ÍNDICE

Crear Cuenta.................................................................................................................. 3
Activar compañía............................................................................................................. 6
Cambiar idioma............................................................................................................... 8
Cambiar mi perfil............................................................................................................ 9
Cambiar compañía a administrar........................................................................................ 10
Crear grupos de usuarios.................................................................................................. 11
Crear categorías............................................................................................................ 13
Modificar parámetros forzados........................................................................................... 14
Pre-activar Usuarios........................................................................................................ 15
Gestionar usuarios registrados........................................................................................... 18
Cargar plantillas de reportes............................................................................................. 24
Usar la opción monitor de transacciones............................................................................... 25
Crear reportes.............................................................................................................. 26
Generar reportes........................................................................................................... 30
Consultar reportes..........................................................................................................31
Consultar Ayuda............................................................................................................ 33
Crear Cuenta
Luego de instalar el servicio de windows en nuestro servidor que es lo que permite la conexión con
SAP, procedemos a crear una cuenta para poder ingresar al portal.

1. Iniciar sesión > 2. ¿Aun no tienes cuenta?

Diligenciar los campos de texto de:

● Nombre completo
● E-mail
● Contraseña
● Confirmar contraseña
Diligenciar los campos de texto de:
● NIT Compañía
● Código verificación (Este código se origina con el servicio de windows)
● > Presionar en: VERIFICAR COMPAÑÍA

Diligenciar los campos de texto de:

● Código Socio negocios (Código que este en sap, sea para un cliente proveedor o la misma
compañía)
● Nombre de socio negocios
● Nit Socio negocio
● Escoger de la lista desplegable: > tipo usuario
● > Clic en el chec: Acepto los términos y condiciones
● Presionar > crear cuenta
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.
Activar compañía
Para usar las funcionalidades de mi portal sap luego de haber creado nuestra cuenta, procedemos
a activar la compañía, este proceso nos permite activar toda la funcionalidad de mi portal.

1. Administración > 2. Parámetros Generales: 3. Digitar el NIT Compañía > 4. Código verificación
> 5. Presionar el botón: Consultar Compañía

1.Digitar nombre de Dominio

2.>Presionar el botón Seleccionar archivo
3.>Ubicar el archivo > 4. presionar el botón Abrir
5.>Presionar el botón Administrar Compañía
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.
Cambiar idioma
Con el fin de facilitar la navegación de mi portal a nuestros clientes en norte américa tenemos la
opción de visualizar mi portal en idioma inglés.

Presionar el botón del icono de la bandera junto al botón de login

Vista de cambio de idioma

Cambiar mi perfil
Se puede editar nuestro nombre, la descripción de nuestro cargo y subir la imagen de nuestro
perfil

1. Clic en el nombre del perfil > 2. Perfil > actualizar los datos deseados (Nombre, Descripción,
Imagen)>3. Actualizar Perfil

Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

Cambiar compañía a consultar o administrar
Nuestro usuario puede ser administrador y/o asociado de una o varias compañías, esta opción nos
permite seleccionar la compañía que deseamos consultar o administrar.

1. Clic en el nombre de la compañía enseguida del logo de consensus > 2. Clic en la lista
desplegable donde está el nombre de la compañía > 3. Presionar el botón de Seleccionar!
En esta imagen podemos visualizar la compañía cambiada

Crear grupos de usuarios

Los grupos de usuarios permiten segmentar a los usuarios en grupos con el fin de poder permitirles
acceder solo a los reportes de interés según su tipo de usuario y grupo.

1. Administración > 2. Grupos de Usuarios > 3. Ingresar Código Grupo > 4. Ingresar Descripción
Grupo > 5. Seleccionar Tipo de Usuario > 6. Presionar el botón: Crear Grupo
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

Imagen de grupo de usuario creado

Crear categorías
Las categorías cumplen la función de indicarnos con mayor precisión de que se trata el o los
reportes que vamos a consultar.

1. Administración > 2. Categorías > 3. Digitar Código Categoría > 4. Digitar Descripción Categoría >
5. Digitar Código Subcategoría > 6. Digitar Descripción Subcategoría > 7. Presionar el botón Crear
Categoría

Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

Imagen categoría creada.

Modificar parámetros forzados

Los parámetros forzados son parámetros que se incluyen en los reportes de manera obligatoria con
el fin de no tener que ingresar cada vez que generamos un reporte el parámetro. Podemos
modificar el nombre para que este coincida con el parámetro que estamos solicitando.

1. Administración > 2. Parámetros Forzados > 3. Clic en la lista desplegable Parámetros

Forzados > Seleccionar el parámetro forzado a modificar > 4. Digitar la Descripción en el campo de
texto: Descripción Parámetro Forzado > 5. Presionar el botón: Editar Parámetro Forzado
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

Pre-activar Usuarios
Esta Opción permite Pre-activar usuarios masivamente por medio de un archivo plano txt, e
individualmente por medio de la pestaña información de usuario.

Nota: Las instrucciones de como crear el archivo plano se pueden descargar del botón: ”Descargar
Instrucciones”

1. Administración > 2. Pre-activar Usuario > 3. Archivo TXT > 4. Seleccionar Compañía > 5.
Presionar el botón Seleccione un Archivo > 6. Seleccionar el archivo > 7. Presionar el botón
Abrir
Se visualiza la carga de usuarios en la siguiente tabla y se puede realizar la Pre-Activación Masiva
1. Administración > 2. Pre-activar Usuario > 3. Archivo TXT > 4. Pre-Activación Masiva

Llevamos hasta abajo la barra de desplazamiento vertical y justo por debajo de la tabla de carga de
usuarios se visualiza la tabla de resultados para la preactivación

Pre-activar Usuario de manera individual

1. Administración > 2. Pre-activar Usuario > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable > 4.
Clic en la pestaña Información Usuario > 5. Correo Usuario > 6. Nombre Usuario > 7. Nombre
Compañía Usuario > 8. Nit Compañía Usuario > 9. Seleccionar Tipo Usuario > 10. Seleccionar
Grupo > 11. Pre-Activar Usuario
Gestionar usuarios registrados
En esta opción podemos activar usuarios y cambiar parámetros de usuarios activos como el tipo al
que pertenece o grupo.

1. Administración > 2. Usuarios Registrados > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable

Visualizar usuarios activos

1. Administración > 2. Usuarios Registrados > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable > 4.
Clic en la pestaña usuarios activos
Buscar por nombre de Usuario un usuario activo
1. Administración > 2. Usuarios Registrados > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable > 4.
Clic en la pestaña usuarios activos > 5. Clic en la barra de búsqueda (Digitar el nombre a buscar) >
6. Clic en el icono de buscar

Visualizar usuarios inactivos

1. Administración > 2. Usuarios Registrados > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable > 4.
Clic en la pestaña usuarios inactivos

Buscar por nombre de Usuario un usuario inactivo

1. Administración > 2. Usuarios Registrados > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable > 4.
Clic en la pestaña usuarios inactivos > 5. Clic en la barra de búsqueda (Digitar el nombre a buscar)
> 6. Clic en el icono de buscar
Visualizar Información Usuario
1. Administración > 2. Usuarios Registrados > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable > 4.
Clic en la pestaña Información Usuario > 5. Clic en la barra de búsqueda (Digitar el id de usuario a
buscar) > 6. Clic en el icono de buscar

Activar un Usuario
1. Administración > 2. Usuarios Registrados > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable > 4.
Clic en la pestaña Información Usuario > 5. Clic en la barra de búsqueda (Digitar el id de usuario a
buscar) > 6. Clic en el icono de buscar > 7. Seleccionar Tipo Usuario > 8. Seleccionar Grupo > 9.
Clic en el check Activar Usuario 10. Actualizar Usuario
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

Actualizar el nombre de un parámetro forzado a un Usuario

1. Administración > 2. Usuarios Registrados > 3. Seleccionar Compañía de la lista desplegable > 4.
Clic en la pestaña Información Usuario > 5. Clic en la barra de búsqueda (Digitar el id de usuario a
buscar) > 6. Clic en el icono de buscar > 7. Ingresar en el cuadro de texto al frente del parámetro
forzado el nombre 8. Actualizar Usuario
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

Cargar plantillas de reportes

Las plantillas de reportes contienen la estructura de estos, luego de cargar las plantillas podemos
crear los reportes con la información que nos suministran.

1. Administración > 2. Cargar RPT > 3. Clic en el botón Browse 4. Seleccionar el reporte >
5. Clic en el botón Abrir > 6. Clic en el botón Subir Reporte
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

Usar la opción monitor de transacciones

Esta opción nos permite conocer el log de pagos para los clientes que tienen integrada una
pasarela de pagos a través de mi portal.

Para ver todos los pagos (Integrado, No integrado, pendiente, Rechazado)

1. Administración > 2. Monitor Transacciones > 3. Clic en el tipo de pago deseado
Para ver los pagos por estado y fecha
1. Administración > 2. Monitor Transacciones > 3. Desde: Seleccionar la fecha de inicio del
intervalo > 4. Hasta: Seleccionar la fecha fin del intervalo > 5. Estado: Seleccionar el estado
deseado a filtrar > 6. Clic en el botón Filtrar

Crear reportes
En esta opción gracias a las plantillas Crystal para los reportes tipo Crystal y a la posibilidad de
escribir sentencias SQL/HANA podemos generar reportes para nuestros distintos tipos de usuarios
y grupos en el portal, teniendo en cuenta que dependiendo del reporte puede ser necesario
configurar de manera precisa ciertos parámetros en una tabla de parámetros que es cargada dentro
de esta misma opción.

1. Administrador > 2. Maestro Reportes > 3. Crear Reporte Nuevo

PARA TIPO DE REPORTE CONSULTA:
4. Nombre Reporte > 5. Tipo Usuario > 6. Grupo > 7. Categoría > 8. Selección opcional: Chec de
(correos electrónicos, y/o PayU y/o Facture) > 9. Tipo de Reporte Consulta > 10. Se despliega un
espacio para escribir la sentencia SQL/HANA > .11. Ajustar parámetros si es necesario > 12. Crear
Reporte > 13. Cerrar
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

PARA TIPO DE REPORTE Crystal:

4. Nombre Reporte > 5. Tipo Usuario > 6. Grupo > 7. Categoría > 8. Selección opcional: Chec de
(correos electrónicos, y/o PayU y/o Facture) > 9. Tipo de Reporte Crystal > 10. Estándar.o
Personalizados > 11. Actualizar Lista > 12. Seleccionar Crystal > 13. Ajustar parámetros si es
necesario > 14. Crear Reporte > 15. Cerrar
Mensaje de confirmación de proceso exitoso.
Generar reportes
En esta opción podemos generar los reportes que ya han sido creados y a los cuales tenemos
acceso según nuestro tipo y grupo. Algunos de estos reportes podrán requerir que ingresemos
ciertos datos para ser generados.

1. Autoservicio > 2. Mis reportes > 3. Clic en el reporte deseado de la columna de la izquierda
REPORTES (Introducir parámetros si son requeridos) 4. Generar Reporte

Mensaje de confirmación de proceso exitoso.

Consultar reportes
Luego de generar los reportes, estos se encuentran listos para ser consultados, nos mostrarán
información en formato pdf si son de tipo crystal y se podrán visualizar en la misma página si son
de tipo consulta y/o descargar en formato Excel.

1. Autoservicio > 2. Mis reportes > 3. Clic en el icono amarillo del reporte deseado del grid de la
derecha Reportes Generados

Los reportes pueden ser visualizados en un pdf, o embebidos en el sitio web y/o ser descargados
en formato Excel, depende del tipo de reporte.

Ejemplos:
Visualización de reporte tipo consulta en el sitio web con opción de descarga en formato Excel
Visualización pdf , reporte tipo Crystal.

Si nuestra compañía tiene configuradas pasarelas de pagos, por medio de ciertos reportes
podemos realizar directamente los pagos dando clic en los botones de PayU y Facture según sea el
caso.
Consultar Ayuda
En esta sección podemos ver a través de pequeños videos como podemos usar, consultar y en
general administrar MI PORTAL SAP.

1. Autoservicio > 2. Ayuda > 3. Reproducir el video requerido