   Valor fijo “1001”
6 Fecha Contab.   Fecha del día AAAAMMDD
7 Período   Vacío
8 Moneda   Valor fijo “COP”
9 Tipo de cambio Vacío
10 Referencia  Ejemplo la placa del vehículo: “AAO72”
11 Txt. Cabecera Dcto.   Valor que se defina, por ejemplo: “OBS:VALORES
CONSIGNADOS, LEGALIZADOS CON OFICIO SDM-DSC-
17576-2019”

8.2 Tipo de registro Posición – P (para la posición de la cuenta de Remates)

Íte Campo Valores Valores Detalle

m
1 Tipo Registro
2 Clave Contab.
3 Código de la
cuenta
4 Tipo Ident.
5 No Identif. 4347447
6 Indicador CM
E
7 Cuenta 2902019099
contable
P P Valor fijo "P"
31 40 Para la posición de la cuenta acreedora
corresponde "31" para acreditar.
Para la posición de la cuenta de mayor-gasto es
"40" representa el débito de la cuenta de mayor.
Datos Fijos en la plantilla.
2902010600 para la clave de contabilización 40 es la cuenta
contable 2902010600 dato fijo y para la posición de
clave de contabilización 31 va el código del BP
(este campo es excluyente de los dos siguientes
Tipo y No de Id)
CC Tipo de Identificación del BP (este campo es
excluyente con el anterior “Código de la cuenta”)
Número de Identificación del BP (este campo es
excluyente con el anterior “Código de la cuenta”)
Vacío
Cuenta contable fija " 2902019099" en las
posiciones de claves de contabilización 31
8 Importe 3944 3944 Valor bruto sin puntos ni comas ni decimales
9 Indicadores Vacío
Impuestos
10 RP Doc. Vacío
Presupuesto
11 Posc. Doc. Vacío
Pres.
12 Pros. Pre. Vacío
13 Programa Vacío
financiación
14 Fondo Vacío
15 Centro Gestor Vacío
16 Centro de Vacío
costo
17 Centro Vacío
de Beneficio
18 Orden CO Vacío
19 Elemento PEP Vacío
20 Grafo Vacío
21 Área funcional Vacío
22 Segmento Vacío
23 Fecha Base 10011111 Valor correspondiente al segmento indicado por la
SDH “10011111”
24 Condición de 9999 Valor correspondiente a la condición de pago
Pago según cada entidad, para este ejemplo será “0121”
25 Asignación Vacío

26 Texto AAO72 Texto opcional

27 Bloqueo Pago Vacío
28 Receptor Vacío
Alternativo
29 Tipo Ident. Vacío
30 No Vacío
Identificación
31 Vía de Pago M Fijo “M”
32 Banco Propio Vacío
33 Id Cta. Vacío
34 Ref. 1 Vacío
35 Ref. 2 Vacío
36 Ref. 3 Vacío
37 Código Bco. Vacío
38 No. Cuenta Vacío
39 Tipo Cta. Vacío
 40 Tipo de Vacío
retenciones

41 Indicador de Vacío.
retención

42 Base Vacío
imponible de
retención
43 Importe de Vacío
retención ya
retenido

Se aclara que la estructura debe respetar en los campos vacíos.

Para registrarlo en el Sistema SAP se debe convertir el archivo Excel en TXT tabulado por espacio.

Copia de Plantilla
CXP Nota Crédito (1).xlsx

8.3 Cargue del archivo en el Sistema SAP

Se debe ingresar a través de la transacción ZTR_0008 - Cargue CxP

Se debe indicar la ruta del archivo correspondiente TXT; y se ejecuta como lo muestra la imagen,
para validar los datos
El sistema muestra el log de errores:

Se revisa la información y si todo está de forma correcta se procede a cargar el archivo sin test
como se muestra en la imagen:
Al dar clic sobre el número de documento se ve el detalle